供电公司营销与财务管理系统集成情况解析

营销与财务管理系统数据集成是国家电网公司建设“SG186”工程的一项具体内容, 在行业内被简称为“营财接口”, 旨在提高财务管控能力, 加快构建集中、统一、精益、高效的财务集约化管理体系。该系统在盘锦公司成功上线运行, 标志着辽宁省公司“营财接口”系统建设工作取得了一个重要的阶段性胜利。作为试点单位, 有义务对系统实施的情况进行总结和剖析, 为下一步进行系统的全面推广工作提供参考。

一、阻碍“营财接口”实施的因素分析

长时间和大量的实施实践活动结果表明, 部分单位在试点阶段的工作开展不顺畅, 主要问题存在于以下几个方面:

一是单纯地将“营财接口”工作视为一个软件的实施, 忽略了系统运行所依赖的管理环境, 管理流程和管理基础达不到系统上线要求。

二是没有从提升综合管理水平的角度去看待“营财接口”工作, “管与被管”的意识导致接口工作所涉及的营销和财务两个业务部门互相抵触, 不愿意对方介入自己的业务。

三是营销和财务两个系统长期按照各自的规则实施管理, 互相不熟悉业务, 短时间内较难达到业务统一和融合。

四是主要实施者多为财务部或电费管理中心会计人员, 在处理跨部门业务和管理层面问题时, 或经验不足, 或缺乏力度, 导致工作推进艰难。

五是领导重视和落实不够, 没有及时将省公司会议精神和要求传达到具体工作人员;主要工作部门缺乏大局意识和主动承担的意识, 将过多的精力用于各部门工作职责的辨析上, 没有形成合力。

二、成功实施“营财接口”的因素分析

一个项目能够成功实施的原因固然会很多, 其中最主要的因素还是以下三个方面。

(一) 良好的管理基础是系统上线成功的重要因素

近年来, 盘锦公司调整机构和人员, 加大管理力度, 营销基础管理水平显著提升, 为营财接口工作实施提供了良好的软环境。首先是在机构建设和管理人员配备上不折不扣执行省公司文件, 成立了电费管理中心, 将三名财务人员全部配备到位, 会计、出纳各一名, 财务副主任一名。电费管理中心成为营财接口实施工作的中坚力量。

电费管理中心组织各分公司建立电费集团账户, 取代了原先各自独立的电费账户, 接管了实收电费的核算任务, 负责除发行以外的电费业务财务核算。同时, 电费管理中心对分公司营销财务人员开展会计基础知识培训, 提出营销会计电算化需求, 改变了分公司不能正确使用会计科目以及手工流水账的状态, 实现营销会计电算化, 并成功组织在SG186系统开展电费会计核算。通过这些工作, 电费管理中心掌握了电费核算全过程, 因此能够在营财接口实施过程中, 使营销与财务业务达到较快融合。

随之开展的工作是历史余额清理, 将财务账、营销系统财务账和营销系统客户数据的余额进行核对, 对发现的差异区分具体情况进行处理, 达到三者之间的一致。同时, 根据实际业务首创四方对账法, 进行财务账、营销系统账和营销系统客户数据以及银行之间的四方对账, 确保不再产生新的差异。可以说是提前完成了营财接口要求的余额清理工作, 营销与财务余额达到一致。

这些工作的开展, 为“营财接口”的顺利实施打下了坚实的基础。

(二) 精准的实施过程是系统上线成功的关键所在

盘锦公司依据省公司下发的实施方案, 确定了本单位的实施步骤:一是精选实施人员, 制订实施方案;二是开展实施人员业务培训;三是实施前的数据核对;四是进行科目对照关系设置;五是选择时点进行银行存款核算方式的转换;六是测试系统与管控、ERP正式系统三轨运行;七是继续完善相关营销基础管理;八是正式上线, 申请验收。实施过程中的每一个步骤都非常重要, 关系系统实施的成败。特别需要注意的内容有几点, 一是项目负责人要选择业务经验丰富、沟通能力和责任心强的人员, 并能够站在一个比较高的高度, 以比较广的视野去把握这项工作。二是要及时和广泛开展业务培训, 让各个环节上的人都清楚自己要如何做和为何做。三是准确维护营销和财务系统科目对照关系, 对照关系就如同路标, SG186系统的会计凭证按照预设好的指向, 自动生成财务系统的会计凭证, 对照关系正确是系统能够正确集成数据的关键。

(三) 和谐的外部环境是系统上线成功的必要条件

“营财接口”工作主要涉及财务和营销两个系统, 具体涉及的部门有财务部、营销部、电费管理中心和各若干个县区级供电分公司, 公司领导的重视和部门之间的有效配合至关重要。

在省公司“营销与财务数据接口部署推广会议”结束之后, 盘锦供电公司立即组建了领导小组和工作小组, 总会计师和营销副经理公司担任组长, 组织学习和研究省公司的实施意见和方案。总会计师亲自参与本单位实施方案的制定并提出工作要求;营销副经理主动配合, 规范营销系统前端业务, 为后续工作提供保障;总经理亲自过问营财接口工作, 提出了以省公司大局为重, 全力支持省公司营财接口工作的要求, 并号召本单位发扬奋勇争先精神, 争取在此项工作中保持领先。在这样的背景下, 各部门之间主动工作和配合, 互相补位。全体实施人员全力以赴, 在将近一年的双轨运行中, 经常加班加点地补录手工凭证, 核对几个系统的数据;在系统测试的关键时期, 不分昼夜, 创造过连续工作31个小时的记录;在实施方案被调整、软件公司更换了新的成员时, 没有抱怨和气馁, 不厌其烦地讲述业务, 反反复复地进行数据核对, 终于赢得了系统的正式上线运行。

软件系统建设只是一种手段, 促进管理水平提升才是真正的目标。营销与财务系统接口, 直接促进了精益化管理, 更加有效地保障经营成果的安全和完整, 保证了财务账务数据真实和可靠, 提升了精益化和集约化管理程度, 也将财务人员从简单、重复的手工劳动中解放出来。“营财接口”成功实施, 标志着公司营销和财务管理的信息化水平迈上了新的台阶, 必将带来管理水平的大幅提升。