基于重点建设项目工程档案管理中的问题研究

我们从基地的建设中可以明确重点建设项目工程与一般的基建工程有以下的区别:1.建设周期长, 从开工到竣工以及随后的生产磨合及技改技措等, 历时20余年。2.投入资金数额较大, 多以国家投资为主, 如基地建设最初是中国政府与日本海外协力基金会签订的贷款协议为主, 其他投资形式 (国家及省政府) 为辅的一种运作模式。3.科技含量高, 主体装置均使用国外进口先进设备、先进技术, 配套装置国产化。4.施工难度大, 参建单位多, 如此大规模的黄磷、酸酸、重钙装置当时在国内来说还是史无前例的。建设高峰时期, 同时进场单位达数十家。5.备受各级政府领导高度重视, 整个建设过程中, 国务院、各部委、省政府各级领导多次前来基地调研、视察工作。从以上区别可以看出重点建设项目工程档案的特点:1.形成的档案过程长, 数量多, 载体多样、种类繁多、保存价值高。如基地从设计规划到竣工文件, 数量达万卷以上, 包括基建、科研、设备、地勘以及大量反映建设过程的文书、会计、声像等档案。2.涉及面广。形成、整理、审核、移交, 需要建设、设计、施工、安装、监理等参建单位共同完成, 稍有疏忽, 就会影响档案材料的完整性与准确性。

一、重点建设项目工程档案管理存在的问题

(一) 档案意识薄弱。由于重点建设工程项目多、任务重、参建单位多、水平参差不齐, 档案意识薄弱, 在思想上不够重视档案管理工作。

(二) 归档文件资料的管理不统一规范。一是施工技术表格式文件格式混乱, 存在不统一、不规范的问题, 大多数施工单位依据习惯做法自做表格, 形成一个项目的表式文件内容、格式不一致, 给档案的统一保管、统一利用带来不便。二是竣工图绘制不符合规范要求, 工程变更的依据图文分离, 变更文件与竣工图不一致等问题。

(三) 项目进度与资料制作进度不同步。由于重点项目工程建设的阶段性特点, 使得上一阶段形成的档案刚刚接收整理, 马上就要为下一阶段的设计、施工提供服务, 由于在施工过程中因种种原因经常会有一些设计变更, 设计方在发出设计联络签通知施工方、建设方作适时变更, 但作为归档文件有时却未及时得到更新。

(四) 档案资料的收集渠道不畅通, 收集难、管理差、提供利用不尽人意。如果经办人不移交资料或档案管理人员不知道、不催交、就保证不了工程档案的成套性、准确性和完整性, 满足不了当前利用的需要, 更反映不了项目建设的历史性和真实性。

二、采取的对策

(一) 加大宣传力度, 提高档案意识。加大对《中华人民共和国档案法》及相关档案工作法规的宣传力度, 增强档案意识。

(二) 强化管理, 从源头把关。1.以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案实施办法》《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等为依据, 结合企业实际制定本企业档案管理制度。使项目档案工作有章可循。从而提高档案管理的质量, 使重点工程档案管理真正纳入规范化管理轨道。2.在合同管理中纳入重点建设项目档案管理。3.落实项目档案的领导责任制, 确保工程档案的完整、准确和系统。

(三) 制订方案, 注重细节。做好四个管理:1.网络管理;2.跟踪管理;3.全过程管理;4.目标管理。

(四) 加强建设过程中各种档案资料的收集工作。一个工程项目立项后, 将产生可行性研究文件、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件直到竣工验收、试生产等各阶段的文件资料等, 这些文件资料是建设项目的重要组成部分, 应及时收集归档, 妥善保管。在收集的过程中要注意以下几点:1.及时性。各阶段形成的文件资料, 要随着进程及时收集, 并要有针对性地收集。2.准确性。3.完整性, 工程项目应按系统科学排列档案, 使工作项目从个体到整体的构成更加合理, 维护工程档案的不可分散性。4.规范性。归档的文件应为原件;文件材料的编制要按国家标准和行业标准执行。

(五) 加强档案管理队伍建设, 全面提高档案人员的综合素质。由于参建单位来自全国各地, 且工程施工中人员变动大, 从实践来看, 绝大部分人员对档案工作不太了解, 有的兼职人员甚至连施工工艺流程都不清楚, 整理出来的工程档案千差万别, 无法交工。所以必须组织各单位专兼职档案人员进行档案专业知识培训, 除了学习档案管理相关法律、法规和行业规范、标准外, 还必须反复强调和讲解重点建设项目中档案管理的目的和意义。除了档案专业培训外, 还可以通过“以会代训”形式向专兼职档案管理人员灌输档案法律法规和基础业务知识, 从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节一一进行讲解、示范、实践, 提高专兼职档案管理人员的档案意识和工作能力。

三、总结

重点建设项目工程档案不仅在建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作中具有重要作用, 而且在项目建成后的各项管理工作中起到最直接的凭证和依据作用。借助这些档案资料, 我们可以更好地了解和认识过去、把握和服务现在、预见和指导未来。因此, 我们必须做好重点建设项目中的档案管理工作, 为企业经济持续、健康稳定发展提供重要保证。

摘要：本文以多年档案管理的实践经验为例, 对重点建设项目工程档案管理工作进行了简要综述, 分析了存在的问题并提出了合理的对策。

关键词：重点建设项目,工程档案管理,问题研究

参考文献

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