大学后勤内部控制风险评估及优化建议

摘要：行政事业单位内部控制的建设与实施，是提升内部管理水平，规范权力运行、保障组织目标、提高服务效率的重要基础。教育部发布高校经济活动内部控制相关要求之后，高校积极开展内部控制建设工作，内部治理能力和管理水平显著提高。然而，高校后勤业务类型多样、内容复杂、资金量大，而且与经济业务执行紧密相关，内部控制建设存在薄弱环节。本文基于高校后勤业务内部控制内容特征，明确内部控制运行的风险点，并提出针对性的优化建议。

关键词：高等学校;后勤业务;内部控制;风险评估

引言

内部控制制度是高校内涵式发展的重要制度保障，能够指导和约束教学、科研等业务运行，为权力运行、业务开展、内部治理等方面建设提供了依据。《教育部直属高校经济活动内部控制指南》指出高校内部控制建设要紧紧围绕学校办学目标和事业发展规划，坚持服务于学校人才培养和科学研究。随着高校对内部控制的重视程度加深，经济业务层面管控水平呈向好趋势。高校后勤业务为教学、科研、师生员工提供物资及生活服务的过程中需要处理的事物，与预算管理、收支管理等经济业务密切相关，后勤业务的管控水平将直接影响高校整体运行效率，因此，高校后勤业务内部控制的建设与研究仍需要进一步补充。

一、高校后勤业务内部控制内容

高校后勤业务旨在为高校教研提供物资和生活服务，其目标人群特定在高校师生员工，主要人群集中在校内，并且强调业务活动，是具体化、分类化的后勤活动。随着高校规模的不断扩大，后勤业务的种类也越来越多样，每一项业务都有自己独特的风格。举例如下：

(1)校园餐饮业务。校园的餐饮业务负责着全校教工与学生就餐，服务类型包括学生食堂、教工食堂、清真食堂等。经营方式包括自营和外包两部分，自营食堂从原材料采购、后厨烹饪、收款结算均由后勤部门管理。此外，后勤管理部门负责经营档口的对外招商工作。

(2)校园公寓业务。公寓服务是根据学校年度招生计划，负责学生宿舍安排计划、调配、服务工作。建立和健全各项规章制度，实施完善各项岗位责任，并协助配合学校职能部门做好安全保卫、爱国卫生等工作。

(3)校园动力维护业务。该业务主要承担供水、供电供暖和浴室服务工作，负责水电管理与运行工作，管网维护，零星维修，水电费收缴管理等。

校园班车业务。该业务是统筹校车时间线路、驾驶员、车辆信息等，建立车辆管理制度，协调车辆调度，完成车辆维修、保养、保险等相关工作。

校园绿化业务。该业务根据学校总体规划，完成校园绿化管理工作，定期采购、更换绿色植物，雇佣工人进行绿化维护。

(6)对外接待业务。该业务承接各类国际、国内会议，为参会人员提供优质的住宿、餐饮、会务、客运、订票等服务的职能。部分学校后勤部门负责策划、制作、销售带有高校标志的校园文化产品。

二、高校后勤业务内部控制风险评估要点

(1)组织架构建设。后勤管理部门制度是否包含全部业务内容，制度内容是否符合上位法律法规，业务要求是否落实至部门、岗位当中，业务流程是否通畅。制度是否明确包含业务事项的权限范围、审批程序、相关责任、流程依据等内容。重点关注货物、服务、新建工程与维修改造的审批、采购、验收、使用、监督等业务的岗位设置。

(2)运行机制建设。后勤管理部门是否建立重大经济事项审议、审核、审定制度及流程，是否建立分级授权审批机制。是否针对重大业务风险设立监督与检查岗位，明确监督与检查依据。同时，对于资产、采购、人事等关键岗位是否建立定期轮岗机制，对无法进行轮岗的岗位是否建立交叉复核机制。

资产管理业务。后勤管理部门是否建立资产管理制度、实现资产管理归口管理，在维修设备、低值易耗品、校车用车等方面是否建立完善的管理制度，设置明确的岗位、流程、标准与规范。重点关注车辆管理制度，是否对车辆维修、保险、油料等日常支出实施采购管理;重点关注房屋资产的使用、出借、出租等情况，是否建立低值易耗品、维修设备的申领、使用、返还等建立台账，对实物资产进行定期、全面的清查盘点。

人事管理业务。因为后勤管理部门具有使用临时外聘劳务人员的职责，所以应关注是否建立相关人事聘用管理制度，完善人事聘用流程、标注及规范。在人事日常管理方面，是否明确请假审批流程、标准及规范，是否存在冒领工资、擅自请假、长期不在岗等情况。是否明确加班审批流程、补签审批流程、考勤资料保管等内容。在考核管理中，是否完善考核评选机制，建立明确的考核评选制度;是否建立人事离职管理制度、流程与标准。

(5)维修管理业务。后勤管理部门是否明确专用设备类型并建立维修管理制度，对日常修理、大修理与更新改造指定分类审批管理制度与规范。面对预算外临时改建或维修等方面的申请，是否执行预算外申请审批流程，是否明确后勤管理部门及报修单位的权责。

(6)采购管理业务。后勤管理部门是否按照学校采购归口管理的统一要求制定内部采购管理流程，是否针对限额下采购业务建立了完善的管理制度与流程。是否按照要求完成采购计划、计划论证、采购方式选取、委托代理机构、采购组织形式、采购验收管理、采购绩效评价等工作。校内经营服务招标管理中，商户承包决策岗位和经营活动的执行、监督、评价等岗位是否实施了有效的分离措施。

(7)收费管理业务。后勤勤管理部门在电卡、水卡、洗衣卡、物业损害赔偿费等收入业务中，是否在学校的财务管理制度下完善相应的制度、流程、标准及规范。是否对物业损坏赔偿的鉴定、审批、执行、监督等内容进行明确界定，是否明确票据管理、核算管理、对账管理、监督管理、汇总上报等内容，费用收取与记账核算等不相容岗位是否有效分离。

三、高校后勤业务内部控制优化建议

(1)组织架构建设。全面梳理后勤管理处核心业务，根据不同业务职能制定业务管理流程与规范，按照业务管理要求设置内设科室岗位及职责，明确内部控制、审核审批权限，实现分事行权、分岗设权、分级授权、定期轮岗。细化科室负责人相关审批权限与职责，明确重大经济事项集体决策制度。

(2)运行机制建设。明确各科室职能，将各业务管理统一归口至单一部门进行集中管理，将决策、执行、监督等不相容职能分离，杜绝各部门自行进行采购、自行管理资产并使用资产等情况。按照业务职能要求，针对重大经济业务和事项建立监督检查制度，根据经济业务发生频次、价值高低设置日常监督检查或定期抽样检查要求，加强重大经济业务和事项的审核审批，实现权责一致。加强人事管理，按照要求聘用适当人员，对关键岗位进行定期考核，加强考核结果应用。

(3)资产管理业务。按照高校国有资产管理部门对资产统一管理的要求，对固定资产、专用设备、低值易耗品、车辆等进行分类管理，加强专用设备和低值易耗品的验收、入库、调剂、维护、处置、评估、审计等管理，明确维修设备归档与保管管理制度与流程。明确维修设备领用与收回管理制度流程，明确低值易耗品保管与发放管理制度流程，建立低值易耗品存货台账。应明确校车用车申请管理制度流程，加强校车用车审核审批。成立资产清查盘点小组，优化资产清查盘点流程，定期对实物资产进行清查盘点，与财务部门定期进行账目核对，将盘点情况及时上报主管部门，做到账实相符、账账相符。

(4)人事管理业务。在高校人事管理内部控制框架下，明确临时用工人事聘用制度流程，明确招聘计划的审核审批，明确招聘对象、招聘条件、招聘方式、招聘流程(招聘信息、报名、资格审查、笔试、面试、体检、考察、公示和聘用)等内容，加强考核考评。明确人事请假审批流程、标准及规范，加强请假补签管理，将请假管理与日常考勤、年度考核、续聘延聘相结合。应明确人事加班管理审批流程、标准及规范，加强对加班计划的审核审批。对紧急需求加班情况进行严格界定，主管负责人同意后方可实施加班。加班结束后，应对加班情况及完成质量进行核查，核查无误后按照制度流程进行审核审批。进一步完善人事日常考勤管理，明确考勤流程、标准与规范，妥善保存考勤原始记录，及时将考勤情况汇总报告上级主管部门。

维修管理业务。分类制定一般物业维修、学生公寓维修、汽车保养维修及其他专用设备保养维修管理制度、流程与规范，加强维修预算制定、支出审批、监督检查等关键环节风险控制。按照学校预算管理内部控制要求，对预算外临时报修进行论证、审核与审批，在预算批复后实施维修。同时，制定预算外临时紧急报修制度，加强学校财务、资产、业务、后勤等部门的论证与协调，确保维修工作在制度约束下开展实施。

(6)采购管理业务。在高校采购管理内部控制框架下，完善部门内部采购制度，建立采购业务的归口管理部门，加强采购计划论证、采购组织运行、采购绩效评价。配合学校采购管理部门完成采购计划编制、采购项目评审、采购商品验收、采购绩效评价等工作，完成部门内部采购活动的组织与管理。经营服务活动的招标评价等决策工作由学校建立工作小组协调统一管理，后勤管理部门主要负责经营服务活动的日常管理与考核，管理情况及时上报学校有关部门，作为招标评价的重要决策依据。

(7)收费管理业务。应在高校财务管理内部控制框架下，完善收入相关管理制度、流程、标准及规范，加强收入的现金管理、账务管理、票据管理、核算管理，确保各项收入应收尽收、及时入账。明确水电服务收费管理制度，加强收费的票据管理、核算管理、对账管理、监督管理、汇总上报，对不相容岗位进行有效分离。应在高校国有资产管理部门领导下，明确物业损坏赔偿管理制度、流程、标准与规范，加强对物业损坏程度的鉴定，明确物业损坏价格赔偿标准，完善物业损坏赔偿审核审批。

结语

财政部、教育部发布内部控制规范要求之后，全国各高校均积极投入到内部控制建设中并取得了显著成效。但目前的内部控制以六大经济业务为核心，与高校教育事业发展特征相结合的“特有”业务分析研究还不丰富。高校后勤业务与六大经济业务紧密相连，而且包含的业务内容更加复杂、多样、量大。部分高校后勤业务支出占预算支出较大比例，所以后勤管理的有效性将直接影响整体内部控制的运行成效。本文基于部分高校关于后勤业务内部控制建设与风险评估的经验，分析了后勤业务内部控制中应关注的风险点，并根据风险内容提出优化建议，希望研究结果对高校全面内部控制的实施提供助力。财

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