人力资源管理系统包括人事日常事务、薪酬、招聘、培训、考核以及人力资源的管理, 也指组织或社会团体运用系统学理论方法, 对单位的人力资源管理方方面面进行分析、规划、实施、调整, 提高单位人力资源管理水平, 使人力资源更有效的服务于组织或团体目标。
人力资源管理信息系统是应用计算机及其网格技术, 结合科学的管理方法, 辅助人力资源管理者完成信息管理的应用系统。在传统的企业管理中, 人力资源常常被定位于单纯的行政管理部门。而信息时代的兴起, 全球环境日新月异, 各行各业无不面临巨大挑战, 人才的竞争某种程度上决定企业的存亡, 人力资源管理在用好人才、管理人才、发挥人才效力等方面尤为重要。随着企业经营策略的整合, 实现企业价值的过程中面临着人才资源短缺的巨大压力, 因此, 人力资源部门必须尽快采取对策, 从管理理念、工作习惯等方面转变内部管理, 以适应信息时代对人才需要的变化。
由于计算机技术的发展, 人们在人力资源管理实践中的不断探索, 引入电子人力资源管理系统, 不断完善人力资源管理系统的功能。利用计算机技术, 在静态上人力资源管理系统的内容已日渐丰富, 但随着网络技术的发展, 网络化的管理系统弥补了静态的不足, 更好地实现从区域人力资源管理者的系统到单位员工共有的动态转变。
由于人力资源信息化系统是一个技术要求比较高的系统, 需要靠单位的技术人员来完成, 所以, 一般需要单位主管人员和技术人员相互配合, 根据单位的具体情况, 设计出与之相合的应用系统, 同时, 不断地根据单位的实际需要更新, 从而更好地为单位人力资源管理者提供决策支持。
单位开发或者引入人力资源管理系统, 可以整合现有的管理资源, 为其他管理系统提供基础平台。同时, 可以完善员工的资料信息, 建立丰富的人力信息库, 方便单位调取各种信息。
在传统管理模式下, 员工考勤、工资计算、报表的统计等日常性事务, 由于手工操作不仅效率低, 而且容易出错。改用人力资源信息化管理模式后, 人力资源管理者不仅可以减少出错, 而且能够腾出有效时间, 从事人力资源的考核、激励工作的研究、实施, 从而提高工作效率。
由于计算机能够处理复杂的公式计算、表格处理、流程控制, 不会因人为的工作失误, 而给单位造成巨大的损失。同时, 在人力资源管理系统中, 可以设置大量的提醒提示信息, 如合同到期提醒、试用到期提醒、员工生日提醒、退休到期提醒等各种工作当中可能遇到的提醒提示信息, 既可减轻管理人员的工作强度, 又可实现对员工的人性化管理。
人力管理操作人员通过业务技术的处理, 管理人才信息, 通过信息系统提供业务辅助, 并且通过操作人员的合适处理, 在系统中利用计算机查找各类供参考的资料, 并自动对数据进行匹配, 提示信息提出处理建议, 让管理人员可以从容地根据这些信息做出最恰当的处理。
人力资源管理信息化, 对人才的招聘规划、在线考试、培训管理、考勤信息等每个模块都有独立的数据统计, 通过各个数据的综合分析, 可以实现对员工进行公平性、合理性、有效性的考核目标, 从而精准地为单位员工升职及加薪提供参考依据。
通过建立详细的人员档案信息, 对员工的合同信息、调职转岗、工资奖惩等一系列信息, 利用人事管理系统完成档案的自动归档, 健全档案管理的功能, 方便信息的检索, 实时地对单位员工的组成结构、岗位职位、人才分布等进行查询, 使得业务管理与档案管理进行互动, 同时, 实时反映员工的业务状态, 提高档案的管理效率, 从而提高管理者的业务处理能力。
数据的输入与输出是系统使用及性能的重要体现, 达到合理便捷的数据输入, 系统采集足够的信息资源, 有效地数据输出, 展现系统的处理结果, 以实现系统的信息化目标。这要求系统必须能够实现输入的正确性、规范性、合理性和便利性, 也保证输出的数据丰富、便捷, 具有人性化。
人力资源管理信息化建设不是一朝一夕的事, 也不是一次就能完成的, 而是需要单位结合行业发展战略, 统筹安排、分步实施、逐步完善。单位不仅要从整体上考察人力资源管理信息化的实施步骤, 还要科学地细分到人力资源管理信息化实现过程中的每一步, 对各个工作环节加以规划。
所谓e-HR, 即电子人力资源管理, 是基于先进的信息和互联网技术的全新人力资源管理模式, 它可以降低成本、提高效率、改进员工服务模式。实施这一新的程序系统需要考虑诸多因素, 比如单位内部原有的管理制度、员工的素质、企业文化等内部因素, 以及外部大环境的多种因素, 都可能影响到人力资源管理系统的运行。持续不断的修正管理制度和管理流程, 使得系统本身和运行的内外部环境相匹配, 这样才能使新型的管理模式得以顺利推行。
单位应当充分利用内外部资源。一方面, 单位应当向人力资源管理信息化水平高的企业学习, 借鉴他人成熟的经验, 有效地实现信息共享。另一方面, 单位需要加强对员工的培训, 培养员工的学习意识和学习能力, 形成学习型组织模式。
单位在人力资源管理信息系统的实施过程中应当管理好相关信息, 做好备份, 预防紧急情况的处理。避免问题出现时仓促应对, 耽误人力资源管理信息化的进程。首先, 数据保护的重要性。为了更好地保护数据库和应用系统的安全, 信息管理人员应认识数据库安全的重要性, 按照数据库系统的安全要求, 确定合理的安全策略。其次, 数据保护策略。数据库主要的安全是数据库的完整性、可靠性、保密性、可用性。其中完整性包括物理完整性、逻辑完整性和元素完整性;保密性要求包括访问控制、用户认证、审计跟踪、数据加密等内容。最后, 设立用户管理及权限控制功能。权限控制贯穿在整个系统运行过程当中, 单位设立人力资源管理系统的权限管理是非常必要的。因为员工的基本信息数据, 包括考勤、工作考评等信息都不是一般工作人员可以随意添加和改动的, 只有人力资源主管才能做这样的工作。
总之, 运用现代化人力资源管理系统, 很多工作都可以细化、量化, 从而公平、公正地评估单位员工的实际情况, 提高员工的满意度。同时, 运用信息化管理工具, 管理者可以从简单的考核模式变为多角度的衡量评价, 为单位人才的综合考核发挥积极的作用, 帮助单位留住核心人才。
摘要：随着时代的进步, 信息化管理已成为人力资源发展趋势。企事业单位 (以下简称单位) 人力资源信息化管理是通过引入电子人力资源管理系统, 为单位收集相关业务所需要的人才信息, 包括人力资源规划、人才招聘、人才培训、薪酬绩效、员工关系等等人事信息。人力资源信息化管理是为单位吸收、留住人才提供服务的有效途径, 同时, 可优化人力资源管理流程, 改善人力资源部门的服务质量, 从而为决策者提供正确的决策依据, 进一步帮助单位实现战略性人力资源管理的转变, 推动单位的发展。
关键词：企事业单位,人力资源,信息化管理
[1] 洪玫.人力资源信息化管理[M].中国发展出版社, 2006.
[2] 赵艳龙.基于WEB在政府人力资源管理系统的分析与设计[J].科学咨询:决策管理, 2010 (3) .
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