档案及保密工作要点
夷陵区小溪塔街道社区卫生服务中心 关于印发《2016年档案及保密工作要点》的通知
中心各科(办)：
现将小溪塔街道社区卫生服务中心《2016年档案及保密工作要点》印发给你们，请认真组织实施。
小溪塔街道社区卫生服务中心
2016年3月23日
夷陵区小溪塔街道社区卫生服务中心
2016年档案及保密工作要点
2016年中心档案工作的总体要求是：以党的十八大精神为指导，紧紧围绕中心2016年卫生工作重点，进一步更新观念，开拓创新，按照《档案法》和《保密法》相关规定，进一步完善制度，强化责任，规范管理，切实巩固档案目标管理成果，全力推进档案基础设施建设、信息化建设、能力建设和档案安全建设，全面提高档案工作管理水平和服务能力，为促进中心卫生计生事业又好又快发展提供坚强支撑。
一、加强制度建设，夯实档案发展基础
(一)强化档案组织管理。中心副主任周宗梅分管档案相关工作，黄懿负责日常管理工作，综合办杜黎丽、丁亚平、蔡兴文兼职档案管理工作，中心将根据人员变动情况，及时调整档案管理工作领导小组，充实档案管理专(兼)职人员，确保档案管理工作有序开展。
(二)切实加强档案工作目标管理。制定可行的档案目标管理工作方案，强化自身建设，不断夯实档案业务基础。
(三)加强档案工作部署。中心将档案管理工作纳入单位日常管理进行认真研究，统筹部署。
(四)落实档案管理工作经费。将档案整理、计算机录入、档案储存及档案管理软件更新等各项工作经费纳入年度财务预算，确保年度档案工作顺利开展。
二、完善基础设施建设，提高档案服务水平
(一)按照档案管理工作要求，完善档案库房相关设施，有效做到“八防”，即防尘、防火、防潮、防盗、防温、防光、防蛀、防腐。
(二)按照档案现代化管理和信息化建设要求，配备相应档案管理设备，中心今年拟添置一台扫描打印复印一体机和一台刻录机。
三、持续强化培训，提升档案管理水平
(一)配备相对稳定的档案管理员。
(二)加强档案人员业务培训。采取跟班培训、寻求指导等形式，全面提高中心档案管理人员业务素质。
(三)落实档案管理人员待遇。督促各科落实档案管理人员学习培训时间，改善工作环境，落实相关待遇，充分调动档案管理人员工作积极性，提高档案整体服务水平。
(四)确保档案安全。组织干部职工学习《保密法》，进一步增强保密意识。进一步健全保密工作制度和公文借阅等管理制度，加强程序管理和痕迹管理。加强对涉密计算机的保密管理。按照“涉密不上网、上网不涉密”的原则，建立健全计算机保密管理制度，加 强计算机存储介质管理，并适时组织开展保密规范化检查，确保涉密信息的安全保密。
四、强化督导落实。确保档案目标管理巩固完善
(一)完善“三合一”制度。重新修订“三合一”制度，6月1日前报区卫生局审批。
(二)按时完成2016年档案立卷归档工作。要在5月底前认真完成2015年度(含以前)档案立卷归档工作，做到收集齐全、分类科学、整理规范、检索完整、装具统一，6月底前将备份数据和光盘上报局档案室，同时向区档案局提出书面年度检查申请。
(三)开展档案目标管理省一级复查迎检工作。2016年，中心要争取档案目标管理省一级复查顺利通过评审验收。
宜昌市夷陵区小溪塔街道社区卫生服务中心办公室 2016年3月23日印发
2014年我局紧紧围绕县委、县政府工作大局和上级档案部门工作要点，本着“勤政、务实、高效、和谐”的原则，突出践行科学发展观，着力推进馆库基础、档案资源体系、档案信息化三项建设，更好地为全县经济建设和社会发展服务。制定如下工作要点：
一、档案馆建设
档案馆工程建设。按照工程设计要求，严把质量关，督促工程进度。按照以下标准抓落实。
1、功能结构。严格按照国家档案局“四位一体”的要求，使新馆建成后真正成为本县集中保管档案的基地、爱国主义教育基地、档案信息查阅中心和现行公开文件利用中心。
2、外部设计。在外观设计上应考虑要体现档案馆美观、庄重、典雅的特色，要有绿地，有停车场和休闲空间，要充分体现出档案馆的社会性、文化性、开放性、现代性，建成本县有地方特色、有文化品位、有现代气息、功能完善的标志性的建筑。
3、基本设施。从保管档案和服务社会的要求出发，建设新档案馆应同时考虑相关设施的配备，主要有：
(1)防盗设施。重要部位应配置监控设施，库房一般应安装门禁系统;
(2)消防设施。库房与办公、技术、服务区应分别配置气体和水消防设备;
(3)温湿度自动控制设施。库房和其他用房一般应分别进行温度湿度控制(库房不宜安装水暖系统)，技术指标应符合国家标准，设立特藏室的，应有独立的调控系统;
(4)密集架。新建档案馆均应采用密集架存放档案，同时根据馆藏情况，配置存放音像档案、地图档案及书画档案的专用密集架;
(5)消毒杀菌设备。用于档案上架前的消毒杀菌工作;
(6)网络设备。从档案管理现代化和数字档案馆建设要求出发，从建馆开始就应考虑网线和机房的配置，所有工作和服务场所均应设置网线;
(7)展览设施。包括一定数量的展带、展橱(柜)、展架、照明等设施;
(8)照明设施。库房照明应布局均匀，防止安装密集架之后形成盲点，一般应采用白炽灯并加防火罩。
二、“两个体系”建设
把建立健全“两个体系”作为我局当前和今后相当长一个时期的工作目标及重点，采取多种有效措施，最大限度地满足广大人民群众的档案利用需求。
(一)资源体系建设
1、切实加强对档案工作的监督指导。颁发《关于切实搞好档案整理工作的通知》，监督、指导各级各类档案室优化室藏结构。
2、继续做好“三农”档案。与县委农工部加强联系做好社会主义新农村建设点档案管理工作，着重围绕以村为单位，建立新农村建设点综合档案室。
3、继续做好社区建档。构建城市民生档案的基础平台，年内，黄埠、社溪、营前镇全面完成社区建档工作，实现全县社区建档率100%。
4、加强对劳动和社会保障、民政、医疗卫生、土地征用、城市拆迁、移民安置等政府重点公共服务部门档案工作的监督指导，确保各类民生档案的完整、系统、安全和有效利用。
5、贯彻落实国家档案局xx号文件精神，指导县城建部门抓好市政公用事业档案管理工作，指导筹建完善xx县城市建设综合档案室。
6、继续贯彻落实《江西省档案登记办法》，全面完成档案登记合格证的审核发证工作。
7、落实《江西省重点建设项目档案管理暂行办法》，进一步加强对重点工程档案工作的监督、检查和指导。
8、贯彻执行国家档案局与科技部将联合颁布的《国家科技重大专项档案管理规定》，切实做好科技档案工作。
9、贯彻执行《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，认真做好全县国有企业改制档案处置工作，加强民营企业档案工作的指导，引导民营企业建立和完善档案工作。年内完成希桥酒店、华强电子有限公司民营企业建档试点工作。
(二)档案利用建设
1、继续抓好 “村档乡管”工作。力争完成双溪乡、黄埠镇、梅水乡的“村档乡管”工作。
2、认真做好到期档案的进馆检查工作。制定县直单位进馆计划，按照档案管理条例，要求全县到期档案计划分三年全面进馆。
3、认真做好电子档案的收集、整理、归档工作。做好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的修订汇编工作，并指导各单位电子档案建设。
4、认真贯彻落实《中华人民共和国政府信息公开条例》，及时向县已公开现行文件利用中心输送非涉密性现行文件。使县已公开现行文件利用中心更好地为人民群众提供服务。
5、积极推进机关档案信息化建设，努力使档案信息化与机关办公自动化保持同步发展。
6、认真做好2014国家重点档案抢救与保护项目的申报工作，积极争取上级专项事业经费和地方财政对项目的配套投入，高水平、高质量完成抢救与保护任务。
8、进一步加大馆藏档案信息资源的开发利用力度，依法开放全部应开放的档案。围绕档案资源共享，不断完善全县档案资源目录中心建设。要求各单位整理出来形成的文件级目录数据收集到县档案馆数据库中。
8、要以国家档案局颁布的《电子文件管理指南》和《档案数字化指南》为指导，制定计划分年完成馆藏档案文件级目录数据库输入，力争完成馆藏民国档案案卷级、文件级目录输入工作，建国后重要全宗：县委、县政府、组织部、人劳局案卷级、文件级目录输入工作。
9、做好现行馆藏文件查阅、接待工作
三、规范化管理，夯实机关档案工作
1、认真做好县档案馆达标升级申报工作，争取年内达到省一级馆标准。
2、认真抓好规范化管理等级申报、认定工作，县检察院、县水务局、国土局、交通局、林业局、建设局综合档案室达省二级标准，力争使县检察院、林业局、建设局达省一级标准。
3、进一步完成地方档案法规建设，与发改委协商出台《xx县重点工程档案管理办法》，确保我县重点工程档案的完整与安全。
4、按照“五五”普法要求，继续深入开展各种形式的档案法制宣传活动，不断提高社会档案法制意识，为档案事业发展创造更好的发展环境。
5、针对档案事业发展的薄弱环节组织开展档案执法检查，依法查处违犯《档案法》事件，要求查处2件以上违法案件。
6、着力提高档案干部队伍的综合素质。为适应档案工作新形势
、新任务的需要，组织开展档案干部继续教育、岗位培训和对外学习交流活动。8月底之前，举办一期全县档案管理人员培训班。
2014年我县档案工作的总体思路是：学习贯彻习总书记系列重要讲话和党的十八届三中全会以及全省档案局(馆)长会议精神，坚持“服务为先、实干兴邦”的理念，根据省、市档案局的工作要求，以“两个推进” 和“双比活动”为抓手，以“三个体系”建设为目标，努力实现“十二五”规划的各项目标，紧紧围绕县委、县政府
的中心工作，在努力推进档案事业科学发展的行程中，为我县走好生态发展之路，打造“五美遂昌”服务。
一、认真学习贯彻总书记系列重要讲话和党的十八届三中全会以及全省档案局(馆)长会议精神，把打造“五美遂昌”的任务落实到档案事业发展中
1.认真学习贯彻落实总书记系列重要讲话和党的十八届三中全会以及全省档案局(馆)长会议精神，紧扣“全面深化改革，档案部门如何不缺位、有作为”这一主题，通过读书会、宣贯会、培训会、主题讨论等形式，广泛深入地开展学习讨论，深刻领会精神实质，把思想和行动统一起来。结合全县档案工作实际，把全会精神贯彻融入到具体工作中，对照任务查漏补缺，确保完成年度目标，全面研判形势，谋划好今年工作。
2.深入开展党的群众路线教育实践活动。扎实抓好党的群众路线教育实践活动，持之以恒地贯彻执行中央八项规定、省委六个严禁，抓紧抓实整改落实，健全完善长效工作机制。按照全省档案系统开展的“比实干、比服务”主题实践活动的意见，以着力推进档案事业科学发展为核心，以“双比”活动为切入点，争当朱志伟式干部，真抓实干促跨越，转变作风讲服务，努力造就朱志伟式团队。
3.围绕县委、县政府的中心工作，服务大局，确保档案工作在谱写“打造五美遂昌”的主旋律中不缺位，不断扩大档案工作的覆盖面，找准档案服务位置，主动融入，在完善服务中谋求自己的位置，实现自身的发展。
二、深入推进档案登记备份工作，加快数字档案馆(室)建设
4. 唱好“1+9+N”档案协同管理系统建设和推广运用工作的重头戏，深入推进以“档案登记备份”为重心的数字档案馆(室)创建工作。确保目前运行的党政机关协同办公系统电子公文的有效归档和安全保管，根据《浙江省档案局关于印发<全省档案与电子文件登记备份工作实施计划(2012-2015)>的通知》的要求，以及省、市档案局登记备份工作的统一部署，继续做好档案与电子文件登记备份工作。继续做好开放档案目录数据的整理工作，为实现网上查询开放档案目录做好准备。
5. 以备份利用为抓手，加快馆藏档案原文数字化建设步伐，力争在2014年完成40万页的扫描任务，为全面完成登记备份工作常态化，实现规范化“数字档案室”建设打下坚实基础，进一步推进档案信息化工作，积极为进馆单位、群众提供优质服务。
三、大力推进档案文化建设，助推档案事业科学发展
6.大力开发档案文化精品。充分挖掘遂昌丰富深厚的历史文化、民族文化、生态文化、宗教文化、现代时尚文化等档案资源，突出特色，不断推出思想性、艺术性、观赏性相统一，老百姓喜闻乐见的档案文化产品。计划编辑出版《遂昌县中草药集成》。
7.做好档案宣传和信息上报工作。切实增强档案事业科学发展的理念，深入学习实践科学发展观，树立“人的档案最重要”的新观念。通过电视、报刊、简报、政府信息公开网站等多种形式全方位宣传报道遂昌档案工作。要充实宣传内容，拓展宣传渠道，加大宣传力度，多出宣传成果，一并完成县委、政府中心目标考核中的信息任务。
8.配合市局做好《丽水大词典》编研工作。落实丽档【2014】7号关于进一步征集《丽水大词典》词目资料的通知精神，邀请我县知名的编纂专家协助，参照建议提纲，在原有的基础上收集整理具有遂昌地方特色的词目资料，全力助推《丽水大词典》编撰工作的顺利开展。
9.配合农村做好文化礼堂建设。贯彻省、市关于推进农村文化礼堂建设的文件精神，主动融入农村文化大礼堂建设工作，把乡村记忆示范基地建设作为农村文化礼堂的一个功能板块，利用文化礼堂平台帮助村民开展家庭建档活动，方便群众开展口述历史档案采访、整理活动。充分挖掘档案馆藏资源，配合农村提炼具有本土特色的文化产品，协助农村把文化礼堂打造成村民的“文化殿堂、精神家园”，做好档案的相关工作。
四、加强档案资源建设，服务经济社会发展
10.扩大档案工作覆盖范围。全面贯彻落实国家档案局第9号令(《各级各类档案馆收集档案范围的规定》)，及时建立、修改、完善遂昌县档案馆收集档案范围细则，做到在县档案局现有馆房条件允许下，凡是对党和国家及人民群众有保存价值的档案应接收尽接收，应保存尽保存，不断满足经济社会发展和人民群众的需要。继续把涉及民生的重点机关、重点二级单位和重要专业档案的调查和摸底工作作为工作重心之一，扩大档案收集覆盖范围，为做好惠民服
务奠定基础。
11.围绕特色开展档案收集征集工作。加强对遂昌历史文化发展规律和特点的研究，立足地方特色，积极收集反映遂昌特色支柱产业发展、少数民族历史文化、遂昌传统风俗、非物质文化遗产、县域产业培育、特色文化产业县乡等具有遂昌历史文化特征的特色档案。同时，启动开展档案新馆展品的征集工作。
12.继续做好到期应接收进
馆的全宗单位档案数量的梳理工作，重点做好破产(转制)企业档案及“三重一特”档案的接收和征集工作。
13. 积极争取省财政专项资金补助，加快新馆建设步伐。根据县委、县政府的统一部署，成立由局长担任组长的工程建设领导小组，明确各成员的工作职责，学习新近建成的新档案馆先进设计理念，按照国家综合档案馆“五位一体”的建设要求，制定内外工程装修和配套设备安装方案等前期准备工作。
五、继续抓好档案基础业务建设，提升档案工作整体水平
14.继续加强档案业务监督指导。深入贯彻落实《国家档案局8号令》、《国家档案局10号令》的通知精神，继续推行一线工作法，深入乡镇、街道、部门、企事业单位开展档案业务指导，并在此基础上增加“点”抓扩面，以点带面积极做好省行政村示范(规范)档案室创建工作。划分范围，由分管局长挂帅，分科室认领规定范围的档案工作指导任务，以“一对多”的形式主动介入，下乡镇和行政村进行实地督查、指导，做到指导一个“点”就规范一个“点”，有序提高乡镇村档案管理规范性和科学性。不断完善监督指导的机制;不断创新监督指导的手段;不断拓展档案工作新领域;不断提高乡镇、街道、部门、企事业单位档案人员队伍的整体素质。
15.继续做好各类目标管理创建工作。一是积极做好省行政村示范(规范)档案室创建工作，年初定好创建计划和目标，年中由分管领导带领业务人员积极下乡镇和行政村进行实地检查指导。二是积极做好示范(规范)化数字档案室创建工作，在结合市1+9+N数字档案室的基础上，将机关乡镇信息化工作做得好的档案室上报示范(规范)化数字档案室。三是继续加强社区档案管理规范工作;四是加强重点建设项目档案的监督指导;五是加强重点企业的档案管理规范。
六、加快推进档案法治建设，提升依法治档水平
16. 开展档案法规宣传，增强社会档案意识。以国际档案日等重大节日为契机，架设档案部门与公众交流的桥梁，认真组织策划，围绕“走进档案”这一主题，积极开展内容丰富、形式多样的宣传活动。利用办公助手和手机短信平台向各级领导、市民发送宣传短信。全年不间断地向县委办、县府办及有关单位报送工作信息，及时反映当前档案工作最新动态。
17. 加大执法力度，完善行政执法机制。开展依法治档宣传工作，努力营造档案法制环境，切实增强社会的档案法制意识。领导干部带头自觉依照档案法律、法规办事，做学法、守法、执法、护法的模范。按照《档案法》的总体要求，建立以各级档案行政管理部门负责人为依法治档责任人的行政执法责任制，将有关职责分解落实到具体执法岗位，以实现档案执法工作的高效、廉洁、公正。
18. 完善考核、规划工作。积极争取“平安浙江”档案安全监管考核纳入工作。开展履行法定职责和年度重点目标任务执行情况督查，强化系统内省、市、县三级联动与合作，促进全省档案事业发展“十二五”规划实施，启动全县档案事业发展“十三五”规划调研。
七、重视干部队伍建设和素质提高
19.积极主动取得县领导和组织人事部门重视，及时选调人员充实档案工作队伍。同时通过岗位培训、继续教育、业务培训、专题培训、学历教育等方式，促进档案工作人员掌握履职的必备知识和技能。重点是在提高素质上下功夫，加强学习培训，重视工作实践。鼓励各立档单位积极选派档案人员参加省、市、县档案部门举办的岗位基础知识、继续教育等培训;组织负责档案馆建设项目的领导参加省档案局组织的学习培训;选拨部分业务骨干外出接受档案管理培训;有计划地培养档案宣传、档案信息化建设、档案编研等方面的人才。
档案工作总结
一年来，xx档案工作在xx档案局的指导下，以科学发展观为指导，不断深入加强档案规范建设，加大档案管理工作力度，积极有效发挥档案整体功能，较好的完成了年度档案工作，现将一年来xxx开展档案工作情况总结如下：
一、强化领导，精心组织
一年来，xxx高度重视机关档案管理工作，积极将机关档案管理工作摆上重要议事日程，着力做到认识到位、组织到位、措施到位，在工作中形成了“领导抓、专人管”的工作格局。今年鉴于xxx机关人事变化，xxx及时调整了以xxx同志为组长的xxxxx档案管理工作领导小组，并将档案管理工作纳入xxxx“十二五”工作规划和年度工作计划，做到与机关其他工作同部署、同安排、同考核。为更好的强化档案管理工作，xxx还为档案室配备了具有较强责任心的人员担任档案管理工作，在xx档案局和机关分管领导的指导下，以及xxxx各部门的协助下抓好机关档案的管理工作。同时，xxx还积极不断抓好档案知识法律法规宣传工作，进一步普及干部职工档案法律法规知识，提高广大干部职工的档案管理工作水平及工作意识。
二、健全机制，强化管理
为进一步加强xxx机关档案规范化管理工作，xxx积极
结合工作实际情况，不断健全和完善了档案管理工作规章制度，制定完善了档案工作人员岗位职责，进一步明确了档案保管、查阅、移交、销毁等各项制度，使各单位对档案材料的形成、积累、收集、整理得到了有力的提高，为xxx机关档案工作规范化管理创造了有力条件。在日常档案管理工作中，做到严格执行档案管理工作各项规章制度，认真做好文件的收、发工作，做好档案的收集整理工作，确保归档档案材料完整、准确，保证了xxxx档案工作的有序开展。同时，积极做好档案工作服务机关发展工作，认真遵循档案资料查(借)阅制度，主动提供档案工作服务，积极开发档案信息资源，为机关领导决策提供较好依据，为机关工作开展提供参考、借鉴、凭证依据。
三、明确任务，狠抓落实
一年来，xxx严格按照档案工作有关规定及时收集整理各类文书材料和载体的档案，所有档案的形成均按档案工作有关标准执行。积极做到归档文件材料的书写格式、有关质量符合有关规定，书写材料适于长期保存，应归档的文件材料齐全完善，组卷科学、合理、案卷质量规范。档案资料完备，所有入档材料已经整理入柜，无积存、无零散文件。档案目录编制科学规范有效，无失(泄)密事件发生。
四、存在的问题及下步打算
一年来，xxxx档案工作顺利完成了年度工作任务，但
还存在部分的不足，由于年度人员变动较大，特别是在档案法律法规教育上，还有欠缺。在今后的工作中xxxx将进一步加强档案法律法规宣传力度，着力提高干部职工档案管理工作意识，进一步促进档案管理工作科学化、规范化，以便档案工作更好的服务xxx建设。 xxxxxxxxxxxxxxx 2011年xx月xx日篇二：2012年档案工作情况汇报
岳阳楼区2012年度档案工作情况汇报
尊敬的市局领导： 2012年，岳阳楼区档案工作在区委、区政府的正确领导和市档案局的具体指导下，全面贯彻科学发展观，以档案法律法规为切入点，围绕市档案局年初下达的工作目标任务，强化措施，狠抓落实，各项工作取得了明显成效。现将2012年工作情况汇报如下：
一、领导重视 区委、区政府领导高度重视档案工作。一是将档案工作纳入区委、区政府年度目标考核，进一步明确了档案工作的重要性。二是区委、区政府领导多次听取档案工作情况汇报,经常过问档案工作。档案工作经费纳入财政预算,安排档案经费共8.1万元。三是档案馆建设纳入四大家搬迁计划。四是部门单位档案工作投入增加。近两年来全区各部门、单位对档案工作十分重视。共计投入经费80多万元。全区81个机关档案室都配备了专室或专柜。21个单位配备了密集架。五是基层档案工作基础进一步夯实。全区有16个乡、街道办事处，65个区直单位，15个村，107个社区。81个机关档案室全部建档，建档率100%,122个社区(村)
全部建档，建档率100%;乡街道办事处、区直单位都成立了档案工作领导小组，15个单位有专职档案员，66个单位有兼职档案员;档案实行了集中统一管理，有省特级档案室1个，省1级档案室1个，省二级档案室3个，其中包含1个民企档案室。
二、法制宣传工作
一是制定了档案系统“六五”普法规划，并严格按照规划开展工作;二是认真组织全区81个单位300多人参加国家档案局档案法律知识竞赛活动;三是开展了《湖南省档案行政处罚自由裁量权基准》的学习活动，将《湖南省档案行政处罚自由裁量权基准》内容在档案员培训活动中进行了学习。四是在9月5日《档案法》颁布周年纪念日之际，组织相关单位进行档案法制知识宣传咨询，悬挂档案法制宣传横幅。
三、档案馆业务建设
1、加大档案征集接收力度，积极主动与各单位联系协调，收集保存10年以上各类档案2000卷。
2、抓专业档案的整理。专业档案是早期从基层接收而来，多达几百余卷。由于案卷质量较差，不符合归档标准，查阅很困难。在档案馆分管领导带头下，着手对这批档案的重新整理工作，人人动手，不怕脏，认真细致的重新装、订编排校对，使这部分档案资料得到保护。
3、抓检索工具的完善补充。继续狠抓档案馆检索工具编制工作，先后对案卷目录、全宗、文号索引等各种形式的检索工具进行了比较大的续接和完善补充，制作、完善、校验各种目录一百多卷;
4、
根据市档案局目标管理要求，下发文件到各单位，按照谁行成文件谁录入的方式进行条目录入，录入条目7000多条。
5、抓现行文件服务中心工作。一方面继续做好相关文件资料收集整理工作，另一方面抓渠道建设和制度建设，力争在短期内形成主管机关档案馆之间的畅通渠道，使反馈、报送、整理及存放现行文件形成固定的制度。
6、建全规章制度，实行了岗位责任制，制订本馆档案收集范围及实施细则，并编制出应接收全宗名册;整理编排符合《规范》要求，正常接收、征集进馆的档案、资料，一年内完成整理、上架任务，杜绝散乱档案资料积存。建立起馆藏重点全宗档案机检系统;采取切实措施，加强库房管理，做到“十防”。建立并实行了经常性的库房内外温湿度记录、调控制度。在设备管理方面，安装防盗设施，添置防光窗帘、温湿度计等必要设备。
四、档案业务工作
1、抓业务指导。档案业务指导股多次深入各乡、街道办事处，区直单位，垂直管理部门及二级机构，社区(村)，民企进行档案业务指导。4-6月以乡，街道办事处和社区(村)业务指导为重点，指出了机关档案室建设中存在的问题，对业务问题进行了现场辅导，在我局业务人员的具体指导下，乡街档案室建设迈上一个新的台阶，社区档案室也一并得到加强。各乡街道办事处都建立了1-2个社区档案工作样板点。7-10月份，重点对区直单位进行了业务指导，就档案员更换频繁及经费投入等问题和
单位分管领导进行了交流，提出相关意见和建议，档案工作意识进一步增强。就指导过程中发现的问题，业务指导人员进行了专门的分类和总结，并根据实际情况分别组织16个乡、街道办事处，相关区直单位档案员共计80余人进行了业务培训。由于内容针对性强，培训效果十分理想。
2、抓好重大实事、重点建设项目档案工作。按照区重大实事责任分解情况，各责任单位及时全面收集档案材料，加强部门协调与沟通，继续推行重大实事档案工作合同制管理，提高建档质量，严格验收。
3、试点社区居民家庭档案基本信息管理工作。社区是各项社会工作的落脚点。目前社区台账现状是条块分割，各自为政;有底子但不够全面，有资料但不够规范;不能及时更新、快捷利用。区史志档案局在进行调研的基础上，设制“一户一档”样本，会同吕仙亭办事处三角线社区制定工作方案，首先在老城区三角线社区试点。向区委、区政府有关领导作了专题汇报，得到领导高度重视，亦将在新城区选点。
4、抓临时工作任务完成。我局领导十分重视做好上级部门布置临时工作任务。并将此项工作纳入本局年初工作目标考核内容。①2月中旬，接到岳组发[2012]2号文件，局领导十分重视。为切实做好农村党员干部现代远程教育基础设施建设项目验收工作，我局主动与区委组织部远教办多次联系，并与远教办领导下各乡、接到办事处、村、社区进行业务指导。3月上旬，市档
案局来我区郭镇乡检查远程教育档案整理归档工作，对该项工作提出了指导性意见，并对工作给予高度评价。②今年8月接到岳档发[2012]11号文件。我局领导高度重视，两次召开党组会研究。并就如何落实好该项工作作了详细安排。工作中我局与宣传部、文明办、新闻中心、乡街道办事处、粮食局等区直相关单位进行了宣传、了解。并督促这些单位将有关雷锋式人物或集体的活动照片、文件、奖杯、奖章、简介等有关资料收集整理好。8月9日我局按照文件精神报送市档案局法制科。③10月中旬，我局接到市局通知11月份来我区水利农机局检查全国第一次水利普查档案工作。接到通知后，我局安排分管领导及时与区水利农机局分管领导联系，并派专人上门进行业务指导。使该项工作得到落实。11月27日市档案局领导来我区水利农机局检查档案工作时对该项工作提出了建设性意见。并对工作给予充分肯定。 ④在参加全国档案法律知识竞赛活动中，我局组织相关单位进行学习，下发试卷300余份按时进行收集、报送。近年来，我局在完成上级布置的临时工作任务、能够做到了件件有着落，事事有回音。
五、自身建设加强，机关团队面貌得到展现
作为区档案主管部门，2011年区史志档案局十分重视机关自身建设，主要从四个方面着手：
1、加强班子建设。班子成员通过相关交心通气，召开民主生活会开展批评与自我批评方式加强了团结，班子各成员按分工篇三：机关单位文书档案常见材料分类
云龙区机关单位文书档案常见材料分类
(仅供参考)
在具体整理档案归档中，要注意“以我为主，突出重点。”也就是说我单位的材料是重要的。
文件排列顺序：一般批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;定稿在前，草稿在后。
一、永久
1、本机关年度工作总结。
2、本机关年度工作要点(计划)。
3、本机关年度大事记。
4、区委、区人大、区政府、区政协及区委、区政府有关部门任免本机关人员的文件。
5、本机关任免有关人员的文件。
6、本机关人员退休的文件及退休审批表、职工录用、转正、聘任、停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。
7、本机关人员调整工资、定级等文件材料。
8、科级以下人员调入的行政介绍信。
9、区委、区人大、区政府、区政协表彰本机关和本机关先进个人的文件。
10、本机关人员受到警告(不含)以上处分的文件材料。
11、党员组织关系介绍信(调出的存根、调进的介绍信)。
12、本机关的成立、内设机构的设置、党支部成立、本
机关机构撤并、名称更改、机构改革的三定方案及人员编制文件。
13、本机关年度考核、职称评定工作的文件材料。
14、党、团、工会、妇代会换届选举中的选举结果报告及上级机关的批复等文件材料。
15、本机关人员花名册、本机关党员花名册。
16、本机关受理人民来信来访文件材料及本机关的处理结果。
17、本机关受理人民来信有市以上领导批示的材料。
18、本机关财务预算。
19、本机关领导离任审计材料。 20、本机关国有固定资产。
21、本机关审批计划生育、生育二胎、领取《独生子女光荣证》审批表及材料。
22、本机关党委、行政办公会议的纪要、会议记录。
23、本机关召开年度工作会议的全套材料。
24、本机关召开党代会、工会、共青团、妇女代表大会的会议全套材料。
25、本机关与有关单位签订的20年以上的合同、协议。合同、协议虽是一年的，但牵涉金额在一万元以上的合同、协议。
26、本机关向上级机关请示拨付资金要钱的文件(金额 1万元以上)，有批复或直接拨付到帐的存永久，没有落实的放10年。
27、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。
28、事业单位法人报告书、年检材料。
29、刑事判决书。
30、党员年报、年度业务统计报表。
31、上级有关本机关及本辖区规划定点批复文件、规划图纸等。
二、30年
1、本机关的制度、各类活动的实施方案及办法。
2、机关联合行文本机关为协办的文件材料。
3、上级机关、领导来本机关检查工作的汇报材料。
4、本机关及人员受到区以下单位的表彰文件。
5、本机关及人员受到警告处分的。
6、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件。
7、本机关办理人大代表议案、政协委员提案及办理报告等文件材料。
8、出国邀请函、出国审批文件、组团通知、执行日程、考察报告。
9、本机关的财务审计材料。
10、物资(办公设备及用品、机动车等)政府采购计划、合同、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。
11、本机关与有关单位签订的5—20年有效期的合同、协定、协议、议定书等文件材料。
12、本机关与上级和下级单位签订的各类责任状。
三、10年
1、上级机关属一般问题的文件。
2、同机关下发的文件需要本机关贯彻执行的。
3、本机关的半年工作总结、阶段性的工作总结。
4、本机关给上级机关的请示未批复的文件。
5、本机关及上级机关的简报、情况反映、工作信息等。
6、一般的人民来信。
7、本机关与外单位签订的5年以下的合同、协议。
8、下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。
9、本机关文件汇编。
以上内容是全区各单位常见的材料，仅供参考，如有单位遇到业务特殊的文件材料，请与档案局联系商定存放期限。
二〇一三年十一月四日篇四：市档案局档案工作检查汇报材料
市档案局档案工作检查汇报材料
一、执法检查工作基本情况 1.加强领导，认真准备。为了做好今年执法检查工作，档案局及时就此事向县人大、县政府有关领导作了详细汇报，成立了“长宁县档案执法检查工作领导小组”，加强对此项工作的组织领导，突出了档案局依法治档的行政管理职能。 2.精心组织，科学安排。五月初，长宁县档案局发出长档〔2011〕12号文件，确定了列入本次档案执法检查的范围，明确了执法检查的内容，制定了切实可行的检查方法和步骤。 3.自查和抽查相结合，突出重点，严格检查。这次检查工作分两个阶段：(1)自查阶段。各单位按照长档〔2011〕12号文件要求，根据规定的检查内容进行全面自查，自查中发现问题要及时予以整改，并以自查报告形式报我县档案执法检查领导小组。通过各单位上报的自查报告情况看，大部分单位都能做到认真对待，按要求及时开展对本单位档案管理工作检查，指出档案工作存在问题并制订整改措施，使自查工作落到实处;(2)抽查阶段：在结合前阶段各单位自查的基础上，认真确定了重点抽查单位，列入重点抽查单位的是长宁县今年列入复查的乡镇，机关部门。从抽查结果来看，大部分单位都能做到加强《档案法》的宣传、学习、教育，明确档案工作分管领导，落实档案人员，并投入一定经费用于档案工作。能结合单位自身实际建立健全各项管理制度。档案人员基本上经过专业培训，有一定的业务知识，能较好地执行档案管理各项制度。但在档案管理的“八防”
措施、特种载体档案的收集方面也存在一些问题。
二、贯彻实施《档案法》取得成效
通过今年执法检查情况可以看出，近几年我县在贯彻落实《档案法》工作上取得了一定成绩，主要体现在： 1.档案意识进一步提高，档案法制建设得到加强，没有发现违反《档案法》事件。《档案法》的宣传、贯彻、实施力度在加大，并运用《档案法》这个法律武器去开展档案工作，做好档案资料的收集、整理归档、管理和开发利用工作。开始重视专业、科技、声像、照片等不同类型、不同载体的档案材料收集、整理，尽量做到档案集中统一管理，逐步走上依法治档的发展轨道。
2.领导重视，组织健全，档案员认真履行职责。
各乡镇、机关单位都明确了档案工作分管领导，有的还是单位一把手分管，落实专门档案人员。一些单位还建立了档案工作管理网络，完善了档案管理机制。大部分领导能做到对本单位档案工作理解、关心、支持，不少单位还制定落实了档案工作岗位目标责任制，强化对档案工作的管理，并对有成绩、有贡献的档案员进行表彰。我县绝大多数单位的档案员均属兼职，有的是文书或收发，有的是微机管理人员，集数职于一身，工作繁忙，待遇低微，但他们都热爱本职工作，为我县的机关档案工作打下扎实基础。这次检查中，大部分乡镇、部门在接到执法检查通知后，都能抱着认真负责的态度，按照《档案法》的要求，切实开展档案执法自查工作。认真检查本单位的档案工作现状、业务建设、安全保护、开发利用等方面存在的问题，提出整改意
见，及时上报自查材料。被重点抽查的单位都能做到积极准备，认真配合检查组的检查，认真汇报本单位档案自查情况，并对检查组提出的意见、问题，虚心接受，积极整改，使整个执法检查工作顺利完成。
3.开展机关档案工作目标管理活动已初见成效。
随着我县机关档案工作目标管理活动的深入开展，机关档案工作已开始走向规范化、科学化、现代化管理的发展轨道。至目前全县98个机关单位档案工作达省级标准，使机关档案工作的管理体制得到加强，硬件设施得到更大投入，档案管理更安全、规范，档案资源进一步得到开发利用，档案工作开始由传统管理模式向现代化管理方向发展，档案工作层次得到提升，越来越发挥出档案为社会发展、经济建设提供服务的作用。
三、存在主要问题
1.档案员队伍不稳定，业务素质难以提高。
在一些部门和乡镇机关，档案工作岗位是一个不起眼，不被重视的岗位，存在“错位”现象。档案员往往是身兼数职，公务缠身，有的单位甚至安排工勤人员兼做。而且随着机关单位岗位责任制推行实施，一些单位工作岗位是二年一聘，有的是一年一聘。造成档案工作岗位人员变动频繁，有的人是刚刚经过培训、学习对档案工作已有点入门，就被换岗位了，业务水平难以提高。
2.档案经费投入不足，档案管理“八防”要求 难以达到。
除了已通过目标管理考评的单位外，部分乡镇、机关部门在档案工作上经费投入与经济发展、办公条件改善相比显得严重不足。有的
机关单位连独立档案库房也难以落实，档案的装具有的还是
六、七十年代的木箱，没有配置一定的保护安全设施，档案管理的“八防”要求难以达到。 3.文件材料归档不齐全、完整，利用服务工作相对滞后。
一些单位平时只注意对红头文件的收集、整理，而忽略了帐外文件的收集归档;只注意文书档案资料管理，而忽略了业务、科技档案资料收集整理;主要注意对纸质档案材料的收集归档，不注意对特种载体档案资料的收集。造成基层档案室室藏内容单
一、门类缺乏、信息含量少，检索工具单一，再加上一些单位不注意档案资源开发、编研，在档案利用上往往处在表面应付，不能提供深层次的服务。
四、整改措施 1.继续加大《档案法》宣传、贯彻力度，强化执法监督职能。我们要有重点、定期地开展多种形式的《档案法》宣传活动。一方面，要利用广播电视、报纸等新闻媒介，通过举办学习班和竞赛等方式来大张旗鼓地宣传《档案法》，增强全社会档案意识。同时，加强《档案法》执法检查力度，严厉查处档案违法事件，促进档案工作步上依法治档轨道。另一方面，要立足档案资源多方位的开发利用，拓宽服务渠道，提高服务质量，提升服务层次和领域，多编写、出版一些能给社会和个人带来经济效益的编研资料，扩大影响力，提高档案工作的社会地位。
2.加强档案员队伍建设，提高业务素质。 争取各级各部门领导的重视，进一步支持、关心档案工作，提高
档案员的地位、待遇，调动档案员积极性，安心本职工作。档案行政管理部门及时了解档案员变动情况，抓好短期培训，发挥机关档案工作协作组作用，互相学习、交流，提高业务水平。定期开展检查考核工作，评比先进，交流经验，增强工作责任心。 3.以开展目标管理活动为抓手，加强业务指导。把目标管理作为一个行之有效的手段来用，加快机关档案工作建设步伐，对档案目标管理工作要选择重点，以点带面，逐个突破。对已上等级的单位要采用年检认证等方法加以巩固，防止档案工作松懈。没开展的单位要努力争取，加强业务指导，创造条件上等级。争取在十二五期间使机关档案工作上一个新台阶，使档案工作适应社会经济发展的要求。篇五：2012年上半年档案工作情况汇报 2012年上半年档案工作情况汇报
今年以来，在城区党委、政府的正确领导下，我局(馆)坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，在“解放思想、赶超跨越”大讨论和“创建先锋示范城”活动中，紧紧围绕城区中心工作大局，积极开展档案宣传教育和行政监督活动，狠抓档案基础业务建设，积极开展档案信息资源，基本实现了“时间过半任务过半”的工作目标，促进了城区档案事业进一步发展。现将半年来工作情况总结如下：
一、主要做法及成绩
(一)积极开展档案宣传培训工作。1月份，我局邀请南宁市消安防火咨询服务中心教官到城区举办了以“全民关注消防，生命安全至上，保护档案安全”为主题的专兼职档案员消防安全培训班，城区有关单位35名专兼职档案员参加了培训; 3月份，城区召开镇(街道)级档案工作业务研讨会。各镇(街道)分管领导及专兼职档案员和城区档案局全体干部职工共20参加研讨会。城区党委常委、党办主任马家训出席会议并作重要讲话; 4至6月期间，分别到五个镇培训5期次档案业务培训班，共117名镇、村(社区)和镇直站所专兼职档案员接受了培训。
(二)加强档案行政监督与指导。我局对城区各有关单位2011 年度档案工作绩效进行了考评，发文对全城区2011年档案工作绩效考评结果进行了通报;印发了关于要求做好城区直各单位2011年度档案材料收集、整理、移交工作的通知，以及2012年档案工作要点的通知等，使各有关单位按照通知要求及时开展年度档案工作。同时，我局业务员多次深入各单位和镇街道开展督促检查和业务指导，做到早布置、早安排、早督促、早检查，有效地促进了依法治档、依法建档。
(三)做好档案接收工作。已完成城区政协、机关工委、档案局、五象新区指挥部、采购中心等25个城区直单位2011年档案共235卷5262件的接收;完成接收城区2012年度婚姻档案93卷3419件。
(四)抓好档案信息化建设。为实现城区信息化建设和档案事业跨越式发展，进一步提高全城区档案工作的现代化水平，充分发挥馆藏档案信息资源服务社会的作用，年初，我局积极向城区党委申请，把总投资为10万元的南宁市良庆区档案馆信息化平台建设项目列入城区2012-2013年度科技项目，目前，项目已经城区党委同意且经费已落实，各项工作已准备就绪，将于7月开始正式实施。同时，加强南宁档案信息网良庆区档案局子网站建设，及时更新网站各栏目内容，上传本城区档案工作信息动态。6月底前共更新工作信息动态36条。
(五)抓好档案馆项目建设，谋划城区档案事业赶超发展。在城区党委、政府的正确领导和自治区档案、南宁市档案局高度重视下，我局将档案馆建设项目列入当前工作的重大任务来抓紧抓好，与有关部门密切沟通和联系，团结协作，紧跟项目进展情况，，采取积极有效措施，推进项目建设前期的各项工作的开展。截止今年6月底，城区档案馆项目已通过立项，项目用地已落实，可研和环评已获得批复，取得了规划选址意见书、用地预审，6月10日已把申请明年国家投资资金材料上报南宁市发改委和自治区档案局，现在正开展方案设计和初步设计。
(六)抓好档案室定升级工作。指导良庆镇政府、大沙田街道、公安分局综合档案室开展档案室定升级工作，目前各项申报准备工作正在有条不紊地进行。
(七)积极做好档案提供利用服务。至6月底，我馆共无偿为各机关、企事业、社会团体及人民群众提供热情、周到、优质的档案利用服务265人次316件次，提供档案复制服务1728页，为我城区各单位正常开展有关工作提供良好的保障，为维护国家、单位和个人的合法权益等方面做出了应有的贡献，深受各单位和人民群众的好评。
二、存在主要问题
(一)人员少任务重，影响了档案工作进度。我局现有干部职工五人，但由于我局有两名干部抽调到城区五象新区建设指挥部工作，在家开展本单位工作的仅有三人，面对大量的业务和日常工作显得人员过少，工作进度受到影响。
(二)档案馆室办公场地紧缺，一些业务工作暂时无法开展。如计划上半年开展的档案馆纸质档案全文扫描工作及对原大沙田经济开发区管委会积存档案进行抢救性整理工作因无场地而暂时无法开展。
(三)依法治档意识淡薄。有些单位档案法意识淡薄，对年度档案工作不及时安排人员进行收集、整理，工作进展迟缓。
三、下半年工作目标、措施
(一)2012年工作目标。
1、做好档案接收进馆工作。指导城区直属各单位完成2011年度(各镇2007年度)档案材料收集、整理、移交进馆。
2、加强民生档案工作。重点指导有关部门对劳动合同、医疗保险、社会保障、婚姻教育、水利普查、征地拆迁等民生档案资料进行
规范收集整理。
3、抓好农业农村档案工作。做好林改档案的数字化指导和接收进馆工作;全面推行“村档镇管”;积极指导新型经济组织做好建档工作;继续完善村干部(社区工作者)建档工作;做好全国第一次水利普查档案收集、整理、归档的监督指导工作;指导各镇(街道)按时完成2011年度档案的整理归档工作;开展农村档案信息资源共享工作。
4、巩固社区档案工作。监督指导完成2011年度档案的整理工作，完成10个家庭建档任务。
5、强化机关、团体、企事业单位档案工作。开展机关档案工作年度检查，指导完成2011年度各门类档案的整理归档工作及三个档案室完成定升级工作。
6、抓好重点建设项目、重大活动档案工作。做好重点建设项目档案登记和指导工作，加强跟踪服务和监督检查。
7、深化档案资源开发利用。广泛开发档案信息资源，积极提供档案利用服务工作。
关于对乡镇采煤沉陷区村庄搬迁安置工程
档案工作的督查通报
2011年9月8日至9月9日，区沉治办、区财政局联合对泥河镇、夹沟乡、潘集镇、贺疃乡、芦集镇、田集街道等六个乡镇(街道)采煤沉陷区村庄搬迁安置工程档案(以下简称“档案”)工作的组织管理、业务建设、基础设施等三个方面进行了检查，现将检查结果通报如下：
一、基本情况
检查小组以档案工作为主体，从档案工作的组织管理、业务建设、基础设施等三个方面进行检查，在各有关乡镇(街道)的重视、支持和配合下，检查工作顺利完成。从检查结果来看，多数乡镇领导对档案工作相当重视，明确了专(兼)职档案人员，改善了档案基础设施，档案管理有序。其中在档案组织管理及业务建设方面做得相对比较好的乡镇有：夹沟乡、芦集镇、贺疃乡;档案基础设施方面做得相对比较好的单位有：夹沟乡、芦集镇。
二、存在问题
(一)组织管理
1、对村庄搬迁安置工程档案管理工作认识不足。个别乡镇分管领导对档案工作重视程度不够，表现在档案管理制度未建立、存放档
案设备的购置、工作布置与督促检查等方面还有差距。档案工作人员责任心不强，工作不主动。
2、档案工作人员业务不熟悉。由于人员变动，个别乡镇(街道)档案工作人员业务较为生疏，主要表现在对本单位档案室存放的档案类别、及档案存放情况均不很清楚。如潘集镇，建议将档案集中存放，加强收集。检查中发现其中一类档案已有水渍，需注意档案安全。
(二)业务建设
1、档案收集不齐全。个别乡镇档案工作人员只负责项目建档、项目实施及财务管理档案的收集工作，忽视了工程管理类档案的收集，尤其是施工单位资料、监理单位资料、工程设计资料、工程施工建设资料等档案的收集工作没有引起重视。工作人员认为工程管理档案属于监理单位负责，忽视了该类档案的收集工作。如夹沟乡、芦集镇、田集街道，在档案收集整理过程中，建议与施工、监理单位沟通，尽快补齐工程管理相关资料。
2、档案归档不及时、整理不规范。有的乡镇在档案整理过程中，没有按工程项目，按项目建档、项目实施、工程管理、财务管理进行分类，而是将各种档案混乱地装订在一起。尤其不规范的是，档案归档后既没有卷内目录、也没有总案卷目录。如泥河镇，需加强档案的收集、分类、整理工作，档案整理归档后，需建立档案目录，以方便档案更好的利用。
(三)基础设施
1、档案存放场所不固定、不集中。由于机构变动、办公场所变
迁、办公用房面积小等客观原因，乡镇沉治办基本没有专门的档案室。不能确保档案的安全及保密工作。
2、因档案管理不严格，导致档案收集不及时、不齐全，整理不及时、不规范。
三、工作要求
针对这次检查所发现的问题，各乡镇要引起高度重视，采取切实有效的措施加强目前档案管理工作，使档案工作与村庄搬迁安置工程同步发展。
1、加强领导，健全档案管理制度。强化乡镇(街道)分管领导和档案管理人员的档案意识，争取领导重视，将搬迁安置工程档案工作摆上应有的位置，并纳入乡镇(街道)沉治办工作计划和岗位责任制，保证本乡镇的搬迁安置工程档案工作有人管、有人干、有制度、有考核。
2、加强对档案业务的学习培训。各乡镇要积极组织档案工作人员参加业务学习与交流，尤其是向本市档案工作优秀的乡镇(街道)学习，提升业务水平。
3、加强档案安全保护和保密工作。保存档案的场所需有防盗、防火、防虫、防水等安全措施和必要的保管设备。确保搬迁安置工程档案完整安全，不流失。
4、加强档案收集归档工作。要将各类文件、资料的收集具体落实到人，乡镇(街道)沉治办要从源头抓好平时的资料收集工作，同时要明确工作人员的责任，加强对办公室文件材料收集的监督，做好
档案的整理和归档工作。另外，建议乡镇(街道)将档案备齐两份，一份存档，一份供平时工作查阅。乡镇(街道)将已完工工程档案装订成书，进行存档。
潘集区沉治办
二〇一一年九月十三日
第三期
(总第4期)
三水区档案局编2005年6月30日 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
编者按：年度归档工作是机关档案管理工作的重要组成部分。做好归档工作，对确保档案完整、安全及档案的连续性有十分重要的意义。为进一步加强和规范区直单位的档案管理，去年8月下旬，区档案局首次实行档案年检制度，依法对区直有关单位文件材料归档工作进行检查，通过边查边指导，取得了良好的成效。2004年度文件材料归档工作已经开始，希各单位继续予以重视，加强组织领导，落实好年度归档工作，并认真做好今年档案年检准备工作。
目录
* 文件材料归档工作的主要做法
* 佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单(三水区) * 简讯三则
文件材料归档工作的主要做法
去年初，我局根据国家档案局制定的《归档文件整理规则》和省、市档案局关于文件材料归档方法改革的文件精神，在全区范围内开展文件材料归档方法改革。这种全新且简捷的按件整理方法得到多数档案员的认可。据不完全统计，去年我区应用新方法立卷的单位已达80%以上。为让广大档案人员进一步熟悉和掌握这一归档方法，现将有关归档工作的主要做法说明如下。
一、归档原则
遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应新技术应用的需要，便于保管和利用。
二、归档整理主要程序
以件为归档单位，逐件整理归档。按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
整理过程中注意对“件”含义的理解：单份文件，一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿、正件与附件合为一件;文件处理单(表)与被处理文件合为一件; 来文与复文合为一件，如果分属不同年度的可分开归档。 ㈠分类
按年度--保管期限逐级进行分类。由文件的形成日期决定该份文件的归档年度。
㈡装订
去掉原来文件上会生锈的金属物，用细线或其它对纸张无损害的粘合剂重新将文件订(粘)合。装订时正本在前，定稿在后;复文在前，来文在后。在每页的右下面居中(背页的在左下居中)编页码; 凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱，对字迹模糊的文件要进行复制; 在该份文件的正文输入计算机之前，不宜用乳胶或缝纫机来装订(因为会影响到以后将该文件拆订、扫描)。
㈢排列
先将归档文件材料按保管期限分开，同一保管期限的文件材料，按照时间先后排列，并且尽可能将关系密切(如同一次活动、同一项工作、同一个会议)文件材料排列在一起。
㈣编号
在每件文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关栏目的内容。
档号章的项目及填写内容：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号;
类别号：文书档案的类别号为A;
期限：即保管期限，分三类，填写“永久”、“长期”或“短期”; 年度：该份档案实际形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年;
机构：不分机构编档号的单位此栏可不填;
件号：以年度为界线，档案在同一保管期限中的排列顺序号;同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复;
在每年归档工作结束后，如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。
㈤装盒
档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒(新格式)，并在盒的背脊填写“档号”。每一个档案盒内只能装入同一年度、同一保管期限的文件。
填写盒内备考表：
盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写;
整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名;
日期：填写归档的年、月、日。
㈥编目
一是编制《档案目录》。《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、
“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录”四部分构成。 “目录夹封面”内容应包括全宗名称、全宗号、类别、年度、保管期限五个基本项目;“目录夹脊背”项目由全宗号、类别、年度、期限组成。
二是编制“归档情况登记表”。内容包括：年度、保管期限、件数、保管单位和姓名、接收单位和姓名、备注。不同的保管期限分开不同的登记表填写。
三编写“归档说明”。内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。
四是填写“归档文件目录”。应包括以下基本项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注，需要时还可增加其它项目，如“文件格式”。
五是做好目录的装订。各种保管期限的归档文件目录，按不同年度、不同保管期限分开装订在不同的目录夹，连年续订，直到该目录夹装满(使用区府OA的单位也按此执行)。新目录与原来立卷的“案卷目录”和“卷内目录”独立。
“归档文件目录”应一式二份，其中一份移交档案馆。
六是使用计算机对档案进行管理。按件归档方法是以使用档案管理软件为前提的。目前，我区正推广使用省档案局推荐的优秀档案管理软件。各单位应统一使用该软件，逐步实现我区档案管理软件应用的规范、统一。
七是编制其它检索工具。各单位应根据实际需要(特别是没有使用档案管理软件的单位)，选择编制一些其它的档案检索工具，如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等，以方便日常手工检索。
三、做好电子文件管理与移交
各单位档案室日常在收集应归档纸张文件和做好年度文件材料归档的同时，要收集对应的电子文件，对电子文件进行集中统一保管，并建立相应的移交电子文件签名确认制度，以确保电子文件的真实。
档案室要采取适当措施，确保机读目录和电子文件的安全，要及时用光盘或磁盘进行备份，要求至少复制两套，一套用于封存保管，一套供查阅使用。
各单位在完成文件材料归档工作后应向档案馆移交归档目录，并要用光盘提供相应的电子文件和机读目录。
按：为表彰先进，树立榜样，推动全市档案事业快速、协调、全面发展，6月13日上午，佛山市召开了档案系统先进集体和先进工作者表彰会议，全市55个单位和95人分别受到表彰。我区人事局等8个单位和梁砺等14人分别被授予“佛山市档案系统先进集体”和“佛山市档案系统先进工作者”称号。
佛山市档案系统先进集体和先进工作者名单(三水区)
先进集体
佛山市公安局三水分局区人事局
区财政局区地方税务局
西南街道办事处乐平镇政府
白坭镇政府西南街基塘村民委员会
先进工作者
卜映芬区档案局梁砺区委、区政府办公室 周艳云区司法局原小梅区发展和改革局 曾笑兰区交通局李凤兰区水利局 何铭驱区审计局林晖区档案局 韦辛彤区档案局伍淑瑜区气象局
梁红中国农业银行佛山三水支行梁萍崧西南街道办事处 刘丽好大塘镇政府黄建棠芦苞镇政府
简讯三则
☆ 5月中旬，为推进区直机关档案目标管理工作，区档案局卜映芬局长与业务指导人员到区司法局、区环保局等十多个已签订《责任书》的单位了解档案目标管理情况及进行业务指导，并与各单位领导商榷如何加强该项工作的领导，尽快完成档案目标管理任务等有关事宜。
☆ 7月6日，区司法局档案目标管理晋升为省特级单位。近年来，区司法局在局领导的重视和支持下，加大了对档案工作的投入。面对大量堆积尚未整理的档案，局领导带领全体干部员工放弃节假日休息参加档案整理工作。领导重视，以身作则，亲力亲为，干部员工相互配合、务实工作，有效地提升了档案管理的效率和水平，使该局档案管理迅速走上了规范化、科学化的轨道，成为与区档案局签订《档案目标管理责任书》的12个单位中第二个晋升省特级的单位，受到市档案局的好评。
☆ 7月12～14日，为贯彻落实佛府办〔2005〕116号文精神，加强全市重点建设项目档案管理规范化、标准化建设，提高有关行政管理部门、项目建设单位等档案管理人员的业务水平，佛山市档案局与各区档案局联合举办了三期重点建设项目档案业务培训班。我区档案局组织了区重点建设项目的有关单位的档案管理人员共四十多人参加了培训。
发至：各镇政府(街道办事处)、迳口华侨经济区管委会、区直局以
上单位
抄送：佛山市档案局、陈少浩副区长、李伟坚副主任
《机关档案工作简报》稿件寄送地址：佛山市三水区人民政府大院内3号楼三水区档案局监督指导股，邮编：528100，联系人：韦辛彤，联系电话(传真)：87771319，电子邮箱：ss_wxt@tom.com。
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心理测评与档案要点09-15
档案局年度档案工作总结06-15
整顿机关工作作风、强化机关效能07-26
对档案和档案工作的认识和体会05-30
档案局档案执法检查工作总结07-26
乡镇档案工作07-28
