做好机关事业单位人事档案管理工作

截至2020年9月，山东省已全面完成省市县三级机构改革，机构并立带来人员的集中性调动。中共中央办公厅最新印发的《干部人事档案工作条例》中新增档案审核内容，要求坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，全面规范档案的“建、管、用”，这就给机关事业单位人事干部带来了很大的挑战。一方面是因为集中调动带来的巨大工作量，更深层的原因是不少单位日常对于人事档案管理的不重视，多年沉疴造成各方面疏漏，在时间紧、任务重的局面下工作开展捉襟见肘。因此，全面提升人事档案管理的系统性、专业性，显得尤为重要。

一、主客观问题齐聚，对症下药去沉疴

1.人事档案管理工作不被重视。干部人事档案自出生起，贯穿于学习、工作、生活方方面面，是干部身份的最有力证明，也是干部一生经历的缩影，其信息资源的利用价值极为广泛和重要，干部人事档案管理的目的也是更好地服务于机关单位、服务于每一位干部职工，不仅是德、能、勤、绩、廉的记录，更为人才选拔晋升提供依据。但由于干部人事档案的特殊性，绝大部分的同志很少有机会接触个人档案，档案管理于大部分干部职工而言宛如“空中楼阁”，所知甚少，所以在很多单位人事管理工作中，档案管理被边缘化，没有专职的档案干部，缺少固定和标准的档案室，甚至缺少专项的管理资金，让人事档案管理工作举步维艰。

全省的机构改革，让人事档案与干部调动有了密切的联系，也让部门领导、机关事业单位同志们对档案的重要性有了一次深刻的认识。我们应该以此为契机，不断强化各级领导干部对档案管理的重要性认识，同时以上级政策为指导，在新的机构建成之际，推动档案室、专项资金、专职干部的有序配备，并为机关档案管理可持续发展蓄力。

2.制度规范不统一，实践操作有漏洞。目前，机关事业单位档案对于人事档案审核整理的主要依据为省委组织部印发的《专项审核操作手册》。该《手册》从档案审核工作概述、组织实施、材料补充收集、审核方法及政策运用、审核风险点及相关处理规定等六大方面尽可能详细地解释了目前人事档案审核中可能遇到的诸如干部“三龄两历一身份”问题的认定原则和方法，为人事干部工作实践提供了极为有力的抓手。然而，人事工作自身的复杂性、多样性注定了不可能有一本涵盖全面的操作手册，如何对个性化、具体问题进行认定，非常考验人事干部的操作经验和对政策方针的理解能力。举几个例子。(1)对于“全日制”的不同认定：张某，1991年参军入伍，在武警某医学学校获得中专学历，之后分两次在部队考取大学本科(函授)和研究生学历。在档案审核中发现，该同志研究生所在学校出具的入学报考材料及毕业材料均显示为全日制教育，但档案中同期存在其职级晋升、工资调整等材料，经研判，在人事档案审核和干部三龄两历一身份认定工作中，按组织部要求，判定张某第一学历为中专，在职研究生教育。赵某，2016年6月本科毕业后入职某市药检所，在职期间与单位签订继续教育协议，单位同意其脱产攻读硕士研究生学历。攻读期间，因工作原因返回原单位工作半年，导致实际毕业时建立好档案管理台账，以便随时查阅。同时还应认真做好归档档案资料统计工作，对档案的进、出、补等情况都需要做好登记，并定期做好库藏档案资料的清理和核对，所有统计数据都有原始记录依据，做到物、账统一。

3.加强档案保护工作。在档案管理过程中，必须采用科学先进的管理方法，使得能最大限度地延长档案的使用寿命。其一，应保护档案资料的实体安全，档案库房要配备档案防护设施、设备、专业消防器材，同时还应配备空调、加(去)湿机及温湿度监测仪等。认真贯彻和落实防水、防火、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫、防盗等“八防”措施。同时定时查看档案馆内温湿度，并保持档案馆内的清洁卫生。其二，要保护档案资料的信息安全，与广域互联网做到物理隔绝，不应该泄露的绝不泄露，尤其是数字化的档案资料，做到不随意传播，坚决做好档案信息的保护工作。其三，要爱护档案，禁止污损档案资料，不得在档案材料上涂写，不得拆卷、损毁、伪造和擅自出版档案资料。在整理搬运上架和提供利用过程中，要轻取轻放，保持档案资料整齐清洁。定期进行档案资料的清查和整理工作，对破损、字迹褪色和载体变质的档案及时修复和复制。

4.提高现代化管理水平。在当今信息化时代中，档案资料信息化管理是新形势下档案管理的必然趋势，对加强档案保护工作和提高档案资料利用水平具有重要意义。地勘单位应与时俱进，转变传统的纸质记载保管的管理模式，积极跟进信息化的步伐。其一，积极利用先进的数字化技术对档案资料进行管理，打破传统的目录管理，实现档案资料的主动归集和利用。不但可减轻档案管理人员工作量，提高工作效率，同时也可方便广大职工快速查询和借阅档案资料。其二，创建数字化档案数据库，通过扫描，将老旧报告中的文字电子化、图件矢量化等形式将档案资料转化为更容易保存和使用的数字资料，使地质资料能够更长久地保存，同时加强档案的数字化管理，建立数字化档案数据库，提升档案信息化管理水平，更好地为地勘单位服务。

(1)经过单位几十年的发展，档案馆内已保存大量的地质档案资料，对这些资料要及时归类和总结，并做好档案管理工作。档案管理的最终目的是为更好地利用档案，档案的二次开发利用更是地勘单位进行档案管理的主要目的之一，因此，地勘单位要做到“收好、管好、用好”地质档案资料，不断提高地质资料现代化管理水平和服务能力，在工作过程中积极主动地利用好地质档案，不断加强地质档案资料的二次开发，使地质档案资料充分发挥其应有的价值，助力地质找矿取得新突破，更好地为国民经济发展和社会发展服务。

间延迟。虽然教育部门为其颁发了全日制教育学历证书，但根据组织部对全日制学历认定要求，判定其研究生学历为在职。

(2)对“参加工作”的不同认定：王某，2000年大学毕业后参加工作，入职当地某县级医院，其社保记录自第一份劳动合同签订日期起连续至今(均由该县级医院缴纳)，但在专项审核中发现，其2003年7月至2003年12月期间劳动合同为某社区门诊，经组织调查发现，2003年7月至12月期间该同志备考，实际未与县医院签订劳动合同，但其劳动关系仍挂靠原医院，故社保账户显示正常缴纳。经研判，对王某2003年7月至12的工龄不予认可。(3)连续工龄起算日期问题：李某于2018年7月24日与某公司正式签订劳动合同，但由于该地区每月20日为社保缴纳终止日，该公司未替李某缴纳当月社保。人事干部后期在对李某连续工龄认定中，经与组织汇报，认定连续工龄自签订正式劳动合同时间起算，社保缴纳凭证仅作为参考依据处理。

(4)出生日期不一致问题：刘某身份证显示其1975年10月出生，1992年入伍材料显示其已满16周岁。但翻阅刘某早期原始材料，发现其初中毕业登记表显示其出生日期为1976年10月，在其个人档案中，还找到一份刘某户籍所在地派出所出具的出生证明，证明其出生时间为1976年10月。按照“最先最早”认定原则和“不得重复得利”原则，经组织研判，认定刘某出生日期为1974年10月。(5)其他原始资料遗失、不全的问题：在本次档案专项审核中，发现大部分干部人事档案中缺少原始证明材料，如，大学期间入学花名册、学习期间成绩单、机关事业单位年度考核材料、工资材料证明、晋升/聘任材料等，对个人的三龄两历一身份的认定工作带来诸多阻碍。

诸如此类个性问题不胜枚举，阴阳历生日转换未标注问题、全日制在校期间兼职工作问题、参加工作时间认定问题、原始材料部分内容记录不一致或不规范问题等，需要人事干部以更高的专业度、更细致的耐心度向同志们做说明和解释，除要求干部本人对缺失材料进行补充外，对于非主观故意造成的材料遗失或填写失误等问题，由干部本人手写情况说明，本人签字后提交党组会研究，并将研究结果作为归档材料进行归档。

3.工作量巨大与人员专业性欠缺的矛盾。正如上文中提到的，人事档案是在人事管理活动中个人经历、思想品德、业务能力、工作状况等方面情况并以个人为单位进行归档保存的原始记录，这些内容在人事档案目录十大类别中便可见一斑。人事干部需要及时从干部手中或相关单位处及时收集、鉴别、分类、加工和装订成册，相关归档材料时间跨度大、范围广、标准不一，收集整理难度大，对于年代久远的原始材料保存也是档案管理的重要一环，这些客观问题和困难的解决急需一支专业化人事干部队伍。但从目前实际工作来看，大部分从事的人事档案管理的同志均为兼职干部，人少、专业能力不足，甚至留给档案管理工作的时间也少之又少，想要管好、用好干部档案几乎是不可能的。

2019年起，国家档案局第13号令《机关档案管理规定》正式实施，《规定》对机关档案管理权责、工作职能等作出明确规定，档案管理做到了有法可依，也为基层档案干部开展工作提供制度保障。同时，《规定》也明确提出机关应当积极推进档案信息开发工作，将档案数字化、信息化将是新时代档案工作的必由之路，这不仅是时代所需，对于原始档案的长远保存和利用，也将带来巨大便利。作为从事档案管理的工作人员，提升自身业务能力也是题中之要，面对这一项细致、耗时、专业技术性很强的工作，不能只依靠经验传授，“打铁还需自身硬”，不断开展和加强档案管理序列继续教育，以干代练，才能成为适应新时代发展的合格档案人。

二、端正态度，甘于奉献做夯土

档案管理以来不是一项轻易出彩的工作，更多的是档案人默默坚守，终其一生的无私奉献。从事人事档案管理更是如此，不被理解、不被认可是行业的“家常便饭”，因此在接受这一份工作前，我们首先要问自己“三个能否”：一是能否甘于寂寞，在无人处坚守与奉献;二是能否禁住诱惑，将档案事业作为一辈子的事业来做;三是能否坚持本心，以客观、公正的态度对待人事档案，严格保守秘密，对每一份档案负责。

在工作检查与日常交流中，不免听到一些从事档案工作的同志发牢骚、有抱怨，也时常遇到不合规的工作流程，这些现象的产生归根到底还是自我认知的偏差。曾有一件小事让人记忆深刻：单位一位已故多年老领导的亲属，在房产问题上遇到纠纷，官司打了很久苦于没有新的证据而陷入僵局，抱着试一试的态度找到单位，没想到在老干部档案中找到了希望。他说，父亲去世多年，看到单位还这样细心保管着父亲的档案，心中感动万分，觉得父亲的一生从未如此完整地呈现在眼前。那一声感谢，是人事干部几十年如一日默默工作的最高礼遇，是我们工作价值的体现。

对于人事档案工作由于工作性质的原因很难走到台前，想获得更高更远的发展也无法一蹴而就，需要靠机关单位、人事干部、全社会的共同努力。一是在顶层设计层面，各部门要打通标准、壁垒，在制度层面上给档案工作以明确抓手，明确各级地方政府责任;二要强化一把手责任制，将机关事业单位主要负责人列为人事档案工作的第一责任人，亲自抓、亲自管，进一步提升人事档案工作在业务工作中的比重;三要配齐工作力量，不仅是对档案室、设备等物资配备，更要明确专职档案管理人员职责，定期开展培训，增强人事干部业务素质和能力;四要形成督导检查机制，以督导检查促进各级党政机关重视程度和业务能力提升。将人事档案定期检查和临时抽查相结合，并将检查结果纳入机关事业单位年度考核中，使各单位真正地重视起人事档案管理工作;五要对从事人事档案工作的干部做好遴选、培养，选择政治信仰坚定、党性修养过硬的干部从事此项工作，把好“进门关”，同时，为人事档案干部的后期晋升培养打通渠道，解决干部后顾之忧，真正将人事档案工作专业化、严肃化、政治化;六要与时俱进，积极推动档案信息化建设，以新的视角重新审核档案管理遇到的新问题、新机遇、新原则、新理论，让人事档案工作融入现代生活，对接智慧城市建设。

人事档案历史悠久，上可追溯至商周

时代谱牒档案，便伴随着我们的生活走过了千年。王朝更迭、社会进步，档案管理不是明日黄花，新的时代赋予档案人更重的历史使命和责任，端正自我认知，涵养精神内涵，顺应时代发展潮流，将档案管理工作与时俱进，不断提升档案管理的专业性、系统性，以高水平的信息化运用能力，为机关事业单位人事档案的进一步发展助力。

参考文献

[1]郑伟.关于新时期人事档案开发利用研究[J].兰台内外,2020(13).

[2]刘丽丽.公立医院档案规范化管理的创新思路[J].兰台内外,2019(1).

[3]马岩.行政事业单位人事档案管理的创新思路与实践路径[J].人才资源开发,2020(17).