论地方电子文件管理职责的有效把握
摘要：准确定位地方电子文件管理职责既是保障电子文件管理国家战略有序推进的基石，也是维护地方电子文件记忆完整、有序、有效和可用的保障。本文分析了地方电子文件管理职责有效把握提出的背景，具体列举地方电子文件管理职责，并在此基础上指出其中应处理好的两个关系。
关键词：地方 电子文件 职责
地方电子文件管理职责的有效把握是指以国家层面上的电子文件管理标准、规范、制度为准，同时灵活结合地方实际，进行科学的目标定位、统筹规划和基本制度安排等。它与电子文件管理国家战略既有区别，也有联系，是相辅相成的关系。准确定位地方职责既是保障电子文件管理国家战略有序推进的基石，也是维护地方电子文件记忆完整、有序、有效和可用的保障。
一、地方电子文件管理职责有效把握的提出
电子文件是社会记忆的重要手段，是社会信息化的产物。但由于处置口径的不一致，致使目前地方电子文件管理处于一定“混乱”状态，需要积极从职责把握上去有效控制。
1.地方电子文件管理失控呼唤地方电子文件管理职责的有效把握
源于地方人员缺乏电子文件管理意识，不能充分认识到电子文件是数字时代社会记忆的主要载体，也不能把电子文件视同纸质文件一样留存和保管，致使在日常工作中疏于监督和留存，造成许多可用的电子文件处于失控状态，威胁社会记忆的传承。如上至中央，下至地方，大量电子文件处于“有人办、无人管”、“有保存、无管理”的自生自灭状态;办公人员随意修改、删除电子文件;大多数档案馆(室)还没有把收集电子文件纳入工作日程，缺少对各机关、部门电子文件管理的前端控制、有效监督，无法保证归档电子文件质量;在每一台个人电脑上，有些重要程序文件在杀毒软件的垃圾清除功能运行中被自动删除等。因此，有必要统一地方电子文件管理口径，对电子文件进行统一管理、集中保存和有效监督。
2.地方电子文件证据效力难以保障催生地方电子文件管理职责的有效把握
一是缺乏可行的认证标准和方法，尚未形成功能完善的电子文件管理系统，致使无法保证运转其中的电子文件的真实性、可靠性。如应“分析电子文件管理系统的功能要素规范，强化电子文件生成、利用、維护与处理的自动化系统，能够对电子文件的形成、接收、保管、利用和处置进行高效控制,从根本上加强对电子文件的管理，从而确保电子文件的权威性”。①而目前不具备这样的条件。
二是缺失科学、标准的元数据的支撑。元数据是关于文件的背景信息和结构的数据，其效用在于确认每一份参与业务活动并发挥作用的文件，并保护文件的凭证性。而目前，“许多行业、地方已经颁布或正在制定的元数据标准缺乏科学性与专业性，不能全面保障电子文件的真实性、可靠性、完整性与可用性”。②关系电子文件证据效力的元数据的科学化、标准化建设滞后，加剧了各地区、各单位对“双套制”与“双轨制”的依赖性，相当程度上阻碍了电子文件法律效力的实现。
3.地方电子文件管理形成信息孤岛要求地方电子文件管理职责的有效把握
源于国家对电子文件管理尚没有形成权威的自上而下的顶层设计、统一规划和标准，致使各地方、各部门不能定位自身在电子文件管理问题上应承担的职责，造成管理各行其是。主要表征是：一些项目的名称、技术、标准、模式等各行其是，导致无法实现电子文件信息资源共享，最典型如江苏、安徽、广东、广西等省，尽管陆续建设了基于电子政务专网的电子文件中心，并以统一的信息平台接收所辖区域政府机关的电子文件,同时在相应区域范围内提供利用，但是中央和地方，以及各个地区之间的互联互通问题几乎无人关注。这也将会形成众多地区性文件信息孤岛。③
消除信息孤岛，实现电子文件共建共享，需要地方按照电子文件管理国家战略统筹安排;按照国家电子文件管理领导小组制定的统一标准灵活执行，杜绝各自为政;按照全国电子文件主管机构就电子文件管理领域中制定的国家层面规划、政策、标准等进行跨地区、跨部门的交流与沟通，促进地方之间的合作与协调。
二、地方电子文件管理职责的准确定位
地方电子文件管理混乱的深层次原因是还没有建立健全有效的电子文件管理体制、机制。而我国电子文件管理体制与机制的核心是有关电子文件管理责权的分配和履行问题。从国家层面来看，要对地方电子文件管理职责进行有效把握，需要从国家战略高度引导和协调，使地方明确各自应承担的职责和配合的步骤。
1.协同配置电子文件管理国家战略中的地方平台
首先要思想先行，从意识层面上认识到各地方、各部门有效配合是实现电子文件管理国家战略的有效保障，是加强电子文件管理以留存社会完整记忆的基石。
在思想先行前提下，把电子文件管理纳入地方工作规划，加强对电子文件管理的组织与领导。落实必要的经费保障，加强电子文件管理人才培养，制定严格的电子文件归档和管理制度，配备先进电子文件管理的电子设备，提供电子文件管理业务指导，确保电子文件管理工作顺利开展，从而构筑电子文件管理国家战略的基础平台。有条件的地方，还需要将电子文件管理质量纳入部门和工作人员的绩效考核范围，开展专门的文件管理绩效考核。
2.统一执行电子文件管理国家战略的标准规范
各地方、各机构必须认真贯彻执行国家统一规划制定的电子文件管理法规、政策、标准、指南等各类文件，如服从文件元数据标准、统一信息检索协议等。在灵活结合地方实际同时，避免与国家宏观指导战略政策有冲突，避免低水平重复建设和产生信息孤岛等现象。随着《电子文件归档与管理规范》和《电子公文归档管理暂行办法》等一系列相关标准和指导性文件的发布与贯彻，许多地方和政府机关积极开展电子文件管理工作，一些地区已经开始了由分散管理模式到集中管理模式的转变。④电子文件管理标准应当在尽可能大的范围内实现统一，杜绝各自为政，原则上不允许地方或行业擅自制定标准，对于电子文件管理活动中具有强交换意义的标准对象和关键控制点应尽量采取国家标准形式，以保证标准规范的最大效用。⑤
3.有效提供电子文件管理国家战略的基层经验
如果说国家战略是自上而下的“宏观→中观→微观”路线，那么地方向国家提供经验就是一条自下而上的“微观→中观→宏观”的路线。先由各个基层单位探索、实践、总结电子文件管理经验和方法，再将这些有效基层经验向全国推广。地方提供基层经验可概括为以下三个方面：一是进一步补充完善目前的电子文件管理国家战略;二是部分修正目前电子文件管理国家战略中可能存在的不合理成分;三是探索地方如何执行电子文件管理国家策略。可见，地方为国家战略提供基础经验也极其重要。
“总体说来，自上而下和自下而上都是必要的。只是在不同的发展阶段，存在着以谁为主的问题。”“一般说来，在电子文件管理方法尚不确定的初期，主要采用自上而下的路线，以获得政策框架、规范体系的实践基础。而到了科学方法逐渐成型的阶段，则需以自下而上为主，以便在总体成本较低的情况下迅速提升整体水平。”⑥
我国电子文件管理经过多年实践探索，已经积累了一定经验，正处于由机构管理模式向国家层面管理模式过渡的时期。在这个特殊的过渡时期，应采用“自上而下”和“自下而上”两条路线同时并行的策略，一方面国家制定和实施电子文件管理国家战略，另一方面地方在贯彻执行该战略的过程中，根据自身的情况，具体灵活地运用战略，把所得的可行经验及时反馈给电子文件管理国家战略领导机构，国家战略领导机构再根据各地方提供的有效基层经验调整、完善电子文件管理国家战略。
三、地方在推进电子文件有效管理中
应处理好的两个关系
由于电子文件管理国家战略是从国家层面对电子文件管理进行的顶层设计和宏观指导，所以各地方、各部门在贯彻执行这些策略过程中必然会碰到各式各样的问题，不可能绝对整齐划一地解决所有问题。地方在有效把握电子文件管理职责中，应注意处理好两个关系：
1.电子文件管理地方职责与电子文件管理国家战略之间的辩证关系
一方面，各地方、各机构需要肯定电子文件管理国家战略的科学性，坚持其权威性，认真落实贯彻执行电子文件管理规范体系、方法体系。电子文件管理国家战略是针对目前我国电子文件管理实践中出现的深层次问题而提出的国家层面的应对策略，需要地方有效配合。只有靠地方在具体实践操作中将其理念、制度、规范、标准贯彻落实到行动中，才能发挥战略宏观调控的作用。因此地方的积极配合、贯彻执行是电子文件管理国家战略的生命线。
另一方面，在坚持电子文件管理国家战略精神实质前提下，执行国家战略时要与地方现有的电子文件管理现状、本地经济发展水平等内外部环境联系起来，根据本地区电子文件管理领域的实际情况来配合实施。正如学者安小米分析那样：国际范围内电子文件管理战略的模式多种多样，由于各国国情存在差异，学习和借鉴国内外经验应该充分考虑电子文件管理的历史文化背景、档案管理传统、公共管理体系、法律制度、电子政府建设现状、信息化技术水平和社会需求等多种关联因素及其相互作用的关系。⑦这种电子文件管理的地区差异的现象，大到国与国之间，小到一个国家的不同地区都普遍存在，各地方经济发展水平不一致，电子文件管理的已有实力和基础参差不齐，各地方在实施电子文件国家战略的统一规范、标准时，应结合本地区本区域的实际情况。地方在制定和执行这些国家战略的过程中，既不能以执行国家战略为借口，而推行脱离本地电子文件管理水平的权宜之计;也不能以结合本地区实际情况为由，不积极配合国家电子文件管理的顶层设计。
2.地方如何能有效执行电子文件管理国家战略
一是设置地方电子文件管理领导机构。如设置以各级档案行政管理单位牵头的电子文件管理工作领导小组，包括：办公厅、档案馆、信息化工作办公室等。通过领导机构，起到统筹规划、制定相关规范和政策、沟通与协调等作用，加强地方间的交流与合作。
二是定期开展电子文件管理国家战略的地方评估检查工作。建立有效的电子文件管理工作监督检查机制，依照电子文件管理规范体系和服务体系方案的要求，定期对地方贯彻落实电子文件管理國家战略的情况进行监督检查。定期对地方电子文件规范化管理进行评测，并建立相应的奖惩制度。以国家档案局为首的电子文件管理国家战略领导机构在档案业务指导与检查监督中，要切实履行电子文件管理法律、法规赋予的职责,认真抓好地方电子文件管理违法违规事件的查处工作。
三是地方贯彻电子文件管理国家战略与地方经济社会发展水平之间的适应问题。由于各地的经济文化发展水平不同，在面对同一事物时，就可能会采取不同的做法。所以，在贯彻执行电子文件管理国家战略过程中，地方如何既与当地经济社会发展水平相适应，又满足电子文件管理国家战略需求，是一个需要探讨的话题。是不顾地方实际坚决执行电子文件管理国家战略，还是先走与地方经济社会发展水平相适应的道路而把电子文件管理国家战略暂抛一边。笔者以为两者都不可行，可行的做法是：分地区制定各自电子文件管理国家战略的实践路径，经济社会发展水平较低的地方实施较低层次的电子文件管理国家战略，比如仅仅停留在不使电子文件流失，至于如何科学管理，只能待条件成熟再实行;而对经济社会发展水平较高地区，可以从制度、法律、标准等多角度实现电子文件管理国家战略。
注释：
①钟瑛.浅议电子文件管理系统的功能要素[J].档案学通讯，2006(6).
②⑤冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].中国人民大学出版社，2009.
③④冯惠玲，赵国俊.电子文件管理国家战略刍议[J].档案学通讯，2006(3).
⑥刘越男，http://www.zgdazxw.com.cn/NewsView.asp?ID=135.
⑦安小米.国际共识与借鉴——电子文件管理国家战略的调查与分析[J].中国档案，2010(2).
作者单位：广西民族大学
作者：许晶晶
1.员工培训管理制度 2.企业负责人职责 3.营业员职责 4.拆零药品的管理制度 5.药品销售操作规程 6.处方药销售管理制度 7.质量事故的处理和报告的规定 8.药品陈列的管理制度 9.首营企业和首营品种审核制度 10.验收员职责 11.药品销售的管理制度 12.药品养护的管理制度 13.采购员制度 14.药品采购操作规程 15.药品验收的管理制度 16.质量负责人职责
17.环境卫生管理制度、人员健康管理制度 18.处方审核、调配、核对操作规程 19.计算机系统的管理 20.药品效期的管理制度 21.药品购进的管理制度 22.员工个人卫生管理制度 23.质量信息管理制度 24.质量否决权管理制度
25.国家有专门管理要求药品销售操作规程 26.药品召回管理制度 27.处方审核、调配职责
1、 在科主任的领导下，制定本组工作计划，安排日常工作，定期总结，督促本组各岗位责任制的落实，完成各项经济指标。
2、 督促检查规章制度，操作规程的执行情况。发现一般问题，组内酌情处理，若有重大问题及严重差错事故，及时向科主任汇报并组织讨论，总结经验教训。
3、 建立组长工作记录本、质量控制记录本、药品效期登记本、差错登记本、药品分装记录本、退药登记本等。
4、 将组内的情况通过组长会汇报给主任，及时将组长会的精神传达到每一个组员。
5、 对全组的工作和人员进行合理安排。
6、 按照麻醉药品的管理规定，负责麻醉药品的管理、调配、盘点。
7、 负责对药品领入数量、质量进行全面验收。
8、 对药品效期≤3个月时拒绝验收(特殊情况除外)。
9、 协调组内外的工作，负责与临床各科室的联系。
10、负责督促本组的业务学习，随时检查工作质量，定期检查药品质量，组织全体工作质量讨论会。
11、 负责全组人员的考勤、工作量统计。
12、 负责实习学生和进修人员的业务安排及指导。
13、 带领全组人员廉洁自律，保守我院用药秘密。
14、 完成主任交办的其他工作。
药房调剂操作规范
1、 收取处方，检查自然项目;科室、姓名、性别、年龄、
诊断、医生签字等。
2、 按处方审核制度审查处方药品名称、数量、剂量、剂型、
配伍禁忌、给药途径等，对不合格处方，应拒绝调配。
3、 按照处方要求，严格认真进行调配。
4、 药品必须转移到其他容器时，应小心操作以避免污染。
所有相关信息必须清楚标明于新容器上。
5、 当分装药品同时发两袋以上时，仅在一袋上标明用法用
量，且向患者交代同品种的包装袋数，以免患者重复用药。
6、 用法用量的书写应使用中文，避免使用ml、mg字样。
7、 核对处方上的药品名称、规格、数量、剂型、剂量、用
法用量、给药途径与所调配药品是否相符。
8、 向患者交代用法用量、特殊要求的药品的注意事项储存
条件等，针剂特别交代。
9、 清楚呼唤患者姓名，当患者做出明确回应后方可发药。
10、 将药品和底方一并发出，以免漏发。
11、 发药完毕应向患者说明：“您的药齐了”。
一.由主管药师以上职称的人员担任组长工作。熟悉国家有关药政法规和药品管理、调配业务，并能解决药品管理、调配等技术问题。
二.在药剂科主任的领导下，负责本室、组的工作。组织参加各种会议;传达上级精神;认真贯彻执行药政法规及各项规章制度;安排人员工作岗位并处理本室、组内重要问题;检查督促本药房的工作;向科领导汇报本部门人员的思想及工作等情况。
三.规划本药房的设施、设备，专业技术人员的配备，制定操作规程、工作制度和相关规定，避免差错事故，确保调剂工作质量。
四.了解和掌握本室、组内药品供应、摆发、保管和质量等情况，及时制定药品请领供应计划;负责指导和参加药品调配工作，保证常规药品的供应，积极筹划抢救危重病人的用药，严格特殊药品的使用和管理、有效期药品管理、生物制品的使用和管理，把好药品质量关，杜绝“三无”药品进入临床，推动药物治疗效果及医疗水平的提高。负责本药房的麻醉药品供应、保管工作;负责临床科室存药登记、各种来往账目管理统计工作，发现问题及时处理。
五.负责与临床科室的业务联系，开展合理用药研究，及时纠正不合理用药现象;经常了解临床科室药品使用保管情况，定期进行检查，提出改进意见;经常听取临床科室对药品供应的意见，密切医、药、护之间的联系，做到优质服务。
六.负责本室、组内的工作差错的记录和处理。对重大事故应当及时向部门领导汇报。
七.负责组织本组人员的业务学习和三基训练工作，讨论工作中的疑难问题，提出解决措施。负责本药房的考勤、安全和卫生工作，带领全体工作人员发扬团结协作精神。安排好值班工作，检查值班人员履行职责情况。
八.熟悉新药、新技术、新设备在药学工作中的应用，提高本药房工作人员的专业技术水平，使药房由药品供应(保障)服务型向技术服务型转化。
九.组织安排和带教实习生和进修生。
1. 配方
(1)配方药师根据计算机打出的清单调配药品，做到准确无误。
(2)调配时注意药品的效期，保证无过期失效药，同时检查药品的外观质量，如有问题，不得配方，并通知质量监督员做好记录。
(3)及时补充药品并遵循近期药品前臵的原则。
(4)每日清点贵重药品、做到帐物相符。
(5)每月负责管辖内药品的盘点，做到帐物相符。
(6)保证工作区内卫生整洁。
2. 发药
(1)药师收到处方后。对处方进行一般审查，内容包括：患者姓名、性别、年龄、科室及临床诊断。对药品名称、规格、剂量、用法及药价确认准确无误。
(2)对处方进行药理及配伍审查，排除配伍禁忌后按处方发药。
(3)若处方上的药品名称不清楚或对所用剂量有疑问，应该向开具处方医生询问或咨询其他药师，必要时向医生提出修改意见。
(4)处方如有超剂量使用、重复用药或更改时，需医生重新签字确认后方可调配。
(5)发药时再次核对药品、规格、数量及药品的效期，并在处方上签字、发药。
(6)仔细交待用法并加贴用法标签，需特殊条件保存的药品，向患者提出警示，对患者的提问要耐心解释和解答。
(7)协助调配人员备药及参加盘点。
(8)保持柜台整洁干净。
(9)每日工作完毕时清点处方，按日装订，并应与计算机发药数一致。
3. 药品管理
(1)分组负责重点药品的每日清点和对帐工作，帐物不符时要及时查找原因，定期检查药品的有效期。
(2)实行药架个人负责制(包括药架清洁、药品上架和摆放，药品的有效期管理等工作)，当效期近至3个月时及时同质量监督员或与组长联系或报告。
4. 药物咨询
(1)负责解答患者提出有关部门药品名称、异名和商品名、剂型及含量、使用方法、剂量及疗程、适宜症、禁忌症、慎用症、特殊人群(孕妇、哺乳妇女、儿童、老年患者)用药注意事项、药品不良反应、配伍药物间的相互作用，药品的贮存及有效期等与药学有关的问题。
(2)负责解答其他相关的药学保健问题，必要时应向临床医师咨询或查找资料后再做答复。
(3)记录咨询内容，注明解决的问题，若属药物不良反应要及时报告。
(4)及时收集、整理药物不良反应事件，并报告本科药物不良反应监测人员。
(5)定期汇总药物咨询内容，归纳典型案例向其他药师反馈交流。
5. 麻醉药品、一类精神药品的发放
(1)收方后审查处方各项目填写是否完整，排除禁忌症;审查医生是否有处方权，处方若有涂改须请医生签字认可;审查癌症患者专用卡期限，验明取药者身份证。
(2)收回空安瓿，门诊病人一次性使用注射用麻醉药品时，药品一律交医护人员并收回空安瓿。
(3)填写麻醉药品处方登记表，空安瓿回收记录表。
(4)在处方上须有配方和发药药师双签名。
1.由具有一定理论知识和实践操作能力的药剂师(士)承担本岗位工作。在本药房负责人的领导下进行工作并接受上一级技术人员的指导。
2.严格执行本药房的各项规章制度。
3.坚守岗位，必须离开时，应经负责人批准并安排人员代班。无特殊原因不得自行换班和无故缺勤。
4.认真执行药品管理法，严格执行麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品的管理制度以及处方管理制度。
5.认真执行“三查七对”制度，即查处方、对科别、对姓名、对年龄;查药品、对含量、对用法、对瓶管;査禁忌、对用量。杜绝差错事故。
6.本调剂台药品，应按药理作用分类，定位放置，台面上应保持清洁整齐。应定期对各自药品责任区进行效期检查;清查药品存量及质量;反馈医生、患者对药品的需求情况。
7.补充散装药品时，应核对原包装药品名称、规格、质量、批号及有效期;严格执行核对制度。同一品种不同规格、形状、颜色、批号、效期的药品不得混装。不同药品补充应做到清场，不得混放混分。补充前，先洗手，严禁用手接触药品。药品补充完后及时盖上瓶塞，以免吸潮，风化变质;对用量少而易变质的药品，应少量多次补充,以保证药品的质量。
8.对所补充的药品质量有疑问时应报告药房负责人，经核对无疑后，方可进行补充。
9.认真做好交接班工作。麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、贵重药品，要当面点清，填写好交班簿，否则接班同志可以拒绝接班。如遇不能解决的问题，应及时向领导汇报。
10.下班前做好各自药品责任区的清洁卫生工作，做到药品摆放整齐，关好门窗、水电，防范安全事故。
11.窗口配方人员，负责窗口处方的药品调配、核对、发放，并负责窗口调剂台的散装药品补充。
12.病区配方人员，负责病房医嘱药品调配，定期对各自药品责任区进行效期检查。加强与各临床科室的联系。对新增药品和紧缺药品，应主动及时地通知临床科室，并介绍新药和代用品，为临床提供用药咨询;做好医师合理用药的参谋，注意及时地纠正临床用药中的不合理现象;做好药品不良反应监察反馈工作;做到优质服务。
13.急诊药房配方人员，负责24小时急诊处方的药品调配、核对及散装药品补充，严格执行个人双签字制度及医院大、小夜班制度。认真做好交接班工作，麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、贵重药品，要当面点清，填写好交班簿,否则接班人员可以拒绝接班。如遇不能解决的问题,应及时向领导汇报。
1、参加本埸组织的业务学习，认真学习兽医、兽药知识、掌握各类兽药的保管要点。
2、结合防疫人员，提前2周呈报购苗计划，并注明生产厂家、出售单位、活苗或死苗。接到疫苗后要清点数量、检查有无破损、异常，并作好记录。严格按说明书的要求贮存，离失效期3个月的疫苗要向负责人说明，确定用与舍。
3、结合兽医人员作好药品采购，并做到超前计划，保证供应，保证质量，杜绝假冒劣质或过期变质的药品，和国家规定的禁用药品进入药房。
4、药房内禁止闲杂人员出入，坚持凭处方领药品(疫苗)、器材。
5、保管员定期清理冰箱的冰块和过期的疫苗，保持冰箱清洁和存放有序，冰箱内严禁放与药品无关的东西。如遇停电，要在前一天备好冰袋以备停电用，并尽量少开冰箱门。
6、药房要经常性保持干净、干燥、整洁，药品要按要求保管，不准在药房内做饭。
7、药品购进后必须办清一切帐务手续，按月及时上报各猪舍的医药费报表，每月盘点一次，做到帐务相符。
8、爱护公物财物，妥善保管各类器械，器械必须专用，不准挪做他用，丢失器械按价赔偿，对一些易消耗用具，要及时维修。
9、服从服务于生产，紧急用药，随叫随到。
10、做好参观人员的接待工作，完成埸领导交办的其它工作。
