标准是综合现代科学技术和生产实践的产物, 是一种特殊的技术文献, 是对重复性事物和概念所作的统一规定。其以科学、技术和实践经验的综合成果为基础, 经协商一致并由主管机构批准, 以特定形式发布, 作为共同遵守的准则和依据。《中华人民共和国标准化法》第二条相关条款对产品从品种、规格、质量、等级到设计、生产、检验、包装到运输以及建设工程的设计、施工方法和安全要求等各个环节都明确规定了应当制定统一技术标准的要求。因此, 标准是生产企业在设计、生产和管理等全过程的主要参考和技术性指标, 是工程建设中设计和施工不可或缺的技术文件, 是判断产品是否合格的唯一依据, 是市场准入的通行证。可以说, 任何一种产品的制造和检验都离不开标准, 任何一项工程建设中的设计和施工也同样离不开标准, 标准是质量的依据, 质量靠标准来保证, 没有标准就没有质量。
企业标准信息的管理是指对企业所需要的标准化信息的收集、加工、传递、保管和使用等一系列活动的管理。开展标准信息的管理是确保企业标准化工作顺利开展的重要环节, 是企业标准化工作的重要内容, 也是开展企业标准化工作的基础。企业应提供必要的财力和人力专用于标准信息的管理, 以确保企业标准信息工作能够满足企业发展的需要[1]。
我国的标准是以国家标准为主, 行业标准、地方标准和企业标准相互衔接配套的标准体系。自《中华人民共和国标准化法》实施以来, 为适应市场经济发展的需要, 各级标准之间、同级标准之间互相转换、废止, 变化非常大。特别是近几年来, 为适应入世后的市场需要, 我国标准化主管机构加速了标准的清理整顿及标准制修订工作, 标准的升级替代变化复杂, 有的强制性标准调整为推荐性标准, 如2002年4月8日国家经济贸易委员会公告第18号中发布, 废止58项强制性行业标准和509项强制性行业标准调整为推荐性行业标准;有的国家标准调整为行业标准, 如国家发展和改革委员会公告 (2006年第46号) 445项国标调整为行业标准;有的行业标准又上升为国家标准, 如《隔热耐磨衬里技术规范》原为石油化工行业标准, 编号为SH3531-2 0 0 3, 2 0 0 9年上升为国家标准, 编号为GB50474-2008, 实施日期为2009年7月1日, 而原标准SH3531-2003在2010年2月24日废止 (见<工信部公告工科[2010]第77号>) 。尤其值得注意的是, 根据标准化法原“国家专业标准”整套全部废止, 转化为国家标准或行业标准 (见国家质量技术监督局<关于废止专业标准和清理整顿后应转化的国家标准的通知>1998年12月2日) , 其中:“1990年以前的专业标准 (代号ZB) 一共有6000多项”、“从1999年3月1日起, 专业标准 (代号ZB) 、清理整顿后应转化为其他标准的国家标准全部停止按专业标准和国家标准使用, 新制、修订的标准不得引用以上标准”。
国家质检总局局长支树平2011年10月14日在北京召开的2011年世界标准日大会上提到, 目前我国国家、行业和地方标准总数达到9万余项, 如国家标准平均标龄从10年减到5年, 制修订周期从4.5年减到3年[2]。
由于一项标准发布后, 随着科学技术进步, 生产和管理水平的提高, 需要不断地修改、补充、代替、确认, 或者被废止, 这就决定了标准信息与其它文献信息相比具有一项非常显著的特征, 即标准具有严格的时效性。因此, 在收集标准信息时, 注重标准信息的有效性是非常的重要。
新的标准代替了旧的标准, 面对标准的较大变动, 将给用户执行标准带来许多的困难, 在这种情况下, 生产企业如果没有及时对标准的信息进行有效管理, 掌握最新的标准信息动态, 仍然继续使用已被转化、废止或修订的标准, 按照过期失效的标准进行产品设计、组织生产, 那么生产出来的产品就没有质量保证, 这样必然会给使用产品的用户带来巨大的隐患, 将会对用户的生命财产和人身安全带来严重威胁。因此, 企业在设计、生产产品之前, 务必要对相关标准的信息进行有效性查证确认, 以确保所采用的标准现行有效, 从而保证产品质量。
标准信息的有效性管理工作是一项严肃的工作, 需要细心、准确并为信息的结果承担责任。对标准信息的有效性判断, 是标准信息管理的一项重要工作, 忽视了这项工作, 就会给使用标准信息的用户造成经济损失。因此, 为了加强标准信息的有效性管理, 保证工程设计、生产产品的质量, 企业应制定适用于本企业使用的标准信息管理办法, 确定标准的归口管理部门和负责标准信息的获取、识别、更新并传递信息的部门, 并规定企业各部门各级人员的职责, 层层把关, 职责分明, 确保产品各场所使用的标准是现行有效版本, 防止使用失效、废止的标准而造成产品的不合格, 避免不必要的损失。
标准信息的收集渠道应该是广泛而多途径地进行。目前, 我国标准化信息的发布、出版、发行的部门是明确而固定的, 标准信息工作人员可依据标准发布公告、标准目录或出版通报、相关网站等多途径来收集有关标准的信息。具体地说就是可通过上级发文通知、国家标准化管理委员会和相关部委网站以及标准化刊物等途径获得相关标准的权威信息, 从而在源头上对标准信息的有效性进行控制。
目前, 标准的发布渠道主要有以下几种。
(1) 标准网站:如国家标准化管理委员会网站 (http://www.sac.gov.cn) 、国家工程建设标准化信息网 (http://www.ccsn.gov.cn) 、标准网 (ht tp://w w w.st andard cn.com) 等。
(2) 标准出版社:如中国标准出版社 (htt p://w w w.zgbzcbs.cn) 、中国计划出版社等。
(3) 标准公告及刊物。如《中华人民共和国标准发布公告》、《中华人民共和国行业标准备案公告》、《中国标准化》、《国家标准修改、更正、勘误总汇》及各类标准汇编、单行本等。
标准信息的有效性管理应做到“三同步”, 即标准信息的收集、标准信息的整理及发布和标准管理系统的信息更新应同步进行。
(1) 标准信息的收集。
企业标准信息是为企业的生产、经营和管理服务的, 因此, 企业的标准信息工作应以能满足企业对各级各类标准 (包括本企业标准) 的需要为目标, 采取有效措施, 加强标准的信息管理。标准信息的收集首先应确定本企业所需要的标准信息的范围和对象——常用标准, 并编制《常用标准现行状态控制清单》, 然后根据常用标准的分布状态再考虑建立标准信息收集的有效渠道。
标准信息收集的内容包括:标准的发布、制订、修订、更改和废止等信息。
(2) 标准信息的整理及发布。
标准管理人员对收集的标准信息应及时地进行整理、发布, 以发挥标准信息所应用的效用。
标准信息的发布要及时全面, 以供有关人员及时了解和使用。标准信息发布的内容包括:标准名称、标准代号、标准发布时间、标准实施时间, 标准废止时间等。标准信息发布的形式可采取网上发布电子版和纸质版下发给相关部门及人员相结合的方法, 定期补充更新局域网上的《常用标准现行状态控制清单》, 使标准使用的相关部门或人员可通过多种途径获取标准信息, 掌握标准信息的最新动态。
(3) 标准管理系统的信息更新。
标准管理系统的信息更新包括标准管理系统网上信息的更新和标准管理系统库房标准信息的更新。
标准管理系统网上信息的更新要及时、全面, 失效、废止的标准文本应及时从网上清除, 同步更新标准检索目录, 动态管理网上标准信息, 以确保用户在网上检索到的标准信息是有效版本。
标准管理系统库房标准信息的更新主要是对库存的标准文本实行动态管理, 对失效、废止的标准, 标准管理人员应及时从书架上撤出实物, 并相对应的做好销账、销卡工作。对失效标准应作销毁处理, 对需保留作存查用的失效、废止的标准, 应在实物及账本、检索卡、借阅卡上分别加盖红色“作废”标识章, 另行登记和存放, 只供查阅, 不外借。对汇编本中失效、废止的标准, 应在相应的目录和正文处加盖红色“作废”标识章进行标识, 以防止失效、废止的标准的非预期使用, 而造成产品的不合格。
随着科学技术的进步、产品的更新换代、新标准的制定、旧标准的修订或作废对标准信息的管理永远处于动态之中, 标准管理人员及时、准确地获取标准信息并对它进行有效性的管理, 可以及时地将标准修订或转化调整的信息准确地传递给用户, 从而提高标准信息的利用率, 最大限度地满足各类用户对标准信息的需求。
摘要：开展标准信息的管理是确保企业标准化工作顺利开展的重要环节, 它可以及时地将标准修订或转化调整的信息准确地传递给用户, 从而提高标准信息的利用率, 最大限度地满足各类用户对标准信息的需求。
关键词：标准信息,管理,有效性
[1] 陈渭, 赵祖明, 范桂梅.标准化战略与实施——企业标准体系200问[M].中国标准出版社, 2004:32.
[2] 朱立毅.我国国家、行业和地方标准总数达9万余项[EB/OL].http://news.xinhuanet.com/politics/201110/14/c_122159553.htm[2011-10-14].
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