数字化档案的信息安全问题与管理策略

档案管理在各部门发展的过程中有着至关重要的作用, 所以在社会不断发展的过程中, 各部门对档案管理方法进行了创新, 采用了数字化档案管理方法、数字化档案管理有效地提高了档案管理的效率, 但与此同时, 其中存在的信息不安全问题也越来越突出, 面对这样的情况, 如何解决数字化档案管理中存在的信息安全问题已经成为当前人们关注的焦点。

一、数字化档案信息安全问题分析

(一) 存储介质失效。开展数字化档案管理, 主要依靠的是存储介质, 存储介质是由光盘、硬件磁带等部分构成的, 存储介质在使用的过程中可能会出现失效情况, 一旦失效, 那么信息存储的时间在3-5年范围内, 若是对于介质的保管不到位, 那么存储时间将会更短。

(二) 计算机硬件故障。数字化档案的管理离不开计算机的支持, 在实际应用计算机的过程中, 为了进一步保证安全性, 需要在计算机内部设置保护机制, 即使设置了保护机制, 在使用过程中因为操作不正确或者是其他因素的影响, 从而导致计算机硬件出现故障, 当其出现故障的时候, 数字化档案信息就极有可能丢失, 进而导致档案不完整, 其作用无法得到充分的发挥。

(三) 计算机软件故障。在进行数字化档案管理的过程中, 对计算机软件的应用是必不可少的, 需要利用软件来进行数据信息处理、分类等相关工作, 所以说计算机软件的应用是非常重要的, 而且对于信息是否安全也有着一定的影响。对我国目前计算机软件水平进行分析后发现, 软件的安全性能还不是十分强大, 对于档案信息进行保护的能力是有限的, 而且软件在使用过程中也可能会出现一些故障, 进而使其安全性降低, 数字化档案信息的安全性得不到有效的保证。

二、数字化档案的信息安全管理策略

(一) 构建完善的管理制度。想要解决数字化档案管理中存在的信息安全问题, 首先要做的就是构建完善的管理制度, 在构建制度过程中, 应该综合考虑所有的因素, 并建立相应的岗位安全考核制度以及培训制度等;其次, 应该对已经保存的数字信息进行加密处理, 将一些重要的信息进行加密处理, 并通过脱机的方式进行保存。这样可以提高数字信息的安全等级, 防止数字信息被不法分子窃取;再次, 应该从系统运行方面入手, 对机房的出入人员进行控制, 对机房环境进行有效的管理, 同时还应该做好电磁波防护等相应工作;最后, 应该设置管理权限、操作权限等相关的权限管理系统, 这样只能是由规定的人员进行管理工作, 同时还可以从中查看到进行管理的人员, 这样一方面可以降低数字信息被窃取的危险, 另一方面若是出现问题可以在第一时间内找到负责人员, 从而降低工作人员篡改数据信息这一情况出现的概率。

(二) 加强数字化档案宏观管理。想要提高数字化档案管理的信息安全, 就应该加强宏观管理。宏观管理是一项对技术以及专业等要求比较高的工作, 在开展此工作的过程中, 领导的思想应该是统一的, 而且还应该针对宏观调控工作设置相应的组织机构, 通过明确的分工来有效开展宏观管理, 进而发挥管理工作的作用, 提高数字化档案信息安全性。

(三) 计算机安全管理。数字化档案信息管理存在不安全因素和计算机出现故障有着密切的联系, 所以相关人员必须保证计算机的正常运行, 尽可能减少计算机出现故障的概率。工作人员应该针对工作需求来选择合适的计算机硬件以及软件, 在使用过程中需要按照规定流程使用, 同时还应该对硬件的兼容性进行审核, 从而避免数据信息丢失。与此同时, 还应该定期地更新软件, 保持软件与时俱进, 这样才能有效地保证信息安全, 进而发挥数字化档案信息管理的优势, 为相关部门的发展提供有力依据。

(四) 提高数字化档案管理人员的素质。档案管理的工作人员是档案管理的执行者, 员工的工作水平对于数字化档案管理的管理效率有着直接的影响, 因此, 提高数字化档案管理人员的素质是非常有必要的。想要促使管理人员做好管理工作, 应该让管理人员具备以下几点素质:第一, 要了解管理方面的专业知识, 对于数字化档案管理有一定的认知, 在工作中能够具备较强的安全管理意识, 这样将安全管理工作落到实处;第二, 管理人员要掌握计算机技术, 能够熟练地使用计算机, 在利用计算机开展数字化档案管理的过程中能够做到得心应手, 这样才能用计算机有效的开展安全管理。员工想要更好地开展数字化档案信息安全管理工作, 就要具有这二方面的能力, 只有这样才能做好安全管理工作, 进而发挥数字化档案管理的作用。

三、结束语

根据本文的论述可以看出当前数字化档案管理已经成为档案管理的主流趋势, 应用数字化档案管理方式, 可以有效地提高管理的效率, 更好地发挥档案管理的作用, 但与此同时, 数字化档案管理中存在的信息安全问题也是亟待解决的。面对这样的情况, 相关部门应建立完善的安全管理制度, 同时还应该做好计算机等方面的管理工作, 并通过培训等方式提高安全管理人员的工作水平, 只有这样才能解决数字化档案管理中存在的信息安全问题, 进而更好地发挥数字化档案管理的作用, 促进各部门的发展。

摘要：在我国科技水平不断提高的背景下, 各部门对于档案管理的要求逐渐提高, 传统的档案管理方式与时俱进、逐渐科技信息化, 数字化档案管理方式已经成为当前档案管理的主流趋势。数字化档案管理和传统管理相比具有的一定的优势, 但其中也存在一些安全问题, 尤其是信息安全问题。因此, 本文对数字化档案的信息安全问题进行了深入的研究, 并阐述了自己的见解, 以供参考。

关键词：数字化档案,信息安全问题,管理策略

参考文献

[1] 翟俊海.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].办公室业务, 2014 (1) :146-147.

[2] 王东.数字化档案的信息安全问题与管理策略[J].电子世界, 2014 (19) :186-186.