高校毕业研究生档案转递工作的思考

高校研究生档案总共分为两部分, 第一部分是研究生入学前的高中和本科期间所产生的档案, 它包括高中毕业生登记表、高等学校报考登记表、高校学生登记表、高校毕业生登记表、成绩单、入团入党材料、体检表、奖励材料和处分材料等。第二部分研究生入学后在学校期间所产生的一些原始档案, 它包括硕士报考登记表、录取通知书、体检表、学习成绩单、硕士学位申请表、学位授予决议表以及硕士阶段产生的奖惩、学术活动等材料。这些材料能真实地反映研究生在学习、研究、政治思想等方面的表现, 是国家和用人单位选择人才的重要依据。例如, 国家公务员在录用前需要提前到所在学校查看和审核毕业生档案, 审核通过后再确定是否录用。因此, 研究生档案的邮寄、转递工作是高校研究生档案管理工作的一个重要组成部分。笔者就从事毕业研究生档案管理、邮寄工作过程中遇到的问题与解决对策提出几点思考。

一、目前毕业研究生档案邮寄工作中遇到的问题

(一) 用人单位忽视档案的作用。随着市场经济的不断发展和就业制度改革步伐的加快, 使得诸多公司与企业 (特别是私营公司和企业) 在录用毕业研究生时采用了双向选择的方法, 简化了聘用手续, 只是看重毕业生的毕业证、学位证和毕业生的工作能力, 一般不再调取、审阅、保管档案, 单位与员工之间只是签订就业协议, 忽视了档案对毕业生潜在的作用和影响。给学校毕业研究生档案的管理和转递工作带来了许多问题。

(二) 毕业研究生的档案意识淡薄。由于用人单位对毕业生档案的忽视, 导致毕业生本人在离校时也没有办理档案转递手续, 还有一部分毕业生因出国或自主创业等种种原因暂时没有就业, 认为档案放在学校最安全, 没有办理任何缓寄手续, 也没有告知学校档案管理部门本人的去向, 等到若干年后需要档案的时候再来学校查找, 给学校档案管理工作增加了困扰。

(三) 档案转递相关制度不完善。由于国家没有出台毕业生档案转递工作的统一标准, 各高校和用人单位及各地人才市场各自为政, 有时学校按照毕业生就业协议提供的地址将档案邮寄到用人单位或是当地人才市场, 接收单位就以毕业生试用期过了收档日期不能接收档案为由, 将邮寄到的档案没有通知本人就退回学校, 造成毕业生档案长年滞留学校而无法转递。

(四) 档案管理人员责任心不强。各高校的研究生档案管理大多数是由辅导员兼管, 由于辅导员工作量大, 一些档案管理工作就由研究生兼职助管来做, 由于研究生助管流动性较大, 档案管理连续性较差, 致使一些档案不齐全。还有的人才市场由于单位名称变更和搬迁, 毕业生的派遣证和邮寄地址写的是原名称和地址, 人才市场的管理人员就以名称不符合地址不详为由将档案退回学校重新邮寄, 还有的人才市场明明是收到档案, 但是管理人员没有及时将毕业生的信息提供查询服务, 使得毕业生查询不到自己的档案去向。

二、解决问题的措施

(一) 督促和指导毕业研究生落实档案托管部门。学校有关部门要在毕业生离校前, 督促学生确认接收档案邮寄单位和详细地址, 并确认就业的单位是否有权限保管档案, 没有就业单位 (或者是就业单位无权保管档案) 的毕业生, 学校相关部门要指导毕业生和生源地的人才市场协调好, 达成档案托管方式, 为毕业研究生的档案找到安全、可靠的去向, 为他们解除后顾之忧。

(二) 加强宣传力度, 提高研究生对个人档案的认识。学校在每届研究生毕业前夕, 各研究生培养单位、研究生学院、就业处、档案馆等相关部门, 通过校园网、毕业生档案专题讲座等形式, 对毕业研究生进行宣传、教育, 强化研究生密切关注个人档案保管去向的意识, 了解本省、本校关于毕业生档案管理的有关规定, 了解毕业后的档案如何转递、保管更适宜, 为以后的就业、生活及个人利益提供有力保障。

(三) 制定毕业研究生档案转递制度。相关部门应该制定高校毕业研究生档案转递制度, 完善档案移交、转递、邮寄工作程序, 使档案管理人员在办理档案时有章可循,

使研究生档案管理规范化、制度化。档案管理人员须按照毕业生签订的就业协议书上提供的档案转递地址邮寄档案, 并且了解毕业生就业派遣和生源地档案存放地的相关政策, 为毕业生档案的派发做好监督和指导工作。

(四) 配备专职档案管理人员, 建立查询桥梁。学校领导要高度重视毕业生档案转递工作, 配备专职的学生档案管理人员。毕业研究生档案转递工作任务复杂、繁重, 这就需要档案管理人员不但要具备较高的档案专业素质, 还要有丰富的管理经验和高度负责的工作态度, 能灵活处理工作中遇到的一些问题与突发事件。高校档案管理人员不但要掌握国家和地方的关于毕业生分配的有关政策, 还要与邮政部门建立良好的业务关系, 及时沟通, 为学生提供档案邮寄查询号, 使学生能真正掌握档案的行踪和签收状况, 让学生及时掌握自己档案的邮寄去向, 为毕业生就业做好档案服务工作。

总之, 毕业研究生档案邮寄转递工作关系着毕业生今后的就业和发展以及其他社会活动, 责任重大, 任务繁重, 这就对毕业研究生档案管理工作提出了更高的要求。但是目前我国高校毕业生档案管理、转递工作的现状并不理想, 存在诸多问题, 需要档案管理部门进一步做好这方面的研究和探索, 更好地为社会和用人单位服务。

摘要：本文梳理了毕业研究生档案转递工作中存在的主要问题, 进而提出了相应的解决对策。明确了档案管理部门应该做好档案转递工作的研究和探索, 更好地为用人单位和研究生服务。

关键词：毕业研究生,档案转递,解决对策

参考文献

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[2] 李润红.新形势下毕业研究生档案管理探析[J].云南档案, 2011 (9) .