关于办公自动化在机关工作中实践与思考

计算机技术及网络技术的飞速发展，为机关办公自动化工作的进程提供了前所未有的机遇。机关办公自动化工作的主要目的就是改善办公质量，提高办公效率，此项工作虽然已开展了多年，但仍旧处于探索阶段，关于如何做好该项工作，笔者认为包括以下几个方面：

一、办公自动化的定位

机关办公自动化工作是提升机关管理效率重要措施，一个成功的办公自动化系统，可以处理机关内各方面工作信息，并在此基础上对信息进行高度综合，为全体人员提供综合服务，达到提高整体工作效率和工作质量的目的：(1)信息服务。相对于传统的工作方式来说，办公自动化就是利用现代化手段、以全新的工作方式为机关全体人员安全、及时、准确、全面地提供各种相关信息，如各类业务信息，文书信息，档案信息等。(2)辅助管理。即将各级机关及本单位内部制定的各方面规章制度、处理工作规定、工作细则等固化在应用程序中，当机关工作人员在使用计算机系统处理日常工作时，就“必须”执行相关的规定。用现代化手段实现辅助管理，可以尽量减少机关工作人员因主观因素对工作可能造成的不利影响。(3)规范工作。借助于计算机技术处理单位内部的业务工作、文书处理、档案管理工作及督查催办等工作，在模拟实现手工操作的同时，将相关工作更加条理化和规范化，借助办公自动化系统处理工作可以方便的将机关工作中难以量化的工作量化。

二、服务与管理的对象

机关办公自动化核心工作为处理信息，可根据工作性质、涉密程度、技术实现方案等因素分为四类：(1)对政务工作信息的管理。机关的政务工作是主体业务工作，最终表现形式一般都是各类文电信息、行业信息和各类资料信息，对政务工作信息的管理主要是该类信息处理的全过程管理。其主要特点：一是对单位内的主要业务及相关工作流程的管理;二是各单位内的涉密信息都在此范围内;三是一般都是公务人员职责范围内的工作;四是一般都在单位内部局域网中实现;五是其操作一般属于机关全体业务人员共同的行为。(2)对公共信息的管理。如单位内部的各方面工作的日常事务性信息，允许通过因特网向社会公众开放的信息和与接收公众反馈信息的管理等。这一部分与第一部分信息有交叉的关系，其中有一部分信息是第一类信息的延伸。其主要特点：一是这部分信息基本属于本单位主体业务信息范围;二是这部分信息一般不涉密;三是处理这部分信息的计算机系统应与处理第一类信息的计算机系统分网或分数据库进行管理。但在具体操作时，应注意解决好与第一类信息在技术与安全保密的衔接问题。(3)行业信息和专业信息管理。其主要特点：一是利用计算机远程通讯技术;二是此类信息中既有涉密信息也有非涉密信息;三是即可能使用广域网，也可能使用专线网;四是相关操作一般都是少数人的行为。处理涉密信息时必须使用经国家批准使用的数据加密技术，五是本单位主管的、特有的信息，这一部分与第一部分有从属的关系，同样需做好与第一类信息的技术与安全保密的衔接问题。(4)对机关行政事务工作信息的管理。主要指对固定资产、财务、保卫、人事等项其它行政信息的管理，这一部分基本独立存在。其主要特点：一是在党政机关属于辅助性工作范围;二是属于少数人使用的行为;三是信息内容一般属于单位内部工作秘密。

三、软件的作用和需要注意的问题

软件建设是办公自动化系统的核心，一套能发挥作用的应用软件应该具备处理大批量的数据、辅助决策、提高管理时效的作用。在建设过程中需要注意以下几点：(1)把握好办公自动化工作的定位问题。办公自动化工作其前提是如何定位, 由于该项工作是具有较强管理行为的服务性工作, 在服务中包含着比传统工作模式更强的综合管理行为，并最终都将以软件的形式表现出来，因此必须要将各方面的需求在软件开发中完整地体现出来，办公自动化的优势才能充分地发挥出来。(2)避免单纯从技术入手建设信息系统。一种新的工作方式的产生与确定必然要经过用户反复的试验、修改与完善，不可能由软件开发人员根据编程算法而一次确定。有些单位引进了OA软件在本单位直接应用，但每个单位都承担工作职能与类型存在差异性，因此其OA工作的业务需求不一样，在其他单位成功的OA软件并不一定适合本单位的实际需求。要想真正投入应用，就必须根据本单位的实际情况进行二次开发，因此必须考虑到采购配套软件的源程序、开发公司的技术水平和本单位单位业务实际需求等各方面因素。(3)注意软件的先进性与适用性的问题。在实际工作中，任何软件系统都存在着各种问题，世界上著名的软件公司开发出来的软件，其补丁盘也是接二连三地推出。判断一个软件系统是否先进只能是相对而言，应强调软件的适用性，只要应用软件能解决本单位的业务需求，工作人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行，就可以认为它是先进的。(4)注意软件通用性与相对专用性问题。机关办公自动化应用软件的通用性只能是相对而言。从软件的总体设计与开发而言，应该遵守国家的有关规范，但由于各单位主管的业务不同, 其需求也就不完全相同，对应用程序的需求必然有一定的差异。因此，一套软件只要能解决本单位的各项需求也就可以了。否则，片面追求通用性，只能减少软件的功能，降低其生命力。(5)应用软件要不断地进行修改完善与升级。开发一套机关办公自动化使用的应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。在软件开发过程中不可能将软件做得尽善尽美，尤其是随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，库中数据量的增大, 就会暴露出各种各样的问题。当人们熟悉系统功能之后，也会提出新的需求, 这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。、

四、保密工作是机关办公自动化的制约瓶颈

在党政机关中大量的涉密文电，如何应用计算机进行管理并通过网络进行存贮、传递和有限共享，解决信息利用与安全保密之间产生的矛盾，是是机关办公自动化的制约瓶颈。应从以下几个方面解决保密问题：(1)坚持涉密信息“管理一条线”的原则。系统建设不能增加涉密信息接触人员。长期以来涉密信息都是由机要部门、机要人员一条线管理。如果由技术部门负责涉密信息输入计算机系统数据库则可能造成涉密信息的失控;如果涉密信息不入网，建成的网络系统就只能降低档次运行，仅仅保存一些非涉密信息或当打字机使用。因此利用计算机及网络系统处理涉密信息必须解决好涉密信息“管理一条线”的问题。(2)建网工作采取多种预防措施共存并相互制约。需将国家的有关保密法规，单位内部的安全保密的规章制度、各方面业务处理流程、工作细则等均固化在应用程序中。在身份强制认证、数据控制等方面采取多处防范措施，每个工作人员上机均需通过多处关卡才能查到一条记录，在各处查询条件中应不同限制条件规定，各部分关卡既独立存在又相互制约，只要有一处关卡通不过，则一条记录也查不出来。(3)建立健全安全保密规章制度。机关办公自动化领域，保密工作是一项综合管理行为，在众多因素中任何一个环节上出现问题都有可能造成泄密。只有制度健全了，保密工作才能有章可循，不但要在文件原文管理上有较完整的规章制度，在计算机网络系统投入运行后，也需要有相应的规章管理制度。为确保系统安全运行，应将各项管理规章制度固化在应用程序之中，无论谁使用应用软件，都须强制执行各项规章制度，将主观因素影响制度制落实的可能性减少到最低限度。(4)保密工作防内应胜于防外。近年来，各单位纷纷在网关、防火墙方面下功夫，但不全面。机关办公自动化安全保密工作重点应放在如何防“内”上，信息一旦入网，就要做到“应该看到涉密信息的人员一条不能少看”，“不应该看到涉密信息的人员一条不能多看”。从保密工作的历史证明，堡垒最容易从内部攻破，信息最容易从内部丢失。如果一个计算机系统能将内部预防工作做到家，对外预防就应该不在话下。(5)建立较全面的安全检查机制。用户进入办公自动化系统进行各项操作，系统应用程序都应有如实记录，并有较方便的查询功能。包括：利用信息的上机人姓名、上机人单位、工作房间、使用的微机编号、利用的文件序号、利用文件标题，利用时间，利用方式(修改、阅读、正文考贝、打印正文、打印图像，删除记录)。详细日志的记录这样为对系统及后期保密工作进行全面、有效管理提供了方便条件。

五、实事求是地认识“无纸办公”

“无纸办公”通常理解是指对某一信息从撰稿、核稿、单位内批核、有关单位批核、主管领导审批、其他领导核批、文书部门登记产生发文号、归档及档案的查阅等全程都在网上进行，文稿不打印出来，其核心要素是确保数据的相对唯一性。虽然在技术上实现“无纸办公”是比较简单的事情，但在现实工作中有一些需注意的问题：首先，应明确机关办公自动化的目的是信息共享、辅助管理、规范各方面的工作，是不是将文件打印出来这只是个形式的问题。其次，目前我国还没有“无纸办公”方面的法律和法规，若干年内也很难出台这方面的法规。这就是说，电子文件的合法性没有法律依据，而机关产生的信息有许多是机关各项行为的重要依据而留存的。第三，实现“无纸办公”要求机关内部人人都会很熟练地使用计算机，计算机数量及网络系统要达到相当的程度方可。第四，数据的唯一性问题无法得到绝对的解决，无论是靠数据库的用户管理控制、还是领导用电子笔签名以及其它各种方式，其信息在数据库中都是以一份文件或一条记录的形式保存，也就是说都是可以复制的。因此“无纸办公”的应用要根据机关的实际情况灵活掌握。

六、结论

利用办公自动化系统处理机关各类信息是全新的事物，其建设工作需要明确以下几点原则：(1)复杂工作简单化处理的原则。对于机关而言，其公文、档案及主体业务流程处理过程是比较复杂的，在处理过程中有各种可能性。利用计算机网络系统处理公文和业务信息固然要实现全部手工操作的过程，但又不能简单地模仿，没有改进，没有创新，而是应将复杂的工作简单化处理，将其复杂的过程交给后台的程序去处理。这样用户才愿意使用计算机网络系统处理工作，否则单够行政命令，推广应用工作将一事无成。(2)简单的工作规范化处理的原则。在日常工作中，有许多相对简单的日常工作，当利用计算机系统处理这些工作时，应将其进一步归纳、简化、合并，使其处理起来更有条理，进而使其更加规范。(3)系统应有对电子文件与纸质文件双重管理功能的原则。在相当一段时期内，在办公自动化领域对正式文件的管理必须做到纸质文件与电子文件并列运行。其各自的主要作用是：纸质文件做为某行为的依据，电子文件做为信息共享的手段。内部非正式文件可以实行电子文件单轨运行。(4)尽可能考虑到各方面需求和下一步发展规划的原则。公文运转在单位内部有许多环节，在系统设计时应尽可能照顾各方面的需求。同时，程序还要留出档案管理及及文档一体化功能需求。在实现这些功能的实候，还应考虑下一步发展的规划。做好机关办公自动化工作需要统筹兼顾，要做好保密工作、软件功能、管理功能等多个方面才能做好这项工作。

摘要：办公自动化 (Office Automation, 简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，OA办公系统登录界面展示作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮了重要的角色。在行政机关工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

关键词：机关,办公,自动化

参考文献

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[3] 李媛.关于自动化办公系统建设的实践与思考[J]吉林环境.2012.05.