笔者做为某大型集团内部采购单位的法律顾问, 因集团有一些海外业务需要从国内采购大量物资, 根据相关法律规定和集团内部规定, 集团采购货物需要采取招标方式进行, 所以笔者参与了大量的招标工作。在招标过程中, 经历过许多由于招标设计不当, 投标不科学、不正确, 而给招、投标双方带来麻烦的情况。本文即是从完全实务的角度谈一下招标中需注意的一些基本事项。
对于有大量招标采购货物的项目, 由其是对货物将运往海外的项目, 准确安排货物整体的交货期是非常重要的。因为项目的不同、工程进度的不同, 对货物所需要的采购先后时间也有较大的差别。
例如公司在海外某国的炼厂项目, 因为建设炼厂是一个综合性的工程, 比一般的工程项目都更需要建设层次, 否则对炼厂以后的安全将产生很大的隐患, 所以基础工作必须要顺利。我们的思路是首先采购桥架、电缆等基础设备, 只有这些前期基础设备安装完成, 后期工作才可能顺利进行。这时侯我们在招标安排上就应该首先采购此类前期基础设备, 然后再按建设顺序采购其他货物。
如果货物交货期不合理, 采购顺序安排不当, 电缆没有检验合格就上其他的工作, 等在安装电缆的时候就需要将以前的工作从新进行, 则将造成极大的浪费。而且交货期不合理还可能导致需要先安装的货物没有到现场, 从而导致现场工作停滞;而需要后使用的货物却先到了现场, 这样不仅造成了这些后用货物流失了质保期, 而且这些货物可能占用很大的存贮空间并需要相应增加管理人员, 从而导致许多费用的浪费。
所以我们在设计招标采购的时候, 一定要从宏观上对交货期做出科学合理的安排, 这不仅能避免浪费、省事省力, 也更是项目得以顺利进行的必须。
安排货物交货期的重要性, 下面将重点谈一下招标时对现场急需货物交货期的需要从哪方面来考虑
在项目进行的过程中, 经常会发生现场因突发状况或其他无法预料的原因, 对某些货物有比较急的采购需求。这时候我们在设计招标书的时候就应该明确说明此批采购货物交货期的重要性, 并明确其占评标较大的比重。我们在评标的时候, 对交货期的长短也一定要给予较大的参考, 并特别注意, 对于交货期比较差的投标方一定不能让其中标, 无论其价钱多么诱人。
例如, 我们在招标时就发生过采购现场开工急需的催化剂, 没有这些催化剂我们就无法预期开工。所以我们在招标时侯明确的提出了此批催化剂交货期所占的评标比重很大, 但没有向投标方说明如果逾期交货将产生怎样严重的后果。有一个投标方为了能中标, 将提交的交货期短于其实际可以交货的期限。而此投标方中标后并没有能按期交货, 虽然其承担了较多的逾期交货违约金, 但对我们更不利的是对现场工作整体规划产生非常不好的影响。所以在采购类似货物时, 一定要提醒参加投标的投标方交货期的重要性, 要求投标方一定严谨考虑后再写进投标书中, 否则可能对各方利益产生非常不好的影响。至此以后我们得出的经验就是, 对于特别重要的时候, 对招标方多少次反复的提示都不过分。
因各种原因导致开标日即为报价有效期截止日, 在发出中标通知前投标有效期已过。如果此厂家中标, 则很可能出现加价行为, 或更改投标信息, 导致后续谈判具体合同的不方便。
所以在招标文件中一定明示, 报价最短有效期, 否则投标文件为废标。则能最大限度的避免报价过短的情况。有些货物如原材料, 价格随市场变化比较快, 很难做出一个很长的报价有效期, 这时候应该将报价时间尽量接近开标时间, 并且对所有投标厂家规定统一的报价有效期, 要求厂家根据对市场判断自行做出报价决定。
有的时候某投标方报价明显比其他投标者低很多, 这时候我们不能轻易庆幸此低报价, 而要保质警惕。有可能是投标方报价时出现错误, 或其货物并不是原装的甚至是劣货, 这都可能导致报价过低, 这时我们一定要查清其中的原因, 并要求对方再次确认并提供的报价。否则事后其中标后才发现报价中另有隐情, 投标保证金可能也弥补不了发生的损失。
外贸货物与内贸货物很大的区别就是货物是否需要商检, 许多投标文件对商检费都没有提及, 可能因为没有意识到或觉得当然包括在总价内或其他各种原因, 但在开标时候一定要求对商检费进行确认否则如果投标方利润过低, 有可能在商检费上有争议。虽然商检金额较低, 一般为货物的千分之几, 但如果投标文件没有写明报价中包含商检费, 则签订合同时候中标方很可能不承担此部分费用, 此时对合同谈判会带来不便。我们就遇到过类似情况虽然最终对方承担了货物的商检费, 但是增加了很多不必要的麻烦。相同道理, 对货物的包装费、杂运费等实际要求投标方承担的费用, 一定要求投标方在报价中明确包含, 以免给后续工作带来不便。
出口货物具有另一个特点是:对许多货物的出口, 法律强制性规定出口商一定要具有相应的出口资质。我们在实务中也发现, 对资源类货物和含硫酸、盐酸等危险品货物出口的时候, 国家对企业出口资质一定会有相应的要求, 并且企业获得出口资质十分困难, 只有规模较大的企业才可能获得相应资质。所以我们在招标的时候一定要求投标方提交相应的资质证明, 并做确认其资质真伪, 以避免投标方中标后没有相应资质或提交假资质, 致使货物无法出口从而对现场施工产生影响。如果此批货物为现场急需货物, 没有多余时间另行采购, 逾期向现场交货, 可能导致非常严重的后果。所以在招标过程中一定要求投标方提交相关资质证明, 并加重对无相应资质或提交假资质的处罚。
(1) 价格制胜。多数要采购货物的质量要求并不是特别严格, 因为货物制造技术含量并不高、各投标方货物质量基本相同。对此种货物采购时候, 价格因素就成为决定性的, 基本上为价低者中标, 以节约资金。
(2) 技术制胜。对于有些比较特别的货物, 其制造的技术含量对制造商要求很高, 且被用在非常重要的事项上, 对生产影响非常大。如果货物不符合要求, 不仅对整个设备会造成损失, 而且可能会对整个工作进展带来影响, 更严重的可能会导致现场出现安全事故, 对使用者的损失非常大。所以采购此类精密部件, 要对供货商经历、行业口碑, 制造货物的质量在评标时候考虑的权重比例提高, 而货物价格等其他要求相对为次要考虑, 毕竟安全生产是至关重要的。如果此类货物的制造商可能有问题, 则不论投标报价多低也一定不能让其中标, 否则后患无穷。我们曾经采购某些阀门就属此种情况, 因为这些阀门技术含量比较高, 虽然国内制造商有几千家, 但质量过硬适合项目的数量并不多, 有几项技术含量很高的阀门国内能制造且质量有保证的更少。阀门对炼厂开工、生产影响非常大, 如果质量有问题, 甚至只有些许小瑕疵, 都可能导致炼厂的巨大安全隐患和经济损失, 所以对此类货物采购, 质量保证就至关重要。所以在招标时一定要充分考虑到采购货物是否有此类技术含量高的产品, 并尽量在合同中对因质量问题产生的违约责任予以严格的设定。
(3) 交货期制胜。当采购现场急需货物的时候, 在货物质量可以满足现场需要的情况下, 可以将投标价格做次要考虑, 而首要考虑的是投标的交货期。其他考虑见本文第一部分。
货物是否需要技术服务, 在招标的时候就要予以考虑, 并要求投标者在投标文件上做出响应。当然, 不可能在招标书发放或投标时对所有货物是否需要技术服务做出准确判断, 我们在招标的时候也遇到过此种情况, 考虑到货物需要技术服务的可能行比较小, 就没有要求投标方在投标书中对技术服务予以明确报价。后来现场需要技术服务, 再与中标方谈服务价格的时候非常被动。所以在招标时候一定充分考虑到货物是否需要技术服务, 只要是可能需要, 就一定要求投标方明确报价, 并依据实际情况将其作为综合评分中的一项。
我们还遇到这样的情况, 供货商无法自己提供技术服务人员, 技术服务需要由第三方提供。但是签订合同的时候双方未将此项做特别关注, 而在签订技术服务协议的时候, 中标方希望我方与第三方签订服务协议。基于合同设计等多方面考虑, 我方当然不能与第三方签订服务协议, 导致技术服务推进缓慢, 造成了没必要的时间损失。所以, 从投标到签订合同的过程中, 应要求投标方明确技术服务内容, 并将其详细的写进投标书或与中标方的合同中。
招标投标法等法律、法规对招标过程作了细致的规定, 有许多的强制性规定, 招标过程中需要注意的事项非常多, 我们招标方不仅要避免违反法律强制性规定, 更要在招标实务中掌握技巧, 使项目顺利进行。以上是笔者对参加招标过程中发生或容易出问题的事项做一下简单的总结, 希望对读者工作有所帮助。
摘要：招标投标法等法律、法规对招标过程作了细致的规定, 有许多的强制性规定, 招标过程中需要注意的事项非常多, 我们招标方不仅要避免违反法律强制性规定, 更要在招标实务中掌握技巧, 使项目顺利进行。
关键词：招标实务,交货期,报价,企业资质,物资要求
