英文邮件必备的9大黄金句型
1. Initiate a meeting
发起会议
I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A。
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben。
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空?
We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time。
十月三十号(周四)，老时间，开会。
Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time。
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project。
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions
咨询信息/反馈/建议
Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. 如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule。
谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon。
期待您的反馈建议!
What is your opinion on the schedule and next steps we proposed?
你对计划方面有什么想法?下一步我们应该怎么做?
What do you think about this?
这个你怎么想?
Feel free to give your comments。
请随意提出您的建议。
Any question, please don’t hesitate to let me know。
有任何问题，欢迎和我们联系。
Any question, please let me know。
有任何问题，欢迎和我们联系。
Please contact me if you have any questions。
有任何问题，欢迎和我们联系。
Your comments and suggestions are welcome!
欢迎您的评论和建议!
Please let me know what you think?
欢迎您的评论和建议!
Do you have any idea about this?
对于这个您有什么建议吗?
It would be nice if you could provide a bit more information on the user’s behavior。
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
At your convenience, I would really appreciate you looking into this
matter/issue。
如果可以，我希望你能负责这件事情。
3. Give feedback
意见反馈
Please see comments below。
请看下面的评论。
My answers are in blue below。
我的回答已标蓝。
I add some comments to the document for your reference。
我就文档添加了一些备注，仅供参考。
4. Attachment
附件
I enclose the evaluation report for your reference。
我附加了评估报告供您阅读。
Please check the attached file for today’s meeting notes。
今天的会议记录在附件里查收。
The attachment is the design document, please review it。
设计文档在附件里，请评阅。
For other known issues related to individual features, please see attached release notes。
其他个人特征方面的信息请见附件。
5. Point listing
列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today: 1…….2……。 今天我们要完成的任务：1…….2……。
Some known issues in this release: 1…….2……。
声明中涉及的一些问题：1…….2……。
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns: 1…….2……。
我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：1…….2……。
Here are some more questions/issues for your team: 1…….2……。
以下是对你们团队的一些问题：1…….2……。
The current status is as following: 1……2……
目前数据如下：1……2……
Some items need your attention: 1…….2……。
以下方面需提请注意：1…….2……。
6. Raise question
提出问题
I have some questions about the report XX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the assignment ABC, I have the following questions: …
就ABC协议，我有以下几个问题：……
7. Proposal
提议
For the next step of platform implementation, I am proposing…
关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future。
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…
Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。
8. Thanks note
感谢信
Thank you so much for the cooperation。
感谢你的合作!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project。 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanks for your attention!
谢谢关心!
Your kind assistance on this are very much appreciated。
我们对您的协助表示感谢。
Really appreciate your help!
非常感谢您的帮助!
9. Apology
道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP。
很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。
您肯定有时会在电子邮件或信件中看到不理解的奇怪缩写词。 是否想知道它们表示什么?
下面是一个有用列表，相信会对您有所帮助。 一些缩写(标有 *)也会用在日常对话中。
i.e.*： that is(即)的缩写(“We will do it by eob, i.e. 5:30 pm(我们将在下班前完成，即，下午 5:30 之前)”，发音为 “eye-ee”)
incl.： including(包括)的缩写(“Pls send it incl. new propsal asap.(请尽快发送，包括新的建议书。)”) info.： information(信息)的缩写(“Thanks in advance for the info.(提前感谢提供该信息。)”) IOU*： I owe you(欠条)的缩写(“We will send an IOU(我们将发给您一张欠条)”，发音为 “I owe you”)
K*： a thousand(一千)的缩写(“It will cost around 3K(将花费大约三千)”，发音为 “three-kay”)
max.*： maximum(最多)的缩写(“It will cost 3K max.(最多将花费三千。)”)
MD*： managing director(总经理)的缩写(“He’s our MD(他是我们的总经理)”，发音为 “em-dee”)
min.*： minimum(最少)的缩写(“It will cost 3K min.(最少将花费三千。)”)
n/a： not applicable(不适用)的缩写(“This is n/a in this context.(在此上下文中不适用。)”) NB： please note(请注意)的缩写(用在文档的末尾，“NB: Holidays this year are cancelled.(请注意：本的假期被取消。)”)
no.： number(编号)的缩写(“Pls advise no. of deliveries.(请建议交付编号。)”)
p.a.： per year(每年)的缩写(“How much p.a.?(每年有多少?)”) pd： paid(已支付)的缩写(“This invoice was pd in December.(此发票在 12 月份已支付。)”) pls： please(请)的缩写(“Pls advise.(请建议。)”) PTO： please turn over(请翻页)的缩写(用在页面末尾)
p.w.： per week(每周)的缩写(“How many p.w.?(每周多少?)”)
qtr： quarter(季度)的缩写(“How many per qtr?(每季度多少?”) qty： quantity(数量)的缩写(“Pls advise re. qty.(请就数量提出建议。)”)
R&D*： research and development(研发)的缩写(“Need to do some R&D.(需要做一些研发。)”)
re.： with reference to(关于)的缩写(“Pls advise re. qty.(请就数量提出建议。)”)
ROI： return on investment(投资回报率)的缩写(“What will the ROI be?(投资回报率是多少?)”)
RSVP*： please reply(请回复)的缩写(用在邀请函中)
sae： stamped addressed envelope(已贴邮票、写好地址的信封)的缩写(“Pls send sae.(请发送已贴邮票、写好地址的信封。)”)
TBA： to be announced(即将公布)的缩写(“This news TBA at next week’s AGM.(此消息即将在下周的年会上公布。)”)
TBD： to be determined(待定)的缩写(“Exact date still TBD.(准确日期仍待定。)”) TCO*： total cost of ownership(总拥有成本)的缩写(“Pls estimate TCO.(请估算总拥有成本。)”)
thx： thanks(谢谢)的缩写(“Thx for your mail.(谢谢您的邮件。)”)
USP: unique selling point(独特卖点)的缩写(“Sounds great! What’s the USP?(太好了!独特卖点是什么?)”)
VAT*： value added tax(增值税)的缩写(“Pls advise price incl. VAT(请建议包括增值税的价格)”，发音为 “vee-ay-tea”)
VIP*： very important person(非常重要的人)的缩写(“They are VIPs(他们都是非常重要的人)”，发音为 “vee-eye-peas”) vs.： against(对抗)(是 “versus”形式的缩写，“This is us vs. them.(这次由我们与他们对抗。)”)
w/：: with(与)的缩写(“He will be w/ Mr Jones.(他将与琼斯先生一起。)”) wd： would(将/会)的缩写(“Wd you mind writing to Mr Jones?(您介意写给琼斯先生吗?)”) w/o： without(没有)的缩写(“Will you be there w/o Mr Jones?(若琼斯先生不去，您会去吗?)”)
ytd： year to date(今年迄今为止)的缩写(“Pls give sales figs for ytd asap.(请尽快给我今年迄今为止的销售数字。)”)
24/7*： non-stopwill let you know.(此时无法决定，以后再告诉您。)”) attn： for the attention of(收阅人)的缩写(写在信件/传真等的顶部： “attn:(收阅人：) Mr Jones(琼斯先生)”)
b/c： because(因为)的缩写(“Have to cancel meeting b/c Mr Jones is unwell.(因为琼斯先生不舒服，不得不取消会议。)”)
btw： by the way(顺便提一下)的缩写(“Btw, how was your holiday?(顺便问一下，您的假期过得如何?)”)
cc*： copy to(抄送)的缩写(“I’ll put him on cc(我将抄送给他)”，发音为 “see-see”) cd： could(可以)的缩写(“Cd you please get in touch with our sales dept?(您可以与我们的销售部联系吗?)”)
CEO*： chief executive officer(首席执行官)的缩写(“She’s our CEO(她是我们的首席执行官)”，发音为 “see-ee-oh”)
cf” compare with(与...相比较)的缩写(“Cf January orders.(与一月的订单相比较。)”) CIO*： chief information officer(首席信息官)的缩写(“Mr Jones is our CIO(琼斯先生是我们的首席信息官)”，发音为 “see-eye-oh”)
c/o： care of(由...转交)的缩写(通常写在地址上面。 “Please send it c/o Mr Jones.(请转交琼斯先生。)”)
cob： close of business(下班)的缩写(“It should be ready today cob.(在今天下班时应该可以做好。)”)
cod： cash on delivery(货到付款)的缩写(“Please pay cod.(请货到付款。)”) crm： customer relationship management(客户关系管理)的缩写(“The company has excellent crm.(公司有良好的客户关系管理。)”)
cv*： curriculum vitae(简历)的缩写(“Please send your cv with your application(请在申请时发送简历)”，发音为 “see-vee”)
dept： department(部门)的缩写(“He’s in the sales dept.(他在销售部。)”) devt： development(发展)(“January saw good devt.(一月份发展良好。)”)
diff.： difference(区别)的缩写(“Please specify diff. between products A and B.(请指出产品 A 和产品 B 之间的区别。)”)
e.g.*： for example(例如)的缩写(“Different depts., e.g. marketing, sales(不同的部门，例如销售部)”，发音为 “ee-gee”)
EGM： extraordinary general meeting(股东特别大会)的缩写(“TBD at an EGM(在股东特别大会上待定)”，发音为 “ee-gee-em”)
encl.： enclosed(内含)的缩写(“Pls find attachment encl.(请见内含附件。)”) eob： end of business(下班)的缩写(“Please finish by eob.(请在下班前完成。)”) eod： end of day(当日结束)的缩写(“To do by eod.(当日待做事项。)”) esp.： especially(特别)的缩写(“This is esp. interesting.(这特别有趣。)”)
ETA： estimated time of arrival(预计到达时间)的缩写(“ETA two o’clock.(预计到达时间为两点。)”)
et al： 表示“以及所有其他人”(“Mr Jones, Mr Brown et al.(琼斯先生、布朗先生以及所有其他人。)”)
etc. (et cetera)： 表示“等等”(“Marketing, sales etc.(营销、销售等等)”)
FAQ： frequently asked questions(常见问题解答)的缩写(“Here are some FAQs.(下面是一些常见问题解答。)”)
fig.： figures(数字)的缩写(“Here are sales figs for 2010.(这是 2010 年的销售数字。)”) FOB： freight on board(离岸价格)的缩写(“This will be sent FOB.(将以离岸价格发送。)”) fwd： forwarded(转发)的缩写(“Pls fwd to Mr Jones.(请转发给琼斯先生。)”) FYA： for your attention(请注意)的缩写(用在文档的顶部)
HQ*： headquarters(总部)的缩写(“See you at HQ(在总部见)”，发音为 “aitch-queue”) hr： hour(小时)的缩写(“It will take approx. 2 hrs.(大约需要两个小时。)”)
Please let me know if you have any query. 有任何问题，请告诉我。
Thanks for your understanding / assistance / cooperation. 理解/支持/合作Here is why, (1;2;3…)原因如下
Will get back to your ASAP.会尽快回复你 As we communicated over the phone today,如同我们在电话中沟通的那样 As discussed before,我们之前讨论过的
Please see the reply below in red.请看如下红色回复Please check at your side and see reply in blue.
Sorry for confusion.混乱
Any updates on this request?关于这个问题有什么消息嘛? Please review and advise any comment.请查阅评价
Really appreciate you help.非常感谢你的帮助
Thanks for your prompt reply.谢谢你及时的回复
企业介绍常用英文句型
1. Xx Co., LTD, with the old company name xx, specializes in manufacturing… Xx有限公司，原名xx，专业生产。。。
2. Is a professional manufacturer of…
是一家专业生产。。。的企业
3. use/adopt ….as raw material
以。。。为原材料
4. be in this area for…years
在该领域有。。。年
5. Adopting advanced equipment with solid techniques, our high quality products are strictly tested before being put into the market.
采用先进的生产设备，拥有雄厚的技术力量，我们高质量的产品在投放市场前都经过严格的测试。
6. We sincerely hold the tenet of “quality first, customers supreme” in mind when conducting business.
在生意过程中我们秉承“质量第一顾客至上的原则”
7. We have 3 production lines, can produce…
我们有三条生产线，可以生产。。。
8. Our current xx annual output is…,one of our production line is…,one is…and another is…etc.
我们目前在。。。方面年产出为。。。，一条为。。另一条为。。。还有一条为。。。等等。
9. Our xx with top strong strength, good uniformity and pure color and luster, has applied range.
10. we consistent keeping our business tenet of the utmost good faith and pragmatic work style
我们始终如一的坚持诚信最大化和实际主义的工作作风
11. Our export amount will over xx in 2012.
我们的出口额预计在2012年将超过。。。
12. Our company will consistent our tenet: all work for customers’ standard. Try to produce more high quality products, in order to requite stable and new customers. 我公司始终如一的坚持一切迎合以客户的标准，努力生产更多高质量产品，以此来回馈新老客户。
13. Xx Co., Ltd, locates in…,was established in 1997 by xx, has an area of 10,000 square meters in all, building area of 5,000 square meters, purified workshop of 4,000 square meters.
Xx有限公司，位于。。。于1997年建立，创办人是xx，公司面积为10,000平米，建筑面积为5,000平米，无尘车间面积为4,000平米。
14. The capital assets of the company is… while produce capacity is…per year. 公司总资产为。。。年产量为。。。
15. There are …workers, and more man 100 sets of advanced equipments, taking the leading position in the domestic industry.
公司拥有。。。员工，100多套先进技术设备，在国内同产业居于领先地位。
16. The company deserves various praise from the apartments such as Henan
Province Famous Brand, xx city Famous Brand, Advanced Science Unit, Credit Company, One of the Hundred of Chinese Excellent Enterprise, AAA Credit Enterprises, Credibility Civilization Enterprise, Price Measurement Trustworthy Company and Advanced Unit of Combating Earthquake and Carrying out the Reliving Work.
公司荣获机关部门多项嘉奖都实至名归，如河南省知名品牌，xx市知名品牌，先进科研单位，诚信企业，中国企业百强，AAA诚信认证企业，诚信文明企业，价格计量信得过企业，以及抗震救灾先进企业。
17. It passed the ISO9001:2000, ISO13485:2003 international quality system and CE
certificate.
通过了ISO9001:2000, ISO13485:2003国际质量体系认证并获得了CE证书。
18. gained the country patent
获得国家专利
19. Of long-term adherence to the development by technology, expanding the market
by quality.
长期致力于技术发展，以质量突破市场
20. Has been specializing in…
自。。。以来长期专业生产。。。
21. with adequate experience in the line of business
在业务范畴内有相当丰富的经验
22. continuously forge ahead
不断开拓进取
23. Co-development with customers, ensuring the stable quality and maintaining the
competitiveness of our customers and all staff members’ benefits.
与顾客协同发展，确保质量稳定，维护客户的竞争力以及保证旗下所有员工福利
24. Annual output is..
年产出为。。
25. departments
部门
26. quality control procedures
质量管理程序
学术英语常用句式Joseph Li
一、~~~ the + ~ est + 名词 + (that) + 主词 + have ever + seen ( known/heard/had/read, etc)
~~~ the most + 形容词 + 名词 + (that) + 主词 + have ever + seen ( known/heard/had/read, etc)
Lack of interpersonal skills is one of the most serious defects that we have ever known about today’s college students.
缺乏人际交往技能是我们迄今所知的当今大学生的最大缺陷。
二、Nothing is + ~~~ er than to + V
Nothing is + more + 形容词 + than to + V
例句：For parents, nothing is more important than to educate children in a proper way.
没有比以一种正确方式教育孩子更重要的事情了。
三、~~~ cannot emphasize the importance of ~~~ too much.
(再怎么强调...的重要性也不为过。)
例句：We cannot emphasize the importance of protecting celebrities’ privacy too much.
我们再怎么强调保护名人隐私的也不为过。
四、There is no denying that + S + V ...(不可否认的...)
例句：There is no denying that the practicality of our higher education has gone from bad to worse.
不可否认的，我们高等教育的实用性已经每况愈下。
五、It is universally acknowledged that + 句子~~ (全世界都知道...) 例句：It is universally acknowledged that it is the doctor’s duty and obligation to heal the wounded and rescue the dying.
全世界都知道救死扶伤是医生的天职。
六、There is no doubt that + 句子~~ (毫无疑问的...)
例句：There is no doubt that the Internet is far more convenient and efficient than the written word or other conventional means of conveying meaning. 毫无疑问因特网比书面文字更方便、快捷。
七、An advantage of ~~~ is that + 句子 (...的优点是...)
例句：An advantage of children’s participating in some paid work is that this practice can cultivate their independence, self-determination and sense of- 1 -
responsibility.
孩子参加有偿劳动的一个优点是这种实践可以培养小孩的独立性、自主性和责任感。
八、The reason why + 句子 ~~~ is that + 句子 (...的原因是...)
例句：The reason why a large number of customs have altered a great deal is that most of them are connected with some superstitious beliefs, and they cannot fit in this world with highly-developed technology.
多数旧风俗习惯都产生了巨大的改变的原因是它们大多与封建迷信有关，与现代社会格格不入。
九、So + 形容词 + be + 主词 + that + 句子 (如此...以致于...)
例句：So pervasive are advertisements that no one can avoid being influenced by them.
广告是如此盛行，每个人都难免不受它们的影响。
十、Adj + as + Subject(主词)+ be, S + V~~~ (虽然...)
例句：Lovely as pets are, it is by no means appropriate for city dwellers to keep them in their houses.
{by no means = in no way = on no account 一点也不}
虽然宠物很可爱，但市民在家中饲养是丝毫不妥的。
十一、The + ~er + S + V, ~~~ the + ~er + S + V ~~~
The + more + Adj + S + V, ~~~ the + more + Adj + S + V ~~~(愈...愈...) The more children are encouraged to get in touch with various aspects of society, the more comprehensive their knowledge will be.
越鼓励孩子接触社会的各个方面，他们学习的知识会更全面。
十二、By +Ving, ~~ can ~~ (借着...，..能够..)
例句：By putting the responsibility into the government’s hand, citizens can enjoy a higher level of assurance in quality.
借着将这种职责放在政府手中，市民在质量上能够享有更高程度的保障。 十
三、~~~ enable + Object(受词)+ to + V (..使..能够..)
例句：Community service programs enable the government to relieve the strain on its limited budget.
社区服务计划有助于减轻政府财政负担。
十四、On no account can we + V ~~~ (我们绝对不能...)
例句：On no account can we ignore the significance of education.
- 2 -
我们绝对不能忽略教育的重要性。
十五、It is time + S + 过去式 (该是...的时候了)
例句：It is time we evaluated the roles that modern technology plays in our life from more balanced and objective perspectives.
该是我们从更加公正和客观的角度来评价现代科技在我们的生活中所发挥的作用的时候了。
十六、Those who ~~~ (...的人...)
例句：Those who think otherwise contend that computers are designed and programmed by human beings to do all the translation work in a comparatively mechanical manner.
那些持反对意见的人争论到电脑是由人设计和编程的，因此只能是较机械地进行语言翻译。
十七、There is no one but ~~~ (没有人不...)
例句：There is no one but longs to display the best self and impress others. 没有人不渴望展现最好的自我以给他人留下深刻印象。
十八、be + forced/compelled/obliged + to + V (不得不...)
例句：Only in a peaceful environment can people lay emphasis on sports events. The Olympic Games is a convincing example because it has been compelled to be cancelled several times in its history due to wars..
只有在和平的环境里，人们才有精力去重视体育赛事。奥运会就是一个很有说服力的例子，因为在历史上它由于战争而数次被迫取消。
十九、It is conceivable that + 句子 (可想而知的)
It is obvious that + 句子 (明显的)
It is apparent that + 句子 (显然的)
例句：It is conceivable that with the rapid development in society and economy, competition is becoming increasingly fierce and acute.
可想而知，随着社会经济的发展，竞争将更加剧烈。
二
十、That is the reason why ~~~ (那就是...的原因)
例句：It costs an astronomical sum of fund to lock up so many criminals and that’s the reason why imprisonment has imposed a great strain on the budget of a nation.
把如此多的罪犯关押起来需要耗费大量资金，那就是为什么监禁已经大大增加了国家负担的原因。
- 3 -
二十一、For the past + 时间，S + 现在完成式...(过去...年来，...一直...) 例句：For the past decade or so, practical courses, such as computer and business, have gained tremendous popularity on college campuses.
过去十年来，实用性课程诸如电脑和商科在大学中普遍盛行。
二十二、Since + S + 过去式，S + 现在完成式。
例句：Since the advent of modern urbanization, people have been confronted with the dilemma whether or not they should demolish old houses and buildings that seem to have spoilt the cityscape.
自从现代城市化的进程开始之后，人们一直面临着这样一种两难的境地：他们是否应该拆除那些是否有损市容的旧房屋和建筑物。
二十三、It pays to + V ~~~ (...是值得的。)
例句：It pays to create a fair atmosphere in which both males and females cooperate and compete on an equal footing.
创造一个让男女平等合作竞争的良好环境是值得的。
二十四、be based on (以...为基础)
例句：The progress of thee society is based on harmony.
社会的进步是以和谐为基础的。
二十五、Spare no effort to + V (不遗余力的)
Developed nations should spare no effort to finance their economically disadvantaged counterparts.
发达国家应该不遗余力地资助贫国。
二十六、bring home to + 人 + 事 (让...明白...事)
例句：We should bring home to the masses the significance of space research. 我们应该让人们明白太空研究的重要性所在。
二十七、be closely related to ~~ (与...息息相关)
例句：Expanding population and influx of migrant workers are closely related to the problem.
人口激增与外来民工大量涌入与交通问题息息相关。
二十八、There exists the possibility of + Ving (存在...的可能性)
There exists the possibility of wronging an innocent person
有可能冤枉无辜的人。
- 4 -
二十九、Due to/Owing to/Thanks to + N/Ving, ~~~ (因为...)
例句： Thanks to coeducation system, benign competition and cooperation between male and female students are rightly encouraged.
由于男女共校的教育体制，异性同学间的良性竞争和友好合作精神得到了发扬。
三
十、Only...can (只有...才能)
例句：Only in cities can children be well prepared for their future life and keep up with the trend of the world.
只有在城市里孩子们才能为他们未来的生活作好准备并与世界趋势同步。 三十
一、Leave much to be desired (令人不满意)
例句：The condition of our traffic leaves much to be desired.
我们的交通状况令人不满意。
三十
二、Have (exert, impose) a great influence on ~~~ (对...有很大的影响) 例句：Quality of citizens has a great influence on a nation’s prosperity. 国民的素质对于国家的繁荣有重大的影响。
三十
三、do good to (对...有益)，do harm to (对...有害)
例句：Reading does good to our minds.读书对心灵有益。
Overwork does harm to health.工作过度对健康有害。
三十
四、Pose a great threat to ~~ (对...造成一大威胁)
例句：abortion poses a great threat to both women’s physical and mental health. 堕胎对于妇女的身心健康都会造成巨大威胁。
三十
五、do one‘s utmost to + V = do one‘s best (尽全力去...)
例句：schools should do their utmost to ensure the students’ sound growth. 学校应尽全力去确保学生的健康成长
- 5 -
1. Greeting message 祝福
Hope you have a good trip back. 祝旅途愉快。 How are you? 你好吗? How is the project going on? 项目进行顺利吗? 2. Initiate a meeting 发起会议
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Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time. 下周一盐湖城时区下午五点半开会。
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3. Seeking for more information/feedbacks/suggestions 咨询信息/反馈/建议
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Attached please find today’s meeting notes. 今天的会议记录在附件里。
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目前数据如下: 1…… 2……
Some items need your attention:1…….2……. 以下方面需提请注意:1…….2……. 7. Raise question 提出问题
I have some questions about the report XX-XXX 我对XX-XXX报告有一些疑问。
For the assignment ABC, I have the following questions:… 就ABC协议,我有以下几个问题:…… 8. Proposal 提议
For the next step of platform implementation, I am proposing… 关于平台启动的下一步计划,我有一个提议…… I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future. 我建议我们就一周项目开一个电话会议。
Achievo team suggest to adopt option A to solve outstanding issue…… Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。 9. Thanks note 感谢信
Thank you so much for the cooperation感谢你的合作! Thanks for the information 谢谢您提供的信息! I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。 Thanks for your attention! 谢谢关心! Your kind assistance on this are very much appreciated. 我们对您的协助表示感谢。 Really appreciate your help! 非常感谢您的帮助! 10. Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding! 对造成的误解我真诚道歉! I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP. 很抱歉现在才进行询问,但是我们需要尽快核实执行信息。
英文商务信函格式与结构，商务英语邮件格式规范
2009-11-24 15:31:50
一般来说，现在使用的商务英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式(the conventionalindented form) 和现代的齐头式(the modern blocked form) 。
根据英国传统做法，缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间，有时可能会缩进更多。现在，齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始，段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行，以便于区分。这种格式被称作齐头式(the fullblocked form) 。但是，有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便，所以，人们使用了一种改良的齐头式(the modifiedblocked form) ，即把日期放在右边，而把其他内容放在左边。
一般来说，我们通常使用单行距来布局一封信，这会使我们所写的信有一种紧凑感，但有些人在写短信的时候，更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好，可以选择使用齐头式或缩头式。但不论选择哪一种格式，一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
(1) 信头(the lettermail 地址。信头在信纸的最上方，有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行，不管是齐头式还是缩头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24thMarch. 2002”， 而美国的日期标示法则是“March24 ，2002”。月、日的后面用逗号，年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址，要放在信纸的左上方，在日期以下三行或更多行，这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式，
紧靠信纸的左边，这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语书信中多用Dear Sir ， Dear Sirs 或Gentlemen ，并且独立成行，在封内名称和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗号，而在Gentlemen 后面用冒号。
信文是实质性的内容，信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确，切中要点;段落划分明确，每段集中于一个话题;打印准确，布局要有艺术性，使你的信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏，它是信文的框架。信文多用单行距，有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有： Yours faithfully ， Yours truly(多用于美国) 等，也有人用倒装的Faithfully yours ， Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是：For the attention of 或简单的Attention ，下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时，则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外，可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行，下加横线，除齐头式外，一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题，让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写，可用小写，也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有: Enclosure ， Enclosures ，Encl.，Enc. 等。
抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc ，后面加上收件人或公司的名字，可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc ，后加收件人或公司的名字，只打印在复印件上，并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容，可用此方式，但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉，即在写信前，你未能很好地安排你的信件。这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中，前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容，而后几部分则是可有可无的。
总之，当你书写商务英语书信的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来，直至交易的达成。
商务电子邮件写作的八类典型问题
句子结构：原邮件的最后一句“Any querries pls let me know.”不符合英语写作的语法规范。该邮件并非是一封好友之间问候、闲聊的信件，故应采取较为正式和规范的语言。这句话应改成“If you have any questions, please let me know.”更合适些。原邮件的其他句子结构问题不大，主要是时态和语态问题(在下文“时态语态”里会阐述)，不会影响理解。
内容表述
在阐述邮件内容时，应尽量做到明确、准确、完整、简洁。
明确、准确：邮件要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，这样收信人看了信后才不会误解写信人的意图。原邮件“The following is the training arrangement,which has confirmed with Dixon.”这句意思因为语法错误而变得不够明确，改成“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”后，意思明白晓畅。此外，还应避免或尽量少使用一些语意模糊的词语或短语，如 ASAP等，以免引起不必要的纠纷。
完整、简洁：邮件的内容应力求完整而全面，提供所有读者所需的信息。同时也应使邮件内容简洁明了。原邮件内容简洁但不够完整。在提出课程的同时，也应简单介绍一下课程的特色，修改后邮件中加了“It will be an ideal course for you to learn about the Columbia Product and also to improve your training skills.”，这样读起来内容显得完整。
时态语态
英文时态语态和汉语不一样，它是通过动词的形态变化和其他辅助手段来实现的，而汉语主要通过一些助词和介词，如：“了、呢、过、给、被、由”等来体现时态、语态的变化。正因这一差异，国人在写英文邮件时往往受到母语的干扰，犯时态语态错误。
时态：邮件第一句中的动词“focus”若按原句写的话，应改成“focuses”;第二句若按原句写的话，句中“is”、“has”应分别改成“are”、“have”。
语态：原邮件中“The following is the training arrangements,which has comfirmed with Dixon.”后半部定语从句应改成被动语态“The training schedule, topic and venue, which have been confirmed with Dixon, are as follows:”，否则难以理解。
语言风格
语言风格主要可以从是否自然和是否正式等两个角度来评估。邮件正式与否取决于邮件的写作目的和写作场所。若是正式邮件应通篇保持正式写作语气，若是非正式邮件应通篇保持非正式写作语气。本文中范例邮件就写作目的和场所而言，应该算是比较正式和规范的邮件。
原邮件中“Pls offer the participants list of your team to me today.”这句因为用了缩略语“Pls”而显得不够正式。而“Any querries pls let me know.”这句因为有语法错误不够规范。“Yrs Sincerely”最为别扭，不伦不类，本身属于正式用语，里面却夹杂着极不正式的手机短信用语“Yrs”。此外，作者竟然用汉语时间表达习惯来写英文邮件“2005-3-22”，明显不规范。
邮件格式
商务电子邮件的格式比起一般商务信函的格式要简单一些，格式主要按以下几部分编排：“标题(Subject)”、“称呼(Salutation)”、“开头(Beginning)”、“正文(Body)”、“结尾句(Ending)”、“礼貌结束语(Complimentary Close)”、“写信人全名(Writer誷 Full Name)”、“写信人职务及所属部门(Writer誷 Title and Department)”等。这部分只要分别对比原邮件和修改后邮件，读者不难分辨孰优孰劣。
此外，还可以通过使用小段落和加段落的小标题、使用列举符号罗列具体信息、使用星号或下划线强调重点内容以及段落与段落之间空行等手段来做到格式更完美。
标点符号
在邮件写作中标点符号往往被忽视或不知如何处理，殊不知标点符号的作用之大，有时能带来相反的效果。且看以下两封邮件，措辞完全一样，但因为标点符号的位置不同而内容变得截然相反。
“Dear Jack: I want a man who knows what love is all about. You are generous, kind and thoughtful. People who are not like you admit to being useless and inferior. You have ruined me for other men. I yearn for you. I have no feelings when we’re apart. I can be forever happy — will you let me be yours? — Jill.”
“Dear Jack: I want a man who knows what love is. All about you are generous, kind and thoughtful people who are not like you. Admit to being useless and inferior. You have ruined me. For other men I yearn. For you, I have no feelings. When we’re apart, I can be forever happy. Will you let me be? Yours, Jill.”
而在本文提供的原邮件中也出现了多处标点使用不当，如：“arrangements”的逗号后面应空一格;“date”、“topic”、“venue”后面要加冒号;“Yours sincerely”后面要加逗号。
字母大小写
字母大小写在邮件写作中也往往被忽视。以下原邮件中的词语第一字母应大写：标题中的“product training announcement”、称呼中的“dear”、邮件主体中的date、topic、product、training、venue、meeting-room等单词首字母都应该大写。
商务英语电子邮件尽管具有非正式的特点，但它仍应具备正确性和严肃性。由于篇幅有限，本文对商务邮件中常出现的八类问题讲解也只是抛砖引玉。希望大家在看完本文之后有所裨益，能够养成写完邮件后检查邮件的习惯，从以上八个方面好好斟酌自己的写作，不断修改，做到精益求精、沟通无障碍。
