浅议基层事业单位档案管理现代化策略

随着微缩技术、计算机技术、网络技术和管理科学等在档案管理工作当中的广泛应用, 极大程度地提高了档案管理工作的效率, 为实现档案的现代化管理提供了途径, 档案管理现代化的重要标志就是网络信息技术的应用。当前, 各级基层事业单位已经普遍实现了档案的电子化管理, 与传统纸质档案管理相比, 在检索速度、收集整理、检索途径及操作管理方面都具有明显优势, 在提高档案信息开发利用效率上也具有积极作用。此外, 档案管理的现代化还有利于借助计算机网络实现远程档案信息的交流共享, 大大提高了档案管理的工作效率。

一、基层事业单位档案管理现代化的重要意义

当前, 在我国的基层事业单位中, 利用现代信息技术, 实现档案管理的现代化已经成为必然的趋势。基层事业单位档案管理的现代化建设不仅有利于促进现代信息技术的进一步发展, 对于国家基础信息资源的传播也起到了良好的作用。基层事业单位档案管理现代化是社会经济发展的必然要求, 也是提升内部管理水平的重要举措。传统的纸质化档案管理模式已经严重滞后于社会经济发展的要求, 影响了基层事业单位的管理水平。因此进行档案管理的现代化是确保基层事业单位稳健发展的关键因素, 各级基层事业单位必须意识到档案管理现代化的重要性, 将现代化的管理理念融入档案管理之中。

二、基层事业单位现代化管理策略

(一) 转变档案管理观念。当前形势下, 我国的基层事业单位普遍存在不重视档案管理的现象, 并且关于档案管理的观念也非常陈旧封闭, 面对经济信息时代的到来, 各单位应当主动创新档案管理观念, 坚持与时俱进, 不断变革, 充分利用现代信息技术, 对现有检索系统进行优化与完善, 结合工作实际情况, 利用相关软件或系统管理平台对单位档案进行整理归类, 实现档案管理的自动化, 并对其进行统计与开发, 节省档案管理时间, 提高工作效率, 让基层事业单位的档案管理能够适应经济形势的发展, 不断提高自身的档案管理水平。

(二) 大力加强档案标准化管理。现代化管理一定是非常规范化的管理, 因此基层事业单位要想实现档案管理现代化, 就必须对档案实行标准化管理。众所周知, 现代化管理离不开高科技和现代管理理念支撑, 因此基层事业单位档案管理必须依靠一定的标准, 即要求在单位内部必须形成完整的、系统的档案管理体系。所以, 我国各级基层事业单位应当尽快实现档案的标准化管理, 将标准化理念融入档案管理工作的始终, 为实现整个单位现代化管理奠定基础。当前, 依然存在部分基层事业单位在实际工作当中过度强调单位的运营性质, 忽视档案管理工作, 没有制定相关的规章制度, 档案工作无法可依, 内部职责权限划分不清楚, 严重阻碍了档案事业的快速发展。面对上述情况, 我国的基层事业单位应当主动制定相关准则, 并严格要求单位内部人员执行制度, 预防上述现象的发生, 为实现单位内部的档案管理现代化而努力。

(三) 不断增强档案管理人员的素质。基层事业单位档案管理人员素质的高低直接影响了单位档案管理水平的高低及管理现代化的实现。因此要想将现代化的管理理念和技术融入基层事业单位档案管理工作之中, 离不开档案管理人员素质的增强。档案管理人员除了应当具备扎实的专业技能和专业知识以外, 还要求广泛涉猎经济、政治、科学、文化等多学科知识, 同时还应当熟练掌握电脑、网络及管理系统的操作。基层事业单位在选拔档案管理人员时, 应当严把质量关, 坚持优中选优的招聘原则, 结合档案管理工作岗位的性质和要求, 选拔出综合实力较强, 真正符合岗位需求的人员。同时, 对现有档案管理人员进行培训, 聘请外部专家或者老师, 定期对档案管理人员进行全方位地培训, 不断提升其工作水平, 以此促进档案管理现代化的实现。

(四) 完善软件和硬件建设环境。各基层事业单位可以根据实际工作范畴建设内部的档案管理系统, 让各个部门的档案能够通过网络平台迅速安全地传输到档案管理中心, 再由档案人员进行统一的整理、归类、编号、保存和鉴定等工作, 可以确保档案的及时性、真实性和准确性。此外, 还应当选择兼容性及稳定性均比较好的管理软件, 单位内部各部门及统计基层最好选用相同的管理软件, 以实现档案管理的标准化和规范化, 提高电子档案的质量。

(五) 注重档案信息安全的维护。在提倡档案管理现代化的同时, 还应当重视档案的安全。基层事业单位的档案大多涉及国家机密, 因此基层事业单位的档案管理工作不是一般的个人行为或者是企业行为, 而是关系到国家信息安全的大事, 基层事业单位的档案管理工作应当按照国家制定的信息安全框架从总体上开展信息安全建设。

三、结语

综上所述, 基层事业单位要想实现档案管理的现代化, 除了转变管理观念、加强标准化管理、提高档案管理人员素质外, 还应当不断完善软硬件环境, 并注重档案信息的安全维护, 只有如此, 才能确保单位内部档案管理工作适应经济形势的发展要求。

摘要：随着信息经济时代的到来, 我国对基层事业单位的档案管理提出了更高的要求, 如何实现基层档案管理的现代化, 加强档案管理工作值得思考。本文就基层事业单位实现档案现代化管理的重要意义进行了分析, 并提出了实现档案管理现代化的具体策略。

关键词：基层事业单位,档案管理,现代化

参考文献

[1] 刘亚军.试论档案现代化管理的意义及措施[J].人力资源管理, 2015 (12) :269-270.

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