档案信息数字化与档案信息资源开发利用
由于受到信息化和网络化的影响，档案信息数字化作为档案信息资源开发利用的首要前提。并且根据国家电子档案产业的相关政策，从信息技术应用的角度来分析。本文阐述了关于档案信息数字化的发展方向和发展目标。同时，也对档案信息资源的开发用途做了相关研究。
就目前来看，世界各国都向信息化，网络化的方向迈进，由于各个国家间经贸和科技文化交流不断的增进，来往的次数也不断的增加，让国内的电子政务和电子商务有很大的发展。尤其是在现代信息技术的迅速发展之下。出现了大量数字文件，面对这样大量电子文件出现，如何做好电子文件收集和管理，是相关部门需要考虑的。为了处理好这些电子文件，就应该不断的开发档案信息资源，适当的满足广大客户的需求，将档案信息资源得到更大的利用。只有这样才能够解决在档案信息应用中出现的问题。
一、档案资源的数字化
档案信息资源的数字化需要不断的更新，不断的发展。而档案信息资源的数字化作为档案信息建设中的前提工作，同时也是信息时代对档案管理工作的要求，在档案资源的数字化进程中，需要制定档案数字化的计划和目标，结合现在得人力、物力、财力，对档案实行数字化的管理，在对档案进行数字化管理的时候，档案应该具备一定的代表性和典型性。因此，在对数字化应用的时候需要对电子档案制定一个标准，保证电子档案的格式更加地规范和统一。
二、档案信息数字化为档案信息资源的开发利用提供了基础
现如今，信息资源的开发利用已经扮演着越来越重要的角色，在经济增长方式的转变中让社会经济的发展起到了了全面、协调的作用，为信息资源的可持续发展提供了重要的途径。因此档案管理部门要履行好相应的职责，采取相应的措施，将档案信息数字化的工作做到最好，满足社会的发展需要，提高社会信息资源的有效利用。
实行馆藏档案信息资源的数字化。根据相关调查，档案在馆藏中数量最多，不管是种类的数量还是文体的数量，都是多样的。根据现代信息技术发展，出现了很多的电子文件，而档案管理的工作正在朝着以前纸质文件向现如今由纸质版与电子文件共存的形式转变，在这个转变的过程中，档案馆藏出现了纸质版与电子版文件同时存在的特点。所以，相关部门为了将档案数字化融入到档案信息化建设中来，在档案数字化制定了相关的规定和要求。在目前的情况来看，人力，物力，财力方面都存在着不足，利用数字化的档案管理是必然要求。再利用数字化管理档案的时候，需要制定相关档案管理要求，对电子文件的格式需要进行规范和统一，减少电子文件的重复使用，避免资源浪费的现象出现。因此，相关的档案管理部门，需要配合计算机信息技术部门研究纸质的档案扫描设备，可以对不同的文件载体进行数据转换，从而更好的保存转换过后的电子文件，避免电子文件数据的缺失。
实行电子文件的收集、归档管理。档案信息资源的开发和利用是档案信息数字化核心和本质。而档案信息数字化的主要工作就是对电子文件进行收集和归档。在档案对电子文件的管理中使用的软件各式各样，电子文件的形式也是各式各样，这就出现了数据没办法实现共享，在一定的程度上，阻止了电子档案信息资源的开发和利用以及电子文件的收集和管理。这就要求档案管理的相关部门需要做好电子文件的管理工作，合理，有序的做好电子文件的数据收集管理。只有这样，才能满足社会的发展和需求。为了能够达到这一点。首先，就应该对电子文件实行合理的归档方案，建立档案部门和电子文件管理部门，这些部门需要做好对档案信息的管理工作，并且严格的执行，对电子文件的归档范围，归档的方法，归档的要求需要了解，只有这样才能够保证电子文件能够更好的归档。首先，需要将电子文件实行归档制度，档案资源信息化建设的首要前提是将电子文件进行收集和归档。因此，需要建立档案部门和电子文件部门，制定相关的档案管理制度，各个部门之间要相互统一，相互负责，把信息的管理和规划做到更好。并且将制定的这些制度，要执行下去。从电子文件的归档要求，归档方法，归档范围，来提高电子文件的归档效率。其次，对于电子文件中的数据收集体系需要强化，因为在电子文件中文件开源渠道很广，为了电子文件的质量，档案管理的工作人员需要加强管理，不断的提高数据收集的交换系统。所以应该对档案管理的工作人员各个方面的能力，对于档案信息进行统一的管理。
三、档案管理的创新为档案信息资源的开发利用提供了动力
档案工作作为服务工作的一类，检验档案信息的唯一标准就是对档案信息资源的利用率和利用效果。为了满足社会的发展需要，作为档案管理人员就应该在管理方面加强服务意识，增加创新精神。提高档案信息的利用率，来满足社会发展的需求。第一，加强档案制度的创新，不断的完善档案的管理制度，对档案管理的服务制度也需要加强，服务范围也要逐渐的变宽，设立更多的服务机构，提供一些档案的咨询服务平台。第二，档案管理工作人员的服务意识需要加强。
档案管理的工作人员需要顺应社会的发展，和社会的发展速度保持一致，不断的创新，改变之前的档案管理模式和档案管理的方法。强化服务意识，满足广大用户的需求，增加服务的质量和服务的水平。第三，档案的服务体制要创新。为了增加档案管理人员的服务意识，需要实行以人为本的档案管理人员激励机制，这样可以提高档案信息资源的优化配置，增加档案信息资源的利用率，从而来提高社会效益和经济效益。第四，保持档案的教育创新 。根据工作中的实际情况，对于培训的方式也需要不断的更新，对档案管理人才大力的培养，使这些人才更适合档案管理的需要，来促进档案信息化工作向数字化、信息化、网络化的方向发展。
在档案信息化的建设中和档案信息资源利用的时候，在这过程中的工作有着复杂的特点，所以档案管理工作在档案信息化建设的基础上，应该将档案管理工作不断向数字化、信息化、网络化的方向迈进，同时也能够为档案资源的开发和利用提供良好的保障。
(作者单位：河南省南阳文化艺术学校)
作者：张成丽
摘要：随着数字化时代的不断发展，高职对于档案的管理提出了越来越多的要求，不仅是要提高档案管理的管理效率和质量，更加要对档案的管理模式进行数字优化。高职面临着常年累计的大量学生资料，在管理上面，筛选、查找、分类区分、提取等过程都需要耗费较多的时间，并且对于学生档案的保密性也非常重要。运用数字化的管理手段对学生档案信息进行管理，从当下的管理模式出发，分析数字化下高职档案管理模式的必要性，深刻分析当前形势下存在的问题，将两者相结合起来，提出几点有利于高职档案管理模式的建议，为高职院校的档案管理提供一些参考。
关键词：档案信息;数字化;档案管理
0引言
早在2005年，国家档案局实行的《纸质档案数字化数字化的技术规范》中提到，要采用数字化档案进行在线和离线的备份，并且要注意进行异地备份，将传统的纸质档案由静态的、固定的、消极的状态转变为动态的、可变的、积极的信息，并且要在这种数字化形势下不断地优化，不断地调整管理模式。数字化档案的建设过程中，要针对高职院校历年来的所有档案资源进行整理，不仅要扩大整理范围，还要在整理过程中对信息进行收集、整理、归纳、提炼等，不断提高高职档案管理的智能化和数字化，这个不断完善档案管理的模式，能够让高职档案建设更加的科学有序，也让高职院校对于档案的利用率不断提高，为高职院校档案建设出一份贡献[1]。
1档案信息数字化对高职档案管理模式的重要性和当前存在的问题分析
1.1档案信息数字化对高职档案管理模式的重要性
第一，这是高职院校档案管理改变的必然。在21世纪初期，电子档案刚刚兴起，各大院校开始用网络来进行学生资料的录入和整理，学生也通过网络开始完善个人和家庭情况的相关信息，随着数字化时代开始兴起，对于学生信息的录入进行了一种转变，开始利用互联网和多媒体对学生资料进行整理，并且建立了数据档案库，这在一定程度上对档案的管理进行了规范，通过这种方式可以更加方便的对学生的档案进行更新，学生档案的利用率也可以得到提升[2]。到今天，数字化信息已经完全覆盖，学生受教育的程度不断扩大，院校招生人数也是逐年攀升，各大院校的档案信息呈现了一个突飞式的增长，对于信息的收集和处理难度不断增加，依照之前的管理模式难以对当前如此庞大的数据库进行整理和分类，这种旧式的模式迫切需要改进，所以说信息数字化管理模式是一种必然，目前各大院校都将这种管理模式运用到档案管理中来，即方便整理和查看，也提高了高职管理方面的工作效率。
第二，对于档案的管理具有明显的优势。信息化管理相较于纸质管理有明显的优势，不易损坏，可以永久保存，并且查找也不用翻页查找，可以进行关键字检索快速获取数据，并且展示的结构化形式也可以是多种多样的，也不用担心储存空间不够，不用担心在大量的学生档案中进行查阅，数字化管理拥有海量的储存空间，并且占据的空间可以压缩，这些优势都是促进高职院校信息化管理模式的体现，最重要的一点是节省了大量的人力、物力和财力，减少了管理档案的工作人员，加快了工作效率，同时学生群体对于个人信息的管理可以进行网络提交，由专门负责的工作人员进行审核，这样也减少了学校老师的工作量，并且由学生进行提交，也方便检查，出错率也减少了，也不会造成学生大量聚集填写造成系统崩溃的情况，且几年下来要填写和整理的信息量是非常大的，用这种管理模式明显节约了时间，提高了准确率。
1.2档案信息数字化下高职档案管理存在的问题
第一，档案管理人员对管理模式转变重要性还未充分意识到。部分高职院校对档案的认识还是停留在对学生档案的收集、整理和分类等，认为对档案的管理只是对档案进行保管和长期地保存、方便查找、不易丢失等，忽略了档案管理是一项非常严谨和有价值的工作，在实际的操作中也并没有这么简单，对档案数据的有效管理涉及到数据化的管理模式，方便对档案信息进行实时的跟踪检查，确保学生档案的准确性，当有突然情况出现的时候，要触发对数据的智能保护，确保信息不被泄露，并且要对这个过程进行实时地监视，方便后续对管理模式中存在的问题进行修复，另外对档案數据的归纳，归纳方法和模式都对学校的建设有非常重要的意义，为学校吸纳人才提供参考，从海量的信息当中找到一些规律[3]。高职院校学生的去处各有不同，比如有毕业档案回生源地的，有进入国家单位的，有继续从事学术的，到了这个阶段，需要对学生的档案进行归类，发向不同的去处，并且这个过程要学生能够进行实时的定位，便于确保档案的安全，这就需要对每个人的档案单独用一份信息化的数据便于管理。而当前的管理模式并不能有效地处理这些信息，档案中出现的问题也不能大概率地避免，对于一些潜在的问题也不能及时地发现，意识如果不跟上，对于档案管理的科学发展会造成阻碍。
第二，在高职档案管理的工作中对人才重视程度不够。档案管理看似是一份广泛性的工作，不需要多强的专业知识和学历背景，对管理的人员也没有专业化的要求，在各大高职院校中，管理档案的工作人员大部分都不是专业的人才，也没有一个完整的管理结构，部分工作人员甚至都是以兼职的形式参与工作，管理人员的不专业化只是一部分，在实际的业务过程中，对于档案管理的流程也没有体现专业化程度，工作人员并没有对档案管理的流程进行改善，甚至都没有对档案的数据进行系统化的归纳，觉得对于档案实时调用性要求也不高，相关流程就没有花心思进行优化。在高职院校数据库的不断更新，学生群体的不断扩大，对于档案管理的要求也越来越高，对于档案的管理和归纳都有更多的要求，比如说要求档案进行查找的时候，要查到某一年或者几年学生档案的明细，并且要按照不同的专业不同的学院进行排序。人才的缺失势必会让这项工作的数字化模式变得更低，也对档案数据管理和编辑工作带来了消极影响。
第三，没有建立完整的档案管理制度。高职对档案管理模式的落后，不仅仅是档案统计工作的封闭性，还有一部分是档案在归档时的制度不够完善，在对不同专业的学生档案进行整理的时候，在基础的对数据统计阶段需要将不同部门之间打通，需要获取多个部门的授权，然后才能获取各个专业的档案信息，这个阶段完成之后，才能对相关的档案信息进行录入、整理、分类，这项工作看似只是简单的录入整理，如果没有使用数字化的信息处理工具和方法，就会浪费大量的人力和物力，并且这个过程是复杂且冗长的，还容易出现数据上的错误，但是这种错误涉及到学生的个人信息，不允许出错。所以建立完善的档案管理制度，强化信息化的建设和使用，能够对档案的管理起到一个积极的作用，对档案管理的时间和成本都会减少，对于学生档案信息的后期维护也会节省大量的时间，不仅可以提高工作效率，也对档案管理后面的不断优化，模式的不断改进都有一定的促进作用[4]。
第四，对电子档案的管理过程保护不够。信息化时代下，电子档案越来越多，对于管理的质量和安全性能上面都提供了较高的要求，不仅仅是要加强对储存电子档案系统的保护，更要不断提高档案管理的信息化水准，要让档案管理过程越来越流畅，体系越来越完善，并且在信息的处理上面能有更好的发展，部分高职院校在档案管理过程中对电子档案的保护力度不高，市面上会出现学生信息的泄露，经常接到一些陌生的电话，对方却了解到学生的全部个人信息，所以在工作人员对学生档案信息进行统计的时候，要以安全性至上，线上汇总学生相关信息的时候要注意部分信息可以隐藏，在相关部门发送学生信息的时候，注意保密性，必要时可以通过移动硬盘进行存储，通过这种方式可以显著减少学生信息的公开纰漏，降低曝光度，也可以保护学生的信息，减少学生被骗的可能。
2档案信息数字化下高职档案管理模式的优化途径
2.1对档案管理工作进行大力的宣传
档案信息数字化下，高职要不断地推陈出新，将思想观念向新时代的管理方向走，要从全面并且客观的角度意识到信息化管理模式已经成为一种必然，对于目前档案的管理工作要不断的反思，不断地去发现问题，总结原因，不断地改善，要最大化地利用数字化模式进行解决问题。同时要加大宣传力度，不断地进行行为上的监控，通过校园的网站、部门老师的培训、校园内张贴大字报等多种方式进行宣传，强调各部门的工作职责不只是做好自己分内的工作，更要总结其余各部门的工作进行反思，让档案的管理过程更加得流畅，数字化的运用更加的深入，宣传之后要进行实时的监督，定期开展检查模式，比如说，组织相关的人员进行使用，对档案信息进行抽查，以此来发现其中的问题，组成各个小组对档案管理的智能化、查询功能的完善进行检验，然后进行打分，综合评价档案管理系统已有的优点和存在的不足，也可以结合小组给出的意见进行调整，在这不断地磨合当中，对档案的信息化管理会越来越流畅，并且能够对发现的问题及时作出回应。
2.2加强人才培养，重视档案管理专业能力的提升
档案管理的人才应该重视起来，不能只是会收集整理数据信息等工作，更要注重对知识能力的要求，档案管理的数字化需要这些能力，对部分基础统计数据的工作可以交给兼职人员进行操作，但是对于整个档案管理的大方向，应该要重视对信息智能处理能力的培养，对于一些数据分析软件，比如mysql、python等工具可以运用起来，要倡导相关工作人员进行学习，要不断地进行突破。同时建立完善的考核制度，有奖有罚，对于只是局限于当前工作的人员，不愿意为档案管理的优化做进一步努力的人员，应该实行一定的惩罚制度，并且纳入每个月的绩效考核当中，对于表现优异者，应该给予一定的奖励，比如说绩效奖金、提供学习的机会等。另一方面，学校应该组织工作人员到其他院校进行走访和学习，观察其他院校的用人制度和管理方式，多听、多思考、多优化，相信能在不断地尝试中让数字化更加的明显。学校也可以邀请优秀的档案专家来进行指导，帮助解决本校档案管理存在的问题，对内部人员的培训也应该跟上，老员工要进行学习，同时对新员工也要积极进行指导，共同进步。
2.3对学生档案的管理实行监督机制
数字档案的建设和管理过程中，需要各个部门的协同处理，由部门负责人将各个部门串联起来，在实际进行操作的过程中，要强化各个部门和人员之间的合作意识，对于电子档案的整理和归纳要及时地进行反馈，部门之间的信息传递要畅通无阻，要对自己的责任有明确的认识，对于这个过程中档案的保存，以及对档案的部分信息进行归类，要以方便查看为目的，还有如何将档案信息更加的书面化，便于观看，也便于查找，这些都是在整理数据过程中需要格外注意的地方，如果有误，涉及到的都是上万条的数据，损失的时间和人力成本都是非常巨大的。所以对这个过程要进行实时的监督，定期抽查，部门负责人应该对每个人的职责有明确的划分，对于考核的关键点要一一列出来，并且要严格要求下属按照制度执行，数字化化对管理过程进行监督并不困难，比如说在某个节点设置关键信息错误的提示，操作到某个不允许操作的地方，系统进行警告处理，所有在这个过程中出现有误的地方，系统后台都会有反应，这种方式就能实时的监控档案管理的过程，并且能够对后面出现问题的地方进行复盘。
2.4健全档案数据库，推广档案软件的使用
对学生成绩的管理，不要只是对学生成绩进行录入和存档，应该采用相关的技术软件对信息进行数字化处理，要满足学生日常对于成绩查询的动态化和实时化的要求，利用软件对学生成绩进行管理，然后对成绩进行检查，对于毕业信息的管理，相关人员要做好审核工作，对毕业信息要进行准确的校验。同时相關技术人员要利用互联网技术对档案系统进行不断的研发和升级，对服务器上传的信息进行分层次管理，档案的管理者可以通过特定的账号进行访问，而学生用户，需要先注册个人账号，填写在下相关的所有基本信息，由后台的管理人员审核之后才能进行访问，并且对于不同的IP登录要有相应的风险提示，软件的内容展示，要包括基本信息、所得荣誉和在校活动、毕业的去向等板块，学生在校期间表现良好，成绩突出，或者在校期间积极入党的情况，对于学生系统的档案也应该进行修改，要不断对内容数据库进行完善，对软件的开发团队要提出更高的要求，系统软件在流程上、操作上、视觉上等都应该不断地进行修改，不断地完善，这个过程要不断地进行操作，结合多方面的意见进行优化，还可以进行多校联用系统软件，针对不同的学生群体进行系统的升级。
3结语
通过对档案管理模式的分析，以及对以后档案管理优化途径的以下建议，相信当前档案管理过程中存在的一些问题会在不断优化的过程中得到解决，对于档案管理的信息和系统化流程，也会在不断适应的过程中变得更加流畅。大力开展高职档案管理系统的创新，便于以后学生填写个人信息，日常对于个人档案进行完善更加的有条不紊，档案管理部门对于自己的职责更加的清晰，在工作中也可以加快沟通和工作的效率，对于学生档案管理工作的快速开展也可以更加的流程化，数据更加的数字化。不断地对管理模式进行升级，要求更方便、快捷的对档案进行管理。
参考文献
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[3]孙云萍.大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索[J].城建档案，2016(6)：12-14.
[4]李玲.大数据管理视域下高校大学生学术诚信档案建设研究[J].湖北开放职业学院学报，2020，33(12)：62-63+82.
(责编：陈静姝)
作者：徐辉
摘要：随着信息时代的到来，越来越多的行业当中有很多数字化信息的生成，信息网络安全的问题逐渐受到人们的关注，数字化档案信息具有诸多优点，但是信息安全的问题同样不容忽视。电子档案存储虽然是一种较为便利实用的信息存储方式，但是介质不稳定性、人员的安全意识不强、病毒破坏、黑客入侵等很多因素，都会直接威胁到数字信息的安全，甚至还会给企业或者个人造成诸多损失。因此，如何保障数字化档案信息的安全值得商讨。
关键词：数字化;档案信息安全;信息安全技术;网络维护;安全意识
一、数字化信息档案的作用
(一)提升档案信息的存储稳定性
技术的不断进步使得很多信息和档案的存储方式逐渐更新，信息管理和应用逐渐从纸质版向电子版过渡，数字化的信息档案管理已经逐渐成为了档案管理的主要内容。与传统的纸质档案存储方式比较，数字化的信息档案管理方式具有信息准确度高，编辑携带了信息共享的问题，还能够实现信息的批量化处理，大量的数据信息仅仅通过一个较小的信息存储设备就能够实现快速的传输和存储，给信息管理和使用带来诸多便利。电子化的信息存储和管理方式还有助于提升信息管理和使用的质量，主要表现为档案信息不混乱、不缺失，个人和社会团体的档案在长时间保存的情况下，也能够随时实现信息提取和维护，既有助于提升工作效率，又能够便于信息的使用和长期的管理。
(二)有利于搭建完善档案安全管理体系
单位档案资源种类丰富、数量众多，需要进行批量和准确的管理，传统的纸质档案在维护和保存方面存在诸多不便。纸质档案的安全管理工作落实存在一定的难度，运用数字化的档案管理和存储模式，能够更加明确的对相关人员进行管理，使更多的信息档案管理人员严格执行《档案法》当中的规定，使信息管理工作形成良性循环。信息化的档案管理模式也有助于故意篡改档案的现象，进而使信息的准确性得到保证。
二、互联网时代做好档案信息安全保障工作的现实意义
(一)有利于充分发挥档案信息的实际作用
档案信息安全保障工作是对单位各类档案进行安全管理的一项工作，直接关系到单位的信息安全和根本利益。信息安全保障工作的执行有助于使企业的重要机密得以保存，避免大量的信息外流导致的损失。互联网发达的时代，很多工作虽然使用互联网进行操作，但是随着而来的是大量的信息安全管理工作，不断提升信息安全管理的质量，有助于减轻信息管理人员的工作压力。现在的企业，如果信息安全得不到保障，不仅会影响到信息的正常使用，还可能导致企业出现侵权，进而使企业被其他的单位和个人追究法律责任，影响企业的名誉和信息的使用。
(二)有助于建立完善的企业网络信息安全体系
信息技术不仅可以存储和运用信息，还可以对信息进行安全管理，例如：很多信息安全软件以及平台的运用，就能够起到保证信息安全的作用。企业建立完善的数字化信息安全管理制度，有助于提升企业信息安全管理质量，例如：可以运用安全软件以及密钥等管理方式对人员的运用信息的行为进行约束，根据人员的职务给予合适范围的权限，进而帮助企业更好地维护信息的安全。
三、互联网时代档案信息安全保障工作的对策
(一)制定严格的档案文件安全管理制度
檔案文件的安全直接关系到企业的健康和安全发展，信息安全属于企业发展中需要重点关注的内容，要想落实好企业的信息安全管理工作，首选需要制定完善的信息安全管理制度。例如：对重点人员进行培训，对信息安全和数字化档案的管理工作内容进行规定，并且落实责任到人。对信息的使用以及安全维护方面进行严格管理和规定，使整个企业当中的档案使用和管理工作能够有章可循。
(二)加强对涉密计算机与设备的管理
信息化的时代当中，计算机是数字化档案使用和管理的主要载体，做好计算机的管理工作对于维护档案的安全具有至关重要的作用。信息主要在计算机当中进行存储，为了进一步提升档案管理质量，必须要强化对涉密计算机以及设备的管理。例如;实施计算机信息存储内容的登记制度，可以将固定的信息保存在固定的计算机当中，也就是说，制定每台计算机内贮存的信息内容，在进行管理时，能够有针对性的对计算机一级信息安全进行管理。同样，也有助于实现专人专机管理的目标。同时，要建立保密技术检查服务机制，定期或者不定期的进行整个企业的计算机安全检查，主要目的是能够技术的发展安全漏洞，并且进行及时的处理。信息输出设备的安全性同样需要加以关注，例如;可以运用云加密技术、数字加密技术、数字水印技术等手段对计算机硬件或者软件内的信息进行安全处理，防止信息被盗用或者非出现泄漏和非法篡改。
(三)打造专业化的档案信息安全保障人才队伍
新的时代当中，每个企业当中涉及到的信息量都较大，包括各种各样的信息，按照信息的保密级别的不同也会分成不同的类别或者等级。很多企业逐渐组建自己内部的信息安全管理队伍，这样能够积极运用专业的人才对企业内部的信息进行安全管理，能够更加有效的防止“黑客”以及其他病毒程序的入侵。信息安全技术的使用也同样离不开专业人员的技术和专业知识给予的支撑。专业的安全管理人员还能够为企业提供专业的信息安全管理知识，特别是可以通过组织信息安全讲座和培训等活动，提高整个企业当中的所有员工的信息安全意识。对于提升企业内部人员的信息使用安全意识和信息安全事件的处置能力具有积极作用。
(四)完善档案信息安全保障工作机制
档案信息安全保障工作，离不开完善档案信息安全保障工作机制。企业可以从档案文件管理、档案文件使用环境以及泄密事故查处等多个方面进行工作的安排。在档案文件管理领域，首先需要为信息的存储搭建一个安全的平台，将信息存储在安全质量较高的环境当中。在档案文件使用当中，制定切实可行的信息安全管理措施，不断规范内部人员之间的信息流动行为。在泄密事故查处领域，首先需要做到具体人员负责制，发生泄密事件时，第一时间查明信息泄露的主要途径以及信息管理负责人，对具体的责任人进行针对性的处罚。同时，还需要建立健全信息安全事故上报制度，发现可疑或者已经出现信息泄露时，需要第一时间向企业的安全主管部门以及安全管理工作人员上报，一边积极采取针对性的补救措施，避免扩大影响。
(五)探索数据信息安全新举措。
当前数字化档案信息应用过程中，危险因素也逐渐多样化和复杂化，同时，数字档案信息的安全保障工作的相关技术也逐渐成熟，维护信息安全的方式也逐渐朝着多元化的方向发展。要真正地提升数字化档案信息的安全性，还需要不断开发出新技术和新方法，不断提升信息安全防护水平。比如，可以通过采用数据加密的策略，信息加密可以将信息转换成密码或者设置访问权限，防止外界非法用户轻易的进入信息存储空间。此外，还可以通过有效的数据备份和系统备份，应对信息存储设施的突发故障造成信息丢失的问题。例如：可以将高度保密的信息转换成密码，只有通过特殊的设施或者账号才能够正常查看信息，有助于避免信息泄露造成的重要信息被篡改等严重问题。在企业的文件或者对外的内容加工当中，运用水印、公司标志等特殊处理方式将文件进行加工，就能够有效避免企业的文件被盗用等风险。
总结
计算机技术的快速发展为数字化档案管理工作提供了技术支撑的同时，也对数字化档案信息管理工作提供了新的挑战。企业必须切实重视信息安全管理工作，必须从技术手段层面、管理层面进行优化，不断提高企业的信息安全管理质量，维护信息安全。
参考文献
[1]和炜.保障数字化档案信息安全的措施[J].办公室业务，2021(18)：112-113.
[2]武凤莉.互联网时代档案信息的安全保障措施探析[J].黑龙江档案，2021(04)：346-347.
作者：王世香
摘要：数字化档案信息管理提高了管理水平，促进了档案管理工作向着服务型和科学化的方向转变，就是在管理内容中也做出了真实与客观性的保障。但是在有利的影响作用下，也具有不利因素的制约，主要表现在安全性问题中，在环境因素、社会因素和技术因素中，我国的档案管理工作出现了较多安全隐患，威胁了个人、企业和社会的发展。文章中针对这些问题进行了优化体系措施分析。
关键词：档案管理数字化安全体系信息安全措施分析
在传统的档案管理工作中，纸质类文件管理存在一定的安全问题，主要是由于纸质类文件在保管中容易发生丢失和擅自调用等现象，不符合现代化标准的建设原则，另外，就是在虫蛀和腐蚀的环境中造成了是安全使用隐患。通过计算机信息化和数字化技术的应用，改变了以往档案管理储存、调用和管理的形式，通过软件和用户名的使用，保证了信息资料的安全使用性，但是这种技术应用中也存在一定的技术风险，下面进行具体的分析：
一、数字化档案建设的安全影响因素分析
(一)环境因素
在现代化的档案管理应用中，通过电子档案和纸质类档案的双重管理，保证了档案信息资料的客观性与完整性，是现代化规范管理的重要体现。那么在环境的影响中，分别在这两方面造成了不同程度的破坏。在纸质类文件的影响中，主要是由于长时间的摆放，空气中的水分、细菌和蛀虫等对文件的破坏。而在电子文件的破坏中，主要是通过计算机硬件的影响间接破坏的，如在潮湿、高温和强光的照射中，硬件系统很容易发生性能上的改变，进而在计算机的操作中无法解读光盘等，造成档案信息的丢失。
(二)社会因素
档案管理工作的安全性在社会中遭到破坏具有不可抗力和可抗力两种。不可抗力主要表现在战争和地质灾害中，影响了档案管理设施和传输渠道。在可抗力因素中主要是工作人员的影响，特别是在计算机信息化建设使用中，一些不法分子为了暂时的利益，通过经济和政治类档案资料的偷取，对国家和企业造成了严重的损害，主要表现为计算机黑客在软件系统中的攻击，在档案管理中心，一旦重要的信息泄露，将会严重的威胁我国的稳定建设，可见社会因素的影响严重性。
(三)技术因素
当前的计算机电子信息技术发展的速度较快，虽然在档案管理系统中进行了安全预防工作，但是相对应的预防措施技术的提高也就刺激了破坏性技术的不断突破，那么在技术维护中，就要针对使用现状与科技的发展趋势，进行科技的不断提高，通过计算机安全系统补丁的应用，完善安全系统，与时俱进，在电子产品的不断更新中，较快安全保障体系的处理工作。
二、数字化档案信息的安全保障体系的措施分析
(一)完善档案数字化建设中的信息安全法律法规
1.加强档案管理基层工作中的法律宣传。在较多建设单位中，工作人员与管理人员只是一味的关注经济效益的增长，人力资源建设和科学技术的提高等，而对档案管理工作忽视较多，更没有制定相关的管理制度，在法律知识的普及中存在一定的缺陷，就是档案管理工作人员都没有基本的法律使用与管理意识，更不用说子啊企业其他基层人员的使用问题上了。因此在法律知识的宣传中，可以以部门和领导层为单位，逐级加强档案管理合法性的使用规范。
2.完善档案数字化与信息化的安全法律法规建设。在我国档案信息化和数字化的起步时间较晚，那么在相关法律规章制度就不是十分的健全，需要根据设计的工作内容，对日常工作中出现的安全性问题进行总结，并建立具有引导性和前瞻性的制度与条例，通过一段时间的适用，并修改和起草后进行法律规定的形成，进而促进了信息化和数字化档案管理工作中的安全性系统构建。
(二)健全档案数字化建设中的信息安全管理体系
1.提高档案管理共组人员的素质。在较多的档案管理安全问题中，档案管理人员是主要的始作俑者，因此，在今后的安全保障系统的建设中，要进行管理人员的综合素质培养。在专业技术操作中，规范统一的操作流程，并在工作中落实责任制的划分，并建立激励机制，促进工作人员在积极、负责的环境中从事管理工作。在思想道德中，应逐渐加强企业的政工工作，对档案管理工作人员进行定期的培训，在集体的活动参与中提高集体的凝聚力，并规范化个人的从业价值。
2.在档案管理工作中应该建立健全档案信息安全管理体制，档案信息安全管理工作属于一项复杂的工程，需要在管理过程中制定明确的制度，做到双管齐下，以此保障档案信息的安全效益。数字档案信息被建立后在管理过程中很容易损坏，在安全管理过程中应该明确各方面的建设主体，规定各级部门的具体权责，在数字化档案使用过程中严格控制审批、查询和通信等流程，做到不仅保障数字信息档案的安全性，也能够发挥数字档案的优越性。
3.在档案数字化建设中提高档案数字化建设中的信息安全保障技术。首先构筑信息安全防火墙，通过物理安全防范、软硬件保护等方式避免档案信息受到外来攻击，制定完善的档案信息管理规范，提高物理层面的安全性能。加强访问、目录级别等方面的控制，通过限制访问等方式提高控制力度。通过监控、审核和备份等保护措施，避免各种外力或者人为因素对信息系统的破坏。对档案数据信息进行必要的特殊处理。
三、结语
档案管理安全性建设是现阶段的管理重点，这不仅仅关乎于个人的信息安全性，就是在企业的长远规划建设中，国家的军事与国防的安全性规划中，都具有十分重要的应用地位。特别是在近些年的信息化与数字化的管理应用中，工作人员在提高先进技术使用的同时，也要掌握全面的安全系统的基本操作，熟识相关的法律规定，利用法律力量和科技利用进行安全系统的维护。
参考文献：
[1]许雯.档案数字化建设信息安全保障策略研究[J].卷宗，2014，(04).
[2]刘振保.数字化档案的信息安全问题及管理策略[J].今日湖北，2014，(10).
(作者单位：黑龙江省重竞技运动管理中心)
高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。随着信息化时代的到来，档案管理工作的内涵发生了深刻的变化。档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，档案信息的收集、管理、开发和利用的方式发生了根本性的变化，档案信息的数字化和档案工作的网络化已成为档案管理现代化的重要发展方向。
一、高校档案管理信息化的内涵及其重要性
档案管理信息化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享，为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务。高校档案信息化，就是在知识经济社会里，各高校运用先进的管理理念及信息技术，以现代化基础设施为支撑点，以档案信息资源为管理核心，以实现档案信息资源的开发、利用和共享为目标的智能管理过程。
高校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是一个动态的发展过程，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，实现资源共享，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。
二、当前高校档案信息化建设中存在的主要问题 1.资金投入严重不足
信息基础设备和网络通讯设施配置是整个档案信息化工作顺利开展的首要基础。要解决信息资源开发中面临的信息安全、信息共享、信息存储问题，需要配置安全性能高、稳定性强的大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁盘阵列、光盘库、缩微影像数字化设备等，这些设备价格昂贵，需要巨大的资金投入。学校每年办公经费十分紧张，无法满足档案馆购置大量信息基础设备的需要，资金不足已经成为制约档案信息化建设工作发展的最大问题。 2.认识不到位，思想观念落后
高校内部分单位、部门档案分管领导、兼职档案员对档案信息化建设工作的重视程度不够，没有正确认识到档案信息化与本单位本部门日常工作之间的联系，认为档案信息化是档案馆自己的事，与己无关，每年只需按部就班做好纸质文件材料的归档工作就可以了，表现在对本单位形成的电子档案监管不力，导致疏于管理、电子档案流失严重等诸多不良后果，直接影响到学校档案信息化建设进程。
3.档案从业人员素质无法完全适应信息技术的发展需求
部分档案人员素质无法完全适应信息技术的发展。随着计算机技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备的应用，新载体形式的档案资源将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化深刻影响着档案人员知识结构的变化，对档案人员素质提出了更高的要求。
4.档案信息化标准建设滞后，电子文件归档困难
档案信息化工作的基本任务是实现档案数字化信息的完整生成、便捷传递、永久保存、利用共享及其全过程安全管理。与传统档案管理相比，档案信息化建设的显著特点是具有极强的相关性，如档案信息的传输、流转、共享必然涉及诸多相关主体及其相互间的关联;电子文件归档管理更使档案管理系统与办公系统、各种计算机辅助设计系统等的关联度明显提高。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要标准化和规范化。但从现状看，我国档案信息化工作中的标准化建设严重滞后于实践发展，其系统性、配套性，不能完全满足当前档案信息化工作的实际需要。
5.数字档案信息资源开发利用率低
由于经费有限，馆藏档案数字化程度较低，经数字化扫描加工处理的档案仅占馆藏档案极少比重，加之电子文件归档管理工作一时难以大规模推进，可供利用的档案电子信息资源少之又少，无法满足学校与社会对档案信息资源的需要。
三、高校档案管理数字化、信息化的对策 1.加大资金投入力度，优化信息设施配置
高校每年应当设立档案信息化专项经费，为学校档案信息化建设发展提供资金保障。学校相关职能部门应加大对档案事业一般经费的预算，力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费，尤其是列入学校信息化建设总体规划，以获得更多资金支持。同时档案馆也应妥善高效地使用来之不易的专项经费，在选购信息化相关设备时尽量让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新设备时，要根据本馆信息化建设需求和支付能力合理购置适合的、性价比最优的信息设施;另一方面也要提高旧设备利用率，节约利用资源，将部分淘汰的仍可正常运行的旧机器用于档案目录的信息录入等，这样不仅可以充分利用现有的旧机器，也可将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上。
2.根据学校实际情况，加快推进档案信息化相关标准规范的出台
档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化工作的基础与前提，是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。各高校档案馆必须根据国家业已出台的相关标准，结合自身的实际情况，制定出各种规章制度和信息化标准。对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理，并负责指导实施。各种标准规范与管理制度要在充分调查研究的基础上产生，要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强，从而形成约束机制，使所有人员都感到责任重大，自觉履行职责，遵守制度，把本职工作做好。档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的权威性。
3.与电子校务系统进行信息资源合作共建，加快推进电子文件归档管理工作
电子文件的归档与管理是电子校务建设的重要内容和基础性工作，也是未来高校档案信息资源开发与利用的工作重点，对促进高校档案信息化具有十分重要的意义。随着各高校校园办公自动化统一平台系统和数字校园的陆续投入运行，电子文件的归档管理必将提上工作日程。高校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效的对策与措施，促进电子文件归档管理工作与电子校务系统平台的尽快接轨，抓住机遇依托电子校务平台推进高校档案信息化进程。
4.提高信息安全意识，确保档案信息利用安全
在进行档案信息资源开发与利用时必然会涉及多方面的信息安全问题。首先，我们应重视档案信息内容的安全。凡是涉及国家安全、单位机密、个人隐私等内容的档案，必须保密，防止失密、泄密的发生。其次，必须保障网络服务器和数据库安全。使用安全级别较高的操作系统，及时进行系统漏洞、补丁升级，并对数据库进行定期多重备份、异地备份，维护好数据库事务日志，实行严格的用户身份认证、访问权限控制等安全措施，避免由于系统故障或人为破坏造成信息丢失。再次，提高档案信息网络安全意识。在网络中流转的档案信息存在更多的安全隐患，档案部门要未雨绸缪，防患于未然，在信息安全防护方面，除了对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件、网络安全检测、用户身份认证、数据加密技术等进行综合运用之外，还要不断跟进了解新的安全防护技术，以应对不断出现的新情况、新问题。最后，档案部门要不断进行信息的保密、安全教育，制定切实可行的信息保密制度和管理制度，提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。
5.加强人员培训，提高档案工作人员信息化管理与利用水平
随着档案信息化工作的深入开展，在传统档案的收集、管理与利用环节均将发生根本性变化。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案从业人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，在知识和技能上都要有显著的提高。为了适应信息时代对数字档案管理的需要，档案工作者要牢固树立档案信息意识、服务意识，主动成为档案信息资源的管理者、组织者、传播者和信息利用的导航人。档案馆要大力加强人员培训，提高档案工作人员的综合素质，使他们有机会学习并掌握计算机网络技术、信息技术等相关学科知识，提升他们信息的鉴别、筛选能力，以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。档案工作人员也必须不断努力，千方百计提高自身综合能力，尽快适应档案现代化管理发展的需要。
6.畅通档案信息服务渠道，提高资源利用率
加强网络设施建设，建立电子阅览室，利用网络终端、多媒体、触摸屏等现代技术，使档案利用者享受到方便、快捷、直观的服务是档案馆发展的必由之路。故应努力实现服务手段的多样化，应充分利用计算机和网络技术，建立完备的档案数据库、局域网，充分发挥和拓展现有档案馆网站的作用，使档案馆网站真正成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，实行新信息上网发布;提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。
7.加强校际间的交流学习，缩短与他校的差距
目前国内各高校档案馆信息化发展水平不均衡，有的已经实现了完全的数字档案管理，有的还处于信息化建设的初始阶段。正是这种水平上的差距，要求各高校档案部门之间应采取多种途径开展交流学习，在技术共享基础上加快档案信息化建设经验要素、技术要素等诸多方面的交流学习，发挥先进档案馆的示范带头作用，缩短高校之间的差距。
高校档案是高校最重要、最鲜活、最有权威性的知识资源。随着高校自身发展的需要，高校越来越重视档案信息的管理工作，档案工作者也必须强化信息意识和信息观念，把信息的开发与利用作为今后的重点任务来抓，变静态档案信息为动态档案信息，积极寻求新形势下高校档案信息开发的新方式、新办法，努力创造条件，搭建档案信息化平台，为尽快适应信息时代的步伐奠定基石。
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为适应网络、通讯和多媒体技术迅猛发展的新世纪信息化建设需要，目前各地档案馆都在积极引用计算机技术和网络技术开发档案信息资源，进行档案信息化建设。档案信息化和网络化已成为档案工作必然的发展方向。
而档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。
一、档案数字信息资源建设的主要内容及信息获取方式：
档案数字信息资源建设主要指馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收，它的主要形式有馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。其信息资源的获取渠道与方式主要有：
1、现有馆藏各种传统介质档案的数字化。主要是通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将馆藏纸质、声像、缩微胶片等各种传统介质档案通过计算机著录、扫描仪扫描或数码相机拍摄等方式进行数字化处理，并将数字信息整合到相应的档案信息数据库中，实现数字化档案资源在网上的发布和传递。
2、收集和接收应归档的各种形式的电子文件及其元数据。主要有两种移交接收形式，一种是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件通过网络直接传输到档案馆，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆;另一种是介质移交接收，即将电子文件存储在一定的介质上，再移交给档案馆。
3、采集有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容，它可以通过网络在线采集网上现有的各种信息资源库，也可以根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。
4、下载互联网上其他具有档案价值的信息。互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是档案馆数字信息资源建设采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等，将有档案价值的网络信息下载到本地，经过整理、组织、加工可成为本地的现实资源。
二、档案数字信息资源建设应注意的几个问题
1、档案数字信息资源建设应切合实际，科学规划
近年来随着国民经济的发展进步，档案部门也正逐步改变过去那种封闭、落后的状态，然而，地区差别、行业差别乃至上级领导重视程度的差异，使得不同档案馆在资源、条件与基础等方面仍然存在着较大差异。而档案数字信息资源建设又是一项需要运用各种先进技术、投资多、开发周期长的系统工程。如果脱离实际盲目跟风、追多求全，不仅容易造成极大的浪费，还有可能产生事倍功半的效果。因此，在规划档案数字信息资源的建设时应首先进行全面的调研，如：档案馆和文件生成部门的现代化管理水平、计算机及网络普及程度、办公自动化状况、资金与设备条件，归档人员及档案工作者的业务素质与技术水准，新进档案及馆藏档案概况、特点等等。在广泛调查、系统分析、深入研究的基础上，结合自身实际、社会需求、本地区或本单位的需要，按“统筹规划、分步实施、突出重点、资源共享”的原则进行档案信息资源建设的规划和部署，并注意将分步实施和远期规划有机地结合起来。有条件的，可将重点放在中、长远规划上，以尽量减少重复投资所造成的浪费;而条件差点的档案馆，可按轻重缓急采取分步进行、逐步完善的办法，并按规划有计划有步骤的实施和检查各阶段的建设目标，争取以最小投入获得最大收益。
2、馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择
馆藏档案数字化是档案数字信息资源建设的一个重要组成部分，也是影响档案资源信息化和档案信息开发、利用的重要因素。仅就信息资源建设来讲，将馆藏档案全部进行数字化，对馆藏信息资源的丰富性和完整性无疑是有益的，但对目前大多数在资金、人力、技术、设备等资源都还相对薄弱、匮乏的档案部门来说，这将会大大增加档案馆的经济负担。因此，馆藏档案数字化要注重实效，要在鉴定的基础上优化选择。
一是分析馆藏，根据本馆实际馆藏情况确定数字化目标，鉴定出需要优先数字化的档案。如：以提高利用效率为目的，应以利用者需求为中心，总结、分析和研究信息时代个人、本单位及社会各界不同利用者利用档案的心理和需求，预测利用重点，从而选择出利用频率较高、用户需求量较大的档案优先数字化。这样不仅能提高利用效率，同时也可减少或避免对档案原件利用频繁所造成的磨损和破坏。如果以保护档案原件为主要目的，应首先保证那些存储载体易损或不稳定的档案原件以及稀有、珍贵的历史档案原件优先进行数字化，使其成为数字化的多媒体文件，以实现在计算机上检索、浏览和利用档案。这样就可以避免或大大减少对档案原件的使用，从而达到减少磨损、保护档案原件以及抢救档案信息内容、避免信息进一步丢失的目的。
二是分析数字化技术的难易程度，遵循先易后难的原则。由于馆藏数字化技术对不同物理形式的档案原件，其信息转换技术的要求和支持程度有所不同。因此，有些档案可能会因目前技术条件的制约难以进行数字化，或虽可进行数字化但无法达到满意的数字化效果。因此，数字化时应分析其数字化技术的难易程度，对那些目前技术上较难处理或处理效果达不到要求，或虽能达到要求，但相应付出的成本太高的档案，可暂缓进行数字化，因为数字技术的发展很快，待技术的发展能较容易的解决问题时，那时再做数字化可能较之现在会收到事半功倍的效果。
第三、由于档案绝大多数都是“孤本”，因此应分析馆藏资源，挖掘本馆精华，选择本馆独有的、具有资源优势的专题和项目，打造品牌特色，开发、建设特色数字化档案信息资源系统，实现网上各档案馆档案信息资源优势互补和馆际资源共享，从而避免重复建设，保证馆藏数字化建设的效益。
第四，档案作为原始的历史记录，是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的各种原始记录，记载着许多重要的秘密。档案信息数字化后，一般都会在网上传播利用，因此，涉密档案信息的安全与保密问题也是档案信息数字化时应重视和关注的问题。
3、电子文件的收集刻不容缓
办公自动化的开展，产生了大量的电子文件，电子文件是档案数字资源的重要来源和组成部分，然而目前电子文件的收集归档仍是制约档案数字信息资源建设的瓶颈，各单位的电子文件大部分还处于无序状态，而电子文件信息与载体的可分离性、信息易更改、安全性差的特点，决定了电子文件如果不及时做好收集、积累和归档工作，随着时间的推移，将会有越来越多的电子文件散落、丢失，同时文件的原始性、真实性和完整性也难以保证。因此，电子文件的收集与归档刻不容缓。
首先充分研究电子文件的形成规律，加快制订电子文件的管理标准。由于电子文件在记录方式、载体形式等方面与纸质文件不同，使得电子档案在管理内容、管理方式和方法上也与传统档案有所区别。因此，必须根据电子文件的特点和特性，加快制定相应的收集、鉴定、登记、归档、安全等管理标准，为电子文件的标准化、规范化管理提供依据和保障。
其次、努力争取领导支持，主动介入本系统、本单位办公自动化建设，争取把电子文件归档与管理功能设置作为单位审批办公自动化项目的内容之一，通过技术支持与制度建设，建立起完善的电子文件归档机制。积极研究开发并推广应用文档一体化的电子档案管理系统，做好与本单位办公自动化及各类数据库系统的有效衔接。依托数据交换平台，多层面、多门类采集需要长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子信息。
第三、做好各类现行电子文件的收集积累工作。对于必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种现行电子文件，无论是文本、图形、表格文件，还是影像、声音、多媒体等文件;也无论是草稿性或辅助性文件，还是在网上呈批后成为定稿的或正式的电子文件，只要有保存价值，就应及时归档。避免一方面是已生成的电子文件无法归档而流失，另一方面日后档案馆再花费大量的人力物力去重新扫描、著录等重复劳动，更重要的是防止有些信息(如有重要修改过程的草稿性文件等)一旦被覆盖就难以再恢复，从而造成不可挽回的损失。同时还应注意电子文件的相关背景信息及动态电子文件信息的收集积累，以保证电子文件的真实性、完整性和有效性。
4、做好网络信息的采集积累
因特网是一个包含众多信息格式、众多信息内容的信息混合体，是一个极具价值的信息源。与有着信息质量控制机制的传统信息发布和传播模式相比，自由、开放的因特网为用户提供了更为方便、更加快捷和更为广泛的信息获取渠道。因此，下载网络上有价值的信息也是获取数字信息资源的重要渠道。但是网站成千上万，网络信息浩如烟海，不可能也做不到全部都进行搜索和采集。而且，网络的自由与自发特性，使得网络信息的发布缺乏质量控制机制，虽有一些单位、机构落实专人进行控制，但大多数信息发布随意，从而导致网上信息来源复杂，信息资源良莠不齐，信息的真实性、可靠性得不到完全保证。
因此，网络信息的搜索和采集必须注意要有所选择，一是要把关注的重点放在那些能长期提供信息、而信息内容范围又较为稳定并能经常进行更新、维护的固定性网站，如政府机构、企事业单位、学术团体、网络公司等机构网站。相对于那些提供信息内容范围经常会发生变化或产生信息的随意性很大或随时都可能会消失的网站，如一些个人网站或正在试运行的网站等非固定性网站。这些出自机构的固定信息源，其信息的真实性与可靠性相对较高，信息的内容范围也比较稳定，因此更符合信息资源建设的标准和要求。
为了保证网络系统检索的速度与稳定性，网络系统中的信息需要定期删除，一般来说，因特网上网页的平均寿命只有几十天，一旦网页更新，以前的资料将逐次消失，失去的信息将难以恢复。网上信息这种易逝性的特点，大大增加了网络信息资源收集、积累的难度。因此，为了确保有保存价值的信息资源的安全，应有目的、有计划地进行搜集和保存相关的信息资料，如新闻报道、行业信息、统计数据等，及时将其中有档案价值的信息下载到本地，经过整理、组织，收入馆藏，从而确保信息资源的安全。
另外，网络信息资源的使用权与所有权问题也是网络信息资源采集时应特别注意的。关于如何利用网上数字信息资源方面，当前法律方面还无明确规定，所以对本单位以外的网站信息进行下载、归档时，有可能涉及到版权问题时，应尽量与网站所有单位协商，从而避免可能产生的侵权和纠纷。
参考文献：
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档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。
一、档案数字化的意义
1、档案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影(录音、录像)技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
2、档案数字化的主要内容
①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库;
②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库; ③档案专题信息的采集与建库。
3、档案数字化的主要作用
①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是电子文件归档与电子档案管理。
②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件;⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏;⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。 ③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享;⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案;⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
二、对档案数字化的思考
将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。
档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。
做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加;而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。 做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。
三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。 档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题;数字化档案信息安全、保密技术问题;数字化档案信息的访问形式与安全控制问题;数字化档案信息知识产权问题;数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。
档案数字化是档案管理过程中一场深刻的革命，在石化集团公司对各单位“广泛应用数字化、 网络 化技术，加快档案信息化建设步伐，建设数字化档案馆”的要求下，我馆作为试点单位，开始了建设数字档案馆的摸索。馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作，是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用，同时也为了保护档案原件，将现有档案进行数字化加工势在必行。
一、目前档案数字加工面临的问题
1、数字化对象数量庞大、类型多样
中原油田档案馆是油田档案资源的管理服务中心，伴随着油田的勘探开发和生产建设，形成了大量的档案资料。目前库藏纸质档案约230多万卷，录音录像档案14305盘，照片档案56116张，底图640087张，磁带60512盘，光盘1329张，档案数量以每年10多万卷的速度递增。如果把目前馆藏档案全部数字化，将是一项经年累月的浩大工程。
2、档案数字化效率问题
在数字化流程的各个环节，都需要进行质量控制，而这就需要大量的工作时间为保障。以纸质档案为例，陈旧发黄的油印文件与现行的打印文件相比，识别率明显要低很多，已损坏的文件还需要修复处理，甚至有些文件识别下来并不会比手工录入快。
3、部门之间的协调问题
馆藏档案数字化工作是一项需要投入大量人力、物力和财力的工程，不仅仅是档案信息部门的事情，还会涉及业务指导部门、档案保管部门等。争取分管领导的支持与协调，才是馆藏档案数字化工作得以顺利进行的保障。
二、馆藏档案数字化的实施
1、做好档案鉴定工作，突出重点
由于我馆保管的档案数量庞大，档案的价值也各有不同，所以不可能将全部档案数字化，既浪费有限的资金，又会增加档案部门的工作量。因此，要根据馆藏实际情况，先进行档案价值鉴定，筛选重要全宗，突出重点，有选择地对馆藏档案进行数字化。 第一，对档案馆中保存年代久远已濒临损坏的珍贵老档案进行数字化。第二，对具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的原件档案进行数字化。第三，对利用率高、需求量大的开放档案进行数字化。第四，针对主体服务对象，对具有油田特色的档案进行数字化。
2、细分档案数字化加工流程，严格控制精度
按照先公开后保密、先近期后 历史 的原则，分步开展数字化加工工作。以纸质档案为例，2000年以来的公文档案、数据库中未有的且利用率较高的勘探开发类档案、油田生产建设项目档案、局级科研档案进行全文录入。
①整理拆分：从档案管理员处填写《档案领取记录单》，并领取档案后，以件为单位拆除档案的装订线，区分出需扫描的档案材料。对档案进行整理，将其中夹杂的纸屑以及订书针等金属物全部去掉，对已破损的文件进行必要的修复，对于不清楚的文件资料在征得档案管理员的同意后进行素描，以保障扫描图像的质量。
在档案整理拆分过程中，对于破损的档案材料要做相应登记，在征得档案管理员的同意后，用透明胶从背面粘合。破损情况严重、无法粘合的，可用专用纸在背面托衬进行文件的修复;也可复印后扫描。
②档案扫描：档案经过整理后，将需要扫描的案卷交给档案扫描人员，纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式;纸张状况好的档案采用高速扫描方式以提高工作效率。
谈胜祥
近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛地展开，数字化的含义就是将传统档案、资料的目录和全文转换成计算机网络中的数据，这些数据包含了各种门类档案目录信息和全文信息。数字化产生的数据也就是数字化成果，是建立档案信息资源的基础工作，在这个基础上，档案信息资源才能得以深度开发和利用。
各级档案馆全面开展数字化工作产生的巨量数据，绝大部分是扫描电子文件，存在着长期有效保存的问题。扫描电子文件也是一种机读文件，必须依赖相应的软硬件设备。然而，计算机技术的飞速发展使得电子文件依赖的机读环境也在不断变化。如果没有一定的技术力量和信息管理机制的支撑，巨量数据将面临着技术风险和管理风险，随时有可能造成数据丢失或者数据报废。深刻认识这些风险并采取避难对策，才能真正保住投入了大量人力、物力的数字化成果。
一、脱机载体长久保存的技术风险
目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘作为数字化工程完成的交付物。由于数据量很大，交付的光盘数量也巨大，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录三套甚至四套备份盘，这对档案馆而言实际上增加了管理负担。因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是定期需要进行可读性检测，长期没有检测的光盘是不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘检测又是一件费时、费力的工作。
回顾档案信息化进程中的数据丢失案例，对于当前正在大规模进行数字化的档案馆是一个很好的风险警示。从过去的失败中获取经验教训，避免重蹈覆辙。
上世纪九十年代，上海一些区县档案馆开始了数字化扫描工作，采用了某一知名公司的软件和设备，投入了一定的人力、物力。最终这批扫描件基本废弃，因文件命名规则与数据库结构问题无法与后面开发的档案管理系统挂接，所以无法检索、利用。而原有的检索系统又存在一些缺陷，已经不适应新的计算机软硬件环境而不得不淘汰。
同时，上海一些企事业系统要求财会电算化的数据向档案室移交、归档。当时使用的是五英寸和三英寸软盘，这些存放财会电算化数据的软盘随着计算机设备和财务软件更新而全部淘汰，里面的数据也没有机会进行迁移。此外有的档案馆接收了统计部门或其他部门存放在软盘中的人口普查资料和其他业务数据，最终因为软盘的淘汰而造成数据全部丢失。之后存放在光盘或者磁光盘的移交数据也因为软件和硬件技术的升级而无法机读。这些案例一再说明了采用脱机载体长期保存数据会遇上技术风险，这种技术风险就是计算机软硬件发展的一个隔代不兼容性问题。
虽然在电子文件保存和光盘载体管理出台了一系列的标准，但是有一个无法回避的问题，档案馆开展数字化加工的档案其保管期限一般都在三十年以上，相应的扫描件如何通过脱机载体存放这么长期限是一个未知数。对于三十年以后的计算机设备是什么状况谁也无法预测，鉴于前三十年的发展过程，这些存放巨量信息的载体在三十年内被彻底淘汰是大概率事件。如果用静止的思维去制定电子文件载体保管措施，似乎像刻舟求剑?当然有不少人提出用迁移的方法解决技术更新带来的不兼容问题，但是否有人真正考量过迁移的成本和操作性。至少目前很多档案馆经过数字化后，一是迁移量很大，数据的增量都达到TB级别。二是数据结构和数据格式并不统一，这些数据相互之间都有一定的关联，例如目录信息与全文信息不在同一数据库中，而是通过标识符连接。再由于全文信息的格式很多，在原来生存的操作系统、数据库环境中实施数据从光盘或移动载体中导入到服务器与应用系统连接，有时难免出错。如果硬件设备完全更新、操作系统和数据库也同时升级更新，原数据可能要进行格式转换，迁移的出错风险也会更高。
因计算机技术发展引发的脱机载体的数据无效保存风险还只是一种技术风险，从现在很多领域的实际应用中，这种技术风险是可以避免的，但投入的成本也很高，需要思考的是这种高成本的数据保存方式是否适合目前各个综合性档案馆各自为阵的保管模式。
二、档案馆计算机机房及信息系统正常运行的管理风险 档案馆计算机机房的各项设备;包括应用服务器、数据服务器、数据备份设备、网络交换机、不间断电源、空调设备以及各类安全设施的正常运转，才能保障档案信息系统的正常运行。
随着数字化工作的快速推进，档案馆数据量的急剧增大，一方面档案查询效率不断提高，另一方面管理风险也不断增加。为了合理部署数据存储设备和安全因素，档案馆的信息资源的存放有在线、近线和离线三种方式，同时又不时有新增数据导入和离线数据导出。这种数据操作有的通过程序驱动相应设备自动完成，有的依靠机房管理人员手动操作。无论自动还是手动操作数据，在缺乏校验机制的情况下，数据出错的风险依然存在。
计算机机房的设备管理和数据管理，一是需要管理人员具备相应的技术能力，二是责任心，三是管理措施保障。
现行机房建设的维运安全措施一般都有替代功能，当某一设备发生故障，备用的设备就会接替运行。如果有的档案馆没有这种安全措施，服务器崩溃影响档案馆正常工作的风险是很高的，严重的可导致数据丢失。
虽然发生火灾、地震、或恐怖袭击等极端情况的概率很小，万一真的极端情况发生了，对目前一些档案馆也可能是致命的。尽管这些档案馆采用了异地备份，通过移动硬盘甚至光盘将所有的数据下载，并送至结对的档案馆存放，以备极端情况出现以后进行数据恢复。但是这些脱机数据并未经过有效性检测，也没有进行数据复原测试，这些数据能否复原还是个悬念。
更多的数据管理风险是在数据导入或通过应用系统写入或导出、删除的操作中出现了某些数据丢失和数据冗余，造成目录数据库和实体档案不能一一对应，长期操作错误的积累将导致档案利用的查全率和查准率下降，有一部分档案会因此查不到。
信息系统是档案馆所有应用软件系统的总和，其中主要的风险是能否选对软件公司。低质量的应用软件故障率很高，不仅会增加管理人员与软件公司交涉的精力，而且会影响整个档案局馆的工作。一旦合作的软件公司撤离或倒闭，应用软件系统得不到维护而可能导致废弃，更严重的是应用软件系统管理的数据由于加密等原因，使得后续的软件公司无法接手这些数据，造成大量全文数据的废弃。
三、建立风险应对机制和档案信息资源保管体系
建立风险应对机制是为了避免管理风险和技术风险，相比电子档案的保存，数字化产生的电子扫描件的保存要容易些。因为电子扫描件没有复杂的元数据羁绊，其数据的格式、应用系统的数据调用以及运行环境是可控的。档案馆在开展数字化工作之前就应该进行数据规划，确定数据长期保存和利用方式，对未来可能出现的技术风险进行评估。
1、建立数据规划及实施方案
事实上风险应对机制是建立在风险意识之上，也就是对风险具备一定的认知能力，在可预见的情况下制定排除危机的预案。数据规划就要考虑档案馆可能产生的数据总量，每年的增量，数据的访问量、数据的格式以及数据在线、近线和离线存放的规则。一些档案馆没有数据规划，配置的存储设备或离线存储的载体过于冗余，结果不仅是浪费，而且还可能产生以为多备份几套就会保险的心理，而疏于管理。没有数据规划对设备的配置也是盲目的，例如某一档案馆数据总量不足1TB，数字化开展后每年的增量也不超过1TB，数字化的数据除了磁带、移动硬盘、同时备份几套光盘之外，又配置了20TB的磁盘阵列，这显然很不合理。根据档案馆最大数据量测算，这个磁盘阵列可以用20年，且不说这个设备能否真的可以用20年，就磁盘阵列的价格下降速度几乎过二年就打对折的行情而言，浪费了大量的资金。相反大型网络数据库的使用、操作系统、WEB服务器、应用系统和硬件服务器的维护，都需要购买相应的服务，可能一些档案馆不太清楚，也没有购买相应的服务，一旦出现故障，服务器崩溃就不知所措。
数据规划的实施方案是对数据安全的一种操作规定，包括数据全备、增备、异地备份的操作要求和检测要求，使档案馆管理人员对数据安全能够完全自主掌控。目前一些档案馆的数据操作还不得不依赖外包公司的技术人员，档案馆的管理人员无法真正参与数据管理，这本身就是一个很大风险。
数据规划应依靠专业咨询公司帮助完成，其中包含了数据总量预测、数据存储方式、数据备份策略、数据安全防范措施、数据迁移方法和突发极端事件的应对预案。
2、采用技术手段进行事故报警
在以往发生服务器故障造成数据丢失的事件，并非缺少备份措施和管理制度。由于很多备份设备都是无人执守，自动执行备份时，难免发生错误，但由于种种原因管理人员并未发现备份数据出错，直到服务器出了故障，数据库重新安装，导入备份数据时才发现数据有问题，为时已晚。
计算机机房的正常运行，离不开弱电动力系统、空调系统、网络系统等基础设施。这些设施一旦出现故障就会影响应用服务器和数据服务器的正常工作，例如空调损坏，机房温度过高会烧毁服务器一些重要部件。将机房所有运行设备，包括数据备份都连上监管系统，只要一发生故障就报警，使管理人员及时赶来处理，避免造成更大的伤害。
3、研究顶层设计，突破档案信息资源长久保存的困境 全国各级档案馆开展的数字化工作产生的信息量是极其巨大，目前这种各自为阵的保管模式隐含了诸多风险。当前社会信息化已经到了大数据时代，各种相应的计算机技术和存储设备也是日新月异。如何利用这些新技术解决档案数字化产生的巨量数据长久保存问题，这更需要档案行政主管部门牵头研究的。在一定的行政区域中建立这么一个档案数据中心，将分散的资源、分散的投入集中在一起，通过强大的技术力量和优越的设备条件，使得现在产生的数字化成果得以有效保存。因为随着数据量的不断增加，一般档案馆越来越难以胜任巨量数据的保管。
在进行档案数字资源集约式管理的研究中，不仅要研究技术的实现方案，还要研究传统档案馆管理模式如何适应网络时代大数据管理模式。其中对于各级档案馆而言，要改变观念，需要以开放的心态共同完成档案信息资源体系的建设。
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