疾控中心档案管理信息化应用与研究

随着信息技术的快速发展, “互联网+”已成为国家经济社会发展的重要战略。信息技术的便捷性与必要性愈发明显, 信息化成为了各行业发展的必然趋势。疾控中心具有指导建立国家公共卫生监测系统以及对重大疾病的发生、发展和分布的规律进行流行病学监测等职责。在这些职责中, 档案管理的有效性和效率性具有重要的影响因素。疾控中心的档案管理, 是在疾病预防控制的现实工作中所积累形成的。疾控中心传统的档案管理模式有些已经落后, 不能够有效便捷地满足当前快速发展的需要。疾控中心档案管理的信息化已经成为了一种必然的发展趋势。

一、档案管理信息化应用

信息化是信息技术被高度应用的结果。信息化中信息资源能够被高度地共享, 可以使人的智力和各种社会资源被充分地发挥利用, 并且能够使个人行为、组织决策和社会运行达到一种合理化的理想状态。信息化是以通信技术、网络技术、数据库技术为基础的, 汇总所研究对象的各要素至数据库, 供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等, 和人类各种行为相结合。信息化可以极大地提高各种工作效率, 为推动人类社会发展提供了很大的技术支持与服务。疾控中心档案管理是一项很复杂繁琐的工作, 涉及的范围很广。信息技术的出现为档案管理工作提供了极大的便利。信息技术改变了以前工作落后的方式, 减轻了档案管理人员的工作负担, 加快了档案信息化的过程, 使其利用率得到最大化的体现。

(一) 提高工作效率, 缩减工作成本。传统的档案管理在收集过程中太麻烦, 需要大量的人力物力。一是需要大量档案管理人员手动记录档案, 工作周期太长且人员浪费严重。二是需要更多的纸质材料, 耗材成本太高。信息化的应用可以极大地改善这两方面的问题, 一是缩减工作周期、减少工作人员数量, 二是降低耗材成本。这样就极大地提高了工作效率, 也提高了档案的利用率。

(二) 加快信息收集, 优化管理模式。信息化使得档案管理人员通过电脑等终端就可以对各种疾病的数据进行系统地收集、整理和总结。随着“互联网+”的快速发展, 可以通过网站、微信、APP等收集到各种疾病的信息。这种新型的信息收集方法更加快捷高效, 同时也优化了信息管理模式, 可以及时地修改完善, 保持了数据的实时性。

(三) 节约存储空间, 实现电子存储。传统的档案基本上是纸质版本的材料, 存储所用的空间面积比较大, 保存难度太大, 时间久远的纸质档案材料容易出现数据缺失, 另外查找翻阅时耗时耗力。信息技术可以使档案以电子的形式存于电脑的硬盘中, 也可存入网络数据库, 并可存储在网络云端中。这样可使得空间更加节省, 数据存储更有保证, 资料调取更加方便, 更可实现数据的网络共享。

二、档案管理信息化的不足之处

疾控中心的档案管理, 是在疾病预防控制的现实工作中所积累形成的, 为疾病预防控制人员研究各种传染病流行规律、进行科研提供了重要的理论依据。然而在我国疾控中心的档案管理中, 信息化的应用还没有得到很好地普及, 而且信息化水平还比较落后, 具体表现在以下几个方面:

(一) 信息投入不足, 存在安全威胁。目前, 由于信息技术的成本及各地区发展差异等原因, 在档案管理信息化建设方面的投入还远远达不到发展的要求。在数据库的建设过程中还存在着很多的问题, 包括数据录入不完整、数据更新太慢、数据补充不及时、数据检查不到位等问题。而且随着信息技术的发展, 网络安全也受到了很多不稳定性因素的影响, 包括网络犯罪、网络病毒、硬盘和云端服务器的工作寿命等, 都威胁着档案管理中数据的安全。档案信息和网络建设的形式不够统一, 信息管理的建设没有统一的规范和标准, 这样严重限制了档案的共享性, 使档案信息资源建设发展相对滞后。

(二) 管理模式落后, 管理意识浅薄。很多单位对档案管理工作缺乏足够的认识, 对信息化发展不够重视, 缺乏统一的建档管理制度, 这样严重阻碍了档案管理信息化的发展。疾控中心的档案管理关系到人民群众的身体健康以及医学的发展, 很多单位只注重自身的发展, 忽略了档案信息化的作用。而且, 在人员监管、责任分配、制度完善中, 存在着很多的不足之处。另外, 由于传统的档案管理是手工的, 且常年累积的数据量太大, 需要大量的人力物力和时间进行信息化的准确录入, 这样存在着很大的难度。

(三) 管理人员素质不足。随着档案管理信息化的发展, 对于档案管理人员的素质要求也越来越高。从总体上看, 档案管理信息化人员队伍的整体素质相对偏低。由于档案管理信息化是需要复合型人才, 一要懂得档案管理知识, 二要懂得计算机、网络通信等技术。这样就使得可供选择人才的数量较少, 达不到新时代档案管理信息化的需求。管理人员素质不足, 使得在对传染病信息进行管理录入时容易造成错误, 对数据采集也会因为能力欠缺而出现失真和偏差, 这样就给疾病的控制、预防、科研带来了很大的困难。

三、档案管理信息化解决方案

疾控中心具有指导建立国家公共卫生监测系统以及对重大疾病的发生、发展和分布的规律进行流行病学监测等职责。而档案管理是其中的重中之重。要转变观念, 用信息化思维梳理工作, 用信息化手段解决问题, 实现信息的整合, 促进信息综合分析利用。在信息系统规划建设之初就要考虑到数据分析利用和系统的维护更新, 改变重采集、轻利用的局面, 将数据转化为成果。要吸取教训, 高度重视信息安全, 避免出现新的安全问题。加强中心网站和微信公众号发布信息的审核。

(一) 加大资金投入, 加强安全管理。首先, 应当加大对档案管理配套设备的投入, 包括硬件和软件。硬件主要包括计算机、打印机、硬盘、服务器等, 硬件必须保证具有良好的性能, 且按时定期检查硬件设备的可使用性, 如有损坏需要及时更新或修复。软件主要包括档案管理的录入、查询软件, 以及网络云端存储的软件等。对于数据的存储, 需要进行科学合理的选择存储载体。而且, 为保证数据的安全性, 还需要安装一些性能较高的能够保证网络安全的一些必备软件, 例如杀毒软件、安全卫士、防火墙技术以及数据加密技术等等。这样可以积极地对网络病毒和黑客攻击进行防范, 保证数据的安全性和保密性。另外, 建立基于大数据标准采集、动态分析与互联网应用融合的健康医疗工作新机制, 为疾病控制发展“插上互联网的翅膀”。

(二) 完善管理制度, 提高管理意识。疾控中心档案管理信息化的制度应该以简单、实用、高效为前提。疾控中心的领导以及各管理部门, 根据自身的工作实际情况, 再结合相关的法律法规, 制订出可操作性强、合理有效的档案信息化管理制度, 进而充分发挥管理制度的重要作用。通过开展会议、培训等活动, 让疾控中心管理人员明确档案管理的重要性, 熟悉了解档案管理工作的流程, 熟悉档案管理的要求和职责, 便于档案交接, 进而实现信息交换与共享。档案管理工作人员要改变陈旧的思想观念, 紧跟信息技术发展需要, 树立主动的服务意识, 加强档案管理工作的创新性。在档案管理工作中, 积极发挥档案管理人员的主观主动性, 完善管理制度, 提高管理意识。

(三) 加强管理人员培训。随着档案管理信息化的发展, 对于档案管理人员的素质要求也越来越高。想要从根本上把疾控中心档案管理信息化做好, 就需要对档案管理人员进行有效合理的培训, 同时可以引进一些专业性更强的复合型人才。一方面要培训管理人员的档案管理的专业素养, 二要培训管理人员对计算机、网络等的实际动手操作能力。这样就会使达到需求的人员增多, 在档案管理信息化应用中就会发挥更大的作用。

随着信息技术的快速发展, 信息化已成为国家经济社会发展的重要战略。疾控中心档案管理信息化顺应经济时代发展潮流, 并且会对卫生系统的发展产生重大的作用。疾控中心档案管理信息化应该从实际出发, 以业务为根本, 以需求为导向, 不断的改进创新, 满足社会需要, 为疾控中心的发展和进步服务, 为社会的和谐发展服务。疾控中心务必重视档案管理信息化建设, 积极采取相应的措施来解决不足, 为人类社会的健康发展贡献自己的力量。

摘要：本文介绍了档案管理信息化在疾控中心档案管理中的应用, 对档案信息化管理进行了研究, 分析了其中的不足之处并提出了解决方案。

关键词：疾控中心,档案管理,信息化

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