从20世纪90年代以来,网络的不断发展,深深影响着人类的生产和生活方式。随着网络的普及,使人们获取信息的途径和方式都发生了巨大改变。可以说,当今社会已经是一个信息化社会。就从概念上来讲,信息化是指以信息技术广泛应用为主导,信息资源为核心,信息网络为基础,信息产业为支撑,信息人才为依托,法规、政策、标准为保障的综合体系。从传统上看,档案是人们获取信息、了解历史的一个重要途径。而如何使高校档案管理和信息化结合在一起,使人们借助信息化的网络更加快捷和全面的获取需要的信息,这是一个非常有价值的话题。当然,高校档案信息服务,还存在着很多需要解决的技术和制度障碍。本文重点就是要探讨信息化背景下高校档案服务的策略和途径。
档案信息服务有广义和狭义之分。就广义上来讲,档案信息服务就是指档案管理机构为了满足客户要求,而做的一切提供信息的业务活动。狭义来说,档案信息服务就是档案管理工作人员根据客户的需求,而使其获取和运用档案信息的工作,最大限度的发挥档案信息的社会效益和经济效益。高校档案服务主要是指狭义上的信息服务,将客户需求作为信息服务的标准,通过健全制度,改进信息服务方式,整体提高档案管理和档案信息服务的水平。
随着社会经济水平的发展,档案资源将越来越被重视。人们对于档案信息资源的需求也随之增加,知识服务将成为未来高校档案服务的重点之一。目前采取将传统的纸质档案信息经过扫描之后存储在网络上的方式,有选择性针对性的对用户开放,这样的方式便捷档案检索,并方便用户查询利用。对于高校而言,寻求优质的档案信息服务是一个明确的方向,也是推进教育事业的一大动力。因此,各大高校实施信息化技术普及,是必然需要的。
我国的教育事业随着社会的发展不断与时俱进,然而在档案管理方面,特别是信息化档案应用方面还没有形成健全有效的利用,因而高校档案服务其本身应有价值也完全没有发挥出来。这就需要我们更多地去探讨,并努力去解决此问题。
引起高校档案服务种类缺乏的原因主要体现在以下方面。第一,高校对于档案种类的管理,理念还是相对传统落后的,档案种类过于固定化,各项与时俱进的改革创新多止步于书面研究,没有与时俱进的落实。第二,我国的高校教育工作中,档案的利用与管理总是处于被忽视的部分,使得我国高校档案在收集中受到限制,利用时缺少资料。高校应该将档案服务种类进行合理的分析。
如今高校档案管理体制与现代的信息化社会并不相符,档案管理属于服务性质的工作,又以专门的工作内容及特点区别于其他服务类工作,在高校发展中没有得到充分的重视。
就高校来说,一般认为其主要的职责就是培养学生的学习意识以及相关的专业技能,甚至是学生的综合素质,所以高校就会将大量资金投入到教学或是相关的硬件中去,高校档案服务的管理工作很容易就被忽略。这样就会影响到高校档案管理的发展,更不用说其信息化程度,从而造成整个档案服务工作有所缺失,所以说管理体制陈旧会使得整个高校档案的管理工作水平停滞不前。
在各大高校中,学校对于档案的管理不够重视,一般对于档案管理的制度上面总会比较缺乏,相对应的配套设备和培训都不足,而相关的管理人员及专兼职档案员也会因为认识不够,导致在平时的工作中没有一个较好的状态和专业的态度。一旦管理人员放松要求,会造成档案管理的一些小问题时有发生,然而细节是决定成败的关键,一些小的方面,一旦造成损失,那将不可预计。
现在每一个高校对于档案管理研究系统的软件使用都各不相同,由于通用性能还不够稳固,再加上软件的兼容性没有达到标准,数据之间也不好进行交换,于是就没有办法达到资源的共享,就会造成高校的档案管理缺乏统一和固定标准。然而有的高校对档案的信息管理主要是通过目录来进行的,所以在进行档案考察的时候,还需要查阅全文进行了解,这无疑给高校带来了很大的麻烦。
对于档案的记载来说,已经拥有一个很长的历史了。可以说从远古时期开始,就已经拥有实物记事了,直到文字出现之后的书契记事。然而随着时代的发展,如今的档案服务工作的途径依然单一。如今在高校的档案服务中,最主要的服务方式还是复印档案。而对于这个大数据已经到来的时代,仅仅单一的服务方式是不能够满足现代人们的需求的,这就需要考虑在信息化这一前提背景之下,通过对网络的优势利用,去完成一个信息化的网络档案平台,将网络服务平台打造成高校档案的主要服务方式之一,以便能够更好地顺应这个时代,在最大限度上开发档案信息资源。
科学技术的发展日新月异,档案管理在发展的同时也应充分地考虑到这一点,目前“互联网+”档案管理模式不断提出,这就需要高校在进行档案管理的时候考虑数字化的应用。就如今的现状来看,高校在对档案进行现代化管理时,虽然也应用了相关的计算机网络技术,可是却并没有完全将计算机数字化的功能施展出来。高校在数字化上面研究善待完善和加强,尤其是在档案服务方面的应用。
我国高校不仅需要向教学、科研等工作提供周全的档案服务,更应该拓宽服务的职能,将目标投向社会的各种群体,扩宽服务范围,推动高校的档案事业发展。例如在安全有效基础上,如何利用互联网,为查档者提供更加便利的服务。
档案管理人员缺乏相关的服务认识,就会导致档案管理人员缺乏主动服务意识,将无法发挥高校档案管理的更多功能,信息的完整性无法得到良好的保证。为了提升高校档案管理的服务水平与质量,应该完善档案管理制度,开展档案知识普及活动,扩大了档案工作在高校的影响,提高人们保护档案、利用档案的意识,加强专兼职档案员业务培训,鼓励档案工作人员加强主动服务的意识。
采用信息技术,可以提高高校档案的服务效率。高校必须考虑将现代化服务运用于高校的档案服务中,利用高校学术优势,开发创新技术方式,将信息化服务能力发挥至最大。同时还可以采取网站、微博、微信等自媒体创新方式,将服务进行推广发展。
目前档案管理工作正在逐渐向信息化技术发展,就高校的档案管理来说,现代化档案管理系统更为便利。相关的计算机技术对于档案工作来说起着非常重要的作用,具有处理迅速、查阅方便、储存量大等特点,可以更有效便利的查询、阅读、交流和重复使用。
由于之前的档案整理几乎都是使用纸质进行记录的,而这种记录的方式不能完全适用于现代社会。信息化时代越来越多的数据需要记录,因此,顺应社会发展的技术手段是需要格外重视的。在高校中,每年有大量的信息产生,纸质保存只占其中的一部分,利用现代化手段,可以完整有效的储存档案信息,并能灵活运用技术手段,方便各立卷归档部门上传档案信息、查看存储的历年档案,减少资源和时间的浪费同时,也增强个人信息保密性。数据库的应用,对于高校来说无疑是一项非常重要的技术,使得高校将技术和档案管理有效的结合。
信息化时代,任何行业都需要与时俱进和不断地完善,如果停滞不前终究不能顺应社会的发展。就高校的档案管理来说,为了在整个档案管理中少出错,就应该更多的注意信息化在其中的运用,根据具体的学校制度进行分析,完善档案的管理制度,一些关联性的档案,要进行集中的处理,进一步提高档案管理的工作效率。除此之外,还应该注意档案信息安全保护问题,设置不同的密级和工作权限,让整个信息的安全得到有利的保护。
为了做到高校档案服务质量的监督,应该创建高校档案服务评价体系。通过相关的高校档案服务评价体系,可以更快地了解到在服务中存在的问题,同时发现其中的优缺点,取长补短,针对不同的模块,可以拥有不同的评价标准,以保障高校档案的服务质量。
高素质的工作人员是现代化学校档案管理工作的保障。在档案技术部门中,一个任务的实施伴随着风险,若是出现差错就会影响到整个工作链。这就要求档案工作人员在具备较高思想政治觉悟、热爱工作岗位的基础上,还要具备较强的思维能力、分析能力、判断能力以及计算机技术的应用能力。目前档案人员普遍存在知识老化、知识结构片面等现象,只有不断调整更新工作人员专业结构和知识结构,使档案工作人员整体知识水平适应档案事业的迅速发展,才能更好地提高档案管理效率,适应信息化时代要求。
随着社会的发展,高校为了跟随社会的脚步,可以将个性化的服务方式引入档案工作。通过打造个性化的服务满足现代的高校服务需求,比如通过高校档案编纂,对学生的学习成绩,学籍信息、教师事迹、学校历史等分类。分类进行的高校档案服务,可以快速查询到更明确的结果。随着社会的发展,高校应该拥有自己的发展方向,更加的个性化以及更多的信息化,有效发挥高校档案管理的最大价值,方便高校档案的管理,使其拥有更高的使用效率。
总体来讲,信息化在改变着我们的生活和思维方式,整个社会的运行模式也在发生着深刻的变化。与此同时,高校的档案信息服务也应该做到与时俱进,紧跟时代的发展需求,尽可能随时注入一些新的元素,特别是要以信息化为依托,努力使档案成为人们获取信息最便捷和最权威的途径和方式。这就要求不断创新高校档案管理模式,运用先进的科学技术,将科技渗入到高校的档案管理之中,使档案管理工作和科技发展达到一个完美的结合的状态。信息化档案服务还要求,进一步培养专业性、技术性档案管理人才,使其既懂档案管理、又熟练掌握信息科学技术,这对档案的信息化服务工作将起到重要的推动作用。
摘要：中国从20世纪90年代引入信息化的概念,信息化是当今社会发展的一个大趋势,也是时代的新特点。信息化背景下高校档案服务是目前档案界的一个热点问题。各高校都在根据自身的实际情况,努力去调整和创新档案管理方式,以增加信息化特点的档案服务功能。信息化高校档案服务功能使档案管理工作理念上升到一个新的阶段,也是对档案管理的全新认识和挑战。信息化背景下的档案服务是高校档案管理顺应时代发展和社会需要,使传统的档案工作进一步从静态向动态转变,最大限度发挥档案的实际效用。
关键词：信息化,高校档案,服务策略
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