关于档案安全保障体系建设的思考

社会在发展, 时代在进步, 我国档案的建设工作也得到了迅速壮大, 为我国建设特色社会主义作出了贡献。档案资源的不断扩大, 也为档案工作增加了难题。当前我国档案安全保障制度不完善, 导致部分重要的档案文献零散化;从业人员业务水平有待提高。这些问题的解决需要有关部门建立完善的档案安全保障体系, 从安全保障与法规教育出发, 落实保障工作。

一、档案安全保障体系的内涵

我国档案安全保障体系的建设, 需要从两方面入手, 一是要保障档案安全, 采用技术与管理的手段, 保障档案资料各个属性的安全, 防止信息泄露, 造成重大事故。二是要建立保障体系, 使档案信息能够在完整严密的系统中运行。档案工作自身有着鲜明的特色, 集中管理与分散管理合二为一, 维护档案的实体安全与信息安全。

二、我国档案安全保障体系建设的现状

(一) 自然灾害对档案工作提出挑战。近几年, 我国自然灾害频发, 地震、海啸、洪水、泥石流等不可抗拒的灾难一旦发生, 必将对档案的工作造成威胁。例如2008年四川的大地震, 处于地震带的档案保存馆瞬间倒塌, 许多珍贵的档案材料来不及“解救”, 据相关数据统计, 大地震造成了6万多卷档案资料流失, 损失惨重, 同时也让档案工作者意识到灾害防治的重要性。

(二) 档案安全工作法制不具体。当前, 我国下发了多项关于档案安全保障体系建设的相关规定, 但是其条规内容不充分, 一些建设只给出目标, 并没有告知具体措施, 致使许多档案管理人员摸不着头脑, 盲目达成目标。例如规定说“要加强档案安全保障的基础设施建设”, 致使有的单位为了落实规定, 仅引入了基础的监控设备, 没有进行实体安全的建设, 安全隐患并没有得到完全清除。

(三) 档案工作者业务能力欠缺。良好的业务能力, 是保障档案安全建设的重要环节之一。当前我国档案工作者业务能力欠缺, 不能够按照科学的档案目录进行分类管理, 档案归纳整理方式落后, 致使档案的记录信息不明确, 不方便查找。

三、档案安全保障体系建设措施

(一) 落实安全保障建设。要加强对档案工作者的安全教育。安全教育是确保档案安全保障体系建设的前提基础, 定期对档案工作者进行安全教育培训, 开展档案安全管理讲座, 使档案工作者构建安全意识。借助媒体的力量, 在电视、广播、网络等环境中宣传档案安全的重要性, 请专家学者进行座谈讲学, 增强全社会的档案安全保障意识。

(二) 提升工作者的业务水平。提升档案工作者的业务水平, 是当前档案安全保障体系建设的基础性工作。

1.学习业务知识。有计划地定期组织安排档案管理人员学习与档案相关的法律文献, 并适当地提出自己的见解;聘请档案管理的老师做定期培训, 讲授档案管理相关的知识以及以往经验;组织档案工作者定期交流, 与其他单位的同事进行经验交流, 总结科学合理的管理措施;档案工作者有计划地定期观看档案工作方面的视频与录像;参观大型档案馆的档案文献资料, 学习其整理摆放的方法;学习先进的计算机知识, 为智能化管理提供技术上的条件。

2.开展演讲活动。单位定期开展关于档案工作的演讲活动, 组织档案工作者撰写相关的稿件, 通过讲述工作中积累的经验与体会, 理论并联系实践, 与其他同事分享实践中的感受, 共同进步, 为档案安全保障建设出一份力量。要求工作者要坦诚自己的工作内容, 发表有深度的感想与体会, 单位领导通过演讲内容的真切性, 评选“工作之星”, 并给予相应的物质奖励, 调动档案工作者的积极性, 使档案工作有所突破。

3.加强专业技能培训。档案工作人员的业务水平, 关系到档案安全保障体系的建设问题, 对人员的培训, 要从态度上进行端正, 能力上进行提高, 其中关键一点是要提高档案工作者的专业技能, 提高人员的文字表达能力, 数据整合能力以及人际交往能力。首先要锻炼档案资料的整理技术, 按照目录或者年限日期, 从大到下, 根据重要程度划分, 对档案资料进行高度具体的整合, 让人能够一目了然, 方便日后的查询工作;其次是文字表达水平, 需要档案工作人员定期进行写作的训练, 在档案工作中遇到写作要求时, 能够理清思路和脉络, 表达完整;最后需要档案工作者培养人际交往能力, 在与领导交流或与其他单位进行交流时, 能够表达流畅。

(三) 建立健全制度手续。在提升档案工作者业务能力的基础之上, 要健全档案安全保障建设的制度规定, 制定明确具体的实行方案, 例如:编制一套系统科学的工作程序, 根据档案资源的数量大小, 建立科学的检索查看工具, 方便档案的安全管理, 也能够提升查询效率。

综上所述, 我国要建立完善的档案安全保障体系, 需要从多个方面入手, 加强档案工作者的业务素质与安全意识, 建立具体可行的档案制度, 落实国家管理条例等等, 需要政府、单位以及各工作人员的高度配合, 给予档案安全保障体系一个全新的概念, 推动档案事业的发展进程。

摘要：随着自然灾害的频发, 档案工作者业务能力的不足, 导致部分重要档案残缺, 为档案工作设置了重重阻碍。新时期背景下, 需要档案工作者接受这些挑战, 迎难而上, 推动档案安全保障体系的建设。本文将讨论档案安全体系的内涵及现状, 并研究档案安全保障体系建设的措施。

关键词：档案,安全保障体系,现状,措施

参考文献

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