产品设计文件是指那些用以说明产品及其零部件的原理、功能、构成、外形、零部件之间的连接关系及生产、检验要求的技术资料, 并直接作为产品生产、维修和安装使用过程的依据。企业应根据产品生产、运输、安装、维修过程的特点来决定需要编制哪些产品设计文件。
航天产品设计文件的归档, 作为型号积累研制成果的必要手段, 历来是航天产品档案管理工作的重点之一。归档文件及其数据制备是否完整、系统、准确、有效, 直接影响到型号成果积累的完整性、系统性、准确性, 是衡量航天产品档案管理及归档质量的关键。
航天产品设计文件归档规范的研究与实践, 是以设计文件与航天型号技术状态的关系为主要研究对象, 以归档设计文件完整、系统、准确、有效为目的, 根据归档工作的要求, 通过产品工程研制阶段设计文件档案化控制、梳理产品设计文件归档过程中的质量控制要素、制定设计文件归档质量控制要求、确定设计文件归档检查要点、制定设计文件归档说明及归档目录模板等方法, 一方面便于档案业务人员正确把握设计文件技术状态与产品技术基线的关系, 另一方面使归档项目负责人正确理解航天产品归档工作的各项要求, 便于对设计文件归档过程中的各个环节进行规范化的质量管控, 从而进一步保证归档文件的完整、系统、准确。
为了更好地积累研制成果, 归档过程必须通过有效的质量管控以确保文件的系统性、完整性、准确性和有效性。通过对近十年不同产品设计文件归档要求及上级档案馆对型号归档验收情况的梳理和研究, 可以针对设计文件制定归档质量管控的规范并付诸实践。
设计部门在产品的各阶段应该编制的有关产品设计、制造、调试、试验、验收、使用等等的整套设计文件, 构成设计文件的完整性。航天产品设计文件完整性的实施, 需要根据产品复杂程度、生产特点及所处研制阶段的不同区别对待。因此, 航天产品设计文件归档质量控制, 应首先从设计文件完整性的确定着手, 根据产品的实际情况, 提出对各研制阶段设计文件完整性的具体要求。这也是产品设计文件在归档前进行档案化控制的关键。
产品设计文件完整性的具体要求, 是将系统级总体各专业、各分系统、各设备 (装置) 等等不同级别的产品, 按照研制阶段, 分别编制具体的文件输出清单。工程研制阶段的产品根据清单, 结合产品实际情况, 确定设计文件编制计划。
产品设计文件归档质量控制要素主要涵盖两个方面的内容:一个是产品归档节点的把握, 也就是说, 产品所有关键或典型技术状态是否都能够通过归档工作记录并固定下来, 这关系到产品归档的系统性;另一个是针对每一个技术状态的归档, 归档文件是否齐全完整, 能够全面真实的反映产品状态, 这关系到产品归档的完整性。
产品归档节点应根据产品研制特点和实际情况确定。通常情况下, 产品转研制阶段、提高成熟度、改型等等涉及技术状态变化的节点, 都应进行相应的设计文件归档。相同产品的设计文件归档应该形成纵向完整的链条, 固化研制成果。
“设计文件汇总表”是型号设计文件阶段归档依据。设计文件归档是否完整, 取决于该文件的编制是否能够准确把握型号归档技术状态及产品配套情况。梳理设计文件归档要素, 就是将“设计文件汇总表”编制过程中所需要考虑的因素一一梳理出来, 并对这些因素与设计文件归档完整性的关系进行了详尽的描述, 以此固化和总结“设计文件汇总表”的编制经验和编制依据, 为提升归档设计文件完整性奠定基础。
以型号全部设计文件目录为基础, 根据归档技术状态要求及产品配套情况, 结合各专业各系统设计文件完整性的具体要求、以归档技术状态所用产品配套表及靶场资料配套表为设计输入文件。“设计文件汇总表”编制依据主要包括:型号设计文件归档要求、型号标准化大纲、产品代号或图号的标准化规定、图号表、飞行试验大纲、产品技术状态表以及该归档状态各系统各类产品配套表。
根据梳理出来的归档质量控制要素, 逐一制定并细化设计文件归档质量控制要求。
归档质量控制要求包含两个方面的内容:一个作为业务规范, 明确规定归档工作中各类人员的质量职责, 提出归档质量的一般要求, 明确归档前、归档过程中及归档审查的质量控制要求;另一个作为作业指导书, 从操作细节着手, 针对归档过程中设计文件的归档准备、电子及纸质文件实体整理、档案目录整理等, 根据不同型号的归档要求及文件形成特点分别制定相应的具体操作方法。根据这套操作方法不仅能够规范归档操作各流程中的细节, 也使得归档在操作层面变得可视化和可记录化, 为归档质量提供保障。
设计文件归档检查要点是对设计文件归档流程的约束, 主要包括“设计文件汇总表”审查要点、设计文件档案数据库审查要点和归档文件审查要点。通过详尽的描述归档审查要点, 首次建立归档汇总表完整性、归档文件准确性、归档目录数据规范性“三位一体”的审查制度与审查规范。
“设计文件汇总表”审查要点是对该文件编写以后的校对、会签、审核和批准等人员责任和关注点进行明确和细化, 确保归档设计文件完整性。
设计文件档案数据库审查要点是根据归档要求和归档目录数据制备相关标准, 对目录和表单数据进行规范化整理并保证目录数据与文件实体属性信息一致性的方法。
归档文件审查要点是根据型号归档状态要求, 逐一检查归档文件实体与归档状态的匹配性的方法, 确保设计文件准确记录型号历史状态。
设计文件归档说明是记录归档技术状态并对归档设计文件完整性、系统性、准确性进行说明和解释的文件, 是设计文件归档工作的档案化记录。对该文件进行模板化设计, 约束文件的涉及内容、编写格式等, 从形式上固化设计文件归档说明的方法, 有利于记录型号历次设计文件归档情况, 使归档的设计文件更加全面而立体的反映型号研制成果, 提高了设计文件归档的系统性。
归档目录模板包括“设计文件汇总表”模板及电子目录数据制备要求。“设计文件汇总表”正文包括设计文件归档说明、各专业分类目录要素等。电子目录数据制备要求通过档案目录著录规范的编制实现。
将设计文件归档工作质量管控方法进行标准化提炼, 从而形成归档操作规范, 便于归档项目负责人掌握归档要求, 便于档案业务人员掌握型号技术状态与设计文件的关系, 便于设计文件归档验收与检查。不仅有效提高了设计文件归档效率、缩短归档时间, 而且使设计文件归档完整率、准确率达到100%。这一项目的推广实施, 可以使档案业务人员在型号研制过程中有的放矢的主动进行设计文件基线管理, 为今后型号设计文件基线归档奠定基础。
航天产品设计文件归档质量管控方法研究与实践以设计文件归档为中心, 以设计文件归档完整性、系统性、准确性为目的, 包含航天产品产品设计文件归档完整性要素、归档工作操作规范、归档检查要点、归档说明及归档目录模板等四个方面的内容, 从不同角度对设计文件归档工作提供统一的规范性支撑。
这套操作规范在实践过程中促进了档案管理与产品研制管理的业务融合。对档案业务人员和型号归档项目负责人进行设计文件质量管控方法的培训, 一方面使档案业务人员能够正确把握设计文件技术状态与产品技术基线的关系, 另一方面使型号归档项目负责人能够正确理解航天产品归档工作的各项要求, 便于对设计文件归档过程中的各个环节进行规范化的质量管控。
摘要：本文在研究航天产品设计文件及其技术状态关系的基础上, 通过梳理产品设计文件归档过程中的质量控制要素, 分析这些要素在质量控制中的作用, 从而确立一套完整的航天产品设计文件归档规范。
关键词：航天产品,设计文件,归档规范
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