日语商务信函

日语商务信函（共8篇）

日语商务信函 篇1

结构なお品、诚にありがとうございました 拝啓

师走に入り、今年も残すところ仅かとなりましたが、贵社ますますご隆昌のことと、お庆び申し上げます。

さて、本日はご丁宁に结构なお歳暮のお品をいただき、ご厚志ありがたくお礼申し上げます。平素より格别のお引き立ていただいております上に、かえってご高配を赐り、恐缩に存じます。

寒さも厳しい折から、皆様ご自爱の上、ご多幸な新春をお迎えになられますようお祈り申し上げます。

日语商务信函 篇2

英语商务信函是涉外商务中使用的各种函件的总称, 是各项进出口业务进展情况的专业性书面纪录。商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来, 且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。可以归结于正式的专业文体, 比一般的信函显得更正式、严肃, 在词法、句法和语法方面都有自己的特点。

一、英语商务信函的词汇特点

由于英语商务信函是一种正式的公函语体, 在用词方面, 大多使用正式书面词汇, 力求用词简洁朴素、准确具体, 能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。

1. 英语商务信函的用词规范、简洁:

英语商务信函不仅涉及独特的专业, 而且涉及实际商务工作技能, 显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性。信函中通常会出现许多专业词汇, 大量使用专业术语、行话、缩略语等。如:quote报价;coverage险别;bid出价;in triplicate一式三份等。这些术语经过长期的使用实践或相关的规定, 已具有特定的内涵, 其意思清楚明确, 能准确表达英语商务信函的内容。

2. 英语商务信函的用词准确、严谨:

英语商业信函经常涉及货物的型号、价格及重量, 商品的发货、到货时间等, 相关的文字或数字必须准确严谨, 毫不含糊, 以免产生误会, 引起不必要的麻烦。

如:If you buy 10000 or more, this price will prevail through28, May.如果贵方购买10000或以上, 这个价格至5月28日前有效。

3. 英语商务信函经常使用固定的习语:

英语商务信函是一种公函, 是带有公事公办性质的正式信函, 因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。这些词语在长期的使用实践中, 固定下来, 被广泛使用于商务信函中。

如:ad valorem duty (拉丁) 从价税

insurance premium per capita (拉丁) 人均保险费

force majeure (法语) 不可抗力

Notice is hereby given that…特此函告……

4. 英语商务信函经常运用委婉、礼貌的语气:

英语商务信函是一种跨国度的交往手段, 非常注重信函客气、礼貌的言语。即使是拒绝对方的要求或条件, 或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。

如:Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday, August 24, 2012.谢谢昨日来信, 通知我于2012年8月24日面试。

5. 英语商务信函大多使用礼貌性词语:

英语的礼貌性词语主要强调积极意思, 给人愉快的感觉。在英语商务信函中, pleasure, pleased, glad, appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。

如:We should be pleased to let you have samples to give a demonstration at your premises.欣然奉上我方产品样品, 在贵方展厅展出。

6. 适当使用情态动词:

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。

如:May I remind you that we must have these manuals delivered on or before Feb 20, 2010.我是否可以提醒一下, 我方要求于2010年2月20日之前交货。

二、英语商务信函的句式特点

英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息, 要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果, 从而有效地进行商务活动, 因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确, 极少对所述内容进行美学加工。

1. 句式正规完整。

英语商务信函是一种正式体书面英语, 由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件, 或对某些具有因果关系的事件进行叙述, 因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系, 可以充分完整地表达相互关联的意义。

如:In the event of accident whereby loss or damage may result in a claim under the policy, immediate notice applying for survey must be given to the Company’s Agent as mentioned here-under.所保货物, 如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏, 应立即通知本公司下述代理人查勘。

2. 文风朴实, 少有修饰。

英语商务信函的主要功能是传递信息, 除必须使用专业术语等手段准确表达信息外, 用词简单朴素, 不带任何感情色彩。这样既能节约时间, 又能使交易双方更好地理解和接受。

如:I was very concerned when I received your letter yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the day promised.昨天收到你的来信, 抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好, 对此我非常关心。

3. 采用倒装句。

英语商务信函中倒装句虽不常使用, 但在表示随函寄上某些材料时, 或在表示可能在将来出现不确定性时, 也会使用倒装句。

如:Enclosed is a copy of our current catalogue。随信附上一本我们现在适用的目录。

4. 用陈述句表达委婉的祈使意义。

信函双方为贸易伙伴, 地位平等, 因此在希望对方采取某种行为时, 通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气, 而不是直接使用祈使句。

如:We find your quotation slightly higher than those we have received from other sources, and ask you to reduce your price to meet the competition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高, 请你方降价, 以适应竞争。

5. 用虚拟语气表达假设。

英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况, 通常会用虚拟语气体现。

如:Should we get any further progressive information from our factory, we would never fail to write to you.假如我们从工厂得到进一步的消息, 我们一定会通知你方。

英语商务信函比较程式化, 其中有许多商务专业术语、法律专业术语和特殊词汇, 内容不允许出错。因而要求书写者一方面懂得、熟悉专业的行话、术语, 另一方面尽可能地用比较标准的文字, 将相关的信息更精练准确地表达出来。

参考文献

[1]王佐良, 丁往道.英语文体学引论[M].北京:外语教学与研究出版社, 1987.

[2]戚云方.外贸英语 (函电与谈判) [M].杭州:浙江大学出版社, 1989.

[3]吴林康.实用外贸英语[M].北京:外语教学与研究出版社, 1989.

[4]王文贤.对外经贸英文业务函电[M].青岛:青岛海洋大学出版社, 1994.

[5]刘宓庆.文体与翻译[M].北京:中国对外翻译出版公司, 1998.

[6]翁风翔.实用英语[M].杭州:浙江大学出版社, 2002.

[7]胡庚申.国际商务合同起草与翻译[M].北京:外文出版社, 2002.

[8]陈苏红, 陈建平.商务英语翻译[M].北京:高等教育出版社, 2003.

[9]吴明忠.国际经贸英语合同写作[M].广州:暨南大学出版社, 2005.

日语商务信函 篇3

【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评

一、 引言

随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时代发展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。

二、 商务英语的实际应用

作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为官方交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。

三、提高商务信函写作教学方法

（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣

高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。

由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。

（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点

教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。

（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习

在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。

比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。

结语

商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。

【参考文献】

［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.

［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.

［3］常玉田. 英语商务信函写作. 北京：对外经济贸易大学出版社，2006.

［4］王丰，陈沄沄. 北京：清华大学出版社，2005.

日语商务信函 篇4

dear mr. / ms,

we should like to invite your corporation to attend the international fair which will be held from august 29 to september 4 at the above address. full details on the fair will be sent in a week.

we look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

在上述地址，我们想请贵公司参加于八月二十九日到九月四日举办的2000国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的

肯定答复

dear mr. / ms,

thank you for your letter of june 28 inviting our corporation to participate in the 2000 international fair. we are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.

mr. li will be in your city from july 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

感谢六月二十八日来信邀请我们公司参加2000国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于七月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

你诚挚的

否定的答复

dear mr. / ms,

thank you very much for your invitation to attend the 2000 international fair. as we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.

we hope to see you on some future occasion.

yours faithfully

尊敬的先生/小姐，

非常感谢您邀请我们参加2000国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

英文商务信函 篇5

Dear Mr./ Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hope the new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully

歇业 Discontinuation of business

Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.Yours faithfully

更改名称和地址 Change of name and address

Dear Mr./ Ms, At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time, it was decided to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully

新的任命 New appointment

Dear Mr./ Ms, We wish to notify you that Mr.Robert Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore no longer has authority to take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your area.We trust you will have good cooperation from him.Yours faithfully

公司的建立与重组Establishment or reorganization of company

Dear Mr./ Ms, We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D & W Co.of this town to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on business at 6 Rue de Toqueville, Tripoli, to which address please send all communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward to continued dealings with you.Yours faithfully

咨询 Consultation

Dear Mr./ Ms, We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so, we would like to know what we can do to help.We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully

道歉与解释Apology & Explanation

Dear Mr./ Ms, We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms, I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence, find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

提示Attention

Dear Mr./ Ms, On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight, and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully

感谢信 Thank-You Letter

Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully

祝贺信 Congratulation Letter

Dear Mr./ Ms, On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continue to develop with each passing day!Yours faithfully Dear Mr.Minister

Allow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forward to closer cooperation with you in the development of trade between our two countries.Sincerely

Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment.I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future.Sincerely

邀请与答复Invitation and Reply

Dear Mr./ Ms, We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms, Thank you very much for your invitation to attend the 1997 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

宣布访问Declaring A Visit

Dear Mr./ Ms, Mr.William Taylor, President of our Corporation and Mr.James Rogers, Marketing Manager, would like to visit Beijing to continue our discussions on a joint venture.They plan to leave in the second half of April and stay in China about a week.Please let us know if the planned visit is convenient for you and what itinerary you would suggest.If the time of their visit is agreeable, will you kindly request your Embassy here to issue the necessary visa? Yours faithfully

活动安排Activity Arrangement

Dear Mr./ Ms, We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to Beijing and Shanghai in the second half of April for about a week.As requested, we propose the following itinerary for your consideration.Would you please confirm by fax so that we can make arrangements accordingly.Yours faithfully

第一种、介绍信 Letters of Introduction

Dear Mr./ Ms.，This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms，We are pleased to introduce Mr.Wang You, our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.Yours faithfully

第二种、约定 Appointments

Dear Mr./Ms，Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully，Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully，Dear Mr/Ms，I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient?

I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully

Dear Mr/Ms, Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms，I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00 p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully

4.Dear Mr./ Ms，Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully

Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully

第三种、通知与确认Acknowledgments & Confirmations 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters 1.Dear Mr./ Ms，Thank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully 2.Dear Mr/Ms，We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully

确认达成的协议 Confirming agreements reached 3.Dear Mr./ Ms，Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers.You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first want to make sure that I understand you correctly.If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.Yours faithfully 4.Dear Mr/Ms，We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.We will be happy to receive your order Yours sincerely 5.Dear Mr/Ms，As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement:

中文商务信函 篇6

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

商务信函功能语篇翻译 篇7

随着我国对外贸易活动日益频繁, 商务信函在国际商务交流中起着越来越重要的媒介作用。然而, 商务英语信函的翻译教学仍然处于较低水平, 没有得到应有的重视, 进行这方面的研究也很少, 这必然导致国际贸易方面的人才不能胜任国际贸易工作。本文从系统功能语言学的角度出发, 对商务信函进行功能语篇分析, 探讨如何提高商务信函翻译的质量。

二、功能语篇分析与翻译目的

语篇分析还属于一个尚未定性的学科, 它没有一个单一的理论作指导, 也没有公认的分析步骤和分析方法 (黄国文, 1 9 8 8:7) 。然而, 系统功能语言学者对语篇分析的兴趣已有长久的历史。其中, 韩礼德的系统功能语法是最具影响力的。正如他在《功能语法导论》一书的前言中指出, 他建构功能语法的目的是为语篇分析提供一个理论框架, 这个框架可用来分析英语中任何口头语篇或书面语篇。从目前的状况看, 越来越多的翻译研究者选择功能语言学理论作为分析和研究框架, 因为功能语言学的最大关注点与翻译的目的一样, 都是运用语言进行交际。

三、功能语篇翻译理论

1. 语境理论

在实际翻译中, 译者所面对的是具体的文体或语篇。每一个语篇都是在特定的语境中产生并发生作用的。而语境是指语篇产生的整个环境, 即信息交流的社会环境。

根据系统功能语言学, 语篇与语境之间存在着密切的关系, 语境的变化会引起语言的变化, 这就是所谓的语域。由于语域是一种意义的组合, 因此它理所当然地包括那些伴随着体现这些意义的典型语言表达、词汇语法特征和音位特征。语域的基本功能是预测语篇结构, 有什么样的语篇, 就一定有什么样的语境, 反之易然。语域的三个变量分别支配着语言的概念功能、人际功能和语篇功能, 人们可以从语境出发对语篇的语义特征和语言形式作出有据可循的预测。因此, 对于一个语篇来说, 它不仅要与语境发生联系, 反映意义的社会交换, 而且其词汇语法的表现形式也要与语篇表达的意义相匹配。

2. 语类结构潜势

哈桑认为语类结构潜势是在同一语类中语篇结构的潜势。也就是说, 属于同一语类的语篇的结构都应是从这个语类结构潜势中进行选择的结果。其中有三点值得注意:

(1) 语境构型, 即“实现话语范围、话语基调、话语方式的值”, 可以预测语篇的结构成份、成份出现的次数与顺序。

(2) 每个语类都有语类结构潜势, 包含语篇的必要成份和可选择成份, 其结构遵循一定的次序。

(3) “语类是由语篇的必要成份来定义的”, 也就是说相同必要成分的语篇属于同一个语类。可选择成份决定属于同一个语类的语篇变异现象。语类研究不仅能够客观地描写某个语类结构是由哪些步骤构成的, 而且可以发现每个步骤的典型的体现形式。

3. 语言使用中的“选择”

系统功能语言学认为, 语言本质上是一个语义系统网络, 并通过概念功能、人际功能和语篇功能提供意义潜势。由于语篇与语境相互依存;特定的语境创造特定的语篇, 特定的语篇要求特定的语境。因此, 非正式的语境导致人们使用非正式的语言, 而正式的语境则要求人们使用正式的语言。语篇语类结构潜势是通过语言来体现的。正如Thompson (1996:8) 所说的那样, 如果我们要考察某一语言形式的使用情况 (即它的功能) , 我们必须考虑到“选择”这个问题。在谈到选择时, 还要特别注意可选择的范围。这个范围包括意义的选择范围和形式的选择范围。总之, 语言形式的选择体现了一定的意义, 而选择的结果将成为体现“语篇意义”的重要部分。比如, 在翻译的过程中, 译者有时不得不做出选择, 而且词的选择贯穿翻译的全过程, 不同风格的译文主要源于这个过程中的不同选择。

四、商务信函功能语篇分析与翻译

根据系统功能语言学, 语篇是一个语义单位, 是来自整个语言系统中的一组选择, 是意义潜势的体现。商务信函是在国际商务交流、商务活动中, 贸易双方互通商业信息, 联系业务事宜及促进贸易关系的重要媒体。商务信函语篇也必定是一种有利于行业内的业务交往的意义潜势的结果。因此, 功能语篇分析理论对商务信函语篇翻译具有指导作用。

1. 商务信函的语境

每一个语篇都是在特定的社会环境中起交际作用的, 属于特定的社会文化背景的人通常都能看出其交际目的。商务信函语篇翻译, 同样离不开产生该语篇的语境和要服务的目的。因此, 我们在翻译商务信函语篇的时候, 必须依赖源语篇和目的语语篇, 甚至是整个商务活动的背景情况和对双语掌握的熟悉程度。下面从语境的角度来对比分析商务英语和中文信函中语言的使用。

商务英语信函源语篇:

Dear Sirs,

We are pleased to receive your inquiry of 5th July and enclose our illustrated catalogue and price list.

As to our terms of payment, we usually adopt confirmed and irrevocable letters of credit in our favor, payable by draft at sight, reaching us one month ahead of shipment, remaining valid for negotiation in China for a further 21 days after prescribed time of shipment and allowing transshipment and partial shipment.

We hope the above payment terms will be acceptable to you and expect your trial order soon.

Looking forward to your early reply.

Sincerely yours,

XX

译文:

敬启者:

高兴地收到贵方7月5日的询盘, 现附寄带插图目录和价格表。

关于我方支付条款, 我们通常采用保兑的, 不可撤消的, 以我方为收益人的信用证, 凭即期汇票支付, 该信用证须于装运前一个月抵达我方, 允许转船和分批装运, 并在规定的装运期后2 1天内议附有效。

希望上述付款条款能为贵方接受, 期望很快收到贵方试定单。

盼速复

此致

语域的三变量分析:

从语场的角度看, 上例是关于出口商给进口商写了一封关于介绍支付条款的信函, 这点可以从有关词汇的使用看出。在这方面, 中、英文商务信函是相同的 (见以下所列主要表达法) 。

(1) terms of payment

(2) confirmed

(3) irrevocable

(4) letters of credit

(5) in our favor

(6) payable by draft at sight

(7) remaining valid for negotiation

(1) 支付条款

(2) 保兑的

(3) 不可撤消的

(4) 信用证

(5) 以我方为收益人的

(6) 凭即期汇票支付

(7) 议附有效

从语旨方面看, 信函原文和译文交际双方都是是出口商与进口商, 他们处于平等互利的关系。

从语式角度来看, 信函原文和译文均属于正式书面信函。

由以上分析可知商务信函原文和译文的语场 (谈话的主题和目的) 、语旨 (即目标语语篇的交际者及其之间的关系与源语语篇交际者及其之间的关系) 和语式 (即译文的表达形式与风格) 基本上是一样的。因此, 在商务信函语篇翻译中, 要求译者能用通顺的译文再现原文的内容和精神风貌, 或许这也就是所谓翻译工作者必然追求的目标—“对等”。

2. 商务信函语类潜势

系统功能语言学认为, 每一个语篇都有一定的语义结构, 是与语境相联系的一个概括性的结构定式, 即为语类结构潜势。语篇结构与语篇的语境之间存在着双向预测关系。而且, 语篇的语类结构潜势就是一个包含所有必要成分和选择成分的结构表达式。语境变项的改变可引起语篇结构构成成分的改变。对于一个特定语篇类型而言, 哪些成分必须出现, 哪些成分可能出现以及它们必须或可能出现的位置等, 都受到语境要素组合的制约。

上文例子的语域三变量的分析表明了商务信函源语篇和译文的语境情况没有发生变化。因此, 在翻译商务信函语篇时, 译文可以尽量保持原语篇的语篇结构。下面继续就上面的例子分析其语篇结构构成成分。

属于必要成分:

开头句:概括对方来信的内容和去信的原因。

主体:表明了可以接受的支付方式。

结尾句:客气的结束语。

属于选择成分:上例中的第三段。

对语篇的语类结构潜势进行描述时, 通常都用线性的方式说明所有的步骤出现的先后顺序, 用符号∧连接相邻的成分, 把可以取舍的成分放在括号里。上例信函的语类结构潜势为:

称呼∧表达去信原因∧[表达信心和对交易的希望]∧表明支付方式∧[要求和期望]∧客气的结束语∧结尾敬语

在长期的商务活动中, 商务英语和汉语信函都形成了相对固定的语类结构潜势, 语篇一般由三个必要成分组成, 因此属于封闭式语域。这也说明为什么可以将商务英语和汉语信函语篇模式化, 加速译文语篇的建构并达到文体结构对等。

3. 商务信函的语言的选择

由于语篇是由使用中的语言体现, 所以进行语篇分析不仅要分析语言本身, 还要看语言是怎样在特定的语境中起作用的, 是怎样体现特定意义和功能。每一个语篇都是一定语境的产物, 并体现一定的意义潜势。然而, 语境的要求和语篇的体现样式最终将完全体现在语言的使用和语言的选择上。商务信函的目的决定了其语篇具有独特篇章结构和固定的文体特征, 而这些又表现在独特语言特征方面。这主要体现在以下几个方面:

(1) 在语篇结构上, 商务信函的程式化程度高。结构上一般分为三个部分, 且每个部分都有相应的固定套语或者程序性话语。

例如开头句表示自己收到对方的来函时可常用:

regarding your letter of 关于

in reply to your letter of 兹复

referring to your letter of 参阅

(2) 在语域方面, 商务信函属于公函的一种, 所使用的语言是较为正式的商务语言。一定的社会、文化群体以及从事的相关活动, 具有大量专业术语和较为固定的语言表达方式, 在商务活动中所使用的语言也是如此。商务信函语篇翻译成功与否, 关键在于能否使用地道的商务目的语。例如, 汉语商务信函中的“敬启者”, “谨上”, “收悉”, 和“兹复”在英语信函中通常翻译成“Dear Sirs”, “Yours faithfully”, “in receipt of your letter”, “in reply to your letter of”。

从系统功能语言学的角度看, 选择就是意义。语境和语类结构潜势在语篇中一起发挥作用, 共同决定语言的选择。在长期使用实践中, 商务英语和汉语信函都形成了大量固定文句和专业术语。这些约定俗成的商务语言也就是长期选择的结果。正确使用商务语言翻译商务信函, 不仅有利于信函译文语篇的构建, 而且可以使译文读者更好地理解, 和获取原文所表达的信息, 从而促进贸易活动的开展。

五、结语

在当前对外商务活动空前活跃的时期, 商务信函语篇翻译有着特殊的地位。要改变目前商务信函翻译研究薄弱的环节, 这就要求从事着方面教学和研究的人员以广纳包容的态度, 吸收其他学科的最新研究成果, 尤其是语言学方面的理论, 并将这些理论成果与商务信函翻译实践联系起来。本文就是基于这种想法, 探讨了系统功能语言学语篇分析理论在商务信函翻译的可利用性及其指导作用。

参考文献

[1]黄国文:语篇分析概要[M].长沙:湖南教育出版社, 1988:7

英语商务信函应遵循的写作原则 篇8

[关键词] 商务信函；写作；原则

【中图分类号】 H05 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中，礼貌都发挥着重大的调节作用。它是有效的自我推荐名片，有助于老关系的加强和新关系的建立。礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情，诚挚的感谢，真诚的礼貌，体贴的理解和由衷的尊重。

商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面，更重要的是书信的内容要叙述正确，买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围。一封表达准确的商务信函，不仅能够促使商务活动的有效进行，还能够避免不必要的纠纷。

三、完整原则（completeness）

商务信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how ）。在书写商务信函时，应该对信函的内容做到心中有数，避免一件事分多次书信传递给对方。一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达到它的理想效果，不完整的信函不仅有失礼貌而且会令收信人对你公司产生不好的印象。

四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，造成贸易损失，甚至会引发诉讼纠纷。清楚表达应注意选择正确、简练的词，避免使用一些含糊不清、模棱两可的词，条理清晰，表达准确。一般地，商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来，以便对方准确理解。

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整，语言简单而不失清楚，用最少的语言表达最为丰富的内容。简洁被视为商务信函写信的第一要义。故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话，采用简洁、直接的句式进行写作，简明扼要，精炼丰富，长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的文字，完整清楚地表达需要表达的意思。

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体，明确，而不能含糊，抽象，笼统。尤其像报盘，询问贸易条款这类需要具体答复的信函，就更加强调写作时的具体。这样会使所表达的内容准确而又生动，使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。例如，商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“长”，“短”，“好”这样的词语。时间用年月日标明，必要时甚至要注明小时，分钟，避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语。

七、体贴原则（consideration）

體贴原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望，要求，兴趣和困难，充分理解对方的心情、处境，寻找一种最好的方式将信息传递给对方。

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息，处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式，同时也体现着一个公司或机构的商务形象。商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用，它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息，节约双方的时间，从而实现商务活动的便捷与高效。因此，商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求。在日常的商务活动中，撰写商务信函时，应遵循商务信函写作的基本原则，有效传递信息，从而使商务信函更有利于双方的沟通合作。

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社，1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社，2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社，2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社，2007.