学生档案信息化管理论文

摘要：大学生档案是记录每位学生的家庭出生、家庭地址、家庭成员、所学的学校、在校的表现、辅导员的评语、奖惩情况、学习成绩、健康状况、实习情况、诚信记录、联系方式等各方面的综合信息。所以学生的档案是最有历史价值、最有保存价值、最有参考价值的资料。随着各高校规模不断扩大，新校区、分校、教学点的成立，高校的在校生已经是以前学生的若干倍。下面小编整理了一些《学生档案信息化管理论文 (精选3篇)》相关资料，欢迎阅读！

学生档案信息化管理论文 篇1：

技工学校学生档案信息化管理新模式的构建

[摘 要]随着信息科技的不断发展，大数据、人工智能等前沿技术不断深入学校信息化管理的各个层面。怎样利用先进的信息化技术，做好技工学校的档案管理工作，成为学校管理者迫切需要解决的问题。依据目前我国技工学校档案管理工作的发展现状，档案管理的信息化、科学化、合理化、便捷化都需要进一步加强。本文将着重探讨技工学校学生档案信息化管理工作，详细分析目前技工学校档案管理方面的缺陷，研究档案高效管理的策略，为学生就业、用人单位查询、教育部门管理提供参考意义。

[关键词]档案；管理；技工学校；信息化；创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.074

0 引 言

技工学校学生档案囊括了学生在校期间的学业、生活、实习及各种社会实践情况的记录，真实地反映了学生的德、智、体、美、劳。随着国家政策的倾斜，高等教育资源的普及。学生择校、毕业、就业、升学、留学、参军、从政等活动都间接或者直接受到档案的影响，因此，科学高效信息化的档案管理工作显得尤为重要，对促进技工学校学生就业、完善教育体系、有效执行国家政策，有着不可忽视的作用。

笔者在档案管理的实际工作中发现，许多技工学校学生常常会因为各种原因导致“弃档”。许多学生毕业多年直到面临职位升迁、考取各种证书资质、评定各级职称等才想到需要查询、补充自己的档案，意识到档案遗失带来的各种不便。这些现象都是技工学校学生档案管理不善带来的后果。

1 技工学校学生档案信息化管理存在的问题

1.1 学生方面

1.1.1 缺少档案教育

由于我国教育体制的问题，小学、初中、高中阶段，学生的精力主要集中在文化课程的考试，为择校和高考费尽心思；进入学校后，忙于提升专业技能，为就业打基础。这就造成了学生在档案教育方面的缺失，档案知识严重不足。

1.1.2 对档案重视程度不够

因在校的学习和生活与档案的作用牵扯不大，导致学生误以为档案仅仅是学校管理学生的一种手段，对学生本人的影响不大。尽管教师或者学生管理部门反复口头强调，但是学生总是有一种自己能用到档案的时候还很遥远的感觉。因此，在填写档案的时候就会出现填写记录不完整、不规范、不科学及不严谨的现象。

随着社会经济的发展，学生的就业面越来越广，用人单位更加注重的是个人的能力，学生就业也基本上是凭借自己的专业技能而获得优势，这就势必导致企业和个人的利益性和目的性越发凸显，而档案等资源的作用就更加容易被学生忽视。

学生毕业离校后，一部分人忙于网上投递简历或者参加各类招聘会，另一部分人由于工作的繁忙难以脱身，还有少数人认为安排档案的管理工作太麻烦，从而导致弃档，或者在携带档案的过程中私自打开档案袋，导致档案失效。这都是对待档案的态度不够重视的表现，因此给档案管理带来许多额外的困难。

1.2 学校方面

1.2.1 资源不足

随着国家政策的推动，一考定终身的教育体制弊病一定程度上得到了遏制，技工学校的生源大量增加，学校运营成本上升，档案管理的资源需求也相应提高，但是学校的管理层并没有对其产生足够的重视，没能充分认识到学生档案管理工作的重要性，相应地减少了学生档案管理工作的资源分配，导致技工学校的档案管理工作相对落伍。资金的缺失，专业档案管理工作人员的缺乏，导致技工学校存在档案信息不全、档案遗失、档案损坏、管理人员素质不高的问题，给学校的形象造成一定的负面影响，限制了学生档案管理工作持续发展。

1.2.2 宣传不到位

学生在校期间极少接触到档案管理方面的任务或者培训，也不理解档案室的具体功能。学校的档案室更是常年关闭，几乎无人值守，给人一种神秘和“远离人间”的感觉。学生只有在毕业的时候才会匆忙地填写相关档案材料，离校后大部分学生的档案由学校集体通过快递的形式邮寄到学生户籍所在地的人才市场，少数学生则亲自携带到相关的人才交流中心，造成了学生直到毕业离校后还没弄明白档案具体有哪些功用。

1.2.3 管理模式落后

一直以来，我国绝大多数技工学校在档案管理工作中，还停留在以纸质档案为主，依靠大量人工填写的阶段，费时费力，浪费资源，效率不高，而且对档案材料的准备都集中在毕业生离校之前极短的几天时间内完成，导致档案的质量没法得到保证。

此外，由于资金的短缺，导致档案管理部门无法购买先进的仪器和软件，跟不上信息化、移动化的潮流，让档案管理工作变得繁琐，无法满足学生与教职工的需求。

1.3 社会方面

1.3.1 用人单位对档案的管理不规范

学生进入企业工作后，将其档案交由企業的人事部门管理。大多数用人单位都能做好管理与保密工作，档案的保管也很规范，但是也有少数企业连基本的档案室都没有，缺乏科学、统一、合适的管理标准。甚至直接草率地将档案摆放在工作台面上，或者放在办公室敞开的柜子内。这类企业对档案的管理工作十分随意，对待职工的档案信息遗失、缺少等问题的态度十分松懈，再加上学生对档案的重要性认识不足，不能及时跟进及反馈，导致档案遗失或空缺。

1.3.2 用人单位保留档案的目的不纯

近年来，企业间的竞争越来越激烈，同时也催生出对人才的激烈竞争。部分用人单位，为了能留住人才，竟然威胁以扣押档案等为条件，而部分人才为了更好的薪酬和工作环境毅然放弃档案，这给档案的管理带来极大的风险。

2 技工学校信息化管理新模式的构建

随着中国经济的发展，差异化的人才竞争显得越来越突出，技工学校对学生的个性化培养、社会需求的多样化越来越予以重视。所以，学生档案管理工作应该与时俱进，适应时代的浪潮，对现代化、信息化、科学化及便捷化的档案管理模式应该积极倡导和引起高度重视。

2.1 完善档案管理制度

为了能使各个学校之间的档案管理工作规范化、档案材料标准化、档案材料的科学化，学校在管理档案的工作中应当首先遵守国家教育部下发的《高等学校档案管理办法》，制定全面、系统、具体的技工学校档案管理制度。同时，国家相关部门应当响应各技工学校的实际管理需求，制定与时俱进的政策制度，建立相应的扶持基金。另外，技工学校还应立足于各自的现实状况，响应社会需求，建立信息化、透明化的档案管理模式，以响应大数据、人工智能等时代浪潮。

2.2 培养专业的管理人才队伍

技工学校学生档案的管理工作，档案资料完善过程应当从学生进入学校的时候就开始抓起。学生的档案作为记录个人学习成果、生活状况、工作经历、奖惩处罚、思想政治状况等内容的媒介，为用人单位提供参考、依据和证明等信息，影响学生以后的工作和生活的各个层面。因此，技工学校学生档案资料要求严谨、细致、专业，档案管理的工作人员应具备很强的耐心与责任心，能够仔细、反复地为每一份档案资料做好填写、审核工作。相关人员必须不定期进行档案管理知识的培训和考核，真正做到实事求是、提升效率。学校相关领导人员应对档案的管理工作引起足够重视，完善专业的档案管理队伍，而不是聘用临时工，应付学生毕业离校短暂的档案需求。

2.3 加强学生对档案的认识

技工学校学生的档案记录的是本人在校的主要活动、学习与生活，能够客观真实地反映出学生的各种优良品质以及不良行为。提高技工学校学生档案知识水平的方式，第一是适时教育，邀请专业人士开展专题以及案例讲座，深刻讲解档案对学生本人在日后的职场、学习或者生活中考核、转正、升学、借贷、加薪、结婚、生育与养老的影响，让其明了高质量的档案对其日后的影响。第二是反复强调。学生在校期间可以通过举行相关活动，如班级周会、校园集会等形式多次强调。学生实习期间，可以经常与学生沟通，提醒档案收集与保管的相关事项，知会用人单位对档案信息进行填补。

2.4 呼吁社会加强对档案管理的责任感

技工学校学生的档案大多数只记录了学生没毕业之前在校的一些信息，学生参加工作后，绝大多数学生的档案都被保留在户籍地的人才交流中心，后续信息的补充得不到保障。而企业聘用学生后，更多的是在内部粗略地记录一些在职情况。一旦离职，这些记录经过较长时间的保存后绝大多数就会被遗忘或者销毁。因此学生毕业后的一些职业技能、工作情况、生活状况就无法归纳到其档案中。

国家应当倡导企事业单位加强档案管理的工作，学校也应当积极与企业建立紧密联系的沟通反馈机制，适时记录相关人员的工作、生活的状况。这样学生在校学习以及离校就职之后就不会出现档案信息的断层、缺失，有利于促进我国人才库的完善与发展。

2.5 顺应大数据人工智能潮流

自从中国引入互联网以来，信息化技术在中国获得了迅猛发展。尤其是最近几年，网上办公、网上交易、云计算、移动通讯、移动支付、大数据及人工智能等新技术渗入生活的各个层面，为人们的生产生活提供了极大的方便。

技工学校的管理也应当适应这股潮流，引入最新的技术，将档案信息数字化、图片化、数据化，有机地将学生的档案管理工作与大数据结合，实现档案信息的便携化、移动化操作。大数据时代的到来，势必将复杂和繁琐的档案信息管理变得轻而易举。

目前，尽管部分学校的学生档案信息管理已经实现了一定程度上的信息化，但是还是存在档案信息凌乱、数据过载、数据结构优化不完全及资料检索复杂的弊病。为了解决这些问题，就必须采取更加科学有效的办法，引入人工智能技术对技工学校学生档案进行管理，这是提高学校档案利用率的最优途径。先利用学校海量的档案信息库训练神经网络，在该网络中输入一定的相关词，然后通过数字模仿大脑神经网络的活动，进行全文分析，使档案检索编辑系统学习复杂的概念，掌握精细的含义，然后将其归纳总结，保留记忆，方便日后能够更迅速地获得相关信息。

主要参考文献

[1]夏文.高校学生档案管理的问题及发展方向[J].北京档案，2010（9）.

[2]董玉华.民办学校学生档案管理与服务研究[J].吉林广播电视大学学报，2017（1）.

[3]曾凡.大数据时代学校学生档案管理的挑战与对策研究[J].卷宗，2017（20）.

[4]储华.学校学生档案管理中信息数字化管理模式应用研究[J].中国管理信息化，2017（17）.

[5]屈秀兰.应用人工智能技术开发和利用工业档案资源[J].自动化信息，2007（10）.

[6]馬绪超.人工智能及其在档案检索中的应用[J].黑龙江档案，1996（6）.

作者：成茜

学生档案信息化管理论文 篇2：

如何加强大学生档案信息化的管理

摘 要：大学生档案是记录每位学生的家庭出生、家庭地址、家庭成员、所学的学校、在校的表现、辅导员的评语、奖惩情况、学习成绩、健康状况、实习情况、诚信记录、联系方式等各方面的综合信息。所以学生的档案是最有历史价值、最有保存价值、最有参考价值的资料。随着各高校规模不断扩大，新校区、分校、教学点的成立，高校的在校生已经是以前学生的若干倍。陈旧的、传统的档案管理显得落后，严重地影响和制约了学生档案资源的利用和开发。学校也必须与时俱进，将学生档案工作放在重要地位。

关键词：学生档案 管理 信息化

1 高校学生档案管理的困难

1.1 学生档案的流程复杂、整理工作繁重

目前，高考档案的传递是学生按照录取通知书的地址，到所在高中办理档案快递手续；然后，高中学校集中将考生档案寄往高校；各高校开学前收齐学生档案；按照系、专业、班级分类；最后，将分好的档案交予辅导员。如此大量的档案，工作量也是巨大的。每年学工部门的教师都为此感到头痛。

高校学生毕业前，档案要收集整理大量的在校材料，如高考时原始档案、学生成绩册、成绩单、授课教师意见、学生评语、系部材料、实习手册、毕业生登记表、派遣报到证、奖惩材料、组织关系、贫困证明、诚信记录等。使得档案管理部门和辅导员感到材料种类非常多样，整理档案工作非常繁重。

1.2 学生档案管理没有配备专业人员

由于学生档案工作长年没有被重视，多数工作人员都是兼职，工作主动性不强，也不可能有创造性的发展和深入的研究。没有按照标准进行登记、立卷、归档、录入、检索，将档案管理工作认为是简单的收发工作，学生档案利用率低，没有体现出档案的真正价值。档案只是保存在那里，工作人员也就成了“保管员”。

1.3 学生档案室没有基本的条件

学生档案室还是传统的档案柜，纸质、照片、录音、录像等存放的资料容易损坏，经过长期存放也容易老化。而且整理一次工作量巨大，在工作人员不足的情况下，几乎是无法完成的事。条件更差一些的高校还没有学生专用档案室，有的即使有档案室，也没有配备复印机、电脑、摄像机等，不能满足现代化的需要，不能进行网络信息的交换。

1.4 档案信息管理存在安全问题

学生电子档案的各种私人信息是受国家保密法保护的，学校有义务保护学生的档案信息安全。但如网络上的学生身份证和密码防盗问题、防病毒问题、服务器防火墙、远程控制、数据备份、灾难恢复等问题，高校却很难解决。

1.5 学生档案软件开发不够

计算机硬件技术的发展比档案管理软件方面的开发速度和水平明显要快很多，尤其是在学生档案管理软件方面没有一个全面、系统的产品。随着学生档案信息数量和种类的多样多变，以及对档案管理信息化软件的不断需求，全国高校联网共享的档案管理模式必定取代局域的形式。

2 如何进行学生档案信息化管理

2.1 重视学生档案工作

用人单位可以从大学生的档案，直接看出高校管理水平的高低和学生的综合素质，无论是高校和大学生自己都必须要认真对待。首先，从硬件方面，高校要给档案室配备电脑、复印机、传真机、数码摄像机等，档案室应和教育厅、档案局、其他处室、系部、辅导员、学生建立一个信息互动的电子平台系统。其次，从制度方面，高校要制定出一定理论水平的规章制度，做到标准化、规范化、系统化、网络化。例如，学生可以通过身份证或学号，在网上提出申请，经过认证后，登录电子平台系统，可以进行查阅学习成绩、打印在校证明等事宜。

2.2 加强学生信息电子化录入管理

2.2.1 档案信息管理做到分级化

对于学生的基本信息，如姓名、性别、民族、血型、身份证号码等，应由派出所在学生出生时，一次性录入并加密锁定，成为学生电子档案中永久的信息，任何单位和个人无法修改。在幼儿园、小学、中学、高中到大学，分别由班主任或档案管理人员整理好数据批量导入每位学生电子档案中。每个学段结束后加密锁定，只能查阅不能修改，分别形成固定档案。毕业生就业后继续收集人事档案。这样分阶段收集，录入的工作量不大，也减少了重复录入的工作。

2.2.2 内容录入规范统一化

每个阶段的入学和毕业的照片，要求“免冠”、“2M”以内，各类毕业证、英语等级证、计算机证、奖励证书的电子版，尽量做到内容完整。特别是音乐、美术、体育特长，大学期间的入学培训、创业培训、参加社团、各类比赛、社会实践、诚信记录等还未收录到现在的学生档案中没有记载。

2.2.3 档案储存设备科技化

纸质的档案、实体材料、照片、录像等，体积大占用库房，这些材料也易破损、老化，很难存档。所以可使用具有压缩功能，高科技的光盘、U盘、移动硬盘、虚拟网络硬盘等进行索引存档。利用电脑查阅档案的速度增加了几百倍。

3 配备档案专业的工作人员

做到档案的高度信息化管理，专业工作人员显得特别重要。工作人员要具有档案专业技能，熟知我国档案法、文书立卷、信息应用技术、Foxbase数据库知识、办公自动化等，不断提高档案管理的综合素质。转变思想观念，以服务社会、服务学生为宗旨，充分发挥学生档案的价值。

4 保障学生信息安全

学生档案信息化的基础是运用在网络平台上，为了避免信息泄露和丢失，档案管理必须应用多层安全关口模式。学校应用服务器防火墙、专用网络（VPN）、电子密码器、USB Key等，学生以身份证号码和学生证号认证为第一关，密码认证为第二关，个人密码钥匙为第三关。基本上能够保正档案信息的安全。如有特殊需要，还可以用指纹识别、红外眼膜等更加安全的方式。

5 研究开发档案管理软件系统

学生档案管理软件开发一定是多个开放端口，建立资源共享适应各种用途的一个平台。主要服务对象是人力资源部门、教育厅、公安局、档案局、就业部门、学籍管理、学校就业指导、安全保卫、用人单位、保险公司、学生，各终极用户端口要能同时进行信息交换。任何用户只要在一台能上网的电脑上，就能快速、准确地查阅到所需要的信息。在软件编程时，信息的录入和文字的编排采用XML文档和RTF、TXT格式，照片上传和图像扫描采用JPEG、TIFF格式，音频数据采用MP3、WAV格式，视频数据采用MPEG、AVI等格式，同时要设计各种模式的转换，数据统计、自动搜索、打印等功能。信息安全上设置权限管理和密级等级。学生档案最终也是服务于社会，考虑加上工资、职称、养老、社保、失业、结婚、生育等模块。这也是今后档案管理发展的趋势。

（安庆医药高等专科学校，安徽 安庆 246000）

作者：赵磊

学生档案信息化管理论文 篇3：

简析中等职业学校中学生档案电子信息化的管理

【摘要】近年來，教育改革逐渐深入，教育事业发展迅速，中等职业教育学校也在朝着更高层次的发展，作为学生在校期间活动的详细记录，学生档案的管理对于开展学生工作的意义重大，也是学生就业的重要凭据之一。本文就对中等职业学校中学生档案的电子信息化管理问题进行探讨。

【关键词】中等职业学校；学生档案；电子信息化

前言：学生档案对于学生的发展及就业具有不可替代的重要作用，但是很多学生对其不够重视，往往忽略其重要意义，对此，必须引起足够的重视，从多个角度来提高学生档案的管理水平，随着现代化电子信息技术的发展，档案管理电子信息化势在必行。

1.对实现学生档案电子信息化有正确的认识

当前的发展形势下，大多数中职院校的学生档案管理仍然采用传统的手工操作管理模式，尽管部分工作采用了电子计算机，但是操作方式单一，其功能大多数没有被利用，这样的管理模式无法满足发展的需求，与时代发展脱节，导致学生档案管理工作效率差。

学生档案电子信息化的管理从小的范围来看，是建立完整的学生信息档案的数据库；从大的角度来看，是完善学生学籍与信息之间的关系，使学生档案完整性增强，在需要使用档案的时候检索就可以完成。实现学生档案的电子信息化便于学生个人信息的管理，唯有如此，才能快速的应用档案中的信息，可见实现学生档案电子信息化是必须的，是网络时代的必然要求。

2.学生档案电子信息化建设的必要性分析

实现中职院校学生档案电子信息化的建设最重要的意义主要可以表现在环节档案保存与使用之间的矛盾。近年来，学生档案的利用率不断提高，非常容易导致档案破损，导致保存与利用矛盾升级。实现学生档案电子化后这一矛盾得到很大程度的环节，利用档案并不会损毁档案，不会影响到保存。

同时，实现电子信息化也为学生的信息上网奠定了基础，传统的学生档案以纸质的为主，造成上网困难，将其转化为电子文件后，便于上网，，成为电子信息。

另外，提高了学生档案的管理效率。以前的学生档案都是装订入册的，可以根据专业，可以根据班级，也可以根据年纪，检索难度大，学生的动态信息无法直观的反应，导致档案的查准率降低。

3.掌握学生档案电子信息化的内容与措施

过去的中职学校学生档案以纸质和照片为主，这些档案在收集的时候是以班级为小集体，以纸质的形式呈现；同时也准备一些存储工具，随时收集。同样以纸质的形式呈现，要想实现其电子信息化，可以采用人工录入或者是扫描转换完成；也可以将其以照片的形式上传，保留档案的原貌，可以使其看到其内容的原始特征。相比较之下，中职学校的学生档案文字材料多，在扫描中要保证质量与效率，同时要尽量节省空间。

而学生档案的另一项主要内容就是个人照片，相较于传统的纸质档案，电子信息化的档案对照片的精度提出了新的要求，必须采用专业的设备，或者是保留图像信息的可以直接导入。

要想实现中职院校学生档案的电子信息化可以利用校园网这个平台，学生档案管理部门要争取学校的支持，利用校园网构建信息平台，其主要由两大模块组成，一个是管理人员系统与用户系统模块，管理人员系统主要包括档案的各项管理工作，用户则是可以利用远程教育平台进行信息的完善，同时也可以开通查询服务，提升工作效率与及时性。

4.中职院校学生档案电子信息化建设的原则

4.1 可行性原则是前提

要想掌握其电子信息化建设的原则，首先要对其建设的关键有一定的了解，在实现电子信息化管理之前要对其是否可行进行研究，对其实际环境有一个全面的了解与把握，不论是制度还是人力、财力与硬件设施上都需要有充分的准备。

4.2 合法性原则是基础

同时要在合法的原则下进行，遵守国家对档案管理的相关规定，同时也要对相关的法律有一定的了解，在法律允许的范围内进行知识产权的保护，推动档案工作的开展。

4.3 规范性原则是条件

所谓规范性原则，就是指根据实际工作的需要制定一系列的规范与法规，在工作中要执行统一标准，使电子文件的管理在标准化、规范化、有序化的环境中进行，严格禁止各自为政的现象，同时要避免重复建设造成资源浪费。

4.4 效益性原则是根本

中职院校学生档案电子信息化建设中需要投入大量的人力、财力、物力，所以，效益性原则十分重要，具体来说，首先应当提高对信息化建设的领导与管理；其次是根据本校的实际状况进行设置；最后是提高学生档案的利用率，发挥学生档案的作用；最后是满足用户的不同需求。

4.5 安全性原则是基础

在实现学生档案电子信息化的过程中，要通过一些手段使其实现电子信息化的过程，在这一过程中要以档案的安全为前提，要保证信息原件看的安全性。同时，在进行当前信息的处理与存储的过程中，要保证其与原件相符；另外，一般的档案都属于机密性文件，要保证其信息内容的保密性，提高保密管理；最后是增强其逻辑性，一旦发生损毁要追究一定的责任。

结束语：综上所述，中职学生档案管理工作是学校管理的重要组成部分，档案的各个工作环节直接影响到学生管理工作的质量，对此必须不断地提高其管理水平，实现电子信息化是时代发展的必然要求，也是社会进步的必然结果。

参考文献

[1]《档案管理现代化中应注意的问题》张爱阳《兰台世界》2005年08期

[2]《做好学校档案管理工作初探》周枫、辛梅菊 《山东档案》2005（5）

[3]《浅谈中职学校学生档案的管理和利用》 姜珊《商业经济》2008.16期.

（作者单位：哈尔滨市医药工程学校）

作者：侯淑坤