数字档案信息资源建设

数字档案信息资源建设

数字档案信息资源建设 篇1

一、数字档案馆信息资源的特征

1.档案信息资源类型的多样性。数字档案馆的信息资源是数字化方式出现和存在的,在为利用者提供服务时,也是以数字化方式存在的,从当前情况来看,基本是网络技术为手段,借助于相关的信息技术,如在线答疑、微信、QQ等方式来为用户提供服务。

2.档案信息资源利用的便捷性。数字档案馆的档案信息资源, 其外在呈现形式为静态档案信息资源的元数据,通过网络提供远程利用,交流方便、利用便捷。一方面,它既给档案管理部门节省了传统实体档案信息资源存储空间,减少档案信息资源管理成本,同时也可以借助数字信息方便于交流的特性,方便地为用户提供信息服务。另一方面,档案作为社会知识体系存储和传承的重要载体,对于知识环境的营造至关重要。可以看到,数字档案馆信息资源的知识性是显而易见的,它不仅方便地提供档案信息资源利用,更是方便地把原生态档案信息资源转化为档案知识资源。

3.档案信息资源管理的安全性。与传统纸质档案信息资源相比,数字档案信息资源有其方便利用以及传输便捷的独特优势, 但其安全性问题都比传统纸质档案信息资源更加突出。一方面, 档案是人类社会活动的真实记录,特别是那些涉及国家利益、政治敏感话题等方面的档案信息资源,可能会涉及许多机密问题。因此,在进行网络公布以及网络利用时要进行更加严格的审查。另一方面,由于数字档案信息资源与传统纸质档案信息资源相比,更加容易被修改、复制与删除等,因此,在对其管理的过程中必须要更加强调其安全性。

二、数字档案馆信息资源建设模式

1.集中式管理。集中式管理模式是指各地方数字档案馆在进行信息资源建设时接受中央、上级各档案管理机构的集中领导、监督的一种宏观信息资源建设管理模式。这种资源建设模式下的数字档案馆最大的特点就是其主体资源建设是在管理机构统一协调、指导 和监督下进行、完成的,上级管理机构为数字档案馆信息资源建设提供统一的规划、标准、要求等[1]。通过统筹规划,让档案信息资源作为一个资源整体得到合理的开发利用,同时也利于对数字档案馆信息资源建设行为进行指导和监督,规范建设工作。

2.纵向式建设。纵向建设模式是指在整体国家数字档案馆信息资源建设时以档案部门的组织机构关系为依据,从上级到下级形成一个完整的档案信息资源建设体系的一种宏观的档案信息资源建设模式。这种建设模式依凭档案部门管理结构,体现的是行政管理层级,但同时也能较好体现当下我国档案信息资源建设的整体性和协同性理念。

自上而下的进程推动模式,一般指的是由政府或档案管理机构发起和推动的数字档案馆建设及其信息资源建设的一种建设模式。在这种建设模式下,政府和相关管理机构在数字档案馆及其信息资源建设的进程推进方面起主导作用,地方可以快速启动数字档案馆及其信息资源建设,短期内改变数字档案馆信息资源落后的面貌。

三、国内数字档案馆资源库信息源分析

1.依托自身丰富的实体馆藏。传统档案馆是建设数字档案馆的基础,为数字档案馆提供用户、人员、设施和丰富的传统载体馆藏档案。通过数字化加工,数字档案馆将档案库房中的社会记忆变为可视化的信息与知识。以青岛档案馆为例,该馆馆藏档案329个全宗, 共计696555卷。其中建国前档案229991卷;建国后档案465849卷件;革命历史档案715卷。馆藏档案最早形成于1671年。自1922年中国收回青岛后,档案渐趋完整。主要有民国时期市政府及各部门形成的档案,各大企业、中学、医院的档案,各中央、省直机构驻青岛期间形成的档案。其中德、日、英文档案16300余卷[2]。建国后的档案主要是市委、市政府及其所属各部门的档案,部分撤并、破产企业事业单位的档案,以及近几年收集进馆的青岛知名人物档案等。可以说,这些丰富的传统档案信息资源为数字档案馆的建设提供了最为理想的信息源基础。

2.结合外部的电子文件移交。由于信息技术的发展,加之政府机构、企业组织业务优化的目的,电子文件大量出现,网络化移交、归档应运而生。青岛市各组织、机构直接将在活动过程中形成的电子文件通过网络移交给青岛数字档案馆,这些前端产生并直接移交的电子文件便成为青岛数字档案馆档案信息资源的另一重要来源。如新进档案:关于公布《2012年崂山区课外文体示范学校名单的通知》,这份电子档案即通过网络直接移交。因此,对外部电子文件进行接收和管理必然是数字档案馆信息资源建设中的重要方面之一。

3.调配档案信息网与相关信息资源。数字档案馆的一个直观展现是网络化存取,这一特征表现了极大程度的网络依附性,并且其对内的业务组织和对外的信息服务都立足于网际通联。青岛数字档案馆通过对青岛各地市数字档案馆的馆际互联,使得其他档案馆的上网资源也成为其档案信息资源的一部分,实现档案信息数据库的无缝跨库整合。分布式海量数据库群使得信息源具有多层次、多角度性,决定了数字档案馆资源建设和优化绝非单个档案馆能够单独完成的,如果仅仅着眼于档案信息网联网是不够的,还需要有图书馆、博物馆、文化艺术、新闻出版等单位部门的共同配合。在这方面, 青岛市档案馆建设得非常不错,在对信息内容本身进行建设的同时,也注重相关资源的建设。

四、数字档案馆信息资源建设优化

1.提高信息服务深度,摆脱数字盲从。信息资源建设的低效率和低水平化会影响到国家信息化建设进程,进而制约信息服务业的整体发展,造成用户日益增长的信息需求得不到实时满足。在青岛数字档案馆信息资源中,除传统的公务活动档案、党政机关档案、行政管理档案外,特色化的经济建设档案、科技档案、私人档案、家族档案、医疗档案也占有很大比例,其中德文、日文、英文档案16300余卷。因此,数字档案馆在做好基础资源建设的同时,应依据用户需求平衡不同种类的数字档案数量,综合本馆的功能类型、服务对象、服务追求等实际因素平衡数字化的进程和目标。假使在数字化过程中,盲目追求数量、一味应付上级检查,难免造成资金浪费而质量不高的情况出现。青岛数字档案馆中1671年(康熙十年)捐草簿、1752年的《胶州志》(共八册)、1900年7月7日出版的《青岛官报》、1885年的《山东东部地图》、1912年12月的《青岛全书》就取得了较大的社会效益[2]。

2.强化用户中心理念,切断形式主义。数字档案馆作为公共服务机构,呼吁用户至上。数字档案馆应以用户为中心,将数字档案馆的服务由被动转为主动[3]。但在实际工作当中“,用户中心”的观念并没有在档案部门深入人心。因此,对于数字档案馆而言,在其档案信息资源建设的前端以及建设进程中要树立牢固的用户中心理念,以当前以及长远的用户需求为向导,进行切实有效的信息资源建设, “为用户提供一种获取知识的环境”[4]。基于用户服务理念,数字档案馆才能真正称馆。这一点,青岛数字档案馆的服务量对其作了一个最好的诠释,截至2013年10月10日,青岛数字档案馆访问量7388377人次,城市档案论坛访问量8553218人次,这正是用户中心的客观反映[2]。

数字档案信息资源建设 篇2

一、档案管理的现状和问题

目前, 我国的档案管理还远不能适应档案信息化和网络现代化建设的要求。档案馆信息化网络建设滞后, 致使档案工作没有与时代同步, 与数字化同行, 在一定程度上影响了档案信息现代化管理前进的步伐。同时, 各个档案部门大都已建成了规模大小不等的档案数字库, 但所建的数据库存在一些问题。而且, 档案部门缺少全文数据库和多媒体数据库, 无法满足用户的多种需求。档案队伍素质普遍较低, 馆内严重缺乏既懂计算机技术、网络技术, 又精通档案业务的复合型人才, 不适合档案网络化建设和档案事业发展的需要, 严重阻碍了档案事业的发展。

二、数字化档案管理建设的对策

(一) 提高档案标准化、规范化水平。

档案信息化建设缺乏统一的标准和规范, 必须在统一规划的基础上, 采取统一的数据格式、统一的软件程序、统一的技术标准, 制定出既符合档案信息化规律, 又适合我国实际的技术规范和标准。这样才能解决信息的交流问题, 才能实现档案信息资源的互联互通, 才能稳步推进数字档案信息资源的有效管理。

(二) 加强档案数据库建设。

管理数字化建设的核心是建设档案信息数字库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流, 也是档案管理信息化的最终目标。数据库的建设要以数据的准确性数据项目和内容的完整性、数据的规范性、数据的稳定性为依据, 集中力量建成若干个标准化, 实用性强的全文数据库、目录数据库。同时, 档案馆发挥自身的优势, 建立有自己特色的数据库, 面向应用, 建立“活库”, 以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点, 由单一库向系统库发展。

(三) 有效实施档案信息资源共享。

档案信息化的主要目的之一, 就是要使信息资源得到共享。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一, 要有一套完整的解决方案。它不是孤立存在的, 与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的, 并贯穿于档案信息化的整个过程。

(四) 加快人才队伍的培养和引进。

人才队伍是关系到档案信息化建设成败的一个关键因素。要加快培养掌握现代信息技术和计算机技术的高层次信息人员, 加大对在职档案人员的培养力度, 更新其知识结构, 提高其业务水平, 以适应档案信息化建设的需要。

三、数字档案管理需要重视的问题

(一) 数字档案的可靠性、可行性。

档案以其原始性和可靠性而优于其它信息, 因此, 它不仅具有参考作用, 而且具有凭证作用, 这一点是其它信息所不具备的。而不可靠的信息, 比缺少信息更可怕。因此, 必须从技术上解决其易变性问题。

(二) 数字档案的数据保密问题。

网上数字档案的保密问题探讨, 是仅对档案自身内容特征而言, 对档案的有效管理还要涉及到档案管理所特有的保密性特征。加强技术手段是提高保密性的必要措施。

(三) 数字档案数据安全问题。

数据安全是档案数字化建设的生命线。确保档案安全是档案工作者的重要责任, 也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。对于档案部门来说, 一旦数据遭受破坏, 带来的损失是无形的、难以估量的。因此, 档案部门应当做好数据的备份工作, 即使发生各种形式的数据丢失破坏, 也能依靠备份数据及时恢复, 将损失降到最低。

(四) 数字档案的长期保存问题。

随着数字资源的快速增加, 原来缺乏统一的管理模式, 已经严重地影响了其长期保存。由于数字保存涉及的面较广, 所以无论在技术上还是在法律政策上, 数字资源长期保存的问题并没有得到根本的解决, 还存在各种各样的问题。

浅谈档案数字化建设与信息安全 篇3

一、档案数字化建设面临的问题

数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，所以不可避免地存在一些缺陷和不足，只有清醒地认识到这些问题，才能在档案数字建设中深入研究并加以解决。

（一）数字档案的安全性问题。涉及两方面，一是设备安全，二是互联网安全。数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。要实现不受时空限制随心所欲利用档案信息，必然要借助互联网。而一旦发生互联网安全事故，例如黑客攻击甚至篡改等等，对档案信息将是致命的打击。

（二）档案数字化建设中常见的业务问题。纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。比如确定数字化的范围、操作顺序等。正本、定稿、草稿等不同版本的档案是只扫描正本，还是定稿草稿一同扫描？还有档案数字化过程中的拆卷（件）与装订问题，国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革，推行文件级整理，免去立卷、装订案卷等复杂环节，但2001年以前立档的文件大都是案卷，这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题，这已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在数字化扫描进行前还要不要拆件，扫描完成后，拆件还要不要装订。这已成为大家争议的热点等等。

（三）数字档案的凭证价值问题。档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。

（四）档案数字化建设的诸多技术问题。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：扫描误差问题，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误，扫描时或打印时顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真;在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化;技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息;刻录档案数据载体问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用;运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体。

（五）档案数字化建设中法规方面的问题。档案数字化建设中会涉及到许多法律问题，而这些问题又是亟待解决而又难以一时解决的问题。如：著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在档案数字化后，原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式已无法提供，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯，这也成为数字档案馆建设面临的一大挑战。还有身份认证问题，身份认证问题，在网上对利用者的身份进行认证和进行借阅限定，大大增加了技术难度。因此，完善档案法规，实现数字档案的法律效用问题，是档案数字化建设中一个不能回避的难题。

二、档案数字化建设工作重点

针对档案数字化建设现状，我们认为当前应重点做好四方面工作。

（一）建立一套关于档案数字化建设非常规范的、行之有效的程序化管理方案，包括具有科学性的标准体系和业务管理制度。以此规范数字化档案建设流程和收集、扫描、装订、上传、借阅、备份等各环节的技术标准，最终确保实现数字档案的应有价值。

（二）建立档案馆网页和“电子文件（档案）数据管理中心”，开展网上利用服务。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用。建立“电子文件（档案）数据管理中心”，集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

（三）多措并举，确保数字档案安全。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境，才有可能确立档案信息公开的可行性。

1、人员安全。档案信息安全系统，不论设计如何周密，不论利用如何复杂的加密技术，如果没有严格的人员管控，都是徒具形式。因此，必须树立起档案信息安全人人有责的观念，才能维护电子档案在网络应用上的安全性。在档案信息公开前，必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为过失，通过培训教育积极宣传信息安全的重要性，降低发生的几率。任何人员以电脑接触档案信息时，首先要取得区域内电脑的使用权，落实使用者权限的管控。

2、操作安全。应着重于档案信息操作过程的安全概念，包括个人电脑的防毒措施，以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中，无意间夹带电脑病毒送出，形成感染，而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外，也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件，建立基本的防毒安全环境。还应养成重要资料备份的习惯，以减少还原失败的可能性。另外，更重要的是建立异地备份的观念，使备份工作法制化。

3、档案信息内容安全。目前的电子档案全文是以影像为主，影像扫描的过程，可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此，对提取原卷的过程应加以重视，扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致，并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。为了防止档案信息被非法窃取，确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力，所有文件储存时必须先将文件加密，同时配合完善的存取控制，避免权限不足的人员取得资料。为确保档案内容的绝对安全，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存。

4、信息设备安全。设备安全是保证档案信息安全的基本要件，一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内，以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理，只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入，其余若有实际需要进入的人员，必须经过批准，取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数，一旦发现档案信息有泄露的情形时，即可容易追查可能的外泄人员。同时，积极规划异地备份工作场所，即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏，造成档案信息内容无法读取或者辨识时，可以从第二替代地点取得备份资料，以恢复正常的工作。

（四）进一步建立健全相关法律法规。针对数字档案著作权问题、隐私权保护问题、阅览数字档案身份认证问题等，依据《档案法》等建立健全相关规章制度，为规范档案数字化建设，最终达到档案存储数字化、档案利用网络化目标提供保障。

法院数字档案信息管理系统 篇4

一、系统应用和实用价值介绍

1.系统简介

本系统主要功能是：

‐ 对法院档案进行数字化加工，即将实体档案信息录入到系统数据库中，便于对所有档案信息进行统一管理；

‐ 将所有已经数字化的档案精确的分类、排列、归置，便于查阅和调用； ‐ 利用工作流技术，实现档案数字化加工、申请使用审批的工作流程； ‐ 库房档案借阅管理，准确记录档案的借阅信息，通过借阅登记、规划登记、借阅时间监控以及发送催款通知等功能有效的实现了对档案借阅全过程的管理；

‐ 对档案存放库房信息进行详细记录，便于对库房以及档案存储情况进行管理；还可以对库房日常温度和湿度情况进行实时监控，便于及时发现状况，防患于未然；

‐ 对系统操作、系统错误、业务功能进行详细的日志记录以及统计分析，实现对系统本身以及主要业务功能的监控维护；

‐ 可以对系统用户（及其组织机构）与角色权限进行自定义设置； ‐ 灵活自定义工作流程、工作步骤，能够有效适应单位实际业务流程或者部分业务环节的改变，从而高度保持软件功能与实际业务的完美吻合。

2.实用价值

‐ 通过本系统，可以有效实现对档案进行电子化管理，包括：档案建立与归档、档案查阅、档案使用、档案借阅等；

‐ 统一的电子化信息记录，强大安全的开源软件框架，实现处理数据的准确性、完整性和保密性；

‐ 人性化的操作界面，便于人们对系统的操作和使用；

‐ 日程工作流程的电子化，实现了办公过程无纸化操作；再附带完备的信息提示功能，有效保证了信息传达和工作处理的实时性；

‐ 可自定义的工作功能流程，从而保证了软件与实际业务功能的统一，避免了“死软件”现象。

二、帝九优势

1.产品优势

帝九网络经营主旨：好的质量才是硬道理。高效的项目管理，过硬的研发实力，强大的技术支持，这些都保证了公司的软件产品不管从功能上，还是从系统的健壮性上都在行业内立于不败之地。

2.价格优势

公司产品的价格以行业内标准水平为基础，适当有所降低，尽量保障客户得到最大的实惠，以优惠的价格享受功能强大、健壮稳定的软件产品所带来的便捷与实用。

3.服务优势

‐ 全方位系统支持：全面解决用户在使用本系统中遇见的技术问题。‐ 专门客户支持小组：本公司将指派专门支持小组为您提供技术支持。这个支持小组包含一名现场服务技术人员和一名客户经理为您的主要联系人。支持小组将在正常的工作时间为您提供服务。

‐ 专人技术支持：本公司将指派一名技术人员为您提供技术支持，在工作时间为您提供服务。为了帮助您便利使用系统的各项功能，他将与您的客户经理进行电话总结，并保存一份有关客户技术请求的跟踪报告，用来确定问题的根源和可能的解决方法。

‐ 标准现场支持：用户在使用系统时，出现的问题不能通过电话解决，本公司会派出经验丰富的现场服务工程师为您解决问题。

‐ Email支持：用户在使用产品时出现的问题。可以通过发Email给本公司的服务支持工程师，工程师提出解决方案。要求Email响应支持的客户可以指派一名主要联系人及一名替补联系人与本公司的技术支持部门进行电话联系。

‐ 系统培训：

帝九将为客户提供系统管理的培训，培训的内容包括如何使用与操作档案信息管理系统；

培训的方式为：逐步开发、逐步测试、逐步培训，采用现场培训的方式；

培训的对象为：IT部全体人员、每个业务部门1到2名人员及重要领导。

三、帝九成绩

帝九网络科技有限公司成就：

行业管理软件：

河南省财政厅电子化政务采购系统

中共中央直属机关电子采购系统

国家开发银行电子采购系统

自动化办公系统：

自动化协同办公平台V3（产品）

河南省公安厅警用标牌制作中心自动化办公系统 河南郑州百业会计培训学校自动化办公系统

中小型企业政府网站：

河南悬赏招聘网（）

档案信息数字化建设的对策分析 篇5

一、加强调研, 构建完善的保障体系

(一) 现状的分析。

应加强调研, 对档案部门的现状进行把握, 一方面, 了解各项管理制度是否科学, 是否能够为档案信息数字化建设的发展提供组织保障, 有没有对档案信息数字化建设提供整体规划等;另一方面, 加强硬件调查, 如计算机、扫描仪、打印机等基础设备是否配置, 网络信息化档案库房是否建设等等;此外, 还要加强技术调研, 档案信息的数字化发展需要数字、计算机、网络等多种新型技术的支持。因此, 在全面推行数字化建设前, 应对自身的技术能力进行客观分析;同时, 还应加强人才调研。随着知识经济时代的到来, 人才已经成为数字化建设的决定性因素, 因此, 进行档案信息数字化建设过程中, 不仅需要富于创造的管理型人才, 更需要法律、技术等专业型人才。

(二) 目标的制定。

档案部门应当组织相应的领导小组, 通过分析现状及未来发展趋势, 制定长远及阶段性目标, 如计算机网络基础设施建设目标等。一方面, 应高屋建瓴, 另一方面, 还应设置相应的子目标, 充分考虑所需投入的资源量, 一步步实现数字化发展。

(三) 全面考虑各种实施要素。

应确定各种实施要素, 即档案信息数字化建设的重点发展项目, 如全文信息化项目、局域网数字化服务项目、广域网信息服务项目等等。各种实施要素需采用不同的评估方法, 可借用某些指标性体系。

(四) 保障系统的建立。

保障系统指的是档案信息数字化建设的管理体制、运行及保障机制。即档案信息数字化建设及实施需要各项规章制度、组织、机构、人力、财力及物力的支持, 更无法脱离保障系统。

二、加快立法, 确保数字化档案信息的法律效力

(一) 加快立法。

我国已经颁布了《合同法》, 其中涉及到电子信件、合同、电报、传真、电子信息交换、邮件等等有形的内容形式, 对于实现我国数字化电子档案的法律效力具有积极的作用。此外, 有关《政府信息公开条例》也对破坏政府信息的违法分子进行了刑事及行政责任的规定。就某种意义上而言, 伪造电子档案数字签名的后果, 和破坏印章、文件所应承担的法律责任相同。要确保数字化电子档案法律效力, 除采用技术、方法来保障其完整性与可靠性以外, 还应加快立法, 明确其法律地位。

(二) 加强监控。

在完善的监控程序及高效的管理体系下, 想要确保数字化档案信息的真实性与完整性并非一件难事, 但是, 应当注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外, 应当着重强调的一点是电子档案数字化进程中的著作权及数字化权等问题。目前, 不少法律案件均涉及到数字化权问题, 为保障著作权者的合法权益, 在档案信息数字化过程中, 应对档案来源进行鉴别, 看其是否受到著作权法的保护, 若在著作权法的保护范围内, 应全面考虑档案信息数字化权问题。若不受著作权法保护, 则无需考虑这些问题。同时, 还应确认档案信息的所有权, 数字化档案信息仍属复制行为, 必须同著作权人积极协商, 给予其足够的报酬, 并获得其许可之后, 方可将其档案信息收录数据库中。

三、引入新型安全保障技术, 确保数字化档案信息的安全性

应当切实加强安全技术保障工作, 积极采用新型技术, 如信息加密、数字签名、防火墙、安全内核、入侵检测、生物识别、可存取等技术。信息加密技术旨在保障网内文件及口令等控制信息, 确保网络传输数据的安全性;数字签名技术可对电子文件进行即时辨别与验证, 通过模拟手写签名, 实现对于电子信息的有效认证;防火墙技术结合了计算机软、硬件, 通过服务器运作在公共网与内部网间构建一个安全性的网关, 以防止私有资源遭受他人非法入侵或盗用;安全内核技术有效剔除了操作系统内核中的安全隐患及问题, 通过采用安全指数较高的操作系统, 加强安全配置, 扫描及查补系统漏洞等方式保障了系统的安全性;入侵检测技术能够有效识别并及时响应恶意攻击计算机, 滥用网络资源等行为。通过提高系统对抗网络攻击的能力, 实现电子档案信息的完整性;生物识别以人体特征验证用户身份, 鉴于人体特征的难复制性特点, 此技术有效提高了验证水平;存取性技术的关键是如何确保数字化档案信息在技术不断更新的情况下一直流传下去, 因此, 在数字化档案信息的保护过程中, 应充分考虑到可存取性等方面的问题。

除了引进国外先进技术以外, 还应加强我国相关技术的自主研发力度, 进一步提高数字化档案信息的安全水平, 注重思想的一致性, 构建完善的组织机构, 设立专门的数字化协调机构。此外, 还应制定完善的文档管理、运行环境管理、运营安全管理等制度, 利用法律确保档案信息的安全性, 加强安全法律法规的建设, 严格进行执法, 依法维护信息安全。

参考文献

[1] .梁荣宪.任鑫.国明晨.关于档案数字化建设的几点思考[J].山东档案, 2011.4

数字档案信息资源建设 篇6

关键词：少数民族,数字档案信息资源,共建共享

一、少数民族数字档案信息资源共建共享要求

1.确保少数民族档案数字化的真实性。少数民族数字档案信息资源共建共享的首要任务是进行数字资源的建设,在数字化加工过程中必须确保少数民族数字化档案目录和全文图像的真实性。为了保证数字化加工的质量,最关键的是制订并落实相关的标准和各种规章制度,切实加强各工作环节的质量检查,包括图像是否保持档案的原貌、字迹是否清楚不失真、亮度是否适当、目录与图像挂接是否准确等。在共享过程主要是要确保少数民族数字档案保管、存储、 利用及迁移过程的真实可靠,可采用的保障措施主要有数据备份、 访问控制、防病毒技术、加密算法、数字签名技术、虚拟局域网技术、 防篡改技术等。总之,在共建共享过程中必须确保少数民族数字档案信息资源的真实可靠性。

2.少数民族数字档案资源共建共赢要求。实现少数民族数字档案资源的集成共享离不开完善的协调工作机制,这是共建共享的基础。由于少数民族档案分散保存、共建共享规范不完善,一些地方可能将少数民族数字档案信息资源的产权地区化,可能出现少数民族数字档案信息资源互联互通的壁垒,导致在少数民族数字档案资源归属上的“地区所有”、“部门私化”,这种情况将阻碍少数民族数字档案资源的共享。因此少数民族数字档案信息资源共建共享必须建立一种利益平衡运行机制,使相关主体结合成持久发展的联系紧密的共建共享联合体。少数民族数字档案信息资源共建共享要以经济利益为基本驱动力,通过对参与共建共享的建设主体经济利益关系的调整,使各主体之间的利益相对平衡,这样各主体将产生一种积极参与共建共享的驱动力。由于各信息源主体都受益,所以各主体愿意把自己的信息资源拿出来跟大家共享。通过引导和控制各相关主体的思想行为,实现共建共享目标的调节。

3.少数民族数字档案资源共建共享安全性要求。少数民族数字档案信息资源共建共享过程中会涉及各种安全问题:如原件的安全,数字档案的真实性、完整性、保密性,安全存储及安全传输等。由于数字档案的易修改性、信息与载体的相分离性、传输的网络性及对系统、背景、元数据的依赖性,其安全管理更加复杂、要求更高。所以在少数民族数字档案信息资源共建共享过程中,必须强化安全保障意识,树立科学的数字档案信息安全观,坚持“积极防御、综合治理”的方针,建立有效的安全防范机制,制订健全共建共享安全规章制度并严格执行,积极应用各种安全技术:如防火墙技术、防写技术、加密技术、虚拟专用网技术、认证技术等, 构建起全方位立体安全防护体系,保证少数民族数字档案的服务网络的安全和正常运行。

4.少数民族数字档案共建共享要达到方便利用。少数民族数字档案信息资源共建共享建设的最终目的是要实现其有效利用,发挥更大的社会价值和经济效益。全国少数民族档案数量巨大、种类繁多、涉及面广,其数字资源建设是一项长期而庞大的工程。在数字化建设中必须坚持价值性、实用性原则:即优先选择珍贵的少数民族档案进行数字化,以便共享利用;同时从用户需要出发优先选择利用率高的少数民族档案进行数字化,以提高其利用价值。另外在共享过程中,对各类异构少数民族档案数据库进行整合实现统一检索。少数民族数字档案共享界面必须方便查询,要建立以用户为中心的信息服务模式,提供多种利用途径,如在线查询利用、电子阅览室、邮件服务等,保障网络环境下少数民族数字档案便捷利用的顺利实现,这样少数民族数字档案才能真正随意下载实时共享。

二、实现少数民族数字档案共建共享的措施

1.成立区域组织协调机构。我国少数民族主要集中分布在西北、东北、西南等地,形成的少数民族档案也大多保存于本地,具有鲜明的地方特色。少数民族数字档案共建共享是一个复杂的系统工程,需要有统一的管理机构来统筹安排组织协调。针对少数民族档案具有较强的地域性特点,由各省档案局牵头成立省级的具有权威性的组织机构来领导和协调全省少数民族数字档案共建共享工作。 该机构的领导由省档案局的领导兼任,成员由各地州档案局领导、 地区民族研究所、档案专家等组成。该机构具体负责通过“顶层设计”为少数民族数字档案区域共建共享制定统一的战略框架、进行资源配置、促进区域内各少数民族档案管理部门分工协同、进行义务的分担与权力的分配,减少不必要的重复建设,实现资源节约和少数民族档案利用效率的最大化,同时还要制订共同遵守的制度条例、数据建设标准、信息共享协议等。该机构在少数民族数字档案共建共享过程中充分发挥桥梁和纽带作用。

2.丰富少数民族数字档案资源,夯实共享基础。少数民族数字档案信息资源共享和充分发挥其作用的重要条件是有丰富的少数民族数字档案信息资源,少数民族档案门类齐全:有纸质类、音像类、实物类等,只有将这些丰富的传统档案转换成便于下载利用的数字图像、文本等形式,才能为少数民族数字档案信息资源通过现代网络技术传递和交流奠定基础,才能满足社会公众对少数民族数字档案的多样化、个性化要求。

3.制订统一的少数民族数字档案共建共享的标准规范。标准规范是实现少数民族数字档案共建共享的前提和基础,是共建共享快速、持续、有序、健康发展的保证。在少数民族数字档案共建共享建设中必须对少数民族档案信息的标识、描述、存储、查询、 交换、管理和利用等方面制订统一的标准和规范,避免各自为政、 互不兼容的现象。在共建共享建设中坚持标准先行的原则,少数民族数字档案共建共享标准体系的主要内容:一是综合管理标准,包括总体标准:如共建共享的总体框架、术语标准等;工作管理标准:如日常工作及服务标准、规范、工作流程等。二是业务标准:数字信息采集、加工、存储、共享利用等业务标准,如数字资源标识、描述、数字档案文件格式、对象数据格式标准和元数据标准等。三是技术标准:包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式标准、数据库技术标准、数字水印和加密技术标准等。只有建立健全少数民族数字档案共建共享标准体系并严格执行,才能实现互联互通,最大范围实现少数民族数字档案资源的共享。

4.研发和运行统一的少数民族数字档案共建共享系统。该系统是实现少数民族数字档案共建共享的支撑,该系统的建设要满足少数民族数字档案“统一建设、异地查询、属地管理”的共建共享体制建设的需要,能够更好地适应未来超大规模少数民族数字档案资源对系统性能、信息安全的需要,能够更好地应对不断变化的少数民族数字档案业务需求对系统平台拓展的需要。因此,可应用云计算技术构建少数民族“云档案”共建共享系统,云计算可实现少数民族数字档案资源的共享,可以保障少数民族数字档案的安全,有利于数字资源的处理,还能满足数字资源的个性化需求。少数民族数字档案共建共享系统由三层构成:一是资源层:采用虚拟化技术构建数据中心,各少数民族档案保管单位运用网络服务媒介搭建的平台,将分布在本地的少数民族数字档案资源和存储资源有机地整合,集中保存于虚拟的资源池,如硬件资源池、软件资源池、数据资源池等。二是管理层:对少数民族“云档案”数字资源进行管理,包括用户管理、安全管理、任务管理、资源管理等。三是服务层:提供少数民族数字档案分类导航、统一检索,采用统一的资源访问接口,为用户提供“一站式”共享服务。

数字档案信息资源建设 篇7

一、制定标准化的档案信息数字化规范体系

《中华人民共和国标准化管理条例》指出:“标准化是组织现代化生产的重要手段, 是科学管理的重要组成部分, 在社会主义建设中推行标准化, 是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段, 采用的方式方法也不尽相同, 因此在档案馆数字化建设中, 标准化的档案信息数字化规范体系的确立就显得尤为重要, 它是确保档案馆档案信息数字化建设工作高质量的坚实基础。制定标准化的档案信息数字化规范体系应遵循两个原则:第一, 标准化管理为主原则。以标准化管理为主, 制度管理为辅原则。标准化适合于技术工作领域的规范化管理, 可操作性强, 而且与管理体制的关系较为超脱, 因此在不与法律相冲突的情况下, 标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现, 其约束力强, 但管理范围有限, 所以在标准化管理的基础上, 配合制度可以形成档案馆档案信息数字化建设工作所需的严密的规范化管理体系。第二, 国际标准优先原则。首先考虑采用国际标准, 其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中, 因此即使在档案馆档案信息数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准, 尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是:面向计算机和网络及信息平台的处理, 直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充, 由此形成标准化的规范体系。

二、建设高质量的档案信息数据库

早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库, 这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库, 并通过网络平台进行信息传递和信息交流。档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见, 检索性数据库主要用于揭示馆藏内容, 介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库, 主要用于完整地载入档案文件, 使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库, 档案信息组织形式就发生了本质上的变化, 从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式, 索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构, 依赖先进的智能化信息管理技术, 以人工语言或自然语言进行搜索, 为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准:第一, 数据的准确性;第二, 数据项目和内容的完整性;第三, 数据的规范性;第四, 数据的稳定性。

三、建立档案信息数字化安全体系

安全是档案馆档案信息数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众, 而档案信息则对安全保密有严格的要求, 有相当一部分档案信息是需要控制使用的, 所以档案馆档案信息数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类, 档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系, 此外还需要有相应的技术措施进行自动控制, 才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设工作中就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下, 为了确保档案信息的保密和安全, 可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化, 对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息, 使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时, 除尽最大可能保证网络安全外, 将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下, 为了解决档案信息的安全问题, 也可以使用Intranet技术, 提供授权的档案信息服务。

四、加快档案信息数字化方面人才的培养和使用

浅谈高校档案管理信息数字化 篇8

【摘要】 本文着力探讨了建设档案信息化理论体系的必然性、档案信息化理论体系的建设现状与存在问题，以及完善档案信息化理论体系建设的内容。

【关键词】 档案管理；信息化；数字化

档案信息化包括档案信息的数字化，档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案信息的网络化，是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案数字化和向社会提供服务为重点的转变过程。但由于我国信息化管理工作起步比较晚,基础设施建设相对比较落后，信息资源的开发和利用仍处于初始阶段。

一、概述

档案信息数字化建设是“一个高度整和的概念，是各种综合性的数字信息的完整集合”。它是指运用现代信息技术加强高校档案信息资源的收集、整理、开发、利用，它的建设过程是一个信息数字化建设的过程，同时也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，是以现代信息技术在档案工作中的实际运用为基础，以档案信息的资源为主导，以实现资源共享为目的，利用数字化手段，以网络化的方式为技术，将分散的电子档案信息资源进行连接，建立分布式数字信息系统。

高校作为人才培养、科学研究和社会服务的重要基地，加强高校档案信息化建设，为高校的教学、科研、管理和决策提供优质信息服务，从而推动高校档案工作的现代化进程，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。

档案信息化要实现档案信息的数字化。档案信息数字化是信息化的核心，在档案信息化建设中，网络建设是条件、人才是保障、自动化和文档一体化是方向、数字化是信息化的核心和根本。无论是传统载体的纸质、声像档案，还是现代电子文件档案，其信息都是以计算机所能识别的数字化方式存在，利用各种先进的数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。信息数字化建设的最终目的是将数字化的档案信息传输网络化、信息存储数字化、档案服务利用时空化。

二、高校档案信息数字化的必然性

档案信息化给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。因此，档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势。

1．高校校务办公透明化的需要

高校档案信息化管理是高校档案工作服务手段的需要。高校档案管理信息网络功能的开发，为高校的办公实现透明服务、主动服务开辟了新天地。高校在校园网上建立档案室主页，公布相关信息和决策，如高校的办学方针，领导干部廉洁自律情况，干部聘任、职称评聘、工资晋级、招生、就业、住房、出国、采购、项目招标等。信息使用者只需通过任何一台联网计算机，就可以检索查询到高校的一系列相关信息。高校档案信息管理信息网络化的实现，为高校校务办公的透明化起到积极作用，并在一定程度鼓励了老师、学生对学校建设发展的热情。

2．信息资源社会共享的需要

随着计算机的高速发展,人们对各种信息的需求表现出高层次、综合性地利用倾向。在中国教育和科研计算机网等互联信息网络的不断发展和完善的技术支持下，高校的档案管理工作通过计算机终端和校园网实现档案信息数据库与校内各单位数据的资源共享。同时，各高校档案馆之间和区域、行业、系统之间也联合起来建立互通、互补的档案信息新型关系，实现档案资源的共建、共享，以最小的投资建设最佳的馆藏，逐步做到信息资源服务整体化、网络化,形成区域性全国性的联机服务网络。

通过建设数字档案馆和计算机管理，对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足社会各界对档案信息的不同需求，从而实现最大范围的档案信息资源共享，这样为着校内外教职工及科研人员的教学科研工作提供了极大的便利。

3．学校办公管理效率提高的需要

在信息发达的当今社会，高校领导为了正确贯彻实施党和国家的教育方针，顺利地开展工作,维护正常的教学、科研、工作秩序，及时纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的信息作为决策依据。

通过档案信息化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，从而改变了原有的浪费大量人力、物力的档案立卷装订保管制度，把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等众多的档案目录，统一到计算机编目的方法上，建立科学的机读档案目录检索体系，实现了手工检索向计算机检索的过渡，从而大大提高了档案检索的效率对档案进行收集、储存、加工，使档案信息的处理、报送、传递的时间大大缩短。

高校档案管理信息网络化的建立，将实现档案信息的适时更新，快速解决档案信息的收集、处理和传输，使得学校各个层面可随时了解、掌握、监督和配合学校的工作，有助于学校工作的顺利开展和工作效率提高。

三、档案信息数字化在接收管理上存在的问题

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰可内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一；但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

电子档案的存储载体的保护技术问题电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等；光盘是利用激光进行信息存取的。目前光盘常用的记介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子档案的载体材料的这些特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响。

四、高校档案信息数字化的建设的内容

1．信息数字化的基础建设

档案信息化基础建设首先指的是基础设施建设，这是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。

档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件则是解决某些具体应用问题的程序，如档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。

纸质档案是档案馆信息资源建设的基础。首先，鉴于网络技术普及，档案部门全面应用计算机管理方式将是大势所趋，但由于档案本身的特殊性，在应用新技术方面必将存在一定的滞后性；另外，纸质档案对库房的压力是可以通过加强鉴定销毁工作来解决的，而网络技术、微机管理在档案部门的应用则应以检索利用为主，目前应该主要作为档案利用手段的补充和完善。其次，考虑到我国的国情及纸质档案所具有的法律效力及原始凭证性、网络技术的安全保密性等诸多因素，至少在较长的时期,纸质档案仍是人们获得信息的主要途径。

2．档案信息化的实现C

就高校而言，档案信息的数字化应包括以下几项内容：纸质档案的数字化；照片、底片、图纸等档案的数字化；录音档案的数字化以及录像档案的数字化等。这些内容的实现是利用数字图像技术、多媒体技术和数据库等信息技术手段对这些档案进行数字化处理，并借助于数据库与网络的强大数据处理与传输能力。

档案信息数字化只是档案信息化的一部分，重要的是要将这些数字化的档案信息科学有效地管理起来。具体地说，档案信息的管理主要包括：信息著录、检索、利用、统计、数据保管等，而信息著录和信息利用是档案信息管理系统的核心功能。一个完整的档案信息管理系统大致包括：目录信息管理、全文、图像、视频、音频信息的管理，而档案信息的管理利用就是针对这几方面而言的。一个成熟的档案信息管理系统，就是要实现档案信息管理和提供利用的一体化。

建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的档案整理软件，由档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统的文件使用同一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理。

编制一套完整全面的电子档案收集、整理保存方式，并在各个使用单位中全面推广。对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测应每年一次，先对外观进行检查，确认载体表面是否有物理损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等，然后采用专用或自行编制检测软件对载体上的信息进行读写校验，发现有问题的载体，及时进行有效的修复。定期拷贝是当前延长电子档案载体寿命的有效措施，磁盘每２年应拷贝一次，光盘每５年应拷贝一次，拷贝后的载体与原载体同样编号保存。

将电子档案至少要一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争人为或自然因素的破坏。

3．建立高校档案新型信息服务中心

档案信息化的主要目的之一就是要使信息资源得到共享，因而只有为广大用户提供便捷、灵活的档案信息服务，才能达到档案信息化的目的。档案信息的共享是档案管理信息系统核心功能之一，与档案信息的管理、利用以及安全都是息息相关的，并贯穿于档案信息化的整个过程。

高校档案信息服务中心是高校与社会对接的主要服务机构，是架起高校与社会的桥梁与纽带，是为高校档案提供最富有生命力的新型服务的专业化机构。为了加快高校档案信息服务的改革步伐，我们必须变传统的经验管理为现代化信息乃至知识的管理。因此，尽快建立起开放型的社会化新型服务机构，面向高校教学科研及管理的同时，开展全方位的档案信息服务，具有重要而深远的意义。

高校档案信息服务是兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理结构，迎合了档案事业管理的要求和时代发展的需求，具有经济高效的优点。其工作的重点就在于处置中心和利用中心，将潜藏的档案资源的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。

4．档案信息安全的保证

数字档案信息资源建设 篇9

论文摘要：随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。网页档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。尤其是大学档案馆更侧重教学与科研，网页档案化管理是必然的趋势。

在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。

所谓数据挖掘(Data Mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。

一、数据挖掘的功能

数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。

1、关联分析

关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。

2、聚类

输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。

3、自动预测趋势和行为

数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。

4、概念描述

对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。

5、偏差检测

数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。

二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用

1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。

(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。

(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。

2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。

(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。

(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。

3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。

(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。

(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。

三、数据挖掘在管理类数据中的应用

大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。

大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来；对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。

网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。目前人们对这些处于萌芽中的经济模式认识甚少。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。

参考文献：

[1]Peer to peer Networking and Digital Right Management，by Michael A. Einhorn, Bill Rosenblatt, Policy Analysis No.534, CATO Institute. Fabruary 17,

[2]What Every Citizen Should Know About DRM, aka Digital Right Management, by Mike Godwin Seuitoo Technology Counsel At Public Knowledge, 30 January, , Ebook-Computer & Internet,

[3]彼得·莱曼.把万维网档案化.信息化参考，（13）

[4]周宏仁等.信息化助建和谐社会的14个着力点.中国信息界，2008（3）

数字档案信息资源建设 篇10

随着政府信息公开工作的深入与信息技术的普及, 以现代信息技术为依托, 实施档案信息服务数字化, 已然成为公共档案馆满足社会公众档案利用需求的必然选择。档案信息服务数字化离不开网络环境的“承载与支持”, 馆藏资源配置问题也随之凸显出来。

馆藏资源配置问题的核心是为了确保档案信息服务数字化获得最优效果和最大效益, 公共档案馆有必要依托网络环境, 结合开展档案信息服务数字化建设所涉及的不同环节、业务构成等关系特点, 合理区分并采取不同的方法或手段, 对自身所拥有的馆藏资源实施系统调节、优化集成、布局分配等运作过程的总称。公共档案馆必须从实际需要出发, 在推进档案信息服务数字化过程中, 有针对性地、科学合理地处理好馆藏资源配置问题。

一、摸清家底, 探寻馆藏资源的优势所在

在网络环境下, 公共档案馆实施档案信息服务数字化的途径有两种主要形式:一是建立档案网站, 综合应用数字技术手段, 将传统载体上的馆藏档案信息转换为“数字代码”形式, 而后定期或不定期地将其在网络上直接发布, 使网络环境成为“馆藏档案信息资源的交流平台”, 并从中获得相应的技术支持, 达到方便社会公众利用的目的;二是在建立档案网站基础上, 通过对已有档案网站及其所发布的信息内容采取重新整合的方式, 形成不同档案网站之间的扩容与链接, 不仅可以有效地遏制“信息孤岛”问题的产生, 还可以使档案网站具备“馆藏档案信息资源的集成平台”的功能与特点———信息容量更大、集合程度更高、传播效果更好, 辅之以必要的档案信息检索体系, 达到更好地满足社会公众对具有专指性、集成性特点的档案信息利用需求的目的。

对于公共档案馆来说, 无论选择何种档案信息服务数字化的实现途径, 都不可避免地面临馆藏资源配置的核心问题, 即馆藏档案信息资源真实而具体的状况 (包括馆藏档案信息资源的丰裕程度、构成特点、价值属性、适用领域等) 。因而, 摸清馆藏档案信息资源的“家底”, 全面了解与准确把握自身的优势所在, 理应成为公共档案馆实施档案信息服务数字化的基本前提。公共档案馆有必要根据自身所具的区域性、历史性、时序性等特点, 从了解自身的“家底”入手, 探寻和掌握馆藏资源的优势所在, 即要优先考虑达到“知己”的要求,

-譾-

为实现“知彼”创造必要条件, 进而实际规划和统筹解决馆藏资源配置问题。

二、了解需求, 确定馆藏资源的配置导向

切实履行对档案信息资源的收、管、用职能, 是公共档案馆维系其自身社会存在的根本所在。但长期以来, 重藏轻用、重管轻用的传统陋习与思维定势却始终主导着公共档案馆的业务方向, 制约着公共档案馆的价值实现, 在一定程度上削弱了公共档案馆社会功能的发挥。而实施档案信息服务数字化, 实质上是从技术角度对重藏轻用、重管轻用观念的一种外力冲击, 有利于改变长期桎梏公共档案馆发展的某些传统陋习与思维定势, 有利于将公共档案馆的业务工作重心转移到广泛的社会利用服务上来。

档案信息服务数字化毕竟不同于既往的档案信息服务———数据库技术、新媒体技术、网络传输技术、数据采集技术及信息共享技术等手段的综合运用, 形成了一个功能强大的应用平台, 其最为显著的特征是以主动服务方式取代以往依托馆藏档案实体、你查我找、领域单一的被动服务方式, 客观要求公共档案馆将馆藏资源与社会公众的利用需求融为一体, 并以此为基本导向, 合理解决馆藏资源配置问题。事实上, 公共档案馆依托网络环境, 采取不同方法与手段实施档案信息服务数字化建设, 不仅要求做到“知己”, 更要求做到“知彼”。只有这样, 公共档案馆才有可能对自身所“拥有”的全部馆藏资源实施科学的系统调节、优化集成与布局分配, 发挥其应有功效。因而, 公共档案馆必须在努力做到“知己”的前提下, 达到“知彼”的理想状态, 即通过广泛的社会调研、科学的分析预测等方式, 达到及时了解社会公众档案信息利用需求的重点所在以及需求变化的未来趋势, 有针对性地开展富于个性化、专题化、集成化的档案信息服务;同时, 在充分了解社会需求与需求变化的基础上, 确定档案信息服务数字化建设的发展方向, 遵循“有所为、有所不为”的原则, 努力完善馆藏资源相关配置, 形成完善合理的馆藏资源规模体系, 构筑起适宜于档案信息服务数字化要求的馆藏资源配置模式, 以更好地发挥馆藏资源的综合优势, 切实履行公共档案馆应担负的社会职责。

三、拓宽渠道, 扩大馆藏资源的覆盖领域

公共档案馆馆藏资源配置问题是一个复杂的系统工程, 绝非仅是由馆藏档案信息资源本身与必要的技术设施简单相加即可构成。从信息传播学的理论与实践可知:档案信息作为信息资源大家庭的重要成员, 其交流与传播过程 (档案利用过程) 离不开“交流渠道”的承载。而“交流渠道”不仅是一种物理形式, 还具有着丰富内涵, 正是通过“交流渠道”, 公共档案馆实施档案信息服务数字化才能获得有效的支持与保障。然而, 受传递机制、传输性能、技术条件等因素制约, 不同“交流渠道”各自具有不同的传递效率, 不同的“交流渠道”也会对传递、收受双方产生不同的影响———“交流渠道”的效率差异性必然导致交流效果的不同。

对于公共档案馆来说, 实施档案信息服务数字化, 不仅是从技术手段上对传统档案信息服务的一次“晋档升级”, 更是一场从内容到形式均将发生变化的“脱胎换骨”式的巨大变革, 使公共档案馆的档案信息服务突破了时间、空间以及条件等因素的诸多制约, 具有即时性、双向性、交互性和虚拟性等特点。因而, 在规划馆藏资源的配置时, 应当考虑到馆藏档案信息资源交流渠道的适宜性、合理性问题。在技术条件允许的前提下, 除继续发挥传统档案信息服务渠道的作用功能之外, 还应当从扩大公共档案馆影响力、增强公共档案馆感召力、提升公共档案馆亲和力的角度出发, 开发研究设置复合型、交叉型、立体型档案信息利用与服务交流渠道的必要性并具体组织实施。通过多种方式拓宽档案信息交流渠道, 进一步完善馆藏资源配置, 力求获得综合集成不同档案网站馆藏资源为一体的实效, 进而达到扩大公共档案馆馆藏资源的覆盖领域, 推进档案信息服务数字化的良好初衷。

四、科学整合, 提升馆藏资源的共享功能

整合馆藏资源, 提高公共档案馆的服务能力与水平, 是公共档案馆实现档案信息服务数字化的基本环节。档案信息服务数字化的内在动因是源于机关单位与社会公众的档案信息利用需求。公共档案馆实施档案信息服务数字化建设必须以实现馆藏资源的共享为首要目标。但也应注意到:馆藏资源状况的优劣程度直接关系到服务实效与服务进程, 而随着档案信息化的不断深化, 任何形式的馆藏资源重复建设都将失去意义。为此, 公共档案馆应承担起档案信息资源整合的重任, 根据政府信息公开、服务民生发展、开发档案信息资源以及开展“城市记忆工程”等实际需要, 加大馆藏资源的整合力度, 打破传统馆藏资源管理模式的束缚, 围绕馆藏资源的主体性质、载体形态、内容对象以及所涉及的契约关系等特征进行馆藏资源整合, 形成整体的综合优势, 为档案信息服务数字化模式的确立奠定坚实的物质基础。

实施数字转换, 整合馆藏资源, 是提升馆藏资源共享功能的基础。公共档案馆必须不遗余力地做好对现有馆藏资源的数字化转换工作, 加快直接利用数字技术“生产加工”档案信息资源的步伐, 以便实施网络条件下的馆藏档案信息资源传输与计算机组织、检索、利用馆藏资源等。目前, 馆藏资源共享能力建设尚处起步阶段, 需要付出艰苦的努力, 不可能一蹴而就。因此, 一方面要注意科学运作、循序渐进, 主动会同信息产业主管部门协商制定馆藏信息资源社会化共享能力建设的发展规划, 坚持统筹规划、统一管理、共同实施, 保证馆藏资源共享的实现;另一方面要强调分工协作、提高效率。应充分利用网络环境的便利条件, 将其视为难得机遇, 本着加强分工协作、切实提高效率的原则, 积极建设适应馆藏资源共享需要的数据库体系, 研发高性能的馆藏资源传输、查询、开发与利用系统, 完善馆藏资源配置, 使其能够更好地适应社会公众在线查询利用需要, 满足网络环境下社会公众快节奏、高质量、高效率利用馆藏资源的共享要求。

五、强化管理, 实现馆藏资源的优化配置

在网络环境下, 公共档案馆的业务管理活动的核心是运用现代信息技术对馆藏资源进行“编码化”, 即将现实中存在的档案实体、相互关系与利用过程等均置于计算机统筹的数字化之中。其目的是充分发挥与有效利用馆藏档案信息资源, 更好地为社会利用服务。

档案信息资源管理之所有得到人们的普遍关注, 不完全取决于档案信息系统内核层如何构建, 而取决于其广泛应用。常言道“三分技术、七分管理”。尽管公共档案馆在优化馆藏档案资源配置活动中, 离不开技术手段的支撑, 但强化管理的作用更是不容忽视的重要方面。我们应当注意到, 信息技术是一把双刃剑, 一方面, 极大地便利了人类的生产和生活;另一方面, 由于信息技术的脆弱性和不完善性, 使得在信息的存储、处理、传输过程中很容易被干扰、遗漏和丢失, 甚至被泄漏、窃取、篡改和冒充, 强化管理遂成为人们关注的重点。公共档案馆实现档案信息服务数字化也面临着同样的困扰。因此, 公共档案馆必须细化馆藏档案信息资源管理实践流程, 按照馆藏档案信息资源的内容特点、技术要求、信息安全、组织制度、管理策略等加以区分, 构建一个综合集成系统, 切实保障档案信息服务数字化建设真正落到实处, 更好地发挥馆藏档案信息资源优化配置的作用与功能。

参考文献

[1].柯平.高洁.信息管理概论 (第二版) .科学出版社, 2007.6

[2].扈妍珺.档案信息化环境下对档案信息资源的开发利用.科教文汇, 2009.2

[3].何玲.论政务信息公开与档案信息资源的开发利用.兰台世界, 2006.10

数字档案信息资源建设 篇11

1数字档案馆提供的服务平台—网站

现在世界的网络都很发达, 档案馆服务平台也要依靠网络, 这就出现了档案网站。 档案网站是向整个网络世界提供服务, 也是一个网络展现平台, 因此网站具有基本两个功能, 一个是服务功能, 另外一个就是展示功能。 数字档案馆在发展中出现了一些问题, 管理有漏洞, 收藏的档案少、馆内的档案没有得到很好地保存等等, 档案馆出现的问题, 使得各国开始为档案馆建立网站, 希望通过网站能使档案馆继续服务。

1.1数字档案馆网站的门户建设策略。 部分发达的国家很早的就在网上建立门户网站, 而我国门户网站建立的时间比较晚, 受到其他国家门户网站的影响, 我国在2002年才开始规划网站建设。 门户网站的按照网站的内容可以将其分为两个部分。 一个是水平网站;另一个就是垂直网站。两个网站服务的内容完全不同。水平网站的信息比较广, 新闻多, 从政治到经济, 从娱乐到科技, 从国家到社会, 根据使用者的要求, 为其提供相关的信息, 是大多数人都会使用的网站。 而垂直的网站, 就比较特殊, 主要是一些特定的信息, 例如: 文献、科学数据等等, 比较具体, 针对特定人使用的网站, 使用的人少, 但是垂直网站的作用确实水平网站不能替代的, 而且地位显著。 水平网站比较大而且内容全面, 但是垂直网站只是局限于固定的区域, 只负责这个领域内的信息, 除此之外的领域, 完全不涉及而且也不提供任何的服务。 垂直网站将用户与其他网站的用户完全区分, 而且凭借着自身特有的优势吸引一部分用户。 由此可见, 我国的数字档案网站的形式也应该与垂直网站的形式相同。

1.2数字档案馆门户网站建设的思路和技巧。 用户在使用网站中, 感觉使用方便, 网站提供的信息能够满足自身的需要, 而且网站可以吸引用户长期的使用, 用户对网站的满意度与认可度都极其的高, 这样的网站才能算是成功的。 因此, 我国的数字档案网站建设也应该以使用者为中心, 为用户提供人性化的服务, 将网站的信息整合方便用户阅读, 清除网站中的垃圾信息, 使用户在使用中节省时间。 为档案用户提供优质的服务。 数字档案馆的网站主要包括几个内容:a.数据库。 在数据库中有一个目录, 可以大范围的显示档案馆中所有的档案信息, 使用中想要哪种档案在目录中搜索就可以。 b. 服务系统。 服务系统主要是咨询信息、查阅档案以及各个档案馆的互借等。 c.使用方法。 很多人可能是初次使用数字档案网站, 对于使用的流程不了解, 因此的档案馆在建设的时候, 要设有一个栏目, 讲解有关档案馆的信息, 以及查询信息的方法。 d.技术。 一个网站的建立需要使用多种技术, 在建立网站的时候, 要根据档案馆的情况, 选择合适的技术。 e.网站结构。 好的网站结构一定要清晰, 不能让用户多次搜索都找不到想要的档案。 一般网站结构是三层, 可以让使用者快速的找到信息, 如果搜索的过程过长会让使用者有负面情绪。 f. 色彩。 数字档案馆网站的颜色不能太多阴暗, 色彩要明亮, 更也不能使用多种多彩, 以免用户眼花缭乱。

2数字档案馆提供的资源平台—档案数据库

数字档案馆中的档案信息比较多, 要想为用户提供服务的时候便利, 就要建立一个数据库。

2.1单个数字档案馆独自建立网络档案数据库。 我国的数字档案以单个的档案为主, 而且都是“ 单打独斗”的模式, 服务平台中的数据库, 是在实际档案馆的具体资源基础上建立的。 数据库的建立可以有两种方法。 第一种方法是自己建立;第二种方法是将建立工作承包给外部公司。 数据库的建立首要的工作就是为档案的目录建立数据库, 明确分出等级, 并且清楚等级之间的关系。 其次建立全文数据库, 这个数据库应该与档案馆信息保持一致, 并且可以分出几种类型, 例如可以将信息分为文本型或者图文型。 目录以及全文的数据库最好能实现交接, 且没有多余的信息。

2.2多个数字档案馆联合共建网络档案数据库。 数字档案馆有狭义和广义之分, 狭义数字档案馆是指作为个体的数字档案馆, 广义数字档案馆是指作为社会整体性的数字档案馆, 由狭义的数字档案馆而至广义的数字档案馆, 这是数字档案馆建设的规律。 广义数字档案馆的实现需要多个个体数字档案馆的共同经营, 其核心部分主要是数据库建设。

3数字档案馆提供服务的工作平台—信息服务系统

数字档案馆档案信息服务系统是数字档案馆在先进的信息组织、交流理论指导下, 运用适当的方式与策略, 采用现代化的计算机网络和通讯技术, 有效地搜集、整理、存贮数字环境下的档案信息资源并及时、高效地提供满足档案信息用户的系统。

3.1数字档案馆档案信息服务系统的集成化。 随着数字档案馆建设进程和档案信息全球化走势的加速, 数字档案馆的发展形成了两种主流模式:特种馆藏型模式和服务主导型模式。 特种馆藏型模式是将档案馆或相关机构的珍藏或特种馆藏的档案资料进行数字化, 提供网上共享。

3.2建立集成化档案信息服务系统应注意的问题。 数字档案馆档案信息服务系统的集成是一个非常广泛而复杂的课题, 就个体数字档案馆而言, 要求建立面向开放和分布数字信息环境的集成信息服务系统, 包括上述所描述的功能;就各个数字档案馆的关系而言, 还包括开放元数据转换、开放链接服务、开放用户认证控制系统等, 从而灵活配置所需档案信息服务流程, 无缝地集成所需资源和服务。

结束语

综上所述, 数字档案馆服务平台建设符合发展趋势, 通过平台使档案馆能为人们提供便捷的服务, 在构建服务平台的时候要注意几个方面, 档案馆是在网络的基础上建立的, 要有自己的网站, 而网站的层次, 色彩、结构都影响用户的使用。 同时也要简化馆内的档案信息, 方便用户使用。 平台以服务为主, 在提供服务的时候, 要用科学的策略, 提高服务效率, 使服务效果达到最好。

摘要：我国档案的发展进程已经走向数字化, 用数字化的方式管理档案是科技以及档案事业发展的必然要求。在数字化的管理下, 为了使档案能够能更好为使用者提供服务, 就要建立一个品台, 在这个品台上, 档案更加透明, 也能发挥服务的价值。本篇文章主要讲述了档案平台的构成, 对构成要素进行阐述。

关键词：数字档案馆,档案信息,服务平台,构成,要素

参考文献

[1]彭清清, 理文.数字档案馆柔性服务体系建设研究[J].档案与建设, 2013 (9) .

[2]苏君华.数字档案馆建设中技术化与人文化的融合研究[J].档案学通讯, 2011 (6) .

医院档案数字化建设简析 篇12

【关键词】 医院档案；数字化建设；计算机管理

文章编号：1004-7484（2012）-02-0206-02

随着现代社会的发展，计算机管理技术已在各层面各系统广泛应用，医院管理现代化水平也已具备一定规模。为了加强我院档案工作，提高档案管理的科学化、规范化、现代化管理水平，充分发挥档案在教学、科研、医疗、党政管理等各项工作中的作用，人们在积极应对医疗信息化时不仅要关注医院档案载体形式的变化，更重要的是探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

1 方 法

对医院传统档案管理现状进行总结分析，探讨医院档案数字化建设的紧迫性，并提出具体措施。

2 结 果

医院传统档案管理存在意识不足、制度不全、现代化管理手段差、管理方式落后和档案资料容易缺失的问题。①对档案管理数字化的意义认识不足。实现医院档案管理数字化是必然趋势，可以使医院的档案管理工作适应信息时代的发展，改革传统的档案模式，实行档案管理的计算机化，以加快医院档案管理的信息化建设^[1]。②档案管理制度不全，档案管理现代化手段差。传统档案管理制度很难随着医学科技的发展和设备更新得到及时补充修订，致使有些很有价值的科研成果，没能及时整理归档；档案资料内容重点不突出、缺项漏项、图表资料和文字资料不相符等现象；检索难查准率低、共享率差等诸多不足。③档案管理方式落后，造成档案资料缺失。医院在改革发展中涌现的大量的高新技术成果的结晶、珍贵文字、影像等资料。一旦造成损毁和遗失，便会造成难以估量的损失，无法补救和挽回。

3 讨 论

3.1 医院档案数字化管理的紧迫性 实现以计算机化为核心的档案管理，是加快档案信息化建设的重要前提条件，档案工作应与社会发展和变革相适应。记录档案信息的载体及方式日趋多样化，机读、声像等新型载体广泛应用，其管理方式、载体形式、信息互动等方面对低质档案形成巨大的冲击。原有的档案管理模式已难以适应现代档案工作的发展要求。因此，实现档案管理的计算机化、档案工作的信息化，实现档案信息资源的有效开发和信息资源的社会共享，是档案工作现代化建设的必然选择和重要前提^[2]。档案借阅实行数字化管理，查找方便、灵活，直观性强。管理人员把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，便于即刻得到结果。节省利用者和管理人员的时间，方便管理，提高检准率。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损毁。延长档案寿命。计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且在避免差错的同时又可减少工作量。而且通过联网管理，能进一步提高档案文献的共享。

3.2 医院档案数字化管理的途径 现在医院系统都建有计算机信息网络中心。实现计算机网络管理，便于及时、准确地向医院领导和有关部门提供档案信息，促进医院的发展。这些都为实现档案管理规范化、标准化、数字化创造了有利条件。①选择和采用成熟的计算机软件开发是一项系统工程。目前市场上各类档案管理软件种类繁多，各有特点，因此，首先要选择经过国家鉴定的正规软件。在此基础上可与厂家合作实施二次开发，建立适合医院档案管理的软件系统，既能满足医院档案室的工作，又可与医院行政办公系统相衔接。实现文件形成、报送、接收、分类编目、整理装订、数据著录、提供利用等全过程的计算机管理。为档案管理的标准化、自动化、网络化打下基础。②建立局域网，实现医院系统的档案信息资源共享；建立网站，逐步将室藏的档案资料，包括文档、图书、图片、声像等各类信息资料上网，实现网上浏览、传递、交流信息，为各方面利用提供便利。

3.3 医院档案数字化管理的建设 加强硬件建设，是医院档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否。直接关系到医院档案管理工作的成效。同时在一定程度上反映了医院的管理水平。过去由各职能部门设置兼职档案人员管理本部门档案的陈旧模式，已不能适应现代化社会发展的需要。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。将档案的内容按行政管理、业务管理、医疗质量、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，具有检索快捷、方便、高效等优点，可以使档案信息在现代化机器设备中迅速、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。配备整套档案扫描系统，改革单纯人工录入数据的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效果，注重对各类现代化信息的收集和整理。多借鉴社会其他领域的信息丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加规范、更具现代化。

参考文献

[1] 胡均兰，唐庆顺.医院档案数字化建设探讨[J].医疗装备，2006（9）：27-29.