论“互联网+”时代高校档案信息资源的开发利用

“互联网+档案”是一个顺势而为的现代理念。国家档案局局长杨冬权在2014年12月23日召开的全国档案局 (馆) 长会议上指出, 要“给传统档案工作插上网络这一现代翅膀”。与“互联网+”强调加号之后的深意一样, 网络强档是一个时代命题, 是网络时代档案事业的与时俱进。新形势下高校档案信息资源的开发利用要“明确目标, 形成特色, 乘势而进”, 即明确高校档案的服务方向, 丰富档案资源, 增强档案内容的系统性, 利用信息化技术, 提高档案服务的效率。采取一切有效的措施, 促使档案服务工作有条不紊地进行, 以满足高校教育改革和发展的需要。

一、新形势下高校档案信息资源开发利用的重要意义

随着国家科教兴国战略的全面实施, 我国高等教育事业迅速发展, 提高教育教学质量便成了高校发展的重中之重, 在不断提高高校教学科研水平的同时, 我们还要加快档案开发利用的步伐, 畅通档案利用的各种渠道, 实现档案信息资源共享, 让档案工作在高校教学科研与管理中发挥出实际效用, 其重要意义具体表现在以下几个方面:

(一) 为决策者提供服务, 为教学科研服务。高校档案信息资源具有权威性、真实性和综合性, 是学校重要的本源性信息源, 当学校领导面临某一重大问题时, 就需要参考这些档案资源, 作为决策的依据;高校的教学科研档案记载了师生们在教学科研活动中大量有价值的事实数据和科研理论成果, 这些宝贵的数据都从侧面反映了该校的综合实力和教育教学水平。

(二) 为学校广大师生员工和社会各界服务。档案资料的收集与管理, 其最终目的就是广泛利用这些资源满足广大师生需求。如可以很好地利用档案馆自身优势编写本校的发展历程, 对学生进行优良传统教育和爱国主义教育以及素质教育。另外还可根据自身的实际情况, 建立文件服务利用中心, 把本校的规章制度、相关性文件、发展规划、财务报告、部门设置、领导分工等向全校师生公开, 增加学校的透明度, 提升学校的民主化建设, 并把高校档案馆全力打造成为教职员工、学生及社会各界提供各项服务的快捷平台。

二、点面结合整体谋划探索强档聚能新方法

网络强档既是当前高校档案事业全面深化改革的要求, 也是未来高校档案事业发展走向的必然的要求, 如何统筹全局、突出重点、抓住关节是关键所在。

(一) 依托网络强国大局, 做好网络强档整体谋划。网络强档必须突破传统的高校档案服务模式, 置身于网络强国大战略中同步推进, 以便从“互联网+”行动计划中汲取更多营养。研究制定档案网络安全和信息化服务融合发展战略, 以网络强国为依托, 细化档案信息化建设, 推进档案网络化服务的发展目标、建设重点、融合模式和对策举措。加强网络服务和传统服务的融合设计, 落实细化档案服务网络的公用和专用、全域和区域建设计划, 把信息网络的渗透延伸特性和传统服务有机统一起来。建立档案网络信息共享机制, 拓展档案网络共建多赢渠道, 构筑立体化的档案信息网络安全防护体系, 加强对档案网络安全和信息化重大项目的监督, 推动档案网络建设科学发展。

(二) 抓好信息力量建设, 增强网络强档内生活力。网络是基础, 信息力量是发掘高校网络服务能力的主因。在改革发展中重视信息力量, 按信息力量优先的原则, 科学设计档案总体力量结构, 合理确定网络运用、信息服务和信息安全等不同类型的高校人才需求。加强高校信息力量的体系化建设, 从做好内部“加减法”切入, 采用传统服务人才转型、专业力量扩建、职能任务调整等方式, 尽快形成适应高校信息化服务需求的信息力量体系。持续关注高校信息力量能力提升, 组织档案信息力量联合运用模拟演练, 强化训练。在网络空间对抗的环境下“摔打”、锻炼信息力量。

(三) 按照一站式服务要求, 探索网络强档聚能方法。高校网络强档, 重在以网聚能。树立服务化的网络应用理念, 摒弃高校网络建设只负责“管道”的本位主义观念, 主动把网络建设与高校档案馆库建设、高校档案资源体系建设和高校档案安全保障体系建设有机结合起来, 把高校信息即服务、平台即服务和软件即服务的档案利用服务体系构建起来, 提升高校档案网络的黏合力。提高高校综合化的网络应用水平, 变单网运用为多网合用, 把网络运用与信息运用、技术运用、人才运用等有机地结合起来, 解决网络运用与信息服务“两张皮”问题。挖掘一站式服务的网络应用效应, 以用户能够充分利用和共享信息为目标, 变单个档案馆的信息流动为多个档案馆的信息流动, 把高校信息活动和技术活动放在同一架构内统一组织, 用高校档案信息的聚合触发高校档案服务的浪涌。

三、放宽眼界创新服务优化服务效果

为有效缓解当前高校档案利用的供需矛盾, 高校档案部门要树立大服务的理念, 朝着开放性、个性化、多元化、网络化和智能化方向发展。

(一) 放宽眼界, 扩大服务对象。高校档案是在教学、科研、行政管理等各项活动中形成的内容丰富, 记录了高校的历史变迁, 学生的成长经历和教学科研的创新发展的载体, 包含了纸质、照片、录音、录像、光盘、磁盘等各种形式。这些资源不仅对学校的规划发展起着参谋、决策作用, 对学生的学历审核起着依据、凭证作用, 对教师的教学科研起着参考、借鉴作用, 而且对校外的团体、组织和个人起着辐射、育人作用。因此, 高校档案在服务好本校师生和校友这个根本面的同时, 要勇于突破, 积极主动地接触社会、服务公众, 将服务领域从本校扩大到本地区、本行业乃至全社会。 (下转第166页) (上接第182页)

(二) 借助技术, 创新服务方式。信息科学的发展, 为我们提供了移动互联网、云计算、大数据等先进技术。运用这些技术, 将有助于高校档案部门实现知识挖掘服务、统计分析服务、在线互动服务、移动平台服务等多维信息服务方式。借助云计算、数据挖掘等技术, 为用户提供知识挖掘、统计分析服务。借助互联网、物联网技术, 高校档案部门可以搭建用户互动平台, 增进档案部门与用户之间的交流, 及时了解用户的利用需求, 判断用户的行为习惯、推测用户的行动轨迹, 以便更加个性化地服务用户、留住用户。借助移动互联网技术, 高校档案部门可以推出微信平台服务, 普及档案知识, 提供在线咨询, 推介馆藏信息, 传播档案文化。

(三) 加强管控, 优化服务效果。高校档案服务工作是否有效, 服务质量是标准;服务是否有质量, 满足用户需求的程度是标尺。高校档案部门要提高服务水平, 优化服务效果, 必须以用户需求为中心, 以用户满意为尺度, 建立事前预防、事中控制、事后评估的档案服务质量全过程监管与考核体系。事前, 要通过互动交流、用户行为数据分析等方式, 全面熟悉、准确把握用户需求;事中, 要运用先进技术手段, 迅速、准确地满足用户需求, 事后, 要采取现场评价、电话回访、网络调查等手段, 收集用户反馈信息, 及时修改、完善档案服务流程。

摘要：在以“互联网+”为主要特征的背景下, 档案信息化成为高校档案事业发展的重要方向。随着新技术、新理念、新方法在高校档案工作中的引入和运用, 档案工作较之以往在工作程序、环节和内容上都发生了不同程度的变化。

关键词：互联网+,高校档案信息资源,利用开发