在充满活力、日益开放的今天，制度的使用频率呈上升趋势。制度是各种行政法规、章程、制度和公约的总称。如何制定一般制度？下面是小编整理的《档案室借阅制度》的相关内容，希望能给你带来帮助!
关于医院档案借阅中相关问题的探讨
[摘要]在当前医院档案借阅管理工作中，由于借阅制度缺乏完善性，再加之职责不明确，从而导致医院档案借阅工作存在许多问题。特别是当前部分乡镇卫生院中，信息化程度不高，再加之缺乏有效的监管，人而导致医院档案存在私自外借的问题。医院档案借阅管理工作作为一项长期性的工作，需要加快推动借阅制度的完善，通过对借阅环境进行优化，加快推动档案资源的有效整合，从而有效的提高医院档案的借阅效率，使医院档案能够更好的发挥出应用的医疗价值、科研价值和管理价值。
[關键词]医院;档案借阅;问题;对策
一、目前医院档案借阅工作的现状
(一)缺乏完善的档案管理制度
当前很大一部分医院都缺乏完善的档案管理制度，这就导致医院档案在借阅工作中缺乏规范性，不按规定进行登记，从而导致医院档案存在严重流失的问题。不仅档案借阅存在着一定的随意性，而且存在着逾期不还及随手放置的现象，档案丢失及损毁问题频发。
(二)档案多部门分散管理，职责不明
当前部分乡镇医院中的档案由于缺乏统一管理，档案分散在各个部门和科室中，档案存在着多部门共同管理的问题，而且各部门之间不存在隶属关系，缺乏有效的衔接，由于档案归档职责不明，责任不清，从而导致档案借阅无门的局面。
(三)档案管理人员整体素质不高
医院档案借阅工作中，需要档案管理人员要对借阅人员给予适当的专业指导，同时档案管理人员还需要对档案分布及不同专业学科的内容较为熟悉，但当前医院档案管理人员，多为从其他岗位转岗过来的人员，而且人员年龄较大，专业素质水平不高，真正档案专业出身体人员较少。档案管理人员存在着知识老化及信息闭塞等问题，这就导致很难在医院档案借阅工作中发挥出参谋和指导的作用。
(四)档案借阅管理信息化程度不高
随着信息化技术的广泛应用，当前在很大一部分医院都加快了信息化建设的进程，电子档案已在很多医院开始使用。档案管理信息化程度也有所提升，但在当前一些医院中，由于软件开发设计等原因，档案管理者并没有在实际工作中将信息化技术的优势与档案借阅工作进行对接，而且在实际工作中也缺乏应用经验，这就导致在借阅工作中还无法达到快捷、方便及高效的目标。同时档案资源目录数据库建设存在一定的滞后性，这就导致档案数字化进程速度较慢，档案信息化技术的优势还没有全面体现出来。
(五)档案借阅过程中缺乏有效的监管
一些医院档案被医护人员和科研人员借后长期随身携带，不及时归还。部分医院内部人员借工作便利将内部档案私自外借，从而导致档案丢失及被涂改。档案由于借阅过程中存在监管不力，从而导致档案流失现象较为严重。
(六)档案存在私自外借的现象
个别档案管理人员，借由工作的便利，在利益驱使下不顾职业道德，将医疗档案私自进行借出，从而导致原病历被篡改，由此而引发医患纠纷，严重时还会导致法律纠纷发生。
二、加强医院档案借阅管理的措施
(一)增强对档案管理工作的意识
医院在发展过程中需要意识到档案管理工作的重要性，将其纲入医院发展的整体规划中来，使其与医院的业务建设保持同步。加强对医院档案管理人员的培养，通过对档案法律法规的学习，努力提高全院职工的对医院档案的安全意识，从而使其在日常工作中能够更好的配合档案部门做好档案管理工作。同时，医院发展过程中还需要加快医疗档案管理制度的过关，实行档案管理问责制，维护好档案档案的安全，确保医院档案能够更好的发挥其重要价值。
(二)规范借阅程序，健全管理制度
档案借阅是一项经常发生在医院的活动。建立完善的借阅制度，可以减少档案借阅的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案借阅程序。同时，建立对档案的归档、保管、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束，确保“有借有还，保持原貌”。
(三)整合档案资源，提高借阅效率
首先，相关部门要建立科学的档案管理体系，通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价。档案和图书都属于文献信息资源，工作性质都具有管理和服务性。图书馆和档案室都负担着文献收藏、保管和信息传递任务，工作步骤都要进行文献分类、编目、检索、借(查)阅。医院应统一规划库馆，积极促进图书、档案的一体化管理，减少机构的重复与人财物的浪费，最终在全院建立起严密、有效、快捷的查阅、借阅系统。
(四)加强对档案管理人员的培养
首先，有计划、分步骤地引进和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。此外，加强对现有档案管理人员的业务培训，通过外出进修、专家讲学等方式，培养和打造技术精、业务强、效率高的医院档案管理队伍。最后，建立医院档案培训长效机制，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，建立档案管理人才梯队
(五)严格对病历档案进行管理
造成医患纠纷甚至病历档案必须严格保管、制订借阅制度，防止意外发生。院内专门设置病历档案保管单位，配备专职人员进行管理。建立病历档案借阅登记簿，实行借阅跟踪制度，做到认真填写、责任到人。病历档案借阅人员在阅完档案后要及时归档，防止遗失。在病历档案归档时病历档案管理人员必须认真仔细清查、核对，防止错号、重号、错档及漏档的发生。如有确因工作需要，需将病历档案带出档案保管室的，必须经医院分管领导签字，原则上当天归还。同时，还要加强对各级医疗保险、新农合管理机构、司法机关、医疗鉴定部门、保险公司等借阅病历档案的管理，防止由此引起法律纠纷和危害社会行为的发生。
三、结束语
档案在医院发展过程中发挥着非常重要的作用，在医院档案借阅工作中需要加强管理，特别是对于医疗档案的借阅管理更需要规范化。医院需要在档案借阅工作中加快硬件设施和软件的配备，进一步对借阅工作进行优化，在确保工作效率提高的同时，也使医院档案的利用率得以大幅度的提升。特别是在当前网络环境下，医院各部门及院际之间通过局域网能够实现资源共享，加快推动借阅网络化、信息化的发展进程，从而更好的推动档案借阅工作的发展，使其能够更好的满足医疗、教学和科研等多方面的需求，为推动医院各项事业的发展奠定良好的基础。
参考文献
[1]何伟，卢杨，张敏.临床医学院教学档案的建设与管理探索[J].中国医学伦理学，2011，24(3).
[2]张秀玲.浅谈创新医院档案管理工作的方法和措施田.卫生职业教育，2013(16).
[3]何丽湘.突破思维障碍实现档案管理创新探讨[J].现代商贸工业，2013(14).
作者：周红岩
摘要：医院档案是处理和解决医疗纠纷的主要依据，是医院在发展中所做出的科研成就的真实记载，任何档案的丢失和遗漏都会为医院的服务管理工作造成很大影响。现在很多医院的档案借阅管理制度还存在漏洞，私自外借档案的现象时有发生。因此，加强医院档案借阅的监管力度，完善监管制度，明确监管职责十分重要。
关键词：档案借阅;问题对策;管理优化
医院档案的重要性主要体现在，它是医院各个阶段所形成的医疗、行政、科研和器械设备等管理的整合与归档，是医院在长期发展中的工作成果的记录，具有重要的专业参考意义和科研价值。完善和加强档案借阅管理，是对所有医疗工作者的尊重，更是对广大就医者的负责。
一、医院档案借阅存在的问题
1借阅程序不规范
主要表现在，借阅过程中造成档案的遗漏和丢失。个别科室的工作人员在借阅档案时，保存不仔细，阅读结束后不能及时归还，而是将档案随便放置一旁，或是和其它文件资料混在一起。另外，某些医护科研人员在外出开会，教学，研讨时，会将医院档案随身携带，为了方便参考，还会在档案上记笔记，随意涂改，或者长期不归还。导致这一现象出现的原因档案的借阅程序管理不够严格和规范，从而让工作人员对档案不珍惜，重视程度不够。
2分散管理，职责不明
很多医院并没有设立专职部门或工作人员管理档案，各科室的档案归自己科室管理，每个科室都保存着大量档案，因此总体上医院档案呈现出一种分散管理的状态。各科室之间缺少衔接配合，在档案管理上不能明确职责，导致很多工作人员想借阅档案都不知道该去找哪个科室，而档案一旦遗漏或丢失，更是无从问责。
3档案管理人员业务不精
医院档案不同于其它文件，它涉及到很多专业性很强的内容，要有一定的医学知识和医疗常识才能将档案整理得更系统。而目前医院管理档案的工作人员，大多并不是医学专业的，年龄偏长，综合素质和专业素质欠缺，这就导致工作人员来借阅档案时，他们不知该从何入手为借阅者提供专业的参考和指导意见，让借阅者有针对性地查阅资料。这不仅浪费了双方时间，而且不能保证借阅者拿到的档案一定具有针对性和参考价值。
4档案数字化管理无法落实
如今很多医院的档案已经输入电脑，由专门的档案管理软件进行归档和整理，更方便了档案的提取和参阅。然而，一部分管理软件并不完全适用于医院档案的门类，管理软件本身的设计需要进一步完善。另外，负责管理档案的工作人员，因为年龄和知识水平的限制，不能熟练操作电脑软件，进一步降低了档案管理的工作质量和效率，不能从根本上实现现代化的计算机管理模式。
二、医院档案借阅的管理措施
1将档案管理纳入医院发展进程的计划中
档案是医院所有科研服务工作的记录，是医院的宝贵财富，因此，档案管理应该与医院的其他项目的管理发展保持一致，应该成为医院各项工作计划中的一部分，提高院内所有医护人员对档案的重视程度，要有相关的文件传达与宣传，让院内从上而下所有工作人员对医院档案极其借阅有正确全面的认知。针对档案丢失遗漏，私自外借等情况，要有相应的惩罚措施。只有这样，才能确保医院档案在长期的借阅中得以保存和爱护。
2规范档案借阅程序
通常情况下，档案在医院中会被频繁借阅，当作医护人员工作和学习的参考。为了端正借阅者对待档案的态度，医院要建立起规范的档案借阅程序，从借阅时间到归还时间，应该有准确的记录和规定，并且要求借阅者严格遵循，若不能按时按期归还档案，应提前讲明，而不是随意地长期地将档案随身携带。除此之外，对一些重要档案的移交保密管理要做好，建立相关规章制度，确保档案借阅的每一步每一环，均有章可循。
3建立档案管理的考核制度
医院档案涉及不同门类学科，为了方便借阅和管理，应该建立科学合理的档案归档体系。同时，为了提高档案管理人员的综合素质和专业能力，对档案管理工作的考评，应该与医院其它的业务考评同步进行。此外，医院要对库管统一管制，实现图书和档案一体化的借阅管理体系，减少重复的人力物力财力的资源浪费。
4培养档案管理人员的专业能力
档案借阅管理中存在漏洞，很大程度上是因为管理档案的工作人员业务不精，专业能力和素质缺乏导致。因此，要分批有计划地招聘或培养具有医学医疗知识的人员，对医院现有的档案管理人员，通过讲座，外出进修学习等方式，提高业务能力和医疗观念，建立一支高效率，精技术的管理队伍，保证医院档案的安全和完整。此外，档案管理人员的培训计划要长期进行，要与医院的人才培养同步进行，从而建立起规范的，具有专业业务能力和医学医疗知识的档案管理的人才梯队。
5增加多样化的硬件借阅设备
完善医院档案的管理软件，通过计算机软件实现编目，检索，统计的借阅工作，并且要增加多种现代化的阅读工具，比如摄影机，照相机，扫描仪，打印机等，使借阅者不必将档案随身携带，在档案管内便可以完成相关资料的参考和阅读，既能保证档案的安全完整，又能为借阅者提供更科学的学习环境，提高阅读档案的效率。另外，医院局域网收纳了档案目录和内容概述，可以加强各科室，部门之间的交流探讨，实现资源共享。从而真正发挥了档案借阅的意义和作用，切实满足了医疗科研教学多方面的需要，进一步促进了医院各项工作事业的发展。
6清除在借阅中存在的漏洞隐患
目前医患关系普遍紧张，医疗纠纷频频发生，其主要原因是因为病例档案保管不当所致。为了防止发生意外，对患者的病例医院应该设置专门的部门，并派专职人员进行保管和归档，病例借阅时要进行实名登记，实施借阅跟踪的管理措施，保证责任到人。借阅人员在看完患者病例后，要将病例及时归还，以防丢失。病例归档后，管理人员必须仔细认真地进行核对清查，避免重号错号，错档和漏档的现象发生。
另外，如果患者的病例需要被借阅人员带出档案室，那么必须经过医院的相关领导签字批准，原则上应该是在当天归还，不得延时。
结束语
医院档案的安全，保密和完整，关系着医院各项事业和工作的开展。规范档案借阅程序，建设系统的档案借阅管理制度，不仅是对医院的各项科研成果负责，更是对万千来医院就医的患者负责。只有在健全的档案管理制度的带动下，我国的医疗事业才能顺利发展，才能为广大市民百姓提供更好更优的医疗服务。
参考文献：
[1]于向红.医院档案借阅中存在的问题及优化对策[J].黑龙江史志，2015，(13)：208.
[2]周琰，梁时荣，詹金凤等.医院档案借阅中几个问题的分析[J].中国医学伦理学，2013，26(6)：745-746.
作者：陈海霞
【摘要】医院档案是处理和解决医疗纠纷的主要依据，是医院在发展中所做出的科研成就的真实记载，任何档案的丢失和遗漏都会为医院的服务管理工作造成很大影响。现在很多医院的档案借阅管理制度还存在漏洞，私自外借档案的现象时有发生。因此，加强医院档案借阅的监管力度，完善监管制度，明确监管职责十分重要。
【关键词】档案借阅;问题对策;管理优化
医院档案的重要性主要体现在，它是医院各个阶段所形成的医疗、行政、科研和器械设备等管理的整合与归档，是医院在长期发展中的工作成果的记录，具有重要的专业参考意义和科研价值。完善和加强档案借阅管理，是对所有医疗工作者的尊重，更是对广大就医者的负责。
一、医院档案借阅存在的問题
1、借阅程序不规范
主要表现在，借阅过程中造成档案的遗漏和丢失。个别科室的工作人员在借阅档案时，保存不仔细，阅读结束后不能及时归还，而是将档案随便放置一旁，或是和其它文件资料混在一起。另外，某些医护科研人员在外出开会，教学，研讨时，会将医院档案随身携带，为了方便参考，还会在档案上记笔记，随意涂改，或者长期不归还。导致这一现象出现的原因档案的借阅程序管理不够严格和规范，从而让工作人员对档案不珍惜，重视程度不够。
2、分散管理，职责不明
很多医院并没有设立专职部门或工作人员管理档案，各科室的档案归自己科室管理，每个科室都保存着大量档案，因此总体上医院档案呈现出一种分散管理的状态。各科室之间缺少衔接配合，在档案管理上不能明确职责，导致很多工作人员想借阅档案都不知道该去找哪个科室，而档案一旦遗漏或丢失，更是无从问责。
3、档案管理人员业务不精
医院档案不同于其它文件，它涉及到很多专业性很强的内容，要有一定的医学知识和医疗常识才能将档案整理得更系统。而目前医院管理档案的工作人员，大多并不是医学专业的，年龄偏长，综合素质和专业素质欠缺，这就导致工作人员来借阅档案时，他们不知该从何入手为借阅者提供专业的参考和指导意见，让借阅者有针对性地查阅资料。这不仅浪费了双方时间，而且不能保证借阅者拿到的档案一定具有针对性和参考价值。
4、档案数字化管理无法落实
如今很多医院的档案已经输入电脑，由专门的档案管理软件进行归档和整理，更方便了档案的提取和参阅。然而，一部分管理软件并不完全适用于医院档案的门类，管理软件本身的设计需要进一步完善。另外，负责管理档案的工作人员，因为年龄和知识水平的限制，不能熟练操作电脑软件，进一步降低了档案管理的工作质量和效率，不能从根本上实现现代化的计算机管理模式。
二、医院档案借阅的管理措施
1、将档案管理纳入医院发展进程的计划中
档案是医院所有科研服务工作的记录，是医院的宝贵财富，因此，档案管理应该与医院的其他项目的管理发展保持一致，应该成为医院各项工作计划中的一部分，提高院内所有医护人员对档案的重视程度，要有相关的文件传达与宣传，让院内从上而下所有工作人员对医院档案极其借阅有正确全面的认知。针对档案丢失遗漏，私自外借等情况，要有相应的惩罚措施。只有这样，才能确保医院档案在长期的借阅中得以保存和爱护。
2、规范档案借阅程序
通常情况下，档案在医院中会被频繁借阅，当作医护人员工作和学习的参考。为了端正借阅者对待档案的态度，医院要建立起规范的档案借阅程序，从借阅时间到归还时间，应该有准确的记录和规定，并且要求借阅者严格遵循，若不能按时按期归还档案，应提前讲明，而不是随意地长期地将档案随身携带。除此之外，对一些重要档案的移交保密管理要做好，建立相关规章制度，确保档案借阅的每一步每一环，均有章可循。
3、建立档案管理的考核制度
医院档案涉及不同门类学科，为了方便借阅和管理，应该建立科学合理的档案归档体系。同时，为了提高档案管理人员的综合素质和专业能力，对档案管理工作的考评，应该与医院其它的业务考评同步进行。此外，医院要对库管统一管制，实现图书和档案一体化的借阅管理体系，减少重复的人力物力财力的资源浪费。
4、培养档案管理人员的专业能力
档案借阅管理中存在漏洞，很大程度上是因为管理档案的工作人员业务不精，专业能力和素质缺乏导致。因此，要分批有计划地招聘或培养具有医学医疗知识的人员，对医院现有的档案管理人员，通过讲座，外出进修学习等方式，提高业务能力和医疗观念，建立一支高效率，精技术的管理队伍，保证医院档案的安全和完整。此外，档案管理人员的培训计划要长期进行，要与医院的人才培养同步进行，从而建立起规范的，具有专业业务能力和医学医疗知识的档案管理的人才梯队。
5、增加多样化的硬件借阅设备
完善医院档案的管理软件，通过计算机软件实现编目，检索，统计的借阅工作，并且要增加多种现代化的阅读工具，比如摄影机，照相机，扫描仪，打印机等，使借阅者不必将档案随身携带，在档案管内便可以完成相关资料的参考和阅读，既能保证档案的安全完整，又能为借阅者提供更科学的学习环境，提高阅读档案的效率。另外，医院局域网收纳了档案目录和内容概述，可以加强各科室，部门之间的交流探讨，实现资源共享。从而真正发挥了档案借阅的意义和作用，切实满足了医疗科研教学多方面的需要，进一步促进了医院各项工作事业的发展。
6、清除在借阅中存在的漏洞隐患
目前医患关系普遍紧张，医疗纠纷频频发生，其主要原因是因为病例档案保管不当所致。为了防止发生意外，对患者的病例医院应该设置专门的部门，并派专职人员进行保管和归档，病例借阅时要进行实名登记，实施借阅跟踪的管理措施，保证责任到人。借阅人员在看完患者病例后，要将病例及时归还，以防丢失。病例归档后，管理人员必须仔细认真地进行核对清查，避免重号错号，错档和漏档的现象发生。
另外，如果患者的病例需要被借阅人员带出档案室，那么必须经过医院的相关领导签字批准，原则上应该是在当天归还，不得延时。
三、结束语
医院档案的安全，保密和完整，关系着医院各项事业和工作的开展。规范档案借阅程序，建设系统的档案借阅管理制度，不仅是对医院的各项科研成果负责，更是对万千来医院就医的患者负责。只有在健全的档案管理制度的带动下，我国的医疗事业才能顺利发展，才能为广大市民百姓提供更好更优的医疗服务。
【参考文献】
[1] 于向红. 医院档案借阅中存在的问题及优化对策[J]. 黑龙江史志， 2015(13)：208.
[2] 周 琰， 梁时荣， 詹金凤， 等. 医院档案借阅中几个问题的分析[J].中国医学伦理学， 2013，26(6)：745-746.
作者：陈海霞
为了更好地开发和利用档案信息资源，为单位工作和工程建设服务，根据《档案法》的规定精神，结合我单位实际情况，制定本制度。
1.我室所存档案资料，主要是为本单位工作服务的，不对外单位开放。凡本公司工作人员因工作需要查阅档案的，经单位档案室主管领导同意，可直接到档案室进行查阅。无论查阅或借出，均必须填写档案借阅登记簿。
2.外单位人员需要查阅档案的，应持本单位的介绍信，经单位档案室主管理领导批准，方可借阅，档案室对外实行有偿借阅服务，
3.借阅人员必须十分爱护档案材料，严禁拆卷抽页、勾划圈点、涂改污损，更不能丢失，要坚持交接检查手续。
4.查阅档案原则上应在本阅览室内进行，如需借出的，要保证档案材料的安全，并按时归还，借出时间最长不超过一个星期。
5.需摘录或复制档案的，要经过档案管理人员的同意，摘录复制的材料，要经检查核对，加盖单位公章后，方为有效。
6.借阅党组记录和机密文件时，要经主管领导批准。
文 件 档 案 借 阅 制 度 文件档案借阅制度
一、 借阅档案必须在“档案借阅登记薄”登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。
二、 案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
三、 借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
四、 借阅档案的人员必须爱护档案，保护档案的安全与保密。
1、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。
2、如有需要必须摘抄、翻印、复印以备使用时，一般性文件、材料、图表等必须由办公室主任签字批准后，将批准交予档案管理员备案方可实施。
3、秘密级以上文件、材料、图表等必须经总经理签字批准后方能借阅、复印、摘抄、翻印。
4、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。
5、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有档案室主管审批。
6、因工作需要需借某证件的复印件时，档案员必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。
7、财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日，超过此期限必须由财务主管与档案室主管共同审批。
8、 图纸的借出时间：一般产品图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。
五、 借阅的档案交还时，管理员必须当面点交清楚，如发现遗失或者损坏，应立即报告相关主管。
六、 外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准方能查阅，但不能将档案带离档案室。
七、 外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄材料档案管理人员要随时跟踪，进行审查、签章。
八、 档案管理人员违反上述规定，一经发现视情况给予50-100元罚款，情节严重的予以开除，并追究法律责任。
九、 损坏或丢失资料的处理：按照公司有关规定进行处理。
1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。
2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。
3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。
4、档案利用者应遵循下列规定：
(1)查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导审查批准。
(2)利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。
(3)利用者所复制的档案(证明材料除外)除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。
(4)港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。
(5)档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。
5、档案工作人员对档案利用者应主动热情服务，做到百问不烦、百拿不厌、有问必答、并尽可能以复制件代替原件使用，注意随时收集利用效果的反馈，不断改进利用工作。
一、 各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅;
二、 各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅;
三、 如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。
四、 如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。
五、 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出;
六、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。
七、 凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
公司行政部档案室
档案室证件借阅、使用管理规定
一、 目的
为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。
二、 范围
各子公司及部门的移交的行政类(如营业执照、组织机构代码证等)、财务类(如税务登记证、信用等级证等)以及其他各类证件的原件、电子档。
三、 证照资料的使用管理
1、 需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续;
2、 证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理;
3、 凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过30天;
4、 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机联系，及时办理证照的挂失和补办手续;
5、
6、 不许擅自使用公司的证照进行各种担保; 不得将证照转借他人。
四、 证照的年审、到期、变更
1、档案保管员只负责对证件的日常借用、借阅管理，不负责证件的年审、换证等相关工作。
2、证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类和财务类证照由行政部安排具体负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。在证照完成年审、变更、延期等工作后移交到档案管理人手中，并办理移交手续，交接时移交人应有交接清单并注明证件期效。
五、 相关责任
1、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任;
2、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。
六、 注意事项：
凡违反上述规定而私自复印的使用者，将按公司制度严肃处理，如果导致公司损失的，还应赔偿公司因此而造成的损失;构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究弄事责任。
本规定自2014年5月1日起执行。
公司行政部档案室
档案移交、归档制度
一、 移交档案应符合下列要求：
1、 凡向档案室移交材料，应立卷。所移交的档案材料必须完整、真实、准确。交件人有对递交的归档文件的完整性、真实性、准确性负责。档案室不接受圆珠笔和铅笔起草的文件。电子档材料文件应刻盘再移交档案室。
2、 移交档案材料均应编制移交清单，清单一式二份，分别保存。交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名。移交档案清单上要有卷内目录及检索以便查找。移交清单要附电子档一份。
3、 文件按其内容的联系，保持文件之间的历史联系区分保存价值，分类整理、立卷，便于保管和利用。
4、 移交档案应避免重复。
二、 档案室收档案时，要对数量和质量进行严格的检查。案卷总数与移交目录要相符，卷内文件张(页)数与案卷封面所登张(页)要相符;质量要合乎立卷原则和要求，卷内文件不能有损坏。
三、 检查完毕，如质量等均符合要求，即可办理具体移交手续，交接时，要有明确的案件数、移交人、接收人、交接时间等，经双方清点后，办理签字手续。
四、 各部门在向档案室移交档案时要提前通知档案室，应说明移交数量及移交材料，以便档案室做接收准备。
公司行政部档案室
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。
(1) 借阅的档案资料，无特殊情况，原则上不准带出，只准在办公室内查阅。
(2) 借阅的档案、资料需摘录时，需经管理人员允许，资料应摘录在工作手册上。
(3) 严禁在档案、资料上图点、划道，注字、涂改和折页等，严禁把档案、资料弄脏损坏。
(4) 借阅人员要爱护办公室内的物品，保持安静，不随地吐痰，严禁吸烟。
(5) 如因特殊情况，借阅的档案需要带到单位外，应妥为保管，不得损坏丢失。不准私自转借他人。借出档案、资料要按时归还，如因故不按时归还，应电话联系延长时间，并在借出档案、资料手续单上注明延期归还时间。
