数字化信息档案管理论文

摘要：随着科技飞速发展，迎来了信息数字化时代，为了适应这一时代的发展，在档案管理工作中引用数字化信息技术，大大的提高了档案管理的工作效率，文章针对数字化信息在档案管理中的应用进行分析。关键词：数字化信息;档案管理;重要性;分析引言：档案是一个人或者单位历史的真实反应。下面小编整理了一些《数字化信息档案管理论文 (精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

数字化信息档案管理论文 篇1：

浅谈数字化信息档案管理

【摘要】档案管理的数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

【关键词】数字化；信息档案管理

一、数字化档案管理的优势

1、提高經济效益，减少资源浪费，过去一直使用增加办公人员和办公经费的方法，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使以往传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了人力物力等保管费用，更节省了占地空间，而且查阅起来更方便快捷，从而避免了反复复印资料而造成的纸张和人员以及时间的浪费。

2、提高办公效率，信息及时准确，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以人事部门为例，干部的任用提拔都需要详细准确的档案信息资料，然而档案数字化管理便可提供详细、即时准确的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让档案管理人员做到轻轻松松掌握所有资料。

3、具有较强的时效性，周期短，效率高。档案的整理、管理是一项较为浩大的工程，按照以往传统的方法，不仅机需要很长的时间，而且需要大量的人力、物力、财力。而数字化档案采用新的手段和方法，应用新技术手段，通过网络采集等手段减少中间环节，大大降低了劳动强度，缩短了档案整理周期，提高了工作效率。

4、增强档案原件的保护，减少不必要的损坏，纸质资料反复利用将会造成不同程度的损伤。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是更好的保护了它的完整性。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分纸质档案篡改的行为。

5、档案数字化更加方便部门之间的沟通联系。档案数字化在资源整合过程中有特定的标准，依托互联网平台，不同部门的档案有时候可以共享，便于及时、大量收集资料，使档案资料更加完整，有效避免遗漏现象。档案利用过程还可以不经过现场通过有关网络就能进行直接的查询借阅。在档案数字化模式下，部门之间可以十分便利的沟通。

二、数字化档案管理的意义

1、信息时代发展的必然需求。长期以来，由于种种客观原因，计算机技术在档案工作中没有发挥其应有的作用，档案利用需求与档案所能提供的档案信息、利用方式之间的矛盾迟迟难以解决，造成档案管理的信息化远远落后于社会信息化的发展。随着信息时代的飞速发展，档案管理的数字化已经成为加快我国信息化步伐和发展档案事业的需要。如果还不重视档案数字化的建设，不能在网络上有效地传递利用档案信息资源，就无法进入信息时代的快车道，最终将会被高速发展的信息社会所淘汰。

2、加强科学研究、普及科教知识、服务社会。数字化档案管理为利用者提供了详时、准确、系统、全面且具有权威性和参考价值的档案信息，它不仅能够满足科学研究，大型复杂课题所需资料，一般工作需要，而且可以满足社会大众家庭教育等需求，在落实科教兴国科学发展等方面可以充分发挥数字化档案的作用。

3、改善档案管理工作，提升档案工作社会地位。数字化档案管理的发展将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和档案管理水平的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，提升档案工作在信息化社会中的地位和作用，从而实现档案事业的跨越式发展。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。切实把数字化建设作为实现档案管理现代化的关键，加快档案数字化建设步伐，加强档案的规范化管理，提高管理水平、提高效率，增强档案服务水平。用信息技术来提升科学管理水平，为档案管理提供高效率的全面服务。

作者：周宪民

数字化信息档案管理论文 篇2：

数字化信息在档案管理中应用的重要性

摘要：随着科技飞速发展，迎来了信息数字化时代，为了适应这一时代的发展，在档案管理工作中引用数字化信息技术，大大的提高了档案管理的工作效率，文章针对数字化信息在档案管理中的应用进行分析。

关键词：数字化信息;档案管理;重要性;分析

引言：档案是一个人或者单位历史的真实反应。相当于原始凭证，是可靠的一手资料，可以真实的反映一个企业的竞争成果和发展状况，具有非常强的原始记录意义。档案管理工作作为企业行政管理的一部分，对于一个企业的健康发展也起到了非常重要的作用，是衡量一个企业综合实力的重要尺度，也可以为企业的经营决策提供数据参考和证据支持具。做好档案的管理工作可以促进一个企业的发展，提升企业在市场经济中的竞争力。档案管理的发展史也是文化、科技的发展史与进步史。随着科技的发展档案的记录方式和载体也发生了巨大的变化，，从从最早的绳结、画图、符号、到文字、照片最终发展到现如今的电子档案。数字化信息技术在档案管理中的应用，可以大大的节省人力和物力资源，有效提升档案管理的工作效率和工作质量。

一、传统档案管理的弊端

档案管理工作的目的是为了记录事实和还原历史并为发展提供参考数据。然后在传统的档案管理中还存在着很多的不足

1.传统档案管理造成资源的浪费。

传统的纸质档案基本是靠人工以文字和图片的形式进行记录，并加以归档管理，还要防止档案的遗失，就需要在档案的管理过程中投入大量的人力资源。造成人力资源浪费由于纸质文件的性质属性决定。传统的纸质文件在保存上也有着很多的要求。首先传统纸质文件的保存需要设置一个专门的档案室。对于纸质档案保存的过程中需要进行防潮，防虫，防火、防文件老化。因此需要加强对档案管理的硬件设施投入。造成了物质资源的浪费

2.传统档案管理归档和查阅流程复杂

档案的作用在于记录历史和事实，可以作为证据支持，也可以提供参考价值。但由于传统档案的记录方式太过于老旧，在对其归档的时候，要求对其进行人工的分类和目录编排，造成了人工和时间的浪费。在对传统档案进行查阅的时候也面临着同样的问题。需要在众多的档案中找到需要的文件。然后对文件的交接进行签字认证，防止档案丢失。

3.对档案管理的重视不足

档案具有非常重要的意义，但由于档案管理不会于经济效益和政绩效益直接挂钩，所以很容易导致管理意识淡薄，对档案管理工作的不重视，导致档案归档不及时，由于档案管理松懈，借制度不够完善，造成档案的丢失。

4.档案管理人员专业素质有待提高

在很多单位部门由于对档案管理的重视度不够高，没有针对档案管理配备专职人人，或对于档案管理人员没有经过专业的培训考核就上岗，导致档案管理人员专业素质偏低，对档案管理流程和操作不够熟练。导致档案信息错误、不能及时编辑入档，或在档案管理中造成档案的破损或丢失，影响了档案的完整性使其失去了原有的价值。

二、数字化信息在档案管理中的重要性

随着社会的进步和科技的发展，信息数字化已成为了发展趋势，档案也由原始的纸质档案发展为现在的电子档案。数字化信息在档案管理中的应用提高了档案管理的工作效率使其发挥更大的价值。

1.数字化信息在档案管理中的应用节省了投入成本

数字化信息在各领域的应用为人们的生活和工作提供了更大的便捷，在档案管理中，电子档案采用电子编码技术，操作简单，节省了人力资源。另外电子档案的保存只需要利用档案管理软件进行录入和保存，不需占用过大的地方，对保存条件要求也没有那么的高，这就大大的减少了对于档案管理的投入成本。

2.数字化信息在档案管理中的应用增强了时效性

时间就是金钱，自古就有一寸光阴一寸金的说法，在当今社会无论做什么事情都最讲究其时效性。电子档案相对于纸质档案来说，其编制和整理入档都是通过数字信息技术开展，大大的节约了时间，提高了文件入档的效率。再者，由于数字化信息技术在档案管理中的应用档案的存储不再受空间影响，大大的增加了信息的存储量，并且不受传统纸张档案的限制，对其在使用和查找上，不必在根据文件类别，在众多的文件中查找，只需在系统上输入关键字便进行搜索查找。节约了时间的同时还提高了查找的精准度。另外由于纸质档案不易保管对其保管环境和使用频率都有很高的要求。纸质档案由于受使用时间和使用频率的影响，使其在翻阅中极易被损坏，和丢失。电子档案的建立很好弥补这一缺陷，数字化信息在档案中的应用提高了其使用频率和保存时长。

3.电子档案具有更高的保密性。

电子档案与传统纸质档案相比具有更高的保密性，档案保管人员，将档案存储于系统中并对其进行加密处理，只有符合一定条件，才能进行注册登记经过身份确认核实后才可以获得查阅权限。确保了档案的安全性。

三、数字化信息在档案管理中的应用策略

1.提高档案管理人员的综合素质。

檔案管理人员的综合素质影响着档案管理工作的质量，这就要求在数字信息化的时代背景下，提高档案从业人员的综合素质，提高档案管理工作的效率。单位要加强对档案管理的重视程度，对其从业人员执行岗前培训和考核上岗制度，再提高档案管理人员的专业技术水平的同时树立正确的价值观提高其政治敏感度和社会责任感。档案管理人员也要提升自身的业务能力，由于数字信息化在档案管理中的应用要求其从业人员熟练的掌握电脑操作技能，并对档案建档，编目、归类，查找等流程熟知于心，以提高工作效率。档案管理人员必须具有强烈的责任心，在进行档案录入、归档的时候确保档案的准确性，在档案的保管和共享时保证档案的完整性和安全性。定期参加单位组织的岗位培训，及时掌握更新的管理理念和管理技术。

2.加强对档案保管的安全性

由于数字化信息在档案管理中的运用，使有最传统的纸质档案转变为电子档案，在电子保管的过程中，容易受到例如网络漏洞、病毒和网络黑客的进攻。这就要求我们在对电子档案井型保管的时候全面做好防护做措施。安装电脑杀毒软件，定期对电脑中的病毒进行查杀，设置防火墙、并对数据进行加密。因为档案具有原始凭证的属性，对于重要的档案进行备份的同时还应该留有其纸质版本以保证凭证的真实性和完整性，

四、结语

档案管理是单位内部管理中重要的组成部分。在新时代下，档案管理工作形式面临转变，数字化信息在档案管理中的应用满足了时代的发展进程要求，增强了档案的实效性，保密性、提高了档案管理的工作效率。

作者：杨芳

数字化信息档案管理论文 篇3：

基于信息数字化的高校档案管理新体系构建

摘要：面对繁杂的信息，管理人员需要运用高效的方式对信息进行管理与检索。但是受各种因素的制约，大部分管理人员做不到这一点。信息技术的飞速发展为高校档案管理工作的电子化提供了巨大的可能性。高校档案管理的数字化无疑会对高校的发展产生巨大的推动作用，它是社会发展的一种必然趋势，作为高校档案管理人员理应顺应这种趋势，探索更为高效的工作方式。

关键词：信息数字化;高校;档案管理;体系构建

引言：一些历史比较久远的书籍，上面的文字已經模糊不清，不容易辨认。同样的道理，纸张档案保存也有年限限制，保管不当就会发生水解和氧化反应，造成不可挽回的损失。基于信息数字化背景的高校档案管理比传统的管理模式更加准确、便捷，它使档案的利用率提高，使用成本降低，为高校更加科学的管理体系的形成提供了强大的技术保证，同时也为改善高校档案的服务质量提供了有力的支撑，符合当今信息社会发展的要求。

一、传统高校档案管理方式的不足之处

（一）部分高校忽视档案管理工作

部分高校认为档案管理工作并不能直接促进本校的发展，档案管理工作的高效与否和高校的教学业绩考核排名、毕业生就业率排名、高校综合竞争力排名等等这些硬性指标没有明显的关联，因而导致档案管理工作无足轻重，这种错误的看法造成部分高校在思想上不重视档案管理工作，特别是高校的部分管理层也缺乏对档案管理的深刻认识，片面地认为档案管理就是整理、保管、查阅档案信息等简单的工作。长此以往，档案管理工作受到的关注越来越少，高校档案管理部门的工作积极性严重受挫，很少参与到高校的日常工作，特别是重点工作和中心工作之中去。

（二）信息资源流失严重

部分高校缺乏专门的人员负责信息资源的收集、保存和归纳，信息资源的可靠性、真实性和完整性得不到保障，特别是对保存和利用价值很高的档案信息不注意保护，致使许多重要的信息资源丢失或损坏;有的高校缺乏对档案管理部门的监督与管理，导致其工作过程中遇到的问题得不到及时纠正与解决。

（三）档案管理体制不完善

我国高校内部设置有多个不同的部门，每个部门都有各自的档案信息。高校作为一个整体系统，应当从宏观的角度整合各个部门的信息，对相通的信息进行共享，对不同的信息进行分类总结，但实际情况是，多数高校没有建立起全面系统的档案管理体制，致使高校的各个部门不得不自行整理档案信息，这样做不仅容易导致信息资料的流失，也会造成人力资源和物力资源的浪费。

二、信息数字化对高校档案管理工作改革的重要性分析

（一）有助于加强高校不同系统之间的联系

各所高校一般都有不同的院系，院系与各自的档案室分别属于不同的管理机构，管理者也不相同，而且多数院系并不与档案室在同一个地方办公，致使两者对档案资料的管理容易造成分歧。比如在档案资料整理时，不同系统的管理者会按照各自的标准整理材料，容易造成格式不统一的情况，这种情况的出现会给档案的使用造成极大的麻烦。信息数字化可以统一资料整合、归纳的标准，从而加强不同系统之间的关联。

（二）有助于提升高校管理工作的质量和服务水平

高校是培养人才的重要场所，为了培养出能够适应社会发展的人才，就不能忽视高校管理工作的质量和服务水平。高校档案管理工作是高校所有管理工作的重要组成部分，对提升高校管理工作的质量和服务水平至关重要。单纯的用人工的方式管理档案资料容易造成档案资料的损坏和丢失，无法保证档案管理工作的质量，同时，人的知识水平高低不同、能力大小不同，这些因素也会对档案管理工作造成一定的影响。在信息时代，多数高校逐渐用电子化的方式储存档案资料，对这些档案资料的管理虽然仍需要人的参与，但是由于计算机成了主要的工具，大大减少了人为的失误，管理工作的质量自然而然地就会提高，人的工作效率提高了，管理工作的服务水平也能够得到改善。

三、信息数字化背景下加强高校档案管理的对策

（一）相关人员要在思想上重视档案管理

档案管理工作虽然不能在短时间内为高校的发展带来直接的推动作用，但是用长远的目光来看，它能够间接地促进高校的发展，所以高校的管理层和有关工作人员必须从思想上重视档案管理工作，把档案管理工作摆在与高校其他工作同等重要的位置上，这是加强高校档案管理工作的前提和基础。

（二）完善高校档案管理机制

高校拥有的档案信息与其他信息的相同之处在于它们都具有公共性，最大的不同之处在于档案信息具备法律性和行政性，因而高校需要运用更加规范和合理的管理体制来管理档案工作。为了建设更加完善的高校档案管理机制，必须明确档案管理部门的职责，争取做到将具体的责任落实到个人，最好聘任专门人员负责收集和保管数字化文件。同时协调好档案管理部门与高校其他部门的关系，加强与各部门之间的联系，从整体上提升高校档案管理水平。

（三）提升高校档案管理人员的业务水平和素质

高校在招聘档案管理人员时要秉承公开、公正的原则，雇佣具备专业的管理知识、良好的职业素养以及高度的责任感的人才。高校还要为这些人才提供良好的工作环境，制定完善的薪酬制度，并适时调整人才结构。档案管理方面的知识不是一成不变的，随着社会的进步和科技的发展，各种各样更高水平的管理模式和更系统的管理知识会不断涌现，这就要求高校档案管理人员要乐于学习，善于学习，主动学习高水准的计算机知识和网络知识，强化信息安全意识，随时学习先进的业务知识和管理方法，从而不断提升自身的综合素质和管理水平，成为适应高校档案管理的复合型人才。（是否需要提及培训事宜）

（四）增加对高校档案信息化建设的投资

信息数字化背景下的高校档案管理，需要计算机硬件设备、软件系统和网络技术的支持，因而，资金投入必不可少。不少高校管理层了解到资金的投入数量后，产生了犹豫的心理，这是非常不正确的。信息资源数字化和电子化的管理方式比传统的管理方式拥有更多的优越性和先进性，要用发展的眼光看待，加大投资的力度和强度。

结束语

如今，网络技术的快速发展，信息的数字化已经成为时代发展的潮流，人们对信息资源共享的需求越来越大。不同地区，不同行业、不同系统逐渐建立起一种新型的信息关系，综合性和高层次的信息对人们的吸引力愈发增强。鉴于此，为了最大程度的满足社会不同体系中的人们对信息的多样化的需求，各行各业都在积极地推进信息资源的电子化和网络化，高校档案管理工作势必也要顺应这种趋势。

参考文献：

[1]吴彧一.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建探析[J].城建档案，2017（10）：25-26.

[2]姚树静.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].祖国，2016（18）：102.

作者：刘畅