社保档案管理在保险业务办理中占据重要地位, 是办理各种业务的依据与基础。但是, 以往的社保档案都是以纸质载体呈现出来的, 存在不便保存、易于磨损、不易查询、占空间大、搬动困难等问题。在这种情况下, 要想显著优化社保档案管理质量与成效, 并顺利实现社保档案的利用、保障、服务及记录等目标, 就需要在社保档案管理中建立一套使用便捷、易于保存、成本低廉的档案管理新方案。而电子档案及条形码技术的出现, 给我国社保档案管理工作的高质量开展注入了新活力。那么, 在社保档案管理中如何应用电子档案及条形码技术, 是管理部门需要细致研究的重大课题。
当前, 随着电子技术与信息技术的迅猛发展及广泛应用, 大多数信息资源在管理中已经实现了信息化与电子化, 这就给各种信息资源的记录、查询、修改及使用提供了很大便利, 有利于管理实效的优化及应用效率的提升。电子档案, 主要是指在档案管理过程中, 借助合理构建公共、独立管理平台的方式, 将收集到的各种信息与资料进行恰当的分类归档, 然后科学地储存到对应的信息系统中, 从而可实现更加便捷地对各种信息与资料进行科学、有效管理的目的。条形码技术, 主要是指借助条形码方式表示各种档案中的信息与资料, 而计算机相关软件可对各种条形码进行竞争识别, 从而在对各种档案信息与资料做归档处理的时候, 就可通过扫描条形码的方式, 快速而精准地找出与该条码相匹配的资料信息, 从而将其科学地存储到电子档案库中。当需要调用档案中的一些资料信息的时候, 只需要扫描条形码, 就可把对应的档案资料信息快速地调取出来。
在具体的社保档案管理活动中, 管理部门及所有工作人员都需要结合相关制度与标准管理与采集管理对象的社保档案资料信息, 还应把所采集到的各种信息进行恰当的分类及规范的归档。通常情况下, 公民的社保业务信息涉及面非常广泛, 当需要办理某一项业务的时候, 往往还需要将相关信息与资料调取出来, 主要涵盖有停缴社保、补缴社保、社保数额审核、客户资料变更等内容。针对所涉及到的上述内容, 在业务办理中牵涉的主要业务有:办理时间、办理类型、大致流程等。在具体的社保档案管理活动中, 管理人员应将与上述业务有关的各种信息都精准而全面地做好归纳与存档处理。假如仍旧沿用传统的手工处理的方式, 就会使得档案资料的整理过程非常的细碎, 并且后期调用与查询各种社保信息的时候就会十分麻烦。在这种情况下, 社保档案管理工作者就应创新传统的管理思想与理念, 与时俱进地把先进的电子档案及条形码管理措施加以充分利用。在实际操作中, 可把业务编码以条形码的形式展示出来, 并借助专门的设备打印条形码, 把其设计成标签的格式, 粘贴在对应的纸质档案的封皮上, 及时把条形码扫描到电子档案库中, 从而使得该条形码中涵盖的各种档案安息都能存储到社保系统的电子档案库内。当居民需要办理某种社保业务的时候, 或者工作人员需要调取某个居民社保信息的时候, 只需要利用索引或扫描条形码的方式就可将所需要的信息调取出来。另一方面, 因为所有的条形码都是唯一的, 所以不存在混淆公民社保信息的情况出现, 这就给社保档案信息管理精准性的提升提供了保障。
从目前我国社保档案管理的具体情况来看, 计算机在档案管理工作中的应用已经非常普遍, 但是社保业务办理机构在日常的业务办理中, 所使用的管理方式主要是流水号方式, 所以所有的社保业务信息, 都具有唯一性的流水号。在这种情况下, 社保档案管理工作者在把电子档案及条形码技术应用到日常工作中的时候, 就可借助条形码技术把具体的流水号恰当地转化成相应的条形码, 从而可在所有的社保业务办理完成后在凭证单上附上一个条形码, 这就可有效预防业务信息遗失等情况的出现。另一方面, 借助相应的条形码就可把业务信息精准地备份到社保电子档案库内, 使得业务信息和条形码信息可规范、精准地绑定在一起, 从而显著优化条形码技术在社保档案管理中应用的可靠性, 最终显著优化社保档案管理成效。同时, 社保档案管理人员在日常工作中, 可应用电子档案及条形码技术的形式, 科学复制纸质档案中的所有信息。在这种情况下, 即便纸质的社保档案出现遗失或破损情况, 其承载的各种档案信息还可以完整保存, 这就降低了档案信息丢失的几率性, 从而显著优化了社保档案管理质量。
本文在研究与调查中发现, 当前我国很多社保档案管理工作都把电子档案及条形码技术与时俱进地引进其中了, 并且获得了十分理想的应用效果, 在推动社保档案管理质量、使用效率提升等方面发挥着不可轻视的作用。但是, 在社保档案管理中使用电子档案及条形码技术的时候, 要想获得更优质的使用效果, 还需要注意一些细节问题。详细来讲, 主要体现在以下几点:
在对社保档案进行管理的过程中, 要想充分发挥电子档案及条形码技术的优势, 需要先健全与之相关的法规法律。本文在研究中发现, 健全的档案管理法规制度, 是确保社保档案管理中电子档案及条形码技术应用成效优化的理论依据, 并且也是保障与基础支持。所以, 政府相关部门应充分重视社保档案管理活动, 结合档案管理及业务办理工作的特点与需求, 有针对性地制定法规制度, 为电子档案及条形码技术的恰当与有序应用提供法律支持与依据, 最终保证管理活动可高质量开展。
社保档案资料对每一个公民来讲, 都是十分重要的信息, 如果出现档案资料被盗取的情况, 就会出现非常严重的后果。虽然将条形码技术应用到社保档案管理中, 可有效提高档案信息的安全性, 但是因为条形码技术只有在计算机中才能得以有效利用, 所以一些不法分子借助非法手段还是可从计算机中将公民的社保档案信息窃取走的, 极易造成不良影响。针对这一情况, 社保档案管理工作者在日常工作中, 应做好有效的防盗措施, 最大限度提升电子档案所具有的安全等级, 尽可能预防社保档案信息出现遗失或被盗等情况。
当前, 由于电子档案及条形码技术在我国社保档案管理工作中应用时间较短, 大多数工作者还没有较好地把握工作流程, 因此在实际的应用过程中, 他们习惯了以往的管理方法与模式, 再加上不很了解条形码技术的应用技巧, 这就使得他们一时之间很难适应新的工作方式。在这种情况下, 社保档案管理机构应结合工作人员的具体特点, 为他们量身定做培训计划, 做好岗位培训及技术培训工作, 帮助他们快速熟悉条形码技术的应用优势及操作流程, 从而使得他们在实际工作中都能得心应手地加以应用。另一方面, 社保档案管理机构还应定期对工作人员的工作情况进行考核, 并将电子档案及条形码技术的应用作为重点考核内容, 以便督促他们更加规范与主动地应用新的管理方法。针对考核优秀者, 社保档案管理机构应给予其一定的奖励, 从而激起其他工作人员更大的学习积极性, 最终推动整个团队综合素质的普遍增强。
总之, 将电子档案及条形码技术应用到社保档案管理活动中, 是信息技术快速发展的必然结果, 也是优化管理成效的有效手段。因此, 社保档案管理机构应大胆创新传统的管理理念及管理模式, 与时俱进地把先进的电子档案及条形码技术应用到工作中, 以便为档案信息的利用与管理创造良好条件, 最终为我国居民提供更为优质的社保服务。
摘要：档案管理在我国社会管理中占据重要地位, 尤其是社保档案直接关系到人民群众的切身利益, 因此备受社会各界与政府部门的重视。但是, 由于传统的社保档案管理方式过于落后与粗犷, 难以满足新时期人们对社保档案管理的新标准与新需求。而电子档案及条形码技术的出现, 给我国社保档案管理工作成效的优化开辟了新途径, 有助于各种保险业务办理质量与效率的大幅提升, 可较好地满足人民群众的社保业务新需求。本文就电子档案及条形码技术在社保档案管理中的应用策略, 进行了细致的研究。
关键词：电子档案,条形码技术,社保,档案管理,有效策略
[1] 杨一.电子档案和条形码技术在社保档案管理中的应用[J].电脑知识与技术, 2017, 13 (09) .
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