办公自动化背景下对档案管理工作的思考

办公自动化是一个随着时代与技术发展持续变化与更新的抽象理念。处在信息时代, 信息化技术在各行各业中的普及渗透越来越广泛, 其在拓展人们视野的同时, 进一步增加海量信息的汲取, 促进工作效率的大幅提升。随着自动化、现代化理念在档案管理工作中的不断渗透, 复杂、繁琐的人工操作逐渐被精确、便捷的办公自动化技术所取代, 档案管理工作正朝着更为人性化、规范以及实际的层面发展, 办公自动化必然成为档案管理工作必然的重要特征。

一、提升档案系统整体水平

提升档案系统整体水平是促进档案管理工作自动化建设的基础性工作。这就需要各个档案管理机构依照系统集成要求的理念来将办公自动化应用于档案管理工作中, 档案自动化建设的关键在于整个系统, 在组成系统的节点方面, 横向与纵向都需要满足相应的要求, 保障整个档案系统的综合优势, 在提升档案系统整体水平的同时, 进一步提升综合能力。一个关键的节点极有可能导致整个系统本身不够通畅, 然而全部的节点无论是在装备水平, 亦或是在应用能力方面都无法齐头并进, 因此, 应当积极鼓励水平较高的企业提升档案系统整体水平, 通过在一些企业中构建水平较高的试点, 以此来总结相应的经验, 全面推进整个系统水平的提升。

二、加大标准化建设力度

首先, 档案管理流程标准化建设。所谓档案管理流程标准化建设, 指得是针对档案资料的前期处理、著录要求、电子文档格式以及归档流程实施标准化处理, 保障档案管理实现高度的统一、规范。其次, 档案管理体制标准化建设。现阶段, 我国许多单位的文件管理与档案管理工作仍旧沿用分开管理的方式, 分别设置两个管理部门开展管理工作, 而该种模式直接致使档案管理部门无法针对档案文件的前期进行有效地控制。针对上述状况, 应当从管理体制层面着手, 进一步规范管理体制。各个机构应当针对文件管理与档案管理实施统一的管理, 以此来促使两者协调发展, 档案管理机构则可以实现针对文件前期处理进行控制的目标, 使得文件前期处理与控制能够纳入档案管理机构的职责范畴, 为文件的有效归档奠定良好的基础。最后, 技术操作标准化建设。各个单位在进行档案信息管理系统设计的进程中, 应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性, 同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置, 例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面, 通过针对整个档案管理系统进行标准化建设, 能够进一步提升工作效率, 减少管理工作中失误的现象。

三、加大软硬件基础建设力度

档案管理软硬件基础设施直接关系到档案管理自动化建设的质量与效率, 这就需要各个档案部门加大软硬件基础建设力度。针对硬件设施建设层面, 除了档案部门以外, 单位其他部门也应当保障硬件设施的匹配性与兼容性, 同时有效保障单位内部网络的安全性, 进一步保障档案信息资料在传输进程中的安全性及稳定性。针对软件基础建设方面, 各个单位可以尝试外包的方式, 设计符合档案管理自动化建设的管理软件, 同时还应当加大档案管理软件的推广力度, 使得各个单位之间的档案管理软件能够进行良好的兼容与匹配, 使得档案管理网络能够逐渐形成连接快速、覆盖面广以及网点多的网络, 能够为档案管理工作共建共享提供坚实的网络基础。

四、改革管理机制及监督机制

改革管理机制对促进档案管理自动化建设具有至关重要的作用。这就需要各个单位在进行档案管理自动化建设的过程中, 必须要严格根据国家与地方主管机构推荐的相应标准, 综合参考自身的实际情况, 针对档案管理机制进行改革。主管机构应当将档案管理自动化建设纳入到档案管理工作的业绩考核指标, 在进一步提升单位对档案管理自动化建设的重视程度的同时, 激发广大工作人员的能动性, 能够更为主动地投入到档案管理自动化建设工作中。

科学合理的监督机制能够保障档案管理自动化建设的有序开展, 通过对档案管理自动化建设进程中进行有效的监督与制约, 能够保障相关工作始终处于法律法规允许的范围内开展。这就需要各个单位综合参考自身的实际情况, 充分利用内部监督与外部监督, 使得两者进行互相合作、互相结合、互相补充, 进一步保障档案管理自动化建设高效、稳定的开展。

综上所述, 办公自动化对档案管理工作提出了更高的要求与标准, 其同时也是促进档案管理工作与各个部门进行有效对接的重要途径。这就需要各个单位意识到档案管理自动化建设的重要性, 促使档案管理与办公自动化进行有效的融合, 以此来提升档案信息的利用价值与档案管理工作的质量。

摘要：在办公自动化的影响下, 档案管理工作的内容发生了巨大的变化, 使其与办公自动化之间形成了良好的互动效应。鉴于此, 本文主要基于办公自动化背景, 提出几点将办公自动化应用于档案管理工作的措施, 仅供参考与借鉴。

关键词：办公自动化,档案管理,信息化技术

参考文献

[1] 褚海燕, 贾树行.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].商业经济, 2013 (15) :35-36.

[2] 梁惠志.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].办公室业务, 2014 (23) :190.

[3] 杜建民, 庞海萍.浅议办公自动化对档案管理的促进作用[J].江苏水利, 2014 (21) :47-48.