吉林省人民医院是一所集医疗、预防、保健、教学为一体的大型综合性三级甲等医院, 随着医疗卫生工作的不断发展, 该院的各类维修改造工程不断增加, 建设项目的规模也不断扩大, 目前正在建设中的医疗综合楼被列入“吉林省政府2012年150项重点工程”项目, 因此, 对医院基建档案进行标准化、规范化管理就显得尤为重要。基建档案材料的形成牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大, 在管理过程中极易造成资料收集不全、内容质量低、归档不及时等问题, 因此, 归档工作成为基建档案管理流程中最繁琐又最关键的环节。在基建材料归档的过程中只有坚持“谁形成谁负责归档”的原则, 才能保证基建档案的齐全、完整、成套。
该院档案室现保存着文书、科研、基建、财会、声像等8个门类的档案, 其中基建档案856卷, 涵盖了门诊楼、外科楼、手术室综合楼、内科综合楼、办公楼、家属区等建筑物的档案资料, 是医院综合档案的重要组成部分。这些档案资料记载了医院基本建设项目的全过程, 是该院建院57年来基本建设历史和现状的文献记载, 不仅从静态上反映每座建筑物的变化发展, 也为医院的总体规划建设、维修管理工作提供了重要的依据, 所以越来越受到医院领导的重视。
基建档案是指建设工程项目从酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的, 具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等文件材料, 这些资料不仅是对以往基建工程历史的真实写照, 同时也是日后进行维护、改造的重要依据[1]。如该院2005年在进行外科楼手术室改造扩建时, 档案室工作人员及时提供了原外科楼的勘察文件、施工文件、主体设计图纸、管线图纸等资料, 为工程项目的顺利实施打下了良好的基础, 缩短了施工工期, 节约了大量的资金。
基建项目是上级部门对医院财务工作进行审计时的重点内容, 自2004年以来, 上级主管部门对该院进行了7次审计, 涉及内科综合楼、外科楼改造、手术室综合楼、门诊改造等12项基建项目, 综合档案室提供了立项批件、施工合同、招标文件、财会凭证等资料, 保证了审计工作的顺利进行。
工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面, 而成套、完整的基建档案可以反映出工程质量的好坏, 在工程建设中形成、积累的基建档案资料的质量控制着工程项目质量[2]。基建档案是评定施工单位工程建设质量的条件之一, 2010年该院为施工单位提供了系统的手术室综合楼基建资料, 为施工单位获得吉林省建筑工程质量评审“君子兰杯”提供了有力保证。
基建档案以项目为一个档案单位, 涵盖了从项目可行性论证、立项、报批、设计、预算、招标、签订合同、勘查设计、施工招标、质量管理、进度管理、预算控制、竣工验收、项目决算等等一整套完整的项目流程材料。在该院基建材料归档工作中主要存在以下几方面的问题。
该院仅综合档案室设专职档案员岗位, 基建办公室只设兼职档案员1名, 参与基建项目的施工单位在现场一般不会设专职档案员, 多是由技术人员负责收集资料。这些兼职档案员和技术人员从未接受过档案业务培训或仅仅是参加过短期的上岗培训, 对档案管理知识和管理技能不熟悉, 对基建档案形成、收集归档范围把握不准确, 很难很好的完成收集、整理、立卷、归档工作。
一项基建工程从报批到交付使用, 正常的周期一般需要2～4年甚至更长, 期间需同城建、规划、勘察、设计、环保、施工、监理、质监、消防、材料供应等众多单位发生联系, 文件材料极为分散, 无形增加了材料收集归档工作的难度;同时涉及的人员较多, 素质参差不齐, 在文化程度、业务技能等方面各不相同, 对档案管理工作的重视程度也不尽相同, 从而影响归档的完整率。
基建材料产生于多个专业技术部门, 形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式, 在归档工作中, 往往只重视报批材料、招标文件、施工合同、决算报告、设计图纸等材料的归档工作, 而一些基础隐藏工程如电气管网工程的记录单等, 在收集的过程中容易被忽略, 或因保管不当造成丢失或损坏。
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》[3]中指出:“建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求, 完成各自职责范围或合同规定的竣工文件编制和项目文件整理、归档工作”, 因此, 只有坚持“谁形成谁负责”的归档原则, 才能充分发挥项目文件形成者熟悉文件办理过程的优势, 按照项目文件形成的固有次序, 保证遵循项目文件自然形成规律, 整理出能够体现内在联系的合格案卷。
基建项目文件材料是在项目建设和管理过程中直接形成的原始记录, 各承建单位和建设单位各职能部门是项目文件的形成者、当事人和经办人, 也必然是责任者, 由项目文件的形成者进行收集、整理、归档项目文件, 可以确保项目文件内在有机联系的本质特征。
一要建立健全规章制度。为使工程建设单位、施工单位、监理单位能明确各自在平时收集归档工作中所承担的职责, 必须建立健全基建档案管理制度, 如收集制度、整理制度、移交制度等。
二要建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制, 在签订合同时, 明确需移交的基建档案材料数量、套数、归档时间和质量要求等事项[4], 从而有效地控制、监督、检查基建档案的质量, 确保各参建单位履行基建档案移交归档的责任。
明确应归档材料的范围, 实行全过程跟踪服务, 抓住工程关键阶段进行收集, 按要求及时收集每一个环节的原始资料, 催收缺失的材料。
主要包括项目开工建设以前形成的建设项目立项、审批文件、项目竣工验收、项目管理、监理、施工、设计、质量监督、财务决算等全部文件。建设项目竣工验收后的设备调试记录、安全操作规程、产品技术参数, 以及安全、卫生、环保、消防、运行检测记录等文件。
负责项目勘察文件、设计基础文件和设计文件等材料。
负责在施工过程中直接形成的、有保存价值的建筑、设备、电气、管线、仪表安装等施工文件;项目竣工验收活动中形成的项目竣工验收、项目管理总结、监理总结、施工总结、设计总结等文件。建设项目总承建单位有分包单位的, 项目文件由分包单位收集、整理, 由总承建单位审查汇总后集中归档。
医院专、兼职档案管理员虽然熟悉档案的管理流程、有较强的管理技能, 但对基建项目的流程和材料形成过程并不完全掌握;相反各单位的技术人员熟悉材料的形成, 但又缺少档案管理知识和技能, 因此医院专职档案员应密切同各单位的兼职档案员密切配合, 主动学习, 掌握基建工作的各个环节, 从而提高材料的归档率。
总之, 必须坚持“谁形成谁负责”的归档原则, 才能确保基建档案的完整性、准确性和规范性, 才能为医院以后的建设规划提供可靠的档案资料。
摘要：基建档案是该院综合档案的重要组成部分, 它记载了医院基本建设项目的全过程, 对医院的建设和管理起着重要作用, 但由于基建项目建设周期较长、专业性强、涉及人员多, 易造成归档难、归档率低、归档质量不高等问题, 直接影响到基建档案的完整率和准确率。因此, 只有明确划分档案资料的收集归档责任, 坚持“谁形成谁负责的”归档原则, 才能保证遵循项目文件自然形成规律, 整理出能够体现内在有机联系的合格案卷。
关键词：基建档案,归档,原则
[1] 范菲.医院基建档案的重要性和管理方法浅析[J].广东档案, 2010 (6) :22.
[2] 沈丽娇.如何提高医院基建档案的归档率[J].中国医药指南, 2011 (1) :39.
[3] DA/T28-202《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》.
[4] 田滨海.基建档案管理工作刍议[J].黑龙江档案, 2010 (1) :78.
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