档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的, 作为历史记录保存起来以备考查的文字、图像、声音及其他各种形式和载体的文件。事业单位档案与单位和每位干部职工切身利益息息相关, 妥善管理好档案, 对单位的稳定和发展具有重要意义。信息化是增强档案管理质量, 提高档案信息利用的有效途径, 是档案管理发展的必由之路。
档案管理是对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的过程, 是一项综合系统工作。
是按照有关规定, 通过例行的接收制度和专门的征集方法, 把散布在各部门和个人手中的资料, 集中到单位档案管理部门进行统一管理的过程, 是档案管理的起点。
是将凌乱无序的档案资料, 进行分类、组合、编号、排列、建立宗卷, 使档案形成有序整体的过程, 是档案管理的关键措施。
是对档案进行系统存放和安全保护, 并维护档案的完整、安全并便于调用的过程, 是档案管理中的重要内容。
是区别与判定档案真伪、档案价值、保管期限, 按规定处理、销毁无保存价值的或保管期满档案的过程, 是档案管理中的一项必要环节。
是通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程, 是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。
是查找、转递、分析、利用档案信息, 满足工作需求的过程, 是档案信息资源作用实现的过程, 是档案管理的核心价值。
信息化可以贯穿档案管理的各个流程, 使得各环节衔接更加紧密, 管理更加高效。
做好档案管理工作, 需要以下基本保障措施:一是要为档案管理部门配备足够的专业人员, 并定期轮派专业人员接受培训, 建立一支高效的档案管理队伍;二是要足额安排好档案管理经费, 保障耗材的购买、设备的购置维护需求;三是树立档案管理部门权威, 要求全体职工遵守档案管理制度, 积极配合档案管理部门工作。这些保障措施的实现, 均需要单位领导来统筹安排。
档案数量卷帙浩繁、内容秘不可宣、涉及方方面面, 档案管理事物琐碎繁杂、工作责任重大、成绩不易彰显, 需要主管部门严管、善管、细管, 需要档案管理人员多动脑、勤用手、管住嘴、平下心。
档案是单位珍贵的资料, 全体职工都应认识到其重要性, 严格遵守档案管理制度。档案是一个流动变化的过程, 会随着单位发展不断增加而增长, 需要全体职工不断配合更新相关信息, 全体职工均应主动按档案管理部门要求, 及时提供真实准确的信息。
依据《档案法》等法律法规和上级部门规章制度, 结合本单位实际情况, 制订覆盖档案管理各个环节的严密制度并严格执行。做到有制可依, 遵制而行, 确保档案的真实性、准确性、完整性、及时性、安全性。
目前不少事业单位的档案管理还是以传统的纸质方式进行, 在面对大量的档案是, 管理人员很难对大量的信息进行处理, 严重影响工作效率。计算机和网络技术的飞速发展, 使得档案管理信息化变成可能, 信息化管理势必大幅提升档案管理和利用的效能。但信息化也增加了信息泄露的风险, 需要在实际工作中加以监管。
当前不少事业单位档案信息分析仍停留在简单的统计描述阶段, 未能充分发挥出这些信息应有的价值。在信息化、大数据时代, 如何充分发挥档案自身价值, 成为档案管理面临的新任务, 需要深入思考、挖掘、分析、利用档案中的信息。
完善制度、信息化建设、深度数据分析等任务, 都要求档案管理人员不断学习, 不断提升自身素质:一是政治素质。要鉴定政治责任感, 提高政治敏锐性, 强化政治鉴别力;二是专业素质。要熟悉档案管理相关法规制度和操作技能, 熟练使用计算机及相关软件, 努力学习数据分析和利用技能;三是职业素质。要以求真务实、一丝不苟的态度开展工作, 同时做好保密工作。
综上, 档案管理是事业单位的一项重要工作, 需要领导重视、主管部门主导、全体职工配合。只有完善制度, 不断提升工作人员素质, 才能更好地管理好档案。今后还需不断档案管理信息化建设, 深度分析利用档案信息, 为单位发展发挥更大作用。
摘要：档案管理是事业单位的一项重要工作, 本文分析了档案管理工作的主要内容、涉及人员及具体工作措施, 提出了加快档案管理信息化建设及深度分析利用档案信息等建议, 以期完善档案管理工作、充分发挥档案价值。
关键词：事业单位,档案管理,信息化
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