高校毕业生档案信息化建设策略研究

一、档案信息化工作的内涵

“档案信息化, 就是我国档案行政管理机构通过统一引导, 把现代化信息技术运用到实践活动中去, 对不同种类的档案资源进行管控以及提供优质服务, 以便适应信息化社会时代对不同类档案信息的综合应用需求。简单来说, 即档案信息输入、存储、管理、应用等全面实现网络化、共享化、数字化。”

二、高校毕业生档案信息化建设的意义

从我国当前高校毕业生档案管理的实际情况来看, 进行高校毕业生档案信息化管理对于社会具有重要的作用。由于信息技术的发展, 进行这一项目的建设满足了时代发展的要求。高校毕业生档案作为重要档案资源, 单位、部门必须紧跟时代步伐, 不断提高办公自动化水平, 满足时代发展的需求, 实现档案管理工作模式由管理实体资料向数字化模式转变;其次, 满足了高校档案管理工作和社会人力资源的需要。进行毕业生档案信息化建设能够为高校科研、教学、社会管理工作提供高效服务;最后, 能够更好地服务社会。“高校毕业生档案信息的记载相比于其他档案信息记载更加真实可靠, 对社会、企业的经济价值更大, 进行信息化建设, 可以及时有效地为社会公众提供有所需求的服务, 实现高校档案资源社会共享。”

三、高校毕业生档案管理工作的现状及问题

(一) 相关单位重视程度不够, 工作不到位。在现实生活中一些单位或部门把高校毕业生档案管理工作当作是一件简单的保管工作, 对于它的重要价值没有深刻认识。在他们看来, 它只是占据他们主要工作的时间不到十分之一, 对于高校毕业生档案的转移、借阅不出现大的错误就可以了, 满足基本外调、查档就足够, 从而导致在实际生活中, 工作管理人员对高校毕业生档案管理工作不合理, 使得人力资源管理混乱。

(二) 有关法律法规制度不健全, 缺乏规范性。我国目前针对档案管理的相关法律, 只有《中华人民档案法》, 对其修改也是非常有限。各级政府、部门在传达信息、任务分工仅仅依靠通知或者采用暂时性的决策, 同时, 人事档案信息归卷等没有明确法律条文规定, 使得信息材料无法统一。当前国家放松对户籍制度的管理, 使得人员流动加快, 这在高校毕业生人群中表现最为突出, 由此产生的档案信息接收、转递问题不可避免, 给人事档案工作人员带来极大挑战。

(三) 硬件投入不足, 管理方法不科学。存储毕业生档案的档案室应该是管理规范、环境良好的地方, 然而在实际的工作中, 一些专门负责高校毕业生档案管理的单位不愿意在档案室添置新设备, 导致档案管理设备简陋, 更有甚者, 由于人事档案管理不规范、不标准, 引起档案信息材料霉变, 对以后高校毕业生档案的利用产生了严重的不良影响。

(四) 档案管理水平不高, 管理手段落后。在实际的高校毕业生档案管理工作中, 一些单位、部门对它的重要性认识不够, 管理上缺乏专配人员, 这就出现对毕业生档案的重要性、档案管理具体要求、档案材料整理方式、转接等工作不熟悉, 难以适应高校毕业生在人力资源市场的需求的问题。在管理手段方面, 显得陈旧, 不懂得未就业高校毕业生档案管理, 在调阅档案时绝大多数情况下是采用原始的手工操作, 使得毕业生档案材料纸质发黄变脆、字迹渐退, 对后来的档案利用不利。

四、人力资源部门对高校毕业生档案信息化建设的策略选择

(一) 重视对高校毕业生档案材料的收集。由于人事档案管档人员、制度的改革、考察、培训等需求随着时代的发展不断发生新变化, 这为新时期高校毕业生档案管理工作带来了更多的困难“对于因为某些原因出现档案的调用、查阅, 需要及时把档案归置原处, 并且按照档案工作的有关规定, 实行全国统一标准整理装订。”

(二) 加强对高校毕业生档案管理的基础建设。人力资源部门要把高校毕业生档案管理工作放在重中之重的位置, 根据国家有关法律法规的要求去执行。一方面要建立坚固的、防火、防潮的专门档案库房, 同时库房设施要做到“六防”, 也就是防火、防潮、防盗、防光、防高温防蛀。

(三) 加快建立高校毕业生档案目录数据库。“高校毕业生档案信息化建设是以数据形式集合成数据库, 把原来纸张上顺序的、线性的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 使得档案管理形式发生了根本性的改变。”“人才交流事业发展到今天, 有着十几年的历史, 并且发生了巨大的改变, 在高校毕业生档案管理工作中表现尤为突出, 因此, 我们需要加快对高校毕业生档案管理信息化建设, 促进工作效率提高、优化服务水平”。

五、结语

为了转变部分单位、部门对高校毕业生档案“无用的观念和思想”, 人力资源部应该在体制、政策、制度改革的前提下, 进一步完善我国的高校毕业生档案管理机制, 了解信息化建设工作的重要性、理解档案工作信息化建设、发展对学校、社会经济建设具有哪些极其重要的作用。对高校毕业生档案信息化建设工作要从存在的问题出发, 制定科学合理有效的应对策略, 同时, 确保档案工作必须与社会接轨、与国际接轨、与未来接轨。

摘要：随着高校毕业生人数不断打破历史最高纪录, 社会不得不面对的一个问题就是:关于高校毕业生档案的转递和报到派遣手续的办理;随着新时代信息技术的发展, 高校毕业生档案信息化建设工作也成为和谐社会建设的重要工作。因此, 加快人力资源部门档案信息化建设迫在眉睫, 尤其是高校毕业生档案的管理。本文从高校毕业生档案信息化建设存在的问题展开探讨, 制定科学有效的建设策略, 以此提高人力资源部门的高校毕业生档案管理工作水平, 优化人力资源部门对高校毕业生档案服务效果。

关键词：高校毕业生档案,信息化建设,现状问题,对策研究

参考文献

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