核电工程采购信息化流程概述
(中国核电工程有限公司， 北京 100840)
[摘 要] 核电站的建设复杂、周期长，其工程信息管理体系的建设具有重大意义。文章详细介绍了现阶段的采购信息化流程，反映了整个核电设备采购信息化的平台、构架、发展与完善机制。
[关键词] 信息化; 核电; 采购
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 029
[
1 背 景
由于涉及到核安全等特殊情况，核电站的建设过程较一般其他工程管理更为复杂、周期更长。面对核电工程整个建设周期，在长达70～80个月内对数以万计的物项的信息进行管理将是一份浩大的工程，因此非常有必要逐步建立和完善核电站工程项目的建设工程信息管理体系[1]。
在信息化应用不充分甚至没有使用信息化的时期，最常见的情况是：在一个阶段(或项目)结束，下一个阶段(或项目)开始的时候，新的人员加入进来，老的人员离开的时候，往往伴随着工程项目信息的大量流失[1]。整个工程信息的系统性和完整性也降低到了最低水平，有效的信息得不到积累和应用。有些信息是无法找回的，有些信息在反复的衔接中已不再准确。整体项目的运作达不到预期目标，成熟的项目经验得不到延续和提升。成熟完善的信息化体系可以承载信息记录、信息共享、信息分析等功能，可以避免在工程建设中由于信息流失所带来的负面影响，使得与工程有关的信息不断的积累、加强、并逐渐深化和系统化。
核电厂采购环节的信息化工作起步晚，但发展很快。以中国核电工程公司为例，约从2010年开始实施信息化，经历了起步阶段(福方项目)、应用和摸索阶段(昌江、福清34项目)，到现在形成初具规模的采购信息化系统(福清56项目、田湾56项目)，基本步入正轨，并具备了反馈机制，形成循环和滚动完善闭环结构。信息化平台的使用，大大的减少了项目负责人在数据维护和信息沟通方面的成本，极大的减少了重复性劳动，对采购管理工作具有极其重要的意义。
2 核电厂采购信息化流程简介
现阶段，通过统一的信息化平台，将已有数据进行整合，实现了采购环节的信息化。信息平台的整体构架见图1。
从图1可以看出，信息平台目前由三个部分组成，以采购信息平台为主体，分解出监造应用平台，同时为便于供应商的管理与交互，建立了供应商和采购部共享的供应商平台。采购部设置专门的信息管理团队对信息化平台出现的问题进行维护并进行改进，规划信息化的内容及实施步骤，并对核电物资编码信息进行统一管理，确保核电项目的物资管理贯彻核电项目全周期，即包括设计、采购、施工、调试整个设计建设阶段以及核电站的运行、维护直至退役阶段。
采购部的计划团队负责和设计、现场的接口，接收、整理外部需求，制定采购部内部计划，下达采购计划。具体包括技术文件的录入，如技术规格书、技术澄清单(CR)、技术变更单(TA)、设计变更单(PDEN)等;采购范围的确认和采购进度的控制，如采购包处室分配、三级计划的下达、计划变更的下达及更改审核、来自于现场的专项计划的下达等;接口的管理，如接口文件的上传，接口手册的维护等;内部物资准确性和完成率的審核，如到货信息的确认和采集、各类到货指标的考核等。
合同处根据三级计划进行合同签订。合同签订后录入合同相关信息，包括设备清单、分项价格、质保等级等。在合同执行阶段，根据实际情况进行合同变更。对专业处发起的支付申请由专人进行支付编码分配，继而合同负责人对支付申请进行价格审核和确认。
专业处对设备的质量、进度、费用直接负责，是供应商的唯一管理方。合同签订后根据三级计划进行与制造进度相关的综合计划编制，并录入信息系统。综合计划包含影响合同进度的所有关键制造节点、文件审批节点、分包商签订及供货节点，项目负责人据此进行合同执行管理。同时项目负责人根据已签订的合同录入支付计划、培训计划、现场服务计划，并建立接口手册。接口手册内容和设计院之间的传递由专业处完成。项目负责人根据计划计划处下达的计划，向供货商下达开工令，在项目执行过程中对采购信息平台的执行过程文件进行维护。进行NCR的提交、报检文件的提交、支付申请的提交等工作。
与供应商相关的管理工作和文件传递工作在供应商平台实现。一方上传后，另一方审阅确认后，即可接收。具体内容如供应商的工程文件提交，包括接口文件、厂内程序文件、发货通知、竣工文件等分类极为详尽的文函;采购部下达的买方程序、订单、开工令、接口手册、设计变更(PDEN)等。供应商平台的数据与采购信息平台一致(目前仍在完善中)。
质保处对设备的质保大纲进行审核，对设备的不符合项进行跟踪，负责采购部的程序体系，经验反馈体系及供应商评价体系。并负责审核、上报需要向核安全局报检设备的报检文件。报检文件的编制和发起由专业处负责，在采购信息化平台完成上传和审批流程。
此外，管理机制也做了信息化改革。分层分类进行管理，建立了如风险分析、经验反馈、重大问题上报流程、行动项下达流程、信息化问题上报流程等一系列平台。让大家对不同的信息进行分层管理，便于分析、汇总，管理痕迹也得到最大限度的保存。
3 总 结
随着信息化平台的逐步完善，信息化为采购工作带来了一系列好处：信息数据准确、完整，更便于保存、查询、分析。数据共享性高，透明的流程使得大家可以实时判断哪个环节出现了问题，责任明确，各司其职。供应商和采购方在一个平台共享供应商相关的数据，实现多个平台信息互通。工程过程中的有价值的信息得到最大程度的保留和传承，降低了信息丢失所带来的损失，为后续项目最大程度积累了经验和数据。
主要参考文献
[1]田浩. 浅谈核电站建设过程中的信息化集成管理[J]. 中国管理信息化，2016，19(5).
[收稿日期]2016-12-07
[作者简介]王之瑄(1984-)，女，内蒙古鄂尔多斯人，硕士，中级工程师，主要研究方向：采购管理。
作者：王之瑄 郭润花
【摘 要】为了提高电力物资采购的效率，本文结合实际，对电力物资采购合同管理流程内容进行总结分析。先是论述采购合同管理在电力物资采购形成的作用，其次在论述电力物资采购合同管理现状的同时，对采购合同管理的流程重点进行探究，希望可以给相关领域的研究者提供帮助。
【关键词】电力物资;采购合同;管理流程;分析
0前言
电力物资的应用贯穿在整个电力领域的生产与经营的所有环节中，使得电力企业可以正常的运营，也能够产生更高的经济效益。加强电力物资采购合同的有效管理，可以给电力企业提供充足的物资产品，推动企业的发展和进步。电力物资采购合同管理流程主要分为签约、数据变更、履行约定内容等。电力企业需要采取必要的措施，加强采购合同的管理，从而可以使得合同更加的规范化，消除不良问题，充分保证电力企业的综合效益。
一、电力物资采购合同管理的作用
(一)电力物资采购合同明确具体的要求
在电力物资采购合同管理阶段，通过合同规范的认定，能够要求采购人员按照合同规范要求进行物资采购。同时，通过合同确定后，还能规范物资的规格、型号、以及相关的经验方式，这对保证采购工作的开展有着积极的作用，为电力企业的正常运行奠定有利的基础。
(二)电力物资采购合同可以约束双方行为
电力物资采购环节，通过有效的采购合同管理方式可以有效的约束双方行为，尤其是供应商的管理方面，使得双方严格按照法律标准和规范要求进行材料管理，各方都能了解自己的责任和义务，如果在执行过程中出现违约情况，就要按照合同规定承担相应责任[1]。
(三)电力物资采购合同可以解决采购环节的矛盾
电力物资采购的过程中，一些采购部门会遇到一些市场变化，同时，市场上的材料价格是随时变化的，存在波动性，在实践过程中，若签订合同时缺少了相关的法律知识，在没有了解合同内容的情况下，就会产生合同纠纷问题，这些问题都会使得供求双方存在着严重矛盾，此时通过电力物资合同可以解决当前矛盾。
(四)对电力物资采购合同的有效管理
对于物资采购管理合同来说，在实践过程中，它是保证物资正常流通的关键，同时，在物资采购合同管理的过程中，它是需求相关单位联合决定的一个合作行为。这些部门都要担负起自己的职责，管理人员需要明确合理的物资型号，然后进行全面的管理与控制。因此，在进行电力物资采购合同管理中，必须要确保物资各个方面都要达到要求，且各个单位有效的协调，保证工资可以正常的供应。
二、电力物资采购合同管理的问题
(一)管理和控制体系存在漏洞
合同质量的高低取决于合同采购管理的控制以及相关体系的支撑。但是当前很多店里企业，没有设立针对性的合同管理部门和控制部门，合同管理工作在开展时还是处于混乱的状态，同时，一些责任部门的义务与权力没有得到明确。这主要是电力企业缺少科学的管理划分工作，管理体制不够创新，严重的还有一些单位根本就没有设定管理部门。那么在合同管理上就会缺少相关的支持，严重的影响了采购合同的正常使用 [2]。
(二)合同管理和控制意识薄弱
合同文化是对于企业来说应该是非常重要的，但是，在实践过程中，一些企业它对于合同的管理意识还是存在不足，认为合同管理不重要，就没有在项目开展时严格的按照管理方式进行合同管理，并且在合同签订阶段，没有做好相关的跟踪管理，使得很多漏洞存在。此外，电力采购工作人员法律意识薄弱，没有严格执行法律标准和合同规定，造成工作质量较差。
(三)合同管理水平不高
电力企业根据实际需要来签订采购物资合同时，没有考虑到当前的电力领域的具体状况，没有全面的掌握市场信息，没有使用招标方式来确定材料的供应商，也没有按照市场条件来确定最终的价格，或者没有准确计算运输、包装、税费等方面费用。很多物资采购合同的签订都不能达到规范化的要求，合同条款存在不合理的情况，造成双方就时间、价格等方面存在矛盾。电力企业的各个部门不能及时传达相应的信息，所以就造成了物资采购合同的变化，信息变更不能有效的传递给相应的管理部门，导致管理人员的效率和质量比较差。电力企业没有按照要求进行采购合同的分类，也没有进行跟踪检查，导致执行方面存在严重的问题。
(四)没有实现封闭式的管理
合同双方在进行物资采购合同管理的过程中，没有严格执行规范的流程，也没有依据法律规定的要求进行管理，造成了很多矛盾问题的出现。电力企业不能正确看待合同纠纷问题，导致一些问题无法有效解决，合同逐渐的严重，给企业的经济效益造成巨大损失。
(五)风险责任条款没有明确的规定
如缺少针对性的条款规定，在实践过程中，合同的应用就会存在问题，一些约束的条件就达不到相应的要求，在落實的时候效果达不到预期效果。此外，物资在生产与验收环节，在没有得到有效连接的情况下，合同的执行效果就不明显，例如，一些企业在没有收到物资的情况下，就需要将资金汇款给对方账户，这就引发资金损失问题 [3]。
三、电力物资采购合同管理流程分析
(一)明确签约流程
电力企业在进行采购合同管理的过程中，应该制定出科学合理的签约流程，要规定各个环节需要完成的各项工作，保证合同可以有效的应用。电力物资的采购管理部门和人员应该重视合同的管理，执行企业管理的规定，按照规范要求进行合同签约与执行，经过多方的审核与管理，从而可以使得电力物资合同更加科学合理，给电力企业的经营发展起到积极的促进作用。
(二)管理流程分析
电力企业的管理人员应该充分考虑到设计变更情况，根据该变更来做好合同变更，要结合项目的具体情况，要明确采购环节的详细补充，充分的保障物资各方的根本利益，不能随意改变采购内容;在实践过程中，需要对合同变更的内容进行深入的审核研究，保证物资的价格变动以及相关的规格型号满足实际要求，另外，还需要将管理内容作为研究背景，提升合同变更审查的合理性，使其在履行的过程满足实际需求。此外，电力物资采购合同管理要达到规范化要求，任何人员的工作都需要按照流程来完成，不能随意更改工作流程，提高工作质量[4-5]。
(三)履约管理流程分析
电力公司的采购管理人员要具备较强的服务意识，注重自身素质水平的提升，在合同履行过程中，要注重管理流程的分析，不能随意的更改服务流程，同时还需要做好跟踪管理，及时发现生产环节中存在的问题和不足，以保证各项工作可以高质量的完成。电力物资的采购合同中也要明确规定供应商的履约流程，要按照合同规定供应电力物资，要保证材料的充足和质量合格，从而可以提高整体水平，不会给电力企业的运行造成不良影响。
四、结束语
随着时代的发展和进步，电力工程领域的发展速度在逐步的增大，电力企业生产的电力能源给人们带来了非常便利的生活，而电力企业要想高效的运行，就必须要加强电力物资采购合同的管理，这是企业运行的基础条件。在电力物资合同执行阶段，要严格按照规定要求来进行，提高采购人员素质和管理意识，提高风险管控意识，从而可以保证合同管理达到要求，给电力企业提供充足物资，促进企业的发展，进而推动电力工程领域的全面进步。
参考文献：
[1]张瑞宏. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 建筑工程技术与设计，2018，(32)：3420.
[2]胡琴. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 商品与质量，2015，(50)：1.
[3]郑晶. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 城市建设理论研究(电子版)，2015，5(33)：2455.
[4]孙春艳. 电力物资采购合同管理流程探讨[J]. 城市建设理论研究(电子版)，2015，(25)：3075-3076.
[5]侯丽霞. 关于电力企业物资采购与供应管理的可持续发展[J]. 现代国企研究，2016，0(6).
(作者单位：大唐陕西发电有限公司渭河热电厂)
作者：张锦华
摘要：加强电力物资采购合同管理不仅是市场经济和电力体制改革形势的需要，也是电力企业提高自身风险管理水平的要求。主要概述了电力物资采购合同的签约、变更、履约和资金结算四个阶段的业务流程，通过采用流程控制方法不断完善电力物资采购合同管理，实现物资合同管理的科学化、规范化、标准化，有效防范各类风险。
关键词：电力物资采购合同;管理;流程控制
作者简介：董付梅(1976-)，女，山东临邑人，山东省临邑县供电公司，助理工程师。(山东 德州 251500)
一、电力物资采购合同管理的意义
实施电力物资采购合同的有效管理能更好地防范电力物资采购风险，能提高物资管理部门的整体管理水平，能加强物资采购合同履行过程的控制，提高合同履约水平，能优化合同管理流程，提高合同管理效率。电力物资采购合同管理坚持依法从严管理，严格合同签约履约，深化“集中签订、集中结算”的合同管理模式，建立上下联动、统筹协调的物资现场服务和履约协调机制，通过对物资采购合同的签约、履约全流程管控实现物资管理的科学化、规范化、标准化、法制化，从而提高了企业的经济效益，提升了企业的社会形象。
二、电力物资采购合同管理的方法
临邑县供电公司电力物资采购合同管理以电子商务平台和ERP系统为基础，全过程控制物资合同的签约、变更、履约和资金结算业务，并采用流程控制方法进行管理。流程控制方法通过流程绘制管理工作的过程，全面描述如何从一个节点流向另一个节点，包括节点具体工作方法、工作工具等的描述以及关键节点、创新节点说明。采用流程控制方法，加强物资采购合同全过程管控，以达到标准化、科学化、规范化的要求。
三、物资采购合同标准化管理流程控制
1.流程控制
(1)电力物资采购合同签约管理流程控制。
1)市公司下发中标结果并确定是否需要签订技术协议。一般来说，对于新应用设备材料、技术复杂或项目实施的关键设备材料，可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门、设计单位等相关部门进行技术协议的签订。
2)如果需要则组织签订技术协议，由市公司负责组织，县公司授权项目主管部门负责人与供应商代表签订技术协议。
3)县公司物流服务中心采购员在ERP系统中创建采购订单。
4)县公司物流服务中心主任在ERP系统中审批采购订单。
5)判断采购订单是否审批通过。
6)采购订单审批通过，县公司物流服务中心主任(公司委托授权人)与供应商代表签订物资采购合同。
7)县公司物流服务中心履约员上报合同签订资料。
8)省市公司合同专工汇总合同签订资料，提出考评意见并下达。
9)县公司物流服务中心履约员将合同相关资料归档。
(2)电力物资采购合同变更管理流程控制。
1)县公司项目主管部门根据设计变更通知单提出合同变更申请。根据项目实际要求，需对采购结果进一步补充说明或明确物资合同双方权利义务的事项，且不造成对采购结果实质性内容进行的更改。
2)县公司物流服务中心主任审核提报的合同变更申请。审核的依据是物资规格参数不变、单价不变，合同签订数量予以增加或减少，增减幅度是否超过招标文件或采购文件约定的15%执行，是否超过50万元。若合同签订数量增减幅度超过招标文件或采购文件约定的15%且超过50万元，则需重新纳入物资计划采购管理。
3)判断合同变更申请审核是否通过。
4)县公司物流服务中心主任审核通过后报县公司分管领导审批。
5)判断合同变更申请审核是否通过。
6)县公司分管领导审批通过后报省市公司物资部专工审批。
7)判断合同变更申请审批是否能过。
8)省市公司物资部合同专工审批通过后，县公司物流服务中心履约员根据审批结果确定合同变更方案并通知供应商。
9)县公司物流服务中心采购员根据合同变更方案在ERP系统内更改采购订单或增加采购订单。
10)县公司物流服务中心主任在ERP系统内审批变更合同或补充合同。
11)判断变更合同或补充合同审批是否通过。
12)县公司物流服务中心主任审批合同通过后，县公司物流服务中心履约员上报合同变更情况。
13)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
14)县公司物流服务中心履约员将合同变更相关资料归档。
(3)电力物资采购合同履约管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员在ERP系统内根据采购合同到货日期制订物资催交计划。重要设备材料要及时掌握供应商的生产准备和排产计划，按照关键生产节点，核实生产进度，及时协调解决生产中出现的问题。
2)供应商根据采购合同的到货日期制订生产计划。
3)县公司物流服务中心履约员对重点物资生产节点履约跟踪。
4)县公司物流服务中心建立交货配送制度。根据合同交货期和施工进度，履约员及时与物资需求部门确定物资到货需求，与供应商落实配送安排，编制配送计划。采用配送单的方式通知供应商发货和现场服务人员做好接货准备。
5)供应商按确定的时间和方式交货。
6)县公司物流服务中心履约员组织物资需求部门与供应商现场办理交接手续，并组织项目单位与供应商代表进行物资验收工作。
7)确定物资验收是否合格，相关验收人员在验收单上签字确认。
8)物资需求部门与供应商办理现场交接手续。
9)物流服务中心协调供应商按照合同规定和现场管理的要求安全、优质地完成技术服务、消缺补件、设备安装调试等工作。
10)县公司物流服务中心履约员上报合同履约信息。
11)省市公司合同专工汇总合同履约信息，提出并下达考评意见。
12)县公司物流服务中心履约员将合同履约资料归档。
(4)电力物资采购合同资金结算管理流程控制。
1)县公司物流服务中心履约员根据采购合同提交预付款申请，附物资采购合同、预付款保函和相应的收款收据。
2)县公司物流服务中心履约员提交到货验收款申请，附增值税发票、项目主管部门签字确认后的到货验收单和相应的收款收据。
3)县公司物流服务中心履约员提交投运款申请，附运维单位签字确认后的物资投运单和相应的收款收据。
4)采购物资质保期满无质量问题的，县公司物流服务中心履约员提交质保金申请，附项目单位签字确认后的质保单和相应的收款收据。
5)县公司物流服务中心核算员汇总履约员提交的预付款申请、到货款申请、投运款申请、质保金申请，在财务管控系统中编制物流服务中心月度现金流量预算(物资采购支出预算)。
6)县公司物流服务中心主任在财务管控系统中对物资采购支出预算进行审核。
7)判断物资采购支出预算审核是否通过。
8)物流服务中心主任审核通过后，县公司分管领导对物资采购支出预算进行审核。
9)判断物资采购支出预算审核是否通过。
10)县公司分管审核通过后，县公司财务部专工对物资采购支出预算进行审核、汇总。
11)判断物资采购支出预算审核是否通过。
12)各级审核通过后，财务人员实施预付款处理或应付账款处理。
2.关键节点及创新节点说明
(1)电力物资采购合同签约管理关键节点及创新节点。其中第3)点既是关键节点又是创新节点。采购员在ERP系统内创建采购订单，保存时系统会自动检查是否超预算。如果超预算，系统会提示并不予通过，此时由采购员联系采购申请的创建人进入项目变更管理流程调整预算，之后重新维护采购订单。如果不超预算，采购订单保存成功。
在ERP系统中采购订单维护成功后，采购合同、配送单、到货验收单、投运单、质保单在系统中以统一的文本格式自动生成，这5种单据可以根据业务进展情况在不同时期打印。为简化业务流程、提高工作效率，采购员在成功创建采购订单后将5种单据一次性全部打印，根据具体情况分发给买卖双方或存档，尤其是验收单、投运单、质保单，一次性打印全部由供应商留存，便于在不同时期提交进行资金结算，减少了供应商多次到物流服务中心打印单据的麻烦，为客户提供了便利。
第6)点既是关键节点又是创新节点。物资合同签订后，履约员要核实是否需要预付款。如果需要预付款，进入采购付款管理流程。如果不需要，则根据实际情况进入物资收货流程。
在ERP系统中采购订单维护成功后，市公司组织供应商与各县公司集中签约，严格使用国家电网公司物资采购统一合同文本，确保在中标结果发布后15日内及时完成合同签订。严格中标结果执行，合同签订不得更改中标结果或违背招标、投标文件实质性条款，逐步取消技术协议签订，进一步加快合同签订速度，大大提高了签约效率，降低了签约成本，方便了客户。
(2)电力物资采购合同变更管理关键节点。第9)点，集团公司物资部合同专工审核合同变更申请，若增幅度超过15%或超过50万，则需转入物资需求计划管理流程，新增物资需求计划;若增幅度不超过15%且不超过50万，允许合同变更。
(3)电力物资采购合同履约管理关键节点及创新节点。其中第3)点是关键节点。建立履约管理常态机制，实时监控供应商实际生产状况、项目进度对物资供应的需求，确保供应商按期供货、项目单位按期收货。
第5)点是关键节点。供应商是否按照采购合同约定的日期和方式交货是其履约水平的重要环节，是物资计划执行准确率的重要因素。
第6)点是关键节点。物资的验收是对物资的数量、外观、内在质量以及有关技术资料、凭证和物资标志等进行检查，以验证物资是否符合合同规定;物资的验收工作质量的好坏直接关系到整个电网建设和生产的质量。物资到货验收合格后必须在合同交货期满10日内办理ERP入库手续，确保计划执行准确率达到95%以上。
第12)点是创新节点。在合同履约过程中建立“一单(订单)一评价”的履约评价机制，及时采集供应商交货、产品质量和售后服务等信息，对供应商合同履约情况实行卡片式管理，并将结果及时上报。严格供应商违约处置，严格按照合同约定对供应商违约行为进行当期处理。建立诚信评价机制，对合同签订履约情况开展诚信评价，加大对失信行为的惩戒力度，营造诚实守信的良好氛围。
(4)电力物资采购合同资金结算管理关键节点。第1)点物资合同签订后，供应商提交预付款申请需出具预付款保函、收款收据和物资合同;若供应商放弃预付款，预付款可与到货验收款、投运款一起支付。
县公司物流服务中心核算员汇总供应商提交的付款申请，在财务管控系统中编制月度现金流量预算。预算编制及资金支付应按照合同相关条款及公司财务相关规定，在付款相应凭据汇集完成后进行。
四、小结
电力物资采购合同管理主要指严格执行中标结果，及时完成合同签订工作;严格按照合同约定执行，尤其是加强物资产品质量监督、物资到货期、资金结算支付管理。只有不断完善管理流程和管理制度，把管理具体到每一个部门，细化到每一个人，落实到每一个环节，才能确保物资合同管理真正到位，履行才能真正落实。
(责任编辑：王祝萍)
作者：董付梅
公司采购部流程管理制度
采购制度严格按照公司的质量体系要求。采购过程简化，程序可循，做到有据可查，防范风险，降低成本。 一， 采购计划
负责公司采购计划，接到采购计划报公司总经理批准后，确保各项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购和工具采购等。 1， 采购申请单下达：
工程项目采购申请单由项目经理签字确认，交于公司采购部，采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、产品名称、数量、型号、及相关技术参数、备(推)选厂家等。 2， 采购计划单变更：
非该项目项目经理下达的采购计划概不采购。采购计划变更(其中包括数量增减、型号更改、增减项目等) 需由项目经理签字确认，采购部接到变更通知，需要和工程合同进行校核，内容和工程合同一致报总经理批复，不一致及时登记备案汇报总经理，以便日后追加工程款。
3， 采购时效管理：
所有采购计划根据工程具体情况，确定哪些材料先到位，哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进度的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况下按采购计划规定的时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料使用情况。
4， 建立工程采购档案：
将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一年的工程采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同根据具体工程统一管理，直接采购部分根据具体采购人直接管理。
二， 采购
平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购成本。对于特殊产品采购，按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面：
1， 询价：
询价可以通过多种方式，包括网络查询，直接寻找供应商，供应商自我推销，展会等形式。确定部分适合长期合作的合作伙伴同时，也要不断开拓新的供应商，寻找新的产品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价，对于所报价产品进行及时沟通，说明价格涨落的原因以及供货周期，对于用户指定而市场面临淘汰的产品，因推荐新产品(若对方坚持，应说明存在的质量问题以及保修问题，尽量有文字依据)，产品询价，报价时应注明产品名称、规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付款方式等情况，以及供应商厂家，联系人，联系电话等信息。 2， 比价：
对供应商所报的产品价格进行有效的核对(对具有可比性的的厂家产品进行比价)。对于单项产品做到货比三家，以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，在比价时做出价格分析。 3， 议价
在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，争取有利的付款方式。 4， 供应商管理：
通过寻找新的货源拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商一次评定(以质量、售前售后服务、生产力、交货期、付款、价格等方面考核)，对不合格供应商及时调整。对于合格的年度复审。
三， 合同管理
与供应商签订采购合同，敦促合同的正常履行，并催讨所欠、退或索赔款项。
1， 合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现在产品明细、价格、质保，主要技术参数、运输、到货期限、质保期，付款方式，税金等几方面。最好尽可能留有质保金，附上采购清单。
2， 合同管理按具体工程项目细分，每一个项目采购合同归类到每个工程项目名下，直接采购的按采购人分。 3， 合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份，采购部与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理。
四， 验货
采购部和仓库一起负责物质到场验收，所有物质到场后必须详细查看，清点做到送货单，发票与实物的数量规格，单价一致，并及时入库。 五， 仓库管理
1， 入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格，判定合格后详细填写入库单保存第二联，第一联交于财务，财务人员凭入库单和客户送货单(必须有工程名称、供应商公司名称、联系方式)做应付货款，缺少一样，财务不予做应付款(仓库每月月底前必须将入库单递交给财务)。如发现不合格，有权拒收，退，换不合格产品。 2， 物料保管：物料的储存保管，应根据物料的特征和用途规划仓库区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到过目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有损失，报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批后方可处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅自借出，拆件零发，私自挪用，损坏等
3， 物料出库：如需从仓库借或领用物料时，需要填写领料单，是领用还是借用要注明清楚，由项目经理签字，领用人签字，方可领取物料，仓管员要及时填写出库单并让项目经理签字，及时登记账目并保存好出库单，做好库账，做到物账相符。物料出库后，如未完全使用完，必须退回仓库，退回仓库也是用入库单。如有突发情况需要领用物料的仓管人员可以视情况采取先发料后补单的程序，并做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。
4， 仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。
六， 采购部责任
1， 负责与财务协调做好出入库，发票清理和结款，合同管理工作
2， 及时与技术部、工程部了解项目进行情况和紧急变动情况
3， 物质售后服务，负责返修和调换产品明细。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到施工现场。
七， 采购岗位责任
1， 采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购
2， 不断的开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物质，提高供应商服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充分的物资供应
3， 提高工作效率，缩短采购周期，提高经济效益 4， 在任职期间，严格履行本岗位的职责，定期向经理汇报本部门的月、季、年的统计工作，并提出好的建议和意见。
一、总则;
为使公司各项规章制度的为有效实施，各业务部门之间业务流程有效衔接，提高工作效率， 确保工程材料采购工作的顺利进行，多、快、好、省的完成工程材料采购任务，特制定本程序。
二、制定依据;
根据公司现有的业务流程结合工程建设的实际需要而制订。
三、适用范围;
本工作流程适用于集团公司在工程建设中工程材料采购的全过程。
四、流程及要求 ;
(一)采购计划单的接收与要求
1、采购部负责接收由施工单位编制，经工程指挥部审核批准的工程材料采购计划， 经采购部长针对采购计划的内容进行审核签字后转交采购员实施市场调查，并完成询价报批工作。
2、要求;
(1)采购计划单的内容要求完整，清晰，便于采购，成本分析 和结算。
(2)对内容不全，无法采购的计划予以退回，待补充完善后再实施下一步工作。
(二)询价、报批
1、采购人员接到计划后，立即进入市场询价工作，并将价格报
审计部门批准后方可采购。
2、同品种同规格的材料，采购金额超过20万元的，由采购部组织召集，审计部门有关领导，必要时请有关专业人员参加，实施招标采购。
3、采购价格经审批后，计划单审计部门留一份，采购员自留一份外由采购人员，转交给核算员2份，由核算员送达仓库主任一份，另一份为核算员到财务报销时，同时交财务做为依据。
(三)合同签订及付款
1、采购合同由采购员负责签订，由部长审核，如不需签合同的可直接采购。
2、已签订的合同由采购员将合同转交给核算员，由核算员按计划单及合同要求办理合同和清款单的会签，并到财务部门办理清款事宜(含未签合同，直接采购部分)。
(四)材料到货交接程序
1、采购员是材料到货第一知晓人，由采购员负责通知保管员，共同到现场接货，并将随货到场的文件资料移交给保管员统一保管，同时通知质检部门到场对材料质量进行验证，须过磅计量的通知保管过磅检斤。
如批量较大的要提前通知保管和工程部做好起重设备和人员的准备。
2、到货材料的质量经质检部门检验合格后由质检部门签字确认数量由保管人员签字确认。
3、到货材料出现不合格时由采购员负责与供方联系提出解决方
案。
(五)到货材料的入库，报销及善后处理。
材料采购计划经审计部门批准的价格是保管员办理暂估入库的依据，发票到后由采购员负责将发票转交给保管员，做最终完善确认后由保管员转交给核算员，由核算员到财务部门完成报销处理。如有货款多退少补时，余款由采购员负责催收，欠款由核算员根据合同规定或欠款情况与财务联系办理。
六、工程设备部分
根据上级领导的安排，按收到经招标确认的订货合同和技术协议，由采购部在合同中签字，并由核算员负责办理如下业务。
1、合同会签直至加盖合同章及技术协议加盖合同章的办理。
2、由核算员负责办理合同中规定的各项分期付款事宜。
3、核算员负责盖章后合同及技术协议的移交和寄发。
七、此程序经讨论能过并经批准确后实施
工程材料采购部
起草人：李贵臣
2010-12-24
大型工程在建期间核算
一、待摊支出核算
1、所使用会计科目：在建工程-待摊支出-管理费/迁移补偿费/地质勘探费/设计服务费/环保评估费/施工水电费/借款利息/其他费用;
2、单独设立“×××公司××待摊投资”内部订单;
3、发生的费用通过上述科目核算，在凭证录入时指定到上述内部订单。
二、建筑工程、安装工程、在安装设备投资核算
1、所使用会计科目：在建工程-建筑工程/安装工程/在安装设备;
2、根据工程部提供工程子项设置工程子项内部订单;
3、发生的费用通过上述科目核算，在凭证录入时指定上述内部订单。
三、预付工程款核算
1、所使用会计科目：在建工程-预付工程款-第三方/关联方/集团方;
2、设立“×××公司××预付工程款”内部订单;
3、预付工程款时，通过上述科目核算，凭证录入时在行项目分配字段输入上述内部订单。
四、土地购置费核算
支付土地购置费时通过“在建工程-预付工程款-第三方”核算，取得土地使用权证后结转到无形资产。
五、已使用且不需安装固定资产折旧费核算
1、维护固定资产卡片时，成本中心为“在建工程管理”;
2、月末正常运行固定资产折旧，产生会计凭证：
Dr：折旧费(成本中心：在建工程管理，功能范围为在建工程)
Cr：累计折旧—交通工具/办公设施, 用具
3、月末将折旧费调整到“在建工程—待摊投资—其他费用”：
Dr：在建工程—待摊投资—其他费用
Cr：折旧费(成本中心：在建工程管理，功能范围为在建工程)
试生产期间生产核算流程
一、待摊支出核算
1、所使用会计科目：在建工程-待摊支出-管理费/迁移补偿费/地质勘探费/设计服务费/环保评估费/施工水电费/借款利息/其他费用;
2、发生的费用通过上述科目核算，在凭证录入时指定到“×××公司××待摊投资”内部订单;
3、特别注意：只有专为工程建设而发生的待摊支出才能通过上述方式核算，属于试生产的管理费用、销售费用等应适用于如下试车费用的核算规则。
二、试车费用核算
1、所使用会计科目：在建工程-负荷联合试车费-试车费用;
2、设立“×××公司××负荷联合试车费”内部订单;
3、管理部门发生管理费用、销售费用时通过上述科目核算，在凭证录入时指定上述内部订单;
三、试车生产成本核算
1、所使用成本费用类会计科目同正式生产;
2、使用试生产的半成品及产成品存货科目：在建工程-待摊支出-负荷联合试车费-对应核算项目对象
3、设置生产类成本中心(辅助成本中心、预处理成本中心及主成本中心)，功能范围为“在建工程”;
四、试车销售收入核算
1、所使用会计科目：在建工程-负荷联合试车费-试车收入-产品1/产品2;
2、设立“×××公司××负荷联合试车费”内部订单;
3、发生试车收入时通过上述科目核算，通过后台配置指定到上述内部订单。
五、试车销售成本核算
1、所使用会计科目：在建工程-负荷联合试车费-销售成本-产品1/产品2;
2、使用试生产的产成品发出商品科目：在建工程-待摊支出-负荷联合试车费-发出商品-产品1/产品2;
3、设立“×××公司××负荷联合试车费”内部订单;
4、发生试车成本时，通过在建工程-负荷联合试车费-销售成本-产品1/产品2核算，通过后台配置指定到上述内部订单。
六、已使用且不需安装固定资产折旧费核算
1、维护固定资产卡片时，成本中心为“在建工程管理”;
2、月末正常运行固定资产折旧，产生会计凭证：
Dr：折旧费(成本中心：在建工程管理，功能范围为在建工程)
Cr：累计折旧—交通工具/办公设施, 用具
3、月末将折旧费调整到“在建工程-负荷联合试车费-试车费用”：
Dr：在建工程-负荷联合试车费-试车费用
Cr：折旧费(成本中心：在建工程管理，功能范围为在建工程)
试生产结束转入正式生产
一、试生产的库存产品1/产品2处理;
将库存的试生产产品1/产品2按预计售价，分品种转为正式生产的产品1/产品2：
1、首先通过物料账进行物料到物料的转移，产生会计凭证(例)：
Dr：库存商品-产品1/产品2(预计售价)
Cr：在建工程-待摊支出-负荷联合试车费-产品1/产品2(实际成本)
产品成本差异-产品1/产品2(预计售价与实际成本差异)
2、在总账中将该物料差异结转到在建工程-待摊投资-其他费用，产生会计凭证(例)： Dr：产品成本差异-产品1/产品2(预计售价与实际成本差异)
Cr：在建工程-待摊支出-其他费用
二、试生产的发出产品1/产品2处理
同试生产期间同样处理。
三、试生产的库存半成品处理
将库存的试生产半成品按实际库存的成本，分品种转为正式生产的库存半成品。通过物料账进行物料到物料的转移，产生会计凭证(例)：
Dr：库存商品-半成品1/半成品2
Cr：在建工程-待摊支出-负荷联合试车费-半成品1/半成品2(实际成本)
四、已使用且不需安装固定资产折旧费核算
处理完当月固定资产折旧费之后，修改固定资产成本中心“在建工程管理”为正式生产期的成本中心，功能范围相应改变。
试车结束资产达到预计可使用状态进行预结转
一、工程预结算
1、根据工程部提供的工程预估造价进行工程预结算。假设暂估3500万，预付工程款3000万，产生会计凭证(例)：
Dr：在建工程-建筑投资(XX工程子项内部订单)3500万
Cr：应付账款-预转工程款-***供应商
3500万
2、清账时，产生会计凭证(例)：
Dr：应付账款-预转工程款-***供应商
3000万
Cr：在建工程-预付工程款-***供应商
3000万
二、工程正式结算
1、收到所有结算发票时正式转固，假设收到3600万工程发票，
①将以前预结算的凭证冲销，产生会计凭证(例)：
Dr：在建工程-预付工程款-***供应商
3000万
Cr：应付账款-预转工程款-***供应商
3000万
Dr：应付账款-预转工程款-***供应商
3500万
Cr：在建工程-建筑投资(XX工程子项内部订单)3500万
②按正常工程结算处理，产生会计凭证(例)：
Dr：在建工程-建筑投资(XX工程子项内部订单)3600万
Cr：应付账款-工程类-***供应商
3240万
应付账款-工程类-质量保证金(10%)
360万
同时，Dr：应付账款-工程类-***供应商
3000万
Cr：在建工程-预付工程款-***供应商
3000万
工程物资会计科目核算的账务处理
一、工程物资是指用于固定资产建造的建筑材料，如钢材、水泥、玻璃等。在资产负债表中并入在建工程项目。
企业会计记录设置工程物资科目，该科目核算企业为基建工程、更改工程和大修理工程准备的各种物资的实际成本，包括为工程准备的材料、尚未交付安装的需要安装设备的实际成本，以及预付大型设备款和基本建设期间根据项目概算购入为生产准备的工具及器具等的实际成本。
企业购入不需要安装的设备，应当在“固定资产”科目核算，不在本科目核算。
二、工程物资科目设置
工程物资科目应当设置以下明细科目：1.专用材料;2.专用设备;3.预付大型设备款;
4.为生产准备的工具及器具。
三、工程物资的会计处理
(一)本科目核算企业为在建工程准备的各种物资的价值，包括工程用材料、尚未安装的设备以及为生产准备的工器具等。
(二)本科目应当按照“专用材料”、“专用设备”、“工器具”等进行明细核算。
工程物资发生减值准备的，应在本科目设置“减值准备”明细科目进行核算,也可以单独设置“工程物资减值准备”科目进行核算。
(三)工程物资的主要账务处理
1、购入为工程准备的物资，借记本科目，贷记“银行存款”、“其他应付款”等科目。
2、领用工程物资，借记“在建工程”科目，贷记本科目。工程完工后将领出的剩余物资退库时，做相反的会计分录。
3、资产负债表日，根据资产减值准则确定工程物资发生减值的，按应减记的金额，借记“资产减值损失”科目，贷记本科目(减值准备)。
领用或处置工程物资时，应结转已计提的工程物资减值准备。
4、工程完工，将为生产准备的工具和器具交付生产使用时，借记“包装物及低值易耗品”等科目，贷记本科目。
工程完工后剩余的工程物资转作本企业存货的，借记“原材料”等科目，贷记本科目;采用计划成本核算的，应同时结转材料成本差异。
5、工程完工后剩余的工程物资对外出售的，应确认其他业务收入并结转相应成本。 上述事项涉及增值税的，应结转相应的增值税额。
6、本科目期末借方余额，反映企业为在建工程准备的各种物资的价值。
(全国官方采购师职业资格培训中心：)
询价采购流程
一、询价准备
1 、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。
2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
3 、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
4 、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
5 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。
询价采购流程
二、询价
1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。
询价采购流程
三、确定成交商
1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
2 、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
3 、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。
一、采购项目的申请
1.部门根据营业情况需要在部门、库房没有该项目或该项目不足的情况下可以申购;库房在库存定额不足的情况下要根据物资定额提出申购。申购前部门和库房必须认真检查部门及库房该项目库存量及消耗量。
2. 库房储备以外的项目由各使用部门提出申购。申购之前必须查询库房是否有该项目的储备或替代品。
二、采购项目的审批、择商、确认、报价与购买
1.经确认实属必要购买项目，必须由库房或使用部门填写申购单，经部门负责人、库管员、分管领导签字，经总经理审批后交采购统一办理。
2.酒店所需商品由财务部负责安排采购;
3.采购员应按照申购项目进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通。在确认无误后，应按照要求尽快安排采购。如该项物资由长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有长期供应商应寻找至少三家供应商进行业务洽谈，经过对比、筛选，并报有关人员同意后进行采购。对于零星项目的采购可安排采购员在市场上直接采购，但要做好采购监督工作。
4.供应商的优惠、折扣、赠送、回扣、奖金、奖品等归酒店所有，任何部门或人员不得占为私有。
5.对有特殊要求的或需要加工定做的采购项目，申购部门需要作详细的说明或提供样 品，供应商报价时必须提供样品或有关资料，经部门负责人及有关人员同意后方可办理采购。
6.财务部对内要主动与部门保持密切联系，树立服务意识， 熟知酒店物品的标准和使用情况;对外经常做好市场调查研究，掌握市场信息;积极主动向使用部门推荐适路产品及质优价廉的替代品;积极主动向酒店提供市场情况及购买策略。
7.所有采购项目择商、报价必须由财务部在充分准备、掌握市场行情的条件下择优确定;使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑。财务部在择商报价中必须认真研究对待;使用部门必须在工作中要主动与财务部沟通配合，对所掌握的供应商情况及购物意向要主动通报财务部，由其选定质优价廉服务好的供应商。
8.确属疑难采购项目，财务部应及时与使用部门进行沟通，研究对策，必要时可由使用部门派人一同采购。无力解决的必须及时上报，不得拖延误事。
9.所有采购项目依据有效申购单由财务部安排采购员统一购买，其他部门一般不得自行购买。
10.在购买过程中要认真检查所购物品的品质、商标、期限、等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格产品流入酒店。
三、采购项目的验收
1.无论是供应商还是采购购回的物品必须首先于库房联系，由库房根据申购表验收货物。不允许直接将货物交与使用部门。
2.对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。
3.库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
4.在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
5.购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。
四、采购项目的结算
1.采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超过1000元的必须办理转账结算;必须办理现金结算的须经总经理同意。
2.供应商结算的1000元以下可以办理现金结算，超过1000元的必须办理转账结算。
3.办理结算时，必须按照报账程序填好报销单，经财务部审核、分管领导签字、总经理审批后方可交出纳办理结算。
对于我们施工企业物资管理工作来讲，有三项主要的工作，即物资采购、物资收发管控和物资消耗核算，此三项工作做好了，我们的物资工作就不会出现太大的问题。
今天重点讲述一下物资采购方面的相关业务知识，与大家共同探讨。
一、物资采购的方式及选择
对我们施工企业来讲，物资采购的方式大致有以下几种，即公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购，下面就分别讲述一下：
1、公开招标：招标投标法第十条第二款规定，公开招标，也称无限竞争性招标，是一种由招标人按照法定程序，在公开出版物上或传媒载体发布招标公告，所有符合条件的供应商都可以平等参加投标竞争，从中择优选择中标者的招标方式。公开招标的优点在于能够在最大限度内选择投标商，竞争性更强，择优率更高，同时也可以在较大程度上避免招标活动中的贿标行为，因此，国际上政府采购通常采用这种方式;公开招标的缺点在于由于投标人众多，一般耗时较长，需花费的成本也较大。一般甲供、甲控物资均采用此种采购方式。
2、邀请招标：邀请招标也称有限竞争性招标或选择性招标，即由招标单位按照邀请招标流程选择一定数目的供应商，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。一般都选择3-10个之间参加者较为适宜，当然要视具体的招标的规模大小而定。在采用邀请招标采购方式时，注意以下两点：1)邀请招标的有效投标供应商不少于三家，否则无效;2)除特殊原因，潜在投标供应商数量较多的，不应当采用此办法。我们自购物资常采用此种采购方式。
3、竞争性谈判：是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。 竞争性谈判采购方式的特点是：一是可以缩短准备期，能使采购项目更快地发挥作用;二是减少工作量，省去了大量的开标、投标工作，有利于提高工作效率;三是供求双方能够进行更为灵活的谈判。一般来说有两种情况：第一公开招标或邀请招标进行两轮均失败(货源供不应求、供应商报价不可接受、供应商对招标方的条件不予响应-垫付款等);第二采购单位重点关注品牌、性价比及功效等，均采用此种采购方式。
4、询价采购：询价采购是指对几个供应商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。询价采购特点：1)邀请报价的数量至少为三个。2)只允许供应商提供一个报价。每一供应商只许提出一个报价，而且不许改变其报价。不得同某一供应商或承包商就其报价进行谈判。报价的提交形式，可以采用电传或传真形式。其缺点：1)询价信息公开面较狭窄，局限在有限少数供应商，排外现象较严重;2)询价采购出现超范围适用，法律规定适用通用、价格短期内相对变化小、市场货源充足的采购项目，实际工作中则是以采购物资的数额大小来决定是否采用询价方式。询价并不是通用的“灵丹妙药”，有着确切的适用条件，实际工作中一些采购人将询价作为主要采购方式，错误地认为只要招标搞不了的，就采用询价方式，普遍存在滥用、错用、乱用询价采购方式问题，某些单位隔三差五搞询价，忙得“不亦乐乎”，被琐碎的事务缠身，采购效率和规模效应低下，还有些人借询价规避招标;3)、询价过于倾向报价，忽视对供应商资格性审查和服务质量的考察。法律规定“采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商”，这是询价采购成交供应商确定的基本原则;4)、确定被询价的供应商主观性和随意性大，被询价对象应由询价小组确定，但是往往被采购人在确定询价对象时会凭个人好恶取舍，主观性较大;5)、询价采购的文件过于单薄，往往就是一张报价表，基本的合同条款也会被省略。法律规定询价采购应制作询价通知书(或询价函)，在一些询价采购活动中，询价方一般不制作询价通知书(或询价函)，多采取电话通知方式，即使制作询价通知书，内容也不够完整，且规范性较差，价格构成、评标成交标准、保证金、合同条款等关键性的内容表述不全，影响了询价的公正性，不少询价采购结束后采购双方不签合同，权利义务不明确，引发了不必要的纠纷。;6)、询价小组组成存在问题，法律规定“询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二”，询价的主体应是询价小组，我们单位一般不会如此规范，只需相关部门人员组成询价小组;7)、采购活动的后续工作比较薄弱。不搞询价采购活动记录，不现场公布询价结果，询价方式随意性大。一些地方尝试采用电话询价、传真报价、网上竞价等方式搞询价采购，尽管这些有便利之处，但不宜过多地使用，法律规定在询价过程中供应商一次报出不得更改的价格，采用非现场方式搞询价存在舞弊漏洞，采购方有机会随意更改任何一家供应商的报价，或者给有关供应商“通风报信”。
询价采购适用于：采购物资数额小;物资品种、规格、型号繁多且数额较小;虽总用量较大，单批次采购量较小，且价格变化幅度较大，又无明确的价格浮动依据;等等。
二、物资采购流程及规范
(一)公开招标的流程(基本程序)及规范公开招标流程大致分为三个阶段：招标准备阶段、招标投标阶段、决标成交阶段。
1、招标准备阶段：办理招标备案-招标申请;编制招标有关文件-招标广告(公告)、招标文件。
2、招标投标阶段：1)发布招标广告;2)资格预审;3)发售招标文件;4)现场考察;5)解答投标人质疑。
3、决标成交阶段：1)开标;2)评标-初评、详评、评标报告;3)定标-确定中标人、发中标通知书、办理签订合同事宜。此三个阶段大致可分为如下九个步骤：
(1)招标公告 (2)资格预审 (3)发售招标文件 (4)投标预备会 (5)编制、递送投标文件 (6)开标 (7)评标(资格后审) (8)中标
(9)合同谈判与签订
(二)邀请招标的流程(基本程序)及规范
邀请招标与公开招标流程基本相同，大致分为三个阶段：招标准备阶段、招标投标阶段、决标成交阶段。
1、招标准备阶段：收集潜在合格供应商并进行资格预审;编制招标有关文件-招标邀请书、招标文件。
2、招标投标阶段：1)发招标邀请书;2)发售招标文件;3)现场考察;4)解答投标人质疑。
3、决标成交阶段：1)开标;2)评标-初评、详评、评标报告;3)定标-确定中标人、发中标通知书、办理签订合同事宜。
此三个阶段大致可分为如下九个步骤： (1)资格预审 (2)发招标邀请书 (3)发售招标文件 (4)投标预备会
(5)编制、递送投标文件 (6)开标 (7)评标(资格后审) (8)中标
(9)合同谈判与签订
实际操作过程中，其运作程序为：编制物资需求计划→收集潜在合格供应商并进行资格预审→发招标邀请书→发售招标文件→召集投标预备会并答疑→收集投标文件→开标→评标(推荐前三名)→定标→发中标通知书和未中标通知书→履行合同签订手续。
(三)竞争性谈判的流程(基本程序)及规范
1、成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
2、制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。 确定邀请参加谈判的供应商名单。
3、谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
4、谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商
技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
5、确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组 提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
(四)询价采购的流程(基本程序)及规范
1、收集潜在合格供应商并进行资格预审;
2、发出询价函;
3、限时收回报价表;
4、汇总报价表并提出拟选择的供应商。
实际操作过程中，其运作程序为：编制物资采购计划→收集潜在合格供应商并进行资格预审→发出询价函→限时收回报价表→汇总报价表并提出拟选择供应商的建议报告→批复后履行签订合同及实施采购。此次询价采购要形成完整的询价资料(批复报告、报价汇总表、询价函及报价表)被查。
在实际工作中，我们经常采用邀请招标和询价采购两种方式。实施过程中注意以下几点：1)严格履行程序;2)运作要规范;3)资料齐全完整、逻辑性强。
推荐阅读：
02-工程采购招标管理流程06-04
食堂物资采购登记制度07-02
物资采购业务工作总结06-17
物资采购`招标管理工作程序06-12
物资采购合同常见问题解析06-15
废旧物资处理申请06-01
电力企业物资管理06-14
防汛仓库物资方案06-16
关于工程政府采购的申请06-01
物资设备科工作总结06-11
