近年来, 随着计算机网络技术的逐渐发展进步, 档案管理工作也不再局限于传统的工作形式, 在这样的大背景下, 档案工作者急需转变传统的档案管理观念, 以全新的视角看待档案管理工作, 更新档案管理手段, 充分发挥档案管理工作的实际价值, 从而有效实现档案馆工作环节的转变, 促进档案行业转型的顺利进行。下面我们就结合档案微信公众号, 对于完善与档案利用服务相关的问题进行有针对性的探讨。
当前, 在我国应用较为广泛的社交app主要包括QQ、微博以及微信三类, 它们的功能侧重点各不相同, 因而它们所具备的政务公开功能也各不相同。QQ在这一方面的功用较为薄弱, 微博的信息传递速率较快, 与前两者相对比, 微信的优势性更为明显, 通过利用微信公众号, 不仅可以有效开展业务服务, 同时也可以充分实现与政府业务系统之间的对接, 帮助人们足不出户就能轻松完成业务的办理。
档案馆的业务种类众多, 与人们关系最为密切的莫过于档案的查询以及政府公开信息两个方面, 我们可以从两个角度来看待这两项业务, 立足于公民角度来看, 业务的实质是档案的利用;立足于档案馆的角度来看, 业务的实质则是档案利用服务。
微信自2011年推出, 至今已有七年, 在我国已经拥有众多用户。相对于其他同类型手机app来说, 微信的功能性更强, 不仅可以实现文字、语音、图片、视频的传输, 同时也支持位置共享、转钱款账、视频聊天等多种功能。也正是因为如此, 人们越来越依赖微信。档案馆开通微信服务可以轻松实现与大部分之间的对接, 从而为用户提供更为便利的线上咨询服务。同时, 微信公众号可以及时获取到用户的反馈信息, 反馈信息所呈现的形式也更为精确、具体。举例来说, 用户通过在微信公众号平台上进行文字或语音搜索, 即可快速获取查询结果, 而微信公众号可以通过图片、视频等方式, 向用户展示相关的档案信息, 实现对于档案利用与调取信息的讲解。对于一些用户常问的问题, 微信公众平台同时还可以构建起自主解答系统, 无需人工客服的辅助, 即可实现对于用户操作步骤的引导。
除此之外, 随着微信公众号功能的不断完善, 目前微信公众号已经具备了自定义菜单功能, 通过设置档案管理、档案信息查询等同类型的栏目, 可以有效实现档案信息的查询。值得一提的是, 目前已经有少部分的档案微信公众号都开通了在线查询服务, 用户通过利用微信公众号可以轻松获取到政府的公开信息。
微信公众号+档案利用服务的根本作用就在于简化办理的实际流程, 更为便捷的帮助用户实现信息获取和档案调取。档案馆有责任也有必要加强微信公众号之间的合作, 从而为用户提供一个更为快捷的档案自主利用服务平台。
用户通过关注档案馆微信公众号, 可以实现对于档案信息的自主查询, 同时可以对于所调取的档案信息进行下载、打印, 省去了由档案馆出具档案证明的环节。及时必要时需要交由有关部门进行验证, 用户也只需要主动登录档案馆网站或微信公众号接应查验即可。
对于那些可以进行阳光公示的档案信息, 档案馆将统一进行上传发布。反之, 对于那些经审核之后确定不可进行公开的档案信息, 也需要通过微信告知利用者本人。
档案形成单位、档案相关人或其委托人、有关执法执纪部门查询限制在一定范围使用的档案信息。
一般来说, 档案馆微信公众号都会在主菜单界面设置例如“自主大厅”等自定义菜单。看似简单的自主服务系统, 事实上却对于利用者的身份有着十分严格的要求, 当利用者无法亲自到档案馆进行信息查询时, 可以依据实际情况, 就近去往国内任何一个县级以上的档案馆进行信息登记、验证身份信息。接下来的内容交由经两个档案馆进行沟通, 再通过档案所在地档案馆微信公众号按前条程序执行。
档案利用服务, 不仅仅只是针对利用者的查档需求来提供档案信息的被动服务, 同时也包括有计划有目的开发档案信息的主动服务。微信公众号+档案利用服务, 拉近了档案馆与用户之间的距离, 用户无需再经历复杂的信息审核过程, 即可快速实现相关信息的调取, 为用户的实际需求提供了便利。
将档案利用服务与微信公众号相结合, 有效减少了技术问题的出现。相对于传统档案利用服务依靠工作人员开展工作的服务形式, 微信公众号+档案利用服务的“自动化”水平更强, 在为用户提供了更为便捷的服务的同时, 也从根本上减少了技术问题的出现。
具体来说, 首先, 应当不断完善相关数据库, 丰富用户自主查询内容, 多为用户提供例如下载、打印等“配套”服务。其次, 还应当构建起与主流智能手机操作系统相契合的手机版档案网站, 更多的完善人性化的自定义菜单内容, 有效提升档案业务工作的质量水平。再次, 应当实现数字档案馆系统与政务服务平台之间的连接, 通过进行统一的认证审核, 按需共享数据。最后, 还需要不断完善对于网络和信息安全的保护, 微信公众号是依托计算机网络技术来开展的, 因而它也具备与计算机网络技术同样的弊端, 那就是极易受到信息安全的影响, 为此, 必须不断提升其防护能力, 充分发挥其安全性作用。
摘要：将现代化的互联网技术与传统档案管理中的政务服务相融合, 具有着十分突出的优势性。本文就针对微信公众号与档案利用服务之间的融合发展进行探讨, 为促进档案利用服务良性发展提供一份充足的理论基础。
关键词：档案工作,微信公众号,档案利用服务
[1] 李明华.在全国档案馆工作会议上的讲话[N].中国档案报, 2016-11-21 (2) .
[2] 李兴利.最受欢迎的档案微信推文[J].中国档案, 2016 (12) :34~35.
[3] 贺晶晶, 刘跃跃.档案微信公众平台发展策略研究[J].档案时空, 2014 (10) :12~14.
[4] 管先海.档案馆利用服务手册[M].郑州:河南大学出版社, 2014:前言1~2
推荐阅读：
关于微信公众号的申请报告05-27
微信公众号推广的十个技巧06-26
微信公众号需求文档06-14
微信公众号推广协议06-22
微信公众号运营方案书06-15
基层服务公众号运营总结06-20
公众号运营思路06-13
微信公众平台运营管理06-22
企业档案利用制度06-23
百万公众网络测试成绩05-30
