论智慧城管信息系统项目的整体管理

2017年5月,某市智慧城管平台由某市政府投资开发,某市城管局负责实施,通过公开招标开发该项目。智慧城管是智慧城市的重要组成部分,某市力图通过智慧城管平台的建设,利用信息化和移动通信技术手段,综合运用大数据、物联网、移动互联网等主流技术来管理整合城市的所有部件和事件信息,实现高效、全时段、全方位的监督和管理,提高城市管理的效率,推进服务型政府建设,加快实现智慧城市的建设。

通过有效的项目管理,尤其是合理的整体管理,历时1年多,项目按计划顺利交付使用。本文将以某市智慧城管平台为例,对项目的整体管理进行详细阐述。

一、制定项目章程

项目章程的批准标志着项目的正式启动。为保证项目顺利实施,在项目初期,以合同、标书和项目工作说明书为依据,邀请城管局的相关负责人,相关领域的专家,对接单位的分管负责人等开会讨论共同制定了项目章程,明确了项目的总体要求、主要风险、总体里程碑进度计划等内容。之后,组织召开了项目启动会议,明确了项目的目标、范围、需求、各自的职责权限等内容,为项目的后续工作奠定了良好的基础。

二、制订项目管理计划

古语有云“以谋为上,先谋而后动”,项目管理计划作为信息系统建设中其他各子计划制定的依据和基础,是项目顺利实施的关键。在项目的规划阶段,根据项目章程、政府相关标准、项目工作说明书等资料,邀请本技术骨干、相关领域专家、关键干系人等召开多次专题会议进行分析探讨并编制了项目管理计划,对项目范围、质量、成本、进度、风险等分计划以及里程碑清单、资源日历、项目的过程改进等内容做了详细的规划,减少因计划不明晰对项目产生的影响。

三、指导和管理项目执行

指导和管理项目的执行是整个项目建设的核心环节,在项目执行中,严格按照项目管理计划的规定,对项目的进度、成本、质量等内容做到全面的跟踪和掌控。部分成员对项目中涉及的五大类部件(公用设施、交通设施、市容环境设施等)和六大类事件(宣传广告、街面秩序等)城市管理数据的分类标记知识了解不够深入,针对这些业务知识,邀请相关专家进行集中培训。为了明确项目成员的职责和权限,结合实际情况制定了责任分配矩阵,并要求每天撰写工作日志,每周召开例会的方式,时刻掌握项目的进展状况。针对员工经常加班容易产生压力,根据大家的兴趣爱好,组织聚餐或郊游等活动来激励鼓舞项目团队,保证项目顺利运行。

四、监控项目

智慧城管系统是一个庞大的系统工程,技术难度大,涉及部门多,覆盖面广,所以在执行过程中难免会产生各类风险导致进度拖延、成本超支、范围蔓延等问题,因此做好监控工作就显得尤为重要。在该项目中主要采取挣值管理方法、召开智慧城管建设领导小组审查会议以及周例会等方法对项目进行综合监控。在项目推进中,还特别注意风险识别和防范,针对系统接口众多复杂,采用统一的接口标准进行对接,降低系统之间的耦合度。针对事件数据的安全隐患,在技术上构建了安全保障体系,从物理层、网络层、系统层、应用层、数据层各个层面进行安全防护。通过这些方法的综合运用,与相关人员进行及时有效的沟通,使项目一直处在可控状态。

五、整体变更控制

由于系统用户类型众多,干系人较多,产生变更在所难免。项目的初期邀请专家和其他相关人员共同制定了详细的《项目变更控制管理办法》,成立了项目控制委员会,所有变更报经CCB审核。在项目中期,城管局要求将少部分主城区的基础数据底图由原来的1:500变更为1:2000,经过与相关人员研究讨论后,严格按照变更控制流程实施项目整体变更,收集了正式的变更申请并记录在案,对变更申请进行初审和方案论证后,提交CCB审核,审核通过后发出变更通知并组织实施,更新相关计划和文件,对实施过程进行监控,后期对变更效果进行评估,及时调整人员资源的配置,保证变更后的项目按正常实施流程继续进行。

六、结束项目或阶段

经过项目全体人员的共同努力,项目于规定日期正式通过验收,投入运行。对系统的主要用户如值班长、受理员、派遣员、监督员等角色进行了培训,召开了项目总结会,对表现突出的员工进行表彰奖励,分析总结项目建设过程中的经验教训,最后遣散项目组成员,预留1人跟进后期维护工作,移交项目文档,更新公司的组织过程资产。

“任何教训都是学问”回顾该项目整体管理工作的过程,总结了以下几点经验:一定要加强对项目计划和项目整体工作的宏观把控;认真调研,充分了解用户的需求以及项目涉及的干系人,积极与项目干系人进行沟通;建立完善的变更管理机制,严格按照变更管理流程进行变更管理。

虽然本项目取得了不错的成绩,但也存在着一些问题,如工期紧,任务重,经常加班导致员工的工作压力大;制定计划过程中个别员工的参与度不够。针对以上不足,在今后的日子里,将不断提升业务和管理水平,争取在以后的工作中更好地完成项目,为我国的信息化建设做出自己的努力。

摘要：某市力图通过智慧城管平台的建设来提高城市管理工作的效率,优化城市资源配置,加快推进智慧城市的建设。本文结合工作实践经验,以该项目为例,论述了信息系统项目建设过程中的整体管理,主要从制定项目章程、制定项目管理计划、指导和管理项目工作、项目监控工作、实施整体变更控制、结束项目或阶段几个方面进行阐述,最后,针对存在的不足之处,提出了改进思路。

关键词：智慧城市,城市管理,智慧城管平台

参考文献

[1] 周宏成,陈佳松.基于大数据的智慧城管设计方案[J].电子技术与软件工程,2019(15):158-161.

[2] 韩梦琳.大数据时代智慧城管运行机制研究[D].中共浙江省委党校,2018.