企业公文精益化管理的思考
摘 要：公文在企业管理中起到了重要的作用，有效的及时的记录了企业的经营情况和财务情况，公文管理又是企业进行经营活动的重要工具，有力促进信息的快速传达，大大提高企业的经营效率。近几年来经济快速发展，企业的公文更应该做出调整，适应经济的发展，与社会科技经济发展相适应。本文就从介绍企业开展公文精益管理的必要性入手，分析企业公文管理的措施。
关键词：企业;公文;精益化管理
企业公文的精益化管理是企业在管理进程中一项重要的决定。企业公文精益管理，能够提高信息的传达效率，保证企业公文信息的准确性，提高公文的质量，从而最终提升企业的经济效益。企业公文，在企业经营过程中发挥着重要的作用，不仅能够传达国家的相关法律法规、政策要求和企业上级的政策，还能够更好的完成企业内部的上传下达，促进企业的经营工作和办公室工作发展。
一、企业开展公文精益管理的必要性
最近几年来，由于企业决策传达公文出现问题而影响企业经营的案例屡见不鲜，同时也引起了社会的广泛关注。中央政府也对企业公文管理工作提出了新的要求，要求企业切实提升公文管理水平，提高公文的质量，企业也逐渐认识到公文精益管理的重要性。企业的公文仍然存在着，格式不统一，标点符号使用不正确，公文语言语序不规范，文字表述不正常、公文发文冗长、公文执行力较低等现象，这些公文存在的问题，严重影响了企业的上传下达，严重影响了公文管理工作，甚至会影响企业的经济效益。为了能使企业公文规范化，企业管理者应该重视公文精益化管理，建立公文计划管理体制，培养公文精益管理人才，认真审核公文管理办法，使得公文精益化管理发挥在企业发展中的重大作用，发挥公文管理在企业中的重大价值。
二、企业公文精益化管理的措施
（一）建立公文精益化管理制度
管理是当今企业管理中的一项重要任务，公文在企业经营的各个部分都有着重要的作用。企业应该根据企业实际情况，建立适合自己的公文管理制度。首先，企业应该统一公文格式，确保企业的各个部门下发公文的统一性，以便防止公文格式不统一而造成的理解错误情况的发生。其次，企业还应该建立完善的公文管控体制，在下发公文之前进行审核，在下发公文之后进行实时追踪，减少公文的失误率。最后，企业应该建立完善的公文审核机制，对公文的格式以及内容进行逐级审核，切实提高公文的质量，精简公文，把公文分类下发，便于大家传达理解，提高公文的执行力。
（二）培养企业公文精益化管理人才
人才对于企业发展具有重要作用，在企业公文管理方面也不例外。企业公文精益化管理，要想高效的实施，需要企业引入大量的管理人才，为企业公文精益化管理注入新鮮血液。首先，企业在建立公文精益管理制度之后，应该根据本企业公文精益管理的要求，选拔适合该项管理工作的管理人员，并且对公文管理人员提出更高的选拔要求，要对每一个入职的管理人员进行全方位的岗前培训。其次，企业应该对已有的公文管理人员应该进行定期的培训，了解每一个管理人员的知识薄弱点，针对性的对管理人员进行培训，切实提高他们的公文管理能力，建立一个高管理水平的公文精益管理团队。最后，企业应该建立公文管理的奖惩制度，对每个月的优秀公文进行表扬并给予一定的奖励，每月定期通报公文管理中存在的问题并处以一定的惩罚，让每一个工人管理人员都能够全身心的投入到工作中去。
（三）严格审核、精简公文内容，公文管理与绩效相联系
为了保障公文的的内容精简和高效，企业可以将管理人员的管理水平与绩效相联系。公文精益管理内容在企业内部实行之前，应该严格审核公文精益管理内容，保证公文精益管理能够在企业中长久的实行下去。首先，严格规范公文是企业公文精益管理的第一步。企业应该规范公文的语言，格式以及标点符号，严格按照国家以及企业下发的公文规范标准实行，并且按要求，对企业的公文进行严格的审核，对公文存在的瑕疵及时予以改正。还要设置专门人对公文内容进行精简，言简意赅的进行公文下达。最后下发的公文一定要是准确率高并且文章简单易懂的。其次，公文精益化管理，应该着重审核公文的内容，要求公文的内容与企业的发展决策相一致，拒绝公文中出现与企业发展思想不一致的情况发生。对于有歧义的公文内容予以删减，提高公文的理解能力。最后，企业公文精益化管理应该合理的分配任务，将工作落实到具体的部门，完善公文精益化管理的奖惩制度，杜绝在公文出现问题之后，出现相互推诿的情况。建立绩效管理制度，公文管理人员的工作能力、公文精益化程度、公文的出错率等于工资绩效联系起来，从而激发管理人员的管理激情和提高管理准确率。
（四）企业公文精益管理要与现代化科学技术相结合
随着科学技术的发展，我们已经进入了信息化时代。企业公文的精益化管理也应该与信息技术结合起来，提高企业公文的管理效率。公文数量过多会影响公文的执行，所以在下发公文的时候利用信息技术进行管控，设立每月最多的公文目标，在达到这个公文目标数量之后，自动提醒每一个公文管理人员。近几年，许多企业都采用OA技术，互联网技术以及云计算等技术进行日常的管理工作，这些信息技术与公文精益管理的结合，有利于提高管理效率和公文的质量，还有利于公文在更大范围内进行共享，还能够保障公文的安全性。因此，公文管理应该利用信息化技术管控公文的发文数量和较好的保存公文，促进公文的共享。
企业公文的精益化管理还企业发展的必然趋势，是促进企业发展的重要一步。企业应该不断完善企业公文的规范标准，实现企业公文的统一化，保证企业公文能够准确传达到每一个部门，促进企业的发展。
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作者：袁堂婷
摘要： 伴随业务发展需要，企业先后建设形成了许多分散的办公、业务及管理信息系统，这些分散的信息系统对系统的管理、用户的使用、企业内信息的共享都带来了诸多不便，形成了一个一个的信息孤岛;同时企业对公文管理系统的需求也逐步从传统OA系统的公文管理、事务审批等基本需求向业务协同、管理决策支持等高层次需求转变。本文分析公文管理系统的发展趋势及公文管理内容体系。基于此，本文对公文管理系统功能进行总体和详细设计，最后分析了公文系统对管理工作的影响。
关键词： 公文系统;公文管理;信息化管理
一、公文系统的发展趋势
公文管理就是将公文的创制 、处置和管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。其包含：发起公文、待办公文、已办公文、待收公文、已收公文、公文查询、公文模板、公文编号以及公文监控。
公文系统的发展其实是一个不断求新求变的过程，纵观公文系统的发展历程，是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。随着企业信息化的发展和成熟，目前很多企业的公文系统已经逐渐趋于办公系统，远远超出了传统公文系统的范畴，集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的“大”公文系统。未来的公文系统将不再是一个简单用于替代手工操作的工具，而是被越来越多的用于业务流程管理与优化、知识管理、项目管理、自定义开发、数据集成与整合、移动办公、门户整合等高级管理工作，会成为越来越多企业的信息化中心平台。
1.第一阶段：文件型公文系统(1980年～1999年)。
该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，所以我们可以将该阶段称之为“文件型公文系统”。
2.第二阶段：流程性公文系统(2000年～2005年)。
该阶段以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、新闻发布等众多实用的功能。
3.第三阶段：知识型公文系统(2005年～2013年)。
该阶段以“知识管理”为思想、以“协同”为工作方式、以“门户”为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的公文系统，即我们通常所说的“知识型公文系统”。将知识管理的思想融入来日常的公文系统中去，同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具，包括各种通信软件，如腾讯QQ、即时通信、VoIP等;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候公文系统已经不单单是我们日常公文管理的平台，更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台;传统的公文系统全面蜕变成企业的管理支撑平台，担负起更加复杂、综合的作用：
1)信息發布：为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所，使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播，使企业员工能及时感知企业发展动态。
2)行政办公：实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，真正实现无纸化办公。
3)信息集成：现代企业中已存在的MIS系统、erp系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中，使得系统界面统一、帐户统一，业务间通过流程进行紧密集成。
4)协同工作：通过实时通信、在线感知、团队协同等，将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式，使普通员工与管理层之间的距离缩小，提高企业工作人员协作能力，最大限度地释放人的创造力。
5)知识管理平台：实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新，整个组织能够积累基于战略的核心知识资产，为高层管理提供决策支持和信息情报;业务部门能够结合流程开发出各种方法论和模板，通过基于业务的知识流按图索骥，提升执行力;员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累，对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效。
4.第四阶段：智能型公文系统(2013年～至今)
随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，最终公文系统将会脱胎换骨，全新的“智能型公文系统”成为未来的发展方向，该阶段公文系统更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
二、公文管理内容体系
公文管理内容体系包括：外来文(收文)管理、自制文(发文)管理、内部刊物管理。
(一)外来文(收文)管理。
外来文(收文)管理是指公文管理部门收到外部单位发来的文件材料后，在企业内部即时运转直到阅办完毕的全过程管理。
外来文(收文)一般程序流程为：文件登记、拟办意见、领导批办、部门分办、员工传阅、办理结果登记、自动归档。
公文系统的外来文(收文)管理模块可以对外来文进行汇总、统计、分类、检索、筛选等功能，工作人员可以随时查询外来文流转的状态，管理人员可以形成各种文件汇总表和清单。还应提供许多细致的功能，如：自动编顺序号、逾期自动催办、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档、外来文的检索和查询、外来文记录的修改、外来文记录汇总与报表统计及打印等。
对于不同类型的公文，公文系统采用不同的公文接收方式：接收上级来文，经过系统自动处理成电子公文放入外来文库;纸介质公文利用扫描和OCR技术将其转化为图像或电子文档形式后进行接收。
在外来文(收文)管理中，应对外来文的标题、编号、来源、文号、密级、状态、当前步骤等信息进行重点管理，其中：
外来文单位：标记该外来文的来源，即发文单位。
密级：标记出不同密级的外来文，比如：机密级、绝密级、秘密级和内部。
当前步骤：标记当前外来文文档所在步骤，比如：拟稿、传阅、会签、签发等。
文档状态：标记出外来文不同的状态，比如：拟稿中、流转中、已完成。
(二)自制文(发文)管理。
自制文(发文)管理是指企业内部为自制发公文所进行的拟制、处置与管理等活动的管理。
自制文(发文)管理一般程序流程为：主办拟文、文件登记、会签办理、核稿复核、领导签发、编写文号、校对打印、易于分发、自动/手动归档。
公文系统的自制文模块用来处理和管理来文转发和内部制发的公文;可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见;可记录所有进入系统的用户所做的操作;可实现公文修改的痕迹保留;可灵活定义发文处理流程;可处理顺序审批及会签;可自动催办等。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，实际流程可以依据用户的需求通过可视化定制工具进行灵活定义。发文管理员在流程处理过程中，对流程具有监控、管理的功能。
在自制文(发文)管理中，应对发文的标题、编号、拟稿时间、拟稿人、归档状态、当前步骤、当前处理人、流程状态等信息进行重点管理，其中：
当前步骤：标记当前发文文档所在步骤，比如：拟稿、传阅、会签、签发、核稿等。
流程状态：标记出发文不同的状态，比如：拟稿中、流转中、已完成。
(三)内部刊物管理。
内部刊物管理是指企业内部自制内部刊物所进行的出版、归档与管理等活动的管理。
内部刊物管理一般程序流程为：主办拟稿、刊物登记、会签办理、核稿复核、领导签发、编写刊号、校对出版、自动/手动归档。
三、公文系统的功能设计
(一)公文系统设计原则。
以建立完全符合企业要求的公文系统为核心目标，系统建设应遵循“先进性、实用性、安全性、稳定性”原则。
先进性：采用先进技术架构和设计方法，融合先进的管理思想，结构化程度高，灵活性、兼容性、集成性、开放性，符合技术发展趋势，适应用户成长需要。提供開放和标准的接口，在不影响系统正常使用的情况下与第三方系统灵活对接，实现不同应用系统的互联互通。
实用性：解决实际问题，做精、做细核心功能，兼顾常用的辅助功能，实现快捷、方便地部署和使用。界面友好，结构清晰，流程合理，功能一目了然，菜单操作满足用户使用习惯。易理解、易学习、易使用，实现便捷操作。
安全性：按国家保密标准要求，进行严格、细致的访问权限控制;对重要数据，系统应提供良好的密级管理，实现在数据存储和数据传递过程中的加密防护，内部数据具有多种备份方式。必要的情况下，允许用户进行各种辅助的数据加密、密码保护、身份认证等控制措施。
稳定性：系统从底层数据库到功能层应经过严格测试，软件设计优化，数据库稳定，功能顺畅，没有堵塞、丢失数据的现象，能在不同的硬件、网络、操作系统以及操作习惯中长期平稳运行，适合大规模用户使用，以保证日常办公的正常进行。
(二)公文系统总体设计。
为实现企业公文的统一管理，建设企业公文流转系统，实现高效办公模式。为企业提供成熟、完整的一套公文管理解决方案，集发文、收文、电子归档、模板配置于一体的公文管理子系统，实现领导审核审批、正文编辑、电子盖章、文单签批、提交意见等应用，为组织中各级领导处理公文提供高效便捷的工具。
(三)公文系统详细设计
1.收文管理模块。
收文管理模块实现对来文的登记、拟办、批办、批示、传阅、反馈办理结果、整理和归档等操作，功能上覆盖了实际办公过程中的所有环节。它提供了许多细致的功能，如：自动编顺序号、跟踪文件处理全过程、文件的自动归档、收文的检索和查询等。
2.发文管理模块。
发文管理模块用来处理和管理来文转发和内部制发的公文;可记录发文审批过程中的所有审批情况和意见;可记录所有进入系统的用户所做的操作;可实现公文修改的痕迹保留;可灵活定义发文处理流程。发文处理的全过程包括拟稿、核稿、会签、流转、签发、分发、归档等操作，表单和实际流程可以依据用户的需求通过可视化定制工具进行灵活定义。发文管理员在流程处理过程中，对流程具有监控、管理的功能。
3.归档管理模块。
为符合公文管理规定，保证公文信息的完整保存，以及满足后续公文查阅借阅要求，公文流转完毕后，需要进行电子及纸质归档操作。系统提供了自动化电子归档功能，通过简单的配置即可实现公文定期或手动归档至档案管理系统，归档内容包含收发文表单信息、正文信息、附件信息以及流程审批信息，保证用户可在档案中查看公文处理的全过程。
4.配置管理模块。
提供正文模板在线制作工具，管理员通过正文模板创建工具可方便的在线创建及编辑正文模板，正文模板在创建过程中可引用表单及流程相关信息，当用户起草正文时可将表单及流程信息自动同步至正文模板中，从而简化用户操作。正文模板在流程流转过程中，可控制正文模板的创建、编辑、打印、域值同步、套红、盖章等操作，从而控制流程的每一个节点每一个处理人所拥有的权限。
四、公文系统对管理工作的影响
将企业内部原本孤立、分散的公文和其他信息资源整合在一起，建立面向企业内部公文管理需要的公文系统，为实现企业公文的统一管理，建设企业公文流转系统，实现高效办公模式。公文系统对管理工作的影响具体如下：
规范公文管理流程
从以往实施的各单位办公系统中整理提炼出适合各单位使用的通用的业务公文管理流程供客户使用，为客户提供专业的咨询服务，协助客户建立适合自身使用的规范的公文管理流程。对于流程的调整、优化可以利用可视化的流程设计工具，通过简单的拖拽即可完成。
整合业务资源
在应用集成的基础上，将其他分散的企业业务系统整合起来，获得互动、整体的效益。企业的各种业务管理系统，都与协同平台相互连接，通过协同平台作为枢纽，形成一个紧密联系的整体。
注重协同工作
有效协调多员工之间、多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。信息流通速度级数提高，带来员工反应速度的成倍提高。提升整体公文管理效率，加强工作的透明度，促进各部门工作的了解、协调与配合。
提供决策支持
在整合业务资源的基础上，对业务数据进行分析、抽取、提炼，通过简易图表等方式实时提供各种关键信息，为管理者的决策及时提供辅助支持。
强化系统安全
按涉密信息系统的分级保护要求进行系统的安全设计，使系统从用户身份验证、数据的流向控制到数据的加密存储、网络安全传输等各个方面进行安全控制。
五、结论
本文分析公文管理系统的发展趋势，发现随着信息化的高速发展，已逐渐从传统文件型公文系统向智能型公文系统转化。公文管理内容体系包括对外来文(收文)管理、自制文(发文)管理、内部刊物管理等公文资料的管理。基于此，本文对公文管理系统功能进行总体和详细设计，最后分析了公文系统对管理工作的影响，发现公文系统对规范公文管理流程、整合业务资源、实现高效协作、提供决策支持等方面都有影响。
作者：张钊荣 黄磊博
摘要：随着经济的发展，科技不断进步，在21世纪的今天，我们进入了计算机网络时代，计算机网络技术实现了资源共享，给人们的生活带来了高效、便捷。办公室的办公多数都是通过计算机完成，一般公文的撰写都是用计算机完成电子稿再打印出来，为了将公文进行全面信息化管理，我们需要一款使用的公文管理系统。该文通过对公文管理系统的研究，将其制作过程进行阐述。
关键词：公文管理;系统;研究与制作
时代的进步离不开科技，计算机网络技术的快速发展，影响着人们的生活，尤其是在办公方面，带来了便利和高效的工作方式。公文管理部门涉及的部门多、流程复杂，工作人员手工撰写公文的方式不便利且出错率高，为了提高工作效率和公文管理水平，办公室公文管理的标准化、规范化，使公文管理系统的存在有必要性。
1 建立公文管理系统的好处
能够大大提高办公效率，利用计算机将所需公文写成电子稿，并通过公文管理系统对公文进行管理，办公人员能随时查阅公文，不仅节约了发送公文的时间，还节约了写公文所需的纸张。提高公文的利用效率，因为公文管理系统对公文系统归类、管理，所以办公人员能通过分类检索进行查询，给公文的使用带来极大便利。对公文制作实现全称监控，可以加强内部公文流转速度和质量。公文管理系统的核心是数据管理，通过对计算机网络技术中数据库信息系统的利用，可以对公文处理的各种信息进行收集、整理、存储、检索、统计和传播。有利于归档，传统的公文归档以基本是纸质原件，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点，公文管理系统能改善这一问题。有利于查询，纸质公文存放时间久可能会使内容模糊不清，给查询带来很大麻烦，并且有些时候例如用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，也会给查询带来困难。公文管理系统能很好地解决这些问题，它没有存放时限，并且能根据年限等标准条件归类，有利于办公人员查询，有完善的权限管理机制，保密性强，根据操作者不同的身份赋予不同的权限，操作者只能在其权限范围内阅读，真正做到安全管理。公文管理系统的操作简单，对操作对象除了具备一般的计算机操作能力外没有其他要求。
2 公文管理系统制作存在的问题
2.1 公文管理系统没有标准化管理
公文管理系统在电子公文格式上的标准不统一。传统的纸质公文一般采用信纸，撰写标准统一，但电子公文不同于纸质公文，虽然其规范是建立在传统纸质公文格式上，但是不同的企业之间所用的公文管理系统不一样，导致模式不统一，使得公文格式标准和管理公文流程有了差异。
2.2 公文管理系统不成熟
行政机关、公司企业公文工作趋向于电子化，电子化公文管理成为政府机关和公司企业的一个战略性课题，但当前公文管理技术与标准还不够成熟。客户端的公文管理系统一般是专门设计的，导致整个系统的可扩展性较差，并且每一次对系统改动后就得对所有的客户端进行手动升级，给操作者带来了一定的麻烦，公文管理系统还只是做到了工作流程自动化，因为系统功能还不完善，所有对系统要更深入的研究，对相关人才更又需求。
2.3 公文管理系统的工作素质不高
不管公文管理系统的功能多强大，起管理工作还是靠人来运行，所以管理公文的工作人员的素质水平直接影响到公文管理效果。大多数企业的公文管理工作人员素质不高，专业水平不过关，但是公文管理工作是很重要的，所以为了培养他们的素质水准，还需要开展专门的培训班，落实于行动中，提升业务员的整体素质。公文管理中出现的任何问题都由领导负责，所以在选拔领导时，也要根据领导的素质来定，在法规的约束下明事理，不滥用职权，真正使用其领导权。
3 公文管理系统分析
3.1 业务流程分析
一般来说办公室的公文管理业务流程是当来文的时候办公室秘书接收文件并且进行登记，登记完之后送给办公室主任处理，办公室主任处理完之后送到相关领导那里去审批，领导审理完之后交给秘书，秘书将命令下发到其他部门，整个处理完之后就可以进行存档，另一个方面下发文件命令的时候，办公室的秘书要进行登记处理且拟稿，审完稿后给领导请示签字审批最后发行、存档。
3.2 数据流程分析
一般来说数据的流程是由来文登记单、来文台账、来文存档、领导批阅下文单、发文登记单、发文台账、发文存档组成，我们选择其中一个作为例子，例如来文登记单：
总的数据流程就是来文登记单、批阅后的来文登记单、下发后处理的来文登记单、发文登记单、审核发文登记单、发行发文登记单、发文台账信息、来文台账信息整个一套流程组成的公文管理系统的设计。
4 公文管理系统设计
4.1 公文管理系统的功能结构设计
公文管理系统的功能结构图的设计，根据系统的逻辑和系统目标的要求，我们可以把它分成五个二级科目，分别是来文处理、发文处理、文件查询、系统维护和退出，来文处理、发文处理、文案查询、系统维护又分成四个三级科目，他们分别是来文处理的四个三级科目来文登记处理、领导阅批和下发、督办处理、来文存档;发文处理的四个三级科目发文拟稿处理、审稿处理、发行处理、发文存档;文件查询的四个三级科目来文台账查询、来文台账打印、发文台账查询、发文台账打印;系统维护的四个三级科目取消存档、存档备份、数据库的清理、恢复数据，其中存档取消设计两个四级科目，分别是取消来文存档、取消发文存档。这一整套流程能够很大程度的促进办事人员的效率，使得数据的输入性能能够提高，编辑修改也非常的方便，系统的维护也非常的简单，操作灵活简单，不需要太多的专业知识人员来操作，以弥补工作人员自身的素质不够的缺陷，也可以进一步改善公文管理系统的不标准化的现象。
4.2 代码设计
代码设计分为来文编号代码设计、发文编号代码设计，采用复合码的方式进行设计，用十一位字符代表，采用4位字符、2位字符、2位字符、3位字符分别代表年份、月份、日期以及顺序号。
4.3 输出设计
公文管理系统的输入输出设计分别有来文台账查询输出、来文台账打印、发文台账查询输出以及发文台账打印，我们以来文台账查询输出为例做一个基本形式的设计图。
这就是对输出来文的一个设计，但是来文台账的打印却不是这种格式，本文也就不一一做出表格。
5 总结
本文简单介绍了公文管理系统的内容及发展方向，并且对该系统存在的问题做了简单归纳，从该系统存在的意义说明了该系统的实用性。经济建设离不开科技的进步，而公文管理系统体现了科学的力量，政府及企业的办公逐渐趋向信息化，为了进一步推动政府及企业信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的基于计算机网络技术的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府和公司绩效。
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作者：谭玮力
怎
样
写
好
公
文
(2016年4月22日)
古人说：文章千古事，说明文章留传久远，关系重大。魏高祖曹丕也曾经说过：文章，乃经国之大业，不朽之盛事也。把文章提高到了治国理政的高度，充分说明了文章的重要性。
生活中，我们总免不了和文字打交道，我们可以不从事文字工作，但我们不离开文字。干一项工作，我们可能要写工作计划、写工作方案、写情况报告、写工作总结。请假，得写假条，申请项目资金，得写请示…...即使一样都不干，一样都不写的，到年终还得写个工作总结。因此，我们必须要学会写材料，尤其是党政机关工作的同志，时刻与公文打交道，必须会写公文，这是我们成长进步的基石。
当然，搞文字是一项非常清苦的工作，也是一项很痛苦的事。要想把文章写好，必须经过长期的磨练和积累。
著名学者王国维说过：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种境界”，这三种境界也适用于写文章，尤其是写公文：
——昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路，此第一境也。对学问很茫然，不知从何入手。
——衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴，此第二境也。就是通过潜心钻研，深有所获，已经深深喜欢上这件事。
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务》，短短2页纸780个字，就写清楚了党的性质、宗旨、治国理念。
总之，写好文章是一个漫长的过程，没有一步到达的可能。必须通过长期的学习积累、潜心钻研和总结提升。
一、公文的概念
公文──顾名思义，就是公务文书。指机关、团体、企事业单位在处理各种事务中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。
概念中包含的三个要义：一是公文产生的主体是机关或组织。二是公文产生的载体是公务活动。离开公务活动就不存在公务文书。三是具有特定的体式。公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于其他文书的本质所在。
二、公文的特点
(一)鲜明的政治性。公文是为政治服务的，说直接点是为党委政府服务的。我们的公文不能反党、反社会主义，不能带有歧视性或不利于民族团结的东西。
(二)作者的法定性。法定作者，即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。
(三)高度的权威性。作为机关的喉舌，公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威，公文的执行带有强制性。
(四)严格的时效性。公文时效性很强，有的公文，如特提就是必须一天内办结。有时，要开会，两三天就得全部
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况。
——干什么，就是干哪些工作，任务是什么，重点是什么，目标是什么。
——怎么办，就是保障措施。 [三段式公文举例] 3“W”可以根据不同的文稿作不同的摆布，分量上分轻重。甚至不要其中的某个部分，或者不按这几个W表达。
公文常用三段式： 1. 讲话稿。
讲话稿一般采用为什么(怎么样)、干什么、怎么办。单项工作部署一般采用怎么样、干什么、怎么办。有时也采用怎么样、为什么、怎么办。
——为什么(怎么样)。即统一思想的问题，为什么要抓这项工作。一般尚未开展的工作用为什么，或者是政府领导还要具体安排的工作。已经开展了的工作，进行总结推进，用怎么样。
——怎么样。干了哪些工作，取得哪些成绩，存在哪些问题。
——干什么。即工作部署的重点是哪些，思路是啥子，方向是啥子。
——怎么办。就是怎么来保障工作落实的问题。 党政讲话稿要注意区别，党委是出思路，政府是抓落实。因此，党委的讲话更宏观一些，更注重统一认识，明确思路，
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——怎么办。请求怎么解决。
(四)第四步——拟好提纲。
所谓纲举则目张，提纲确定了，整个文稿的任务就完成了一半，而且只要提纲不改，修改文稿就会非常简便。就像修房子一样，只要框架结构是合理的，具体每处的装修怎么改都不影响大局。
拟定提纲要注意：
1.科学概括归纳。科学概括才能提高文稿高度。
2.内容合理摆布。哪一段摆哪些内容，提前谋划。
3.篇幅均衡合理。每一段相对平衡，避免长的两三页，短的两三句。
4.工作重点突出。不要面面俱到，要突出重点和特色。
5.标题尽量对称。标题的工整可以提升文稿艺术性。
【举例】
1.领导讲话。 2.工作总结。 ——基本情况 ——主要做法 ——经验体会 ——存在问题 ——下步打算 3.汇报材料。 ——基本情况
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【1】导语： 【2】过渡段：
——总结类：思路+措施+结果(目标)或怎么干+怎么样。
举例：在2010年蚕桑生产工作会议上的讲话 ——部署类：为什么、干什么。
举例：在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话
【3】各小段：
——总结类：干什么(怎么干)+怎么样(结果)。 [举例] 在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话
——部署类：为什么+干什么+怎么样(目标) [举例]在县委群众工作组总结表彰大会上的讲话
正文写作，一是要有高度，后面专门讲。二是要实在，就是要有干货。不要太空。
3.结尾。
归纳总结全文，提出号召和要求，鼓舞士气，或表明态度，表明决心。结尾的写作方式主要有两种。
——号召式。
呼吁大家怎么办，或提出希望、要求。多用于领导讲话、通知、主持词等。
——表态式。
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闹笑话。
【用语不准确举例】
【1】在河南省某地的标语：抢劫警车是违法的!好像其他车可以抢，而且好像警车经常被抢。
【2】上海浦东新区宣传垃圾分类的一则标语：垃圾分类，从我做起!好像自己是垃圾。
【3】某地标语：治安承包，一包就灵。像江湖郎中口号。
【4】某地两条重叠的标语：胡老师英语会传播爱滋病。 【5】重庆市人和镇一个配种场的标语：人和良种猪杂交场。人和镇这个“镇”字千万少不得。
文字表达常见错误：
【1】前后搭配不当。如：破案率不到60%左右。“不到”和“左右”不搭配。提高种植发展核桃产业积极性，“种植”与“产业”不搭配。
【2】违背政策法规。写材料的时候一定要把握上级的政策精神，不能出现冲突。比如，以前信访可以如何采取措施堵防，现在的要求是不能堵群众上访。
【3】层次递进错误。如我们应该懂法、学法、守法。应该是学法、懂法、守法。
【4】姓名职务出错。主要是领导姓名、职务、排序容易出错。写关于领导的信息一定要注意表达准确。
【5】标点符号出错。标点使用不当，会改变语句所表
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广义的高度，也是一个比较模糊的定义，也是很难把握的。具体有几个方面：
首先，高度是指公文的思想高度。即公文思想性达到的深刻程度，具体是指公文主题立意的正确性和深刻性超出一般水平。
其次，高度也指公文的艺术高度。即公文写作技法达到的精美程度，具体指通过文章材料选取、谋篇布局和语言表达等带来的审美情趣超出一般水平。公文写作虽不似文学创作带有强烈的艺术性，但在相对固定的写作规范下也蕴含着丰富的写作技巧，好的公文给人以美的享受。
第三，高度也指公文的领导高度。即公文的思想性艺术性达到领导应有水平，具体指公文写作尊重领导工作规律，在贴近和符合领导特征方面超出一般水平。达到了这种境界，文章就是有高度。说简单一点，就是要与领导所处的位置、身份等相称。
个人对高度的感受：思想性的高度就是要领导想到的都写到了，还要写出领导没有想到的。这样才容易得到认可。对下面，大家都很容易理解的东西，就不要长篇大论的讲，避免去论述“1+1=2”的问题。艺术性的高度，更多的体现为文字功底，同样的内容，表达上采用一些新颖的总结、陈述等，让人有耳目一新的感觉。领导的高度，一方面，突出党委出思路，政府抓落实。另一方面，区别好不同部门、不同领导、不同会议所要表达的深度。
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因此，在写稿子之前，先要搞清楚会议是什么目的，有哪些领导出度，哪些人员参加，有哪些议程，哪些领导要作讲话，再根据这些因素来决定你所写稿子的尺度。
(三)表述问题注意两点。
1. 分清对象。如果对上，要重客观，轻主观，就是多找客观原因，少提主观原因，主观原因是完全可以自己克服的。比如，不要提认识不到位、宣传不到位等等;对下，重鼓舞，提士气，既不能回避问题，又不能否定一切，打击一片。要注意凝聚正能量，比如，某项工作，总体是不错的，但是也还存在一些不容忽视的问题….，既使干得一塌糊涂，也要说说，大家还是付出了辛勤的努力，但是…。
2. 注意数量。一般问题数量不要比成绩多，重大事，重主流，找几项关键的就行，不要面面俱到，避免成绩两三项，问题一大堆。
五、如何提高公文写作能力
文无定则，公文写作同样没固定的规律和模式，如何写好，关键靠自己不断学习积累，总结提升。归纳为12个字：“勤学、广积、善悟、活用、常写、多改”。
1. 勤学——勤学为先强内功。九层台阶，起于垒土;千里之行，始于足下。勤学是提高公文写作水平的前提。公文要求文秘人员知识面非常广。文秘人员不必是专家，但必须是“博士”(博学之士)，就是要啥子都懂点。我们要写好材料，必须把功夫做在前面，只有平时把功夫练好了，把基础打牢
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一要悟写作规律。平时要注意多领悟公文的写作规范、表达方式、内容要求等。包括每份材料，送审后，要对比领导修改的内容，研究如何改的，为什么要改。有些语句，改一个字意思都大不一样。
二要悟写作创新。很多工作，年年都要干，年年都差不多，但如果我们的稿子年年讲，年年没新意，就会感觉很枯燥。因此，要有创新。一是结构创新。二是措施创新。三是思想创新。
【思想创新举例】：市人大禄松副主任在全县扶贫攻坚联席会议上的讲话。
无论从结构、内容措施、思想高度都有创新。既避免了与成副市长讲话的重复，又讲出了自己的思想和见解。
——扶贫工作是开拓农村市场(为什么)
从国家战略讲到中央的政策，从拉动内需的角度来讲，当前城镇内需拉动乏力，产能过剩的实际，讲到扶贫开发对拉动农村需求的重要性等方面阐述为什么要开展扶贫工作。
——如何创新扶贫模式(干什么)
就是结合巧家高山、二半山、河谷地区的实际，如何做好五个一批，同时还可以有其他方式。
——扶贫工作队员如何当好市场经营的策划者(怎么办)
重点讲扶贫队员来了就要干好，来了就要思考干什么、怎么干的问题。
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[排比] [对偶] [引用] ……. 5.常写——持之以恒不放松。就是要长期坚持写作，一旦松懈下来，就会感觉不在状态，材料的质量就会下降。清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易;不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易;不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。
平时，可以多写信息。写信息是锻炼写作的好办法。写信息：一是要敏锐，随时掌握时事政治。二是要掌握大量的信息量。三是文字要求表述精炼，一般信息就是几百字，甚至几十字，要把文章写短也是很考水平的。四是要会用数据。
6.多改——反复修改出神韵。好文章是改出来的。多发挥集体智慧。
今天讲这些，多数是我的一些切身感受，主要是一些感性的、肤浅的认识，做到了上面讲这些，也只能是常规应付材料，要想使材料具有思想性，做到“桃花潭水深千尺”，还需要不断的学习锻炼。落脚点就是四个多：多学习、多领悟、多实践、多总结。总的一句话，就是要多写，多写才能出经验，多写才能出创新，多写才能出质量，多写才能出水平。
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文稿服务中常见的一些问题
尊敬的各位领导，各位同志：
大家好！
非常感谢办公室给我这个机会，在这里和大家交流文稿服务的一些心得体会。同时，也借这个机会，向市委秘书长班子、主任班子和各兄弟科室，对综合调研室长期以来的坚强领导、倾情关心和鼎力支持，表示衷心的感谢！
文稿服务既是我们发挥参谋助手作用的重要手段，也是我们在机关工作的必备技能。文稿服务，既包括决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种公文，也包括领导讲话、致辞、经验总结材料、感谢信等各类应用文体。高质量搞好文稿服务，既是一门学问，也是一门艺术。除了必须具备一定的理论素养、思辩能力、写作技巧外，还必须准确掌握一些基本的写作要求，比如切实吃透上级精神，准确领会领导意图，精心搜集写作素材，认真细致构思谋篇，精益求精反复修改等。当然，这些要求大家在平时的学习工作中，可能或多或少都参加过一些培训，大家都知晓了，所以我也不在能力素养、基本要求等方面多讲了。今天，主要是结合平时的工作实际，特别是我们自己在文稿服务中犯过的一些错误和个别部门报送材料出现的一些问题，从操作层面，与大家进行交流，分
1 享我们的一些感悟。
在说问题之前，我先谈一个观点，“文无定法”，“一千个读者，就有一千个哈姆莱特”，写文章没有固定的格式，没有绝对正确的结构。仁者见仁，智者见智。但是，有一点是我们非常看重的，就是写材料，一定要有方向感。写文章之前，一定要弄清楚，为什么写稿？什么场合用？什么背景用？受众是谁？想要解决什么问题？不同的场合、背景、对象，文章的写法是不同的，侧重点是不同的，叙述方式也是不同的。如果搞不清楚这个问题，就有可能下笔千里、离题万里。
我认为，文稿服务要力戒五个问题，在五个字上下功夫。
一、力戒空洞无物，在“实”字上下功夫
文稿，它的意义不是起草者自我欣赏、自我陶醉，而是要让受文者知晓、领会、理解、贯彻、执行。因此，必须要有实实在在的内容，丰满、实在，不能空洞无物。
目前，从个别部门报上来的材料来看，内容不实是第一大问题。主要表现在以下几个方面。
一是宏观有余、微观不足，只有原则性，缺乏操作性。有的文稿，看了后不知道该怎么去开展工作，不知道开展这项工作究竟该达到什么目标，感觉不到这项工作做与不做、做好与不做好有什么区别。前一段时间，某个部门起草了一个意见，其中一个部分是讲“明确工作目标”。里面写到：“要实现全市加快建设一批、开工建设一批、争取入规一批的新突破”，后面没有具体的数据， 2 嘎然而止。既然是目标，就应该量化，但看了后不知其所以然，也无法督查考核，相当于没说，这就没有起到制定文件想到达到的效果、目的。
二是空话套话太多，渲染铺陈，虚无飘缈，不着边际。文稿要讲究效用性，但有的同志不明白其中之义，总是为文采而著文章，为文采而写材料，文稿里堆砌了许多华丽的词藻，有的甚至还特别讲究这些词藻语句的运用方式，或对偶，或排比，煞费苦心。应该这样讲，适当的渲染铺陈可以使文稿增色不少，但过分注重就会适得其反。有一个部门，给蒋书记起草了一个讲话稿，本身是一项非常具体、非常实在的工作，但里面都处充斥着大道理，到处充满了正确而无用的废话，比如，“身怀爱民之心，恪守为民之责，善谋富民之策，多办利民之事”，“情为民所系，权为民所用，利为民所谋”，说了半天都没说到工作上来，看了后让人觉得很空洞，很乏味，很无聊，当然也令我们大家很受伤，浪费了大家的时间，怎么不叫很受伤呢！
三是片面追求形式美观、结构匀称，生编硬造，无话找话。有的同志很喜欢“三三”制的结构，一篇文章分三点，每个部分又三点。于是，在写作中，其实在某个部分只有一两点实在、有新意的思想，为了形式美观，敷衍成篇，硬拼凑出三层意思来。还有的虽然三点内容都合理，但个别部分内容很少，为了追求三点字数基本一致，东抄西凑了些语言凑字数。形式固然重要，但形式必须服从于内容，服务于内容。我们如果一味追求形式美，结构 3 美，东拼西凑写一些无关痛痒、无病呻吟的话，把一些可写可不写的话也写进去，不但文字冗长，而且容易把新鲜和重要的思想，淹没在一般化的东西里面，冲淡主题。你看蒋书记的讲话，蒋书记作的报告，特别是2005年作的党代会报告，同一个部分中，有的段落长达半页，有的段落只有两三行，甚至只有一两句话，但效果却是非常好。
我们在从事文稿服务时，一定要力戒空洞无物的倾向，尽量把文稿写实。
一是坚持理论联系实际。我们说理论，主要是为实际服务，立足点在实际，在于推动我们的工作。这是我们从事文稿服务的根本出发点。这个实际，就是我们眉山的实际，我们部门的实际，我们单位的实际。必须坚持从我们的实际出发，说自己的话，做自己的事，写自己的东西，不能“下抄上”、“如法炮制”。2009年5月18日、19日，省委、省政府召开建设西部综合交通枢纽工作会议，刘奇葆书记在强调建设西部综合交通枢纽的重大意义时，主要是从四川交通历史、交通现状、区位状况、发展定位几个层面进行阐述的。6月19日，全市召开贯彻全省建设西部综合交通枢纽工作会议精神电视直播动员大会，我们起草蒋书记的讲话，在写重大意义这一部分时，就狠下了一番功夫。我们这部分的标题就没有一般化，没有写“深刻认识加快综合交通建设的重大意义，切实增强综合交通建设的紧迫感和责任感”，而是这样写：“加快综合交通建设，将促使眉山发生历史性的变化”。事实也确实是这样，综 4 合交通建成后，全市将形成3条铁路、5条高速，各区县的交通状况将得到极大改观，高速公路将覆盖全市一区五县。仅仁寿县就会形成一个“大”字形高速公路网络，交通条件变化翻天覆地。这样写，很振奋人心，催人奋进，收到了应有的效果。要把这个实际说具体，还要体现针对性。有这样一个故事：一公司在小便池上贴上条：“往前一小步, 文明一大步”，结果地上仍有许多尿渍。后来公司认真吸取教训, 重新设计成：“尿不到池里说明你短；尿到池外说明你软”，结果地上比以前干净许多。 此事的重要启示：给客户的投资建议一定要具体，确切，中要害。
二是注重用数据说话。用数据说话，就是要使用真实、准确、有权威性的数据。比如上级来检查项目工作进展情况，我们在起草汇报材料时，就应该写明总的项目完成投资多少、增长多少，续建项目多少个，完成投资多少，新开工项目多少个，总投资多少亿元，其中亿元项目多少个，新引进项目多少个，总投资多少，等等。甚至有必要把一点重点项目的情况也说一下。但是在数据运用上，不能让数据打架：不能在不同的地方数据不相同（举例）；不能让数据之间的逻辑关系上经不起推敲，一看就是拍脑壳得来的数据（举例）。还有，不能数字与内容不对等。比如说是9个项目，如果只点两三个，后面加个等字，这就是正确的，但9个项目点了8个，后面也加一个等字，肯定就有问题，明显漏掉了1个。不能数字表述方式前后不一致，一会儿用文字表述，一会儿用阿拉伯数字。（比如，不能写九十年代，应为90年代）。还有， 5 该使用模糊语言却使用了准确数字，该使用准确数字却使用了模糊语言，使人难以信服。
三是尽量把措施写具体。我们部署某一项工作，比如搞城乡环境综合治理，就要写出目标是什么，重点是什么，分哪几个阶段，每几个阶段要做哪几项工作，达到什么标准，责任领导、责任部门是谁，怎么样强化保障等等，让人一看就知道、就明了。我们向上级党委、政府报告贯彻落实会议精神情况，就要写清楚在学习传达上做了哪几样事情，在具体贯彻上提了什么指导思想、工作目标，采取了哪几项措施，落实了哪些责任，提出了哪些具体要求等，尽可能采用写实手法，少用一些概括性的语句。有的部门报上来的贯彻市委、市政府某个会议精神的报告，措施就不具体，很空洞，比如“局党委多次召开会议专题研究某项工作”，究竟是好多几次，感觉很虚。我们在向上报告时，蒋书记就要求我们把所做的工作一项一项列出来，好久召开市委常委会，好久召开专题会，好久召开市委全委会等，会上有什么人参加，主要领导提出了什么具体要求，制定了什么措施，一条一条列出来，让人感觉到眉山市委、市政府是实实在在做了事的，让人信服。
四是不刻意铺陈渲染。如果刻意渲染，就会导致修辞失体，虚浮不确切。如某市乡镇企业局的《关于我市乡企迎接WTO挑战的通报》的前面部分这样写道，“国际化经济浪潮汹涌澎湃，怀有强国之梦的国家就是以能加入WTO为最高梦境。随着入关的脚步一天天逼近，我市的乡镇企业大军意气风发、斗志昂扬、精 6 神抖擞。我市乡镇企业局深入学习„三个代表‟重要思想，真抓实干，使我市乡镇企业的局面生机盎然，发展蒸蒸日上，千帆竞发，波澜壮阔，入关前的我市乡镇企业的形势十分喜人……”这段内容，表述事实渲染铺叙、修辞不得体，给受文者的第一印象是：浮华夸饰，矫揉造作，堆砌华丽词藻，滥用辞格，一点儿也不实在，必然引起受文者的厌烦、反感。
二、力戒烦冗啰嗦，在“简”字上下功夫 烦冗啰嗦，主要表现在三个方面：
一是内容面面俱到、四平八稳。有的同志片面地以文稿的长短来衡量对某项工作的重视程度，开长会、写长稿、讲长话就是很重视，短了就不重视，就没水平，有失部门和领导身份。所以，常常把文稿写得很长，写成宏篇巨著，洋洋万言，主次不分，像开中药铺似的。
二是结构庸肿，系列化、集团化。有的同志写文稿，层次很多，第一是一二三四，第二是扩号一二三四，第三是阿拉伯数字一二三四，第四是圆圈一二三四，第五是英文字母ABCD。在分析一个问题的成因时，也是一二三四五六七，条分缕析，不厌其细。看上去很全面，很有条理，实际上是烦冗散乱，把自己最精彩、最吸引人的东西淹没了。读了一篇文章下来后，你根本记不清他在说什么，记不住其中的重要观点。
三是语言表述不简炼、不干净。这方面的典型例子很多。有的是句子很长，中间既有顿号，又用“和”、“与”、“及”连起来，一口气 7 读不完，稍不注意，读稿子的人要读窒息，心脏停止跳动半分钟。有的是一个意思翻过去说，又覆过来说，反复解释阐述。还有的是，话虽通顺，但用了很多介词短语，致使语句不简洁、明快。比如，“市委对抗旱救灾工作非常重视”，如果改成“市委非常重视抗旱救灾工作”，你看，角度变了（由被动为主动），对象变了，文字也简洁多了。
精文简会、提倡写短文是市委、市政府抓行政效能建设的一个重要方面。市委、市政府对一些文件字数都作了比较明确的规定，如党代会报告不超过1万字，一般文件2000、重要文件3000、请示报告1500以内等。2008年党代会报告只有5000余字，开创了全国党代会报告最短的先例。大家一定要深刻理解其积极意义，在“简”字上下功夫，努力让文稿简短、简洁。
第一，尽量写短句子。关于文稿语言的要求，主要是“两通一短”，“两通”，即通俗、通顺，“一短”，即句子要短。当然，我们强调使用短句子，并不排斥长句子，只是一定要少用，尤其是那种一口气读不完的句子。一定要简明扼要，文约事丰。在这方面，远的大家可以读读毛泽东同志1942年写的《反对党八股》，近的可以读读蒋书记自己起草的文稿，包括读读市委《关于加快发展若干重大问题的决定》（眉山建市，历时五年。继往开来，再创辉煌，是市委的责任，是全市人民的愿望）。也可以读读蒋书记在政协会上的讲话稿。要写短句子方面，高手多多，最有名的就是广西来宾市烟草专买局的韩峰老师。韩峰老师喜欢写日记，日记里无话 8 不说，上班如何开会、下班如何开房，收了谁的多少钱、睡了哪个同事或下属、和谁喝酒又送谁礼物……都在简明扼要、真名实姓的日记里写得一清二楚。
第二，注意材料取舍。文稿的篇幅长短与材料取舍有很大的关系，我们必须用主题去统率材料，用材料去表现主题。凡是与主题关系密切的，能有力地说明、烘托、突出主题的就选用；凡是与主题关系不大，不能很好反映主题的材料就要舍弃。切实做到宁缺毋滥，舍得忍痛割爱。一定要选择那些能反映观点、支持观点的材料，力求观点与材料的有机统一。特别是在总结经验时，不能把所有的材料都选进去，一定要把握住重点，选取那些特色鲜明，人无我有、人有我优的材料。我举一个例子。2007年1月25日，全省召开实施“工业强省”战略企业负责人工作会，蒋书记要在会上发言，由我们科室负责起草发言稿。接到任务后，我们拟写了提纲，第一部分是抓认识，强化工业在眉山经济社会发展中的突出地位；第二分部是把战略变成行动，采取了一系列强有力措施，其中包括狠抓工业集中区建设，狠抓软环境建设，充分调动企业家积极性，切实解决工业发展资金问题，狠抓工业项目建设，整治虚报浮夸；第三部分是切实加强对工业工作的领导，里面又分了四五点。这样的提纲就没有体现眉山特色，没有把眉山抓工业发展最靓、最拿得出手的部分展现出来，自然在蒋书记那里通不过。后来，我们又再三斟酌，拿出了第二个提纲，只有简单的五个部分，一是强力推进工业强市（思想很到位），二是狠 9 抓集中集约发展（工业园区抓得早），三是狠抓软环境建设（整顿交警三乱），四是充分调动企业家积极性（落实三个舍得），五是切实加强对工业工作的领导（分管工业领导进常委，工业发展基金等）。这五个部分确实都是眉山抓工业发展最出彩的地方。蒋书记在会上发言后，在全省引起强烈反响，会后庚即就有三四个市州到眉山学习考察工业发展经验，收到了很好的效果。
三、力戒雷同僵化，在“新”字上下功夫
有这样一个故事。一个领导去开会。没带笔记。千篇一律。 有人曾经问过这样一个问题：“鹤立鸡群”和“鸭立鸡群”有什么不同？只见鹤而不见鸭。为什么，因为相对于鸡而言，鹤仪表堂堂、超群绝伦，显得很突出，但鸭与鸡相比，无论是是身高、体重、形态，都差不多，很一般化，很容易淹没在鸡的海洋中。同样的道理，公文起草，最怕的就是失去独特的个性、风格，寻常普通，雷同僵化，照搬照抄，千人一面，年年岁岁花相似，岁岁年年貌相同，没有一点新意，没有一点儿灵气。
从我们平常了解的情况来看，雷同僵化主要有以下具体表现。一是照搬照抄上级文件。比如，起草文件时，有时省、市两级文件竟如出一辙，除了把“我省”改为“我市”外，差不多全盘照搬。又如，给领导起草讲话稿时，今年的讲话稿跟去年一样，有时是结构一样，有时是内容、结构、观点都差不多。二是文稿模式化、程式化。缺乏生动性、新鲜感。有的领导在布置文稿任务时，开头怎么写，正文怎么写，结尾怎么写，规定得很详细。结果，写 10 出来的材料，内容似曾相识。比如，文稿主体内容都是一个模式：意义作用—目标任务—思路措施—加强领导。又如写加强领导，就是一要各级领导重视，列入议事日程；二要加大工作力度，层层狠抓落实；三要健全各项制度，严格基础管理；四是加强队伍建设，提高人员素质。又如总结工作经验，就是一是领导重视，加强指导；二是层层发动，提高认识；三是抓好试点，以点带面；四是落实制度，带好队伍。“众稿一词”、“千人一面”，使文稿失去了生气、灵气、秀气。
造成雷同僵化的原因很多。有的是新手上路，还在模仿阶段。“铁打的营盘流水的兵”，文稿人员在不断流出和输入，这些从事文稿服务的新手，认为走前人走过的路就是对的，还不敢大胆地创新，主要是模仿别人、前人写；有的是“油条”，怕动脑壳，不愿下功夫去琢磨，应付了事，图完成任务。（逾期不报、过期不报）
公文写作如同材料“加工厂”，每天都在加工制造，要写出一篇有见地、有新意、能吸引人的稿件确实不易，可以说是“蜀道之难，难于上青天”。那怎样避免雷同僵化，写出有新意的稿件来呢？
一是选取新材料。我们一方面要随时了解领导的所思所想，关注领导的兴奋点，要力求与领导不断变化的思想、理念同拍同步，不落后，不掉队。另一方面，要充分利用好广播电视、报纸、互联网等，随时留心一些新事物、新思想、新观点，随时掌握外地的经验做法，自觉地融入到文稿中去，让文稿鲜活起来，靓丽起来。比如，再上周星期一，李忠先生给我们作了一堂题为《城 11 市建设与城市管理》的生动的报告，里面就有许多新东西，我们可以在文稿起草时拿来为我所用。又如，自去年全省在眉山召开构建大调解体系工作会后，各地你追我赶，竞相发展，都创造了很多经验。最近德阳市有一个孝泉镇创造了“算账法”，调解人员在调解纠纷时，向当事人算四本账：一算时间账，二算金钱账，三算感情账，四算道德账。他们积极创新调解方式很有新意，很值得学习借鉴，也符合领导要求，我们也可以把它收集起来，在需要的时候写进文稿中去。
二是提炼新观点。有了新材料，简单堆砌不行，必须对材料进行分析、综合、归纳、概括，注入自己的思想，从而提炼出一些新鲜的观点出来。给我印象最深的是2003年下半年，我们在洪雅县委办工作时，搞了一个关于沼气池的调研。那时沼气池是一个新生事物，全市很少，只有几千口，而且都是农民自发建的。我们在深入调研的基础完成一篇调研报告，认为沼气是农村的一种新型能源，发展沼气池，既保护了环境，又促进了农民增收，还解放了妇女，好处多多，值得在全市推广。我们提炼了一个非常好的标题，叫《小池子解决大问题》。调研报告经市委办印出来后，余斌书记、保华市长等5位市级领导作了肯定性批示，要求召开现场会，认真总结经验，并在全市推广，确实极大地推动了全市的沼气池建设。又如，去年上海永大电梯捐建永大中学落成典礼，蒋书记在仪式上有一个讲话。我们当时在写的过程中，深入挖掘材料背景，在网上查找永大公司的详细资料，除了了解到 12 它是松江区委书记（蒋书记的同学）介绍来的外，更重要的是我们还发现它是一个台资企业，于是，我们在讲话的开头提炼了这么三句话：永大中学的落成，见证了松江人民对眉山人民的深情厚谊，见证了永大电梯设备有限公司对灾区教育事业关心和支持，见证了台资企业、台湾同胞血浓于水的民族亲情。这样，我们将很平常的一项捐建援建上升到了一个高度。我们要有全局观、整体感，要有逻辑层次，归类，不能仅就某项工作说某项工作，要通过说一项工作，把面上的工作带出来，展示出来。比如《眉山市民营经济工作情况汇报》2012.12月20日王东明来眉调研稿。
三是采用新表述。唯物辩证法告诉我们，世界是运动变化发展的，即便是同一项工作，我们也不能老是用陈旧的、不变的语言来表述。必须善于把握时代节拍，尽量选用一些新颖的语句。比如，同样是关注群众切身利益，以前提出“以群众呼声为第一信号，以群众利益为第一追求，以群众满意为第一标准”，后来，我们提出“坚持群众满意根本标准”，如果还是采用以前的表述，就显得太落伍了。又如，我们抓“维稳”，现在有新提法叫抓“维稳创稳”。如此等等。还有，我们可以适当转换论述方式。可以换正面论述为反面论述或对比论述，换集中论述为分散论述或换分散论述为集中论述。有一个边境市领导讲打击走私的意义，因为中央、省委已经安排布置了，都从正面讲了重要意义，再一般讲很难摆脱“照抄”。但他这样讲：“打击走私，不是一项一般性的工作，而是党中央、国务院作出的具有全局性、战略性的重要部署；不是单纯 13 的经济斗争，而是一场严肃的政治斗争；不是一件孤立的事情，而是反腐败斗争的一个重要方面，是加强新时期党的建设和政权建设的重要组成部分；不是可紧可慢的事情，而是摆在全党面前的一件刻不容缓、必须立即抓、大力抓的大事、急事”。他这样讲，就给人以耳目一新的感觉。
写出新意，要学会提炼：如高度重视，市政法委“三个集中”，同样，表述几个坚定不移，几个强力，文字逗款了，也不新，于是，把新内容表述上去，创新“四种模式”，推进城乡统筹；做好“四篇文章”，推进新型城镇化。就显得有新意了。
四、力戒杂乱无序，在“顺”字上下功夫
杂乱无序，就是又多又乱，没有条理，像麻花一样，读了半天理不清头绪，让人一头雾水，摸不着头脑。
一是文不对题。文稿人员没有领会领导意图，没有紧紧围绕确定的主题来展开，观点与主题若远若近，内容与观点貌合神离，与主题无关或关系不大的内容涉及过多、过细，以致主题不突出，或者“喧宾夺主”，甚至出现“跑题”现象。举一个例子。2006年4月，青神县一村民罗忠义到市上上访，偶然认识了市政中心门卫罗琪。罗琪自称从事过法律工作，愿意帮助罗忠义解决上访问题，争取至少60万元以上的赔偿。罗忠义信以为真，当即付给罗琪小费1000元。之后，罗琪又多次从罗忠义处骗取现金33500元。2008年6月初，在罗琪的鼓动下，罗忠义到省信访办上访。后来，表神县派人到罗忠义家中了解情况，识破了罗琪的骗局，报案抓获 14 了罗琪。7月中旬，贺书记批示以两办名义发一个通报到各部门和区县，汲取教训，纯洁队伍，防止问题出在内部。接到任务后，我们起草通报的同志也确定了标题，就是《关于市政中心门卫罗琪鼓动群众上访骗取钱财案件的通报》，但是在写作过程中，没有领会好贺书记的意图，写成了青神县一村民上访被保安骗取钱财的通报。村民上访被骗有什么好通报的呢？如果从新闻的角度来看还可以，但从通报的角度来看就不可取。这个事件本身深层的意义在于单位安保工作没跟上，特别是对保安的教育、管理、监督没跟上，最后才导致出问题。我们通报的目的，是要求各单位切实加强安保工作，进一步加大对保安的教育、培训、管理、监督。
二是结构紊乱。第一种情况，就是整个文稿内容很多，不仅没有提炼概括，而且一级标题上看就是互相交织、理扯不清。第二种情况，虽然一级标题看上去很顺序，无重复交织，但在具体内容上，同一个意思在文稿的不同部分出现，给人一种“搅”的感觉。比如有的部门报来一个意见，第一部分为深化认识，统一思想，切实增强做好某某工作的紧迫感和使命感。第四部分为加强领导，落实责任，为做好某某工作提供坚强有力的政治保障。本来从标题上看没有任何差错，但是在第一部分中，说了认识后，又强调主要领导要怎么样，分管领导要怎么样，有关部门和区县要怎么样，写的又是加强领导的内容，这就与第四部分搅在了一起，给人乱糟糟的感觉。
15 三是文字粗糙。有的是表述不一致，语序不顺，语意不连贯，说同一个意思时，一会儿是动宾结构，一会儿是介词短语。有的是搭配不当，比如说“加强……力度”。有的是成分残缺，表达不完整，话未说完。有的是随意用简称。还有的是粗枝大叶，文字明显错误。如“作贡献”写成“做贡献”，“渡过难关”写成“度过难关”，“账目”写成“帐目”，还有“的”、“地”、“得”混用，搞不清楚。以前，有一个同志在起草一个材料时，就犯了一个低级错误，把“崔市长”写成了“崔保长”，市长与保长完全是两个概念，完全是两回事，怎么可能同日而语呢？当然，这个错误被领导批惨了。大家试想，如果发出去了，后果会怎样？还有的是总结工作与布置工作用语区分不清楚。比如，总结工作时，有同志这样写“深入推进某某工作”，正确的应写为“某某工作深入推进”，这才是效果性的语言。还有的是喜欢用生僻难懂、佶屈聱牙的词语，大量地、生硬地使用古词旧典、方言土语、技术用语以及行话，看起来很有学问的样子，实际效果往往适得其反。当然，一些古词旧如用得恰当，有时会起到画龙点睛、使文稿增色的作用，但不能滥用。（举商务局的例子：到商务厅对外开放发言，要求写经验材料，结果在写的时候，每个层次大小不一，各个层次缺乏逻辑关系。一二三四五点之间的关系不对应，如果是举措，就都应该是举措，可偏偏最后一部分他给你写的是眉山区位优越，写得一团糟。）（对各种违纪违规行为要严肃处理，可改为严肃处理各种违纪违规行为。）
要避免杂乱无序，把文稿写“顺”，需要注意几点：
16 一是以主题统揽材料。我们在起草文稿时，一定要有主线，用主线把材料串起来，能够对表达主题有作用的才选进，没有作风或作风不大的不必写进去。同时，对选用的材料还要上升到一定高度，而不能简单地去堆砌。去年6月15日，全省构建大调解体系工作会议在眉山召开，市委蒋书记在会上作经验交流。当时，我们搜集了很多素材，比如坚持科学、民主、透明、依法决策，防止因决策失误、政策不当影响社会稳定；坚持不懈抓好作风建设，整治群众最不满意的问题；切实改善和保障民生，努力增加和谐因素。如果把这些材料简单堆砌，就显得多余，与大调解好像毫不相关，但是，我们用“密切党群干群关系，夯实调解工作的群众基础”这个小标题，作为第一部分，就很好地把材料统起来了。紧接着介绍大调解的具体做法，第二部分是“以真诚宽容的态度开展集中调解，切实解决突出疑难案件”；第三部分是“整合调解资源，构建‘大调解’工作体系”；第四部分是“强化目标考核，严格责任追究”；第五部分是“加强组织领导，强化工作保障”。大家可以看出，这个讲话稿主题就很鲜明、突出，材料组织严密，有很强的层次感，同时也增强了讲话稿的厚度和深度。
二是反复锤炼语言。要加强语法修养，以严谨细致的文风，去组织语句，锤炼语言，认真检查文稿中有无语意混乱、错漏百出的问题，特别是我上面提到的成分残缺、表达不清等问题，确保文通字顺、少出纰漏。
三是注重逻辑关系。特别是要注重不同段落的逻辑关系，做 17 到不重、不搅、不乱。同时，要注意不同段落之间的衔接，过渡自然，不生硬。
五、力戒平淡无味，在“特”字上下功夫
我们在座的很多同志都喜欢喝开水，因为喝白开水既方便、经济，又有益健康，特别是能预防感冒、咽喉炎及其他皮肤病，能够消除疲劳，焕发精神。可以说，喝白开水好处多多。但是，我们在文稿写作就不能像白开水一样，如果观点的提炼、语言的运用，都如同一杯白开水，平淡无味，没有气势，波澜不惊，就抓不住受文对象的心。
文稿如同白开水，平淡无味，一是缺乏对问题的深入研究。只知其一，不知其二；只知其然，不知其所以然，论述浮在表面。二是缺乏对本地情况的具体分析。照搬照抄上级或外地的文稿，没有针对性。三是缺乏对语言的打磨。
怎样把文稿写得精彩些，写出特色、特点来，给人以强烈的震憾力、穿透感和鲜明性，撩动人的心弦呢？
第一，要有的放矢。就是要有强烈的针对性，不能泛泛而谈。比如起草领导讲话稿，就要心中装着听众，领导讲话的听众是讲话稿写作的重要依据。毛泽东同志就批评过：“对牛弹琴”不是牛的错，而是人的错。牛听不懂摇滚、迪士高，但听得懂“尾来、折折”三。所以，在写讲话稿时心里一定要装着听众，揣摩听众心理，摸准听众的所想所盼；要考虑领导讲话时与听众的互动交流，不能总让领导演“独角戏”；在语言的选择上要注意书面语言与演讲语 18 言的区别，要根据听众的教育层次、理解水平决定讲话稿的俗与雅、长与短。举个例子。我们在写面向全市群众电视直播的讲话稿时，就一定要注意语言的运用，要通俗易懂，不能太文绉绉的，让人费解。去年3月24日召开的全市城乡环境综合治理广播电视动员大会，我们在起草蒋书记的讲话稿时就充分考虑到了这一点，在讲综合治理的重大意义时，没有从什么践行科学发展观、构建和谐社会等这些方面去概括，而是从“改善全市人民生活质量的迫切需要、创造良好发展环境的重大举措、体现眉山人的精神风貌和文明素养、反映出全市干部的能力和作风”这几方面去阐述，群众易于理解。而且，在标题锤炼上也符合普通市民口味，比如“立即行动，向脏乱差开战”、“全民动手，共建美好家园”，很鲜活，极富鼓动性。
第二，要有比较视野。包括横向比较、纵向比较，主题比较、修辞比较，等等。拥有比较视野，可以使文稿更加开阔，更加丰满，更有深度，更有震憾力和感染力。比如，我们在分析全市的经济发展质量时，既要看自身的增速，与历年相比较，还在把眉山放在全省、全国的大格局中去比较，通过比较，你就可以得到用以论证观点的数据。我们想论证地方财政一般预算收入增长快，经济效益好，可与全省各市州比较，你看我们2007年、2008年、2009年总量分别超过了好几个市州，自然找到依据。如果我们想论证虽然财政质量有所提高，但仍然存在问题，你又可以看地方财政总收入占GDP的比重，全市目前不到八个百分点，比全省少 19 五个多百分点，而沿海地区有的达到了百分之十几。通过比较，大家一下就明白了，紧迫感和责任感自然而然增强了。所以，大家在以后的写作中，一定要有比较视野，多作比较，在比较中把握好一些逻辑关系、因果关系。
第三，要富于创新。创新，最重要的是结构的创新、语言的创新，打上作者独特的烙印，展示作者特有的魅力。在这方面，蒋书记值得我们大家学习，不落俗套，很有个性。比如，无论是起草决定，还是起草意见，都是根据内容来选择结构，而不拘泥于什么“三段式”、“四段式”。你看，2005年起草的《关于加快发展若干重大问题的决定》，共有26个点点；2006年起草的《关于进一步改善发展软环境的决定》，共有10个点点。在这些点点中，他不刻意追求什么标题的对仗、工整，注重的是表达的准确性，有长有短，错落有致，别具一格。在注重格式创新的同时，要注意语言创新，尽量使用一些生动的语言，让人觉得耳目一新，记得住。
最后，我以三句话作为今天交流的总结，与大家共勉。 第一句话：功夫文章外，闲时勤积累。古人云“厚积薄发”，积之愈厚，发之愈深。“巧妇难为无米之炊”，积累是前提，积累是关键，必须多读、多看、多记。要积累素材，包括部门的，网上的，市内的，市外的，完善数据库，跟踪新动态，抓住新要求。
第二句话：思考出精品，总结上台阶。写文章时，要多动脑，多思考，做到“前开后聚合，收放两相宜”。写完文章后，要认真总 20 结，形成心得体会，不断提高自身水平。
第三句话：不厌百回改，千锤终得金。文章是改出来的，不是写出来的，反复锤炼、推敲、修改，是打造得意之作的金钥匙。
以上是我的肤浅体会，讲得不当的地方，敬请大家批评指正。耽误大家的宝贵时间了！
谢谢大家！
内容不合规定。规定，这里主要指法律规定。比如，有的地方在起草的文件中就出现了一些可笑的事情。某地为扫盲，规定无初中毕业证的不办结婚登记；某单位规定，超生的不登记户口；还有湖南公务考试，要求女性乳房对称。等等。
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中共重庆市委办公厅电子公文
电子公文专用章
渝委办发〔2010〕54号 核收：
中共重庆市委办公厅
重庆市人民政府办公厅
关于印发《全市大学生社会实践工作
实施方案》的通知
各区县(自治县)党委和人民政府，市委各部委，市级国家机关各部门，各人民团体，大型企业和高等院校：
经市委、市政府领导同意，现将《全市大学生社会实践工作实施方案》印发给你们，请认真贯彻执行。
中共重庆市委办公厅 重庆市人民政府办公厅
2010年12月30日
全市大学生社会实践工作实施方案
为贯彻落实《中共重庆市委、重庆市人民政府关于做好大学生社会实践工作的通知》(渝委发„2010‟27号)文件精神，制定本实施方案。
一、每名大学生种100棵树，每所大学建1片“大学林” 由市林业局牵头，市教委及相关区县党委、政府共同组织实施。
(一)任务安排
1.建“大学林”。54所高校在25个区县(含北部新区)建立64片“大学林”，共约2.5万亩(见附件一)。
2.集中种树。各高校与相关区县对接，结合森林工程建设，就近选择植树区域，分期分批组织大学生集中种树，共约40万亩(见附件二)。
3.分散种树。结合社区绿化、校园绿化、房前屋后绿化、补栽培植和“三进三同”等活动，组织和引导大学生分散种树。
(二)时间安排
1.2011年初，54所高校和25个区县(含北部新区)分别对接，制定“大学林”建设和大学生种树实施方案。 2.2011年12月底前，54所高校全部完成“大学林”种树任务。各高校“大学林”统一命名为“某某大学(高校全名或校名的规范简称)林”。
3.2011至2015年的种树季节，采取建“大学林”、集中种树和分散种树等形式，组织大学生植树造林。
(三)工作分工
1.市林业局负责协调有关区县，落实各高校“大学林”、集中和分散种树区域，提供技术指导，参与任务布置、经验总结和考核评比工作。
2.市教委负责指导和督促各高校开展大学生种树活动，做好任务布置、督促检查、经验总结和考核评比工作。
3.相关区县党委、政府负责落实“大学林”、集中和分散种树区域，提供树苗和工具，协调处理“大学林”建设及学生种树过程中的具体问题，承担“大学林”和集中种树区域的管护工作。
4.各高校组织学生种树，负责交通、饮食、安全保障等工作。
二、组织大学生带薪实习1个月
由市人力社保局牵头，市直机关工委、市国资委、市工商联、市教委、团市委及各区县(自治县)党委、政府共同组织实施。
(一)任务安排 每年为大学生提供30000个实习岗位，其中市人力社保局提供2000个实习岗位，市直机关工委提供1000个实习岗位，市国资委提供10000个实习岗位，市工商联提供2000个实习岗位，各区县(自治县)负责提供15000个实习岗位(2011岗位计划见附件三)。每年组织30000名在校大学生参加带薪实习，重点安排家庭经济困难学生。
(二)时间安排
1.岗位收集阶段。每年11月，各责任部门组织用人单位收集下一实习岗位。
2.岗位发布阶段。市人力社保局负责每年6月中旬、12月中旬收集汇总各责任部门实习岗位，会同市教委将岗位信息发布到相关网站。市教委将岗位分解到各高校，各高校将对应岗位信息发布到学校网站。
3.报名组织阶段。实习岗位发布后，市教委及市级相关部门指导各高校做好对接工作，并组织大学生报名参加。
4.带薪实习阶段。利用每年假期，组织大学生进入各实习单位参加1个月的实习活动。
(三)工作分工
1.市人力社保局牵头负责全市大学生带薪实习工作，组织协调各区县(自治县)人力社保部门提供实习岗位，会同市级相关部门做好任务布置、督促检查、经验总结和考核评比工作。 2.市直机关工委负责组织协调市级党政机关及其事业单位提供实习岗位。
3.市国资委负责组织协调市属国有企业提供实习岗位。 4.市工商联负责组织协调民营企业提供实习岗位。 5.各区县(自治县)党委、政府负责组织协调辖区内机关、事业单位及区属企业提供实习岗位。
6.市教委负责组织高校与相关单位的对接工作。 7.团市委负责组织高校学生骨干参加带薪实习活动。 8.各高校组织学生参加带薪实习，负责交通、安全保障等工作。
三、到农村“三进三同”1个月
由团市委、市教委牵头，市委组织部及相关区县(自治县)党委、政府共同组织实施。
(一)任务安排
各高校与区县(自治县)党委、政府共建大学生“三进三同”实践活动基地(见附件四)。采取集中与分散相结合的方式，由市、校、院(系)三级组织实施。每年集中组织的“三进三同”实践活动，主要面向学生干部、学生党员和入党积极分子等。分散安排其余大学生开展“三进三同”实践活动。
(二)时间安排 以寒暑假期为主，也可结合课程教学实际，灵活安排“三进三同”实践活动。每次集中组织的“三进三同”实践活动不少于1个星期，大学生在校期间参加该项活动总时间不少于1个月。
(三)工作分工
1.团市委、市教委牵头负责全市大学生到农村“三进三同”实践活动，做好任务布置、督促检查、经验总结和考核评比工作。
2.市委组织部负责落实大学生“三进三同”实践活动基地，指导全市大学生“三进三同”实践活动。
3.相关区县(自治县)党委、政府负责安排大学生入住农户家庭的食宿、安全保障等，协调处理“三进三同”实践活动中的具体问题。
4.各高校组织大学生参加“三进三同”实践活动，负责交通、安全保障等工作。
四、到企业做工1个月
由市国资委牵头，市经济信息委、市工商联、市教委、团市委共同组织实施。
(一)任务安排
市国资委牵头建立国有企业、民营企业学工活动基地(见附件五)。结合学生课程实习、专业实训、青年就业见习、毕业实习和社会调查等，采取集中与分散相结合的形式，组织大学生开展学工活动。
(二)时间安排
1.每年12月底前，市国资委、市教委分别到国有企业和高校调研，收集校企合作信息;市国资委和市工商联分别确定国有企业、民营企业学工基地。
2.市教委负责及时将学工信息发布到各高校，同时会同市国资委等相关部门，采取分配与指导相结合的方式，确定当年学工指标，公布相关信息。
3.学工信息公布后，各高校与相近学工基地对接，签订相关协议，分期分批组织学生到企业做工1个月。
(三)工作分工
1.市国资委牵头负责全市大学生学工活动，会同市级相关部门建立学工活动基地，做好任务布置、技术指导、督促检查、经验总结和考核评比工作。
2.市教委负责及时发布学工信息，组织高校与学工基地对接，指导高校开展学工活动。
3.团市委负责建立青年就业见习基地，组织团员青年学生参加就业见习活动。
4.各高校组织学生参加学工活动，负责交通、安全保障等工作。
五、开展学军1个月 由重庆警备区、市教委共同负责组织实施。
(一)任务安排
学军活动包括军事技能训练、军事理论教学和国防教育活动，总时间为1个月。其中军事技能训练时间不少于15天。
(二)工作分工
1.重庆警备区协调驻渝部队和军事院校，选派军事教官，编制训练大纲和计划，提供军训所需武器弹药等。
2.市教委负责组织高校与驻渝部队的对接工作，做好任务布置、督促检查、经验总结和考核评比工作。
3.各高校组织学生参加学军活动，负责交通、安全保障等工作。
六、撰写1篇有价值的社会调研报告
由市教委牵头，市委宣传部、团市委共同组织实施。
(一)任务分解
组织全市在校大学生结合种树、带薪实习、学农、学工和学军等活动，围绕我市经济社会发展重点、热点、难点问题，深入农村、社区和工矿企业调查研究，每人至少撰写1篇有价值的调研报告。调研内容包括重庆城乡统筹情况、重大“民生工程”实施情况、农村增收脱贫情况、“五个重庆”建设情况，以及市委、市政府和市级相关部门交办的其他调研内容。
(二)工作分工
1.市教委牵头负责全市大学生社会调研活动，做好大学生调研活动的任务布置、督促检查、经验总结、成果运用和考核评比工作。
2.市委宣传部负责会同市级相关部门，确定每年调研内容，搭建展示交流优秀调研报告的平台。
3.团市委负责指导各高校开展社会调研工作。 4.各高校负责组织师资力量，指导大学生开展调研活动。
七、保障措施
(一)组织保障
市委、市政府建立全市大学生社会实践工作联席会议制度。市级相关部门和各高校，要明确分管领导、责任单位和具体办事人员。各区县(自治县)由党委副书记负责分管大学生社会实践工作，并明确1名党委办公室副主任专门负责有关组织协调工作。
(二)安全保障
各高校负责大学生社会实践期间的安全保障工作。各接收单位和相关区县(自治县)配合做好大学生在本地本单位实践期间的安全保障工作。市人力社保局、市直机关工委、市国资委、市工商联和市教委分别负责签订企业、单位与高校的《大学生社会实践合作协议》。市公安局负责大学生社会实践活动的交通安全保障工作。市教委负责协调保险公司，将大学生社会实践活动纳入高校校方责任险范畴。
(三)后勤保障
各区县(自治县)党委、政府和市级各相关部门、单位要按照职责分工，切实做好大学生社会实践的后勤保障工作。市财政局负责安排大学生社会实践工作专项经费，做好重大活动的经费预决算等工作。市交委负责配合各高校，做好大学生社会实践的交通保障工作。
(四)营造氛围
市委宣传部负责组织协调市属新闻媒体和中央媒体，市级相关部门、各责任单位、各区县(自治县)和高校要采取各种形式，深入宣传报道大学生社会实践中的生动事例、先进典型、成功经验和良好效果，积极引导各级各部门、各单位创造性地开展大学生社会实践工作，共同营造全社会关心支持大学生社会实践的良好氛围。
(五)督促检查
市委督查室和市政府督查室负责督促检查市级部门和相关区县(自治县)落实大学生社会实践工作的情况。市级各牵头部门负责督促检查相关单位落实大学生社会实践单项活动的情况。市教委负责督促检查各高校落实大学生社会实践工作的情况。市教委负责统一制作《大学生社会实践手册》，各高校确保大学生人手一册，并督促大学生如实填写。
(六)考核评比 市教委负责牵头制定全市大学生社会实践工作考核办法，汇总全市大学生社会实践各单项活动实施情况，组织召开全市大学生社会实践工作经验交流会议。不定期召开全市大学生社会实践工作总结表彰大会，对成绩突出的先进集体和先进个人给予表彰奖励。
XXX有限公司
公文管理办法
第一章总则
第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。
第二条本办法适应于公司各部门。
第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书(包含呈文);公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
公司公文按使用功能划分为以下种类：
(一)公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等;
(二)函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书(包括电报、电子邮件等);
(三)规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南(职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单)、暂行规定等;
(四)呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书;
(五)会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要(总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会)及每周动态(含周工作计划)等;
(六)部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、报表等。
第二章职责
第四条公司有关人员和部门职责
(一)总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复;
(二)各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签;
(三)综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负
责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作;
(四)综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作;
(五)各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。
第三章公文格式
第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2厘米，左页边距为2.5厘米;
第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字;公文字号字体为仿宋体，小四号字;行文标题字体为黑体，小二号字;主送单位为加粗仿宋体，小四号字;正文字体为仿宋体，小四号字;其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字;主题词为加粗仿宋体，小四号字;页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字;
第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行;
第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等：
(一)公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行文标题一般不加书名号和其他标点符号;
(二) 公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类;
(三)公司公文外发时一般只标明一个主送单位;如果需要送、报另一个或几个单位时，可以用抄送、抄报的形式标明;
(四)发文时间以领导签发日期为准;联合行文以最后单位签发的日期为准;
(五)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号;
(六) 公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。
(七)收、发文单位应写单位全称或规范化简称;联合发文应将主发单位排列在前;
(八) 文字一律从左至右横写横排;
(九)公文按照行政管理原则，只发到各部门，不直接发到部门下属单位;
(十) 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第九条公司公文行文时文字应注意以下方面
(一)情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间;
(二)草拟公文文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新拟稿;
(三)数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写;
(四) 章节序数的写法：公司公文(规章制度采用ISO标准除外)一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四为“(1)”;
(五)不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
第四章公文编号
第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类，标注方法如下：
(一)公文字号只用于公司文件、函的标注，分别标记如下：
公司文件字〔〕000号〔〕内为周期，000号为该公文流水号 函函〔〕000号
(二)公司及各部门发文字简称如下：
公司简称：司;综合管理部简称：司综管;计划财务部简称：司计财;生产部简称：司生管;市场部简称：司市场;审计监察室简称：司审监
(三)页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件，左侧为公司全称，右侧为公文种类标号，采用汉字拼音简称，分别标记如下：
公文种类页眉标号说明
规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)
示例：SYZD(1)—ZG(2)—001(3)—2009(4)
(1)为公文分类：SY：公司简称;ZD：规章制度简称;CW：呈文简称;JY：会议纪要简称;BW：部门文件简称;
(2)为该文主发部门代码：ZG：综合管理部;JC：计划财务部;ZZ：生产部; SC：市场部;JZ：技术质量部;SJ：审计监察室;
(3)为该文发放流水号;
(4)为。
呈文CW—ZG—002—2009(示例)
会议纪要JY—ZG—005—2009(示例)
部门文件BW—ZG—001—2009(示例)
第五章发文程序
第十一条公司各部门拟好公文初稿后，拟发的公司文件、函、规章制度需要填写《文件签发单》，呈报总经理审批，经总经理签署签发意见(需要相关部门会签的由相关部门负责人会签)后，拟发稿部门将发文原稿、发文原稿电子文档、《文件签发单》交综合管理部进行发文;
第十二条综合管理部按公文编号原则进行公文编号和登记《公文编号登记表》，对文件打印、校对，按《文件签发单》意见印刷文件加盖公章后，将文件内容、发送日期、保密等级、办理等级、收件人等事项在《发文登记表》里登记清楚，由收件人签收，外发文件时可采用挂号信函的方式送达;
第十三条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、普通四种;绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘;绝密文件只能印制一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密、秘密文件按审阅人数印制份数，机密、秘密文件必须妥善保管;
第十四条公文办理等级分为：特急、急、普通三种;收件人根据其等级要求及时处理文件中的各项事宜;
第十五条综合管理部应在文件发文日期一日内发送主送单位，二日之内发放完全部文件，并将发文原稿、文件存档件、《文件签发单》、《发文登记表》归档保管;
第十六条呈文、部门文件由所在部门负责人签发，文件处理完毕后由该部门公文主管归档保管;
第十七条会议纪要、每周动态(含下周计划)由综合管理部发放的按公司文件进行归档保管，会议纪要由各部门发放的由各部门进行归档保管。
第六章收文程序
第十八条外来的文件原则上由综合管理部负责签收，并将文件内容、接收日期、送件人等事项在《收文登记表》里登记清楚，并将原件分类归档保管;对未提供原件的，要求发文单位提供该文件的原件;
第十九条外来文件由综合管理部负责人根据文件内容提出处理意见填写《收文处理
单》，呈报总经理或董事长阅示，或组织公司相关部门及个人传阅，或转相关部门按文件的要求处理，或转入档案管理;
第二十条呈报总经理或董事长阅示的，经总经理或董事长批示后，综合管理部及时组织传达和落实;
第二十一条传阅文件由综合管理部负责收回，文件传阅过程中阅读人应注意下列事项：
(一)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看;对尚未传达的文件不得向外泄露内容;
(二)阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回综合管理部，切忌横传;阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责;
(三)阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。
第二十二条相关部门接到文件处理要求后，及时组织相关人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见送交综合管理部，综合管理部将处理意见与原件合并归档保管。
第七章公文公章使用
第二十三条公司文件、函、规章制度、会议纪要及部门文件发放时，必须盖有公司印章或部门印章，呈文可不使用印章;
第二十四条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公司印章，部门文件加盖部门印章;
第二十五条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公章时，以外发份数和存档份数加盖红章，其余发文用复印件形式发放。
第二十六条公司公文存档后按档案管理规定进行管理，公司所有员工可按档案管理规定查阅文件原稿，不得外借使用，如有需要可向综合管理部公文主管申请复印件。
第八章附则
第二十七条本办法由综合管理部负责解释。
第二十八条本办法自下发之日起施行。
附件
公文处理管理办法
第一章 总则
第一条
为促进公司(以下简称“公司”)公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条
本办法适用于公司及直属各单位(以下统称“各单位”)的公文处理工作。
第三条
本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。
第四条
本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条
公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工
作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。
第七条
非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。
第二章 公文种类
第八条
各单位的公文主要包括正式发文(文件式公文)、便函(信函式公文)、内部公文和专用文件等四种类型。
第九条
正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：
1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。
3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。
4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。
5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
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问和答复问题。
2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。
3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。
4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。
第十一条 内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括: 1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。
4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。
5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。
6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。
7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一
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3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。
5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。
6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
第十七条 向下级单位行文，应当遵循以下原则： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。
3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。
第十八条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。
第十九条 同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。
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3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。
4. 签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人(3号仿宋体字)”三个字加全角冒号和签发人姓名(3号楷体字)组成。
5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。
6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。
7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空
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11.公文如有附注(公文印发传达范围等需要说明的事项)，应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。
12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。
13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编01)，后加“印发”二字。
15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用
主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。
17.公文应使用国际标准A4型(210mm*297mm)白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。
18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第二十三条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签(根据需要由拟稿部门负责人确定)—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发(盖章)—归档。
第二十四条 拟制公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。 2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数，第一层为“
一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗;第二层为“
(一)”，小标题可使用楷体三号字，加粗;第三层为“1.”，第四层为“(1)”，小标题可使用仿宋体字。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。
10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。
11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。
下列文件不得转发：各种绝密文件、资料;中央领导同志
未公开的内部讲话;规定限制阅读范围的文件;政策、法律、法规、重要措施的未定稿;其他不得转发的文件。
12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。 第二十五条 拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。
第二十六条 公文审核应当做到：
1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。
2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是： (1)行文理由是否充分，行文依据是否准确; (2)是否符合行文规则和拟制公文的有关要求; (3)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见;
(4)文种是否正确，格式是否规范。
3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。
4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。
第二十七条 公文签发实行权责结合的原则。
1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。
2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。
3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。公文签发人对签发的公文内容全面负责。
第二十八条 公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。
第二十九条 拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。
第三十条 公文印制应当做到：
1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。
2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。
3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并
加盖印章。公文印制要美观大方，符合公文格式。公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第三十一条 公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。一般公文2天内发出，急文急办。通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。
第三十二条 发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。
第五章 便函的公文格式和办理
第三十三条 便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。
1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。具体格式和字体要求参见附件3。
2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。
3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第三十四条 便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程
序参照正式发文的要求办理。
第三十五条 单位便函(公司便函)应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。
第三十六条 部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。
第六章 内部公文的公文格式和办理
第三十七条 决议的格式和办理要求：
1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。
3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。
4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。
5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。
6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。
第三十八条 会议纪要的格式和办理要求：
1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。
3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。
4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。
由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。
第三十九条 签报的格式和办理要求：
1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。
2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。
3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。
4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。 5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。签批顺序一般为：分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。一般性事务签报可由分管领导直接签批。有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。
6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。
第四十条 工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要
自行制定(格式可参考附件
7、
8、
9、10)。
第七章 收文办理
第四十一条 公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理由办公室统一归口负责。
第四十二条 接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。
第四十三条 对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。
第四十四条 收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否由本单位受理;是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否符合要求;涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。
第四十五条 对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
第四十六条 对于批办性公文，公文处理职能部门应当及
时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。
第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十八条 送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第四十九条 公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。
第八章 公文归档
第五十条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第五十一条 归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反
映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。除正式发文、决议以外，重要的便函、会议纪要、签报等也应归档保存。
第五十二条 公文的归档工作由公文的起草人员或经办人员承办。承办人员应根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、签报、发文、领导批示等)整理后，送交单位档案部门统一管理。个人不得私自保存应归档的公文。
第五十三条 联合发文，由主办单位整理归档，其他单位保存复制件。
第九章
公文管理
第五十四条 各单位公文处理职能部门应当根据本办法有关要求，建立健全本单位公文处理的工作流程和管理制度，指导其他部门规范正确使用公文文种、公文格式和公文处理程序，提高公文质量和办理效率，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第五十五条 公文由各单位公文处理职能部门文秘人员或专职人员负责统一管理，包括收发、审核、用印、归档和销毁等。
第五十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。
第五十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，
视为自始无效;公文被废止，视为自废止之日起失效。
第五十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
第五十九条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经文秘部门负责人批准，可以销毁。
第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，文秘部门应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关要求移交、清退。
第六十一条 涉密公文(含密码电报)的使用、管理和销毁按集团和公司保密工作有关要求执行。
第十章 附 则
第六十二条 公司向上级单位报文时，如上级单位的公文处理办法另有要求，按照上级单位的有关要求执行。
第六十三条 本办法由公司公文处理职能部门负责解释。 第六十四条 本办法自下发之日起施行。
国家档案局令
第6号令
《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。
局长
毛福民
2003年7月28日
电子公文归档管理暂行办法
第一条
为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条
本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条
电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。 第四条
副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条
电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 第六条
电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条
电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条
需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条
电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
1 第十条
电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条
电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条
电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条
电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条
归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条
通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条
归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条
归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条
档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条
超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条
其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条
本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。 第二十二条
本办法由国家档案局负责解释。
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