信息网络的档案个性化服务

目前,国内许多单位的档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设、档案信息服务利用网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化。当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化。

一、网络时代档案服务的变革

档案服务主要是指档案机构,利用馆藏优势,指导用户利用档案获取档案信息的过程。

传统的档案服务主要是档案人员坐等档案用户上门利用档案的被动服务,这种服务方式是在我国长期的计划体制下形成的,尽管在现代档案服务的理念、方法和技术都发生了很大的变化,但是这种封闭、落后、被动的服务方式在档案部门还广泛存在,并直接导致了档案利用效率低,利用效果欠佳的状况。

随着计算机技术和网络通信技术对档案和档案工作的渗透和改造,特别是数字档案馆的应用,传统的档案服务方式在档案资源服务体系中只能占到很小的部分;一方面,档案信息的网络传播在时间、空间、速度和成本等方面都显示出了无可比拟的优越性;另一方面,网络改变了现代人的生活方式,人们越来越依赖网络来解决遇到的问题,网络用户开始在档案用户中占有很大的比重。

现代档案用户对档案检索的深度和广度都提出了更高的要求。简单的全宗介绍和目录查询,已经不能满足用户的需要。对档案全文信息的在线获取已经成为一个迫切的要求。档案服务工作的环境发生了变革,电子文件的涌现、数字档案馆的应用、档案需求的多样化,都推动着档案服务模式的变革与创新。

二、档案资源的个性化服务

所谓个性化服务是指一种能满足用户个体需求的服务方式。档案信息服务和其他信息服务一样都是面向用户的服务,只有得到了用户的肯定,才能获得发展的空间。档案信息资源的个性化服务措施,归根到底是根据用户利用档案信息的行为特征、习惯和用户的需求做出的。因此,档案资源的个性化服务是以档案用户的需求为依据和核心的。

处于信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是档案部门利用档案原件的方式,在信息化时代里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们的工作、学习和生活环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确的获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

对于档案信息的开放和开发,档案管理部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务。

三、利用信息网络实现档案数字化

随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。

信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——档案数字化建设。目前,大多数档案(室)馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和以点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现以点到面的传播,其覆盖面也还是太小,很难达到网络共享的程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。其着眼点就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中,以计算机存储档案信息,从而达到检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小,维护方便、安全。

档案数字化是档案信息化建设重要内容。以数字化、网络化为特征的信息科学技术是当代促进社会发展的最大推动力。档案数字化,可改善档案管理工作。只有实现档案数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务。

四、结束语

档案服务是档案工作永恒的话题,档案工作是以服务为中心的工作,服务的优质与否,将直接关系到档案工作的对外形象和发展前途。只有搞好档案服务工作,才能为档案事业的发展铺开道路。档案服务中遇到的问题正是档案事业发展中急需解决的问题,我们有责任去发现问题、研究问题、解决问题,有责任探索新的服务项目,使之适应社会发展的需要。档案部门只有为用户准确、快速地提供本领域内最权威信息服务,档案工作才能获得公众的认可,才能获得更进一步的发展空间。

摘要：本文主要从“信息网络”环境出发,从网络时代档案服务的变革,档案个性化服务以及建立数字化档案的迫切需要三个方面阐述档案的信息化建设。

关键词：信息网络,个性化服务,数字化