高校固定资产是保证学校正常教学、科研、管理等工作顺利进行的物质基础, 是衡量高校办学综合实力及其规模的重要标准。基于条形码的信息化管理能够满足由于高校扩招、扩建所大幅增加的资产设备管理要求, 减少资产盘点、审计成本, 提高仪器设备利用率, 减少隐性浪费, 是一个与信息时代发展、高校发展相适应的信息化固定资产管理模式和结构。
固定资产管理工作看似简单、技术含量低, 实际上是一项复杂、困难的工程, 做好固定资产管理不仅需要管理学、运筹学方面知识, 还需要信息技术、网络技术等方面的知识。当前, 大多数高校的固定资产管理员都是兼职的, 素质参差不齐, 相关知识基础底子薄, 缺乏财务管理、资产管理等系统知识的学习与培训, 工作中难以找到有力的切入点。提供的固定资产信息的准确性与完整性得不到保证。一次集中大量的数据录入, 容易发生信息录入错误, 造成账面信息与实物信息相差甚远。
长期以来, 高校各部门都是出于自身便利和一定时期工作的需要, 按自己的侧重点进行管理, 始终习惯于按固定资产的用途来确定固定资产的购置、管理和使用, 不愿共享, 造成固定资产的重复购置。在高新技术发展速度较快的情况下, 仪器设备淘汰更新快, 如果不提高早期使用率, 就会造成隐形浪费。要解决这一问题就必须有统一的、强有力的领导部门, 有全校内外公开的、部门之间信息畅通的资产管理系统。
(1) 基于条形码的管理是以实物管理为特点, 以计算机为操作平台, 以校园网为依托, 以“快捷”、“精准”和功能全面为优势。系统通过先进的条形码技术对固定资产实物从购置、领用、清理、盘点、调配到毁损报废整个寿命周期进行全方位准确监管, 结合资产分类统计等报表真正实现帐物相符, 同时系统亦包含按照国内固定资产折旧的实际情况和惯例, 采用平均年限法对固定资产计提折旧自动生成会计折旧数据等功能。
(2) 条形码管理方式是将每一件新购入资产的相关数据输入计算机, 由计算机自动地打印生成不干胶条形码, 条码上的内容可由用户自己设定, 其中包括固定资产名称、购入日期、使用部门等。将条形码贴在固定资产实物上, 既明显地区分固定资产的使用部门, 又给盘点带来极大的方便, 盘点人员不必通过记录资产编码、核对帐本的方式进行盘点, 只须通过专用的条码识别器对固定资产上的条码阅读, 条码信息自动存储在条形码识别器中。条码识别器与超市中所用的相类似, 但不同的是采用电池供电, 不必用电线连接, 盘点人员可以方便携带到任何地方进行相互核查, 读入的信息存储于条码识别器中。条码器中可存储近5万条左右固定资产的编码, 能使盘点速度提高90%以上, 同时还能避免重复盘点或错盘。读入条码结束后, 将条码识别器与计算机相连接, 可迅速地获得资产的实际情况, 通过组合查询可立即发现资产短缺、溢余等变化情况。
(1) 日常操作管理功能。
主要包括固定资产的新增、修改、退出、转移、删除、借用、归还、维修、计算折旧率及残值率等日常工作。
(2) 打印条形码功能。
根据选定的固定资产自动生成粘贴于固定资产实物上的条形码。
(3) 盘点功能。
按照条码阅读器中的数据与数据库中的数据进行核对, 并对正常或异常的数据做出处理, 得出固定资产的实际情况, 并可按单位、部门生成盘盈明细表、盘亏明细表、盘点汇总表、盘点汇总附表。
(4) 资产折旧。
包括计提固定资产月折旧、打印月折旧报表、对折旧信息进行备份, 恢复折旧工作、折旧手工录入、折旧调整。
(5) 固定资产综合查询。
可以对单条或一批固定资产的情况进行查询, 查询条件包括资产卡片、保管情况、有效资产信息、部门资产统计、退出资产、转移资产、历史资产、名称规格、起始及结束日期、单位或部门。
(6) 系统维护功能。
由系统管理员对资产分类代码表、退出方式代码表、购置方式代码表、存放地代码表、部门代码表、保管人员表、单位名称表。进行新增、修改、删除等操作。
(7) 用户权限控制功能。
将用户划分为不同等级确定用户对系统使用权限, 用户级别分一级、二级、三级、普通共四级, 一级用户一般为高校资产处专业资产管理员, 是最高级别用户, 该用户可以设定其他用户的用户权限并且给出二级、三级、四级用户的用户名及密码, 有权对系统内全校的资产信息进行添加、删除、修改、查询等操作, 有义务进行项目审核, 贵重仪器管理, 资产信息维护。二级用户为校级领导, 可以进入学校各院系子系统。三级用户为学院、系部, 可查询并统计本单位各部门的固定资产信息和报表打印。普通级用户可以是校内亦可是校外人员, 只要注册则可以进入系统, 该用户只具有了解、知道本校所拥有的仪器、设备等固定资产, 设置普通用户后学校的固定资产拥有量就成为公开的透明的, 为进一步做到校内外资源共享提供便利, 也可以在固定资产的进出口上加强群众监督, 减少个别系、部重复投资, 重复建设, 有利于提高资金的利用率, 提高固定资产的使用效能。
基于条形码的高校固定资产信息化管理的成功应用可以帮助高校做到:减少盘点成本和审计成本、降低备件库存、减少设备“失踪”、提高资产使用率、延长设备运行寿命。
摘要：本文通过对当前高校固定资产管理中突出问题的剖析, 提出基于条形码的固定资产信息化管理方案, 此方案既能减少资产盘点、审计等成本, 提高资产管理水平, 又能满足上级主管部门及基层单位管理要求, 做到固定资产的最大化利用。
关键词：高校,固定资产,信息化管理
[1] 陈焕娣, 张甫香, 甘朝晖.网络环境下高校固定资产管理流程再造[J].事业财会, 2008 (2) :66～67.
[2] 陆萍.高校固定资产内部控制制度探析[J].财会通讯, 2009 (4) :93～95.
[3] 梁进.校国有资产管理与监督[J].山西农业大学学报, 2006 (5) .
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