档案归档工作流程（精选8篇）
各部门、车间：
为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：
一、归档材料内容：
凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。
二、归档时间：
2012年12月1日—2012年12月10日
三、归档材料：
财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。
2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。
3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。
4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
销售部：
1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。
2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。
3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。
4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。
5、促销方案，内部人员销售记录，生产部：
1、设备清单
2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》
《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》
《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。
《提成报告》、《退货报告》
仓储部：
《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》
《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》
《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》
半成品：
《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》
《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》
《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》
《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》
《退货处理意见书》、《来料验收报告》
附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。
特此通知
办
公室
干部疗养档案是医务人员在为疗养人员进行综合保健和治疗疾病过程中形成文字资料的载体。干部疗养档案的形成有其自身的特点, 干部疗养档案的归档工作也不同于其他文件资料的归档工作, 是干部疗养院档案管理的起点和基础, 是积累干部疗养档案和丰富疗养信息资源的主要手段。在多年的干部疗养档案管理实践中, 笔者认识到:只有根据干部疗养档案归档工作的规律和特点, 完善归档制度, 规范归档流程, 实行科学分工, 才能提高干部疗养档案质量, 确保齐全完整, 从而实现干部疗养档案归档工作由被动归档向主动归档转化、由粗放式归档向标准式归档转化、由零散归档向系统归档转化。
一、明确归档意义, 提高归档意识
目前, 干部疗养档案归档工作得不到应有的重视,
是干部疗养院档案管理中比较突出的问题。客观上, 由于疗养班次周期短、人员多, 保健医生书写病历工作量大且时间少, 使得一些病历常常滞留在医生手中不能及时归档;主观上, 由于疗养人员表现的多是亚健康或慢性病等非急诊急救病例, 使得个别医生思想上不重视干部疗养档案归档工作, 甚至认为不需要归档。为了解决这些问题, 必须对所有涉及归档工作的人员进行思想教育, 提高其对归档工作重要意义的认识。首先, 让工作人员充分认识归档工作的重要性。归档工作是档案管理的起点和基础, 没有归档工作, 档案管理的其他工作就无从谈起。其次, 让工作人员充分认识归档不规范、未按时归档或归档不完整的危害性。一是病历在医生手中时间过长, 易发生遗忘丢失现象。丢失的数据资料很难弥补, 将给单位造成损失。二是影响报表及统计工作及时准确地完成。再次, 让工作人员充分认识归档工作的严肃性。应把干部疗养档案归档工作作为一项重要的制度, 要求相关部门及人员必须严格执行。
二、明确归档部门, 实行科学分工
所谓明确归档部门, 就是要确定归档工作放在哪个科室进行, 由哪些人具体负责归档工作。干部疗养档案由医疗体检资料、综合保健资料及康复治疗的病历资料等内容组成。在进入档案室之前, 称作保健资料或病历资料。由于这些资料的形成涉及医生办、护士办、检验科、治疗部、医务科等多个部门, 为了避免重复归档和遗漏重要资料, 要确定各部门的归档范围, 实行科学的归档分工。在干部疗养资料形成过程中, 保健医生起着统领的作用, 因此, 档案归档一般确定由医生办总负责。具体到每份疗养干部资料, 要由具体经治的保健医生负责整理归档。护士办、检验科和治疗部要把涉及本科室的内容整理后交给医生办。同时, 院里要委派医务科的病历质控人员和档案室工作人员深入医生办负责监督、检查和指导。档案归档完成后, 再统一向档案室移交。
三、明确归档标准, 确保规范操作
干部疗养档案要按照国家卫生部制定的患者病案有关标准进行归档。其一, 要严格执行病案首页书写规范要求。病案首页书写不规范或不全的不能归档。首页登记的基本状况包括疗养人员的姓名、性别、年龄、职业、文化程度、民族、身高、体重、身份证号码、住址、邮编、病史、既往史、个人社会生活史、家族史、职业史、心理史、疗养史。其二, 要严格执行病历纸张的规范要求。所用纸张必须是国际标准的A4大小规格为70g的纸张。非标准纸张不利于扫描和复印。其三, 要严格执行报告单粘贴的规范要求。粘贴的位置、方法、顺序以及用品都要符合规定。如要求在空格内粘贴不能出格, 也不能紧靠里面粘贴, 以避免装订后覆盖住报告单内容。心电图、B超单等必须放在检验报告单的前面。其四, 要严格执行装订的规范要求。一是按照规定的顺序排列, 即住院病案首页、疗养计划、住院记录、专科检验单、病程记录、特殊治疗记录、会诊记录、出院记录。二是装订必须整齐。三是用统一的订书钉装订。
四、明确归档范围, 确保齐全完整
疗养人员入院疗养, 在疗养过程中形成的所有文字记录都属于归档的范围。一是体检的信息资料, 包括心电图报告单、血液报告单、肾功能报告单、蛋白测定报告单、尿常规报告单、凝血四项报告单等。二是医护人员记录单, 包括长期医嘱记录单、长期医嘱执行记录单、一般护理记录单、体温记录单、体格检查记录单等。三是疗养检测表, 包括高级脑机能检测表、徒手肌力检测表、颈椎检测表、腰椎检测表、亚健康检测表等。四是疗养项目记录表, 包括推拿记录表、针灸记录表、理疗记录表、熏洗记录表、蜡疗记录表、高压氧记录表、智能游戏记录表、运动训练记录表等。五是指导预防资料, 包括如何预防高血压糖尿病、如何控制体重、如何养成良好的饮食习惯、如何戒烟限酒、如何改善起居环境、如何运动健身、如何防癌抗癌等。
五、明确归档流程, 确保归档效率
干部疗养档案的归档流程具体分为以下五个步骤。第一步是汇集资料。由于病历资料的形成涉及医生办、护士办、检验科、治疗部、医务科等多个部门, 要求各部门在规定的时间内, 把各自病历资料统一交到医生办。第二步是经治医生整理。在干部疗养期间, 每个干部都要有两名保健医生作为经治医生, 负责其医疗保健工作。第三步是集中查对。为保证归档资料完整准确, 对经过医生整理的病历资料, 必须进行认真系统的查对。查对工作在医生办进行, 采取交换查对的方式。第四步是装订。第五步是移交。由医生办向档案室集中批量移交归档档案。要求填写《干部疗养档案移交登记表》, 登记表要详细记录移交档案的名称、编号、数量、接收日期等内容, 移交人和接收人要在登记表上签字。
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）
浅谈特高压工程档案的归档工作
特高压工程档案是工程质量管理的重要内容,在工程建设中具有重要的地位和作用.要做到从项目筹划到竣工验收全过程中形成的档案资料收集齐全、保存完整、科学管理,保证工程档案工作与工程建设同步进行.
作 者：郑华 ZHENG Hua 作者单位：山西电力科学研究院信息所,山西,太原,030001刊 名：科技情报开发与经济英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY年，卷(期)：19(7)分类号：G275.3关键词：特高压工程 工程档案 档案管理
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录；
7、取保候审申请书；
8、申诉、控告书；
9、办案小结；
10、河南省法律服务质量监督卡。
（二）审查起诉阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、移送起诉意见书；
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料、律师调查收集的证据；
8、律师会见犯罪嫌疑人笔录；
9、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、取保候审申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
10、承办律师提出的辩护意见；
11、集体讨论记录；
12、辩护意见书；
13、起诉书或不起诉决定书；
14、办案小结；
15、河南省法律服务质量监督卡。
（三）审判阶段刑事卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托协议；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、起诉书、刑事自诉状、刑事附带民事诉状、刑事上诉状或刑事申诉状；
7、阅卷笔录或复制的卷宗材料；
8、律师会见被告人、委托人笔录；
9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）
10、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于下列材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：调查取证申请书、提请收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、回避复议申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
12、承办人提出的辩护或代理意见；
13、集体讨论记录；
14、出庭通知书；
15、庭审笔录；
16、辩护词或代理词；
17、裁定书、判决书；
18、办案小结；
19、河南省法律服务质量监督卡。
（四）民事代理卷
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托代理合同（或协议）；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、民事诉状、民事上诉状或答辩状、反诉状等其他应附卷的文书；
7、阅卷笔录；
8、律师会见当事人谈话笔录；
9、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等。）
10、律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于所列材料：物证、书证、证人证言、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。注：按案件诉讼程序及时间顺序，或证据目录所示顺序排列）
11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文书：管辖权异议申请书、回避申请书、回避复议申请书、财产保全申请书、证据保全申请书、先予执行申请书、先予执行担保书、出庭通知书、延期审理申请书、回避申请书、重新勘验申请书、撤诉申请书等。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
12、承办律师代理意见；
13、集体讨论记录；
14、出庭通知书；
15、庭审笔录；
16、代理词；
17、判决书、裁定书、调解书；
18、办案小结；
19、河南省法律服务质量监督卡。
（五）法律顾问卷
1、聘请法律顾问合同（协议）；
2、聘方基本情况介绍材料；
3、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
4、办理各类法律事务的记录和相关材料（包括但不限于下列法律事务：①接受咨询；②提供法律建议或法律意见；③参与重大商务谈判；④起草、审查、修改合同和规章制度；⑤代办登记注册；⑥法制宣传、教育、培训；⑦提供有关法律信息等）所出具的法律意见书、律师函、记录和有关材料。注：按案件诉讼程序及时间顺序排列）
5、协议存续、中止、终止的情况；
6、工作小结；
7、河南省法律服务质量监督卡。
(六)其他非诉讼法律事务
1、律师业务受理审批表；
2、风险告知书；
3、委托代理合同（或协议）；
4、授权委托书；
5、收费凭证（本所出具发票的复印件）；
6、与委托人谈话笔录；
7、委托人提供的证据材料；
8、调查材料；
9、律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；
10、工作小结；
人民法院的诉讼文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案，是人民法院审判活动的真实记录，反映了人民法院贯彻执行党和国家的路线、方针、政策、法律、法令的情况和人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判活动的依据和必要条件。各级人民法院必须严格按照诉讼文书立卷的要求，做好立卷归档工作。
（一）立卷
人民法院在收案以后，承办书记员应即开始收集有关本案的各种诉讼文书材料，着手立卷工作。在案件办结以后，要认真检查全案的文书材料是否收集齐全，发现法律手续不完备的，应及时补齐或补救，去掉与本案无关的材料，再行排列整理。
人民法院工作中形成的文书材料，分诉讼文书和行政文书两部分。诉讼文书和行政文书都是国家的重要档案，必须定期立卷归档，个人不得长期保留。根据文书处理部门立卷的原则，诉讼文书由各审判庭经办的书记员整理立卷、归档；行政文书由各单位指定专职或兼职人员负责立卷。诉讼文书由承办书记员汇集，进行立卷；行政文书由承办人在案件办理完毕以后，及时汇交本单位的文书管理人员归入文卷。
诉讼文书包括：起诉书、上诉状、审讯笔录、调查笔录、合议庭笔录、判决书、裁定书、调解书、审判委员会决定书、审理和宣判笔录、案件批复，以及围绕审理案件过程中所形成的传票、押票、提票、送达证、执行通知书等。
行政文书包括：收文、发文底稿、电报底稿、内部文件、会议记录、电话记录、出版物原稿、图表、照片、录音带、账册、报表等。人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济类别，按、审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案、结案到归档保管以及所有的法律文书（判决书、裁定书、调解书、批复等）和公文、函电，都使用收案时编定的案号。审级改变的案件另行编号。由于审级不同，一个刑事或民事案件有两个不同卷号时，再审卷并入终审卷，申诉卷并入审判卷；刑、民申诉案件分成两个卷号的，应当并入最早的卷号。
卷内诉讼文书材料，一般只保存一份（有领导同志的指示除外），重份的文书材料一律剔除。多余的判决书、裁定书、调解书，为备日后查考，可保留三份夹在已装订好的卷内。具有下列情况之一的刑、民申诉或人民来信，可以不立卷归档：(1)不属法院业务范围归口交办的人民来信；(2)答复来信来访人到有关法院直诉的信件或记录；(3)询问一般法律手续问题的来信来访；(4)没有参考价值的信封；(5)内容、地址不清的申诉信件；(6)确系精神病人的来信；(7)刑、民案件申诉中内容相同的重份材料。
各级人民法院的诉讼文书，都必须用毛笔或钢笔书写、签发，由审判庭经办案件的书记员负责整理立卷归档，归档前由案件主要承办人负责立卷质量的检查。
人民法院的诉讼文书材料，要单独立卷，不与公安机关预审卷、检察机关起诉卷混订或合订。
（二）卷内文书排列顺序
诉讼文书材料的排列顺序，总的要求是，按照诉讼程序的客观进程形成文书的时间自然顺序进行排列。
民事一审诉讼文书材料的排列顺序： 1．卷宗封面； 2．卷内目录； 3．诉状或口诉笔录；
4．立案通知书（通知交纳诉讼费或免费手续）； 5．应诉通知书回执； 6．答辩书； 7．询问笔录；
8．调查笔录或调查取证材料； 9．调解材料和调解笔录； IO.准备庭笔录；
11.诉讼代理人、法定代表人授权委托书、鉴定委托书，法定代表人身份证明；
12.开庭前的通知、传票等； 13.开庭公告； 14.审判庭笔录； 15．案情报告； 16.评议笔录； 17.调解书、撤诉书； 18.审判委员会决议或记录； 19.判决书或裁定书原本和正本； 20.宣判笔录； 21.送达回证； 22.上诉书；
23.上级法院退卷函；
24.上级法院判决书、裁定书正本； 25.证物处理手续材料； 26.执行手续材料； 27.备考表； 28.卷底。
民事二审诉讼文书材料的排列顺序： 1．卷宗封面； 2．卷内目录； 3．上诉移送书；
4．原审法院判决书、裁定书； 5．上诉书； 6．答辩状； 7．阅卷笔录； 8．询问笔录；
9．调查笔录或调查取证材料； 10.调解笔录； 11.撤诉书； 12.准备庭笔录；
13,开庭前的通知、传票等； 14.审判庭笔录； 15．案情报告； 16.评议笔录；
17.审判委员会决议或记录；
18,调解书、判决书、裁定书原本和正本； 19.宣判笔录； 20,送达回证； 21.备考表； 22.卷底。
一个案件的诉讼文书材料经过系统排列后，要逐张编号。卷宗封面、卷内目录、卷底、备考表不编页码。页码编在右上角，一律使用阿拉伯数字。字体要整齐、清楚。
要认真登记好卷内目录。一份诉讼文书材料编一个顺序号，判决书、裁定书的原本和正本编一个顺序号。卷内目录应按卷内诉讼文书材料排列顺序逐件填写，标明起止张号，字迹要工整、清晰。
卷宗封面所列的各个项目，都要用毛笔或钢笔逐项填写齐全，书写要工整。其中结案日期填写正式宣判日期。
（三）案卷的装订
装订前要做好诉讼文书材料的检查。对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边。纸面过小的书写材料，要加贴衬纸。纸张大于卷面的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。外文材料应当译成中文附在后面。需要附卷的信封要打开平放，邮票不要起掉。材料上的全部金属物都要剔除干净。
卷宗必须用线绳三眼至五眼装订牢固，不要漏订。长度应在18公分左右。卷宗装订以后，应检查文件材料有无漏订现象，然后在卷底装订线上贴上封纸，并用承办书记员名章加盖骑缝。
一个案件的诉讼文书材料，每卷以200张左右为宜，过多时应按形成的顺序分册订卷。一个案件的诉讼文书材料是否分立成正卷、副卷，根据法院内部规定和案件具体情况决定。
（四）案卷的保管
各级人民法院负责集中统一管理本院的全部档案（包括录音带、录像带、影片等音像材料），确保档案的完整、安全，严守档案机密，积极提供利用，为审判工作和国家现代化建设服务。
要在案件结案以后的一个季度内归档。案卷要根据《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》提出保管期限意见，向档案室移交，并办好交接手续。凡立卷不符合规定要求的，由有关书记员负责重新整理。
档案处、科、室要积极主动组织好诉讼档案的归档工作。随时了解案件的归档情况，对已办结的案件，要督促立卷承办人员及时立卷归档。接收档案时，必须逐卷查点清楚，按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》提出的要求，检查案卷质量，符合要求的，进行接收。
对已接收的案卷，要根据刑事、民事、经济类别，按、审级、案号分别在档案目录簿册上登记。登记要准确，字体要工整。接收后的案卷，要在卷皮的左上角盖“归档”章，以区别于未归档的案卷。
归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应在每盘上注明当事人的姓名、案由、案号，承办单位、录制人、录制时间、录制内容，并按形成顺序，逐盘登记造册归档。
归档的证物，凡是能够附卷保存的，应装订入卷或装人证物袋，在证物袋上写明名称、数量、特征、来源。不便附卷保存的，应当另行包装，注明所属案件的、审级、案号、当事人姓名、案由以及证物的名称、数量、特征等，随同本案卷宗归档。易腐、易爆、易燃、有毒的证物，因不适于保存，可拍照附卷，经领导批准销毁或处理。归档后的案卷，分别根据刑事、民事、经济类别，按、审级、案号的顺序排列，放进卷柜保管。随卷归档不能附卷的证物，可在拍成照片附卷后另行保管，但应标明证物的名称、数量、规格、特征、案号，并在卷内备考表记明其保管处所，以备查调。随卷归档的录音带、录像带、影片等音像档案，应单独存放，非经院长批准不得调用。、二、律师业务案卷整理归档
律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，体现律师的基本职能和社会作用。
律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。
立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼类包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。
律师业务档案按和一案一卷、一卷一号的原则立卷。律师承办业务中使用的各种
证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等，都必须用钢笔或毛笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份，但有领导同志批示的材料除外。
下列文书材料，不必立卷归档： 1．委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；
2．没有参考价值的信封；
3．其他律师事务所（法律顾问处）委托代查的有关证明材料的草稿； 4．未经签发的文电草稿，历次修改草稿（定稿除外）。
对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将或者本或复印件入卷归档。对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。
律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列。民事诉讼代理案卷的具体排列顺序为：
1．律师事务所（法律顾问处）批办单； 2．收费凭证；
3．委托书（委托代理协议、授权委托书）； 4．起诉书、上诉书或答辩书； 5．阅卷笔录；
6．会见当事人谈话笔录； 7．调查材料（证人证言、书证）； 8．诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁定书； 9．承办律师代理意见； 10．集体讨论记录； 11.代理词； 12.出庭通知书； 13.庭审笔录；
一、高校科研档案归档工作遇到的新问题及产生原因分析
(一) 部分科研课题项目实行网上申报、审批, 没有形成科研准备阶段纸质材料
随着计算机网络办公的普及, 多数科研课题项目都是通过网络进行申报和审批的, 整个过程不用产生纸质材料也可以顺利完成。因此, 科研人员也不打印申报的相关材料科, 科研部门在部门立卷时忽视这个阶段的纸质材料在所难免。这是高校科研档案归档工作中遇到的一个新问题。然而, 科研准备阶段材料是科研档案中重要的组成部分, 它体现科研人员提出项目申请前所做的查新检索工作和积累的有关资料或做的一些相关的预备试验, 没有申报阶段的纸质材料必然造成归档材料不齐全、不完整。
(二) 部分科研课题项目只有申请、审批材料, 没有总结鉴定材料
在科研课题项目归档工作中发现:“有的课题只有科研项目立项批文, 而没有立项合同;有的科研课题只有申请材料, 而没有成果鉴定材料;尤其缺少核心部分技术内容和科研阶段的材料。”这是在高校科研档案归档工作中遇到的又一新问题。究其原因, 一部分是因为有的教师只注重申请科研课题项目的数量而不注重科研课题项目的质量, 导致科研课题项目半途而废;一部分是因为有的教师不愿意将自己的科研课题项目成果放到档案馆, 最终导致归档的科研档案不完整, 不齐全。
(三) 纸质材料档案与其电子版无法同时归档
现在高校科研档案的归档材料全部都是打印的, 必然都有电子版。而科研部门归档时往往只注重归档纸质材料, 很少有电子版。而电子文件归档与管理规范要求, 归档材料的纸质版和电子版应同时归档。这是高校科研档案归档工作中遇到的又一新问题。分析原因主要还是科研人员在整理归档材料时忽视了电子版的重要作用, 而没有及时完整的保留, 科研课题的研究周期往往又比较长, 致使到课题研究后期时, 前期的电子版已经丢失。
(四) 高校重点实验室、研究 (工程) 中心的科研档案不归档
高校各级重点实验室、研究 (工程) 中心承担了很多的重要的研究课题和项目, 他们形成的科研档案应是最系统和最具有长效机制的。为了方便利用及保密, 实验室形成的各种档案往往按其要求独立保管, 不向档案馆移交。这些科研档案的价值不言而喻, 若不能及时进馆, 必然对科研档案的流失埋下隐患。随着高校实验室、研究 (工程) 中心数量的不断增加, 这些重要的科研档案不归档的情况也将逐渐变得严重起来。
二、做好高校科研档案归档工作的对策
(一) 加大宣传力度, 提高科研部门、科研人员的档案归档意识
首先要加大工作力度, 利用各种途径广泛宣传、贯彻《档案法》及高等学校归档工作相关法规, 对科研部门、科研人员进行深入细致的指导, 如网上申报的相关材料, 要求必须转化为纸质材料与其电子版一同收集;在科研过程中凡是形成的纸质材料有电子版的一并配套整理等。使他们了解纸质版和电子版同时归档的重要性和必要性, 从根本上理解和支持科研档案的归档工作, 确保科研档案归档工作顺利进行。
(二) 争取领导的重视, 把科研档案归档工作纳入到学校的工作计划中
学校领导要从人力、物力、财力等方面对科研档案归档工作给予支持。科研部门的领导要把科研档案的归档工作列入岗位职责。在科研部门立卷时, 尽可能的保证科研材料和电子版配套整理立卷, 完整归档。
(三) 制定管理制度及相应的制约手段
科研课题项目从准备阶段到最终完成, 需要的时间可能较长。如果不及时收集整理, 很容易造成科研材料的不齐全或不完整。要避免这些问题, 制定相关管理制度和管理办法以及相应的制约手段, 以确保科研材料的归档及时、完整。如在成果报奖和职称评审中, 申报者的科研课题项目必须要完整归档, 否则不予受理和认定;在实行结题报销前, 科研课题项目归档材料整理符合归档要求再予以报销等等。
(四) 重点实验室、研究 (工程) 中心的科研档案可灵活归档
根据重点实验室、研究 (工程) 中心的特殊性, 因地制宜, 高校可以在重点实验室、研究 (工程) 中心设立档案分室。重点实验室的科研档案放在档案分室中, 由实验室兼职档案员负责保管和利用, 但科研档案目录应移交档案馆。档案馆负责定期对分室档案进行检查, 以确保科研档案及时整理归档和充分利用。
摘要：高校科研档案归档工作是高校科研档案管理的重要组成部分, 它不仅直接反映了学校教学科研发展的历程, 也是进一步从事科研工作的基础。本文针对高校科研档案归档工作新问题加以研究, 分析其产生原因并提出相应对策。
关键词：高校,科研档案归档,对策
参考文献
[1]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].国家教委办公厅, 1994.
[2]白惠林, 贾树梅.高校科研档案归档的问题与对策[J].晋中学院学报, 2011 (2) .
摘要：照片归档工作是高校档案管理中的一项重要内容，如何发挥照片的最大价值，取决于档案管理者对照片档案归档的规范程度，纸质照片和数码照片都需要规范管理，需要各方面配合共同做好照片的归档工作，服务高效建设
关键词：照片归档管理
0引言
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。《中华人民共和国档案法》档案是直接形成的历史纪录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。在档案管理中，照片扮演着记载各政府机关公务、企业生产、学术及科学研究等方面重要的辅助角色。照片档案以直接且逼真的影像将信息传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，故更具有感染力。
照片起始于法国，1826年法国的一个夏天，Joseph Niepce拍下了世界上第一张照片。照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史纪录。
在档案管理中，照片以直接且逼真的影像将咨讯传递给使用者，不受语言、文字的限制，让人犹如身临其境，更具有感染力。由于其独特的记录形式，在档案利用中发挥了重要的作用，如提供证据、举办展览、编辑图书以及画册等等。在河南大学建校90周年举办校史展和出版画册，琳琅满目的照片档案以不同内容分门别类展现了学校90年来的发展历程，使学生通过今昔发展变化，体会到改革开放的伟大成就，激发学生爱国爱校的感情，收到良好的效果。
1照片档案归档范围
记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片领导人和著名人物，参加与本单位有关的重大公务活动照片，本单位组织或个人参加的重要外事活动的照片，记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片，记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片，其他具有保存价值的照片。
2照片归档原则
尽管照片档案的应用十分广泛，但它对于事件、内容上所反映的信息往往是影像化且不完整，所以常需要进一步的文字说明，以便于查找和利用。由于影像本身大多不具文字说明，在归档过程中一定要注意及时注解说明。
2.1照片档案的整理照片档案卷内目录的项目包括：照片号底片号、照片题名、页号、备注。底片经过分类后应编号并编制底片目录登记簿，一张底片或～组相关的底片为一个保管单位，编一个底片号。如果是一组底片，在底片顺序号后面还要编一个分号。底片号是按底片收到的先后次序编号登记的，对已经确定类别的底片号再加分类号。照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系，有利于保管，便于提供利用的整理原则。照片档案应在全宗内按年度——问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分别编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号一底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。符号说明的内容包括照片号、底片号和参见号，其中参见号为与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后，编制照片档案卷内目录使位置固定下来。
2.2数码照片归档的管理数码照片档案一般由数字图像(照片)、文字说明两部分组成。档案工作人员要根据数码照片档案的特殊性，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，保证这一新型载体档案的完整与安全。归档的数码照片格式应为TlFF、JPEG格式。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。如无法转换，则应将相关软件一并收集。拍摄数码照片的像素数应在500万以上。扫描照片的线数应不低于600dpi。用底片扫描仪对感光胶片进行扫描时，其扫描的分辨率应达到1200～2400dpi。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。归档时应标明互见号，格式为，全宗号一光盘号一照片号(标注于纸质照片的文字说明中)或全宗号一册号一张号(标注于数码照片的文字说明中)。
3照片归档管理注意事项
照片归档管理事关以后的查询使用。全校上下尤其各级领导干部都应该高度重视，防范在先，未雨绸缪。
3.1提高认识，加强领导。加强一级归档，完善二级管理。可根据工作需要对归档照片进行管理上的适当调整，加强和完善二级照片档案管理，建立以院系为主的二级档案保管单位，档案馆做好二级目录的收集工作，加强二级照片档案监督指导力度，使照片档案更加齐全完整，也为教育部的再次评估打下良好的基础。
3.2制定措施，落实制度。学校早就制定并下发了包括照片档案在内的档案管理规章制度。各单位的日常工作活动照片如何拍摄并及时整理移交。保证照片档案归档移交工作有章可循，真正实现制度化、规范化、经常化。采取多种形式，及时做好照片档案的归档整理工作。档案馆还要及时进行照片归档提醒、催交、筛选、剔除和编目、说明等整理工作，可采取多种方式，通过接收、征集、交换、复制、购买等多种手段，多渠道、多途径开展照片档案的收集归档工作，并随时进行规范整理和保存。
3.3长期重视，持之以恒。日复一日，年复一年，照片档案归档移交工作贵在坚持。不坚持，不落实，不执行，即使有再完善的制度，也只能流于形式，甚至成为笑谈。要真正实现照片档案的长期保存、有效利用，只有全校上下长期重视，高度重视，努力做档案工作的有心人，不因单位领导和档案管理员职务、岗位变动等诸多因素而忽视档案工作才行。
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