档案室标准

档案室标准（精选8篇）

档案室标准 篇1

一、各档案库的建筑及技术参数:

1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。

2、地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。

3、密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。

4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。

5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。

6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。

7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。

8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。

二、档案室的采光、通风要求

1、采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。

2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。

3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。

三、档案室温湿度要求

1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH 不大于60%RH，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意:温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。

2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。

3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。

4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。

四、档案室洁净度要求

1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。

2、开向室外的门窗宜设置纱门，纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。

3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。

五、档案室防雷接地要求

1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜:计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。

2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。

六、档案室电源要求

1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。

2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。

3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要敦变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。

4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。

七、档案库房要求

1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14℃~24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%~60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃，相对湿度应控制在35%~45%。

2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。

3、库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。

4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。

档案室标准 篇2

关键词：档案鉴定,价值,理论,标准,法规

随着我国档案管理的发展, 我国的档案鉴定理论和实践也都取得了一定的发展成就。下文中笔者将结合自己的工作经验, 主要从档案鉴定标准和档案法规以及档案标准化之间的关系入手, 对档案鉴定的有关内容进行分析。

一、档案鉴定价值与实践

(一) 世界上的大多数国家都对档案管理的有关内容进行了制度化的规定, 档案鉴定标准也是其中之一

档案鉴定标准不仅是鉴定工作的开展的前提和基础, 还是鉴定工工程的成果的重要保障。国确立鉴定标准, 不仅能够有效的促进和推动有关法律法规的发展, 还能够对具有社会意义和价值的档案进行规范化和标准化的管理和保存。

我国的档案管理的相关法规也对该问题进行了较为详细的阐述, 不仅对应该立卷归档的材料进行了明确的规定, 还对其整理要求进行了论述。但是在实践中, 由于一些单位的岗位设置的限制, 导致档案管理的人员编制明显不足, 也就形成了一名档案管理人员从事多项档案管理工作的现象, 这样不仅降低的档案管理的工作效率, 也不利于档案管理的标准化和规范化的执行。所以, 有关部门应该加强对档案管理的人员素质的控制, 以及档案人员的法规与制度的完善。

(二) 单一的移交鉴定, 无法实现档案鉴定价值

所以, 在对档案的使用价值进行探讨的过程中, 有关部门和单位应该对大难的自身价值的可利用达成共识, 并以此为基础展开各种档案鉴定活动。

档案鉴定是一种对档案的基本情况的审核, 其中不仅包括对档案材料的来源的审理, 还包括对其内容、以及价值的鉴定。而实现档案鉴定的方式也是多方面的, 可以通过文档, 还可以通过音像途径。所有的文书、科技、基建、声像及名人档案都必须要经过一定的鉴定和审查, 才能判定其使用价值, 才能考察期利用价值, 以及潜在价值。

在实际的档案管理工作中, 档案管理人员不仅是档案的管理者, 同时也是档案的鉴定者, 他们对档案的价值起着判定作用, 也是档案价值的重要的判定主体, 下面笔者将详细论述。

从档案鉴定的步骤和方法上来看, 档案鉴定可以分为以下三个阶段, 即档案鉴定的文件资料的形成之前, 相关的单位应该对其进行全面的搜集整理以及立卷, 也就是定“档案形成的雏形阶段”。在档案的大致资料搜集后, 要由专业的归档工作人员对档案材料进行第一次的甄别和处理, 并移交档案管理部门, 这个阶段的主要目的在于剔除掉不必要的档案材料, 这是档案的二次鉴定。最后, 进入档案鉴定的第三个阶段, 也就是档案管理的有关工作人员应该根据档案的材料的价值来确定档案的保存价值, 具体的形式不受限制, 但是在档案鉴定的过程中, 要根据档案馆的具体需要来判断其材料的具体价值。

以上就是档案材料转变为永久的档案文献的三次鉴定过程, 也只有经过这三个鉴定过程的严格审核, 才能为后世留下宝贵的文献资料。

二、档案鉴定标准在实践中的应用

上文中我们了解了档案鉴定的意义, 那么要想做好档案鉴定, 就必须制定一个严格的标准, 才能保证档案鉴定的过程的规范化和系统化, 下文中笔者将对该问题进行分析。

我国《档案法》中对该问题有着相关的规定, 即档案鉴定要按照一定的标准保存价值的原则来进行, 并且根据档案的价值的不同, 具有不同的保管期限和销毁程序, 未经有关部门批准, 任何单位或者个人不得销毁档案。

档案法中的这些规定能否在实践中被有效的贯彻取决于其标准的制定主体, 也就是说档案鉴定的标准的权威性决定了其在实践中的应用效果。我国的档案鉴定标准是由国家制定的, 由相关的部门按照规范予以执行的, 这也就决定了档案鉴定标准的规范性, 因而也就避免了其执行中的诸多问题。

就目前我国档案鉴定的标准的制定现状来看, 还存在着一定的不足和缺陷, 需要有关部门和单位在实践中不断的完善。

一般来说, 从档案鉴定标准的类型上来看, 通常可以将其分为分理论性标准和技术性标准两种。对于不同类型的档案资料, 工作人员可以根据实际情况, 选择不同的鉴定标准, 尤其是在第二次和第三次的档案鉴定的过程中, 标准的选择对于档案鉴定的结果至关重要。

三、建立健全法规与制度确保档案鉴定工作顺利进行

法律法规制定是任何工作得以顺利开展的依据, 档案管理活动作为一项对技术和管理规范的要求都相对较严格的活动, 其相关法规的完善也是非常重要的, 下文中笔者将结合自己的工作经验, 对健全有关法规和制度同保证档案鉴定的顺利进行之间的关系进行分析。

(一) 国外一些国家, 档案鉴定工作依照一定的制度有组织地进行

档案鉴定理论是全社会档案工作发展至今的近现代历史产物, 档案管理的属性取决于档案法规和制度的保障。

在我国, 档案鉴定工作基本上是按照《档案法》第十五条之规 (下转第51页) (上接第46页) 定, 以“各自为政”的形式对档案进行鉴定, 没有一个完整的法规及制度, 这样是非常不利于档案鉴定工作的发展的。笔者认为, 要想实现档案鉴定的快速发展, 必须要在制度上进行先行的改革和创新, 对目前的制度进行完善, 并且档案鉴定与移交档案工作是密不可分的两个工作流程, 所以, 应该从制度上对其关系予以重视。然而, 国家档案局在制定移交档案规范时, 忽视了档案鉴定工作。近年来, 各级档案部门逐渐认识到档案鉴定的重要性大于档案整理。

在国外, 建立档案鉴定组织来实施档案鉴定工作是世界各国的普遍做法。美国设立有国家档案与文件署, 由14人组成的专门鉴定小组, 负责制定和修改鉴定标准和鉴定指南;俄罗斯设立了档案鉴定委员会和档案评审委员会:意大利档案鉴定的审核权由档案总局掌握。这些国家的档案鉴定, 无论在制度还是在管理上, 都形成了一个完整的体系。在我国, 档案鉴定在借鉴国外经验的同时, 应按照我国的国情, 建立我国自己的制度及管理模式, 成立专门的档案鉴定管理委员会, 组织指导全国的档案鉴定工作。

(二) 健全档案鉴定制度保障, 不但需要有档案鉴定机构, 还更需要法律法规的健全

要想使档案鉴定工作在一个合理的法制环境中建立健全, 与档案立法、档案执法分不开。档案鉴定人员的业务培训、档案鉴定合法与否, 以及档案鉴定标准的实施, 都需要有制度和法规的保障。对于那些重大的科学考察、大型基础建设项目的档案鉴定, 也应该有一个具有实用性的鉴定标准和制度, 原因是, 形成档案材料的不只是文书档案。我国的档案品种繁多, 制定鉴定的标准也应该与之相匹配。总之, 加强档案法制建设是促进各项档案事业发展的基础, 更是档案鉴定工作的有力保障。

四、结论

综上所述, 肩负有保存历史材料使命的档案人, 应怀着“为历史、为后人负责”的态度, 利用好手中的权利和义务, 将档案材料用历史的眼光进行甄别鉴定。我国须制定出国家级的鉴定标准, 使档案鉴定人员在鉴定过程中, 有明确的指导思想并最终完成档案鉴定工作。在此基础上, 借助法律法规的坚强手段, 对档案鉴定工作作有力保障。

浅析档案安全标准体系 篇3

【关键词】档案安全标准体系工程；原则；思路

档案安全标准体系，是指档案安全范畴的各类相关标准按照其内在联系形成的科学的有机体。其中，“内在联系”系指档案安全标准之间互相统一协调，衔接配套，互为补充，各有侧重而又不失联系。“科学的有机体”则是指档案安全标准体系并非大量标准的简单叠加，而是具有有机联系的整体结构。

1.档案安全标准体系构建的原则

1.1可持续发展原则

档案安全体系的建设是一个循序渐进、不断完善的过程。这一过程需要不断优化，不断完善，以达到科学、合理和实用的目的。因此，档案安全标准体系中的每一项具体标准，都应该在档案管理和档案保护长期实践和理论研究的基础上，反映优化了的技术、工作程序、组织程序和管理水平，要能够体现目前先进而成熟的技术手段、设备情况和管理方法，使整个标准体系具有领先性和一定的超前性。只有将当今较先进的技术与管理方法和档案部门的实际应用相结合，才能获得最大的系统性能和效益。

1.2权威性原则

权威性原则意味着档案安全标准体系的整体构架及其中的任何一部标准，一经颁布便立即生效，并且对于我国所有档案机构和部门而言具有指导性、参考性或强制性。只有如此，才能维护标准规范的严肃性和权威性，才能保证我国档案安全管理的整体统一性和高效性。在我国，档案工作标准属行业标准，部分成为国家标准，大多为推荐性标准，作为档案系统内各有关方面需要共同执行的规范，并不具有强制性。而档案安全问题来不得半点马虎，尤其是一些危害性较大的安全问题，必须遵守一定的约束、规范，针对这些问题制定的标准应该是强制性标准，或在推荐性标准中有强制性条款规定。

2.档案安全标准体系的主要内容

2.1业务标准

业务标准的范围包括档案安全保障术语标准、档案信息收集或采集标准、档案管理标准、档案信息资源利用标准、档案保管和信息存储标准（包括数字信息资源长期保存等），主要是针对档案安全体系中的业务处理进行标准化、规范化管理，解决业务操作不统一的问题。

2.2技术标准

技术标准是保障档案安全体系建设顺利进行而规定的技术要求，包括基础设施建设技术标准、工作平台技术标准、档案抢救的标准与规范、档案的保护材料和方法标准或规范，修复技术标准和修复用具等通用标准和不同类型历史档案保护修复规范与技术标准、抢救流程标准等。技术标准的制定起到保证档案安全控制的作用，将先进的共用关键技术和普遍认可的安全保护方法转化为技术标准，把已经在安全实践活动中证明是切实可行的技术流程上升为工作流程标准或规范。

2.3管理标准

管理标准是指对传统档案和电子档案进行管理的一套规则，是用以组织档案安全活动的依据。包括档案安全法规与标准，档案馆工作人员、用户及设备管理规范、利用管理规定以及档案馆灾害预防等。主要解决给谁用、如何用和怎样用的问题。

3.档案安全标准体系构建基本思路

构建档案安全标准体系的总体思路是：统筹规划、突出重点、分步实施、注重实效。即要突出全面建设的要求，从我国档案安全标准体系的实际出发，从综合、宏观的角度设计档案安全标准体系；对其中迫切需要的、技术和管理水平成熟的相关标准应作为近期标准工作的重点；以需要带动可能，以重点带动一般，以近期带动远期，逐步推进档案安全标准体系的全面构建和实施。档案安全标准体系及具体工作标准的制定都要符合我国档案安全体系建设的现状，从前瞻的角度确定其执行条件，保证标准可行，效果明显。具体而言，可以从以下三个方面考虑：

3.1处理好国际、国家和行业（地方）标准的关系

档案安全体系涉及到档案将会遭受的安全威胁、安全防范技术、管理方法、人员素质等多方面的问题，是一项涉及人员、技术、设备、制度、法律等多方面、多环节的管理问题。国家档案安全体系建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆形成安全保障机制、使用安全保障技术，采用安全科学管理方法，真正实现档案安全保管、利用和长期存储。由于不同档案馆的基础条件和保存对象、人员和技术力量存在一定差异，因此，档案安全标准应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。在构建档案安全标准体系时，对国际标准、国家标准和行业（地方）标准，我们既不能一味以国际标准为准绳，认为“国际的”就是“先进的”和“实用的”，也不能过分强调我国和各地区的特殊性，认为“中国的”就是“有特色的”和“适用的”。构建档案安全标准体系的过程中，我们应坚持科学的“拿来主义”：对于多年来已经颁布的国际、国家或行业标准，如果适用于档案安全活动，可直接采用国际和国家标准；对于政策性和具有国家特色的可采用国家标准；面对其他行业如图书馆、文物的标准，应以借鉴、参考为主，并适当加以补充和完善，由此形成符合档案行业（地区）实际情况的标准化规范体系。

3.2处理好与相关领域标准之间的关系

与档案相关的领域有图书、文物、遗产等，近些年来，每个行业都在开展标准建设，这几个行业有着共同的性质，如保护对象、保护措施、管理方法，其中部分业务有交叉处和相似处。这些相关行业因保护对象不同，在保护历史文明中各自承担着重要的作用，扮演着独立角色。因此，档案安全体系的构建完全可以借鉴相关机构颁布的比较完善和成熟的相关标准，并与国家安全保障体系指导总方针保持一致。不同行业在标准建设方面，侧重面、关注点不同，可以互相借鉴，以便加快档案安全标准体系的建设速度。

3.3处理好标准管理与制度管理的关系

档案保密制度标准 篇4

二、档案工作者是机要人员，对机密机密要守口如瓶，在任何场合，对任何人都不议论档案内容。不准将档案私自带出室外或借给他人，

必须做到：不该说的不说;不该问的不问;不该看的不看;不该记的不记。

三、非档案室人员，不经允许，不准私自进入库房，更不允许开柜查找或随便翻阅案卷。

四、严格执行档案借阅制度。凡查(借)阅档案的必须严格履行登记手续并妥善保存，用毕归还，不得私自转借、传阅。凡需借阅具有密级的案卷须经院长办公室主任同意后方可借阅。未经同意，档案不得携带出单位，更不准在公共场所阅读。

五、借阅案卷必须严格执行档案借阅制度妥善保管;退还的案卷立即放入柜内，以防丢失和泄密，工作人员离开岗位要上锁。

六、调出的档案材料，不准带入公共场所，不得和无关人员谈论档案内容，要妥善保管，用后及时退回。

七、档案管理人员必须熟悉业务，定期认真地清理检查档案库存情况，发现缺损、遗失或应及时报告并采取必要措施，迅速追查处理。

八、档案工作人员调离岗位或调出本单位，必须按涉密人员要求严格遵守和办理有关移交手续，交出全部所管资料，不准泄露所知秘密。

九、清理鉴定销毁的案卷，必须填写“销毁清单”， 经征求立卷人意见后，由校保密委员会签定，并经主管领导批准后方可销毁。

公司档案管理标准 篇5

为合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，并有效地保存、利用档案，使之服务于公司各项经营管理工作，特制订本标准。1 范围

本标准规定了公司各项经营管理档案的形成、归档保存、利用，以及检查考核等内容。本标准适用于*****有限公司。2 规范性引用文件

无 3 定义

档案：指公司经营管理活动中需分类保存的文件和材料。4 管理职责

4.1 档案室是公司档案的归口管理部门，其职责是：

a)负责档案的分类、编目、鉴定、保密等工作。

b)负责档案的收集、保管、销毁及相关部门查询借阅登记管理工作。c)向集团公司办公室上报需由集团公司备案、保存的相关档案。d)接受集团公司档案管理部门的指导、检查。

4.2 其他各部门负责公司经营管理过程中涉及本部门的档案的收集、整理与及时归档，接受档案管理部门的指导、检查。

4.3 档案管理员应严格遵守保密规则，不得泄露档案内容及严格按规定办理档案归档、保存、查询、借阅登记等管理工作，档案管理员工作有变动时，必须办好移交手续。5 管理内容与要求 5.1 档案的种类及收集 5.1.1 经营管理方面

a)公司成立的各种资料：公司申请注册有关资料、公司章程、公司发展变更资料、验资审计报告、公司高层管理机构人员名单（董事会、监事会、法人代表）等； b)公司主要经营性证件：公司组织机构代码证、法人代表证、公司营业执照正副本、开户许可证、税务登记证（国地税正副本）、统计登记证等经营许可证及土地、房屋所有权、使用权证、专利权证、商标权证等；

c)公司其他各种经营性资料：董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、公司申报项目资料、公司财产保险单证、车辆资料（保险、年检、牌照等）及公司级会议纪要、各种合作项目、验资报告、财务审计报告、各类红头文件及对公司发展具有重大改变的历史性资料、图片等等；

d)各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知及颁发的各种奖杯（状、牌、章）。5.1.2 人力资源管理方面

a)应聘的相关资料：包括员工招聘登记表、个人简历表、学历证书复印件、专业资格证书复印件、身份证复印件等；

b)与公司的各种协议：劳动合同、竞业限制协议、委外培训协议、劳动合同解除协议等其他合同协议；

c)日常工作中产生的资料、证件：新员工试用期工作鉴定表、养老保险手册、养老转正鉴定表、奖励或处分通告、任免或调动通知、辞职报告、离厂确认单、人事户口代办资料及养老保险等福利证件、岗位竞聘资料、绩效考评资料等；

d)教育培训资料：包括公司自行组织的员工教育培训计划、资料和技术教材、考核结果及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件等。5.1.3 财务管理方面

财务管理方面包括：财务管理中的各种账册、报表、凭证、公司方针目标管理协议、公司的股权证和国家或各级地方政府部门下发的财务管理方面政策及各种物资库存保管形成的文件资料等。5.1.4 技术质量方面

a)各种对外签订的技术项目合作协议、合同及相关的技术资料、标准化信息资料等；

b)各种产品、项目的设计、试制的图样（包括外来图样）、产品标准和设计、工艺等技术性文件； c)各种原材料、半成品、成品的检验资料及产品生产过程中形成的其他技术资料等； d)专利申请、受理及证书等资料。5.1.5 营销管理方面

a)内贸包括：销售合同、供货协议、产品运输招标的资料、顾客财产的资料、各种报表、市场调研资料、客户满意度调查资料、广告宣传和用户服务中所形成的文件资料。

b）外贸包括：单证资料（托单、提单确认件、装箱单、合同、发票、形式发票、报关单等）、客户来访申请表、报价、客户回访、合同等资料。5.1.6 物资采购方面

物资采购方面包括：供方档案、各种物资的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书及管理中形成的其他文件资料。5.1.7 设备仪器方面

设备仪器方面包括：各种设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的所产生的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行维修记录、设备改进、改装和报废的等文件资料。5.1.8 质量、环境管理体系方面

质量、环境管理体系方面包括：公司质量、环境管理手册和程序文件（ISO9000质量管理体系文件、ISO14001环境管理体系文件、TQM文件）及相关认证证书等文件资料，管理评审资料。5.1.9 基建工程方面

基建工程方面包括：基建工程设计合同、基建工程施工图、工程预算表、工程承包合同、工程主要材料质保单、工程主要项目施工记录、水电安装图、工程竣工图、工程竣工验收记录、工程决算表等文件资料。

5.1.10 外来文件方面

包括各种法律、法规，外来标准及各种参考资料、书籍。

5.1.11 其他应列入档案管理的资料由相关部门业务主办人员负责收集、整理。5.2 档案的归档

5.2.1 档案的保管部门及归档时间

5.2.1.1 经营管理方面形成的档案，都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，以下档案同时应报集团公司档案室管理。(上报集团公司的资料应由集团公司档案管理员签收后返回收单存档)a)公司成立的各种资料（复印件）； b)公司主要经营性证件（复印件）；

c)公司的董事会决议、股东会决议、公司申报项目资料（复印件）。

5.2.1.2人力资源管理方面形成的档案，除员工培训计划、资料、技术教材及由公司委派专人参加的社会性培训的邀请函、领导批文、教材、取得的培训证书复印件由人力资源管理部门负责保存外，其他档案都应在档案形成后的7天内由负责收集、整理的责任人归入档案室管理。公司高管、人力资源管理部门负责人、办公室负责人、人事管理人员、档案管理员的劳动合同、补充合同（原件）等档案同时归入集团公司档案室管理。

5.2.1.3 财务管理方面形成的档案，由财务部门负责按本标准相关规定专柜、专人保存，不归入档案室管理，以下档案同时归入集团公司财务审计本部管理：

a)公司方针目标管理协议资料（原件一份）； b)公司股权证（复印件，同时再复印档案室留存）。

5.2.1.4 技术质量方面形成的档案，要求在档案形成后的20天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，属质量检验性质的档案由品质管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.5营销管理方面形成的档案，除营销有关的合同、协议，顾客财产资料、每期印刷的产品样本、外贸报价、单证资料应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（营销部门、财务部门留存复印件），其他的档案由营销管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。5.2.1.6物资采购方面形成的档案，除供方档案、资本性支出物品的采购合同、协议、质保单、保修单、说明书应在档案形成后的次月统一由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外（资材课留存复印，），其他的档案由采购管理部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.7 设备仪器方面形成的档案，除设备仪器的运行日常维修记录由设备维修部门负责按本标准相关规定保存不归入档案室管理外，其他的档案都应在档案形成后的15天内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理，进口设备或其他重大设备、流水线的随机资料（复印件）等档案同时应归入集团公司档案室管理。

5.2.1.8 质量环境管理体系方面形成的档案，除各种认证证书、手册、程序文件应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理外，其他档案由体系管理归口部门负责按本标准相关规定保存，不归入档案室管理。

5.2.1.9 基建方面形成的档案，应在形成后的7日内由负责收集、整理的责任人归入公司档案室管理。5.2.1.10 外来文件由相关责任人负责收集后直接交档案室存档。5.2.2 归档档案的基本要求

a)必须准确反映档案记载的各项活动的真实内容和历史过程； b)必须层次分明，符合其形成规律；

c)归档档案的正式文件、底稿、领导签批意见、附件等必须齐全； d)必须整洁整齐、编制流水页码；

e)归档档案一般用碳素墨水、蓝黑墨水书写、签批，不得用铅笔、圆珠笔、红墨水书写、签批； f)归档档案必须拆除金属装订物。5.2.3 档案归档手续及鉴定

5.2.3.1 所有档案归档，需由负责收集、整理档案的主办人员填写QG/HX19.03表1《部门归档资料台帐》（图样归档按公司相关技术文件管理规定办理），经部门主管审批后交档案管理员签收。各部门主管应经常督促本部门负责收集、整理的档案及时办理归档。

5.2.3.2 各部门归档资料台帐由档案室统一制订，指定专人负责保管，所有部门归档资料应统一登记在该台帐上，如发现本台帐以外的资料丢失，由该部门自己负责。该台帐应妥善保管，如有丢失或损坏，将对台帐保管人按工作质量进行考核。

5.2.3.3 档案管理员接收归档档案时，必须认真验收归档档案的完整性、整套性及与审查归档申请表手续等方面的一致性。

a)对符合归档要求的办理归档手续；

b)不符合归档要求的应说明原因后，退交负责收集、归档的主办人员重新收集、归档。5.3 档案的标识

5.3.1 档案立卷：为便于档案的保管和查找利用，保持档案内各资料之间的历史联系，如：请示与批复、正文与附件等同一事件形成的资料可为一个立卷单位。

5.3.1.1 公司成立的各种资料、其他各种经营性资料及各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知等可按公司、档案的时间规律立卷。

5.3.1.2 公司主要经营性证件（见5.1.1 b）款）、各种奖杯（状、牌、章、证）可按时间规律立卷。5.3.1.3 人力资源管理方面的各种资料可按部门、个人分类立卷。5.3.1.4 设备仪器方面的各种资料可按设备编号分类立卷。

5.3.1.5 各类采购、销售合同、协议及相关资料可以按部门、档案的时间规律立卷。

5.3.2 档案编目：按档案的分类不同及不同的立卷单位，档案管理员应根据归档档案编制各分类立卷档案的卷目，填写QG/HX19.03表2《卷内文件目录表》。5.3.3 档案登记：新归档的档案由档案管理员按档案的不同分类、编目进行归档登记于相应的卷目中，并在QG/HX19.03表3《归档档案（分类）台帐》中做好登记。5.4 档案的存放

5.4.1 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找，档案柜、架上应写明内存档案的种类、卷目等明细。

5.4.2 存放档案必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防霉变和通风避光条件，尽可能选择中高层楼房作为档案室。

5.4.3 技术性图纸底图存放以平放为宜（大幅面的可以卷放）。

5.4.4 对特殊载体档案：如光盘、录像带、录音带、胶片、照片应根据载体的不同特点进行保管，必要时作备份，胶卷应装入专用盒中，并做好编号及图片文字说明。

5.4.5 档案资料总目录应予以共享，并每季度更新一次，方便大家了解档案资料，以提高其利用率。每半年应进行一次库藏档案的全面清理核对，做到帐物相符。5.5 档案的保管期限

5.5.1 日历年概念：除档案归档的当外，应保管的一个完整的数，如规定档案保管期为一个日历年，若档案为2000年10月1日建立，则该档案必须保留2001年一个完整后于2002年1月1日以后方可销毁。使用日历年概念，以便于档案保管期满后可统一销毁。

5.5.2 档案保管期限分永久性、长期、中期、短期四种：永久性保管为档案跟随企业永续经营，长期保管为10个日历年、中期保管为5个日历年，短期保管为2个日历年以下。5.5.3 永久性保管的档案有如下：

a)公司成立的各种资料（见5.1.1a款）； b)公司主要经营性证件（见5.1.1b款）； c)公司董事会决议、股东会决议、董事监事会议纪要、； d)公司在职、非在职员工档案； e)公司股权证；

f)新产品开发档案、技术文件底图、技术更改记录 g)产品企业标准。5.5.4 长期保管的档案有如下：

a)各种奖杯（状、牌、章）； b)公司红头文件； c)公司申报项目资料；

d)与公司有关的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； e)车辆牌照资料（车辆报废1个日历年后，可销毁）；

f)设备仪器方面各种资料，含设备仪器的采购合同、协议、质保单、保修单（该设备报废1个日历年后，可销毁）； g)用户服务中所形成的文件资料(保管至该用户撤消或项目设备报废2个日历年后，档案可销毁）； h)质量环境管理体系相关认证证书。5.5.5 中期保管的档案有如下：

a)车辆资料（保险、年检等）； b)各种合作项目合同协议；

c)质量环境管理体系方面的各种体系文件依时间推移不断更新。5.5.6 短期保管的档案有如下：

a)公司财产保险单证（按保险期，到期1个日历年后，可销毁）； b)各种采购合同协议； c)公司级会议纪要；

d)除5.5.4 b)款中规定外的各级地方政府部门下发的各类红头文件、通知； d)成品的检验资料；

e)技术项目合作协议、产品设计、试制、工艺等技术开发文件合同； e)销售合同、供货协议； f)其他各种技术资料。

5.5.7 财务管理方面：财务管理档案的保存期限按国家有关规定执行。5.5.8 对确认保管期限有疑问的档案，档案管理员应请示部门主管确定，若也无法确定，可请示总经理。

5.6 档案的利用，详见QG/HX19.03 附录A《档案借阅、复印规定》 5.7 档案的编目分类，详见QG/HX19.03附录B《档案分类编号方法》 5.8 档案的销毁

5.8.1 档案销毁按日历年原则实施，每年元月初由档案管理员负责依上第四季度进行的库藏档案的全面清理核对情况及档案保管到期情况报部门主管。5.8.2 档案销毁审批、实施

5.8.2.1 凡因过期、更改过多、换版或污损等原因作废的管理文件，在文件封面加盖“作废文件”红印章，销毁时由档案室填写QG/HX19.03表4《文件销毁清单》，经部门主管审核，管理者代表批准后销毁。

5.8.2.2 凡因更改过多、换版等原因作废的技术文件由档案室保管，定期列出清单报技术部门主管审核，主管经理批准后销毁。作废底图应永久保存不作销毁处理。5.8.2.3 文件销毁时应由档案管理部门派人监督。

5.8.2.4 若因法律需要、具有保留和参考价值、历史状况追溯（适用于产品）等原因要保留作废文件的，应在文件盖“作废留存”红印章长期保存。6 检查与考核

本标准由人力资源部门组织各部门实施，由品保部会同办公室检查与考核。7 附录附表

QG/HX19.03附录A 档案借阅、复印规定 QG/HX19.03附录B 档案分类编号方法 QG/HX19.03表1 部门归档资料台帐 QG/HX19.03表2 卷内文件目录表 QG/HX19.03表3 归档档案（分类）台帐 QG/HX19.03表4 文件销毁清单 QG/HX19.03表5 档案借阅、复印登记表

最新档案分类标准zwl 篇6

二类 自传及报告个人有关事项的材料............2

三类 考察、考核、鉴定、审计材料................2

四类 学历（位）、职称（业）、学术及培训材料..........2

（一）学历学位材料...............2

（二）职业资格考试和专业技术职务（称）材料.........2

（三）反映个人科研学术水平的材料...............3

（四）培训材料.......................3

五类 审查工作中形成的材料.....................3

六类 党、团组织建设工作中形成的材料...............3

七类 表彰奖励材料.......................4

八类 执纪执法部门形成的涉及个人的材料...........4

九类 工资、任免、待遇、出国审批等材料...........4

（一）工资情况的材料..................4

（二）任免材料.......................4

（三）出国出境材料...............5

（四）参加会议的代表登记表等其它材料..............5

十类 其它可供参考的材料..................5-1-

一类 履历材料

1、履历表和属于履历性质的登记表

二类 自传及报告个人有关事项的材料

1、自传性质的材料。

2、领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

三类 考察、考核、鉴定、审计材料

1、考察材料，在重大政治事件、突发时间和重大任务中的表现材料；

2、定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；

3、工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

增加了干部在重大政治事件、突发时间和重大任务中的表现材料，以及援藏、援疆、挂职锻炼考核材料，4、经济责任审计结果报告。

四类 学历（位）、职称（业）、学术及培训材料

（一）学历学位材料

高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。与原《规定》相比，本条中增加了学历学位教育的种类，以适应学历学位类别多样化的发展趋势。此外，增加了高中毕业生登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表，毕业证书、学位证书复印件，选拔留学生审查登记表等反映出国(境)学习或中外合作办学学习情况的材料，教育培训单位出具的学历学位认定、证明材料，国(境)外学历学位认证等材料。

（二）职业资格考试和专业技术职务（称）材料

1、职业（任职）资格材料

职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

2、评（聘）专业技术职称（职务）材料

专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

（三）反映个人科研学术水平的材料

当选为中国科学院院士、中国工程院院士的登记表；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。本条也是中组部规定的四类中二次分类的部分，增加的内容包括，当选为中国科学院、中国工程院院士，遴选博士生导师；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才等材料（要注意是县处级以上单位评选的）；根据博士后工作的性质，将博士后的有关材料由学历学位材料条目调整到本条(四类三)，并增加了博士后工作期满登记表、科研工作及个人表现评定材料等，以充实反映个人科研学术水平的材料。

（四）培训材料

为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。本条将培训相关材料从学历学位材料中独立出来，也就是中组部规定的四类中的二次分类。同时对材料须归档的培训学制加以限定，明确为两个月以上。我市规定为培训一个月以上的材料。研究生课程进修班属于培训材料。

五类 审查工作中形成的材料

1、上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。增加了撤销原审查结论的材料。

2、更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料 个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。本条中增加了更改籍贯的材料、计算连续工龄审批材料。

六类 党、团组织建设工作中形成的材料

1、中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2、中国共产主义青年团入团志愿书；

3、加入或退出民主党派的材料。

与原《规定》相比，本条中新增了自行脱党和恢复组织生活（党籍）的有关材料，缓期登记的有关材料，以及退出民主党派的材料。

七类 表彰奖励材料

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

与原《规定》相比，不再对奖励一一列举，而是作概括性表述，同时对作出奖励决定的单位级别作了限定，明确为“县处级以上”；增加了撤销奖励的有关材料。

八类 执纪执法部门形成的涉及个人的材料

处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财务、追缴违法所得等的行政处理决定等。

本条中增加了检察院不起诉决定书、法院刑事判决书、裁定书、公安机关有关行政处理决定等材料。中办、国办2009年印发《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》，规定“对党政领导干部实行问责，应当制作《党政领导干部问责决定书》„„送达被问责的党政领导干部本人及其所在单位„„组织人事部门应当及时将被问责的党政领导干部的有关问责材料归入其个人档案”，因此问责材料也应作为涉纪涉法材料收集归档。

九类 工资、任免、待遇、出国审批等材料

（一）工资情况的材料

新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。本条中增加了新增人员工资审批表，工资套改表，工资停发（恢复）通知单等材料。

（二）任免材料

1、招录、聘用材料

录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。本条中新增选调生登记表以及选聘到村任职高校毕业生登记表等材料。

2、任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料

干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。本条中新增援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表、试用期满审批表、公务员登记表、公务员调任审批（备案）表、干部调动审批材料等；授予（晋升）海关关

衔，法官和检察官等级的材料。

3、辞职、辞退、罢免材料

自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。本条为新增条目，细化了辞职、辞退材料范围，增加了对责令辞职决定不服提出申诉和复议的材料以及罢免材料。

（三）出国出境材料

因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复制件的归档要求。

（四）参加会议的代表登记表等其它材料

党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

本条增加了委员简历、委员当选通知等材料。要在继续收集代表登记表的同时，注意收集委员简历和当选通知、考察材料等。

十类 其它可供参考的材料

1、健康检查和处理工伤事故材料录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

科技档案的标准化管理 篇7

关键词：标准化管理,科技档案,开发利用程度

档案工作的标准化、规范化是实现档案管理现代化的基础。随着信息技术、多媒体技术的飞跃发展, 新技术、新材料已大量进入办公室, 特别是计算机的广泛应用, 使档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。由于档案管理中存在着大量重复性概念和事物, 如果没有统一的标准加以规范, 就无法进行科学管理。标准化是档案工作科学管理的重要手段, 各种科学管理制度的形成都应以标准化为基础。

科技档案管理标准化, 是科技档案事业管理的一个重要方面, 也是实现科技档案管理科学化、现代化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化, 就是国家通过制定和实施各项科技档案管理标准, 使科技档案工作有统一的规范, 以便采用现代化科学技术手段, 逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平, 为社会主义事业迅速、准确提供科技信息。

1 对科技档案标准化管理的认识

1.1 标准化管理对科技档案的作用

标准化管理是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中, 推行标准化管理是国家的一项重要经济政策, 其目的是在经济、技术、科学及管理等社会活动中, 对重复性事物和概念, 通过制定、发布和实施标准达到统一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切档案中类型最为丰富多样的一种, 其标准化、规范化管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程, 制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度, 从而使得最终形成的科技档案达到规范统一, 使科技档案管理的每个过程从无序到有序。

1.2 科技档案标准化管理的意义

从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性, 人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录——科技档案, 从社会看如此, 从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流, 因而科技档案标准化管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在:科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上, 是实现档案工作现代化的前提;是提高科技工作质量和效益, 节约人力、物力的有效措施。

1.3 科技档案标准化管理的内容

科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程, 涉及到科技档案形成的每个环节, 与科研生产过程紧密相连;作为科研管理活动的重要内容, 它还与科研管理活动相联系、相统一, 其重点是要与企业科研结合, 制订和严格执行一系列的工作标准。从业务角度来看, 它分为基础标准和业务标准。基础标准包括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等;业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管理标准等。

2 如何做好科技档案的管理

科技档案的管理, 是各单位科技管理工作的一部分, 是一项专业性的业务工作。这项工作不仅直接关系到科技活动和科技管理工作的质量和效率, 而且直接关系到科技档案形成的质量, 因此, 加强科技档案的管理有着重要的意义。由于各单位, 尤其是基层企事业单位专业性质、生产类型、机构设置、任务分工和人员条件等不同, 所以, 对科技档案管理的措施也不尽相同。根据经验, 其管理措施可概括为以下几个方面:

2.1 加强宣传教育, 建立责任保证体系

充分发挥科技人员尤其科技领导干部的作用, 是做好科技档案管理工作的首要条件。为此, 要以《档案法》和有关法规、条例、办法为依据, 联系本单位的工作实际, 采取灵活多样的方式和方法, 宣传科技档案的作用;宣传科技文件材料管理和科技档案的性质和地位, 以及两者之间的密切关系;宣传做好科技档案管理是科技部门和科技人员的本职工作, 并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督与指导;宣传和传授科技档案管理的专业知识与技能等等。通过各方面宣传教育, 使广大科技人员提高思想认识, 人人动手, 各方支持, 做好科技档案管理工作。

要做到有效、科学地管理好科技档案, 科技档案管理工作者必须树立正确的宣传意识和服务意识, 主动做好领导及科技人员的参谋助手, 在此基础上, 积极向领导宣传科技档案工作的重要性, 争取领导对科技档案的重视和支持, 这是搞好科技档案工作的可靠保证;其次, 要大力向广大科技人员宣传, 使档案意识潜移默化地植根于科技人员的头脑中, 让他们充分认识到科技档案工作是科研工作的一个有机组成部分, 从而把科技档案工作真正变为广大科技人员的自觉行动;此外, 还应主动做好与科研管理部门的沟通, 树立正确的社会档案意识, 为做好科技档案工作营造一个良好的外部环境。

2.2 抓住薄弱环节, 促进工作全面发展

在科技档案的形成、积累、整理和归档的过程中, 往往存在着某些带有普遍性的薄弱环节。因此, 有目的、有针对性地抓住这些薄弱环节, 对于保证科技文件材料的完整、准确和系统, 具有重要的作用。

按照工作计划和科技档案管理的薄弱环节, 制订一系列科技档案的管理标准, 明确科研人员在档案工作的任务和责任。不仅要有组卷方面的标准, 还要有收集归档方面的标准, 让科技人员明确归档范围和不归档范围。同时, 还要注意科技档案归档手续、查阅利用等工作的标准化、规范化, 这有利于提高科技档案的利用率, 发挥其社会效益和经济效益。

2.3 建立健全制度, 保证正常秩序

科技档案作为科研单位档案管理环节中的重要部分, 建立与此相适应的管理网络和有效运行机制, 建立健全管理制度, 逐步形成科技档案的收集、整理、建档和开发利用的良性循环。在档案管理工作中运用好利益机制和激励机制, 对科技档案收集齐全、及时、准确的有关人员和单位应予表扬。

在实际工作中, 应以研究课题的开题调研、研究过程及验收、鉴定、报奖等重点做好成果档案的归档工作, 在项目验收鉴定时, 科技档案管理部门应进行详细审查, 对没有完整、准确、系统归档的鉴定材料不准验收鉴定;而在申报科技奖励时, 必须有单位科技档案部门签字盖章的材料, 才应归档。通过以上工作, 建立并不断完善科技档案管理工作的各项规章制度, 做到在实际工作中有法可依, 有章可循。

2.4 严格执行标准, 提高案卷质量

不断深化的工作实践证明, 案卷材料是否完整是决定和影响档案价值的因素, 而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响科技档案规范化、标准化管理质量问题中的操作因素。因此, 在推进科技档案规范化、标准化管理进程中, 一方面必须注意宣传《一般要求》, 解决好立卷方法问题, 以有利于科技档案标准化管理的分类和检索;另一方面, 要注意解决好案卷装订质量问题, 以有利于科技档案标准化管理。

科技档案标准化管理是一项十分重要的工作。没有标准化, 就没有现代化。只有从基础入手, 按照“统一规定、规范”的准则、规范和制订统一的科技档案专业名词术语、符号、代码、分类、主题词及标引等标准, 将档案的收集、整理、编目、检索、统计、鉴定、保管与保护等方面的工作纳入标准化管理的轨道, 切实把体系控制、质量目标管理、计算机管理等现代化管理方法都应用于企业科技档案管理之中, 才能使科技档案在标准化管理方面跃上一个新的台阶。

3 档案管理服务创新

3.1 建立档案馆 (室) 网页

随着档案馆 (室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。

目前, 国内许多单位档案馆 (室) 利用互联网开展的网上服务, 已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化, 档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如, 输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索;档案棺 (室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库, 以便于宣传和利用。

3.2 建立电子文件 (档案) 数据管理中心

档案馆 (室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合, 建立“电子文件 (档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆 (室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件 (档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。

3.3 电子文件的自动上传收集

目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆 (室) 的服务器上归档。

例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆 (室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆 (室) , 也不必交任何光盘或软盘。

3.4 开展在线服务

传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的题目, 提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆 (室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。

3.5 开展阅览服务

随着改革开放的不断深入, 到档案馆 (室) 查阅党政机关及有关部门制定文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益, 做好现行文件资料的接收工作, 搞好现行文件资料的阅览服务。

参考文献

如何推行档案工作规范化标准化 篇8

【关键词】档案;规范化;标准化

1.文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成部门和档案室之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

2.公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

3.实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

4.提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。