独立学院内部出版物是指独立学院在教学、科研和管理等活动中, 各有关单位或个人在其业务活动中编辑形成的没有国家统一书号、刊号, 非正式出版的图书、报纸、刊物及音像制品。
档案价值, 是指某一客体具有作为档案保存的意义或作用, 某一客体的档案价值是由其自身的特点和社会利用的需要两个方面因素决定的。首先, 这一个客体对形成单位本身和在形成的当时, 有它实际意义和作用;同时, 它对人们当前和今后的工作和社会活动, 仍有着凭证的作用和查考研究的价值。因此, 分析研究独立学院内部出版物的档案价值, 可以从其现实、科学和历史的价值作用等几方面来考虑。
各类独立学院内部出版物都是为了某种特定目标服务而存在的, 具有数量多、内容广泛, 针对性强, 信息传递快速的特点。例如:校刊、校报这是学校与师生之间信息沟通的交流平台;各种资料汇编, 其中的内容虽然作为文件或某种档案已公布, 但比较零散, 通过汇编的形式, 可以及更全面的提供信息, 更好地为利用者服务;专业介绍, 校庆资料等, 可以展示办学成果、扩大学校知名度, 为学校招生和毕业生就业提供信息咨询。因此, 独立学院内部出版物作为学校现行工作服务的一种工具手段, 具有很好的信息参考作用和价值。
独立学院的内部学术刊物, 是独立学院教学、科研成果发表的园地, 具有较高的科学知识价值。由于一个单位中接近秘密或不宜公开发表的技术内容, 是不能在公开刊物上发表的, 要发表也必须在内容上严格过滤, 限制较多, 但有些可在内部刊物上发表。
独立学院内部出版的价值从长远来看, 主要是史料参考凭证价值。一是参考借鉴他人的思想经验, 应用他人的研究数据和技术, 为自身的研究服务;二是为单位的发展和历史研究提供数据, 如校史、科研史的编写、成果展览等, 都离不开内部出版物。
由此可见, 独立学院内部出版物记载、反映了学校各个历史时期的教学、科研、管理活动, 具有形式多样、内容广泛、信息新颖和鲜明的本校特色等特征, 具有较高的档案价值。
由于国家发布的《高等学校档案工作规范》只是对高校正式出版的图书、报纸、刊物提出收集建档要求, 而对此类未正式出版的图书、报刊等, 则不在出版类档案工作规范的收集范围内, 而其他党政、教学等类档案的规范也未对此类非正式出版物的收集建档重视不够, 任其自生自灭。所以, 要建立内部出版物档案, 加强对内部出版物档案的管理。
独立学院内部出版物虽然也有一定的发行量, 有关部门也有现刊收存, 但是天长日久, 由于单位任务的变迁, 特别是人员的变动, 已经发放到各有关单位的内部刊物, 多数将会丢失、散失或残缺不全。而有些内部出版物由于其发行范围限制。例如:系刊、班刊、学生社团出版物、校友通讯录等, 如果没有有意识地收集建档, 就很难保存下来。因此, 要建立独立学院内部出版物档案, 主动收、保存记录有学校各个时期的教学、科研、管理活动以及校园生活真实写照的内部出版物。
由于历史的、现实的种种原因, 目前独立学院档案部门普遍存在馆藏结构不尽合理, 档案门类和载体比较单一, 有价值的档案相对贫乏的状况。馆藏档案主要以公务性、文件型档案为主, 能够反映文化特色的档案比较缺乏。同时, 在现有档案的利用上, 出版档案的利用状况并不令人满意, 表现为利用率低、利用层次不高、利用效果不佳以及利用方式较单一。出版档案利用的这种低下状况, 原因主要是因为出版档案的归档范围是公开出版的期刊图书, 不包括未公开出版的内刊和学生社团的刊物等, 但期刊图书等属于公共信息文献, 利用者已习惯到图书馆去查阅, 并且档案部门只保存本校的公开出版物, 在信息利用的联系上和专题性方面不如图书馆、互联网, 当然利用者就不愿来档案馆利用, 而研究者想利用的有本校特色的师生教学、科研、生活真实记录的内部报刊等, 档案部门又没有收集, 所以导致出版的利用率低。所以从丰富馆藏结构, 更好满足科学研究和教育启发、休闲鉴赏、情感寄托等各种利用的需要出发, 应扩大出版档案的收集范围, 收集建立独立学院内部出版物档案。
正式出版物在信息时代可通过互联网方便地查阅到, 而独立学院内部出版物档案信息资料一般图书馆及网站却不容易检索和查阅得到;又由于内部出版物紧紧围绕学校工作, 从多角度反映一所学校的教学、科研、技术开发、管理信息以及校园方方面面的生活信息, 信息量大且内涵丰富, 所以非常吸引读者用户。例如, 学生会及学生社团经批准的小报及其他资料——包含着丰富的学生学习生活信息, 反映学生的人生观、价值观, 是了解学生、研究学生、教育学生的极好材料。从我馆接待的出版类档案的查阅利用对象统计, 绝大部分是要求利用非正式出版物。因此, 在网络信息化时代, 独立学院档案部门更有必要加强内部出版物档案的收集建档, 这是独立学院档案部门建立特色信息源, 适应文化事业竞争发展的需要。
总之, 独立学院内部出版物是信息时代一个值得重视的信息源, 内部出版物档案是独立学院出版档案的一个重要组成部分, 独立学院档案部门在做好正式出版物档案工作的同时, 还应重视内部出版物的档案价值, 把隐藏在内部出版物档案中的信息参考价值、科学知识价值、历史价值开发利用起来, 更好地为学校发展服务。
摘要：本文从独立学院内部出版物的信息参考价值、科学知识价值、历史价值等方面论述了独立学院内部出版物的档案价值, 阐述了独立学院档案部门建立内部出版物档案的必要性。
关键词：独立学院,内部出版物,档案价值
[1] 邓绍兴, 和宝荣.档案管理学[M].中国人民大学出版社, 2008, 1.
[2] 张玲霞.论清华大学早期的文艺社团及其刊物[J].清华大学学报, 2009, 5.
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