科技档案管理学

科技档案管理学（共9篇）

科技档案管理学 篇1

科技资料和科技档案管理规定

一、主要内容和适用范围

1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。

适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。

2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。

二、资料的分级

技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。

1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。

2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。

3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。

4、分级标识

一般技术资料无分级标识

重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）

保密资料的第一项左上角有“保密”的标识

三、资料保管

1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。

2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。

3、保密资料的保管

保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。

4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。

四、资料的借阅

1、一般技术资料

（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。

（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。

（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。

2、重要资料的借阅

重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高，并及时归还。

3、保密资料的借阅

保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。

4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。

5、借阅范围

产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。

所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。

五、图纸资料的发放和更改

1、产品图纸的发放和更改

（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。

（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。

2、保密级图纸的发放

保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。

六、科技档案的管理

科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。

1、科技档案归档内容

（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）

（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。

（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。

（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。

（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。

2、科档归档要求：

（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。

（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。

（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存。

（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。

3、科档归档手续：

（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。

（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。

七、处罚办法

1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。

2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。

3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。

科技档案管理学 篇2

一、高校科技档案管理存在问题分析

1.高校科研人员档案意识淡薄。高校科技档案收集是档案管理工作中难度较大的一环。一方面,由于档案部门对档案整理的重要性和档案的法律法规宣传不够,科研人员对科技档案工作的重要性缺乏了解、不重视,认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,从客观上影响了科技档案归档的完整性。另一方面,又由于高校科研人员缺乏档案意识,导致科研人员在科研项目完成之后没有对档案进行全面的收集和系统的整理,使得高校科技档案在形成的源头就有所缺失,给之后高校科技档案管理人员在高校科技档案的收集环节带来了困难。而且,高校科技档案在形成的过程中,如果没有进行及时的收集整理,其中的一些高校科技档案在过后进行补收整理是极其困难的,不能保证档案的完整性从而影响高校科技档案价值的发挥。

2.高校科技档案管理人员专业素质低。高校科技档案整理、鉴定是档案管理工作中专业性要求较高的一个环节。由于高校科技档案的内容是记录某一领域的研究过程和研究成果,其内容涉及研究领域专业知识,具有很强的专业性特点。这就增加了高校科技档案管理人员整理档案的难度,对高校科技档案管理人员的要求需更具专业性。这里所说的专业性是不同于一般档案整理的专业性,高校科技档案整理专业性不单单是指具备档案管理专业的相关知识,还需具备其所要整理的高校科技档案所涉及研究领域的知识。因为只有高校科技档案管理人员既具备了档案管理知识,又具备科研领域专业知识,才能使高校科技档案在整理、鉴定这两个环节,不会造成档案的丢失和整理混乱,也不会使高校科技档案在整理过程中缺乏科研领域的专业性特点。倘若不能保证高校科技档案整理的专业性,会影响高校科技档案价值的发挥。

3.高校科技档案管理制度不健全。高校科技档案管理制度的规范与否,对高校科技档案从收集到最后利用的六个环节都有影响。目前高校科技档案管理是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》执行的。这些法律法规只是指出高校科技档案管理的一个笼统方向,缺少科技档案管理工作细则,使高校科技档案在管理过程中找不到统一的制度标准规范,导致管理过程中很多问题的出现。同时,高校科技档案具有成套性特点,成套性即指围绕某一个独立的科研项目进行,规律性地形成的一系列相关的科技文件整体,成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。因为成套性的特点,高校科技档案整理需要很多部门的协调配合,增加了整理工作的难度。倘若一些部门不积极配合,会影响高校科技档案的整理进程,有了完善的制度规定,使其他部门必须参与进去,积极配合,有利于高校科技档案整理工作的开展。

4.高校科技档案信息化程度低。高校科技档案管理的最终目的就是为了利用服务,将高校科技档案信息化,是在档案利用环节增加的一种途径。高校科技档案具有现实性特点,即指它具有较强的现实使用性。相比于其他档案,如政务档案,高校科技档案作为知识储备内容,其现实使用性在归档后仍然很强。其现实性特点就要求高校科技档案以更广泛、更便捷的途径为公众提供利用,实现知识共享,促进科技发展。虽然我国高校科技档案在不断适应信息化趋势,但由于数字档案资源建设滞后、软件系统功能单一和硬件设施落后等原因,其信息化程度还是很低的,有待提高。

二、规范高校科技档案管理,发挥高校科技档案价值

1.提高科研人员档案意识。档案部门应与高校建立联系,走进高校,进行定期的档案宣讲活动,加大对档案相关法律法规的宣传力度,提高科研人员的档案意识,使他们在科研开展的过程中就注重对高校科技档案的收集和整理。这样不但为高校科技档案管理人员减轻了负担,同时,由于科研人员对自己的研究过程和研究成果更加了解,在他们初步整理的基础上,再移交给高校科技档案管理人员整理,能使高校科技档案的整理更加系统化和规范化,彰显研究领域的专业性特点。同时学校也要强化科研人员向高校档案室或档案馆馆移交科技档案的意识,让他们了解虽然科研项目申报后的知识产权是属于个人的,但高校科技档案向高校档案室或档案馆移交是十分必要的。因为向档案室或档案馆移交后,可以发挥高校科技档案的凭证作用———作为事实证据的经验价值。其凭证作用主要体现在证明科研人员的科研成果,在今后各项评选活动中起到凭证依据的作用。规范高校科技档案管理,还有利于促进高校教师奋发向上的精神,提高教师的科研能力;有利于为高校教师的课题深化研究提供有价值的信息,这些都是规范高校科技档案管理,发挥高校科技档案价值所能达到的预期成果。

2.提高高校科技档案人员专业素质。高校科技档案管理性质决定了高校科技档案人员既要具备专业素质,又要具备管理素质。提高高校科技档案人员专业素质,也就是从档案管理和科研领域专业知识两方面来提高,使高校科技档案管理既不失档案管理的标准,又不失研究领域专业水平,使高校科技档案发挥参考作用———作为知识和案例的经验价值,为社会各界提供学术信息资源。

3.完善高校科技档案制度建设。完善高校科技档案制度建设主要从制定相关档案法律法规细则和规范高校科技档案管理人员配置两方面入手。制定档案相关的法律法规细则,让高校科技档案在管理过程中的每个环节有据可循,不留漏洞,使高校科技档案具有统一的整理标准。完善相关制度规定,使各个部门协调配合,降低高校科技档案收集难度,保证高校科技档案成套性特点。规范高校科技档案管理人员配置,高校科技档案管理人员要主动了解科研人员科研试验活动的最新动向,清理科研进展、任务执行情况,关注试验信息及各种通知公告,从中获取相关信息点,抓住有利时间收集到第一手真实材料。同时,在新的历史条件下,要不断优化自身的知识结构和能力结构,学习应用现代办公技术,彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法,尽快依托计算机和网络技术实现高校科技档案管理的电子化、网络化、将现代办公技术与高校科技档案管理相结合,从而实现高校科技档案管理的规范化。

4.加强高校科技档案信息化进程。充分运用信息技术和方法提高科技档案的管理水平和效率,是新时期高校档案工作的一项重要任务,是档案事业发展的必然选择。本文主要针对上文阐述的问题提出相应的解决措施,规范高校科技档案管理,使高校科技档案在利用环节发挥其作为事实证据的经验价值和作为知识和案例的经验价值。丰富数字信息资源的途径主要有两种,一是将还未进行数字化的高校科技档案进行数字化,如把以纸张、胶片、音像等传统载体保存的模拟信号通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案;二是对已经数字化的高校科技电子档案的接收和归档整理,该种数字资源是目前数字信息资源的最主要来源。

软件系统功能单一是指目前有些高校以校园网为依托建立了独立的档案网络管理系统,但功能较为单一,仅作为学校档案工作的宣传窗口,还远未能实现档案在线归档管理和在线查询检索。高校的科技成果档案自动化管理尚处于初级阶段,大多数高校的科技成果档案仅能利用内部网提供查询服务,高校科技档案作为高校知识储备的重要部分,没有最大化的为社会公众提供参考作用———即作为知识和案例的经验价值。

硬件设施落后,虽然高校拥有自己的档案室或档案馆专门用于档案整理,也相比于其他普通学校拥有更多的资金可以调用,这无疑对高校科技档案的规范整理是一个物质保障。但高校的档案室或档案馆,专业的数字化硬件设施还是很落后的,需要国家重视高校科技档案进行数字化的必要性,加大资金投入力度,改进硬件设施,为高校科技档案信息化提供资金保障。

高校科技档案的管理研究 篇3

关键词：高校科技档案管理

全球高等教育竞争、交流与合作的背景下，学科建设与科研工作作为高等学校建设与发展的全局性和战略性任务而倍受各界的广泛关注。高校科技档案作为一种新型的档案门类，近年来得到了迅速的发展，并且在高校管理与发展中不可替代的重要作用日益凸显。如何进一步研究和掌握高校科技档案的功能与特点，对其实施有效管理，从而更好地实现其价值，已经成为摆在高校科技管理者面前的时代命题。

1 高校科技档案的特点、功能及其有效管理的重要性

科技档案是反映科技、生产实践活动的相关科技文件，是对保存备查的一种直接记述。高校科技档案是高校师生以及科技人员在从事科研技术开发活动中直接形成的，按要求归档的文字、图表、声像等各种物质载体形态的历史记录的综合，具有保存价值。一般来讲，高校科技档案同其他档案在性质上存有区别：其一，它特指高校师生和科研人员是在科技、生产活动中产生的，是一种科技信息及其载体。其二，它是高校科研人员认识自然和改造、利用自然活动的原始记录。其三，它是保存起来以备查考的科研文件，它与一般科研文件的区别在于它履行了相关手续，采取集中保管。

1.1 高校科技档案的特点

1.1.1 具有浓郁的学术性特点。高校教师的科研活动是从事“高深学问”的学术活动，其劳动的目的、对象和手段都极具自身特点。当代高校教师所面对的劳动对象是身心发展渐趋成熟，思想自由，个性张扬且具有一定的专业知识的大学生，劳动产品是社会所需的各类高级专门人才。高校教师的劳动特点决定了高校科技档案具有浓郁的学术性。

1.1.2 具有高深的专业性特点。作为高校科技档案突出的特点之一，专业性集中表现在其形成领域和内容性质两个方面。高校中，任何一项科研或生产活动都是在一定的专业领域范围内进行的，高校科技档案作为这些专业活动的原始记录，具有鲜明的专业性特点，此外，高校科技档案从内容和性质方面来看也具有专业性特征。可以说，高校科技档案这一高深的专业性特点是实现高校对科技档案进行科学有效管理的重要决策依据。

1.1.3 具有鲜明的多样性特点。高校科技档案所记载的科研活动的内容和方式的多样性决定了高校科技档案丰富多样，具有鲜明的多样性特点。

1.1.4 具有较强的成套性特点。高校科技档案的基本特点之一就是以课题（项目）为基本单元成套形成的，一个科研课题的档案材料就是一个有机联系的整体。

1.1.5 具有偏重基础研究的特点。这一特点与高校自身的定位及功能紧密相关。通常情况下，高校科研的实践应用性弱于基础研究性，这也恰恰反映了目前高校在“产、学、研”相结合方面的薄弱所在。作为教育大省的陕西，却还暂时不是经济强省便是例证。

1.2 高校科技档案的功能

高校科技档案同其他科技档案一样，具有四大功能，分别是：知识储备功能，情报功能，依据凭证功能以及促进经济发展功能。

前两个功能比较明显。就依据凭证功能而言，是因为要节约人力、物力、财力，提高产品质量，要想使得科技、生产活动能够有序有效进行，那么就需要完整准确的科技档案作为依据。而它表现在科技档案则是科研成果定型的依据，是项目或课题再研究或恢复研究的依据，这在某些专业技术领域尤为重要。如油田档案对于其生产的依据作用，对于维护、使用、检修工程对象，对于设备使用、维护和管理，对于特殊需要时进行科学决断等等。

至于促进经济发展功能，则是指科学有效的科技档案管理可以在一定程度上降低或者说是节约科研技术开发和生产活动中的活劳动以及物化劳动的消耗，具体表现在：科技档案可以重复使用，这样节约了设计工时，有利于提高经济效益；利用科技档案可以进行科技方面的交流与协作，避免了重复劳动，有利于取得社会经济效益。可见，管理好利用好科技档案，是发展内涵扩大再生产的重要条件，充分发挥科技档案的作用，不仅可以提高经济效益，同时也可为社会创造必要的价值与财富。

1.3 高校科技档案管理的重要性

基于以上认识，我们不难体会到高校科技档案管理工作是高校各项工作的重要组成部分。因此，加强高校科技档案管理具有极为重要的意义，主要表现在以下三点：①高校科技档案能直接反映高校科研活动的原貌与进步，体现整所学校的科研水平。所有的科研活动记录只能在档案中找到最真实、最具体的反映。②高校科技档案为科研强者的更高一步攀登提供基石，为初涉科研的新人提供教材。③科技档案是国家资源，是社会财富。保管好档案、利用好档案是社会赋予科技档案管理人员的神圣责任。

2 目前我省高校科技档案管理工作存在的问题

2.1 重视不够，机构不健全，缺乏必要的人力财力作保障。当前，各高校普遍存在这样一种现象：重视科技图书轻视科技档案，重视科研开发轻视科技档案管理。由于各高校对科技档案管理工作重视度不够，在人员配备上考虑欠周，使得高校的科技档案管理人员多为科研处兼职，他们大多缺乏专业的档案管理知识，系统性的培训参加的也不够，因此对科技档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的概念知之甚少，或只是泛泛了解。加之他们需要承担的其他事务比较多，不可能把全身心的精力投入到科技档案的管理上来，这样势必会对高校的科技档案管理工作造成影响，从而一定程度上制约着高校科技档案管理工作的有效开展。

2.2 缺乏科学规范的科技档案管理制度。目前，国内一些高校的科技档案管理制度并不健全，甚至有些高校还没有建立这一制度，有些高校制度虽然有了，却由于种种原因无法执行。这些现象导致高校的教学、科研部门与科技档案形成部门之间的管理权限不明确，科技档案的相关工作，包括收集、整理和归档处于分散零乱状态，使得目前大多数高校的科技档案无法形成规范化，管理工作缺乏系统性和完整性，无法做到集中化。另外，在高校科技档案管理的工作中，科研与建档这两类工作并没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，从而导致职责分工不明确，缺乏行之有效的制约手段。

2.3 科研人员档案管理意识不强，使得科技档案集中管理难。大多数高校科研人员把主要精力和大量时间都放在了科学研究实践活动上，他们一般都比较重视科研项目、科技成果以及奖励，而轻视科技档案的收集和整理工作，缺乏档案意识。另外，还有一些科研人员只考虑个人荣誉和利益，将本该归档的科研资料当作个人资源占为己有，科技档案主管部门若不主动找他们收集相关档案，他们一般情况下是不愿主动上交的，甚至有的科研人员还以关键技术资料保密为由，拒绝科技档案主管部门收集他们的档案。有些高校的科研人员虽然上交了科技档案，但却无课题来源记录、审批记录以及其他方面的详细资料，只是上交了最终的鉴定材料。这些现象在高校的科技档案管理工作中时有发生，导致一些重要的科研项目形成的科技档案不齐全、不完整，造成一些高校的科技档案管理水平与科研工作不相适应的现状。

2.4 管理条件差，设备落后。目前，各高校对科技档案的现代化管理研究和培训较少，电子化、网络化程度不高，使得科技档案的纸质材料明显多于电子档案。这种现象不仅不利于高校通过网络途径查找和利用科技档案，而且也不利于提高科技档案的查找效率，从而降低了高校科技档案的利用价值，无法满足高校科技档案的日常管理需要。

2.5 对既有科技档案的利用率低。有些高校的科技档案虽更新较勤，分类较细，但研究性不够，不能为高校的发展起到应有的参考作用，有些高校甚至仅仅是为了需要建立科技档案而建立，建立完后很少加以修正和补充，更别说起到参考作用了。在对高校既有科技档案利用情况方面的调查中显示，有一半以上的科技档案利用率情况属于一般水平，查阅较少。究其原因，是由于高校科技档案的建立及管理过于分散，导致互相参照对比、管理研究的困难，最终使得科技档案无法充分利用。

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3 德鲁克的有效管理理论对高校科技档案有效管理的启示与借鉴

3.1 德鲁克有效管理理论概述

3.1.1 基本内容。曾被西方尊称为“现代管理之父”的管理大师彼得·德鲁克，在他1966年出版的《有效的管理者》一书中提出了著名的有效管理理论。其主要内容包括七个方面：管理者必须有效；有效性是可以学会的；管理者必须学会管理自己的时间；管理者必须着眼于贡献；管理者必须重视“长处”；管理者必须集中精力于少数主要的领域；管理者必须做有效的决策。这本书自问世以来便广泛受到各层次管理者的欢迎，曾先后被译成多种语言流传于世界各国。书中所着重阐述的“有效管理理论”不仅在管理界普遍适用，同时也适用于其他各界。当然，对于高校科技档案管理自然也不例外。

3.1.2 基本原则。第一，注重成果。管理重在追求或取得成果，所以说检验管理的标准就要看是否达到了目标，是否完成了任务。第二，把握整体。管理者要把握好全局，着眼于整体，将整体发展理念贯穿于整个管理过程。第三，专注要点。专注要点意在强调在管理的过程中专注少数真正重要的东西，通过培养专注要点的能力和技巧提高管理效率。第四，利用优点。利用优点并非指那些需要重新建立和开发的优点，而是指现有的优点。第五，相互信任。管理者需要在所管理的部门或组织中赢得周围人对他的信任，这样才会使工作氛围更加和谐，工作业绩更加突出。第六，正面思维。管理者应该意识到发现并抓住机会比解决问题更重要，也就是说管理者在平时的管理中要把注意力放在机会上，但并不意味着可以忽视存在的问题。任何一个有效的管理者都能够看清问题和困难，并且不加以回避，积极地寻找解决办法和机会。

3.2 对高校科技档案有效管理的启示与借鉴

吸纳并借鉴德鲁克的有效管理理论的基本理念，结合高校科技档案的特点和功能，笔者认为：一方面，上级管理层要在机构、人力和财力等方面努力克服现存困难，解决具体实施中的问题；另一方面，直接从事科技档案管理者，应在工作理念与方式上重新定位和思考，实现对高校科技档案的科学有效管理。

首先，要坚持管理的创新性。要实现对高校科技档案的有效管理，必须坚持勇于创新，与时俱进。否则，档案管理工作将无法适应日新月异的科研发展。特别要充分利用好现代科技新手段，积极开发新型的系统管理工具。在人才、硬件和环境上不断进行创新。

其次，要注重管理的适用性。虽然并不是我们每个人今后都可以成为优秀的管理大师，但这并不能妨碍我们对管理适用性的学习，尤其在对高校科技档案管理的工作中，管理者更要乐于学习成功的科学有效的管理知识。

其三，要养成良好的思辨性习惯。管理中要养成能够全面、动态地看待科技档案管理有关问题的良好习惯，而不是盲目地急于实施。

其四，要严格把握务实性的基本原则。“务实管理”与“有效管理”在高校科技档案管理中是相辅相成的。我们每个人无论在学习、生活还是在生产、实践中，都需要用“有效性”去弥补生命和时间的不足。然而，我们一方面要看勤奋认真的工作态度，另一方面更要看实实在在的结果。高校的科技档案管理工作亦然，作为高校科技档案的管理者要避免脱离科技档案管理的目的来进行管理。

最后，不要仅仅局限于档案管理者的自我管理，还要注意各种外界因素对科技档案管理产生的多重影响。

参考文献：

[1]钟素英.加强企业科技档案管理的几点思考[J].中华建设，2013(12).

[2]高柏，张颜春.高校科技档案管理的几点思考[J].兰台内外，2013(06).

[3]房秀霞.企业科技档案管理工作现状及改进策略[J].企业改革与管理，2014(06).

国企科技档案管理规定 篇4

1.1 为贯彻中华人民共和国《档案法》，加强公司档案管理工作，维护科技档案的完整与安全，积极开展科技档案的利用工作，特制定本制度。

1.2 根据《国营企业档案管理暂行规定》，科技档案实行集中统一管理，部分档案(主要是设备仪器档案)实行集中管理，分级保管。科技档案工作的基本任务

2.1 负责科技档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、借阅利用及安全保密工作，确保科技档案完整、安全。

2.2 负责图纸、技术文件的晒印、收发及外供等工作。

2.3 负责销毁过期的无保留价值的图纸和技术文件。

2.4 对公司各部门、分厂(分公司)有关图纸、技术文件的形成、积累、整理、保管、收缴等管理工作。负责进行业务指导、督促、检查和考核。

2.5 做好向上级档案馆移交档案工作。科技档案的归档

3.1 科技档案归档范围为：

a 全套产品设计档案(底、兰图)；

b 工艺文件档案(底图)；

c 自制设备、工艺装备(工、夹具)档案(底图)；

d 科技研究档案(包括标准化、技术革新档案)；

e 设备仪器档案(精、大、稀和进口设备仪器)；

f.基本建设档案；

g 质量和质量管理档案。

科技档案具体归档项目和内容按《文件材料归档及保管期限的规定》执行。

3.2 归档办法与要求

3.2.1 一个产品、一项工程、一个科研课题，待完成一段落(设计、试制、鉴定、验收等)后，必须由主办单位指定专人，将需要归档的图纸与技术文件加以系统的整理立卷成册后，向档案室移交归档。

3.2.1.1 产品档案：产品完成试制并鉴定所形成文件材料，经项目负责人和设计部门负责人签字后，一次性成套向档案室移交归档。开始生产准备后，再归档一套生产准备图。以后的修改、更换或连续生产产品整图等，均从备考表和相应的整改卷中反映出来。

3.2.1.2 工艺档案：各类产品的工艺装备、工艺文件卡(底图)完成设计后，经项目或部门负责人签字后，及时向档案移交归档(入库)。

3.2.1.3 基建档案：每项基建工程验收鉴定后，由工程部门负责，及时将图纸，技术文件(竣工图)系统整理，装订成册后，向档案室移交归档。

3.2.1.4 设备仪器档案：为方便提供利用，实行集中管理分级保管，设立设备档案分室。凡属精、大、稀、引进设备和贵重仪器仪表档案应向档案室移交，以后在使用、修理中形成的管理资料，每年末一次向档案室归档。其余一般性的设备、仪器档案，由设备部门保管，并报送档案室一份总台帐(每年核对一次)。

3.2.1.5 科技档案：凡是科技课题结束(或告一段落)所形成的科技材料，必须按归档范围系统整理成册，并经项目或技术部门负责人签字后向档案室移交归档。

3.2.2 归档时必须按项目、专题，填写移交情单(一式二份)。档案主要按清单逐一清点无误，同时检查图纸幅面，质量符合标准和文字书写规范工整，方可予以接收，并由交接双方在移交清单上签字，各执一份备查。

3.2.3 每个新产品鉴定，每项重要的科研成果鉴定和基建工程验收时，都应有档案室人员参加，对应归档的图纸、技术文件进行检查验收，资料不完整的，不能算最后完成任务。科技档案的保管

4.1 科技档案归档应按照各专业特点和技术文件材料的形成规律。进行编目、组卷、分类、编号、登帐及入库保管。

4.2 科技档案分类有产品类

4、科研类

5、基建类

6、设备类7，引进技术资料。

4.3 归档后的底图应平面保管，幅面大的卷放。兰图档案应装订成册，依次排放、整齐划一。

4.4 为提高档案的纸质强度和质量，应对科技档案进行必要的维护、加固和修复工作，包括托裱、贴补和去斑污等。

4.5 档案室底图因久用破损不清或修改较多影响复制兰图质量的，由档案室向技术部门提出复制底图的清单，经批准后列入技术准备计划，交原出图部门重新复制，并对复制件的正确性负责。对使用较频繁的底图，档案室应复制二底图供晒图用。

4.6 及时做好收进移出的记载和更改登记，并定期进行清点、检查，做到帐、物相符，保证档案的完整与安全。科技档案的借阅利用

5.1 底图除更改、整图、晒印或复制需要外，原则上不出借。公司员工若因特殊需要借用个别底图，成借用部件及成套产品底图，需经图纸管理部门负责人批准。底图借出后若有修改，应将修改情况说明，并补出修改通知单。

5.2 凡公司员工因工作需要可借阅、利用与本专业有关的科技留档(包括产品、科研、基建、设备仪器、引进技术、标准化等档案)，但只能在阅览室进行，不予外借。若因特殊情况需借出案卷，必须经档案部门负责人同意。一般期限为一周，不得转借或私自拿出公司，防止遗失。

5.3 凡外单位查阅科技留档，需持单位介绍信，并注明查阅内容、利用目的，经档案部门负责人批准。底图对外—律不借。

5.4 借阅人员应切实负责所借图纸和案卷的安全。不得损坏、涂改、圈划图纸资料和拆卸案卷。

5.5 借阅档案和归还时，必须严格履行登记手续，当面交点清楚，并在登记簿和借阅卡上签收、注销。

5.6 员工因工作调离本公司时，必须将所借图纸和技术文件全部归还，由档案室鉴证后，人事部门方予办理离厂手续。

高校科技档案管理问题与对策 篇5

一、高校科技档案管理的主要内容及意义

高等院校的科技档案管理，主要就是对科研成果和教学成就等文件资料进行归档、保存、整理分类并能够进行查阅、检索、演示等的工作。科技档案是高等院校进行科技研发和教学研发最直观、最真实的记载，也是高等院校进行科技研发和教学工作的智慧结晶最全面的体现，是高等院校重要的教育信息资源和科技研发资源，不仅具有智慧性，还具有信息性。科技档案是一种至关重要的研发信息，是对科技研发能力的体现，也是对科技研发活动的反映，从科技档案中能够总结出科研发展的一般性规律，所以从某种程度上说，科技档案是高等院校拟定长期科研规划的主要标准，也是高校进行学科设置和科研经费预备的主要依据。[1]科技档案对科研成果转化为产业发展的过程中也发挥着指导作用，能够指导科研活动朝着正确的道路发展，使科研成果转化为生产力的步伐加快，进而较早实现经济效益和社会效益。所以，对高校科技档案的科学化管理具有十分重要的现实意义。

二、高校科技档案管理中的问题

（一）科技档案管理与科研活动发展不协调

长期以来，国内高等院校的科研活动普遍存在验收简单立项难、经费开支大成果不显著、预算控制严格而绩效考核简化等问题。根据数据统计显示，在对科研成果的信息化保管方面，全国仅有不足5%的高校把对科技档案的管理纳入到本校的信息化建设之中。在高校档案管理信息化系统与科技活动体系的关系方面，仅有9.6%的高等院校会提前把科技活动纳入到档案管理模块，46%高校的档案管理系统是独立存在的，不与任何科研活动有所联系。在档案保管方面，近60%的高校没有把档案分类整理与档案保管进行分部门管理；在档案的真实性和有效性方面，46%的高校没有对科研成果形成的文件档案进行过真实性和有效性鉴定；在版权的维护和运用方面，59%的科研人员感觉对科技档案的运用程序较为繁琐，()88%的高校在对科研成果归档时没有对成果所属的版权问题进行处理。

（二）对现有科技档案的管理缺乏科学性

对科技档案的科学化管理，有利于科研活动的开展，有利于科研能力的提高，也有利于科研与教学的协调发展。然而，长期以来，受到传统管理模式的影响，很多科技档案管理人员认为仅能对学校的文件资料进行档案管理，而对教学工作者（个人）的独立著作和研究成果没有进行档案化管理，甚至将个人文件排除在档案室之外。这样一来，高等院校的.科研成果得到了很好的推广和保存，而一些个人的研究成就和教学成果往往因未得到科学管理而支离破碎，丧失其科研质量和价值，这就不利于科研成果的继承和发展。[2]实际上，科学的档案管理，不仅是对学校的集体性科研成果进行档案管理，也要对教学工作者等个人的教学成果和研究成就进行档案化管理，因为个人的成果也是对教学和科技进行长期研究、学习和研发的结晶，也能够对学校乃至国家的科技和教育发展起到推动作用。

三、高校科技档案管理的对策研究

（一）提升高等院校对科技档案的归档率

大部分高等院校的科技档案管理人员对教学工作者（个人）的教学成果和研发成就重视程度不够，导致个人的科研成果没有很好的得到保存甚至遗失，这也是高等院校科技档案归档率低的主要因素。所以，加强对个人科研成果的保存和归档，明确档案管理的主要责任人，让档案管理人员对科研成果档案有全新认识，对提升科技档案归档率很有必要。

（二）提升科技档案管理人员的综合素养

科技时代的来临和高科技手段在各行业的广泛应用，要求高等院校的档案管理人员必须从提升自身综合素养着手，进而提升对档案管理工作的信息化处理能力。互联网的兴起也在对档案管理工作进行革新，新时代的档案管理已经不再局限于对文字、图片、文件等资料进行人工的分类和归档，科技档案的信息化管理更多的是要求对档案资料进行精确化和科学化管理。[3]这就要求高等院校的科技档案管理人员必须具备较高的综合素养，不但要具备最基本的档案管理知识和技能，还要具备科技档案的信息化管理能力，以便于对科技档案进行信息化和科学化管理。

（三）提升高等院校科技档案管理工作的品质

高等院校的科技档案管理工作，不仅要在归档效率和数量上有所提升，更要在品质上得到改善。在科技档案管理工作的品质方面，一方面要对比较重要的核心档案进行保密性管理，以防止版权的被窃取和技术的流失，另一方面也要对即将归档的科研成果资料进行严格把关，以确保科技档案的真实性和有效性。

参考文献：

[1]米军。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].科学管理，（02）。

[2]王玉斌。高校科技档案管理：问题、原因及对策[J].档案学研究，（01）。

[3]谭华，王喜玲。高校科技档案管理存在的问题与对策[J].河南工业大学学报（社会科学版），（03）。

作者：庞军 单位：宁夏医科大学档案馆

科技档案管理学 篇6

摘要：分析了新常态下农业科技档案呈现出的新特点以及档案管理工作面临的主要问题，并从创新农业科技档案管理理念、管理模式、管理手段、服务方式以及加强档案管理人才队伍建设等方面，阐述了如何进一步提高农业科技档案的归档效率和服务质量，提升档案利用价值，从而提高农业科技档案管理水平的对策。

关键词：农业科技档案;新常态;创新;管理;问题;对策

随着我国经济发展步入新常态，农业科研体制机制改革不断深入，现代农业发展依靠科技创新驱动的要求越来越强烈，农业科技协同创新成为发展新趋势，农业科技档案也呈现出新特点，需要归档的有价值的科研材料呈爆发式增长，档案载体多样化，传统的农业科技档案管理模式、管理手段、服务方式已经无法满足飞速发展的科研需求。农业科技档案管理需要积极适应新常态，运用新思维、新理念、新方法，增强责任意识，突出创新驱动，构建农业科技档案管理的新体系，切实为现代农业科技创新发展服务。

浅谈科技档案管理 篇7

科技档案是指企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当保存的科技文件材料。

二、相关科技档案分类的名词解释

1科技档案分类——就是根据科技档案的特点, 把一定范围的科技档案划分成不同的类别层次, 从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统。

2科技档案分类方案———是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系, 使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。

3型号分类法———它是产品档案或设备档案的基本分类方法, 即以一个型号产品或设备的科技档案作为分类单元, 进行类别划分的方法。

4科技档案号———即科技档案案卷的编号或代号, 是科技档案部门用以反映案卷内容特征和管理特征的一组符号。

三、科技档案分类的排它规则的含义

1科技档案分类时, 同位类目必须互相排斥而不能重合。

2这就要求同位类目的内涵清楚, 类目外延界限分明, 如果外延重合、跨越了两个类目, 这就很难保证归类的一致性。

四、科技档案分类的同一规则的含义

1同一规则是保证类目排它性的规则。它要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。

2在每一层次的分类中, 只有运用同一个标准去衡量或划分分类对象, 形成的类目才能互相排斥。

五、科技档案分类的效用原则的含义

1效用原则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理特点, 追求分类的整体适用效果。

2科技档案分类本身不是目的, 而是科学管理的一种手段。这就决定科技档案分类允许存在一定的灵活性。

六、科技档案分类方案的编制

1要保证科技档案分类方案类目体系的严整性。科技档案分类方案的类目体系是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。各级同位类之间的并列关系, 形成了各级“类列”, 上位类与下位类之间的从属关系, 构成了一个个“类系”。

2科技档案分类方案的类目体系应具有可包容性。即科技档案分类方案必须具有足够的容量, 使每一种和每一部分科技档案, 都能够在分类方案的类目体系中找到自己应有的合理位置。

3科技档案分类方案应具有相对稳定性。分类, 关系到科技档案管理工作的全局。如果科技档案的分类发生变化, 将会引起相应业务管理的一系列变化, 有些工作甚至要从头做起。因此, 科技档案的分类, 必须保持相对的稳定。

七、科学技术研究档案管理暂行相关规定

第一章总则

第一条为了加强科学技术研究档案 (以下简称科研档案) 管理工作, 充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用, 制订本规定。

第二条科研档案是指在科学技术研究过程中形成的, 具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条科研档案是科学技术研究活动的真实记录, 是科学技术储备的一种形式, 是一项重要的信息资源, 是国家的宝贵财富, 必须实行集中统一管理, 确保完整、准确、系统、安全, 以利开发利用。

第四条科研档案工作是科研管理的重要组成部分, 是科研活动的重要环节, 各级科技管理部门和有关单位应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。科研工作和建档工作实行“四同步”管理:下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。

第五条有关单位要把科研档案工作列入本单位的发展计划, 在经费、库房、设备配备等工作条件上给予保证。每年从本单位经费总额中拨出一定的数额作为科研经费。

八、几种常用的科技档案的保管方法

(一) 底图的保管

包括平放保管和卷放保管两种, 应在不撕、不折、不受挤压, 尽量减少磨损的条件下进行保管。

(二) 蓝图的保管

蓝图在科技档案中是数量最多的。它一般是用优质纸张制成, 机械强度较好, 可以折叠, 组成保管单位 (卷、册, 袋, 盒) 和系统排列后分类入柜 (架) 存放。

(三) 照片档案的保管。

照片分为底片和正片两种。底片可用透明蜡纸做成底片袋, 每袋装一张, 然后分别放进底片夹入柜进行保管, 正片是提供利用的“原件”, 应装进影集 (相夹) 中, 再入柜 (架) 平放保管。底片盒上面与影集上面都要依据一般科技档案保管单位的要求标明保管单位名称 (正片还应在下方注明时间、地点、人物等) 和档案号。编目、编号必须眉目清晰, 便于利用。

(四) 录音档案的保管

(1) 机械录音档案的保管。它主要是金属模版和塑料唱片。金属模版应保管在坚固的硬纸套里面, 有音纹的一面要垫以柔软的材料, 套子要有覆盖, 并按整理编号顺序立放在柜 (架) 板上。塑料唱片一般是热塑性塑料制品, 应平整叠放于柜 (架) 内, 使其受压均匀, 以免翘曲。叠放一般以10张一叠为宜。存放唱片的柜子不得用含有挥发油成分的柏木、松木、樟木之类的木料制作, 以免造成唱片表面发粘溶解, 致使音纹受到破坏。

(2) 磁性录音档案的保管。磁性录音档案在上柜 (架) 保管时可以竖放, 也可以平放, 但以平放为宜。格板以能放五盒的距离为好, 要防止退磁变音的现象发生。

浅谈通信科技档案管理 篇8

【关键词】档案概念；档案特点；档案管理

一、通信科技档案的概念

通信科技档案是指直接记录和反馈通信企业在生产、基建、科研等科技活动的、有保存价值并通过整理归档的科技文件材料。其中包括应归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是通信企业档案管理的重要组成部分。通信科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。通信科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能，能够促进通信生产发展和提高科技效益。

二、 通信科技档案的特点

1.专业技术性：通信科技档案的专业特点是通信科技档案最突出的特点之一，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的通信科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性是实现通信科技档案科学管理的重要依据之一，例如通信科技档案工作管理体制的确立、通信科技档案的整理分类等，都建立在通信科技档案专业性特点的基础上。

2.成套性：相对于其他通信档案，通信科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。

3.可变动性：在各门类通信档案之中，以通信科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，且不断的更改和补充。通信科技档案在使用过程中，发现有错误，可立即在文件上修改。如该项目采用了新技术、新标准、新材料而变更设计，既可以在文件上修改，也可以更换新文件。

4.复用性：通信科技档案可以重复套用。它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然可以大量地、重复多次地照搬套用。

三、 通信科技档案的重要性

随着时代的发展，通信科技档案在整个通信档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。通信科技档案的重要性在于：

（1）通信科技档案是通信科技发展的催化剂；

（2）通信科技档案是通信知识形态的生产力；

（3）通信科技档案是通信企业文化的重要组成部分，是企业成功的金桥；

（4）通信科技档案是通信企业经济效益和社会效益的记录载体。

四、 通信科技档案管理目前存在的问题

（一）单位领导重视程度不够

通信企业领导更注重生产环节可以直接产生经济效益的部分，而因为通信科技档案的管理工作一般都是在最后的环节来进行，短期内无法看到由其带来的效益，因此对于通信科技档案管理所能产生的经济效益并没有被直观的认识到，在思想意识上没有上升到一个高度，使得通信科技档案管理工作的发展比较迟缓。

（二）从事科技生产活动的人员档案意识不强

在工作中，同喜科技生产活动的人员归于自己产生的生产效果一般都看的非常重要，不愿将自己的研究成果公布于世或者是上报相关管理部门，往往是字及偷偷地收藏着，这种狭隘的行为往往造成了资源的浪费甚至是流失，造成了不可估量的损失；个别的即使将自己的成果公布出来或者是去相关部门备案的，也存在不完整，在信息科技发展如此快的今天也落在了别人的后面，造成了不可估量的损失。

（三）从事通信科技档案管理的人员能力普遍不高

通信科技档案管理看似是将通信档案进行收收发发，但是真正的能够从事这种工作的人员需具备相对的专业知识，专业知识的欠缺往往造成资源的浪费及流失，使得原本应该整合的信息出现纰漏，不自觉的就会引起误导及错误，往往人员能力的不高常常引起档案管理工作的效能低下及工作浪费，造成许多不可挽救的后果。

（四）顺应社会发展潮流，加强自动化投入、人员培养

就目前的中国现状来看，通信科技档案管理需要政府部门的扶持与投入，但是现状确实政府部门主要抓经济建设而忽略了通信科技档案管理的资金投入，资金投入的减少，往往造成应有的规模达不到预期的想发，引起通信科技档案建设只停留在口头上没有真正的实际去操作，成为了形象工程，使得通信科技档案管理落后与其他国家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相关专业人员的确实也使得我国的通信档案管理工作步履维艰。

（五）通信科技档案管理工作较为复杂

传统的通信科技档案是是以纸质的文字和图的形式进行来反映相关项目的技术及进行保存，这种以纸质的实行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空间、时间、人力和物力进行整合及保存看管，往往一次的查询就造成很大的人力资源的浪费，而这种负责的体力活就引起了相关管理人员的不情愿情绪，造成了无人愿意从事这种档案管理工作，使得原本应该归档的档案和需再次使用的档案不翼而飞。

五、改善通信科技档案管理的相应方法

（一）转变观念，加强全体人员档案意识

改变固有的传统思想，加强现代通信科技档案管理相关知识的学习，使得现代通信科技档案管理留与相关从业人员心中，这种学习不仅仅是个别专职人员的学习，而是从上到下的全方位的人员的学习，加强相关领导对现代通信科技档案管理的重视意识。

（二）完善通信科技档案管理的基础设施建设

相关部门应该出台相关政策对通信科技档案管理进行扶持及资金、人员的投入，学习并借鉴相关先进的现代通信科技档案管理的方法及经验，在与我国的相关实际相结合，建设一套符合我国现有基本国情的通信科技档案管理方法，并加强相关基础设施的建设。

（三）标准化、规范化管理，完善相关规章制度

通信科技档案管理的相关工作应在遵循客观规律的前提下充分发挥人的主观能动性，而这种主观能动性的发挥应建立在相关的标准与规范的规章制度之下，完善的规章制度是建立符合我国需要的通信科技档案管理的前提，只有这样才能规范相关从业人员的行为及道德水准。

（四）按照通信科技档案管理规定，严格规范从事人员行为

通信科技档案管理的建设工作是一项极为细致有复杂的工作，相关从事人员必须保证所收集的通信档案具有正确性及完整性，因此应建立相应的奖罚措施以规范从事人员的行为和提高收集工作的积极性。同时，只有按照通信科技管理规定来进行操作，才能保证通信档案的前期收集、中期整理、后期管理减少失误的可能性，保证通信档案管理工作的良好的、正确性的开展。

六、结束语

科技档案管理学 篇9

用材料

安徽科技学院学生会人力资源部

档案文件管理制度

人力资源部制 2012年10月30日

像绿茶一样 安徽科技学院第九届第五任学生会2012-2013学年第一学期专

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目 录

第一章

总则

第二章 适用范围 3 第三章 原则 3 第四章 文件材料的收集管理 3 第五章 各部门汇报员的职责 3 第六章 档案文件的分类 4 第七章 案卷目录 4 第八章 档案文件的编号 4 第九章 登记 5 第十章

档案利用制度

第十一章

档案销毁制度

第十二章

档案柜负责人责任制

第十三章

保密工作制度

第十四章

档案文件管理注意事项

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用材料

安徽科技学院学生会人力资源部

档案文件管理制度

第一章

总则

为加强本部门的档案文件的管理，建立健全人力资源部的档案文件的案管理制度，特制定本规定。

第二章

适用范围

归档的档案文件材料必须按时间顺序排列，本部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。（电子档和纸质档分别存档）

第三章

原则

档案文件负责人员应保证经办档案文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。工作调动或因故离职时应将经办的档案文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四章

文件材料的收集管理

1、新干事在通过试用期以后，按部门统一填写学生会入职信息表，建立原始的干事档案。

2、在各部门内指定人员，负责本部门的人事变动的相关信息的收集和汇总工作，并及时的上报到人力资源部。由档案文件负责人汇总，更新每个部的人事变动情况。

3、由档案文件负责人及时督促本部内的每人干事和副部把每次的工作安排表、部门会议记录、以及主席团下发的指示等相关档案文件的电子档和纸质档上交到负责人的手里；每个活动办一次，交一次及时的汇总相关资料。

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第五章

各部门汇报员的职责

1、每个部门内部挑选责任心强的一位干事作为人力资源部的信息汇报员；

2、信息汇报员要及时的反馈本部门的人事变动和一些信息的更新工作。（比如：最新的联系方式、本部门的新增课的相关情况等）

第六章

档案文件的分类

1、根据档案文件的重要性程度将其分为三类普通、加密、绝密。分别以不同的颜色的加以区别白色、粉红色、红色。

重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、普通档案文件（白色）：各类活动的工作安排表、每周的绩效考核表、每周的考勤汇总、各种关于人员考核的规章制度、本部门对外的正式发文，及与其他部门的来往的文书等；此类档案文件放在学办的铁皮柜子里面，经本部门人员同意以后就可以查看。

3、加密档案文件（粉红色）：主席团发布的与本部有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等档案文件材料，本部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表。此类文件必须向人力资源部申请，经人力资源部部长批准以后才能查阅。存放到学生会仓库的人力资源部的柜子里,没加锁。

第七章

案卷目录

有负责人召集本部人员对储存的档案文件加以归类，在档案文件的柜子的门上张贴目录。

第八章

档案文件的编号

对档案文件按时间顺序进行排列。编号的形式是：

普通档案文件：G---I+数字（一个月为一个字母；数字为日期）加密档案文件：D---F+数字（同上）

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绝密档案文件：A---C+数字（同上）

第九章

登记

负责人应及时将已归档案文件材料，按照档案文件的重要性的不同，划分为不同的级别加以管理，放到相应的文件盒内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明，并在目录上加上。

第十章

档案文件利用制度

1、凡查阅本部涉密档案，须经主席团批准，人力资源部部长签字方可生效。

2、严格履行借阅手续，并将利用结果及时向负责人反馈。

3、查阅利用档案，必须在负责人的监督下完成，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制。

4、摘录或复制档案材料需经负责人的同意，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。

5、要爱护档案，确保档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。

6、利用完毕，将档案及复制件负责人的检查、审阅。

第十一章

档案销毁制度

1、根据档案性质的重要性，确定保管期限的长短；对到期的档案经部长同意，上报主席团批准后，对档案进行销毁。

2、销毁档案文件必须采用直接审阅档案、文件的原件的方法，严禁只看案卷、文件的标题的间接销毁方法。

3、对已经销毁的档案要编造销毁清册，及时更新登记薄。

4、销毁档案时，必须有两位以上副部监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。

5、严格遵照保密工作守则办理销毁工作。

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第十二章

档案柜负责人责任制

1、对我部档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐。

2、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。

3、搞好档案柜内的清洁卫生，库房内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。

4、严格遵守机要保密制度，非本部人员未经许可不准查看档案室内物品。

5、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，查点、注销手续。

6、档案文件负责人在离开库房时，应关锁好本部的档案柜，钥匙应妥善保管；钥匙不得随意借给他人使用，只有经部长同意以后方能借于钥匙。

第十三章

保密工作制度

1、由指定副部负责保密工作。（监督、管理等）

2、定期的对全部人员进行保密教育。增强保密意识，提高保密观念，严防丢失泄密事件发生。

3、在保证利用的前提下，强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文件资料。

4、发现丢失泄密情况后，立即向负责副部报告，并积极配合调查。

5、对绝密或加密档案文件的查阅，必须提前申请，管理人员不得擅自随意让其他人员查阅。

第四章

档案文件更新制度

档案文件每一个学期更新一次，原档案文件仍保留；每个学期开学的第一周我们会安排专人负责档案文件的收集、更新工作。这样就把最新的个人资料收集到档案里面，以确保信息的最新化。

第十五章

档案文件管理注意事项

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

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用材料

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将上报主席团经行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经主席团批准方可。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以及定期处理一部分的过期文件和档案，以便档案柜的资源的存分利用。

8、在本部门安排专人负责文件的管理、登记、保存等工作，定期对学生会人员的资料进行更新，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、新接管档案文件的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

人力资源部-任占福制