浅析信息化背景下高校档案服务策略

社会经济日渐发展促使高等教育事业蓬勃发展, 高等教育快速发展对于高校档案服务工作提出了更高的要求, 高校档案服务工作至关重要。信息化时代日渐发展使得高校师生对于档案服务需求越来越高, 同时实际需求也呈现出个性化以及多样化。高校需要结合信息技术, 重视档案服务工作, 提升信息化水平, 进而为高校师生提供更加完善、更加高效、更加便捷的档案服务工作。但由于多方面因素制约使得高校档案管理工作并没有达到实际预期, 实际服务工作中仍然存在着一些问题, 直接地影响高校档案服务有效性。

一、高校档案服务存在的问题

(一) 高校档案服务数字化水平不高。

科学技术日渐发展促使档案管理工作中, 运用数字化管理方式已经成为了潮流, 高校档案服务工作数字化也成为了重要发展趋势。在进行现代化档案管理工作过程中, 虽然运用了计算机网络技术, 但是计算机网络技术主要承担记录功能以及统计功能, 实际上仍然有非常多的功能并没有得到有效利用, 这就需要进行科学的档案管理, 计算机软件应用非常重要, 高校档案服务数字化程度并不高。

(二) 高校档案服务缺乏统一化标准。

从目前发展来看, 一部分高校已经开发了较为完善的档案管理工作系统, 但是各个高校在计算机选择方面却存在着非常大的差异, 实际应用软件也存在着非常大差异。虽然大部分计算机软件系统存在着相似性, 但是通用性以及兼容性却相对较差, 这就使得数据之间很难进行有效置换, 信息资源共享存在着一定的障碍, 因此, 高校档案管理缺乏标准性以及统一性。高校在进行档案管理过程中, 还需要重视档案目录管理工作, 在进行档案文件考查过程中, 可以利用全文查阅方式来充分了解, 但是档案服务工作有效性并不高。

二、信息化背景下高校档案服务对策分析

(一) 有效整合高校档案。

高校在进行档案服务工作过程中, 需要重视档案资料在其中的基础性作用。结合目前高校档案服务工作存在的问题, 需要重视档案主题的建设工作, 这就需要有效整合档案信息, 提取档案信息中的关键词, 这样能够为高校师生提供更加优质的信息服务, 进而有效发掘档案中存在的潜在性信息。高校档案服务工作人员需要对档案信息进行统一化整理以及分类, 坚持档案信息实效性, 为高校师生提供更为优质的档案服务。档案管理工作人员可以结合档案信息主题来进行分类, 这样能够更加有效满足师生需求, 使之获取更加准确的信息。总之, 高校在进行档案管理的过程中, 需要重点突出档案信息主体性, 进而提升档案服务广度以及深度。

(二) 有效利用现代化信息手段。

为了能够提升高校档案管理工作的有效性, 高校档案管理工作需要符合时代发展需求, 那么, 现代化信息手段应用于档案管理工作势在必行。从高校档案管理工作的角度分析来看, 应用计算机技术进行档案管理工作是现代化管理重要标志。在传统档案管理工作过程中, 大多是采用纸质记录方式, 但是庞大数据却无法有效记录以及管理相关信息, 这就需要充分利用电子计算机技术来进行资料数据的有效存储, 结合实际工作标准来构建档案管理工作数据库, 提升档案记录工作以及存储工作的有效性, 同时还能够更加有效地运用以及查找档案信息, 提升高校档案管理工作效率。利用现代化信息技术能够有效更新高校档案信息, 进而为实现高校档案管理现代化提供保障。

(三) 创新档案管理工作制度。

从高校的角度来分析, 高校需要构建信息化档案管理工作方式, 这样才能为高校师生提供更为优质的档案服务。需要重视高校档案管理完善工作以及创新工作, 进而尽可能减少档案管理工作中存在的失误, 坚持与时俱进原则, 保证档案管理与时代发展相一致。在进行档案管理工作过程中, 需要集中处理相关联档案, 提升档案管理工作的有效性。从事档案管理的工作人员需要提升自身信息安全保护的工作意识, 避免出现由于自身疏忽而造成档案信息疏漏, 为高校师生个人信息安全提供有效保障。

三、结语

信息化技术快速发展使得高校档案服务工作呈现出数字化、科学化、网络化以及信息化发展方向, 这样能够实现资源数据的有效共享, 进而为社会提供更加优质的服务。在实际发展过程中, 高校的档案服务工作呈现出联合化、个性化以及市场化发展倾向, 需要不断优化档案服务工作, 转变传统服务工作理念以及服务工作方式, 提升档案服务管理人员综合素质, 构建更加完善的档案信息化服务体系, 提升档案服务工作水平以及工作质量, 为高校发展提供良好的保障。

摘要：本文对高校档案服务存在的问题作了分析, 提出了信息化背景下高校档案服务对策, 为提升高校档案服务有效性打下良好的基础。

关键词：信息化,高校,档案服务,问题,对策

参考文献

[1] 邸家琴.信息化背景下高校档案馆信息服务策略研究[D].黑龙江大学, 2010.

[2] 关英.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].工程技术:引文版, 2016 (29) :102-103.

[3] 张根连.浅析新形势下高校档案管理的信息化建设策略[J].中国电子商务, 2013 (24) :98-99.