档案管理是医院管理工作中不可忽视的内容, 受到相关领导重视。随着计算机和信息技术的广泛应用, 医院档案管理的数字化趋势越来越明显, 给传统纸质档案管理工作带来全新变革。在这样的背景下, 应该顺应这种趋势, 从技术、制度、人员等方面采取措施, 更好顺应数字化时代的要求, 创新管理方式, 促进医院档案管理的有效性提升。
在信息技术和扫描技术得到不断利用的前提下, 医院档案管理方式面临变革。因此, 采取相应措施, 顺应数字化趋势成为提升档案管理有效性不可忽视的工作, 其重要作用体现在以下方面:
在数字化时代, 很多医院档案管理逐渐由纸质档案向电子档案转变, 利用扫描设备和计算机将纸质档案数字化, 推动医院档案管理模式转变。一般而言, 医院的人事档案、检验信息系统、医学影像系统、办公自动化系统等, 形成大量的以电子文档为主的医院档案信息数据库。并进行编号, 方便资料存储和查询, 推动医院档案管理方式变革。
医院档案信息资料丰富, 工作量大, 涉及人事、科研、病例、财务等多个方面。传统纸质档案虽然能起到一定效果, 但工作量大, 整理、保管、查询比较困难, 并且需要占用大量空间, 防潮、防水、防鼠害的任务紧迫。而在数字化时代, 可以将这些档案资料进行数字化处理, 形成电子档案, 通过光盘或磁盘将纸质档案进行数字化处理, 然后进行存储和查阅。这样不仅节约档案资源的存储空间, 还有利于确保档案资源的安全可靠, 减少管理人员的工作量, 促进管理效率的提升。
对医院档案进行数字化处理之后, 然后将其存储于磁盘和硬盘, 并做好备份工作, 有利于确保医院档案信息资料的安全, 防止档案资料丢失。另外对档案进行数字化处理之后, 还可以设置相应的目录, 使用者中只需要输入关键词或编号之后, 就可以方便地查阅档案信息资源, 便利档案资料查阅和使用, 有利于促进档案利用效率的提升。
数字化趋势的出现, 给医院档案管理带来机遇, 推动档案管理方式创新, 有利于提升档案管理工作效率。但在实践中, 一些医院档案管理人员素质偏低, 相关制度不健全, 制约管理工作水平提升, 需要采取完善措施。结合管理工作需要, 可以从以下几个方面入手, 有效提升医院档案管理的有效性。
重视医院档案管理的网络化环境建设, 管理人员应该结合医院档案管理需要设置专门数据库。实现对档案的数字化管理。根据医院档案管理实际情况, 将医院各类文书方案的档号、分类号、题名、形成时间、主题词等录入计算机, 建立医院档案管理基本目录数据库。档案数据库包括人事、病例、财务、科研等档案信息, 构建强大的数据库, 满足查询需要, 为档案管理提供有效的服务。
对于医院档案管理数据库, 为确保其安全, 应该重视加密技术、防火墙技术的应用, 做好病毒查杀工作, 重视软件更新和升级。加强数据库的日常巡视, 及时排除可能存在的安全隐患, 确保计算机数据库安全。重视电子档案备份, 进行加密处理, 确保档案资料完整, 满足档案信息资源使用的需要。
健全医院档案管理制度, 确保数字化档案资料完整。重视档案资料分类处理, 明确相关人员职责。制定医院档案数字化管理规范标准, 明确管理目标和流程, 促进档案管理水平提高。
引进计算机技术使用水平高、档案管理理论扎实、工作责任心强的管理人员, 不断充实管理队伍。建立完善的管理培训制度, 加强管理制度, 数据库使用, 数字化档案维护等各项工作, 使之成为复合型人才。能熟练利用数据库、计算机、扫描设备、多媒体、互联网等开展医院档案管理工作, 促进医院档案管理水平的提升。
提高安全管理意识, 确保医院档案信息安全。档案数字化处理之后要做好存储和备份工作, 防止数据丢失。并重视密码技术的应用, 对档案信息设置密码, 防止非法访问, 保证档案信息资源的安全与可靠。同时还要加强计算机、硬盘、磁盘的管理, 避免受到黑客攻击、病毒或自然灾害等影响。加强医院数字化档案存储、传输、处理、维护等各个环节的管理, 有效保障医院档案信息资源的安全。
总之, 数字化时代, 医院档案管理面临全新变革, 同时也给档案管理带来新的机遇。例如, 数字化趋势愈加明显, 信息技术和扫描技术得到更为广泛的应用, 给医院档案管理带来更大的便利。在这样的背景下, 应该顺应数字化趋势, 重视信息技术应用, 完善各项基础设施建设, 健全管理制度, 提高管理人员素质, 促进医院档案管理效率提高, 进而实现对医院档案资料的有效利用。
摘要：数字化时代提高医院档案管理的有效性具有重要意义, 能实现档案管理数字化模式、节约存储空间并保护档案、确保档案安全和利用效率。但目前医院档案管理存在不足, 需要采取完善措施:建立专门的数据库、重视技术防护工作、健全完善管理制度, 并提高工作人员素质、注重档案安全管理。
关键词：数字化时代,医院档案管理,有效性,管理制度
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