数字档案馆信息资源管理论文

摘要：信息生态学是生态学与信息科学的交叉学科。在数字档案馆信息资源开发利用中引入信息生态理论，能帮助解决过程中遇到的问题，促进数字档案馆信息资源的开发利用。档案馆信息资源开发利用具有协调性、开放性、动态性、人为性。今天小编给大家找来了《数字档案馆信息资源管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

数字档案馆信息资源管理论文 篇1：

从内容分析法的角度评析我国数字档案馆的研究现状

摘要：本文采用内容分析法，基于我国8种档案学类核心期刊，对数字档案馆的所有文献进行整合梳理，总结我国数字档案馆研究的发展脉络，分析当前数字档案馆研究的热点与前沿领域，以促进数字档案馆研究取得更丰硕的研究成果来指导数字档案馆工作的开展。

关键词：数字档案馆内容分析法云计算态系统大数据

Key words：Digital archives;Content analysis;Cloud computing;Ecosystem;Big data

随着信息化时代的到来，数字档案馆研究领域逐渐受到关注。我国学者对此进行研究并公开发表了相当数量的学术成果。纵观近些年发表的数字档案馆综述类的文献，大多倾向于对数字档案馆的某一方面进行研究，无法全面体现该领域当前的整体研究现状。因此本文特别选定发表在8种档案学类核心期刊上的与数字档案馆相关的所有文献为研究对象，采用内容分析法，即“对具有明确特性的传播内容进行客观、系统和定量描述的研究技术”，[1]探索数字档案馆领域的研究热点与前沿，明晰当前的发展阶段与方向，以期推动该领域的研究进一步深化。

本文主要以中国知网为检索平台，“数字档案馆”为篇名检索字段，时间截止到2017年12月31日，最终检得《档案学通讯》(59)、《档案学研究》(57)、《中国档案》(64)、《档案管理》(49)、《浙江档案》(63)、《北京档案》(52)、《山西档案》(19)、《档案与建设》(49)，总数为412篇与数字档案馆相关的文献作为研究样本。其中，该领域研究在核心期刊上始于2000年，即王宇晖的《21世纪数字档案馆发展之我见》一文。18年间，论文发表高峰值为2014年的34篇。本文认为这一现象与2013年10月份“全国数字档案馆(室)建设推进会”的召开有关，此会的召开推动了全国新一轮的数字档案馆的讨论热潮。

一、数字档案馆的研究内容分析

关键词是文献著者深思熟虑之后拟定的，是文献主题内容的高度展现与精炼表达。由此，本文从文献内容入手，选取关键词，生成数字档案馆高频关键词数表，明确数字档案馆的热点研究分布。但由于数字档案馆研究时间跨度较长，所以本文不仅仅关注每个关键词頻次的高低，也考察了每个关键词的时间分布，使其更具科学性、准确性。据初步统计，本文将频次确定为9，表1为出现频次不小于9的关键词统计结果。

从统计的关键词中可看出数字档案馆从诞生以来大致研究脉络主要集中在四个方面：第一，数字档案馆的基本问题，如概念定位等的研究;第二，数字档案馆与各机构部门之间的信息链接与共享，如“信息资源共享”“电子政务”;第三，数字档案馆对科学技术的依托，如“云计算”“大数据”;第四，数字档案馆与其他学科领域的融合研究，如“生态系统”。接着本文再将各个高频关键词在各时间段分布频率不小于2的挑出，作为数字档案馆的热点研究领域进行具体分析：

(一)数字档案馆的概念与定位

基本概念的准确把握是深入研究的前提与基础。起初，刘永认为数字档案馆是“传统档案馆的延伸，是传统档案馆利用现代信息技术获得自身发展的产物。”[2]傅荣校认为是“一个电子化信息的仓储。”[3]2010年国家档案馆出台的《数字档案馆建设指南》提出定义，数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成系统。此定义对之前的版本进行了总结，明示数字档案馆的建设目的及应用技术，并将数字档案馆的属概念确定为“系统”一词。最新定义是2015年刘越男和杨建梁经过梳理数字档案馆的发展脉络后指出它是“运用信息技术对数字档案及其他相关数字资源进行收集、存储、长期保存和提供利用的档案信息集成管理体系。”[4]

纵观数字档案馆的研究发展脉络，可看出其定义历经了一个从“单一”到“全面”，从“实体机构”到“档案信息系统”再到“档案信息管理体系”的发展过程，使得数字档案馆的内涵与定位在连续调整修正发展中得以准确与科学，其外延也得以丰富与完善，这也表明数字档案馆自身在不断向前发展。

(二)数字档案馆的信息安全

数字档案馆虚拟环境的脆弱性使得档案信息安全一直是学者们特别关注的话题之一。周枫、谢文群指出“由于缺乏资金与专业人才，数字档案馆很难提供专业的管理从而导致数据容易泄露，或因受到黑客攻击而拒绝提供数据服务。”[5]王根发、张浩提出“在云存储系统中，数以万计的服务器使得任何组件出现短暂或永久性故障都成为常态。”[6]基于此，赵宁燕、钱万里设计“数字档案馆信息安全风险自评估软件，为数字档案信息安全提供评估科学、控制有效、管理正确、使用便捷的安全风险评估工具。”[7]王玉龙认为应“制定数据安全备份策略，在数据受到致命损害、丢失的情况下，数字档案馆能够启动快速高效的备份系统，保障其数据安全恢复。”[8]

档案信息的安全威胁是阻隔数字档案馆正常运行的一道鸿沟。随着科学技术的不断发展，如何有效地弥合鸿沟，这仍将是学者们未来研究的重点。笔者认为应秉承系统化理念构建数字档案馆安全防护体系，尤其应注重数字档案馆环境下的信息读取与利用，正视数字档案载体与内容的同等重要性，做到实时监测，实时评估，实时备份，全方位连续性保障数字档案馆的运行安全与档案信息安全。

(三)数字档案馆与云计算

云计算的出现改变了传统档案管理模式，使得学者纷纷推崇，更是提出了“云数字档案馆”的概念。徐华、薛四新等人认为“云数字档案馆实现了统筹管理IT资源的目标，客户端各种轻量级的移动终端都可以随时接入，共享云服务。”[9]陶水龙认为云计算可以“通过区域内计算资源的协同工作，将分布式存储的档案数字资源进行整合，达到区域性数字档案馆各用户之间档案数字资源的共享。”[10]彭小芹等认为“云计算具有数据共享的特点，同时还可提供多样个性化的信息服务。”[11]

從现有研究成果看，云计算的应用大大增强了数字档案馆的各项功能，如“存”上扩充数字档案馆的虚拟内存，弥补了硬盘存储能力的弱项并解决了实体档案的“胀库”现象;“管”上保障了大量档案的集成管理，减少人力物力的调用，节约管理成本;“用”上确保档案信息跨终端、跨地区的联合共享，便民利民，很好地迎合了数字档案馆的发展趋势。

(四)数字档案馆与生态系统

档案学于20世纪90年代末开始引入生态学，试图进一步分析研究档案馆建设问题。如今数字档案馆的生态系统研究正在发展成为较为完整的理论体系。在所查文献中，金波、唐黎华最早将生态学与数字档案馆结合，并提出“数字档案馆生态系统是指数字档案馆空间范围内的人与其生存环境相互作用而形成的统一的复合体。”[12]同年，倪代川和金波进一步提出它“包括数字档案馆生态系统主体以及数字档案馆生态系统客体两大部分”，并具有“集聚、整合、优化、抵抗、竞争”等功能。[13]之后又指出了数字档案馆生态系统发展的动力之源、资源培育条件等。

数字档案馆的生态系统研究是我国档案学与其他学科交叉研究的典范，创新了数字档案馆的研究思维、视角与方法，使数字档案馆的研究不断发新芽、长新枝，更加兴旺发达。而且通过构建数字档案馆生态系统，促进了与社会信息环境的良好互动，它以用户为中心，不断向外输出符合用户需求的、有价值的档案信息，充当好“服务者”的角色，营造健康生态的数字档案馆，符合绿色可持续发展需求。

(五)数字档案馆与大数据

维克托·迈尔-舍恩伯格(Viktor Mayer-Schon? berger)与肯尼恩·库克耶(Kenneth Cukier)所著的《大数据时代：生活、工作与思维的变革》(Big Data： A Revolution That Will Transform How We Live， Work and Think)一书的问世，宣告着“大数据”时代的来临。在档案学界，数字档案馆与大数据的碰撞必不可少。陶水龙率先提出大数据在档案馆的应用，他认为“如何充分利用‘大数据’相关标准、技术和软件来建设整合档案数字资源，是提高数字档案馆的建设品质、加强档案数字资源管理水平、挖掘档案数字资源数据产品、提升档案业务创新能力的关键。”[14]杨智勇、周枫认为大数据可“丰富信息服务内容、完善信息服务手段、突破信息服务模式。”[15]宋美霞认为数字档案馆在大数据背景下，“可以把个性化服务与群组服务联系在一起，大力开展定制服务，不断完善用户信息与试用体验。”[16]

大数据在数字档案馆的应用过程中，应大力发挥大数据特有的“预测”作用，充分展现“被尘封的”档案价值。如通过大量的用户档案数据预测用户喜好、获取习惯等，加深档案服务的价值挖掘与生动展现，进行相关服务页面的个性定制，满足用户的多元化档案信息需求。

二、数字档案馆的研究前景展望

数字档案馆经过近20年发展，呈现出研究主题多元、研究范围不断扩大的特点，表明了其自身体系研究趋于成熟与完备。但数字档案馆的建设是一个系统庞大的工程，牵扯到众多的要素与环节，同时也需要进行理论与实践相结合的科学性探索。因此本文通过内容研究法对我国数字档案馆的研究现状及热点作出梳理与分析后，得出以下几点展望。

(一)拓展数字档案馆的研究广度

拓展研究广度可从三方面考虑：一是在现有基础上，进一步加大与其他相关学科、专业领域之间的联系，如城市规划、设计学等视角多方位探索;二是立足数字档案馆自身角度探索发展的可能性，如强化数字档案馆的评价体系建设等，同时避免陷入数字档案馆“唯科技论”的陷阱，避免人云亦云，考虑数字档案馆研究的最终目的;三是加强与不同专业研究学者的合作，扩大共同智力体规模，探索数字档案馆建设的多方可能性。

(二)挖掘数字档案馆研究深度

挖掘研究深度意味着在现有的研究基础上继续加深并从不同的角度验证数字档案馆建设的可行性。第一，数字档案馆新兴研究领域，如生态系统研究目前仍以理论研究为主，缺乏实际案例支撑，应加强实证分析;第二，数字档案馆的规范标准建设要建立在地区差异的基础上进行研究，不应搞单纯的“大一统”，应体现地区差异性、前瞻性、灵活性及相对统一性，适应当地数字档案馆的发展条件，并体现出各地区的建设特色;第三，继续完善数字档案馆的评价体系研究，总结地方建设得失，吸取经验教训，使数字档案馆建设成果不仅要有“庙堂之高”，更要有“江湖之远”。

(三)提升数字档案馆研究高度

提升研究高度是指我们不仅应注重数字档案馆的本身建设，还应从其发展的大环境入手。数字档案馆是一个城市记忆的集合地，是城市发展的“后方信息部门”之一，因此在今后研究中需考虑数字档案馆未来如何在智慧城市立足;如何积极融入各机构各部门，进行信息资源的集成与共享;如何更好地为政府、社会、民生提供档案信息服务，促进城市发展，最终使数字档案馆实现智慧化转变，迈向智慧档案馆时代。

*本文为2013年国家社科基金项目《我国数字档案信息长期保存的策略体系研究》(项目编号13CTQ051)阶段性研究成果。

参考文献：

[1]Krippendorff K. Content Analysis：An Introduction to ItsMethodology[M].Beverly Hills，CA：age，1980：1-40.

[2]刘永.数字档案馆若干问题[J].档案管理，2001：(2)：4-6.

[3]傅荣校.认识数字档案馆——兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别[J].中国档案，2001(5)：27-29.

[4]刘越男，杨建梁.从机构、系统到体系：数字档案馆概念的发展[J].档案学通讯，2015(4)：50-55.

[5]周楓，谢文群.云计算环境下数字档案馆信息安全分析及管理策略研究[J].北京档案，2012(8)：57-59.

[6]王根发，张浩.基于云存储的数字档案馆文件安全保护机制研究[J].档案学研究，2016(4)：110-114.

[7]赵宁燕，钱万里.数字档案馆信息安全风险自评估软件设计研究[J].档案与建设，2014(2)：29-32.

[8]王玉龙，云环境下数字档案馆面临的安全风险及其应对措施[J].档案管理，2013(3)：25-26.

[9]徐华，薛四新.云数字档案馆风险评估研究框架[J].档案学研究，2016(10)：90-93.

[10]陶水龙.基于云计算的区域性数字档案馆建设研究[J].中国档案，2013(2)：60-63.

[11]彭小芹，程结晶.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探[J].档案学研究，2010(6)：72-75.

[12]金波，唐黎华.数字档案馆生态系统的建构[J].档案学通讯，2010(1)：53-57.

[13]倪代川，金波.论数字档案馆生态系统的功能[J].档案学研究，2010(1)：53-57.

[14]陶水龙.大数据时代数字档案馆面临的机遇与挑战[J].中国档案，2013(10)：66-68.

[15]周枫，杨智勇.基于大数据的数字档案馆信息服务模型构建[J].北京档案，2015(8)：26-29.

[16]宋美霞.大数据背景下数字档案信息服务研究[J].档案管理，2015(3)：45-46.

作者单位：辽宁大学历史学院

作者：赵彦昌 张丹

数字档案馆信息资源管理论文 篇2：

信息生态视阈下档案馆信息资源的开发利用

摘 要：信息生态学是生态学与信息科学的交叉学科。在数字档案馆信息资源开发利用中引入信息生态理论，能帮助解决过程中遇到的问题，促进数字档案馆信息资源的开发利用。档案馆信息资源开发利用具有协调性、开放性、动态性、人为性。针对制约信息生态环境下档案馆信息资源开发利用的因素进行分析，通过加强信息资源建设、提高信息人的信息素质、改善信平台息环境，以提升档案馆的信息资源开发利用。

关键词：职业院校;档案馆;信息资源;开发;利用;信息生态

作者简介：王凯，男，江苏财经职业技术学院助理研究员，硕士研究生，主要研究方向档案管理。

一、信息生态学：数字档案馆信息资源开发利用研究的新视阈

信息生态学是由生态学与信息科学的交融发展形成。德国学者 Capurro最先提出信息生态的概念。学者Bonnie.A.Nardi和Vickih认为，信息生态系统是在特定环境里由人、实践、技术和价值四个方面构成。国内学者普遍认为，信息生态是一种均衡运动状态，为了满足需求，在信息人与信息环境间传输和反馈。

随着存储、传播、使用等方面的技术的进步，给传统档案管理带来了冲击，传统档案无法适应不断变化的需求，需要变革。而数字档案馆由此产生，以适应日益增长的文件信息需求。数字档案馆建成的信息服务和共享数据库通过计算机和网络向档案用户提供服务，充分开发和利用好数字档案信息资源，突出优势是提高了效率，节省了资源。当然也有不尽如人意的地方：(1)档案信息的数字化不到位，开放也不及时，由此带来部分文件信息资源无法使用。(2)数字档案馆工作员和用户间缺乏沟通，用户找不到所需的信息。(3)数字档案馆工作员无法将文件信息资源进行深度处理，无法有效利用文件中的隐藏信息，价值发挥不充分。用信息生态学理论尝试解决数字档案信息资源的开发利用问题，为研究开辟了新的方向。

二、开放与动态：档案馆信息资源开发利用的特征

(一)协调性

数字档案馆信息资源开发利用有信息人、信息资源、信息环境三个信息因子，因子有不同的角色定位：信息人是主体，信息环境是客体，信息资源是主体和客体间的纽带。三个信息因子相互依存和影响，任何因子的变化都会影响其它两者，三个信息生态因子构成动态的整体。[1]

(二)开放性

数字档案馆除了传统的服务功能外，还应收集电子档案和数字化传统档案，还具有丰富的网络信息资源。信息生态视阈下数字档案馆的服务对象应转向社会大众，这些转变都离不开档案馆与其它机构在人员、技术、信息等方面的交流。

(三)动态性

随着科学技术的日新月异，信息方面的政策和法律也需要不断修订和完善。人们的精神文化需求越来越大，对信息需求也越来越大、越来越全，这就要求数字档案馆抓住需求，收集丰富信息资源，引领人们的信息生活，悄悄改变着人们利用信息资源的方式。

(四)人为性

三个信息因子中最重要是信息人，主导者信息资源的开发利用以及平时的使用维护。面对人们增长的信息需求，数字档案馆信息资源开发利用有了动力源泉。同时，人的主观意识、档案信息意识、综合因素也影响着数字档案馆信息资源开发利用的成效，具有人为性。

三、资源与环境：制约信息生态环境下档案馆信息资源开发利用的因素

为了满足档案用户的需求，提高开发利用率，需建立数字档案馆信息生态系统。在信息资源、信息人、信息环境三个方面制约数字档案馆信息资源开发利用需要剖析，以提供针对性的对策。

(一)信息资源方面

1.传统档案信息化不高。由于数字档案馆的建设历史短，馆内档案信息资源较少。保存的纸质档案没有及时转化为数字档案，这便是馆藏资源不足的主要原因。通过数字档案馆检索发现，很多档案只能检索到目录，具体章节文字看不到，導致数字档案馆建设的实际产生作用不大。在数字档案馆建设过程中，单纯文字档案居多，而多媒体档案信息资源较少。由于数字档案馆是在传统档案馆基础上建立起来，加之以前技术限制，馆内档案信息资源的来源狭窄，导致档案馆信息资源数量较少。

2.档案信息未实现高度共享。目前，数字档案信息目前主要靠目录检索，档案信息全文录入较少。针对档案用户来说完整的文件信息更有使用价值，而只有目录的数字化信息资料，无法满足用户的需求，也无法实现数字信息资源高度共享的目标。[2]国内各省各部门之间缺少沟通，导致文件等档案格式难以整合，档案信息的开发利用有限。

(二)信息人因素

关键信息因子是信息人，信息人包括档案工作人员和档案用户。服务理念、知识结构等因素影响工作人员，进而影响档案馆信息资源的开发利用。档案用户的素质高低也影响着信息资源的开发利用。

1.档案工作者知识结构和储备不合理。只有掌握专业知识档案和精通计算机专业知识才能开发数字档案信息资源，目前，普遍存在的情况是档案管理员熟悉传统档案管理，不懂技术，不会运用新设备，更是对深层次的技术和安全问题束手无策。而计算机专业的管理员刚好相反，虽能处理好技术系统问题，对档案知之甚少，难以开发档案信息资源管理系统。由于数字档案信息开发者知识结构和储备不合理，开发档案信息资源受到了限制。在信息社会中，数字档案馆管理员信息素养水平很关键，包括获取信息时间和渠道的能力、评估和利用信息的能力。在我国，数字档案工作者的知识结构不完善，意识形态依然落后，使数字档案信息资源开发利用进展缓慢。

2.档案用户档案观念不强。用户档案意识的缺乏也在影响着数字档案信息资源开发利用。由于历史因素，档案部门神秘而容易被人忽视，利用率低。正是由于这种被“忽视”的存在感，打击了档案管理员开发和利用数字档案信息资源的积极性，导致数字档案馆有价值的成果少，反过来也影响了用户利用档案的热情，导致恶性循环。

(三)信息环境因素

1.网络信息安全环境严重。数字档案网络安全是指数据库和系统的软硬件持续可靠运行，防止意外或恶意的破坏、泄漏、网络服务中断情况的发生。由于技术或人为因素，数字档案馆主要存在的网络安全问题是外部攻击。数字档案馆中会有国家、社会团体或个人有价值的信息文件资料，网络黑客和犯罪集团借助网络对档案馆机密信息进行获取和销毁来达到自身利益，如网络窃听、修改、伪造、传播病毒和木马。这些行为不但造成数字档案资源不安全运行，还影响用户的正常使用。

2.主动服务意识不强。我国数字档案馆服务大都仅限于被动地为档案用户提供查档咨询，而对档案用户的信息需求不管不顾，更不能有效的主动服务。档案馆服务与用户需求不能对接，直接影响了档案馆信息开发与用户的信息利用，打破了数字档案馆信息生态系统的平衡。如今网络技术高速发展，若数字档案馆不能针对需求开发信息资源，主动提供服务，将更加难以适应档案用户信息需求多元化的发展趋势。

四、加强与提升：推进档案馆信息资源开发利用

(一)加强信息资源建设

1.丰富数字档案馆资源。数字档案信息资源的开发和利用需要有丰富的档案资料。中国的数字档案馆可以从以下三个方面丰富数字档案信息资源：(1)加强档案数字化建设。数字档案信息资源的主要途径是通过传统档案的档案数字化，在其过程中，增加信息资料目录同时，更需要大量数字化信息资料内容。(2)加强网络信息的收集。评估数字档案收集资源的质量不仅取决于数字档案本身拥有的档案质量，还取决于由网络收集而来的档案信息资源质量。丰富数字档案资源的有效途径便是通过互联网获取信息。(3)收集本地特色档案。根据地方文化中旅游、饮食特色，需要在各地政府的支持下收集文件信息，即丰富了数字档案的收集，也有助于建立特色数据库。

2.提高共享程度。提高数字档案馆资源的共享程度会直接促进数字档案馆信息资源开发利用。数字档案馆全文数据库数量少、无统一标准影响着数字档案馆资源共享程度。因此，迫切需要建立一个完整体系的全文数据库，开放更多档案，制定统一的信息标准，从而实现数字档案信息资源的高共享程度。数字档案馆主要内容是，文件数字化文件资料的目录内容，让用户可以远程使用馆藏信息资源。制定统一的信息标准。增加数字档案信息资源的共享需要，保护需要国家有关部门对数字档案馆的宏观调控，统一规定数字档案信息管理系统的建设标准和档案数字化格式。[3]想让用户增加需求，必须要提高数字档案信息资源的开放率，最重要的是数字档案管理员严格按照相应法规要求，开放符合要求的档案资料。

(二)提高信息人的信息素质

1.转变服务理念。以前，档案管理员往往只负责存档和查询，导致档案馆利用率低，不利于数字档案馆的可持续发展。信息生态环境下数字档案馆信息资源的开发利用要求档案馆工作人员主动服务，关注社会新闻动态，整合信息资源，主动提供有价值的档案信息。并且，档案管理员还应及时了解人民群众对档案信息的需求，收集整合所需的信息，最大程度发挥档案价值。

2.加强培养教育。数字档案馆从事信息搜集存档工作，工作人员应对档案专业知识和信息技术熟练掌握。目前，虽然数字档案馆纷纷成立运行，但馆内不少工作人员停留在传统档案管理模式上，离数字档案馆发展的要求还有一段距离，这就迫切的需要加强工作人员信息技术的学习，还要加强档案专业知识学习。如今社会知识信息日新月异，人们对档案信息的需求也在变化，数字档案馆的信息管理模式和服务方式也随之变化，数字档案馆的工作人员需要更新知识，掌握最新档案专业知识和技术，适应数字化档案馆发展的需求。同时，还要通过各种培训使工作人员能够熟练操作档案管理软件，为档案馆信息资源开发与利用作贡献。组织培训档案馆工作人员是一方面，还需配套考核激励制度，对工作人员在相关知识学科领域取得成绩给予表彰和职称评定的倾斜，提高参与和自主学习的积极性。

3.加强人才引进。数字档案馆信息资源的开发利用不单单需要档案学专业人才，还需要管理、技术、法律等方面的人才。其中，管理人才需有先进的档案管理理念、熟知数字档案馆的运行模式，只有这样才对馆内资源科学调配，全面掌握信息资源开发利用的进度。数字档案馆最重要是拥有丰富储备的数据库，数据库信息系统的建立、运行、维护都离不开拥有信息资源的开发利用的人才。数字档案馆还在逐渐发展，有些法律法规存在漏洞和争议，信息资源在开发利用的法律层面需要专业人才的保驾护航，减少不必要的麻烦和法律风险。

(三)改善信息环境

1.完善服务平台。目前，各地纷纷建立数字档案馆，但由于行业内缺乏沟通协调，没有形成有效链接，数字档案馆服务平台狭小，制约了档案馆的发展和用户需求，应从以下三个方面完善数字档案馆服务平台：(1)制定数字档案馆建设的计划。数字档案馆的建设任重而道远，相關部门应制定总体计划，减少重复建设，提高建设的效率。需要自上而下，整体设计，先确立总体框架，然后确定数字档案馆的发展方向、建设步骤，描绘出发展蓝图。(2)充分利用云计算技术。云计算由分布式系统、网格计算发展而来的新型计算模型，核心是提供数据存储和网络服务。数字档案馆正式利用了云计算使用的低成本、大存储等特点，适合档案的存储与利用。云计算还可以通过互联网实现异地查询，提高馆藏资源的共享程度。(3)开辟新的利用途径。智能手机使用率已超过70%，微信和QQ等常用软件越来越方便，发布平台容易申请，方便操作，功能强大，丰富了档案用户获取信息的途径，还可以提供不同主题的手机报服务。

2.加强信息技术保护。数字档案馆的数据库是电子的，数字化的信息，容易被泄露、修改和销毁，这就需要格外重视信息技术保护。防火墙技术，防火墙在内部网和外部网之间的界面上构造的保护屏障，保护内部网免受非法侵入。防火墙的功能是扫描信息，过滤病毒，拒绝不明访问者。数据加密技术，数据加密技术简言之是将信息加密转换，需要加密钥匙才能打开和使用。这项技术保护档案信息不被窃取，提高了安全性。数字水印法和数字签名是基于嵌入数字载体来生产制造和识别的技术，而隐藏在载体中的标识和字符标识了信息来源，保护著作权。

3.建立用户跟踪反馈机制。信息生态系统是对收集、交流信息实现信息循环，促进可持续发展的动态信息系统。数字档案馆在服务用户的同时，也需了解档案用户的反馈信息，通过收集分析，了解数字档案馆开发利用的不足，进而完善开发利用，建立双向交流机制。[4]数字档案馆在提供信息利用的过程中要对用户进行全程服务、跟踪反馈，第一步了解档案用户的信息需求，第二步跟踪掌握用户信息搜索利用情况，第三步关注信息解决用户问题的效果。

参考文献：

[1] 祝晓琴.信息生态环境下数字档案馆信息资源开发利用研究[D].湖南：湘潭大学，2015.

[2] 邸家琴.基于文化自觉视角下高校档案馆服务策略研究[J].兰台世界，2016(11)：54-56.

[3] 王晓燕，王新华，王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J]. 河北企业，2015(12)：42.

[4] 肖敏.大数据环境下档案利用服务体系建设研究[D].湖南：湘潭大学，2015.

[责任编辑 李 漪]

作者：王凯

数字档案馆信息资源管理论文 篇3：

数字档案馆制度体系的构建

摘要：数字档案馆的制度构建就是要将国家档案系统内用于约束数字档案管理的各个层级的制度进行梳理、解读和分析，研究如何将其融入到数字档案馆的应用系统中以加强贯彻和落实实施，旨在通过网络计算机架构的应用系统约束人们的行为，强化制度的执行，发挥制度的效用。本文在梳理数字档案馆制度体系构成要素的基础上，提出数字档案馆制度体系的框架结构，结合北京市数字档案馆的云计算构建模式探讨数字档案馆制度体系的构建思路和方法。

关键词：数字档案馆 云计算 制度构建 制度体系

制度是国家法律、法令、政策与规范的具体化，是人们行动的准则和依据。建设数字档案馆，首要的任务不是购买基础设施、搭建网络环境和开发应用系统，而是应首先分析业务逻辑和流程规则，梳理制度文件及其条款的内容、结构与关系，明确哪些制度能够通过支撑业务活动开展的计算机应用系统得以自动地贯彻、执行和实施，哪些制度需要人、机结合共同遵守。本文即从这个角度展开数字档案馆的制度体系构建的分析和探讨。

一、数字档案馆制度体系的构成要素

数字档案馆制度体系是指数字档案馆建设和运营过程中需要遵从的国家层面的法律、法令、法规、政策、标准、规范，行业层面的指南、办法和标准，机构或组织层面的岗位性管理制度，以及面向机构内部工作人员和面向社会公众或机构使用者即用户的使用指南和行为规范等的总称①。社会信息化的快速发展和广泛应用，催生了网络环境下制度规范制定和实施的强烈需求，在档案事业领域，数字档案馆的建设与发展方兴未艾，迫切需要一套完整的制度体系给予保障，本文主要从以下四个层面梳理国内数字档案馆相关的各项制度。

1.在国家层面，数字档案馆建设首先需要国家法律、法规和政策的支持，国家层面的制度可以以多种外在形式和类型出现，其规范的内容主要涉及数字档案馆建设与发展的战略规划、性质与定位、利益相关方的权益等，对于数字档案馆建设过程中关键环节和公共问题如数字档案的法律效用、集中保存要求和管理职能等也应出台相关规范②。从执行角度看，国家层面的数字档案馆制度应需要一些强制性的，起战略指导和引导作用的制度文件。

2.在行业层面，文件和档案管理领域有关传统的行业指南和标准规范对于数字档案馆的建设与发展已经很难完全套用，迫切需要新的运行机制、发展规划和实施指南给予支撑;数字档案馆的建设通常涉及多个传统档案实体管理机构及其管理的档案资源整合与业务协同，需要从行业层面制定相关的基于网络环境下开展协同工作的指南、要求和服务协议，需要制定一系列的关于数字档案资源管理的格式、技术和规程等③。行业层面推荐性的标准在执行层面具有灵活性，但还需要确定明确的能够落地实施的细则与规范。

3.在机构层面，当前机构层面的管理制度更多地关注数字档案馆运作的宏观性和程序性事务，主要包括数字档案馆整体运作的管理制度、实施指南，引导员工的作业规程、操作规范、绩效考核等。从执行角度看，组织机构层面的制度应量体裁衣，具有可行性和可操作性，应贯穿于系统规划、设计、实施、应用、维护和发展的各个阶段④，并能够嵌入到系统中自动执行。

4.在用户层面，与传统档案馆相比，数字档案馆提供的服务平台和应用系统应面向更广泛的用户群体，需要更明确的服务级别、更友好的操作界面，同时需要用户知晓数字档案馆的操作规则，具备一定的诚信意识和安全责任意识，因此与之相关的交互界面设计、平台搭建原则、用户手册和操作指南等引导性作业规程也是数字档案馆的制度文件的组成部分⑤⑥。

基于上述四个层面的制度文件是数字档案馆制度体系的主体构成要素，自上而下的制度文件从宏观到微观、从战略战术到作业规程，越来越细化，可操作性越来越强。

二、数字档案馆制度体系的内容框架

数字档案馆制度体系的内容构建应遵循横向和纵向两条主线。纵向指的是从国家层面、行业层面、组织机构层面和用户层面进行制度构建，横向则是指制度的构建应考虑制度内容即条款在网络计算机生态环境中的适用性和切合度，如制度在计算机应用系统中的自动化嵌入与实现，需要与应用实现的系统功能要求相结合。

从制度性质角度看，制度可以大致划分为法律法规、政策指南、标准规范和操作规程四大类，每一类都可能贯穿宏观、中观和微观的内容条款。而从系统实施角度看，数字档案馆制度体系的框架结构可从宏观、中观和微观三个维度来考虑，宏观层对应国家层面的法律法规、政策和强制性的国家标准，中观层主要包括行业标准和规范，微观层对应组织机构层面的具体约束档案实践业务的管理制度、行为规范和面向用户的操作指南和手册等。

1. 宏观层——法律法规和政策框架的升级

现有的法律法规除《数字档案馆建设指南》外，大多针对传统档案馆的档案信息化工作做出了规定和要求，缺乏数字档案馆的性质、定位和角色地位、职责、权力和义务的明确规定和阐述，使数字档案馆的工作开展缺乏根本的支撑。因此，在法律法规层级，需要对数字档案馆、传统档案馆、用户及第三方服务商的权责分配、责任认定等添加相关条款的说明。本文尝试以数字档案馆建设指南和档案数字资源安全管理规范性文件方面构建相关急需补充或升级的法规条款，同时也建议在《档案法》修改时，应明确数字档案馆的作用和意义，这是战略层面的制度要求，详见表1。

由于数字档案馆建设涉及多方机构，建设和发展数字档案馆需要有针对性的政策支持，对建立数字档案馆的目的和意义进行明确，争取各方的支持，同时还应在档案系统内部贯彻和渗透各项理念、思想、方法和要求等，这是数字档案建设的观念基础，也是未来能够持续发展的意识保障，至少应包括以下相关内容：

(1)建设数字档案馆的必要性和有效性;

(2)建设数字档案馆的定位，具有传统档案馆的集中管理和长期保存档案数字资源目标;

(3)数字档案馆应承担的职能，如集中管理数字档案资源，承担其长期任务，提供开展电子档案接收、处置和提供利用的服务平台等;

(4)建设数字档案馆需要的多方支持，就北京市数字档案馆建设而言，应争取到北京市档案馆、各区县档案馆、市和区县两级立档单位，以及信息化部门、财政部门等的广泛支持。

2. 中观层——数字档案馆标准体系的完善

数字档案馆的标准体系建设主要着眼于数字档案资源管理信息系统实现的业务环节，针对每个业务环节及其对技术支撑的要求进行持续的完善，这是战术层面的制度要求。本文在参考冯惠玲、刘越男等编著的《电子文件管理国家战略》一书中提出的电子文件管理标准体系的基础上以及电子文件相关的国际标准，以北京市基于云平台的数字档案馆工程建设为例，构建了包括总体、电子文件形成与捕获、分类与处置、检索利用、资源描述、资源管理、平台管理和技术支撑等相关标准，由于篇幅限制本文省略详细目录。

3.微观层——数字档案馆运营管理制度和用户行为规范

在具备了法律法规、政策和标准体系后，还需要为数字档案馆的运作管理、实施使用、人员行为规范等制定相应的行为规范和作业规程等管理制度文件，这是操作层面的管理要求。本文提出建议制定的相关管理制度有：数字档案馆组织结构及职责说明，数字档案馆工作流程细则，数字档案馆员工守则，数字档案馆云平台系统操作手册，数字档案馆档案接收要求规范，数字档案馆档案组织和处置指南，数字档案馆用户使用规范，限于篇幅这里不详细列举其具体内容。

三、数字档案馆制度体系的实施路径

1.实施思路

基于云平台的数字档案馆制度体系的实施需要自上而下的指导和循序渐进的贯彻执行，本节对上述构建的制度体系提出了具体的实施思路与方法，即遵循“Plan-Do-Check-Act”的发展原则和过程模式，如下图3所示。

(1)Plan规划：规划与建立。建立制度体系的实施规划方案，确定管理主体、实施主体、监管主体，确定制度框架和内容结构等。

(2)Do实施：实施与运行。实施和运行数字档案馆制度体系，包括制度编写、制度论证与评审、制度颁布、制度培训与宣贯，以及制度的系统化嵌入与自动执行等。

(3)Check检查：监控与评估。通过对系统中制度条款的执行程度进行检查和对制度体系运用于实践工作的效果进行监控和评估，记录出现的问题和不合理情况。

(4)Act改进：维护与改进。根据制度体系长期运行的效果和评估记录进行制度的维护与改进，进行适时的修订与完善，并及时嵌入到计算机系统中进行自动化甚至是智能化的执行与贯彻，持续改进制度的系统化运作体系。

同时，制度的系统化嵌入和自动执行同样需要遵循PDCA的过程。在规划阶段，分别配备制度实施和系统设计的接口责任人，对制度系统的事务进行沟通，将与档案管理业务流程相关的制度尽可能细化，与系统设计功能要求进行匹配，提炼出可在嵌入系统的制度条款;实施阶段，将制度条款转化为系统程序，使用户的操作行为、档案的格式规范等受到系统的自动约束，系统设计完成后进入试运行阶段，发现问题并不断完善;评估阶段，系统的运行和实践工作需要长期的磨合，在很长一段时间内都需要对系统的运行进行监控和评估，记录问题并分析问题引发的原因;维护与改进阶段，根据系统评估记录的问题进行完善，持续维护和改进，使制度的系统化执行更加顺畅。

2.制度体系的自动化实施

数字档案馆制度体系实施的关键是如何将制度落实到计算机应用系统中，通过功能系统组件化使制度规范的相关条款在计算机应用系统中自动执行，发挥效用。以北京市基于云平台的数字档案馆为例，在系统设计与研发阶段就充分了解制度需求，档案管理业务及其工作流程、平台构建和标准规范的系统化嵌入等紧密结合，相互匹配，在系统中联动发挥作用。表2构建了可在系统中嵌入的制度文件及相关要求：

将制度条款嵌入计算机应用系统，是需要将制度条款功能化，即以制度条款描述为系统的功能需求，以特定的计算机程序实现制度内容的系统组件化，使之在满足一定的条件和规则时自动执行。

四、结论

没有规矩不成方圆，无论数字档案馆处于规划、设计、研制、实施、应用、维护还是运行发展的任何阶段，制度体系的构建都应是非常重要的，而且是持续的调整、完善和发展的，特别是信息技术快速发展，应用系统运行模式的转变和管理方式的进化都会带来体制机制上的变迁，制度体系也应适时地做出相应的调整和完善，应该说，数字档案馆制度构建将是未来档案学领域研究的一个重要方向，本文仅仅是在研究方向做了初步尝试，分析了制度体系的构成要素，确定了制度体系的初步框架，分析了制度体系的实施路径，未来还将结合数字档案馆系统的建设、实施、运行和发展开展更为深入的、可操作的、能够直接指导具体工程建设的细粒度研究和探讨。

*本文是北京市科技计划课题《基于异构系统的电子档案凭证性保障核心技术开发与应用》(项目编号Z111100075011001)。

注释：

①刘越男.电子文件管理制度的体系框架主题发言.中国人民大学第2届电子文件管理论文,2011-11-22.

②冯惠玲.刘越男等. 电子文件管理国家战略[M]. 北京：中国人民大学出版社.2011年

③国家档案局.数字档案馆建设指南. 2010年6月发布.

④安小米等. 基于ISO15489的文件档案管理核心标准及相关规范[M]. 北京：中国标准出版社.

⑤ 薛四新.面向服务架构的数字档案馆建设方案研究[J].档案学研究.2007(4):45-47.

⑥薛四新,张晓.论数字档案馆的共建与共享[J].档案学研究.2010(2):64-67.

作者单位：清华大学档案馆

中国人民大学信息资源管理学院

作者：薛四新 朱莉