基于众包的财务共享服务初探

2022-09-12 版权声明 我要投稿

一、财务共享服务与众包

(一)财务共享服务的含义

财务共享服务是在公司国际化、信息化发展和经营规模高速增长的背景下,企业对财务管理和控制活动的一种创新。通过对集团内部有关业务流程进行分析和评估,分离出一部分日常的、共性的、重复性的、可标准化的事务性活动,由集团内部的专门机构,即:财务共享服务中心,进行统一、标准、快速的处理,实现集团财务部门的职能转变,促进集团内部业务流程的简化、优化及标准统一,进而提高公司整体运行效率和效益。

与传统的财务管理模式相比较,财务共享服务具有降低运作成本、提高财务管理水平及效率、支持企业集团发展战略等优势。目前,众多《财富》500强企业都已引入、建立财务共享服务运作模式。

(二)众包的含义

在美国《连线》杂志2006年6月刊上,该杂志的记者Jeff Howe首次提出了“众包”的概念:“一个公司或机构把需执行的工作任务,以自由自愿的形式外包给非特定的大众网络的做法。这种任务的酬劳多半是无偿或者很少。在绝大多数案例中,众包都是业余人士或者志愿者利用他们的空闲时间创造内容、解决问题、甚至从事以前一般是公司才做的研发工作。”

众包有分成型众包和成本型众包两种模式。分成型众包是指众包商提供运行平台,大众在平台上自由上传作品,作品由大众自行定价,完成销售行为后,众包商根据约定的比例进行分成,这种模式以网站IStockphoto为代表。成本型众包则是指发布者在众包平台上向不确定大众发布任务,大众选择任务并完成,发布者支付劳务报酬的一种方式。以网站InnoCentive为例,公司成员在该网络平台上发布科研难题,并为此支付酬金,吸引了大量业余人士答疑解惑,这是成本型众包的表现形式之一。成本型众包还有另一种表现形式——微任务形式。微任务是指把一项工作拆分成若干小任务,再发包给大众。微任务要求被拆分的工作具有重复性、稳定性、可标准化的特征,而财务共享服务中心所处理的工作正符合了此类特征,因此,微任务使报采用众包模式的财务共享服务成为可能。

二、财务共享服务采用众包模式的优势

(一)降低成本

会计核算工作有着界限明显的高峰期和低谷期,每逢月末、年末,必是报账的高峰期,而在上半月度、上半年度,报账的业务量相对来说少很多。高峰时期财务人员必是满负荷工作,甚至人手不足,需要加班加点,一旦到了低谷时期,由于业务量显著减少,又会造成工作量不饱和。受雇佣合同所约束,企业不能随意聘用或解聘员工,财务人员数量是相对固定的。如果按照峰值水平进行财务人员配置,会造成谷期的人力资源浪费,如果按照平均或谷期水平进行人力配置,又难以应对峰值的工作压力。采用众包模式,无论在业务峰期还是谷期,企业都能根据业务的数量进行投放,最大程度地运用了人力资源,而且最大限度地降压了人力成本。

再有,众包所有环节都是借助网络这个媒介完成的,不需要在固定的时间、固定的地点开展工作,无须受到时间和空间的限制。那么,采用众包模式,相对于传统的工作模式来说,工作场地的租用成本、财务人员的管理成本都可以得到大大的节省。

(二)助推企业转型

其一,众包模式确保了财务流程的标准化和核算规则的一致性,数据更能真实反映企业的经营状况,管理层根据真实的数据更容易作出准确、清晰的判断,必然能引导企业往更好的方向发展。

其二,众包模式促进企业财务转型。采用众包模式,能使高素质的财务人员从简单、枯燥、烦琐的会计核算业务中解放出来,把精力转移到管理会计的工作上来,更好地开展预算的编制和执行、财务数据的监控与分析、对经营策略的判断与思考,这样企业的财务转型才能更为彻底。

三、财务共享服务采用众包模式的难点痛点

(一)如何保证信息安全

财务信息是企业内部较为敏感的信息,而众包模式面向的是社会上大量不确定的人员,把企业敏感信息交给社会不确定的人员处理,必然牵涉到对信息安全的考虑。如何避免社会人员掌握企业关键信息,是推行众包模式首要解决的问题。

(二)如何保证数据质量

众包模式下,财务业务是交给社会各界人士去处理的,虽然任务简单、重复,但可以预计到,基本上大部分人都是用碎片时间去处理的,非专业人士在非固定的时间处理任务,难免会出现错误,如何引入审核机制,避免错误,保证数据质量,也是需要探讨的问题。

四、关于众包模式的几点设想

(一)关于保证信息安全的设想

(1)极致拆分。把任务进行极致拆分,实现绝对的标准化、碎片化。举个例子,审核一张发票,可分为审核开票名称、审核开票时间、审核开票项目、审核金额以及查验发票几个任务,分发给不同的人员处理。这样既能降低任务难度,便于任务处理人员在短时间内快速、准确完成任务,又能避免同一人掌握整个业务的报账信息,确保安全性。

(2)选择性众包。“二八定律”认为,任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分,约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。同样道理,企业80%的财务数据属于日常成本费用支出,剩下20%的数据才是大金额数据、重要数据、变动业务数据。企业应该只对80%小额的、简单的、重复的业务实施众包,剩下20%大额的、复杂的、核心的数据交由企业内部财务人员处理,这样能从根源上杜绝企业重要信息外泄,保证关乎企业命脉的财务信息紧紧掌握在内部人员手中。

(3)众包内部化。国有大企业职工基数庞大,让内部众包成为可能。内部众包,顾名思义,企业任务只针对内部员工进行发包。这样做的好处有:一是保证安全性,把财务信息框定在系统内部,不易泄露;二是易于实行实名制,方便以后追踪管理;三是便于代扣代缴个人所得税,避免税务风险。

那么,系统内是否有足够的人员愿意处理众包任务呢?首先,系统内大部分的员工,除了领取基本固定的工资之外,没有更好的办法增加额外收入;其次,员工的碎片化时间,可能并没有得到较好的利用,众包平台提供了一种可能。现在我们对潜在的众包人员进行分析:(1)持有会计从业证或会计职称的员工。系统内部有一定数量的持有会计从业证或会计职称的非财务人员,有了众包平台,他们可以发挥所长,利用碎片时间处理任务,增加个人收入。(2)工作有忙闲季之分的员工。这部分员工可以利用闲季的时间处理众包任务,增加额外收入。

基于对上述分析,我们有理由相信,系统内部的员工可以承接数据庞大的众包任务。只要设计好易于操作的微任务,给出定价合理的报酬,可以预见,多数人会愿意通过这种方式增加收入。

(二)关于保证数据质量的设想

(1)严格“上岗”准入机制。为使众包任务得到有效、准确的执行,注册人员“上岗”前须接受线上培训,并通过相关测试才能正式接受任务。任务和培训内容最好是一一对应,单一类型的任务对应单一类型的培训,简单、直接、易于上手。培训内容可以包括任务操作流程、原始凭证检查要点、会计分录处理方法、需要注意的事项等等。

(2)优化结果验证行为。验证处理结果,是确保财务数据真实性、准确性的必经环节,是判断注册人员是否能够得到劳动报酬的重要依据。复查报账单据和稽核会计凭证,都是不可或缺的行为。如何快速、有效地验证处理结果,企业可以采取一种或多种途径,下面提出三种验证方式:(1)引入自动审核功能。对于简单机械的众包任务,可以设置一定的审核规则,由系统自动判定处理结果是否正确。(2)众包再审核。把复查和稽核工作设置为另一项众包任务,交由第二人处理。(3)多人审核。把同一个众包任务同时分派给两人,如果两人处理结果一致,审核通过;如果两人处理结果不一致,交由第三人处理或者交回众包平台,由财务人员判断处理。

(3)灵活运用奖惩措施.审核完成后,众包平台根据任务处理结果给予报酬。审核通过的,给予相应的报酬;不通过的不给予报酬。这是最基本的原则。同时,灵活运用多种奖惩措施。例如,参考滴滴打车的奖励模式,完成目标数量任务且全部通过审核,给予相应级别的奖励;也可以划分人员等级,以处理任务的数量和质量为晋级依据,高级别的人员才能处理更为复杂、报酬更高的任务。当然,由于财务数据的容错率极低,惩罚的机制应该要更为严格,例如出错率超过警戒线的,可以扣减一定金额的报酬,又或者必须重新参加培训、考试才能恢复接受任务的权限。

摘要:本文分别阐述了财务共享服务和众包模式的含义,从两个方面展开分析采用众包模式的优势,与此同时,提出采用众包模式的难点痛点,针对这些难点痛点,结合国有大企业的具体情况,探索其应用模式,提出几点设想,为国有大企业推广众包模式提供参考。

关键词:众包模式,财务共享服务

参考文献

[1] 胡重毅.会计众包——基于财务共享服务的再进化[J].现代商业,2018(12).

[2] 张庆龙,王泽.众包:一种新兴的财务共享服务组织模式[J].中国注册会计师,2017(8).

[3] 班晓瑾.众包,洞见财务未来[J].新理财,2013(6).

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