论大数据时代的档案管理与隐私保护

所谓大数据技术, 就是从各种各样类型的数据中, 快速获得有价值信息的能力。

公民的隐私是一种与公共利益、群体利益无关, 当事人不愿他人知道或他人不必知道的个人信息。公民的隐私是当事人不愿他人干涉或他人不便干涉的个人私事, 随着社会进步, 隐私权越来越受到人们的关注。其中人事档案涉及到公民的隐私, 如何保护好公民的隐私权, 就必然成为人事档案管理的一个重要课题, 应当引起我们的关注。

1 强化档案管理人员对公民隐私信息保护的法制意识

目前, 大多数人事档案管理人员都具有相应的保密意识, 但对个人隐私的保护意识却还相当淡漠。这有历史的原因, 也有现实的原因。

从历史的角度来说, 我国对公民隐私的保护以往只注重道德的力量, 而忽视法律的震慑作用。我国的民法虽然有保护隐私权的相关规定, 但并没有将隐私权作为一项独立的人格权来加以保护。所有的司法解释还是以“以书面、口头等形式宣扬他人隐私, 或者捏造事实公然丑化他人人格, 以及用侮辱、诽谤等形式损害他人名誉, 造成一定影响的, 应当认定为侵害公民的名誉权的行为”为主调。这实际上是把隐私权归于名誉权保护。由于法律对个人隐私权的保护相对较弱, 整个社会对此也就相当淡漠。在这样和历史背景下, 人事档案管理人员对个人隐私也就很难说得上有很强的保护意识。

从现实的角度来说, 人事档案涉及的个人隐私, 大多是工作、学习过程中的情况, 在很多人看来都是一些平常的信息, 并不被人们认为是隐私。这样的认识, 对人事档案管理人员影响极大。由于思想认识没有上去, 在保护个人隐私上往往就可能出现问题。

其实人事档案中的个人信息, 事关当事人的根本人格利益。这些人事档案的信息一旦被非法公开, 受害的人格就受到侵害, 往往可能导致两方面的结果:一是因人格受到损害, 给受害者造成极大的精神痛苦, 失去内心安宁, 心理失常。二是由此产生的财产损失。因隐私披露而使受害人精神痛苦, 健康受到损害, 往往需要进行治疗, 也可能发生相关费用的支付或者财产收入的减少。

提高对人事档案涉及的个人隐私的重视。还需要强化人事档案管理人员的法制意识。要通过教育培训, 提高人事档案管理人员对保护个人隐私权的认识。作为管理人事档案的人员, 应当知道自己工作的责任, 一定要保守档案的机密, 要从法律的角度去认识公民隐私权的重要性。要把保护个人隐私与档案保密同等对待, 把人事档案涉及到的个人隐私当作档案秘密来保护, 用强化保密制度、扩展保密内容、加强保密措施来保护人事档案涉及到的个人隐私。只有这样, 才能让人事档案管理人员把住档案信息进口和出口的两道关卡, 把个人隐私信息牢牢地卡在人事档案之中。

2 把住人事档案涉及的个人隐私进口关, 防止在采集人事档案信息时泄漏个人隐私

人事档案内容, 与员工的个人隐私密切相关。如果在采集这些人事档案材料时采用的是计算机数据形式, 如果又是在互联网上进行的, 那么泄漏的可能性就极大。人事档案管理部门为了工作便利, 当然可以通过互联网来采集个人档案信息。例如人事局要求参加专业技术晋级的人员必须参加网上公需科目学习。而要进入这个平台, 要先进行网上电脑注册。然后要按平台的要求, 提供自己真实、详细的姓名、工作单位、邮件地址、身份证号码、手机号码等信息。由于是在互联网上进行的, 这些信息很容易泄漏, 从而造成个人隐私泄密。因此, 在采集人事档案信息的过程中, 应当采取诸如分别采集、移动存储器采集、局域网采集之类措施, 来防止个人隐私泄漏。同时, 在采集前要提醒员工保护自己的隐私。在涉及到重要隐私时, 更要征求员工同意, 避免因采集信息造成侵害员工个人隐私。

3 在查阅、复制和利用人事档案时把住出口关, 防止人事档案涉及的个人隐私泄漏

档案的利用, 是档案价值的体现。如今, 人事档案成了计算机数据, 可以远程查阅, 也更便于复制和使用。这既为人事档案发挥作用提供了更多的机会和更大的便利, 也为保密工作和保护人事档案涉及的隐私带来了新的挑战。为此, 必须制定更加严密、更加细致的人事档案查阅、复制和使用管理办法。在局域网查阅的, 必须对查阅人进行严格审查后授予相应的查阅权限, 未经授权者一得查阅, 更不得复制。在档案室查阅的, 只能按规定进行查阅。若需要复制, 必须对复制进行严格控制, 防止复制过程中数据泄漏。要对复制人事档案信息进行严格管理, 不得在互联网上随便使用, 并限期在相关的存储器上删除, 等等。

4 完善人事档案法律法规, 促进对人事档案涉及的个人隐私保护工作

随着经济社会的发展, 公民对自己的隐私权更加重视, 仅靠道德的力量已经不能满足互联网时代保护隐私的需要, 必须完善人事档案法律法规, 加强隐私保护的法制建设。把人事档案管理涉及的个人隐私保护纳入到法治的轨道中来, 用法律来保护个人隐私。

要建立更加完备的法律法规, 加强对公民隐私权的保护。目前, 我国还没有专门的有关公民个人隐私保护的法律, 《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》相关的人事档案管理办法都没有涉及到个人隐私保护。既然人事档案已经涉及到个人隐私问题, 人事档案管理已经涉及到侵害个人隐私权问题, 那么就有必要制定相应的法律法规, 对人事档案如何保护个人隐私进行规定, 防止因人事档案管理不善出现个人隐私泄漏问题。

摘要：本文主要着眼对大数据时代, 档案管理中出现的公民隐私侵权的现状入手, 论述了如何防范档案管理中隐私侵权情况发生的措施。强调完善人事档案法律法规, 促进对人事档案涉及的个人隐私保护工作。

关键词：大数据,隐私保护,档案管理