商务信函的写作

商务信函的写作（共10篇）

商务信函的写作 篇1

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s partnership Opportunity”或者“Introduction: Our product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

商务信函的写作 篇2

商务信函的书写要简洁明了。信函一开头就要告诉对方写这封信函的目的是什么, 这样可以让读信者立刻知道你写信的意图;而不是写一些无关的信息分散读信者的注意力, 让对方抓不住信息的重点。同时在信函的书写过程中, 也要注意在不影响准确清楚的基础上做到简明扼要。试看下面例子:

1、I need the market data.Please send me thefigures for the client.I also need the sales figures and the revenue breakdown.Results and targets together.By the end of the week the client called and asked me a whole load of questions I cannotanswer.

2、Following my aforementioned telephonic

communication with our esteemed and estimable client in the Middle Kingdow, who was concerned about the status of her commercial concerns in that aforementioned place, I would be extremely grateful and eternally obliged to you for your great kindness and the honor you do me if you cold allow me to receive before the passage of much time has passed the figures I need to fully answer the clients concerns and put her mind at rest so that we can facilitate a friendly and smooth flow of business between my office and hers, thus allowing all of us to benefit in a fiscal-and indeed a humanitariansense…

3、Client XYZ has just called asking for an update on the situation in the China market.So that I can answer her questions more fully, could you send me the following figures which we discussed at our last meeting?

The market share data

The sales data, both targets and results

The revenue and cost breakdown

I’ll need these by the end of the week.

在这三个例子中, 那封函件写的最好呢?第三封写的最好, 因为事项表达的最清楚, 简明扼要而且有条不紊, 读句也正确无误, 读起来一目了然。而第二封就写的主次不分, 而且将大量无用信息也一并写入, 让读信人抓不住重点;第一封则层次不明, 思路混乱;都没有遵守简洁明了这一原则。

二、礼貌原则 (Courtesy principle)

商务英语信函在书写中要做到:礼貌、委婉、诚恳、体谅。在尊敬对方的同时, 获得对方的好感, 以促进交易的顺利进行。即使双方产生了分歧, 信函的写作者也应礼貌, 摆事实、讲道理, 切忌使用不礼貌的言辞, 以利于今后的成功合作。因此, 在信函写作中针对礼貌原则, 我们可以

1、尽量使用肯定句式, 少于否定句, 因为否定的表达方式往往给人一种否定的印象, 甚至含有指责对方的意思, 容易产生消极的后果。

2、多使用祈使句和疑问句, 以表达礼貌的语气。因为在英语基本句式----陈述句、祈使句、疑问句、感叹句中带please的祈使句在于其上较陈述句更礼貌。疑问句则是更委婉、更礼貌的句式。

在写信函时在语气的使用上应尽量给对方留有余地, 使对方感到被尊重, 这样才能营造良好的交际氛围, 有利于双方合作的成功进行。

三、得体原则 (Tact Maxim)

在国际商务英语信函写作中, 写作者要依对方身份、职业、文化心理、民族风俗及体裁等因素, 选择恰当得体的表达方式和词汇, 以塑造自己的良好形象、争取新客户留住老客户, 实现更大的经济利益。由此可见, 在信函书写中书写者要注意遵守得体原则。

试比较下面2封商务电子邮件:

(1) Dear sir,

Thank you for your recent letter.We are happy to learn that you like our machines.

Yours sincerely

Bob

(2) Dear sir,

Thank you for your recent letter.We are happy to learn that you like our machines.And we are looking forward to the future potential business with your side.

Yours sincerely

Bob

第一封邮件, 写信人表达的过于简慢, 因此, 会给对方一种自己不受重视的印象, 不利于双方之后的合作。而在第二封邮件, 书写者不仅礼貌的回复了对方的邮件, 同时还进一步表达了希望与对方将来再次合作的愿望。第二封邮件就做到了合礼得体原则。

摘要：信函的书写者要遵守一定的信函写作原则以建立良好的商务关系, 获得更大的经济效益为目的。本文仅从简洁原则、礼貌原则、得体原则, 三个原则来简单谈一谈商业英语信函写作。

关键词：商务英语,信函,简洁,礼貌,得体

参考文献

[1]白远:《国际商务谈判》, 中国人民大学出版社, 2004年。

商务信函的写作 篇3

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.

英文商务信函写作 篇4

from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya, 47500, selangor, malaysia.

dear visa officer, we would be grateful if a business visa could be granted for china research institute of electronic engineering, to visit malaysia on monday february 5 through february 20, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of digital cctv surveillance solutions, access control system and security alarm system and other communication solutions. china research institute of electronic engineering is financially reonsible for the applicant’s visit and undertakes to ensure that that he will abide by the rules and regulations of the malaysia sincerely, mr. samir senior vice president triple wave sdn. bhd.

consulate general of malaysia consular section dear visa officer, we are cordially inviting china research institute of electronic engineering to visit malaysia on monday april 3 through april 7, XX. during this trip he will meet with our company representative to discuss the sale and distribution of products. sincerely, barry g. hart senior vice president east coast promotions, inc.from triple wave sdn. bhd a-5-9 empire tower, ss 6 subang jaya,47500, selangor, malaysia.

英文商务信函写作格式 篇5

1.the top part of a business letter

日期：date: 23 december XX

地址：mr. james green

sales manager

bbb plc

55-60 old st, london e6 6hg

称谓：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

2.the body part of a business letter

标题(可以不要)

正文

3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

(1)please let me know if this is convenience.

i look forward to hearing from you.

best wishes

yours sincerely,

(signature)

ms. gillian janes

personnel nanager

(2)please phone us to confirm the details.

we look forward to receiving your comments.

yours faithfully

(signature)

for ms. gillian jones

商务英语信函回信写作 篇6

Firstly, We’d like to apologize for the late reply due to the problem of our computer network. We have repaired the machine and mailed back to you. Do you receive it ? The repair charge is US$ 1500, and the receipt will be based on the US$1200 as you requested. After the confirmation, please transfer US$1500 repairing charge to the

following a/c : To show our sincerity, we are willing to reduce price of RS10000 to the lowest US $114,000 . Besides, regarding to the 3 items you request, we will mail to you by express .

Thank you for your cooperation and we wish you success in your business.

P.S.: We are the SMT Machine manufacturer, and we only produce the new machines.Since we do not carry on the sales of used machines, we are unable to provide you the related information.

参考译文：

您好：

首先，我们必须向您致歉，由于敝公司计算机网络的问题，以致信件延迟至今才能回复您，请您见谅。

您送修的机器已经修理完成且已寄回，不知您收到没?修理的费用是1500美元，发票开立如您所要求1200美元，如果确认无误， 请贵公司将修理费用1500美元汇至下列账户：

为了表示我们的感谢，我们会将S10000的.价格降至最低114,000美元。另外您要的三项东西，我们会用快递寄去给您。

谢谢您的合作，并祝事业昌隆!

词块在商务信函写作中的实证研究 篇7

商务英语作为应用语言学的重要分支, 在国际经济、对外经济等活动中发挥着积极作用。商务信函英语偏于专业性, 在商务交流中呈现独特的特点。例如:李太志从优势、训练方法两个方面研究了词块;王金花提出词块的存在能够高效处理、输出语言, 进而提升语言的流利性、准确性。然而, 对于词块的研究仍旧有待提高。

一、词块的定义及分类

研究结果显示, 人的心理词库主要包括单词、词组单元、预制单元等内容。对于搭配概念的提出、研究, 弗斯是其最早的发起人, 其表示所谓的搭配意义, 即词汇意义的组合。在确定词汇意义的时候, 应结合其所在的语境进行综合考量, 搭配实现了不同词语的科学共现。通常, 词束属于多个词汇共现的范畴, 扩展了词汇的应用。

在实际研究过程中, 词块涉及多个词汇, 在每百万次中出现数次。人们习惯于研究三词词块, 其采用的提取频点存在很大的差异性, 例如:符合保守原则的20次/mw、满足“保守频点”要求的40次/mw等。Nattinger及其他研究人员对词汇短语作了定义及明确的指出:词汇短语属于词块并具备语篇、交际等功能, 且其长短不一。与此同时, 其对词块进行了合理分类, 主要包括多词词汇、惯用表达式、短语架构词块等。 (1) 多词词汇。就every time、as far as、economic situation、frozen capital等多词词汇, 对于其的理解、输出, 应将其视为整体, 多词词汇相当于以往的词组。 (2) 惯用表达式。惯用表达式词汇与多词词汇具有一定的共性, 其在变化形式方面较为匮乏, 大都表现为套话、警句、俗语等。 (3) 短语架构词块。就短语架构词块而言, 其可以灵活变化搭配方式, 从而实现词语的有效替换。 例如:purchasing power, buying power (__power) 购买力;as far as, as for (as__) ;truly yours, sincerely yours (__yours) ;等等。 (4) 句子框架。研究表明, 句子框架, 例如“:The royalty rate shall be 15% of the net sales value of the products.”“As you know that technology is advancing all the time”等, 为表达某些概念提供了相应的句型框架。

二、研究设计

三词词块组合频次分布表为词块在商务信函写作中的实证研究奠定了坚实的基础。研究人员采取了40次/mw, 且仔细挑选出100个左右的三词词块进行了研究。笔者组织本科外贸英语专业二年级学生进行商贸英语信函写作, 其主题包括报盘、包装等;以分析、判断学生对二词词块的输出能力。继收集、整理语料之后, 学生通过必要的软件检测目标词块最初的频次, 并对其进行比较、探析。

三、结果与讨论

1.以Nattinger等人的观点为依据进行分类且对其频次进行记录、整理[1]。

2. 目标词块的种类及英语本族语者的输出状况。本次研究的首要任务是解决哪些三词词块经常被用于商务信函写作。如上所述, 采取40次/mw为标准频数时, 可挑选出100个左右的各目标词块。这些词块既包含普通词块, 又包含能够识别其是商务信函的词块。例如:普通词块:we should not、more and more、To have the honour to do等;反映商务信函特点的词块:To be of service to one、Command、Have the kindness等。

提取三词词块是研究者进行分类的必要前提。基于目标词块的特殊性, 其在分类过程中不涉及上述的第二种分类。因此, 三词词块的种类由多词词汇、短语架构词块、句子框架构成。在实际研究过程中, 研究人员采用很多符号表示结果。其中, “三个+表示词块”被应用的频数高达300次, “两个+表示词块”被应用的二频数高达200次, “一个+表示词块”被应用的频数高达100次, “零+表示词块”被应用的频数大于40次, “*表示词块”被应用的频数低于40次, “0表示词块”被应用的频数为零[2]。值得注意的是, 词块根据其应用的频数高低进行排序。

首先, 多词词汇种类。在研究时, 12个词块属于多词词汇范畴, 所占比例为11%左右。其与普通词块具有很多的相似之处, in respect to、in connection with、with regarding to等词汇充分体现出商务信函英语写作的特点。此外, 6个词块的应用频数高达100次。

其次, 短语架构词块种类。在目标词块中, 35个词块被划分为短语架构类别, 所占比例约为32%。对于短语架构词块而言, 其又分为情感词块、商务信函代表性词块两个部分。其中, 8个词块具备感谢、祝愿等情感功能;6个词块具备反映商务信函英语写作特点的功能, 例如:letter of credit等。由此可知, 大多数短语架构词块能够明确反映出商务信函英语写作的特色。

最后, 句子框架种类。据统计属于句子框架种类的词块有60个, 所占比例约为56%, 其的存在, 主要为表达期望、喜悦、意愿等语意服务, 凸显了商务信函英语写作的礼貌性特点。其中8个词汇的应用频数高达100次。

3.学生对目标词块的使用情况及输出特点。较英语本族语者而言, 英语贸易专业学生对目标词块的应用情况及输出特点是研究人员所需研究的第二个问题。笔者借助卡方检验对学生及英语本族语者的词块输出结果进行了比较。结果表示:英语贸易专业学生与英语本族语者应用词块的能力存有很大区别。就107个目标词汇来讲, 仅有26个词块的应用, 英语专业学生使用频数高于英语本族语者, 所占比例约为24%。其中, 4个词块应用频数为85次左右, 14个词块应用频数约为70次, 8个词块应用约为50次。此外, 在17个词块的应用频数中, 英语贸易专业学生与英语本族语者相同, 所占比例约为15%。其中, 10个词块频数为100次, 2个词块频数为70次, 5个词块频数为50次。换句话说, 英语贸易专业学生在应用目标词块方面仅有40%的词块高于或等于英语本族语者。与此同时, 英语本族语者输出频数较低的词块却是学生应用频数较高的词块, 其输出频数较高的词块却是学生应用频数较低的词块[3]。

学生在商务信函英语写作中应用低频词块的特征。根据研究结果显示, 59个词块属于低频词块, 所占比例为55%[4]。此外, 在英语本族语者使用频数最高的19个词块中, 英语贸易专业学生有7个词块的输出频率低于40次/mw, 其主要有please let me know、if you could、the end of等词块。深入研究、分析, 笔者发现英语专业学生对于低频词块的应用具有以下特点:频数低于40次的词块在词块所有种类中皆有体现, 句子框架词块所占比例最多。输出率为零的词块有39个, 其中18个词块包含“I”、“me”人称代词的应用, 比如:I apologize for not settling the accountant sooner;I'm afraid we can't accept;等等。然而, 学生对“we”、“us”的应用频数高于100次, 例如:We are pleased to make the following offer subject to your replyreaching US by May 20.由此可见, 英语贸易专业学生在表述第一人称时倾向于应用复数。造成结果的原因主要是文化背景的差异性。学生对含有情态动词的词块输出率极低[5], 例如:we should not only persistently focus on “efficiency”.情态动词的应用, 有利于加强商务信函的礼貌性及达成交际目标。研究表明, 学生输出情态动词的能力极低。

四、结语

综上所述, 英语贸易专业学生输出词块的总体水平低于英语本族语者。在应用词块方面, 学生与英语本族语者存有很大的差别, 且暴露出人称应用单一、情态动词输出不足等问题, 因此应有针对性地开展教学活动, 提高学生在商务信函英语写作中输出词块的能力, 更好地从事对外交流工作。

参考文献

[1]江悦.英语专业学生商务信函写作中的词块研究[J].河南理工大学学报 (社会科学版) , 2014, (04) :432-436.

[2]黄婉.词块理论在高职高专商务英语信函写作教学中的应用[D].大连:辽宁师范大学, 2012.

[3]陈琳宁.词块教学法对高职高专学生英语写作影响的实验研究[D].漳州:闽南师范大学, 2013.

[4]陈云辉.词块教学法对高中生英语写作水平影响的实证研究[D].南京师范大学, 2014.

浅谈商务信函的文体特征 篇8

【关键词】 商务信函 词汇 句法 文体特征

在国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，传达友好情感，增加商务合作机会的目的，商务信函的语言应该简洁、明了、礼貌、准确。商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具，同时也是传达商务信息的重要载体。本文通过对英语商务信函的文体特征分别从词汇和句法两个方面进行了探讨。

1. 词汇特征

1.1用词规范正式

由于国际商务信函是一种正式的公函语体，因此，大多使用正式书面词汇代替普通词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现国际商务公函的规范正式、公事公办的特点。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so,用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高兴通知贵方，第123号订单货物已遵照你方指示发出。

1.2用词准确严谨

由于商务信函的本质功能就是传递信息，而且传递的信息又关系到公司业务发展、品牌形象、客户开发、国际声誉等，因此，表达不能模棱两可，更不能出现错误，否则就会让对方误解，给日后的交流制造障碍，甚至造成经济损失和名誉影响。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字的内容必须准确严谨，毫不含糊，如要写“68美元”，一般信中只写“$68”，而在商务英语信中要写成“$68.00”。再如，介词短语by Monday 和before Monday在商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday这一天。

1.3多使用肯定性词语

肯定性的词语强调积极的方面，给人愉快的感觉。在商务信函写作中，pleasure, pleased, glad, appreciate等有积极的感情意义的词语应不断使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正确使用情态动词

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。试比较以下两个句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在语气上b句比a句委婉得多，使人感觉更有礼貌。

2. 句法特征

2.1句式正规完整

英语商务信函作为一种正式体的书面英语，层次复杂的从句和长句的使用通常高于非正式英语。复合句适合表达层次复杂的逻辑关系，传递较多的信息，这种效果短句是無法达到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier, Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一个句子。在这个正规完整的长句中，有and 连接两个分句，前一个分句中有一个unless引导的条件状语从句。句子虽长，可层次分明，并列的和互为条件的关系叙述得非常清楚。

2.2使用条件句

在向对方提出请求、要求和建议时，用条件句更能表达礼貌、委婉的语气。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market, we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被动语态句

使用被动语态能避免指责动作的执行者，从而比主动语态显得更礼貌。试比较以下两个句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[优论论文]de during the course of shipment.

b句比a句语气更委婉，更易被人接受，显得更有礼貌。

2.4尽量运用有积极含义的肯定句

在商务交往中，阅读者更愿看到一封具有积极、肯定的商务信函。这种肯定的陈述会使人向好的方面联想；反之，消极、否定的陈述使人朝坏的方面联想。试比较以下两个句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

这两句话表示的意思完全一致，但语气稍有差别。a句翻译成中文是：直到收到货款，我们才发货。b句的翻译是：一到货款，我们立即发货。很显然，b句的表达更有礼貌，更积极，也更易使阅读者接受。

结束语：

由此可见，商务信函的语言要简洁、明了、礼貌、准确，就必须准确的运用词汇和句法手段，希望通过本文的分析有助于加深我们对商务信函文体特征的一般认识，从而有效地进行商务活动，在国际贸易中拥有更多的商机。

参考文献：

[1]秦秀白:文体学概论[M].长沙：湖南教育出版社，1988.

[2]何永斌:论商务英语信函的词汇策略[J].湘南学院学报，2005（8）：32～33.

[3]王君:浅析外贸英语商务信函的语言特点[J].教育与职业，2004（31）44～45.

作者简介：周玉梅（1972－），女，辽宁大连人，吉林工商学院外语分院英语教研室讲师，研究方向：英语语言文学和商务英语。

商务英语写作中商务信函常用语 篇9

我们认为……

We think that...

We believe that... (我们相信……)

We understand that... (我们理解……)

我们强烈地感到……

We feel strongly that...

We feel strongly that our products are the best. (我们强烈地感到我们的产品是最好的。)

我们所理解的是……

It is our understanding that...

We understand that...

我们对……完全没有异议。

We do not anticipate any objections to...

We do not anticipate any objections to your proposal. (我们对贵社的提议没有任何异议。)

我们找不到任何理由……

We can see no reason why... 直译是“我们不明白为什么必须……的理由。”Why以下是说话人认为不太合适的事情。“我们一向不认为……”、“我们对不那样做没有异议”、以这种煞有介事的语气使对方感激。

●反驳对方

我们不清楚您到底是怎么想的。

It is not (quite) clear to us what you had in mind.

It is not clear to us what you meant.

It is not clear to us what you intended.

使我们担心的一点是……

The one point that concerned us (a little) was... concern “担心，在意”。

The one point that troubled us was...

我们对……感到担心和挂念。

We have become concerned with regards to...

商务信函的写作 篇10

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经典：商务英语10种抱怨信函写作篇

Complaints & Claims（抱怨和索赔信函）抱怨、索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

书写抱怨、索赔信函时，不妨开门见山出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞（除非你所抱怨的问题反复发生，且多次投诉而毫无结果）。

1）For Delay in Shipment(由于发货延迟而抱怨)

Dear Sirs ，The furniture we ordered from you should have reached us a week ago.Needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience.It is therefore imperative that you dispatch them immediately.Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible.Yours faithfully，亲爱的先生们：我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。不用说，发货的延迟给我方带来了很大的不便。因此，贵方必须立即发货，否则我们将被迫取消订单，到另处订货。

请紧急处理此事，并尽快告知结果。

2）For Poor-Packing（由于包装不妥提出索赔）

Dear Sirs ，We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you.It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing.Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost.This is the amount by which we propose to reduce our selling price.If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement.Sincerely yours ，亲爱的先生们：我们写信通知贵方，519号订单玩具已收到，但货物状况很不令人满意，故我们不得不提出索赔。经检查，我们发现有10％的货物破损，而且一些也有严重磨损现象。很明显，这是由于包装不妥造成的。因此，我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20％的折扣，这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受，我们将不得不退货，要求替换。

3）For Damage of Goods（由于货物损坏而抱怨）

Dear Sirs，Our order No.JT-8 The glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect 洛基国际英语

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condition.But when I unpacked them with great care , I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.Yours faithfully，亲爱的先生们：订单JT－8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。装有货物的160个纸箱完好无损。但当我们小心打开检查时，发现有10箱玻璃器皿严重破损。相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。

4）For Incomformity（由于货物不符而抱怨）

Dear Sirs ，On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42.But unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today.We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order.As I have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.Faithfully yours，亲爱的先生们：三月十二日我订购了一千二百件四十二号男式衬衣。但不幸的是，今天我们收到了完全不同的货物――儿童服装。我们想贵方一定搞错了，儿童服装是另一份订单。由于有几位客户在等货，故请贵方立即安排更换货物。

5）For Unacceptable Substitute（由于无法接受替代物而抱怨）

Dear Mr.Cliff，During the past three months I have placed two sizable orders for The Handy Desk Companion by Roy.specifying the hard back binding.But both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back.Fortunately ,I am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones.(At least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).“成千上万人疯狂下载。。。

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