利用计算机技术的特点, 把繁杂的记账、结账、报账工作交给高速的计算机处理, 以减轻财会人员的劳动强度, 并且由于计算机的精确性和确定性, 可以避免手工操作产生的误差, 以达到提高财会工作效率的目的。
通过电算化, 使财会人员解脱了繁重的手工操作, 有时间和精力, 也就有条件参与企业管理与决策, 为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。
电算化后, 大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送, 保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。
会计电算化, 给会计工作增添了新内容, 从各方面要求会计人员提高自身素质, 更新知识结构, 一方面为了参与企业管理, 要更多地学习经营管理知识, 另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识, 好的会计基础工作和规范的业务处理程序, 是实现会计电算化的前提条件, 所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。
会计电算化是企业管理信息电算化的重要组成部分, 企业管理信息电算化的目标及任务, 就是要以现代化的方法去管理企业, 提高经济效益。因而, 会计电算化不仅要使会计工作本身现代化, 最终目标是要使企业管理现代化, 提高企业的经济效益。
它包括, 根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标, 明确会计电算化的总目标;并根据企业实际情况确定会计信息系统的总体结构, 划分各子系统, 并确认它们之间的联系;确定会计电算化工作目标实现的阶段和步骤, 以及建立各子系统的先后顺序;确定会计电算化管理体制及组织机构方案, 以及资金来源与预算等项内容。
包括实施人员组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。
包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等。
计算机处理采用凭证文件核算形式, 即在系统内建立“临时凭证文件”用以存放未记账的凭证, 建立“历史凭证文件”用以存放已记账的会计凭证, 并不设其他的日记账及明细账文件, 需要时可根据设定的条件从“凭证文件”中建立索引读取, 分别以总账、日记账或明细账的形式随时输出。
电算化改变了传统的账务处理过程:首先是账簿的概念发生了变化, 电算化后的会计账簿只不过是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果, 在电算系统内部根本不存在手工意义下的各种账簿;其次, 会计账簿划分为日记账, 总账及明细账的必要性已不存在。电算化以后, 只要选定一个会计科目, 软件系统就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来形成所谓的账簿, 不管这个科目是现金类还是存款类, 是总账科目还是明细科目, 而且只要对筛选的结果按日期进行排序或索引, 所有的账都可按日记账的形式输出。
电算化会计形成的账页是打印输出的, 可装订成活页式, 不可能是订本式, 打印输出的一般是日记账、总账和报表。明细账记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成、显示或者在需要时打印出来。只要输入的凭证正确, 软件系统可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。人们更多的是依赖电算化系统建立各种辅助账, 以便更详细地反映和控制经济活动。对于账簿记录错误的处理, 不再采用手工方式下的改错法, 但为了保证监督审核, 一般规定, 凡是已经审核过的数据不得更改。如果出现错误, 采用输入“冲销凭证”的方法加以更正, 类似于红字更正法, 以便留下修改的痕迹。
内部控制的形式发生了变化:电算化会计中的人员, 除会计专业人员外, 还有系统管理员和操作员等, 按新的分工形式完成会计工作的运作。内部控制制度内容的变化:电算化后, 由于计算机技术和会计知识的高度集中, 导致会计职责的集中, 原手工操作下不宜合并的岗位, 采用电算化后可以合并, 某些会计人员可能既从事数据的输入、处理, 又负责数据的输出、报送, 他们可能熟悉数据来源的相互关系、数据如何处理、分配及输出的使用等方面知识, 同时也熟知内部控制的缺陷, 这就有可能使他们在未经批准的情况下, 直接对使用中的程序和数据库进行非法的删改处理, 增加了人为出现错误与弊端的可能性, 所以, 有必要增加新的可行的内部控制措施。内部控制的重点也发生了变化:会计电算化后的内部控制的重点将放在原始数据输入计算机的控制、会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几方面。
电算化以后, 同样需要审计的监督职能, 所不同的只是审计内容和方法发生了很大变化。在电算化会计信息系统中, 会计事项由计算机按程序自动进行处理, 如果系统的应用程序出错或被非法篡改, 计算机只会无条件地按给定的错误程序和方法处理有关会计事项, 而这些则是肉眼不可见的, 这就增加了审计风险和审计难度。电算化会计信息系统的特点及其固有的风险, 决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查。在会计电算化条件下, 审计人员要花费较多的时间和精力来了解和审查计算机系统的功能, 以证实其处理的合法性、正确性和完整性, 保证系统的安全可靠。
现代会计学有两个分支——财务会计和管理会计, 财务会计主要对外编报财务报告, 管理会计主要对内部。对外报送的财务报告必须遵循国家财政部门制定的相关会计制度与准则, 而对内的财务报告的内容、编报原则以及报表格式则根据管理上的需要决定, 并不固定。财务会计与管理会计的结合将会改变目前会计准则中规定的报表体系和陈报方式。这一结合一旦成为现实, 财务报告将不再区分为对外财务报告与对内财务报告, 而且在竞争激烈的知识经济时代, 产品寿命周期不断缩短、创新不断加速, 建立定期报告和实时报告结合的财务报告制度是非常必要的, 会计电算化为此提供了技术上的支持。
企业实施会计电算化不是随心所欲的, 它必须考虑会计工作的特点和企业的现状, 以及有关法律制度, 遵循一定的原则, 才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。一般地, 应考虑如下几项基本原则:
即企业实施会计电算化的各项工作, 都必须以有关法律制度为原则。第一, 实施会计电算化, 必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。第二, 遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。第三, 遵循本企业的财务制度, 以保证机构设置的合法性, 岗位分工和人员职责的合法性, 操作使用的合法性, 输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。
提高经济效益, 是会计电算化的最终目的。提高经济效益, 也要从两方面考虑, 一是直接经济效益, 即直接投入直接产出的效益;二是间接经济效益, 即由于会计电算化而引起企业的现代化, 产生的非直接经济效益。间接经济效益, 虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。
首先, 内部与外部相联系。实施会计电算化时, 应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作, 把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统, 既要分清各子系统的界面, 又要留好各子系统之间的接口, 并在数据结构设计上做到信息共享, 减少数据冗余。其次, 局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统, 实施会计电算化, 不可能一次全部完成各子系统, 必须分阶段进行。
包括系统设计的规范性, 管理制度的规范性, 数据信息的规范性等。这些规范性的要求, 可以使系统实施避免二义性, 避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差, 从而避免会计电算化工作失败的可能性。
主要考虑以下三个方面:第一, 准确性, 即输入数据及操作的准确性, 在易出现错误和失误的地方, 建立尽可能完善的检错和纠错系统, 进行重点防护, 保证输入数据及操作的准确性。第二, 安全性, 要求有一套完善的管理制度和技术方法, 防止系统被非法使用, 数据丢失及非法改动, 此外还应有系统破坏后的恢复功能等。第三, 易扩充性, 即整个系统在运行周期内, 由于环境条件的变化, 从而要求系统随之进行改变的难易程度, 易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。
易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员, 因此系统必须尽可能地方便用户, 要具有友好的界面, 准确简明的操作提示, 简单方便的操作过程, 并要求尽可能地使用会计术语, 使会计人员一学既会。
指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要, 决定了企业会计电算化的目标、任务, 是当前开展会计电算化工作的前提。
企业实施会计电算化, 几乎涉及企业的所有部门和人员, 同时还涉及管理机构及管理体制的变动, 这都需要企业领导出面组织和协调。
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法, 以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全, 核算规程是否规范, 基础数据是否准确、完整等, 这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务, 必须是事先设置好的处理方法, 因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化, 才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作, 电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据, 电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业, 应不急于开展会计电算化工作, 应首先提高管理水平, 规范会计、财务制度, 改善基础工作, 为开展会计电算化工作积极创造条件。
实施会计电算化, 将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能, 单纯的财会人员, 已不能满足会计电算化后的工作需要, 必须另外配置与电算化工作有关的专业人员, 以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。
摘要：通过现代化的手段, 提高会计工作的地位, 提高会计工作的效率和质量, 促进管理的现代化, 提高经济效益。
关键词：会计电算化意义内容,对会计的影响,实施电算化的原则,条件
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