机关法定公文文种的选择与甄别
摘要：公文文种的选择与甄别事关党和国家方针政策的贯彻实施与实际问题的切实解决。首先从弄清内涵、明确目的、分清关系、考虑权限四个方面阐明正确选择文种的基本要求，然后全面细致地分析了公文实践中容易混淆的相近、相似文种，并提出了对文种易于甄别的多种途径。
关键词：公文文种;公文实践;选择与甄别
引言
机关法定公文是党政机关、团体、企事业单位在处理公务过程中按照规定程序办理并在法定的范围内使用的，具有法定效力和规范体式的文书，专指中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种机关公文和国务院办公厅2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。一般分为领导指导性公文、呈报性公文、公布性公文、商洽性公文、兼容性公文五类。
在实际工作中，有许多公文常常因名称相近或部分内涵相似而乱用、错用，造成工作中不必要的失误。为了依法行文，确保公务文书起到联系公务、明法传令、宣传教育的作用，切实解决工作中的实际问题，正确选择文种与甄别相近文种就显得十分重要。
一、正确选择文种
文种的正确选择，一般应从弄清内涵、明确目的、分清关系、考虑权限四个方面加以考虑。
(一)弄清内涵。是指公文作者在行文前必须对《办法》和《条例》中所规定文种的具体内涵与适用范围清晰如目，做到成竹在胸。非《办法》与《条例》规定的文种不能选用，《办法》与《条例》规定的文种应正确选用。
(二)明确目的。行文旨在解决工作中的实际问题，有与之相适应的文种;而文种有其特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。比如同样是向上级呈报，汇报工作、反映情况用报告，请求上级解决困难、明确指示用请示;同样是向有关部门申请审批事项，向上级行文用请示，向平级主管部门行文用请批函;同样是知晓事务，受文对象为具有隶属关系的下级用事项性通知，若欲让尽量多的人知道则用通告;同样是奖惩有关人员，重在把结果公之于众应用决定，重在教育读者则用通报。因此，明确行文目的与要求，有益于正确选择文种，对症下药。
(三)分清关系。是指分清作者与主要受文者的隶属与非隶属(包含平级与不平级)关系，这个问题至关重要。
所谓隶属关系，是指同一垂直组织系统中的上下级政府或职能部门的直接关系。如：国务院—省政府—市政府—县政府;国家公安部—省公安厅—市公安局—区、乡派出所。具有隶属关系的机关之间，向上级行文，选用呈报性公文;向下级行文，选用领导指导性公文。
所谓非隶属关系，是指不相隶属单位之间的关系，包括平级与不平级单位。如：市教委与市人事局，省教育厅与市公安局。前者平级，后者不平级，但都没有隶属关系。非隶属关系的机关之间行文，只能用商洽性公文。
(四)考虑权限。包含两层意思：一是机关是否有某种文种的使用权。因为公文都有法定的作者，某些公文更有明确的作者权限规定，无权使用就不能使用。比如命令，通常由国务院、全国人大常委会和国家主席、总理、人大常委会委员长署名发布，也可由省一级人民政府使用，其他机关显然无权使用。二是事务该谁处理的问题，不考虑此点，便很难达到行文目的，造成工作失误。比如学校职工违纪，该由教育部门进行处理，公安部门却擅自插手，行文实施拘留，这显然是越俎代庖、违法行文。
二、正确甄别相近文种
选择文种，是就文种的具体内涵与适用范围、行文目的与要求、作者与主要受文者的隶属与非隶属关系、作者的权限等方面加以规范;甄别文种，是从相近、相似文种的相互比较中找出区别，目的都是为了正确使用文种。下面择其要而甄别。
(一)嘉奖决定与嘉奖命令。命令是领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的公文，决定是领导机关对重大事项或者重大行动作出安排或决策时所使用的一种公文，二者皆可嘉奖有关单位、人员，但区别很明显，主要体现在发文机关、写作要求和内容范围的不同上。决定是党政共用公文，无发文机关的级别限制，写作比较具体，要交代事项的执行要求及标准等，既可以是影响范围较广的重大事项，也可以是机关内部的重大事项;而命令是行政公文，至少是县以上人民政府使用，通常是省以上人民政府和国家及国家领导人使用，写作较为概括，主要体现发文者的权力意志，通常是省以上范围的重大事项。命令比决定更具权威性和强制性。
(二)表彰、批评性通报与奖惩决定。通报与决定都适用于奖惩有关单位和人员，但应清楚二者在发文机关、主送机关、发文目的和具体写法上是不同的。决定的发文机关级别相对较高，是奖惩对象的间接上级机关，没有主送机关，重在行政奖惩有关单位和人员，把结果公之于众;而通报发文机关级相对较低，是奖惩对象的直接上级机关，有明确的主送机关，重在精神鼓励有关单位和人员，教育广大读者。
(三)决定和决议。决定与决议都是领导机关对重大事项或者重大行动进行决策、安排或部署的领导指导性公文、下行文。内涵相近，名称仅一字之差，比较容易混淆。二者的区别表现在制文机关、制发程序、署名署时、发文目的和内容性质等方面。决定是党、政共用公文，任何机关都可使用;是领导机关在职权范围内对工作作出的决策与安排，可通过会议讨论或经过领导研究作出，多半以机关名义发布;可在标题下(会议通过)或正文后(领导研究)签署。而决议是党内公文，只限全体会议或代表会议;必须经过有一定权力的会议讨论表决通过，并要求贯彻执行的事项，只能以会议名义发布;在标题下签署。
同样是会议讨论通过，为什么有的要用决定，有的要用决议呢?关键区别就在于发文目的和内容性质的不同。决议具有“认可性”，指表决后的意见或结论，表示“议过了应该怎样”;决定具有“施行性”，指经过考虑或研究或会议表决后怎样去做的具体事项或行动，表示“定下来去施行”。
(四)公告与通告。公告是向国内外宣布重要事项或法定事项，通告是在一定范围内告知应当遵守或周知的事项，二者皆公布性公文。实际工作常常将通告错用为公告。二者的不同表现在内容范围、发文机关、发送对象和发布方式上。公告的内容具有重大性，一般是向国内外宣布具有重大影响的事情才用公告;通常由省以上较高级别机关制发，向国内外有关方面、法定有关方面发布，范围较广;可用文件、报刊登载、广播等形式发布。通告的内容带有局部性，多是有关工作的具体事项，与公告相比，就不那么重要了;除强制性通告外，任何机关都可制发，向一定范围内的人员或机关单位发布，有范围的限制性,可用文件、登报或张贴的形式发布，主要是张贴。
(五)事务性通知与通告。事务性通知与通告的区别表现在公文类别、主送机关、受文对象、隶属关系、公文发送方式、要求程度等方面。事务性通知是领导指导性公文，主送机关明确，受文对象指机关单位，发文机关与受文机关有直接的隶属关系，按隶属关系逐级下发，受文对象必须遵守执行或限期办理;通告是公布性公文，无主送机关。受文对象主要指个体之人，发文机关与受文对象没有隶属关系，无逐级下发的要求，受文对象只需知道并遵守。
(六)请示与报告。请示与报告因其向直接上级呈报的共同特点使得在工作中频繁错用，主要是错将请示用作报告。二者的区别表现在行文前提条件、行文时间、主送机关、行文目的、处理方式、内容侧重点、写法等方面。请示是只有当遇上无权、无能解决的工作事项且需要上级批准，或对问题、政策认识不清且需要上级答复时才用;必须在事前行文;只能有唯一的主送机关;旨在请求上级批准、批示;需批复，属办件;侧重说明理由与要求;只能一事一请，内容单一，容量较小。而报告则无请示一般的行文前提条件;事前、事中、事后行文皆可;有时可以有多个主送机关(如重大灾情、疫情等);旨在向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问等;除建议报告外，一般不需批复，属阅件;侧重陈述情况与意见;除综合报告外，也应一事一报，内容详尽具体，容量较大，报告中不能夹带请示事项。
(七)批复与复函。批复与复函皆是对来文的回复，其区别表现在公文类别、隶属关系、行文方向、针对性、写法要求等方面。批复是领导指导性公文，与受文对象有直接的上下级隶属关系，下行文，只针对请示回复，一文一事;复函是商洽性公文，与受文对象没有隶属关系，平行文，针对询问、商洽，请批函回复，有时可一文数事。
(八)请批函与请示。请批函与请示因其请求审批事项的共同特点而造成十分普遍的错用、乱用现象，其区别表现在公文类别、隶属关系、行文方向、回复的文件等方面。请批函属商洽性公文，与受文对象没有隶属关系，平行文，回复公文只能是复函;请示属呈报性公文，与受文对象有直接的上下级隶属关系，上行文，回复公文只能是批复。
(九)会议纪要与决议。会议纪要与决议都是会议产生的公文，其区别在于适用范围、内容的重要程度、成文条件、文件议题及作用对象、内容写法等方面。会议纪要是党政共用公文;纪要的事情有大有小，适用于各种会议;根据会议内容概括形成;不要求征得各方同意;会议纪要可以有多个议题，一般只对与会者有约束力;包括“基本情况”、“主要精神”、“议定事项”等。决议是党内公文;决议的内容一般都比较重大，代表大会或全体会议才用;决议的内容要经过讨论通过才能成文;决议的内容通常较单一，约束范围宽泛;只就会议议定事项而写。
(十)指示和意见。针对普遍性问题提出见解的指示和下行意见是十分相近的，其区别表现在适用机关、行文方向、发送方式、内容写法等方面。指示是党内公文，下行文，由上级机关直接下达给下级机关，既可针对带普遍性的问题发表见解，也可就某些具体事项作出指导;意见是党政公用公文，上、下行皆可，通常对带普遍性的问题发表见解。
结语
依法正确选择文种与正确甄别相近文种，都将对正确使用文种，避免工作失误，解决实际问题，达到行文的预期目的和要求产生十分重要的意义。
作者：林阳地
1.通报的概念
通报是国家机关、社会团体、企事业单位表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况所使用的一种下行公文。通报属于指导性主动下行文体，常用于表扬好人好事，批评错误的人和事，传达重要情况和工作中的经验教训，借以教育有关工作人员，改进工作。特别是对于某些影响巨大、后果严重、教训深刻的事件的处理，更常用通报的方式，为的是教育全体人员，引以为戒，防止再发生类似事件。通报不仅要反映事件本身的性质、发生经过和处理结果，而且要着眼于未来，提出预防性的措施和意见。对于所通报的事实，不论是批评还是表扬，都要认真核对，如实反映，不能夸大或缩小，用词要有分寸。因此，通报是对收文单位和相关人员有一定约束力的内部公文。
通报的作用如下：
(1)互通情况，沟通信息，使有关单位或组织了解工作进程，安排好自己的工作。
(2)学习先进的典型经验，指导和推进工作。
(3)吸取他人教训，警惕类似问题发生。
2.通报的种类
根据内容的性质，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三种。
3.通报的结构
通报的结构分标题、正文、署名和日期三部分。
(1)标题。大致有四种类型：一是由发文机关的名称、事由和文种组成;二是由事由和文种组成;三是由发
文机关和文种组成;四是只由文种“通报”作标题。
(2)正文。是通报主体部分。因通报种类不同，写法也就不同。
通报属于指导性主动下行文体，常用于表扬好人好事，批评错误的人和事，传达重要情况和工作中的经验教训，借以教育有关工作人员，改进工作。特别是对于某些影响巨大、后果严重、教训深刻的事件的处理，更常用通报的方式，为的是教育全体人员，引以为戒，防止再发生类似事件。通报不仅要反映事件本身的性质、发生经过和处理结果，而且要着眼于未来，提出预防性的措施和意见。对于所通报的事实，不论是批评还是表扬，都要认真核对，如实反映，不能夸大或缩小，用词要有分寸。因此，通报是对收文单位和相关人员有一定约束力的内部公文。
4.通报的实例
<表彰性通报>实例
××市××公司
关于××同志自觉抵制不正之风的通报各直属单位：
当前，经济体制改革正在深入，形势很好。但在改革的新形势下，也出现了一些新的不正之风。在这种新的不
正之风面前，许多党员、干部和群众都能保持清醒的头脑。现将×××同志抵制不正之风的先进事迹通报表扬。
×××同志原是×××批发部业务组外供员，现年63岁，于去年三月退休回聘。多年以来，他在外供接待工作
中，自觉按照党员标准严于律己，坚持做到勤勤恳恳干工作，一心一意为集体，始终如一不偏向，不正之风刮
不倒。被职工群众赞誉为“攻不破的铁门”。去年三月，×××同志按政策规定退休。不少好心的客户得知他
退休了，都主动热情地给他介绍工作，请他当顾问，有的答应一周只要去一两次，工资最少一百元。开始×××
同志思想上也有过波动，心想自己退休了，政策也允许，收入也不少，出去工作也可以。但转念一想，眼下本
单位工作需要我，我不能为了个人得利而影响单位工作。我是共产党员，我要跟党走，不能为钱跑。钱多可以
使人振奋精神，也可使人消磨斗志，我要发挥余热，为本单位多出力。他说：“我人退休，共产党员本色不能
退;情况变，为人民服务的思想不能变。”于是他一一谢绝了客户的聘请，始终坚守在本职岗位上。
随着城市经济体制改革形势的深入发展，对内搞活经济，对外开放政策的进一步落实，出现了市场活跃，经济
繁荣的大好景象，但由此也带来一些新的问题。到批发部进货的市内外国营、集体、个体客户日益增多，有些
客户为了争购到市场急需的紧俏商品，采取各种方法拉关系、送人情，甚至行贿等，干扰了批发工作的正常进
行。面对这种情况，×××同志看在眼里，急在心上。他清楚地认识到，改革形势虽好，但不能低估新的不正
之风蔓延的严重性和危害性。作为一个共产党员，应该忠于职守，廉洁奉公，不管情况如何变，为人民服务的
宗旨不能变。工作中，×××同志经常遇到“好心”的客户主动送给他土特产、日用工业品的事。为了送给他，
有的塞条子请吃饭，有的从邮局寄，有的询问家庭地址等，对待这些情况，×××同志一是坚决拒绝，二是耐
心说服，三是不随波逐流，坚持做到眼不红、心不动、手不痒、嘴不馋。他给自己提出了工作中不吸客户一支
烟，不吃客户一粒糖，不收客户一份礼，不托客户买物品，对待客户不搞厚此薄彼，客户问家庭地址不讲，客
户请吃饭不去，客户送东西不要的严格要求。今年春节前一位安徽客户给他带来××斤花生米、×斤麻油，要
以低价卖给他，被××同志婉言谢绝。又有一次，一位客户受厂领导委托，专程送来×只鸡、×斤鱼，×××
坚持不收。去年七八月，××县百货公司的客户和领导来采购商品，两次设宴招持，再三请××同志赴宴，他
都谢绝了。
×××同志不仅自己言行一致，而且更重要的是注意搞好传帮带，他热情耐心地给小组同志传思想、帮业务、
带作风，使小组政治空气浓厚，不少同志学习“铁门”精神，对待顾客一视同仁，不徇私情，不收礼，不受请，
新人新事不断涌现。我们号召全体党员和干部，向×××同志学习，在新形势下要真正做到有理想，守纪律，
拒腐蚀，永不沾，自觉抵制不正之风，以保证经济工作和体制改革顺利进行。
(印章)
一九××年×月×日
<情况通报>实例
×县广渝高速公路筹资工作情况通报
我县的广渝高速公路筹资工作，在县委、县政府的领导下，在县人大、县政协的大力支持下，按照地委、行署
的要求，行动快、效果好，截止12月11日为止，全县45个乡镇已有10个乡镇完成95年农民两项集资任务。兴坪
镇率先完成任务。从全县总的情况来看，广渝高速公路筹资工作有三大特点：一是宣传发动声势浩大，思想动
员广泛深入。二是责任明确、措施得力。三是领导带头，率先垂范。但是，这项工作发展还很不平衡，少数乡
镇进展迟缓，个别乡镇现在还是零。为此县委、县府要求各地进一步抓紧、抓好以下几个方面的工作。
一、各乡镇要进一步搞好宣传发动工作，为今年的筹资工作打下坚实的基础。同时要把工作中出现的问题和矛
盾解决在基层，确保筹资工作的顺利开展。
二、各乡镇要加快工作进度。目前，全县的筹资工作时间紧迫，任务差距还很大，各地一定要按县委、县府的
求千方百计的完成下达任务，特别是任务完成较差的乡镇，要加大领导力度和工作力度，不得拖全县的后腿。
筹资款必须及时上缴县上。
三、要严格按照县府(××)188号文件规定，该块块负责的要坚决收起来，该条条负责的要加强领导，积极
支持。不得互相推诿、扯皮而影响筹资工作，各相关部门要紧密配合，粮食、金融部门一定要各负其责以保证
粮食及时入库，资金及时到位。
附各乡镇××年农民完成情况排位表。(略)
××县广渝高速公路筹资办公室
一九××年××月××日
报：地区筹资办、县委、县人大、县府、政协。
通报
通报自由灵活，没有诸多限制，上下左右之间都可交流情况，使用频率颇大，掌握通报的写作规律十分必要。
[文体概念]
通报是在一定范围内，通过典型事例，表扬好人好事，批评缺点错误，传达重要情况时所使用的一个公文文种。
[使用范围]
通报的使用范围较广。从内容上看，可以表彰先进，也可以批评落后;可以沟通重要情况，也可以传播典型经验。从走向上看，可以对下，也可以对上;左邻右舍之间也可以通气。从形式上看，可以单一反映，也可以综合反映。
[分类情况]
通报的分类因标准不同，可以有多种分法。从内容上分，大体可分三种：一是表彰好人好事的表扬性通报。从形式上分，可分为专题性通报和综合性通报。从发文通报方式上看，有直接通报和转发通报。最常用的是第一种分类法。
[主要特点]
通报的主要特点是有典型性、时间性和周知性。就是说通报所报道的事件，不论是正面的或反面的，它必须具有一定典型意义，并不是所有的好人好事和错误情况都可以写通报的。选取通报的典型材料十分重要，通报了先进典型人物，可以起到"拨亮一盏灯，照亮一大片"的作用;公布了一个反面典型，可以达到警戒大多数的作用。写通报不抓典型不行，同时忽视了及时性也不行。只有迅速及时地将正反面典型报道出来，让人们学习或引以为戒，才能起到应有作用。所以通报应注意适时而发。所谓周知性，就是说通报要有一定发放面，要使更多的群众知道，发挥其正反面教材的作用。
通报同通知不同。一般地讲，通知是告知某些单位干什么和怎样干，而通报是通过典型事实教育群众。通报与通告也不同。通告是让一定范围的人们知道应该知道的事情，知道什么事情允许做，什么事情不允许做，而且它是在报刊上公开发表的公文。而通报是通过典型事例教育群众的内部文件，两者在目的和手段上都是不同的。
通报中的表扬性通报同决定中的表扬先进人物的决定，无论就目的和写法上都十分相似。不同之处在于：用决定这一文种表扬先进人物，其人物的先进事迹更突出、更典型、更有教育意义，一般是在一定范围内树立的先进典型。而通报中的表扬性通报，可以对一个人一个集体的一件或某些先进事迹进行表扬，其要求不必太高。只要是有一点或几点值得人们学习的地方就可以了。
[篇章结构]
通报的结构大体有标题、主送单位、正文和落款几部分组成。
标题。有公文规范标题法，如《国务院办公厅关于江苏省吴江县红星玻璃厂擅自制作和出售国徽的通报》。也有事由加文种的标题法，如《关于纠正省政府机关建房分房中不正之风的情况通报》。还有只写"通报"二字的。
主送单位。一般通报都有主送单位，少数普发性通报，可以不写主送单位。
正文。正文一般由四部分组成。一是引言部分。主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。通常写："现将xx通报给你们，望从中吸取教训，引以为戒。"这是批评通报的引言。表扬性通报的引言是"特将xx通报表扬，望各单位组织学习"。
二是事实部分。表扬性通报写先进事迹。批评性通报写错误事实。写作时应注意的问题是，既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练。
三是分析及处理部分。对先进事迹的先进性，或错误事实的本质，进行恰如其分地分析，有的还分析做出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见;表扬性通报写给予精神或物资奖励的决定，批评性通报写出处分决定。
四是号召或要求部分。根据通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标奋斗。
[例文简析]
例文一
关于王xx等四人在社会上进行违法活动
被处理的通报
xxxx保字[87]第3号
全厂各单位：
今年2月份，全厂有4名青工因在社会上进行流氓、扒窃等违法活动，先后被公安机关收容审查和处以行政拘留。这4名青工年龄在18岁至20岁之间，均是1983年9月以后入厂的，其中3名是全民合同工。现将他们的违法事实及处理情况通报全厂，望各单位认真传达到全体职工。
王xx等4人违法事实及处理情况
1、王xx、男、20岁、1986年x月入厂，现系x号车间集体工人，1981年因盗窃被拘留一次，1983年因强奸犯罪被判刑3年。
x月xx日上午11时许，王xx窜至207路公共汽车，乘人多拥挤之机，将一乘客衣兜内人民币xx元掏出，被当场抓获，xx市公安局将其收容审查。
2、蒋xx、男、20岁、1986年x月入厂，现系x号车间全民合同工。1983年1月和6月因扒窃被拘留、收审各一次，1983年10月因流氓被劳动教养3年。
x月xx日下午，蒋xx窜至铁西区工人村副食商店内，将一顾客衣兜内人民币xx元掏出，被当场抓获。xx区公安分局依照《治安管理处罚条例》第23条规定，对其给予行政拘留15天，罚款100元的处罚。
3、张xx、男、18岁、1986年xx月入厂，现系xx号车间全民合同工。
童x、男、18岁、1986年xx月入厂，现系xx车间全民合同工。
x月xx日晚19许，张xx同童x在xx广场附近对一女青年故意进行挑逗，并尾随追堵，后被正在巡逻的公安民警当场抓获。xx区公安分局依照《治安管理处罚条例》第19条规定，对张、童二人分别处以行政拘留15天。
王xx等4人无视国家法纪，在光天化日之下进行流氓、扒窃等违法活动，扰乱了社会治安。据此，他们受到公安机关的处罚完全是咎由自取，也是他们不遵纪守法的必然结果。全厂广大职工特别是青年职工，要从王xx等4人因违法活动被处理中吸取深刻教训，要认真学习，自觉遵守国家法律。在工厂里做文明职工，在社会上做文明公民。
为了吸取教训，堵塞漏洞，切实降低职工违法犯罪率，要求各单位：
第一，接此通知后，要结合本单位的实际情况，有针对性地进一步加强对职工的纪律、道德法制教育。
第二，要加强对青年职工，特别是近年来新入厂职工的了解，对有前科的劣迹人员，要采取有效措施，切实加强对他们的帮教工作，从而降低职工违法犯罪率。
第三，认真整顿劳动纪律，加强管理，对经常违纪又经教不改的要给予必要的行政处分，对违反治安管理、触犯法律的要报请公安机关依法惩处。
xx市第x机床厂保卫处
1987年x月x日(公章)
这是一份通报错误的综合性通报，该通报的正文由前言、主体和结语三部分组成。前言中概述了4名青工的自然情况、错误性质和处理情况，并以习惯用语承前启后。主体部分通报了该4名青工的违法事实及处理情况。结语中对全厂职工提出了具体要求。这份通报写得较为规范，可作为学习写此类通报的借鉴。
例文二
中共xx市xx公司委员会
关于我公司职工在工作中吃请问题的通报
各单位党委(总支)：
我公司职工在工作中吃请的问题，经公司党委组织调查，己经核实，正在严肃进行处理。为吸取深刻教训，特通报如下：
今年xx月x日到xx日，我公司职工三次xx人次在建设单位吃请，其中有公司基建科xxx同志。利用工作之便参加吃请，不仅直接违犯了职工服务守则和服务纪律，尤其是在中央三令五申，狠刹吃喝风，全面整党己经开始的情况下，出现此类问题，其性质是严重的，应该引起高度重视。
我公司职工在工作中吃请问题的出现，说明我们的职工思想政治工作还存在薄弱环节。有些职工在思想上还没有真正牢固地树立起全心全意为用户服务的观点，还缺乏严格遵守各项纪律和有关规定的自觉性，一些党员、干部没有带好头，领好班、把好关，以致发生利用工作之便参加吃请的不正之风，损害了党的威信，影响全公司广大职工在全市人民中的信誉，这个教训是非常深刻的。
为杜绝类似问题再次发生，经党委研究决定：
一、参加吃请的干部、职工都要做出深刻检查。党员除在所在班组、科室检查外，还要在支部党员大会上检查。对基建科xxx同志，要视检查情况和态度酌情予以纪律处分。
二、参加吃请的同志，按照建设单位提供的钱、粮数全部通赔，并由公司领导登门道歉。
三、参加吃请的干部免发x个月的奖金，有关工人的奖金也酌减。
公司党委要求，各级党组织、全体党员都要以此为当前联系实际学习《整党决定》的一个重要内容，把坚决刹住吃喝风，提高到自觉维护党的优良传统、促进党风尽快好转的高度来认识，真正做到"求人不请吃、人求不吃请"，坚决刹住利用工作之便卡用户、吃用户的歪风。
19xx年xx月xx日
这份通报同例文一基本上属于一个类型，也属通报错误的通报。但在写法上有些不同，主要是它的主体部分，不仅写出了错误事实，而且对错误性质、原因和结果，进行了具体分析，这些分析是必要的，也是比较中肯的。有了这种分析，便于总结教训，改正错误。所以，这份通报比例文一写得深刻一些。
这份通报同前份相比较，其前言和结语的写法大体相似。
例文三
中共xx区委员会关于表彰
王xx同志不畏强暴、勇斗走私犯事迹的通报
x委(1982)14号
全区各级党组织：
共产党员王xx同志是我区工商管理所青年检查员。1982年2月21日清晨，他在对一辆长途车例行检查任务时，查获走私犯罪分子张xx走私黄金8两2钱。在押送途中，张先以夫民币300元妄图贿赂王xx同志，被王xx同志严词拒绝后，就凶相毕露，拔刀行凶，刺伤王xx同志脸部、胸部。王xx同志身负重伤，但他临危不惧，英勇地与张犯搏斗，在群众协助下，终于将张犯抓获。
王xx同志今年26岁，参加工作4年多，机智地战斗在缉私岗位上，先后破获各种走私案件十多起，连续4年被评为区先进工作者。
鉴于王xx同志一贯表现突出，在关键时刻又经受了严峻考验，特予以通报表扬。希望各级党组织发动党员和广大青年，学习王xx同志为维护党和人民利益，不畏强暴，坚决同违法犯罪分子作斗争的英勇事迹;学习他热爱本职工作，出色地完成党交给的艰巨任务的高尚品质，在党的十一届三中全会路线指引下，为四化建设作出更大贡献!
19xx年x月xx日(公章)
这是一份表扬性通报。写得较为规范。
标题采用公文规范标题法，事由突出，虽然较长，但是必要，如果改为"关于表彰王xx同志先进事迹的通报"，就有些一般化了。
标题的右下角注明发文号，符合白头文件要求。
主送单位写"全区各级党组织"也可以，因为是区委发的通报，应该往党的系统发送，此通报普发面较大，这样笼统写主送单位无可非议。
正文分三个自然段。第一段写被表扬人的主要事迹;第二段写他的平时表现;第三段写表扬决定和发出号召。
落款处注明发文时间，加盖了公章。
这篇通报写得通俗易懂，文字流畅，对初学写作者有参考价值。
例文四
关于一起严重责任事故的情况通报
最近期间，我厂生产部门忽视安全的现象又有所滋长，以致继木工车间失火事故之后，又发生一起严重责任事故。
一九xx年x月x日下午三时半，我厂生产管理处设备科设备他库工人王xx、张xx两同志，用三吨的铲车运送仪器设备，由王xx驾驶铲车，张xx则站在铲车前面的两根铲条上扶住仪器，行驶到xx车间，因前有一辆卡车卸货挡道，王即掉头向来路开去，铲车大转弯掉头时行驶过速，由于离心力作用，将张连同仪器甩出车外，张xx当场昏迷。经送医院急救，医生诊断为脑出血，并于当日施行脑部手术。护理至x月20日出院，目前情况尚可。价值数千元的精密仪器己严重损坏，一时难于修复。
这次严重事故的发生，是由于没有严格贯彻执行安全操作制度的结果，除由生产管理处在有关部门进行安全生产教育外，特根据厂长指示通报全厂。希生产、科研、后勤、基建等部门吸取教训，认真检查本部门的不安全因素，制定切实的安全措施，防止再有类似事件发生。
厂长办公室
19xx年x月x日
这是一篇情况通报。也是一篇内部通报。将厂内发生的严重责任事故，及时用通报告知全厂职工，可以起到警戒作用。该通报的正文，起笔就把忽视安全的现象又有所滋长的情况告诉职工，并举出两例证明，这不仅可以震动人们引起注意，尤其增加了这次责任事故的份量。所以该通报的前言写得较好。接着用了一大段篇幅较为详细地叙述了该责任事故的全过程，写得虽然过细了一些，但与方该通报的主题有直接关系，惟有如此写，才可以引起人们对安全工作的注意。如果写批评性通报就可以粗略一些。最后一段写责任事故发生的原因和对今
后的希望、要求。因为是情况通报，没有突出处理意见，只是一笔带过。
[文病问诊]
写通报常出现的毛病是语体感不强，主要表现在通报事实，特别是写表扬性的通报叙述先进事迹时，往往运用用通讯笔法，过多地描写事件过程，甚至象写文学作品那样描写，结果造成了文字繁琐，语体感不强。
另外，有的通报前后重复，语言不精练，也有小题大作的倾向，即事实本身容量较小，而写要求与号召时，却生拉硬扯，无限拔高，这是应该注意的。
有请示必有批复。一些大公司、大企业和联合体，往往领导层次较多，中下级机关经常向上级机关请示工作，这样上级机关就需要给予批复。
[文体概念]
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的公文。它与指示不同：指示是上级机关主动行文，指示下级机关和企事业单位做什么事情;批复是上级机关被动行文，对下级机关请示的问题作答复，指示下级机关应该如何做。它与批示也不同：批示的使用面较宽，上级看到一些材料或文件做。它与批示也不同：批示的使用面较宽，上级看到一些材料或文件，认为带有普遍性，就可以写批语下发，下发的范围也较广。批复的使用面较窄，只是根据请示的问题作答复，它与复函很近似，尤其是在写法上基本相同。不同之处在于：复函一般不具备行政约束力，也不一定是上下级论文;批复则是上级对下级行文，具有较强的约束力。有时被请示的单位对某个问题不好回答，便责成其下属部门代为答复，这种情况应注明：“受xx委托”或“经xx同意”的字样。
[使用范围]
在企业机关中，批复的使用范围很广。它的使用范围与请示相对应，换句话说，请示有多大的使用范围，批复就有多大的使用范围。
[分类情况]
批复大体可分两种类型：一是阐释政策的批复;二是批准下级无权决定的问题的批复。前者如《财政部、轻工部关于卤井更新资金问题的批复》就带有很强的政策性。后者如《国务院关于同意辽宁省调整锦州市与锦西县行政区域界线给辽宁省人民政府的批复》
[主要特点]
批复的主要特点是针对性、及时性和指示性。批复是针对下级机关的请示而写的，下级请示什么问题，上级就批复什么问题，不能离开所请示的问题谈及其它，所答非所问;也不能含糊其辞、模棱两可，同意就是同意，不同意就是不同意。所以，它是公文针对性最强的一个文种。
及时性是批复的另一个特点。批复请示件应当十分及时，因为下级有问题解决不了或无权解决，才向上级请示，有时所请示的问题非常紧迫，所以上级批复请示件要讲究及时性，否则就要误事。如果对请示的问题实在没有时间研究，应该先去函电告知请示单位，否则长期拖压，不予批复，超过一定时限，下级就会认为默许了。这将会给工作带来被动局面。
所谓指示性，就是说上级对下级请示的批复，有一定权威性，下级必须照办，不允许顶着不办，这是民主集中制原则在公文处理中的反映。批复这种文种的指示性或指导性是比较突出的。
[篇章结构]
批复的篇章结构可分标题、主送单位、正文和落款四部分。
标题。批复的标题大体有两种标法：一是公文规范标题法，如《中共中央对〈关于在职工中开展读书活动的报告〉的批复》。二是由五种成分组成的标题，如《国务关于同意辽宁省调整锦州市与锦西县行政区域界线给辽宁省人民政府的批复》。该类标题由发文机关名称，批复意见，事由，受文机关名称和文种这五个成分组成。这类标题虽然复杂，但表述清楚、严密。如果标题中不写受文机关名称，通常在公文主送单位处(即标题的左下方、正文之前)写明受文机关名称。或者在标题下方写明发文年月日和对某机关的批复字样，并用括号括上。
主送机关。标题中有受文机关(即主送机关)的，可以不写，或者在标题下括号内标明者也可以不写，否则要写主送机关。
正文。批复的正文一般由三部分组成。一是批复依据，或叫告知情况。写“x年x月x日请示收悉”，或“x发[19xx]x号请示收悉”等文字，告知请示单位发来的请示件收到了。有的还写“研究，现批复如下”。这就构成了批复的依据，即针对某请示件作出答复。二是批复如下内容。即对请示的问题表明态度，同意或不同意，批准或不批准。如果有的同意，有的不同意，要分别讲清楚。如果对请示的问题不同意，一般应写明不同意的理由。有的因情况不明，决心难下，也可以写“暂不予批复”，但一定要用电话或函件告知对方。批复内容一定要写得明确、具体、准确，不可含糊其辞。三是结语。一般用“此复”、“特此批复”作结语。有的批复的正文，还写几句希望、要求之类的话。
[例文简析]
例文一
财政部、轻工部关于卤井更新资金问题的批复
xx省财政局、xx省盐务局：
财政局xx号、盐务局xx号请示收悉。
一、为了维持x盐简单再生产，充分发挥老企业的潜力，同意按照盐的产量提取卤井更新资金，提取标准暂按每吨盐x元x角，自19xx年1月1日开始执行。按固定资产(注：盐井除外)计算和提取的基本折旧基金仍按统一规定办理。
二、按照产量提取的卤井更新资金，必须用于打更新卤井，做到专款专用。不得用上述资金搞基本建设项目的卤井工程，凡属新增生产能力的，应由基本建设投资安排。
三、所需材料、设备请报xx省计委统筹按排。
四、原则同意你们所拟定的暂行办法，请你们根据上述要求修订，并报两部核备。
希切实地管好用好这笔资金，发挥这笔资金的作用，注意总结经验，以不断改进这项工作。
此复
19xx年x月x日
这是一篇写得比较规范的批复。
标题采用规范公文标题法，由发文机关、事由和文种三部分组成。因为标题中没有写受文单位，故另起行顶格按一般公文写上了主送单位。
其正文有批复依据，告知了“财政局xx号、盐务局xx号请收示悉”。有批复内容，共分四条，皆表述明白，条理清晰，准确具体。有希望和注意的问题，表示领导机关对此问题的关注。最后以“此复”结束了全文。在落款处写明了发文日期。此批复是带有政策性的批复。
例文二
国务院关于同意辽宁省
调整锦州市与锦西县行政区域界线
给辽宁省人民政府的批复
1982年8月13日(82)国函字168号
1982年2月21日请示悉。同意你省将锦西县的南票镇和沙锅屯公社合并改设为南票区;葫芦岛镇和稻池公社的稻池、玉皇阁、齐家屯、毛家屯、茨山、南荒地、跃进8个生产队以及先锋、望海寺和渔业队合并改设为葫芦岛区，均划归锦州市领导。
这篇批复更有典型性。它属于答复下级无权决定的问题一类批复。此批复的标题由五个成分构成。标题之下注明发文日期，标出了发文号。发文号，有的用年代号、机关代号和顺序号的排列顺序表示，此批复就是如此。这里同我们在“概述”中讲的略有不同。
此批复的正文因比较简单，采用了一段到底的写法。但批复依据和批复内容都有。第一句话告知情况，第二句话是批复内容。态度明朗，表述清楚。
例文三
中共中央
对《关于在职工中开展读书活动的报告》的批复
中共全国总工会党组：
中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》。
职工读书活动的兴起，不是偶然的。它是在我们党和国家实现了历史性的伟大转变，正全面开创社会主义现代化建设新局面的形势下，广大职工群众和青年积极向上的表现，它反映了“祖国要富强，中华要振兴”的历史需要，反映了我们国家在前进、时代在前进的不可抗拒的历史潮流。
掌握马克思列宁主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，是社会主义现代化建设事业的迫切需要。开展读书活动可以使整个工人阶级的素质----政治觉悟、道德品格、文化水平以及其他各方面的知识和技能得到搞高，成为社会主义现代化事业的完全合格的建设者。上海工人首倡并正在向许多省、市、自治区展开的振兴中华职工读书活动是自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式。它有利于部育有理想、有道德、有文化、守纪律的职工队伍，加速工人阶级知识化;有利于社会主义物质物质文明和精神文明的建设;也有利于促进社会风气的根本好转。
从群众的需要出发，由群众自觉自愿地开展活动，同时给以正确的组织和有力的引导，是我们党进行群众工作的优良传统。职工读书活动兴起，对全国的工人运动、工会工作、共青团的工作，都有很大的启示，对党的宣传教育工作也有很大的启示。组织职工读书活动，是一项重要的群众工作，又是加强和改进党的宣传教育工作和思想政治工作的一项重要措施。各级党、群组织要切实加强领导。充分发挥工会、共青团和各宣传、教育部门的作用，组织出版、报刊和图书馆、文化馆、文化宫、俱乐部等各有关单位通力合作，把越来越多的职工吸引到读书活动中来，并不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久不懈地健康发展。
中共中央
1983年6月10日
这篇批复的正文，在写法上不同一般。它没有告知情况部分，起笔便表明态度，“中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》”。然后用了一个自然璺充分肯定了在职工开展读书活动的历史必然性，接着又用了一个自然段，更充分而具体地高度评价了读书活动，认为它“是群众自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式”。同时又用“三个有利于”概括了职工读书活动的作用。最后，用了一定篇幅写了指示性批语，要求各级党、群组织要切实加强领导，各有关部门通力合作，并且不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久健康地发展。由此可见，中共中央对这一新生事物抱以极大的政治热情，给予了充分的肯定和关注，这便是该批复独具的特征。
通过这篇批复的阅读和分析，我们也应该体会到，公文并不是“无情物”，也并不象有的同志所说的那样“枯燥无味”。公文写作既需要遵照一定写作规范，但也可以根据不同内容。作一些必要的调整。它完全可以写得生动一些，并且能够引起读者的兴味。
[文病问诊]
批复写作经常出现的毛病仍然昌古板、枯燥的问题。象例文三那样充满激情、生动活泼的批复毕竟是很少的。另外，有的批复也有不够严肃、不够慎重的情况，甚至个别领导对请示中提出的意见，以不屑一顾、讽刺挖苦的态度对待。这都是不应该的，也是必须避免的。
[练习指导]
1.到你比较熟悉的领导机关，征得有关同志的同意，借一份“请示”件，代为写一份批复。写后再把该单位的“批复”件借来，把别人写的和你写的两份批得对比分析一下，找出自己和别人写作上的优缺点，然后再重写一份。
2.找一份在写作上不规范或者有毛病的批复件，按照规范化要求，把它修改好。
批复
批复是上级机关答复下级机关请示事项时使用的文件。限于针对所请示事宜的专门批复，它只要针对所请示的问题作出明确的回答即可。行文比较简单。一般先引述来文的编号和题目，然后答复同意与否;如果对请示中所提供选择的答复意见均不满意或意有未尽，应写出领导机关自己的意见。请示如果有抄件，批复应抄送同样的单位。目前在实际执行中，对报告也有用批复的。
【参考例文一】
对《xx路上禁止重型卡车和大型客车行驶
的请示》的批复
XX区人民政府：
(xx)x字第xxx号来文收悉。经与有关部门研究，同意你们提出的意见，自一九八x年x月x日起，xx路禁止重型卡车和大型客车行驶。请做好设置标记和必要的说服动员工作。实行中有何困难和问题，望及时报告。
此复。
抄送：xx市人民政府工交办、xx市城建局、xx市公安局交通处
xx市人民政府
(公章)
一九xx年x月x日
【参考例文二】
中共中央对《关于在职工中开展读书活动
的报告》的批复
中共全国总工会党组：
中央同意你们《关于在职工中开展读书活动的报告》。
职工读书活动的兴起，不是偶然的。它是在我们党和国家实现了历史的伟大转变，正全面开展社会主义现代化建设新局面的形势下，广大职工群众和青年积极向上的表现，它反映了“祖国要富强，中华要振兴”的历史需要，反映了我们国家在前进、时代在前进的不可抗拒的历史潮流。
掌握马克思列宁主义、毛泽东思想和现代科学文化知识，是社会主义现代化建设事业的迫切需要。开展读书活动，可以使整个工人阶级的素质---政治觉悟、道德品格、文化水平以及其他各方面的知识和技能得到提高，成为社会主义现代化事业的完全合格的建设者。上海工人首倡并正在向许多省、市、自治区展开的振兴中华职工读书活动，是群众自觉地进行自我教育、掌握政治理论和科学文化知识的好办法，是加强和改进职工思想政治工作的好形式。它有利于培养有理想、有道德、有文化、守纪律的职工队伍，加速工人阶级知识化;有利于社会主义物质文明和精神文明的建设，也有利于促进社会风气的根本好转。
从群众的需要出发，由群众自觉自愿地开展活动，同时给以正确的组织和有力的引导，是我们党进行群众工作的优良传统。职工读书活动的兴起，对全国的工人运动、工会工作、共青团的工作，都有很大的启示，对党的宣传教育工作也有很大的启示。组织职工读书活动，是一项重要的群众工作，又是加强和改进党的宣传教育工作和思想政治工作的一项重要措施。各级党、群组织要切实加强领导。要充分发挥工会、共青团和各宣传、教育部门的作用，组织出版。报刊和图书馆、文化馆、文化宫、俱乐部等各有关单位通力合作，把越来越多的职工吸引到读书活动中来，并不断总结经验，使职工读书活动扎扎实实、持久不懈地健康发展。
中共中央
一九八三年六月十日
(选自1983年6月15日《工人日报》)
报
告
1. 2. 3. 4. 5. 概念：报告是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文 法源：《办法》和《条例》 性质：报请性 发文机关：
特点：1)重述性：报告的主要任务是如何向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应
当是报告的主要内容
2)有主见：汇报者的看法在报告中不占主要地位，但却是不可缺少的，它是有助
于上级了解下级和考虑问题
6. 类型：1)按内容涉及的范围，报告可分为综合报告和专题报告
2)按行文目的的不同，报告可分为呈报性报告和呈转性报告
呈报性的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道
呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，
将报告批转或转发给有关单位执行
7. 写作：1)陈述事实要清楚扼要
2)表达观点要精练清晰
3)语言要简洁朴实
8. 格式：1)标题多半用“事由加文种”形式，即“关于„„的报告”
2)正文之前，写受文单位
3)正文之后，署发文单位和日期 9. 其他：
公
报
10. 概念：公报是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件 11. 法源：《条例》 12. 性质：知照性
13. 发文机关：国家行政机关 14. 特点：
15. 类型：1)会议公报：公布党的重要会议(政府、人大)召开的情况及会议所作的决定
2)统计公报(政府)：国民经济和社会发展各方面情况的统计数字
3)外加公报(政府)：主要公布会议各方的观点及取得的共识
16. 写作：1)会议公报因发布目的的不同而有不同的写法，夹叙夹议是最常用的写作手法
2)统计公布必须有国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意
发布全国性、地区性的数字。以发布各种数据为主，要科学、准确，涉及国家机密的统计数字不得在公报中公布
3)外交公布涉及及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径 17. 格式：公报包括首部、正文和尾部三部分。
(1)首部。包括标题和成文时间。
标题。公报的标题常见的有三种形式。一种是直写文种《新闻公报》;第二种是由会议名称和文种构成;第三种是联合公报，由发表公报的双方或多方国家的简称、事由、文种构成。
成文时间。用括号在标题之下正中位置注明公报发布的年、月、日期。
(2)正文。包括开头、主体两部分。
开头。即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件;会议性公报要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等;
主体。是公报的核心内容，要求把公报的内容完整、系统、有序地表达清楚。
常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决
定;
二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较
多的公报;
三种是条款式，多用于联合公报。
(3)尾部。事件性公报和会议性 公报一般没有尾部 18. 其他：
公
告
19. 概念：公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性公文 20. 法源：《办法》 21. 性质：知照性
22. 发文机关：一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规，必须由省级人民代表大会批
准
23. 特点：1)发布的公开性
2)事项的重要性
3)操作的严肃性
24. 类型：1)涉及法定事项的公告
2)知照性公告
25. 写作：1)符合权限，一事一高
2)内容明确，语气庄重
3)注意格式：
26. 格式：标题
1)发文单位加事由加文种
2)发文单位加文种
3)事由加文种
4)只有文种名称
正文的最后，可加“现予公告”、“特此公告”等习惯用语
27. 其他：公告的署名和日期，一般在全文最后的右下角，但如标题部分已显示，则最后可
以不再另署
规
定
28. 概念：规定是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文 29. 法源：《条例》 30. 性质：规范性 31. 发文机关： 32. 特点：
33. 类型：1)党内规定
2)法规性规定：由有条件制定法规的机构(国务院及部委)
3)一般性规定：机关团体
34. 写作：1)原则：
坚持四项基本原则
符合宪法和法律，符合党和国家的路线
从实际出发，实事求是
贯彻民主集中制，充分发扬民主
2)如现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以废止
3)常见的有“章条式”和“条款式”两种写法
4)语言要准确、严密
35. 格式：1)章条式：内容比较复杂的多用“章条式”，即全文分若干章，每张包括若干条。
第一编
总则
第一章
第二遍
分则
第二章
2)条款式：内容比较简单的用“条款式”，即全文共分相对独立的若干条
36. 其他：条例在党的机关系统，可以作为正式公文行文;在行政系统，不能单独行文，只
能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文
函
37. 概念：函式机关之间办理日常公务的交往性公文 38. 法源：《办法》和《条例》
39. 性质：知照性、指挥性、报请性(请准函) 40. 发文机关：
41. 特点：1)形式灵活，适应性强
2)务实性强
42. 类型：1)商洽函(平行文)：多用于平行机关和不相隶属机关之间
2)问复函：用于机关之间提出询问和答复询问，问复函可用于平行机关和不相隶
属机关之间，也可用于上下级机关之间
3)请准函(平行文)：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。
有隶属关系，下级向上级请求批准，用“请示”;
没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关主管部门请求 批准，一律用“函”，两者界限明确，不应混淆
4)知照函：平行机关和不相隶属机关可以使用，上下级机关也可以使用 43. 写作：函在格式写法上，与一般书信基本相同，但有两个注意点需注意：
1)一事一函，直陈其事：由缘由、事项、结语三部分组成
结语是表达发函者的愿望，如“请研究后函复”、“请同意”、“请批准”、
“特此函告”、“此复”等(特殊用语)
2)语言要平实、亲切、自然
44. 格式：1)发文机关名称上边缘距上页边30mm,发文机关名称一般不用简称
2)在发文机关名称4mmz之下印一条上粗下细的武文线(
);
在距离下页边20mm处印一条上细下粗的文武线(
)
45. 其他：
会 议 纪 要
46. 概念：会议纪要是记载会议情况和精神用以公布或传达的及时性文件 47. 法源：《办法》和《条例》
48. 性质：记录性(记录类法定文种) 49. 发文机关：
50. 特点：1)纪要性
2)约束性
3)知照性
51. 类型：1)决议性会议纪要：多半是有一定权力的机构召开的研究工作的会议，可以作
为传达和部署工作的依据，对今后工作有指导意义
2)谢意性会议纪要：对各方今后的工作有约束力
3)研究性会议纪要：可使用正副标题(法定文种中唯一可使用副标题的文种) 52. 写作：1)会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿
2)会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，也有的会议纪要，多半
是研讨性会议纪要，可以使用正副标题的形式
3)会议纪要的正文一般由会议概况、会议内容、结束语三部分
正文：
会议概况：介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持
者、会议过程等
会议内容：是正文主要部分，介绍会议讨论和决定的主要事项，
比较常见的是综合归纳和分项列举两种写法
结束语：正文的小结，往往对与会者、下级机关、有关群众提出
希望和要求
4)会议僬侥由会议主持机关撰写，可在最后署机关名称和撰写日期，也可只在正
文中写出支主持机关，不另外署名
53. 格式： 1)会议纪要标识(即红头)由主持召开会议的机关名称、会议名称和纪要组成
2) 会议纪要不加盖印章，不标识主送机关 54. 其他：
决
定
1. 概念：决定是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指挥性公文
2. 法源：1981年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将列为正式文种
1996年5月，中共中央办公厅公布的《中国共产党机关公文处理条例》也将其归
为正式文种
3. 性质：指挥性 4. 发文机关：
5. 特点：1)内容重要：决定一般不由个人作出，而是由领导集团或权力机构集团讨论
2)政策性强：决定公布后，对下级机关和人民群众的活动有指导、导向作用。
3)有约束力：
6. 类型：1)指挥性：影响大，指挥和导向作用明显
2)个案性：对性质重要，影响较大的个人或事件作出决定，目的是引起注意，扩
大正面影响，缩小消极影响
3)知照性：有“广而告之“的意思
7. 写作：1)决定的标题：有决定机构、决定是由、文种三部分组成，在标题下用括号标
出作决定的日期
2)决定的正文： 指挥性的决定：一般由决定理由、决定事项、执行要求
个案性的决定：一般由个案事实分析(即决定理由)、决定事项、
期望要求。
知照性的决定：正文写作较简单，只要把需要“广而告之“的
决定事项一一列出就可以了
3)决定的文字，要准确、鲜明、简洁、以便于领会和执行 8. 格式：
9. 其他：一文一事
决
议
55. 概念：决议时经党的领导机构主持召开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性
公文
56. 法源：1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》仍保留
“决议”和“决定”两种文种
57. 性质：指导性 58. 发文机关：
59. 特点：1)表达群体意志
2)有权威性和约束力 60. 类型：1)决策部署类
2)结果公布型
61. 决议和决定的异同：同：决定和决议都是下行的指挥性公文
异：1)形成的程序不完全一样
2)内容的范围不尽相同 3)发布形式略有不同 8. 写作：1)首部：包括标题和成文时间两个项目。
2)正文：由决议根据、决议事项和结语三部分组成。
决议缘由：一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述作出
决议的原因、根据、背景、目的或意义。
决议事项：写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项作出的
评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。
结语：一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分。
62. 格式：1)标题：
是由发文机关(或会议名称)、事由和文种构成;
是由事由和文种构成。
2)成文时间：即决议正式通过的日期。一般放在标题下，在小括号内注明
会议名称及通过时间，也可只写年月日。
63. 其他：
命令(令)
1. 概念：命令，简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。 2. 法源：1951年9月29日中央人民政府政务院颁布的《国家行政机关处理办法》
(简称《办法》)规定了命令
3. 性质：指挥性
4. 发文机关：中华人民共和国主席令(国家最高领导人)、国务院及其所属部委、乡级以
上地方各级人民政府
5. 特点：1)权威性：①发布命令必须是国家权力机关的执行机关
②命令的内容重要且具有不可更改性 2)指挥性 3)强制性 6. 类型：1)公布令
2)行政令
3)嘉奖令
7. 写作：1)必须根据【宪法、法律规定】的权限范围发布命令
2)要注意各类命令写作的共同点和不同点
同：
命令的内容单一，一般【一文一事】，篇幅都比较短
命令的结构有【标题、变化、正文、签署】四部分
标题多半用发文机关(或领导人职务)加文种，发文机关加事由加文种
命令的签署，包括署名和日期，这日期是签署时间而不是发文时间
编号方式： 单独编号：中央政府和国家首脑办法的命令均单独编号
不单独编号：就用一般公文使用的发文号
异： 公布令：正文很短，只要说明公布了什么法规，什么机构，什么时候通
过，什么时候开始实施，公布令必须把法规全文放在命令之后同时公布(标属发文时间以下)
行政令： 命令原由：用一两句话说明发布的必要性和重要性
命令事项：行政令的主要部分，常用分条列举的方法
执行要求：放在正文最后，行文时可以单独成段，也可作为最
后一条列出
嘉奖令： 先进事迹：放在正文最前面
嘉奖内容：说明给予受嘉奖人怎样的奖励
号召部分：表达发布命令者对于有关人员的期望
3)语言要准确、凝炼、庄重、有力 8. 格式：令号(第X号)
9. 其他：党机关不单独使用命令
批
复
64. 概念：批复是答复下级机关请示事项和指示性公文 65. 法源：《办法》和《条例》 66. 性质：指挥性 67. 发文机关：
68. 特点：1)针对性：针对“请示”这一文种
2)指导性：批复针对请示表态或发表意见，对下级的工作有指导、规范作用 69. 类型：1)表态性批复：或同意，或不同意
2)指示性批复：针对夏季请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下
级工作的性质，一方面表态同意下级的请示，另一方面面对最好 该项工作，提出了具体的意见
70. 写作：1)要先回应后批复
2)态度要鲜明，措辞要明确
3)要及时批复
4)表态性批复要求：同意请求的批复，只说同意的内容就可;
不同意请求的批复，除表示不同意外，还说了不同意的根据 71. 格式：必须写《XXXXXXX请示》收悉(收到)字样 72. 其他：只针对请示的被动行文
请
示
73. 概念：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文 74. 法源：《办法》和《条例》 75. 性质：报请性
76. 发文机关：党政体系
77. 特点：1)超前性：请示必须在办事之前
2)说明性：
要说明理由
要说明有什么请求
3)单一性：必须坚持“一文一事”，不能在一份公文中同时请示两件以上的事情 78. 类型：1)请求批准类：批准权在上级机关，凡要做超越权限的，都必须请示上级批准
2)请求帮助类：人力、物力、财力方面的，也可以是上政策方面请求上级帮助
3)请求批准类：提出意见或建议，请求上级同意。这类请示和呈转性报告十分接
近，不过有些呈转性报告还带有汇报工作的性质，而这类请示基 本上是就全局工作提出意见或建议
79. 写作：1)要遵守行文规则：
请示应当一文一事
一般只写一个主送机关
一般不得越级请示
受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机
关和抄送机关，由主送机关负责答复
2)理由要充分，要求要合理
3)格式要正确，语言要得体
80. 格式：1)标题一般用“事由加文种”的形式，不能只写“请示”二字
2)正文多半安请示理由，请示事项，【结束语】的顺序写
结束语根据请示内容的不同而有不同的习惯写法，常用的有“可否，请批示”、
“当否，请指示”、“请审批”、“以上请示如无不当，请批转有关单位执行” (结束语为请示的特殊标记)
3)请示正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期 81. 其他：一文一事
条
例
82. 概念：条例是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法
规性公文
83. 法源：《条例》 84. 性质：规范性 85. 发文机关： 86. 特点：
87. 类型：1)党的中央机关制定的条例
2)国家行政机关制定的条例(全国性)
3)地方权力机关制定的条例 88. 写作：1)原则：
坚持四项基本原则
符合宪法和法律，符合党和国家的路线
从实际出发，实事求是
贯彻民主集中制，充分发扬民主
2)如现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以废止
3)常见的有“章条式”和“条款式”两种写法
4)语言要准确、严密
89. 格式：1)章条式：内容比较复杂的多用“章条式”，即全文分若干章，每张包括若干条。
第一编
总则
第一章
第二遍
分则
第二章
2)条款式：内容比较简单的用“条款式”，即全文共分相对独立的若干条
90. 其他：条例在党的机关系统，可以作为正式公文行文;在行政系统，不能单独行文，只
能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文
通
报
91. 概念：通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达时间的告知性文件 92. 法源：《办法》和《条例》 93. 性质：知照性 94. 发文机关：
95. 特点：1)周知性：在发文范围内让所有人都知道所通报的情况
2)指导性：目的不仅仅是要让群众知道发生了什么，更重要的是要群众认清事情
的性质，提高思想认识
96. 类型：1)表彰先进型
2)批评错误型
3)传达事项型
97. 写作：1)标题：多用“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”的形式，简单的通
报只用“通报“两字
2)正文：
表彰先进型通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定分析先进思
想、指明如何向先进学习这样四个步骤
批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、
善后办法五个方面写清楚
98. 格式：1)署名和日期：一般放在正文之后的右下角
2)受文者的名称：放在正文之前的左上角(机关内部让全体成员知道的通报，
可不写受文者的名称)
99. 其他：
通
告
100. 概念：通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性公文 101. 法源：《办法》 102. 性质：知照性
103. 发文机关：行政体系 104. 特点：1)发布的公开性
2)事项的重要性
3)操作的严肃性
105. 类型：1)涉及法定事项的通告
2)知照性通告
106. 写作：1)符合权限，一事一高
2)内容明确，语气庄重
3)注意格式：
107. 格式：标题
1)发文单位加事由加文种
2)发文单位加文种
3)事由加文种
4)只有文种名称
正文的最后，可加 “特批通告”、“本通告自公布之日起施行”等习惯用语
108. 其他：通告的署名和日期，一般在全文最后的右下角，但如标题部分已显示，则最后可
以不再另署
通
知
109. 概念：通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文 110. 法源：《办法》和《条例》 111. 性质：知照性 112. 发文机关：
113. 特点：1)应用广泛，使用频率高，不受内容制约，即可用于布置工作、传达重要指标，
也可以用于知照一般事项，现已成为机关使用最频繁的公文文种
2)作者广泛，不受机关性质、级别的限制。 3)内容单纯、行文简便。
4)具有执行性，多用于下行文。
114. 类型：1)发布性通知：发布行政规章制度及党内规章制度
2)批转性通知(下行文为主)：用语上级机关转批下级机关的公文，给所属有关
人员，让他们周知或执行
3)转发性通知(平行文，上行文为主)：用语转发上级机关和不相隶属机关的公
文给所属有关人员，让他们周知或执行
4)指示性通知(在行政系统中替代指示)：用于上级机关指示下级机关如何开展
工作
5)任免性通知：用于任免和聘用干部 6)事务性通知
115. 写作：1)标题：采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、
转发性通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，简单的事务性通知，
标题也可只写“通知”两字
2)正文： 发布性通知的正文比较简单，只要写明发布什么规章，请贯彻执行
转批性、转发性通知，简单只要写明批转、转发什么，请贯彻执行
指示性通知写法比较复杂，应写明工作来由、工作内容、工作要求
先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言
工作内容和工作要求一起结合起来写，要分条例出
最后一段或一条相当于小姐
任免性通知，只有写明什么权利机构任命或免除什么人担任什么职务
事务性通知，只要把需要周知或执行的事写清楚就行 116. 格式：
117. 其他：1)通知一般在正文之前左上角写受文机关，在正文之后的右下角写发文机关和
发文日期
2)少数通报情况的通知，或受文面极广的通知，可以不写受文单位的名称
3)遇到比较紧急，需要迅速传达、处理的事项，可以发紧急通知。紧急通知一般
要在标题标明事由和“紧急通知”字样，并在文中说明发出紧急通知的原因
4)上级指示性通知，可撤销下级的决定
议
案
1. 概念：议案，是有议案提出权的机构或人民代表，像同级人民代表大会或常务委员会，
提请审议事项的建议性公文(建议性文种的法定文种)
2. 法源：1993年11月《国家行政机关公文处理办法》讲规定为法定文种，其适用范围是
就国家行政机关而言的。
3. 性质：建议性
4. 发文机关：国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表 5. 特点：1)行文关系及办理程序的法定性
2)行文内容的单一性和可行性：提交会议审议的事项必须是成熟的，可实施的。
不具可行性的事项，不能作为议案提出
6.类型：1)由职能机构提出的议案
2)由人民代表提出的议案
7. 写作：1)提出的问题重要且已具备解决的条件
2)要注意提出的权限和时限
3)要注意行文格式和办理程序：
标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成，中间一般要加“提前审议”、“提
请审议批准“、“提请审议决定”等字样
议案的签署，提议案人可以是机关，而已可以是机关首脑。签署的日期是议案 提出的日期
议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。【区】议案 一般由提议案人直接交给会议专门机构，会议专门机构负责将所有议案集中、 分类、编号，并填写议案审议表格
8. 格式： 9. 其他
意
见
118. 概念：意见，是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件 119. 法源：《条例》和《办法》
120. 性质：指挥性、报请性、知照性 121. 发文机关：
122. 特点：
123. 类型：1)直接指导性：这是领导机关直接对重要问题发表意见，用以指导下级的工作，
性质相当于“指示”，指导下级工作的文件
2)批准执行型：这类“意见”是由职能部门提出，经领导机关同意，批转或转发
各下级部门执行
124. 写作：总的来说和“指示”差不多，即要注意内容的政策性、原则性，对下级的要求要
明确具体，表述条理要清晰
意见的标题：一般也是发文单位加事由加文种，则上级多半用“通知”的形式下达，而将“意见”全文附在后面。“通知”的标题中，包含“意见”的标题
意见的正文：一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实根据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的原则、步骤、方法等
125. 格式：
126. 其他：1)意见可以用于上行文、下行文和平行文。
上行文：应按请示性公文的处理程序和要求办理
下行文：文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求可
参照执行
平行文：提出的意见供对方参考
指
示
127. 概念：指示是指上级机关对下级机关指导工作的公文 128. 法源：《办法》 129. 性质：指导性 130. 发文机关：
131. 特点：1)针对性：
2)原则性：
132. 类型：1)涉及全局问题，带普遍性的指示
2)涉及局部问题，带特殊性的指示
133. 写作：1)指示的标题一般由发文单位，事由、文种三部分组成
2)指示的正文一般由指示根据、【指示事项、执行要求】(主要部分)三部分
总体来说，指示的写作，要以政策把握方向，内容要明确扼要，条理要清晰 134. 格式：
135. 其他：
国务院办公厅关于进一步
做好农民工培训工作的指导意见
国办发〔2010〕11号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
近年来，各地区、各部门认真贯彻落实《国务院关于解决农民工问题的若干意见》(国发〔2006〕5号)和《国务院办公厅转发农业部等部门2003-2010年全国农民工培训规划的通知》(国办发〔2003〕79号)，农民工培训工作取得显著成效，政策措施逐步完善，培训力度不断加大，农民工职业技能明显提高。但也应当看到，农民工培训工作仍然存在着培训项目缺乏统筹规划、资金使用效益和培训质量不高、监督制约机制不够完善等问题。为提高农民工技能水平和就业能力，促进农村劳动力向非农产业和城镇转移，推进城乡经济社会发展一体化进程，经国务院同意，现就进一步做好农民工培训工作提出如下指导意见：
一、基本原则和主要目标
(一)基本原则。
1.统筹规划、分工负责。把农民工培训工作纳入国民经济和社会发展规划，按照地方政府分级管理，职能部门各负其责，农民工工作协调机制统筹协调的原则，建立相互配合、有序运行的工作机制。
2.整合资源、提高效益。
3.政府支持、市场运作。
4.突出重点、讲求实效。
(二)主要目标。按照培养合格技能型劳动者的要求，逐步建立统一的农民工培训项目和资金统筹管理体制，使培训总量、培训结构与经济社会发展和农村劳动力转移就业相适应;到2015年，力争使有培训需求的农民工都得到一次以上的技能培训，掌握一项适应就业需要的实用技能。
二、搞好培训工作统筹规划
(三)制定实施新一轮培训规划，抓好培训项目的组织实施。按照我国经济发展、经济结构调整、产业布局和农业农村经济发展人才需求，科学统筹和把握农村劳动力转移就业的力度和节奏，制定新一轮全国农民工培训规划，纳入国民经济和社会发展中长期规划。各省(区、市)以及相关部门要根据国家农民工培训规划并结合实际，编制本地区、本行业的农民工培训规划和计划，明确农民工培训的规模和重点，科学规划培训机构的类型、数量和布局，认真抓好组织实施。
(四)明确培训重点，实施分类培训。
(五)以市场需求为导向，增强培训针对性。
(六)创新农民工培训机制。
三、建立规范的培训资金管理制度
(七)以省级统筹为重点，集中使用培训资金。
(八)制定农民工培训补贴基本标准。各省(区、市)要进一步完善农民工培训补贴政策，按照农民工所学技能的难易程度、时间长短和培训成本，以通用型工种为主，科学合理地确定培训补贴基本标准，并根据实际情况定期予以调整，以使农民工能够掌握一门实用技能。各中心城市或县(市)要按照同一工种补贴 1
标准相同的原则，确定具体的补贴标准。优先对未享受过政府培训补贴的农民工进行职业技能培训，避免多部门重复培训。
(九)对培训资金实行全过程监管。
(十)按照谁审批谁负责的原则，严肃查处违规违纪行为。
四、充分发挥企业培训促进就业的作用
(十一)加强产学结合的企业培训。
(十二)强化企业培训责任。
(十三)发挥行业的指导作用。行业主管部门要对本行业依托企业开展的农民工培训进行协调和指导，充分发挥行业管理优势，在培训标准、培训内容和专业师资队伍建设等方面，加强对农民工培训的监督检查。要结合行业特点和企业用工需求，办好职业学校和培训基地。
(十四)落实企业培训资金。
五、努力提高培训质量
(十五)加大培训组织工作力度。逐步建立和完善农民工培训的政策法规，通过多种渠道大力宣传有关政策，督促指导行业、企业、基层劳动保障工作站点和培训机构做好各类培训的组织工作，广泛动员农民工参加培训。充分发挥人力资源市场、群团组织以及互联网、新闻媒体的作用，及时发布培训项目、培训机构、教学师资、实训设备等方面的信息，为农民工自主选择培训机构和培训项目提供便利条件。积极引导和规范培训机构组织生源的行为。
(十六)规范培训管理，加强绩效评估。
(十七)严格培训结业考核和发证制度。
六、强化培训能力建设
(十八)加强培训基地建设，增强实训能力。
(十九)规范农民工培训机构管理。
(二十)加强培训基础工作。加强农民工培训专兼职师资队伍建设，鼓励高校毕业生和各类优秀人才到基层农民工培训机构服务。根据农民工培训工作的实际需要，抓好培训教材规划编写和审定工作。有关部门要切实做好农民工培训统计工作，准确统计参加培训项目的实际人数。充分利用和整合现有资源，加强公共就业服务信息网络建设，建立培训资源数据库，提供统一高效、互联互通的农民工培训信息，提高农民工培训教学和管理的信息化水平。
七、加强组织领导
(二十一)完善统筹协调机制。国务院农民工工作联席会议负责全国农民工培训的统筹规划、综合协调和考核评估，联席会议成员单位按照相关政策规定和各自职责，根据统一规划和计划，指导各地具体组织实施农民工培训工作。各地要进一步完善农民工工作协调机制，充分发挥人力资源社会保障、发展改革、教育、科技、财政、住房城乡建设、农业、扶贫等有关部门和工会、共青团、妇联等组织的作用，相互协作，共同做好农民工培训工作。
(二十二)强化地方政府责任。
(二十三)开展先进经验交流。
各省(区、市)和国务院有关部门要根据本指导意见制定具体实施办法，确保各项政策措施落到实处，及时将贯彻落实本指导意见的办法和实施情况报告国务院农民工工作联席会议办公室。
国务院办公厅
二○一○年一月二十一日2
一、常用公文文种说明
目前，公司常用行政公文主要有通知、函、请示、报告、会议纪要等种类。
通知：用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。
函：平行机关或不相隶属机关之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时所经常使用的一种公文文体。除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属相关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。
请示：下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
报告：下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。
会议纪要：记载和传达会议情况与议定事项的公文。 注意事项：
1、联合行文时，使用主办机关的发文字号。
2、请示的标题不要写成“请示报告”或“申请报告”，必须坚持一事一请示，请示公文的主送单位只能是一个。
3、报告内容不得夹带请示事项。
4、通知为多层转发文件的，标题要删去中间层次，为“发文机关+转发最上一级文件+通知”。
5、请示和报告需在文末标明联系人和联系电话。
6、抄送的排列顺序，一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。
二、公司标准公文格式
一、题例说明：
(一)眉首部分：眉首部分一般由发文机关标识、发文字号和签发人等要素组成。
1.发文机关标识：根据《国家行政机关公文格式》行政机关公文的一般格式，发文机关标识应在机关标准名称或标准简称后缀以“文件”，信函格式发文机关标识的机关名称后不缀以“文件”。
2.发文字号：发文字号三个成分排列应先机关代字、再年份，最后是发文的顺序号，字体为3号仿宋_GB2312。年份不可随意简化且应用六角符号„‟括起，顺序号不挂虚号。
3.签发人：根据行政机关公文格式的规定，上行文(请示、报告)必须标注签发人，签发人与发文字号处于同一水平线上，发文字号在左，签发人在右。“签发人”三个字字体为3号仿宋_GB2312，签发人姓名字体为3号楷体_GB2312加粗。
(二)标题：一般用20磅方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
(三)正文：一般用3号仿宋_GB2312字体，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、”“
(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋_GB2312字体标注。
(四)附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。
(五)发文机关署名：单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空两行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
(六)成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编位01)。
(七)页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7 mm。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页
均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
(八)边距：一般公文行距28磅，页面左右边距2.8厘米，上下边距2.54厘米。
二、格式范本
标题(20磅方正小标宋简体)
发文对象：(标题下空一行顶格，3号仿宋_GB2312)
X X X X X X X X X X(正文左空2字，3号仿宋_GB2312)
一、X X X (3号黑体)
X X X X X X X X X X (正文3号仿宋_GB2312)
(一)X X X (3号楷体加粗)
X X X X X X X X X X (正文3号仿宋_GB2312) 1. X X X(3号仿宋_GB2312加粗) X X X X X X X X X X(正文3号仿宋_GB2312)
附件：1.X X X (正文下空一行左空两字) 2.X X X
单位名称(附件下空两行居成文日期中) 成文日期(右空四字，用阿拉伯数字)
(联系人：......;联系电话：......)(上行文需附注，成文日期下空一行居中)
抄送：XXXXXXXXXXX。(版记4号仿宋_GB2312)
X X X X X X X(版记4号仿宋_GB2312) 20XX年XX月XX日印发
三、常用公文文种模板
【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义
在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用
1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据 1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
(一)决定与决议
他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如 《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。
5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。
(二)公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
特别要注意不滥用公告。 (三)请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
(四)请示与函(请求批准函) 这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。
(五)批复与函(审批函)
这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
(六)规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。
计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，年度内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。
(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别
尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。
1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。
2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。
行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。
而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。
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