浅议大型国有企业集团社保档案管理

一、我国大型国有企业社保档案管理的现状

1. 手段落后, 从业人员素质参差不齐。

目前, 我国大型国有企业社保档案的管理手段依然比较落后, 管理人员的素质仍然参差不齐。大部分企业社保业务在处理时仍采用手工方式, 信息资料档案的记载、传递、保存采用传统方法, 有的虽实现微机管理, 但人、机与软件三者没有实现有机结合, 缺乏相应的软件设计人才, 出现“人闲机空”, 查取资料费时费力, 效率低下, 不能发挥出应有的效能, 直接影响企业分析和决策方面的工作。

2. 缺乏统一的管理机制。

目前全国各省市下发了许多关于企业劳动和社会保障方面的政策, 但尚无一份关于社保档案该如何管理的规范性文件。部分企业在档案管理时工作不规范, 职责不明确, 参保人员的档案被分割保管、分室存放, 社保部门管一块, 人事部门管一块, 企业自身管一块, 企业主管部门又管一块, 职责不清, 交叉重叠, 给档案的管理带来许多麻烦, 不利于促进劳动力合理、有序的流动。有的甚至无固定的档案室、无专职管理人员, 造成了参保人员的信息发生不同程度的流失。

3. 社保档案的管理内容缺乏规范性。

有的企业参保人员的档案材料完整性、客观性、准确性较差, 部分企业职工的档案材料缺乏连续性, 档案中除劳动合同外, 对职工的自然情况、社会背景、技能特长、健康状况、岗位变动等方面的具体信息一律没有, 有的档案内容则前后矛盾。档案年龄与身份证、户口本不相一致, 出现多个参加工作时间、个人经历记载不完整、档案人为涂改等严重现象, 给劳动保障部门在办理职工失业、退休、特殊工种认定等工作时带来很大难度, 同时也给企业在处理劳资纠纷时没有依据可查, 不利于维护职工的合法权益, 引起职工的误解, 造成企业不稳定。

二、大型国有企业加强社会保险档案管理的现实必要性

1. 社保制度改革的要求。

随着社会保障制度改革的逐步深化, 社会保险部门要逐步将多年来压在企业头上的“养老重担”挑过来, 使企业摆脱困境, 轻装前进。因此社会部门不但要履行起社会保障的责任, 同时还要承担起对企业离退休人员的社会化管理与服务的职能, 使社会保险档案的科学管理尽快步入安全有序、操作上的灵活机动、信息反馈上的及时高效的良性发展轨道。

2. 社会保险业务的要求。

加强社会保险档案管理又是社会保险业务本身的必然要求。社保工作是一项政策性强、业务上繁的工作, 一名职工从参加工作到退休, 中间可能要经历过若干次岗位变动、工作调动乃至失业等环节, 每一环节都与当事人的切身利益息息相关。参保人员在每一个环节, 其已尽义务和应享受的权利都作为原始资料存入了档案, 参保时间、费用缴纳、单位配比、利息计算、滚动结余等主要指标全靠个人档案来记载和反映, 伴随人才的合理流动, 参保人数和参保范围将日趋扩大, 社保档案管理就显得异常重要。

三、大型国有企业加强社保档案管理应做到“四个注重”

1. 注重社保工作人员的素质提升。

管理的手段和人员的素质直接影响到企业档案工作的质量。在社保档案管理工作中, 可由企业的高层领导挂帅、作为档案管理工作的直接责任者, 而档案的立卷、保管、利用、统计和编研以及信息资源开发等具体工作则由业务人员来完成, 这实质上是把档案管理中的职能和职责相对独立地分离开。通过加强素质教育来提升管理者的责任意识, 通过业务培训来提高使用者在软硬件上的操作技能, 通过加强内部管理来造就一支业务精湛、责任心强的社会保险档案的工作队伍, 为社保资源信息实现共建共享打下坚实基础。

2. 注重规范社保档案管理的标准。

国家和省上应尽快出台企业社保档案的管理办法, 从档案的储存内容、范围、保管措施、配套设施、管理制度、人员职责和软件的开发及应用等方面应作细规定, 以彻底改变无责无序的现状, 形成一套上下资源共享、信息传递通畅、数据准确翔实的科学管理体系。

3. 注重发挥社保的服务职能。

社保档案管理不仅要采集、整理、加工和传递信息, 应该向其高层次的信息资源的开发迈进, 对档案中蕴含有价值的信息进行发掘, 广泛组织信息交流为用户服务。档案资料通过信息化管理后, 查找、取数由原来的几个小时乃至于几天发展到只需几分钟就能完成, 这为档案信息开发创造了有利条件, 各级社保部门可以对大型国有企业若干年社保资金收支计划、人力资源储备情况、工资统计劳保福利等资料汇编成档案史, 通过整理分析, 为区域 (企业) 性统筹基金有计划有步骤的投入, 为整体性的合理利用、调配、储备劳动力资源, 动态性的处理好国家、企业、个人三级间分配和再分配关系提供准确全面的决策信息。

4. 注重社保档案的信息化管理。

各省市和各大型国有企业应成立档案信息管理中心, 并出台档案信息库的统一管理、调度和使用办法, 统一配置高性能的计算机硬件设备, 按区域设置网络服务器, 为下一步资源全面共享, 降低信息使用成本打下基础。同时应加大应用软件的开发力度, 建立大型数据平台, 统一数据库应用软件, 软件上应具备以下要求:采集客观内容全面, 初端录入终端取数;自动编目自动索引, 条件检索综合查询;分类统计综合报告, 条件审核报表生成, 同时应满足未来在扩容、增加功能等升级的需要。

摘要：国有大型国有企业因肩负着较多的社会责任, 其职工社会保险档案的管理关系到企业的和谐稳定和人民群众的幸福生活。本文结合工作实践, 对大型国有企业社会保险档案管理进行了一些思考。

关键词：国有企业,社会保险,档案管理,思考