公文格式练习题（通用8篇）
一、单项选择题
1、公文的版心（即旧“标准”的“图文区”）尺寸为（）
A、260mm×184mm
B、297mm×210mm C、225mm×156mm
D、117mm×62mm
2、下列各项行政公文成文日期的写法，其中正确的为（）
A、2006年12月25日
B、二00六年十二月二十五日 C、二○○六年十二月二十五日
D、2006.12.25
3、行政公文的发文字号，正确的标注方法为（）
A、黑政发[2006]66号
B、黑政发[06]66号 C、黑政发〔2006〕66号
D、黑政发〔2006〕第66号
4、我国公文标注主题词始于1986年的国务院文件。发展至今，主题词的标注要求是（A、不一定都要标注
B、都被要求标注 C、可标注，也可不标注
D、不需要标注
5、下列各项组合中，均属于公文格式必备要素的为（）
A、发文机关标识、发文字号、紧急程度
B、签发人、附注、抄送
C、发文机关标识、发文字号、标题、正文
D、秘密等级、紧急程度、主送
6、公文中“新标准”的发布与实施时间为（）
A、1988——1989.5
B、1999.12——2000.1.1 C、2000.8.24——2001.1.1
D、1996.5.3
7、以下关于公文格式的说明，正确的一项是（）A、天头与地脚、订口与翻口宽度相等
B、保密等级位于公文首页右上角
C、文头在公文首页居中排列
D、联合行文时只标注主办机关的发文字号
8、公文正文结构的三个组成部分是（）
A、公文标题、主送机关和发文机关名称）
B、公文标题、开头和正文主体
C、公文标题、正文主体和结束语
D、开头、正文主体和结尾
9、以下标题哪一个符合通报的撰写要求?（）
A、《关于打击盗掘和走私文物活动的通报》 B、《国务院关于进行三次全国人口普查的通报》 C、《国务院关于打击假冒伪劣商品的通报》
D、《国务院关干部分地区违反国家购销政策的通报》
10、公文应在（）装订
A、左侧
B、右侧
C、上面白边区
D、下面白边区
11、公文的主体部分称为（）
A、标题
B、正文
C、作者
D、印章或签署
12、公文的标题一般由哪些要项组成（）
A、版头、发文字号
B、抄送机关、版头、主题词 C、份号、密级标志、主题词
D、发文机关名称、内容、文种
13、公文版头的作用是（）
A、醒目、严肃
B、公文作者法定的权威性
C、公文要求的必要标记
D、标明公文制发机关
14、转发对象不包括（）
A、上级文件
B、下级文件
C、平级文件
D、不相隶属机关的文件
15、规范性公文标题的时间是（）
A、公文发布时间
B、公文撰写的时间
C、公文打印的时间
D、公文讨论的时间
16、一般应标识签发负责人姓名的文件是（）
A、上行文
B、平行文
C、下行文
D、越级行文
17、主送机关是（）A、有隶属关系的上级机关
B、受理公文的机关
C、收文机关
D、需要了解公文内容的机关
18、下列文种必须以领导人签发日期为成文日期的是（）
A、会议报告
B、条例
C、工作总结
D、请示
19、当一个人担任多种职务时，在公文书写中应当（）
A、各种职务全部列出
B、只列其中一种即可
C、使用最重要的一种职务，并用全称
D、只列出与文件内容有关的职务全称 20、下列说法，错误的是（）
A、公文格式主要是对载体规格尺寸及区域划分、公文各组成部分的排列顺序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范 B、简报虽限定阅读范围但不具有机密性
C、公文所针对的问题是反复多次运用的，涉及多数人而非少数人的一般普遍性问题 D、条例在党的机关可作为党内规章的名称，用于规定某些规则和准则
21、公文的结尾，通常采用下述形式（）
A、交代制发公文的根据与目的
B、直接点明结论．以阐明制发此文的原因 C、发出号召，提出希望与要求 D、表示敬意、谢意
22、书写公文中的成文日期应使用（）
A、阿拉伯数字
B、汉字
C、汉字大写
D、汉字与阿拉伯数字皆可
23、发文字号应当包括（）
A、括号，序号
B、机关代字，序号
C、机关代字，年份，序号
D、年份，序号
24、公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用（）
A、逗号
B、引号
C、顿号
D、标点符号
25、联合上报的公文，由（）加盖公章
A、发文机关
B、主办机关
C、协办机关
D、主办机关和协办机关
26、联合下发的公文，由（）加盖公章
A、主办机关
B、协办机关
C、发文机关都应当
D、最后的签署机关
27、成文日期以（）为准
A、负责人签发的日期
B、印刷日期
C、发送日期
D、第一次修改稿日期
28、联合行文以（）为准
A、最先签发机关负责人的签发日期
B、最后签发机关负责人的签发日期 C、印刷日期
D、定稿日期
29、行政机关公文用纸采用（）型纸
A、B4
B、A4
C、B5
D、A3 30、发文机关标识由（）组成
A、发文机关全称
B、发文机关全称加发布对象
C、发文机关全称或规范化简称
D发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成
31、下列公文排版规格，表述正确的是（）
A、正文用3号宋体字，一般每页排22行，每行排28个字 B、正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排26个字 C、正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字 D、正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排28个字
32、公文印发机关和印发时间位于（）
A、抄送机关之上（无抄送机关在主题词之上）
B、抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）C、抄送机关之上（无抄送机关在主题词之下）
D、抄送机关之下（无抄送机关在主题词之上）
33、公文装订的骑马订或平订的订位为两钉钉距外订眼距书芯上下各（）处 A、1/2
B、1/3
C、1/4
D、1/5
34、单一机关制发公文，加盖印章应上距公文（），端正、居中下压成文时间，印章用红色
A、1mm—3mm
B、2mm—3mm
C、3mm—4mm
D、2mm—4mm
35、下列印章使用，错误的有（）
A、公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外，一律在正文之后下方加盖印章，不再落款
B、联合上报的公文，至少有两个以上联合行文机关加盖印章 C、联合下发的公文，发文机关都应加盖公章 D、电报注明落款，不盖印章
二、多项选择题
1、下列各项中属于公文基本组成部分的是（）
A、标题、正文
B、文头、发文字号
C、作者、日期
D、印章或签署
E.主题词
2、下面说法中，不正确的是（）
A、公文的结构就是指公文的组织构造
B、公文形成的具体时间，通常以会议通过的时间或印发时间为准
C、发文就是指本机关制成发往外部的文件
D、公文是一种特殊的应用文
3、公文的基本组成部分有（）
A、标题
B、文头
C、正文
D、主题词
4、下面说法中不正确的是（）
A、公文的结构就是指公文的组织构造
B、公文形成的具体时间，通常以会议通过的时间或印发时间为准
C、发文就是指本机关制成发往外部的文件
D、公文是一种特殊的应用文
5、下面说法错误的有（）
A、盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期
B、一件联合发文，可有数个发文号
C、联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准
D、公文中的附注一般标注于主题词下方。
6、下面说法错误的有（）
A、公文的标题由作者、事由、文种组成 B、拟写标题时，为了简炼，可以不标明文种
C、所有的规范性公文的标题，都可以省略作者及事由部分
D、为了语意确切，不产生歧意，公文标题字数可以到60字以上
7、密级标志经常用以下一些文字表示（）
A、特密
B、秘密
C、机密
D、绝密
8、报送上级机关的公文应注明签发人，其作用是（）
A、表明机关发文的具体责任者
B、督导各级领导者认真履行职责
C、提高公文质量
D、为直接联系与查询有关事宜提供方便
9、一份公文的主题词可以为（）
A、5个
B、6个
C、8个
D、4个
10、下面说法错误的有（）
A、盖印应端正、清晰，做到上压正文，下压成文日期 B、一件联合发文，可有数个发文号
C、联合行文的成文日期以最后签发机关的签发日期为准 D、公文中的附注一般标注于主题词下方
11、国家对公文的格式有具体的要求其特点有（）A、结构完整
B、规范性 C、相对确定性
D、灵活性
12、规定公文的统一规范格式，其目的在于（）
A、维护公文的严肃性
B、维护公文的有效性
C、维护公文的权威性
D、维护公文的准确性
13、主送机关有以下几种（）
A、上级机关
B、下级机关
C、平行机关
D、不相隶属机关
三、判断说明题
1、由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》是一回事。（）
2、“秘密等级”、“紧急程度”的位置都在眉首部分的左上角。（）
3、某公文主题词的标注顺序为：教育
函
教师
培训。（）
5、新国标规定，无论有多少个签发人，最后一个签发人姓名与发文字号处在同一行。（）
6、将公文主送机关移位版记处，其标注方法与原方法没有区别。（）
7、主送排列顺序为：国务院各部委、各直属机构，各省、自治区、直辖市人民政府。（）
8、为了公文首页能够显示正文，可以省略公文标题。（）
9、民族自治地区的公文也只能用汉字印制发文机关标识。（）
10、多家联合行文时应同时在眉首标引各家文号。（）
11、凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限都为30年。（）
12、在眉首区标注签发人姓名与机关领导人签发文件是同一回事。（）
13、公文标题至少为两项式，或者为“发文机关”+“文种”；或者为“发文机关”+“事由”；或者为“事由”+“文种”。（）
14、“印发”与“发布”的文件的规范性大致相同。（）
15、副标题一般不会在公文标题中出现。（）
16、公文都被要求标注附件，且都要标注附件说明。（）
17、由主件与附件共同组成的文件，其版记要放在主件之后。（）
18、不论联合上报还是联合下发的公文，都必须加盖印章。（）
19、所加盖的两个（含两个）以上的印章无论下弧有无文字，都应中套。（）20、所加盖的三个（含三个）以上的印章，每个印章都下压一次成文日期。（）
21、公文主题词由区域词、类别词、类属词三个部分组成。（）
22、上报的公文，按照发文机关的主题词表标引主题词。（）
23、标注类别词和类属词最多不超过5个。（）
24、上级机关的公文均不得翻印。（）
25、现行《国家行政机关公文处理办法》的实施时间为2000年8月24日。（）
26、《国家行政机关公文格式》由国务院办公厅发布，发布时间为2000年1月1日。（）
27、印章可不与正文同处一个版面，只需在次页盖章并标记“此页无正文”即可。（）
28、为使上行文能及时得到处理，应在文中多标注几个主送机关。（）
29、抄送机关是对所收受公文负实际办理、答复责任的机关。（）30、主送机关的位置位于标题下一行的中间。（）
四、根据以下内容提示，拟写公文标题
1、××大学就××系学生×××擅离学校，违反学校纪律，给予警告处分一事发出文件，使全校师生周知。
2、某省人民政府发文要求所属单位认真贯彻执行国务院关于调整纺织品价格的规定，以便保持市场的稳定。
3、某县工业局为请求购置防暑设备的经费，特向该县财政局制发文件。
4、某省财政厅对本省农业厅申请批准拨款购置办公设备的来文制发复文，批准对方的请求。
5、国家××××局就当前农村基层土地管理人员队伍的现状和存在的问题向国务院行文汇报，并对如何进一步加强这支队伍的建设提出了具体的建议。
6、××大学为了整顿学校的教学秩序特发文作出具体规定，要求全校师生周知并遵守。
五、简答题
1、依照正规转文式标题写法，自选主题，拟写批转式、转发式、发布式公文标题各两个。
2、为了公文首页能够显示正文，请依次列出你的解决方案。（）
3、试指出公文格式的必备要素。()
4、试阐释在眉首区标注签发人姓名与机关领导人签发文件的区别。()
5、公文的格式由哪几部分组成?()
6、怎样拟写发文字号?()
7、需要在眉首标注文件份号和签发人的文件各是那类?()
8、怎样拟写和排列公文标题?()
9、掌握主送机关常见的标注形式。()
10、掌握公文开头与结尾的常见写法。()
11、了解公文标注“此页无正文”的来龙去脉。()
12、附件与附件说明有什么关系？()
13、如何确定成文时间?()
14、公文如何盖印？()
15、何谓主题词?如何标引主题词?()
16、抄送机关与主送机关有何区别?()
17、印刷版记包括哪些项目?应标注在什么位置?()
18、公文份号与印制份数有何关系?()
19、公文的发文机关标识与公文的发文机关及印制机关有何关系?()20、发文字号、成文时间和印制时间这三者是怎样相互制约的?()
21、上行文与下行文的格式有什么明显不同？()
六、案例分析
XX省工商局通告
笔者所在的单位在建立全文检索系统时, 须解析各类文档内容, 即在各种电子文档中抽取其纯文本, 存放于数据库以便按内容进行搜索。PDF, DOC, XLS等格式的文档都能在网上找到解析程序, 唯独GD格式文档没有现成的解析办法。
欲将GD文档转换为TXT文档, 最简单的办法是直接使用书生阅读器 (sursenreader.exe) , 在其操作界面打开文档, 然后选择“文件”——“另存为文本”即可。但是对于数量庞大的文件库, 如果使用手工方式逐个转换, 不仅劳神费力, 而且容易出错。
如果能有一个后台程序, 模拟操作电脑鼠标和键盘, 在书生阅读器界面使用“文件打开”菜单打开GD文档, 再使用“文件另存为”菜单, 将当前文档以TXT文件存盘, 且该后台程序还能遍历、处理硬盘上各子目录文件, 问题则可迎刃而解。
“按键精灵”就是这样一个能在后台模拟鼠标键盘操作的软件。通过编制脚本程序, 可以让按键精灵遍历硬盘上指定目录下的所有文件, 并自动执行一系列鼠标键盘动作。该软件是一个免费软件, 目前最新版本是9.3。
下面简单介绍按键精灵的基本操作方法, 并编制脚本批量将GD文档转换为TXT文档。
在其官方网站下载、安装并运行按键精灵后, 将出现按键精灵主界面 (如图1所示) 。
在主界面中点击“新建”, 则出现脚本编制界面 (如图2所示) 。在“普通”模式下, 可通过左边的命令菜单输入命令, 在“源文件”模式下, 直接以代码方式输入脚本。
在脚本界面中, 点击“我的脚本”, 将新脚本命名为“GD_TXT”, 再点击“源文件”, 并在其中输入如下源代码 (以单引号开头的语句为解释语句) :
所以我想我们的公文格式能不能做些变通，正文改用四号仿宋，行间距改为22。笔者做了试验，如此一来，原本20页的某政府报告可以缩至12页，可节省40%的用纸量。可能这样一来有人会说字太小看不清楚，可是我们平时看的书籍和报纸又是多大的字呢？所以说改下字体对内容和阅读是没有影响的，相反可以节省大量的纸张。
以一个区县级党代会为例，需要印400份材料，就可以节省1600张纸（材料正反印）。而每年全国各级党政机关要开无数个大大小小的会议，如果所有会议的材料都可以将字体和行间距调小些，节省的纸张，可以减少多少森林砍伐量和碳排放量。如果采用小四甚至五号字体节省量将更多！
现在全国上下都在号召减少会务浪费，或降低宾馆和餐饮标准等。我们还可以从减少公务纸张浪费入手，除了缩小字体，甚至可以不发纸质发言稿给代表，将材料上传到网络上，涉及秘密的可以内网交流，大家会后有需要直接学习的用电子版就可以了。虽然一次会议节省的纸张有限，但是全国一年甚至更长时间节省下来的量可就惊人了。
陆蔚（江苏）
申论公文题中所有的格式问题都包括在“格式五要素”中，那五要素都是哪五个呢?
首先是标题，无论什么文种都需要有标题，这是最基本的格式，而标题最常见的写法就是“关于+事由+文种”的类型。所以，考生在作答时，除了题干中明确有不需要写标题的要求，剩下的情况都需要写标题，按照“关于+事由+文种”的形式书写即可。
接下来是发文对象，也就是“写给谁的”、“给谁看的”，具体发文对象需要根据题干要求来确定。
然后就是正文了，按照“开头+主体+结尾”的逻辑来书写要点即可。
紧随其后出现的就是发文单位，也就是“我是谁”、“谁写的”，具体发文对象同样需要根据题干信息来确定。
最后便是发文时间，一般情况下按照“X年X月X日”书写即可，当然，写考试当天的日期也可以。
二、五要素如何做取舍?
掌握了格式五要素之后，就到了考生最纠结的地方，那就是，如何确定具体格式呢?
首先要根据具体文种来决定，比如报告类文种，只需要标题+正文即可，无需写明发文对象和发文单位;倡议书类文种需要五要素齐全;演讲稿类文种不需要写明发文单位等等。考生在做练习时就要尝试记忆这些文种的具体格式，或把自己放到规定情境中设身处地去考虑一下。
这里我们还有一个小技巧，如果考生无法决定具体格式，可以尝试把五要素都写上，因为多写、写错是不扣分的。
三、“重内容轻格式”牢记心间
由于公文写作类型多样，所以考生的关注点总是在不同文种的不同格式上。然而，真正考试当中，要点才是最重要的部分。格式写错了最多也就是把格式分全部扣掉，要点没写到就得不偿失了。所以考生的备考重点依然要放在内容的书写上。
从2013年开始贯彻执行能力的考察频率上升，题量为1-2题，分数每题15-20分，一套试卷中通过贯彻执行题考察的贯彻执行能力比肩作文考察的文字表达能力。在贯彻执行题中公文的格式分值需要牢牢把握。从考察的规律中可以看出部分的公文文种会出现重复的现象，中公教育专家认为大家要掌握以下公文格式的书写。
简介概述类：编者按/引导语/导言/摘要/短评/短文。主要格式为标题+正文
例如2012年副省“给定资料8”介绍了最近社会上涌现出的先进人物事迹，某单位党委决定编印一期《内部学习资料》，宣传他们的事迹，号召本单位全体人员向先进人物学习。请你为这期《内部学习资料》撰写一则“编者按”。(10分)编者按：最近社会上涌现出的先进人物事迹...要求：概括全面、准确，揭示各位先进人物的精神实质;不超过200字。
宣传报道类：宣传稿/倡议书/一封信。主要格式为标题+发文对象+正文+发文机关+落款日期
例1：2014年地市“给定资料2”中心理援助专家团提议开展”火红绸带心理援助行动”。假定在某次求灾工作中，救灾指挥部决定采纳这个提议，请你结合“给定资料2”，以专家团的名义给参与救灾的各界人士写一份倡议书。
关于火红绸带心理援助行动 社会各界爱心人士： 大家好!
X心理援助专家团
X年x月x日
中公教育
例2：L县政府拟进一步宣传寄宿制学校的办学模式，以期更好地提高办学效益和质量。请根据“给定资料3”，以县教育局的名义草拟《给各村中小学生家长的一封信》。(20分)给各村中小学生家长的一封信 各位家长： 大家好!
L县教育局 X年x月x日
政府规范公文类：指导意见/整改通知/工作总结。主要格式是标题+发文对象+正文+发文单位+落款
2012年福建省考
三、假定你是某街道办事处的一名工作人员，请根据给定资料6—8拟写一份《某街道办事处关于改进老年人服务工作的指导意见》。(25分)要求：文字简明、分条撰写、有指导性与可行性，不超过400字。某街道办事处关于改进老年人服务工作的指导意见
各社区居委会
X街道办 X年x月x日
公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。
1．文种
全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等。三是“请示”“报告”“"函”混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”，如“××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示”（给县财政局），应改为“××县办公室关于追加2000年度办公经费的函”。
2．纸张和排版
《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定，公文用纸可采用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽210mm×长297mm）。国家机关公文用纸的采用A4型纸。
采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：40mm±1mm”，订口（左白边）为：25mm±1mm，地脚（下白边）为：25mm±1mm”，翻口（右白边）为：20mm±1mm”。正文用3号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。
公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。
公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。
3．发文机关标识（文头）
又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“××县档案局”，不必写为 “××省××县档案局”或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文头，打印“黑头”文件，严重影响了公文的严肃性。
4．发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”，职能部门代字多为“××字”。二是“〔〕”不对，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号（〔〕）可在word软件“插入符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5号误编为005号；四是加“第”字。如方发〔2006〕5号写为”方发〔2006〕第5号”
5．签发人
上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
6．红色反线
红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。
7．标题
标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》，其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿”，改为《××县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如“××县工商局关于摆摊设点的决定”，此“决定”对摆摊设点究竟是“禁止”还是“准许”、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定”。
公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。
8．主送机关
主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列
形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各部委党组，各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中共中央、国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区党委，中央和国家机关各部委，各人民团体”。
9．正文
正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“
一、”“
二、”“
三、”„„第二层用“
（一）”“
（二）”“
（三）”„„ 第三层用“
1、”“
2、”“
3、”„„ 第四层用“（1）”“（2）”“（3）”„„目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意序数数词的写法，“
一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“
（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。意见等公文为了便于查阅引用，第一层用“
一、”“
二、”“
三、”„„第二层用“
1、”“
2、”“
3、”一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了具体的执行要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最后用“特此通知”回行空两格作结。通告可写“特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当否，请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”“请研究后函复”“请同意”“请批准”。
10．附件
公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是：在一些转发、印发的文件中，将附件置于版记（公文主题词以下）之后，这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。
11．成文时间
成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全。成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。
12．署名和印章
单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）。
公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]
13．附注
附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。
14．主题词
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。
15．抄送机关
公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是：一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词。目前，公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。不再使用“抄报”一词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。
16．印发机关和印发时间
印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
17．份数
一、公文格式不规范的种种表现
(一) 公文标题不规范。
公文标题由发文机关、公文内容和文种三部分组成, 不能缺项。在我们接触的公文中, 一是有的公文制发时不标明发文机关, 如有的公文只标注“关于XXXX的通知”, 省略了发文机关;二是有的重复使用介词结构“关于”, 如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等;三是有的重复使用公文文种, 如“XXX转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”;四是有的文种使用不当, 在法定公文文种以外随意创造文种, 如“XX厅关于XXX的建议”、“XX厅关于XXX的说明”、“XX厅关于XXX的对策”等;五是有的在标题中随便使用标点符号, 如“XX厅关于XXX、及“XXX”的通知”等;六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容, 如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字, “XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
(二) 行文规则把握不准确。
发文机关应根据隶属关系和职权范围行文。一是有的市违反党政分开的原则, 以市委、市政府名义给省政府行文, 有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文, 还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省人民政府并XXX省长”;二是有的省直部门不经省委或省政府同意或授权就给市委或市政府下发指令性公文, 有的省直机关除办公室之外的其他内设处室违反行文规则给市、县对口业务部门行文;三是有的部门在上报的公文需要上级机关审批的事项中, 涉及其他部门的职权时未与相关部门充分协商会签, 或虽经协商会签但未取得一致意见, 也没有反映会签部门的意见或提出建设性意见, 即向上级机关行文;四是有的报告中夹带请示事项, 有的报告未附上级机关领导同志对此事的批示复印件;五是有的请示类公文一文数事, 有的请示类公文未标注签发人, 有的没有注明联系人姓名和联系电话 (办公电话和手机) , 有的行政机关公文只有单位落款没有加盖印章。
(三) 公文用语不规范。
不同类型的公文应按各自的公文用语来表述。有的机关对上行文、下行文和平行文的语气把握不准。一是对上行文, 向上级机关提出不适当要求和建议;二是向不相隶属机关行文, 有的向对方提出指令性要求, 缺乏协商语气;三是有的公文不注意行文格式, 标题排列不够整齐美观, 文中的小标题有的一句话有的两句话, 有的有标点有的没标点, 字体不统一, 序号不规范, 既杂乱又不协调美观;四是有的上报公文中出现错别字, 有的甚至把上级领导同志的名字写错;五是有的公文主题词标注不准确, 随意编造主题词词目;六是有的公文无印制版记, 有的公文附件不全。
(四) 文种使用不规范。
一是有的该用“请示”却用了“报告”, 有的属报告类公文却用了请示, 有的“请示”、“报告”合用, 如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”;二是有的该用“通知”却用了“意见”, 有的该用“函”却用了“通知”;三是有的该用“复函”却用了“批复”, 如有的业务主管部门向同级部门或下级政府下达项目核准通知书或资金使用计划时, 不用“复函”却用“批复”。
(五) 公文密级和紧急程度不规范。
一是有的公文在上报或下发时应该标注密级而没有标注;二是有的公文应该制发后即向社会公开发布而没有及时发布, 也没有在文尾附注处加以说明;三是有的公文在制发过程中运转时间太长而报送给上级机关时就标注紧急公文, 没有给上级机关留出足够的办理和审批时间。
二、存在问题的原因
一是领导重视不够。有的机关或部门对党政机关公文处理《条例》和《办法》规定的公文格式规范化要求执行不严格, 落实不到位。机关公文是代表一级党委、政府或部门行使职权的文字载体, 是代表本级机关说话的, 各级各部门相关领导同志都应该高度重视, 不仅要亲自撰写重要文稿, 还要指导文秘人员严格按照公文处理有关规定办事, 使发出的每一件公文都格式规范, 文面整齐。
二是审核把关不严。公文审核是一项群体性工作, 每一个环节都必须严格把关。有的部门参与公文制发和审核的机关工作人员责任心差, 缺乏公文质量第一、细节决定成败的意识。在公文运转的各个环节, 未经相关部门负责同志审阅签批, 对文中的内容、格式以及各类细节问题没有认真把关, 草率马虎, 很容易出现纰漏。
三是工作程序混乱。有的部门在公文审核中不按程序办事, 该送有关处室会签的不会签, 该送办公室把关的不把关, 最后将经部门领导批示同意的公文从办公室要个文号印发了事。这些做法随意省略了工作程序, 忽视了公文的规范格式, 致使发出的公文格式不规范, 差错再所难免。
四是业务知识不熟。公文写作与处理是一项细致入微的工作, 不仅专业性强, 而且文字水平要求高, 相关知识都要熟练掌握。有的机关或部门从事公文写作与处理的人员更换快, 新手多, 对相关知识不熟悉, 业务技能不够强。撰写和起草的公文缺胳膊少腿, 甚至出现一些常识性错误, 影响了公文的质量和办理效率, 也使机关或部门的形象大打折扣。
三、公文格式规范化的措施建议
(一) 把握好八大原则
1. 根据机关隶属关系和职责范围行文的原则。
上级党委与下级党委、上级政府与下级政府、上级部门与下级部门之间有行文的隶属关系, 上级可对下级发布指令性公文;凡没有隶属关系的均不应给对方发指令性公文, 可发商洽类公文。
2. 授权行文的原则。
属于部门职权范围内的事务, 应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项, 经政府同意也可以由部门行文, 文中应注明经政府同意, 凡未经授权均不应给下级机关或部门下发指令性公文。
3. 行文由办公厅 (室) 或秘书部门统一处理的原则。
机关或部门制发的公文, 经业务部门或处室起草和审核后, 要由办公厅 (室) 秘书处 (科) 审核把关, 重点是文稿体例、格式是否完整、统一、规范, 是否符合有关规定, 语言文字是否符合语法逻辑, 报批手续是否完备等。办公厅 (室) 或秘书部门审核把关后, 要及时按程序报送有关领导同志审批。
4. 公文不直接报领导者个人的原则。
除领导同志交办事项和确需直接报送审批的敏感绝密事项、重大突发事件或部分涉外事项外, 不得将应报请党委或政府审批的公文直接送领导同志个人 (包括以信函、内部签报形式) 。
5. 非特殊情况不越级行文的原则。
除重大社情灾情和重大突发事件、紧急情况外, 各级机关和部门一般不得越级直接向上级党委或政府报送公文。确需越级行文时, 应当同时抄送被越过的上级机关或部门。
6. 同级机关可以联合行文的原则。
同级党委、政府和军队, 军政、政府部门与同级人民团体具有行政职能的事业单位, 同一单位的同级机关, 地区与地区之间等同级机关或部门, 都可以联合行文。
7. 部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则。
一部门的某项工作如涉及其他部门职权的, 主办部门要主动与相关部门充分协商。经协商取得一致意见后, 方可根据其内容向下级业务部门或涉及到的有关部门行文。
8. 请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则。
下级机关或部门向上级机关请示工作, 要一事一文, 不能在一个请示件中请示多个不相关联事项。要突出重点, 一次请求上级机关给予解决一个主要问题即可, 不能贪多求全。请示类公文一般不抄送发文机关的下级机关。
(二) 严格规范公文格式
一篇公文制作完成后, 首先要审查公文文种选用是否适当, 秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、主题词、抄送机关、印制版记等是否符合要求。
1. 公文标题要规范。
拟写标题的要点是, 内容提炼准确, 标题显明, 一目了然, 文种使用正确。公文标题中一般不加标点符号, 但颁布法规规章类公文时除外。标题中使用介词“关于”时只能出现一次, 不能重复使用。如果转发类公文标题太长, 可引用被转发公文的文号作为标题内容。
2. 主送、抄送、抄报机关要规范。
主送机关是公文的受理机关, 抄送机关是在向主送机关发文的同时向不相隶属的有关部门发文。如省政府主送各设区市政府和省政府各部门的公文, 对涉及到的省委、省人大、省政协各部门和省各人民团体则用抄送。抄报机关是向非主送的上级机关发文, 抄报有两种情况:一是下行文需报请上级了解掌握的公文, 如省质监局向各市、县质监局下发的政策性公文, 必要时可抄报省政府;二是受双重领导的部门向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报, 如省国税局向省政府行文的同时可抄报国家税务总局。
3. 上行文、下行文、平行文要规范。
一是上行文, 是下级机关向其直接上级机关的行文。必须标注签发人, 签发人在文头之下、红线之上、发文字号的右侧。二是下行文, 是上级领导机关对所属下级机关、单位的行文, 包括逐级行文和多级行文。逐级行文是向直接下一级机关行文, 如省政府向设区市政府行文;多级行文是上级机关部署安排的工作可以一次传达到数级下级机关, 如省政府直接向市、县政府的行文。三是平行文, 即互不隶属机关、无业务指导和被指导关系的部门或单位之间的行文。其内容包括申请办理事项、告知事项、商洽事项、咨询事项、征求意见等, 不管什么内容的平行文, 均应以平等、协商的口气行文。
(三) 加强业务培训
关键词：国家标准;公文格式;修订
Abstract： “Layout for official document of Party and government organs” plays an important role in scientific， systematic and standard document processing for party and government organs. Compared with “Layout for official document of administration”， this standard is more scientific accurate，logical，brief，and easy to understand. But the author considers that some items of the standard are still not accurate， not rigorous， not simple and lack of maneuverability. The author hopes to get timely revision.
Keywords： Management standard;Document format; Revision
为适应党政机关工作需要，推进党政机关公文处理科学化、制度化、规范化，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》），并于2012年7月1日起正式实施。《条例》规定：“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。”[1]适应《条例》的规定要求，中共中央办公厅和国务院办公厅对国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）进行了修订，形成了现行国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），于2012年6月29日经国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布，2012年7月1日起正式实施。
新标准在标准名称、适用范围、标准结构、公文装订要求、公文格式要素及编排、特定公文格式编排等方面进行了修订，使标准内容更为科学准确、逻辑严密、简洁明了、通俗易懂。但笔者在对该标准的应用过程中，发现标准部分条目仍存在不准确、不严密、不简洁、不通俗、操作性不强的地方，现提出来与大家一起探讨。
1 从标准的准确性考量
1.1 应修订“3.1字”、“3.2行”的定义。“3.1字”的定义为“标示公文中横向距离的长度单位”，“3.2行”的定义为“标示公文中纵向距离的长度单位”，根据该标准“规范性引用文件”中的“GB 3100 国际单位制及其应用”，长度的国际单位制为m、km、cm、mm、μm、nm、pm、fm，以上是我国长度的法定计量单位，而标示公文中横向距离的“字”和标示公文中纵向距离的“行”不是我国长度的法定计量单位。按照《中华人民共和国计量法》规定，“非法定计量单位必须废除”;1990年8月25日国家技术监督局令第14号颁布的《计量违法行为处罚细则》规定：“出版物使用非法定计量单位的，责令其停止销售，可并处一千元以下罚款。”《党政机关公文格式》国家标准是一种技术规范，并且标准文本是公开的出版物，理应遵守国家相应法律法规要求。因此，建议将“3.1字”的定义改为“标示公文中横向距离的单位”，“3.2行”的定义改为“标示公文中纵向距离的单位”。
1.2 应补充“发文字号”编排位置的特殊情况。“7.2.5 发文字号”规定：“编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。”建议在后面加上“特定情况可以作适当调整”的表述。因为同样这一条目规定，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”，如果出现三个以上签发人的情况，签发人需要排两行以上，这样，为满足“与最后一个签发人姓名处在同一行”的要求，发文字号就需要再做调整。
1.3 应修改“标题”的排列方式 。“7.3.1 标题”中规定：“标题排列应当使用梯形或菱形。”百度百科对“菱形”的定义是：“在同一平面内，有一组邻边相等的平行四边形是菱形。”[2]菱形标题要求上下对称，而实际应用中经常会出现标题上下不对称的情况。按照百度百科对“纺锤形”的定义，“一条对称轴的四边形称做纺锤形”，[3]故“标题排列使用梯形或纺锤形”比较符合实际。
1.4 应将“抄送机关”移至“主体”，主送机关名称过多时移至版记上方。《条例》规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”。[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。当出现7.3.2中提到的“主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文”的情况时，“应当把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容的情况。
1.5 应将附注编排在成文日期下二行。标准规定：“如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。”如果附注内容较长，会出现附注到成文日期下方的情况，这样加盖印章时，印章有可能会盖到附注内容，影响公文的阅读及公文版面的美观。
2 从标准的严密性考量
2.1 应修订字号的数字用法。按照国家标准《出版物上的数字用法》（GB/T 15835-2011）规定，选用汉字数字的情形包括“已定型的含汉字数字的词语” [5]。在常用的文字处理软件WPS和WORD中，字号没有“2号字”、“3号字”、“4号字”，只有“二号字”、“三号字”、“四号字”，可见用汉字数字作为字号属于已定型的用法。而在以上软件中，汉字数字与阿拉伯数字表示的字号大小明显不同，如“五号字”比“5号字”要大得多。所以，笔者认为，在《国家行政机关公文格式》国家标准中，字号选用不适用“选用阿拉伯数字与汉字数字均可” [6]的情形，“3号汉字”、“3号仿宋”、“3号阿拉伯数字”、“3号黑体”、“3号楷体”、“2号小标宋体”、“4号仿宋”、“4号半角宋体”字号中的阿拉伯数字“2、3、4”应分别改为汉字“二、三、四”。
2.2 应进一步明确成文日期标注方式。标准“7.3.5.4 成文日期中的数字”条目规定：“用阿拉伯数字将年、月、日标全。”在日常应用中，以2014年8月20日为例，除了规范标注外，常常遇到把成文日期标注成“2014.8.20”、“2014-8-20”、“2014/8/20”的情况，可以说这三种标注方式都不违背标准要求，但显然不规范。因此，建议将“7.3.5.4”条目表述为“成文日期”，内容改为“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。
3 从标准的简洁性考量
3.1 应统一发文机关署名和成文日期编排格式。标准中发文机关署名和成文日期编排格式有三种不同情况，比较繁琐。一是加盖印章的公文，“成文日期一般右空四字编排”，“以成文日期为准居中编排发文机关署名”;二是不加盖印章的公文，“在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数”;三是加盖签发人签名章的公文，“在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章”，“在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期”。从公文的简洁性考虑，笔者建议统一规定“一般成文日期右空四字，发文机关署名或签发人签名章以成文日期为准居中编排”即可。
3.2 应简化印发日期的标注方法。标准“7.4.3 印发机关和印发日期”中，印发日期标注“用阿拉伯数字将年、月、日标全，数字后分别加‘年、‘月、‘日，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）”。以上表述与成文日期标注相同，建议简化为“印发日期右空一字，标注方法与成文日期相同，后加‘印发二字”。
3.3 应明确信函格式不加版记。标准规定：信函格式“版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方”。按照本文上述观点，主送机关和抄送机关属于公文主体部分，不是版记内容，如果“版记不加印发机关和印发日期、分隔线”，那么可以简化为“信函格式不加版记”。
4 从标准的通俗性考量
应修订标准中的出版业专业用语。标准中有大量出版业专业术语，如“天头”、“订口”、“钉锯”、“书脊”、“切口”，等等，虽然标准对“天头”、“订口”分别加了注解“上白边”和“左白边”，但对其他词汇未做注解。由于该标准的应用对象主要是党政机关工作人员，不是出版业的专业人士，对这些词汇理解困难会给实际操作造成一定的不便，建议改用通俗易懂的词语。
5 从标准的操作性考量
5.1 应明确“发文机关标志”中加不加“文件”二字的具体情形。“7.2.4 发文机关标志”中有发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字的情形，也有不加“文件”二字的情形，如何操作？建议明确通用公文格式中“下行文”加“文件”二字，除此之外不加“文件”二字，这样也涵盖了“10.1信函格式”中“发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”的规定。
5.2 应明确加盖印章公文成文日期的具体位置。标准规定：加盖印章的公文，“印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内”。由于公文制发是先印制公文再盖章分发，所以，发文机关署名和成文日期确定在前，盖章在后，如果发文机关署名和成文日期位置不明确，居中下压的印章“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”可能无法保证。按照《中共中央办公厅印发〈关于各级党组织印章的规定〉的通知》（中办发〔1983〕 37 号）和《国务院关于国家行政机关和企事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），各级党政机关印章大小在4.2cm～6cm之间，而公文“3号字字高约为5.54mm”[7]，“一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm” [8]。据此，经过计算，为保证加盖印章符合“顶端上距正文（或附件说明）一行之内”的要求，可以确定“在正文（或附件说明）下空两行编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期”。
《党政机关公文格式》是党政机关处理公文的重要标准，对统一规范公文格式有着重要意义。以上修订建议是笔者一管之见，希望对促进党政机关公文格式的标准化和规范化有所裨益。
参考文献：
[1][4]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16.
[2]百度百科.菱形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/133728.htm，2014-8-29.
[3]百度百科.纺锤形[EB/OL]. http：//baike.baidu.com/view/11770838.htm，2014-8-29.
[5][6]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：176.
[7][8]徐成华等.GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社. 2012：21.
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